INFORME DE AUDITORÍA M de septiembre de 2014 Municipio de Yauco (Unidad Auditoría 13708)

Transcripción

1 INFORME DE AUDITORÍA M de septiembre de 2014 Municipio de Yauco (Unidad Auditoría 13708) Período auditado: 1 de julio de 2010 al 31 de diciembre de 2012

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3 M CONTENIDO Página ALCANCE Y METODOLOGÍA... 3 CONTENIDO DEL INFORME... 3 INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA... 4 COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA... 5 OPINIÓN Y HALLAZGOS Déficits presupuestarios en el Fondo Operacional, sobregiros en fondos, y cargos cobrados por el banco por sobregiros, por cheques pagados sin fondos y por servicios Transferencias de crédito entre partidas presupuestarias contrarias a la ley, unas no informadas a la Legislatura Municipal y otras que no se pudo determinar la fecha en que se informaron Contratación de obras sin celebrar subasta pública; órdenes de cambio no remitidas a la Junta de Subastas para aprobación; construcción de obras sin contar con los fondos necesarios para pago; y fianzas no requeridas previo a la construcción de tres obras Cheques no contabilizados en los sistemas de contabilidad mecanizados del Municipio; cheques en circulación que excedían el período establecido en la reglamentación; y faltas de control con los cheques en blanco Atrasos en el pago de deudas a dos agencias gubernamentales Adquisición de paquetes vacacionales sin obtener las cotizaciones requeridas, y deficiencias relacionadas con cotizaciones Nombramientos en puestos que no estaban contemplados en los planes de clasificación y de retribución; nombramiento de una persona en un puesto de confianza que no cumplía con los requisitos mínimos de experiencia; sueldos pagados en exceso de la retribución máxima establecida; y bonificación injustificada otorgada a un empleado Pago de intereses por no pagar una sentencia en el tiempo estipulado Cuentas por cobrar atrasadas para las cuales no se realizaron gestiones de cobro Deficiencias relacionadas con las recaudaciones Pago de penalidades por la cancelación de certificados de depósito antes de sus fechas de vencimiento Falta de fiscalización efectiva del Sistema Uniforme de Contabilidad Mecanizado (SUCM) por parte de la Unidad de Auditoría Interna... 33

4 2 M Falta de documentos en los desembolsos del Municipio, y adquisición de bienes y servicios sin emitirse previamente las órdenes de compra Accidentes con vehículos municipales para los cuales no se realizaron investigaciones administrativas Deficiencia relacionada con los expedientes de las demandas COMENTARIOS ESPECIALES Medidas impuestas por el Municipio para ajustar el presupuesto y atender la crisis fiscal Demandas civiles pendientes de resolución Deudas con agencias gubernamentales para las cuales el Municipio tenía planes de pago RECOMENDACIONES AGRADECIMIENTO ANEJO 1 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL MUNICIPIO DURANTE EL PERÍODO AUDITADO ANEJO 2 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL DURANTE EL PERÍODO AUDITADO... 49

5 M Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico 4 de septiembre de 2014 Al Gobernador, y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Municipio de Yauco para determinar si las mismas se efectuaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Hicimos la misma a base de la facultad que se nos confiere en el Artículo III, Sección 22 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y, en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. ALCANCE Y METODOLOGÍA La auditoría cubrió del 1 de julio de 2010 al 31 de diciembre de En algunos aspectos examinamos transacciones de fechas anteriores y posteriores. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico, en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución. Realizamos las pruebas que consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias, tales como: entrevistas a funcionarios, a empleados y a particulares; inspecciones físicas; examen y análisis de informes generados por la unidad auditada y por fuentes externas; pruebas y análisis de información financiera, de procedimientos de control interno y de otros procesos; y confirmaciones de cuentas y de otra información pertinente. CONTENIDO DEL INFORME Este Informe contiene 15 hallazgos y 3 comentarios especiales sobre el resultado del examen que realizamos de las operaciones fiscales del Municipio. El mismo está disponible en nuestra página en Internet:

6 4 M INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA El Municipio es una entidad del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico con personalidad jurídica. Sus operaciones se rigen por la Ley , Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, según enmendada, y por el Reglamento para la Administración Municipal. Este fue aprobado el 18 de julio de 2008 por el Comisionado de Asuntos Municipales, y comenzó a regir el 16 de agosto de El Municipio tiene plenas facultades ejecutivas y legislativas en cuanto a su jurisdicción. Es una entidad jurídica con carácter permanente. Además, tiene existencia y personalidad legal independientes de las del Gobierno Estatal. El sistema gubernamental del Municipio está compuesto por dos poderes: el Ejecutivo y el Legislativo. El Alcalde, como funcionario ejecutivo, ejerce las funciones administrativas. Es electo cada cuatro años en las elecciones generales de Puerto Rico. La Legislatura Municipal ejerce las funciones legislativas y está compuesta por 14 miembros, quienes también son electos en dichas elecciones. Los anejos 1 y 2 contienen una relación de los funcionarios principales del Municipio y de la Legislatura Municipal que actuaron durante el período auditado. El Municipio provee servicios a sus habitantes, tales como: ornato, desarrollo de obras públicas y viviendas, programas de recreación y deportes, y seguridad. Para ofrecer dichos servicios, cuenta con dependencias, tales como: Obras Públicas Municipal, Oficina de Programas Federales, Recreación y Deportes, y Oficina Municipal para el Manejo de Emergencias y Administración de Desastres. El presupuesto del Municipio en los años fiscales del al ascendió a $14,746,349, $15,413,488 y $16,958,268, respectivamente. El Municipio tenía preparados sus estados financieros, auditados por contadores públicos autorizados, correspondientes a dichos años fiscales. Los mismos reflejaron un déficit acumulado de $5,481,866, $5,049,263 y $4,654,329, respectivamente.

7 M COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA Las situaciones comentadas en los hallazgos de este Informe se remitieron al Hon. Abel Nazario Quiñones, Alcalde, mediante cartas de nuestros auditores, del 25 de junio y 5 de diciembre de 2012, y 12 de marzo y 26 de abril de En las referidas cartas se incluyeron anejos con detalles sobre las situaciones comentadas. Mediante cartas del 1 de agosto de 2012, y 10 de enero y 12 de junio de 2013, el Alcalde remitió sus comentarios a los hallazgos incluidos en las cartas de nuestros auditores. Los comentarios del Alcalde se consideraron al redactar el borrador de este Informe. Por carta del 20 de mayo de 2014, le referimos el borrador de los hallazgos de este Informe al Alcalde, para comentarios. El Alcalde contestó el borrador de los hallazgos de este Informe mediante carta del 22 de mayo de Los comentarios de este se consideraron en la redacción final del Informe; y se incluyen en la sección titulada OPINIÓN Y HALLAZGOS. OPINIÓN Y HALLAZGOS Opinión parcialmente adversa Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder revelaron desviaciones de disposiciones de ley y de reglamentación relacionadas con la administración del presupuesto y la contratación de obras. [Hallazgos del 1 al 3] Por esto, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Las pruebas efectuadas también reflejaron que las demás operaciones, objeto de este Informe, se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables; excepto por las situaciones que se comentan en los hallazgos del 4 al 15.

8 6 M Hallazgo 1 - Déficits presupuestarios en el Fondo Operacional, sobregiros en fondos, y cargos cobrados por el banco por sobregiros, por cheques pagados sin fondos y por servicios Situaciones a. Para cada año fiscal, el Alcalde prepara el Proyecto de Resolución del Presupuesto balanceado de ingresos y gastos. Este, entre otras cosas, es presentado ante la Legislatura Municipal, y debe incluir los recursos necesarios y suficientes para amortizar el déficit del año anterior. El Alcalde es responsable de supervisar la ejecución del presupuesto aprobado, y asegurarse de que no se gaste u obligue en un año fiscal cantidad alguna que exceda de las asignaciones y de los fondos autorizados por ordenanza o resolución para dicho año, ni celebrar contratos, incurrir en obligaciones en exceso de las partidas consignadas en el presupuesto, a menos que esté expresamente autorizado por ley o por reglamento. De haber un déficit en las operaciones municipales al liquidar cualquier año fiscal, el Municipio debe incluir en el presupuesto del año siguiente los recursos necesarios y suficientes para responder por el crédito correspondiente al año fiscal anterior. Dicho déficit aparecerá identificado como una cuenta de déficit corriente. La Directora de Finanzas debe conocer, en todo momento, el balance disponible en la cuenta bancaria correspondiente y evitar pagos que tengan el efecto de sobregirar cualquier fondo o cuenta municipal. El examen realizado a las operaciones fiscales del Municipio reveló que: 1) El Municipio tenía déficits acumulados en el Fondo Operacional correspondiente a los años fiscales del al por $6,655,635, $5,481,866, $5,049,263 y $4,654,379, respectivamente. Esto, según se refleja en los estados financieros auditados por contadores públicos autorizados. Dichos déficits representaron un 47%, 37%, 33% y 27%, respectivamente, del presupuesto total aprobado por el Municipio para sus gastos de funcionamiento para esos años fiscales. En los presupuestos

9 M de los años fiscales del al , se consignaron sólo $272,353, $67,000 y $1,000,000, respectivamente, para amortizar el déficit acumulado. 2) Al 30 de junio de 2012, en el Informe Mensual de Ingresos y Desembolsos, Modelo 4-a, se reflejaban sobregiros ascendentes a $84,014 correspondientes a ocho fondos especiales. 3) De julio de 2010 a octubre de 2012, el banco depositario de los fondos del Municipio efectuó cargos bancarios en la Cuenta General y en seis cuentas bancarias de fondos especiales por $244,545 por sobregiros ($8,293), por cheques pagados sin fondos ($1,605) y por servicios ($234,647). Los sobregiros fluctuaron de $23 a $261,323. Situaciones similares se incluyeron en el Informe de Auditoría M del 13 de diciembre de Criterios Las situaciones comentadas son contrarias a los artículos 7.010, 8.004(b) y (b)(12) de la Ley , y al Capítulo IV, secciones 10(a), 11 y 19 del Reglamento para la Administración Municipal. Efectos El operar con déficit en un año fiscal determinado reduce los recursos disponibles para el año fiscal siguiente debido a que el importe del mismo tiene que consignarse en el próximo presupuesto con carácter preferente. Por consiguiente, también afecta adversamente los servicios que se deben prestar a la ciudadanía. Además, ocasionó una reducción de horario y de sueldos a los empleados municipales, según se indica en el Comentario Especial 1. [Apartado a.1)] Los sobregiros en los fondos crean una situación fiscal indeseable y precaria para el Municipio, y contribuyen a que se incurriera en los déficits como los comentados. Además, afectan el crédito con los proveedores, pueden causar litigios ante los tribunales y limitan los recursos para lograr los objetivos de otros fondos. [Apartado a.2)]

10 8 M Los cargos bancarios ocasionaron una reducción en los recursos económicos del Municipio. [Apartado a.3)] Causas Atribuimos las situaciones comentadas a que el Alcalde y la Directora de Finanzas no administraron eficientemente las finanzas del Municipio durante los referidos años fiscales y se apartaron de las disposiciones citadas. Comentarios de la Gerencia El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: Se acepta. Es de conocimiento público la situación económica del país más sin embargo hemos tomado las medidas de austeridad necesarias llevando el déficit fiscal de $8.2 millones a $4.2 millones este año fiscal. El propio informe así lo refleja $6.6 millones, $5.4 millones y $5 millones. Continuaremos tomando las medidas necesarias para seguir reduciendo. [sic] [Apartado a.1)] Se acepta. Fue imprescindible hacerlas para poder pagar la nómina ante el retraso de las agencias estatales y federales en cumplir con los desembolsos correspondientes de acuerdo a Ley al Municipio. [sic] [Apartado a.2) y 3)] Véanse las recomendaciones de la 1 a la 3.b., y 15. Hallazgo 2 - Transferencias de crédito entre partidas presupuestarias contrarias a la ley, unas no informadas a la Legislatura Municipal y otras que no se pudo determinar la fecha en que se informaron Situaciones a. El Alcalde prepara y administra el presupuesto general de la Rama Ejecutiva y efectúa las transferencias de crédito entre las cuentas del mismo. Sin embargo, las transferencias autorizadas no pueden afectar, entre otras cosas, el pago de intereses, la amortización y el retiro de la deuda pública, otros gastos y obligaciones estatutarias, el pago para cubrir el déficit del año anterior, ni los gastos a que estuviese legalmente obligado el Municipio por contratos celebrados. Toda transferencia de fondos entre cuentas debe estar sustentada por los siguientes documentos: orden ejecutiva o resolución para autorizar la transferencia; certificación de sobrante, emitida por el

11 M Director de Finanzas; y acuse de recibo de la copia de la orden ejecutiva remitida a la Legislatura Municipal. Esta última debe ser enviada a la Legislatura Municipal dentro de los cinco días siguientes a la fecha de su firma. La certificación de sobrante debe detallar: el total de fondos asignados originalmente a cada cuenta afectada, las obligaciones giradas contra dichas cuentas, el total de desembolsos realizados con cargo a dichas cuentas, y el monto no obligado disponible para ser transferido. De abril de 2010 a mayo de 2012, el Alcalde, mediante nueve resoluciones internas, autorizó nueve transferencias de crédito entre partidas presupuestarias por $537,477. El examen realizado sobre dichas operaciones reveló lo siguiente: 1) De abril de 2010 a octubre de 2011, el Alcalde autorizó cinco transferencias de crédito por $434,617 sin que la Directora de Finanzas emitiera las certificaciones de sobrantes requeridas, donde se detallaran las asignaciones presupuestarias, las obligaciones y los desembolsos girados contra cada partida afectada, y el monto no obligado disponible para ser transferido. Tres de las transferencias de crédito por $128,251 rebajaron las asignaciones presupuestarias de 11 partidas estatutarias. Los fondos transferidos se utilizaron para aumentar los créditos de partidas de gastos operacionales. 2) El Alcalde no remitió a la Legislatura Municipal copias de cuatro resoluciones para autorizar cuatro transferencias de crédito entre partidas presupuestarias por $120,100. El Alcalde aprobó dichas resoluciones de abril de 2010 a mayo de ) No se pudo determinar la fecha en que el Alcalde remitió a la Legislatura Municipal cuatro resoluciones para autorizar transferencias de crédito por $211,011. El Alcalde aprobó las resoluciones de julio de 2010 a enero de Situaciones similares a las comentadas en el apartado a.1) y 2) se incluyeron en el Informe de Auditoría M

12 10 M Criterios La situación comentada en el apartado a.1) es contraria a los artículos 3.009(k), 5.005(g) y 7.008(b) de la Ley Lo comentado en el apartado a.2) y 3) es contrario a los artículos 3.010(k) y de la Ley Efectos La situación comentada en el apartado a.1) limitó la capacidad de pago para cumplir con los compromisos para los cuales se separaron los créditos en las partidas afectadas, puede ocasionar sobregiros en las partidas del presupuesto con los consiguientes efectos adversos para el Municipio y evita que se mantenga un control adecuado de los balances en las partidas presupuestarias. Las situaciones comentadas en el apartado a.2) y 3) impidieron a la Legislatura Municipal mantener información actualizada sobre las transferencias de créditos entre partidas, para poder evaluar a tiempo la corrección y la razonabilidad de las mismas. Causas Las situaciones comentadas se atribuyen a que el Alcalde y la Directora de Finanzas se apartaron de las disposiciones citadas y no administraron eficientemente las finanzas del Municipio. Comentarios de la Gerencia El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: Se acepta. Como medida de acción correctiva la Legislatura se instruyó a la Directora de Finanzas sobre su obligación de emitir la certificación de sobrante que exige el Reglamento para la Administración Municipal para cada transferencia, en particular, para las que requieran autorización previa de la Legislatura. Actualmente, tal acción está siendo cumplida por el referido funcionario manteniendo un control de los balances en la cuentas del presupuesto. [sic] [Apartado a.1)] Véanse las recomendaciones 1, 3.c., 4 y 15.

13 M Hallazgo 3 - Contratación de obras sin celebrar subasta pública; órdenes de cambio no remitidas a la Junta de Subastas para aprobación; construcción de obras sin contar con los fondos necesarios para pago; y fianzas no requeridas previo a la construcción de tres obras Situaciones a. Para toda obra de construcción o mejora pública, se requiere que los municipios realicen subasta pública cuando el costo de las mismas exceda los límites establecidos por ley. Hasta el 21 de noviembre de 2009, se requería subasta pública para las obras y mejoras que excedieran de $100,000. Luego de esta fecha, el límite para el requisito de subasta pública aumentó a $200,000. Se prohíbe a los municipios la práctica de fraccionar las compras u obras a uno o más proveedores con el propósito de evitar exceder los límites fijados por ley, y así obviar el procedimiento de subasta pública. También es necesaria la celebración de subasta pública para las alteraciones o adiciones en cualquier construcción o mejora de obra pública realizada por contrato que conlleve un aumento en costo que exceda del 30% del monto original del contrato, lo que tiene que ser aprobado por la Junta de Subastas. El Municipio tiene que asegurarse de que, antes de anunciar una subasta, tiene los fondos o el crédito presupuestario necesario para el pago a los proveedores y contratistas. El examen realizado sobre la contratación para la construcción de obras y mejoras públicas reveló lo siguiente: 1) De marzo a junio de 2010, el Alcalde otorgó 7 contratos y 1 enmienda por $695,972 a 5 contratistas para la construcción y las mejoras de las instalaciones del Parque Urbano. Las adjudicaciones de 4 de los contratos se realizaron mediante la solicitud de cotizaciones. Para 1 contrato por $91,000, no se solicitaron cotizaciones.

14 12 M A continuación, presentamos el detalle de los contratos y la enmienda: TRABAJOS CONTRATADOS FECHA IMPORTE TOTAL Pista para caminar mar. 10 $199,972 - Enmienda al contrato may ,971 Instalación de 49 vagones 10 mar ,029 Estructura de baños 26 abr ,000 Plazoleta de varias canchas e instalación de equipos 29 abr ,000 Verja, muro y losas de piso 10 may ,000 Limpieza y reconstrucción del lago 10 may ,000 Terminación de aceras 7 jun ,000 TOTAL $695,972 El costo de cada contrato fluctuó de $55,000 a $199,972. Por esto, y contrario a la ley, se fraccionó el costo de la obra y no se celebró subasta pública, ya que, individualmente, ninguno de los contratos sobrepasó el límite de $200,000. Una situación similar se comentó en el Informe de Auditoría M ) En junio de 2008, la Junta de Subastas adjudicó a un contratista, mediante subasta pública, la construcción del Estadio Municipal por $5,946,569. En julio de ese año, se formalizó el contrato por la cantidad acordada. De marzo de 2009 a septiembre de 2012, se autorizaron 79 órdenes de cambio por $5,324,663 para realizar trabajos adicionales que no se contemplaron en la subasta, y para extender el tiempo de construcción. A octubre de 2012, el Municipio había pagado $9,175,932 con relación a dicha obra y quedaban pendientes de pago $2,095,300. El examen realizado a dicha obra reveló que: a) Para los trabajos adicionales no se celebró subasta pública, a pesar de que estos representaban un 90% del monto original del contrato. Además, las órdenes de cambio no se remitieron a la Junta de Subastas para aprobación.

15 M b) El Municipio no contaba con los fondos necesarios para el pago del contrato y las enmiendas. La Directora de Finanzas registró las obligaciones de 14 a 1,545 días después de otorgarse el contrato y las enmiendas. Por la falta de fondos, se ordenó la paralización de la obra y se atrasó la construcción. Debido a esto, el contratista facturó $520,955 por equipo rentado, costos operativos, seguros y variaciones en precios (extended overhead). Determinamos que los extended overhead no correspondían a trabajos adicionales a realizarse en la obra, pero aumentaron el costo de la misma. Dichos costos se contemplaron en 12 de las órdenes de cambio indicadas. De septiembre de 2009 a agosto de 2012, el Municipio pagó $468,860 de los extended overhead, y quedó un balance pendiente de pago por $52,095. 3) En abril de 2009, el Municipio adjudicó la subasta para la construcción del Terminal de Carros Públicos por $787,000. Al celebrarse la subasta, el Municipio sólo contaba con $600,253 para la construcción, lo que representó deficiencias en fondos por $186,747. Al 31 de octubre de 2012, es decir, 1,254 días luego de formalizado el contrato, no se habían obligado los créditos necesarios para el pago de la totalidad del contrato y de tres enmiendas por $24,849 que aumentaron el costo del proyecto a $811,849. A esta fecha se habían pagado $810,198. b. El Municipio no requirió a los contratistas de las tres obras mencionadas en el apartado a., las fianzas para garantizar el pago de la mano de obra, del equipo y de los materiales, y el cumplimiento del contrato (Payment and Performance Bonds) previo a la formalización de los contratos. Dichas fianzas se obtuvieron de 15 a 142 días después de otorgarse los contratos.

16 14 M Criterios La situación comentada en el apartado a.1) es contraria a los artículos (b), (1) y (b)(10) de la Ley Lo comentado en el apartado a.2)a) es contrario al Artículo (g) de la Ley , y al Capítulo IX, Sección 6(a) del Reglamento para la Administración Municipal. La situación comentada en el apartado a.2)b) y 3) es contraria a los artículos 6.005(c) y de la Ley , y al Capítulo VIII, Parte II, Sección 1 del Reglamento para la Administración Municipal. Lo comentado en el apartado b. es contrario al Artículo 8.016(c)(2) y (3) de la Ley Efectos La ausencia de un proceso adecuado de subastas, según comentamos en el apartado a.1) y 2)a), le impidió al Municipio obtener los mejores precios y propició la comisión de irregularidades. Además, la Junta de Subasta no pudo pasar juicio sobre los trabajos adicionales, ya que no le remitieron las órdenes de cambio para aprobación. La situación comentada en el apartado a.2)b) ocasionó que, por la falta de fondos, el Municipio incurriera en desembolsos por $468,860 y en obligaciones por $52,095 sin obtener un beneficio a cambio. Lo comentado en el apartado a.3) pudo ocasionar que la obra se atrasara por la falta de fondos, como ocurrió en el apartado a.2)b), y propiciar costos adicionales sin recibir beneficios a cambio y litigios innecesarios al Municipio. Lo comentado en el apartado b. deja sin garantías al Municipio en caso de incumplimiento por parte de los contratistas. Causas Las situaciones comentadas denotan la falta de una planificación adecuada en el desarrollo de los proyectos por parte del Alcalde, la Directora de Finanzas y la Secretaria Municipal en funciones.

17 M Además, no se protegieron los intereses del Municipio y se apartaron de las disposiciones citadas. Comentarios de la Gerencia El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: Se objeta. Este Proyecto tenía un costo global de $3.2 millones de dólares, por lo se solicitaron cotizaciones para cada etapa y el costo final fue de $1.3 millones de los cuales $695,000 contratados se adjudicaron a 7 contratistas diferentes tomando en consideración los mejores intereses y beneficios del Municipio. El Municipio realizó el restante de las obras por $605, economizándose $1.9 millones. [sic] [Apartado a.1)] Se objeta. El costo estimado del diseño del proyecto de Estadio Municipal superaban los 10.5 millones. El proyecto fue llevado a subasta en su totalidad y adjudicado al postor responsable más bajo, con el conocimiento y advertencias que las revisiones a los costos del proyecto para su terminación se harían según los fondos estuviesen disponibles. Para la presentación de las propuestas se requirió que el costo fuera de $4.5 millones ya que era la cantidad disponible al momento de la adjudicación. [sic] [Apartado a.2)a)] Se acepta. El retraso del desembolso de las asignaciones legislativas por parte del Departamento de Hacienda provocó esta situación. [Apartado a.2)b)] Se objeta. El 80% del proyecto del Terminal de Transporte Colectivo era con fondos federales y el Municipio aportaría el 20% por lo tanto se iba a utilizar el Impuesto Municipal mensual para cubrir el proyecto. Hubo enmiendas y por lo tanto cambios de órdenes debido a requerimientos de AEE, Ley ADA y Salud Ambiental. Cabe recalcar que las cantidades de las propuestas no se ajustaban a la realidad del Municipio. [sic] [Apartado a.3)] Consideramos las alegaciones del Alcalde respecto al apartado a.1), 2)a) y 3) del Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece. Con relación al apartado a.1), la determinación de realizar el proyecto por etapas no exime al Municipio de celebrar subasta pública. Con relación al apartado a.2)a), los trabajos adicionales mediante órdenes de cambio no se remitieron a la Junta de Subastas para evaluación y aprobación, y para determinar si se requería subasta pública.

18 16 M Con relación al apartado a.3), antes de adjudicar la subasta, el Municipio tenía la obligación de asegurarse que tenía los fondos disponibles para el pago del contrato. Véanse las recomendaciones 1, 3.d., y de la 5 a la 7. Hallazgo 4 - Cheques no contabilizados en los sistemas de contabilidad mecanizados del Municipio; cheques en circulación que excedían el período establecido en la reglamentación; y faltas de control con los cheques en blanco Situaciones a. El Municipio utiliza dos sistemas de contabilidad: el Sistema Uniforme de Contabilidad Mecanizado (SUCM) y el programa Peach Tree Accounting (PTA). El PTA sólo se utiliza para preparar las conciliaciones bancarias del Municipio. El examen que realizamos de las transacciones registradas en los años fiscales y en el SUCM y en el PTA, y de información provista por el banco, reveló lo siguiente: 1) En el Registro de Cheques del Mayor General que se lleva en el SUCM, no se registraron 3,806 cheques por $6,578,010. De dichos cheques, 3,723 por $6,310,930 correspondían a 45 cuentas especiales y 83 por $267,080 a la Cuenta General. 2) En el Cash Disbursements Journal generado por el PTA, no se registraron 311 cheques por $688,019, por lo que dichos cheques no se consideraron en las conciliaciones bancarias correspondientes. b. La persona encargada de realizar las conciliaciones bancarias debe determinar los cheques en circulación que tengan más de seis meses de expedidos. Estos cheques deben cancelarse y su importe debe ser ingresado en la cuenta correspondiente. A marzo de 2012, la Pagadora Oficial mantenía en su poder 22 cheques por $65,446 por períodos que excedían de seis meses. Los cheques tenían fechas de emisión del 14 de diciembre de 2010 al

19 M de agosto de El importe de dichos cheques no se había reingresado a la Cuenta General. c. No se llevaban inventarios perpetuos de los cheques en blanco para ninguna de las cuentas bancarias que tenía el Municipio. Tampoco se hacían verificaciones periódicas de su existencia. Situaciones similares a las comentadas en los apartados b. y c. se incluyeron en el Informe de Auditoría M Criterios Las situaciones comentadas en el apartado a. son contrarias a los artículos 6.005(c) y (f) y 8.010(a) y (d) de la Ley También son contrarias al Manual del Sistema Uniforme de Contabilidad Mecanizado establecido mediante la Circular Informativa del 17 de noviembre de 2009 por el Comisionado de Asuntos Municipales. Lo comentado en el apartado b. es contrario al Capítulo IV, Sección 13(1) del Reglamento para la Administración Municipal. Las situaciones comentadas en el apartado c. son contrarias al Capítulo IV, Sección 11(3) del Reglamento para la Administración Municipal. También son contrarias a las normas de sana administración y de control interno de llevar un inventario perpetuo adecuado de los cheques en blanco y hacer verificaciones periódicas de su existencia. Efectos Las situaciones comentadas en el apartado a. ocasionaron que los registros de contabilidad sobre los pagos realizados por el Municipio estuvieran incorrectos. Además, con relación a los cheques no registrados de la Cuenta General mencionados en el apartado a.1), esto puede ocasionar que los estados financieros no contengan la información correcta, lo que propiciaría que el déficit comentado en el Hallazgo 1-a. esté incorrecto y que la cantidad del mismo pueda aumentar. Además, se agravaría significativamente la situación económica del Municipio. Con relación al apartado b., los cheques en circulación en exceso del período establecido impiden mantener información completa y confiable

20 18 M sobre la situación financiera y el resultado de las operaciones del Municipio. Además, dificultan la preparación de las conciliaciones bancarias. La situación comentada en el apartado c. puede propiciar la comisión de errores e irregularidades con los fondos del Municipio, y dificulta que se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades. Causas Atribuimos las situaciones comentadas a que la Directora de Finanzas se apartó de las disposiciones citadas y no supervisó adecuadamente al personal a cargo de las operaciones de contabilidad. Comentarios de la Gerencia El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: Se acepta. Como acción correctiva se instruirá a la Directora de Finanzas para que supervise las tareas de recaudaciones y de mantener y custodiar todos los libros, registros y documentos relacionados con la actividad de contabilidad y financiera del Municipio y para que supervise las tareas de contabilidad y desembolsos para asegurar que las órdenes de compra y los comprobantes de desembolsos se registren en el sistema financiero que utiliza el Municipio. [sic] [Apartado a.] Se acepta. Ya se corrigió. [Apartados b. y c.] Véanse las recomendaciones 1, 8.a., 9.a. y b., y 15. Hallazgo 5 - Atrasos en el pago de deudas a dos agencias gubernamentales Situación a. El Municipio tiene la responsabilidad de realizar aquellas retenciones que por ley o reglamento le son requeridas y de cumplir con el pago de los servicios públicos que utiliza. A noviembre de 2012, el Municipio adeudaba $815,468 a la Autoridad de Acueductos y Alcantarillados de Puerto Rico (AAA) por el servicio de agua y alcantarillado sanitario, y $149,680 al Departamento de Hacienda por la contribución sobre ingresos retenida a los empleados.

21 M Criterios La situación comentada es contraria a los artículos 7.003(b) y (e) y 8.004(e) de la Ley y a la Ley , Código de Rentas Internas de Puerto Rico, según enmendada. Efectos La situación comentada afecta los recursos que deben recibir oportunamente las entidades mencionadas para cumplir con sus funciones. Por otro lado, puede ocasionar que el Municipio se vea obligado a pagar intereses, recargos y penalidades, lo que reduciría los recursos económicos para atender sus gastos de funcionamiento y agravaría su situación fiscal. Causa Atribuimos la situación comentada a que la Directora de Finanzas no supervisó adecuadamente las operaciones relacionadas con el pago a las entidades gubernamentales indicadas. Comentarios de la Gerencia El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: Se acepta. Con la A.A.A tenemos una disputa hace varios años sobre la factura del Coliseo que llega a $30, mensuales y no se ha resuelto, mientras tanto existe un plan de pago que se encuentra al día. En cuanto al Departamento de Hacienda no le debemos nada al día de hoy. [sic] Véanse las recomendaciones 1, 9.c. y 15. Hallazgo 6 - Adquisición de paquetes vacacionales sin obtener las cotizaciones requeridas, y deficiencias relacionadas con cotizaciones Situaciones a. Para toda compra anual de materiales, de equipo, de comestibles, de medicinas, y de otros suministros de igual o similar naturaleza se requiere que los municipios obtengan, por lo menos, tres cotizaciones cuando el costo de las compras no exceda los límites establecidos por ley. A partir del 22 de noviembre de 2009, se requiere la obtención de cotizaciones para la adquisición de bienes y servicios hasta un máximo de $100,000. El funcionario o empleado que solicite, reciba

22 20 M y acepte las cotizaciones, escribirá en toda la documentación su nombre completo y título, y deberá firmar en cada etapa del proceso, incluso en la verificación de exactitud y corrección de los estimados de costo. Nuestro examen sobre dicho proceso reveló lo siguiente: 1) De septiembre de 2010 a mayo de 2012, se ordenaron y se pagaron paquetes vacacionales que incluyeron pasajes aéreos y estadías en hoteles por $162,529 a Argentina ($17,685), a Australia ($71,642) y a Estocolmo ($73,202) relacionados con viajes estudiantiles, sin obtener cotizaciones de precio de, por lo menos, tres proveedores representativos en el mercado. Una situación similar se comentó en el Informe de Auditoría M ) De marzo de 2010 a abril de 2012, se efectuaron compras por $24,646 por distintos conceptos y se construyó el Parque Urbano por $695,972. [Véase el Hallazgo 3-a.1)] El Municipio obtuvo 28 cotizaciones para las compras (7 cotizaciones) y para la construcción de la obra (21 cotizaciones). El examen de dichas cotizaciones reveló que: a) En 21 cotizaciones (75%), no se incluyó el nombre, el título ni la firma del funcionario o empleado municipal que las recibió, las aceptó y las evaluó. b) En 19 cotizaciones (68%), los proveedores no indicaron la fecha en que prepararon las mismas. c) En 3 cotizaciones (11%), la información de contacto de los proveedores estaba incompleta o incorrecta, por lo que no pudimos corroborar la autenticidad de las mismas. Criterios La situación comentada en el apartado a.1) es contraria al Artículo (b) de la Ley , y al Capítulo VIII, Parte III, Sección 1 del Reglamento para la Administración Municipal.

23 M Las situaciones comentadas en el apartado a.2) son contrarias al Artículo (a) de la Ley Además, es norma de sana administración y de control interno que las cotizaciones contengan la fecha en que el proveedor las preparó y que se valide la información de contacto de este para futuras referencias. Efectos La situación comentada en el apartado a.1) impidió que el Municipio tuviera a su disposición varias alternativas para seleccionar las mejores ofertas. Las situaciones comentadas en el apartado a.2) le restan confiabilidad a los procesos. Además, impiden constatar la autenticidad de las cotizaciones, y no permiten mantener un sistema uniforme para el proceso que se sigue desde la solicitud hasta la adjudicación de las cotizaciones, lo que propicia la comisión de irregularidades. Causas Atribuimos las situaciones comentadas a que la Unidad de Compras se apartó de las disposiciones citadas y la Directora de Finanzas no supervisó adecuadamente las operaciones relacionadas con el examen de dichas cotizaciones. Comentarios de la Gerencia El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: Se objeta. Se hicieron los trámites y búsquedas de agencias, tour, operadores e Internet para seleccionar los pasajes y estadías más baratos en el mercado en aquellos casos donde había disponibilidad de ruta. Para el viaje a Argentina se cotizaron a través de tres agencias y para Australia, Oslo Estocolmo se utilizó el único crucero disponible para la fecha del viaje. [sic] [Apartado a.1)] Se acepta. [Apartado a.2)a) y b)] Se acepta y se incluye la información correspondiente. [Apartado a.2)c)]

24 22 M Consideramos las alegaciones del Alcalde respecto al apartado a.1) del Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece, ya que no se nos mostró evidencia de que se obtuvieran cotizaciones previo a la compra de los paquetes vacacionales. Véanse las recomendaciones 1, 8.b. y 9.d. Hallazgo 7 - Nombramientos en puestos que no estaban contemplados en los planes de clasificación y de retribución; nombramiento de una persona en un puesto de confianza que no cumplía con los requisitos mínimos de experiencia; sueldos pagados en exceso de la retribución máxima establecida; y bonificación injustificada otorgada a un empleado Situaciones a. Para la administración del personal de confianza y de carrera, el Municipio cuenta con planes de clasificación y de retribución, y con el Reglamento de Retribución Uniforme del Municipio de Yauco aprobado en abril de En los mismos se incluyen los puestos, según las circunstancias y necesidades del Municipio para administrar, clasificar y compensar al personal. Los nombramientos del personal los realizan el Alcalde y el Presidente de la Legislatura Municipal, según corresponda. En el examen realizado a los nombramientos, determinamos que en enero de 2013, el Alcalde nombró a 16 personas en puestos de confianza que no estaban incluidos en el Plan de Clasificación y Retribución de Puestos de Confianza de la Rama Ejecutiva Municipal de Yauco (Plan). A continuación, presentamos los detalles: 1) El Alcalde nombró a una persona como Directora de Asuntos Legales con un sueldo mensual de $2,200. Al día siguiente, se le ajustó el sueldo a $1,540 mensuales. Nuestros auditores determinaron que dicho puesto fue eliminado del Plan mediante la Ordenanza 7 del 13 de septiembre de De enero a marzo de 2013, el Municipio pagó sueldos por $4,620 a dicha persona.

25 M ) El Alcalde nombró a cuatro funcionarios en los puestos de Director de Emergencias Médicas, Secretario del Parque Urbano, Directora del Centro de Usos Múltiples y Director de Transporte Colectivo. A estos se les asignaron sueldos que fluctuaron de $910 a $1,190. Dichos puestos no estaban incluidos en el Plan. Tampoco se incluyeron en la Ordenanza 24 del 25 de enero de 2011, que enmendó la Ordenanza 45 del 20 de diciembre de 2004 sobre la restructuración de la organización administrativa de la Rama Ejecutiva del servicio de confianza. De enero de 2011 a marzo de 2013, el Municipio pagó sueldos por $148,451 a dichos funcionarios. 3) El Alcalde nombró a 11 personas en puestos de nueva creación. Dichos puestos no estaban incluidos en el Plan y tampoco fueron confirmados por la Legislatura Municipal. De enero a marzo de 2013, el Municipio pagó sueldos por $41,893 a dichos funcionarios. b. En agosto de 2011, el Alcalde nombró a una persona para ocupar el puesto de Director del CRIM con un sueldo de $1,500 mensuales. A la fecha de su nombramiento, la persona no cumplía con el requisito de experiencia establecido en el Plan. De agosto de 2011 a marzo de 2013, el funcionario devengó sueldos por $31,487. c. De agosto de 2011 a enero de 2013, el Municipio pagó al Encargado de la Propiedad Interino sueldos que excedieron por $183 mensuales la retribución máxima establecida en el Plan. El empleado devengaba un sueldo de $1,700 al mes. Se determinó que la retribución máxima establecida para dicho puesto era de $1,517. Nuestros auditores determinaron que dicho puesto lo clasificaron de confianza cuando el mismo era de carrera. En el período indicado, el Municipio le pagó en exceso $3,294 a dicho empleado.

26 24 M d. En septiembre de 2012, el Municipio otorgó una bonificación de $300 mensuales al Encargado de la Propiedad Interino por condiciones extraordinarias de trabajo en la venta de solares. Dicha bonificación comenzó a pagarse a partir de octubre de Consideramos que las razones para la bonificación no eran válidas. Esto, porque las condiciones extraordinarias indicadas se relacionaban con las funciones y los deberes de dicho puesto. De octubre de 2012 a enero de 2013, se le pagaron indebidamente a dicho empleado $1,200 en bonificaciones. Criterios Las situaciones comentadas en el apartado a. son contrarias a los artículos 6.002(a) y (b) y (c) de la Ley , y a las ordenanzas 7, 24 y 45. La situación comentada en el apartado b. es contraria a los artículos 3.009(o), 6.002(a) y (c)(1), (a) y (b) de la Ley y al Plan de Clasificación y Retribución de Puestos de Confianza. La situación comentada en el apartado c. es contraria al Artículo (a) de la Ley Lo comentado en el apartado d. es contrario a los artículos 3.009(c), 8.005, y (b) de la Ley , y al Capítulo IV, Sección 7 del Reglamento para la Administración Municipal. Efectos Las situaciones comentadas en el apartado a. ocasionaron que los nombramientos pudieran resultar nulos, lo que haría ilegales las acciones y los salarios pagados a dichas personas. La situación comentada en el apartado b. ocasionó que la persona mencionada ocupara el puesto sin cumplir con los requisitos establecidos, por lo que las acciones y las decisiones tomadas por este, en el ejercicio de sus funciones, pudieran objetarse en perjuicio del Municipio. Además, los sueldos pagados al referido funcionario pudieran resultar indebidos.

27 M La situación comentada en el apartado c. ocasionó que se pagaran sueldos en exceso por $3,294 a dicho empleado. La situación comentada en el apartado d. no permitió una administración adecuada y de excelencia del personal de confianza sobre las bases del sistema de mérito. Además, se efectuaron pagos indebidos por $1,200 que no le correspondían al empleado. Causas El Alcalde y los directores de Recursos Humanos en funciones no cumplieron con las disposiciones citadas ni administraron adecuadamente el sistema de personal municipal. Comentarios de la Gerencia El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: Se objeta. El nombramiento de Director de una División Legal fue por $2, pero se le hizo un ajuste a $1, como a los demás jefes de Departamento. Se incluyó en el Presupuesto y se envió a la Legislatura Municipal. No existe en Puerto Rico ningún Director de una División Legal que gané $1,540.00; adjunto se incluye Ordenanza Número 35, a tales efectos. [sic] [Apartado a.1)] Se objeta. No son empleados de confianza, son de Propuestas pagados con Fondos Federales o Fondos Especiales, por lo que no tienen que necesariamente estar en el Plan de Clasificación y Retribución para empleados de confianza. Estos empleados apenas ganaban de $ a $1, al mes por un trabajo a tiempo completo la mitad de su tiempo de manera voluntaria en beneficio de la Ciudad y atendiendo la crisis. [sic] [Apartado a.2)] Se objeta. La información es totalmente incorrecta, se consolidaron los puestos y se les dio un nombre nuevo y el Municipio se economizó $320, [sic] [Apartado a.3)] Se objeta. La acción tomada fue un consolidación de los puestos de Gerente de Proyectos y CRIM. Este funcionario apenas cobrará por ambas posiciones $1, [sic] [Apartado b.] Se objeta. El funcionario cobrará como Director de Recaudaciones y se le asignó una función adicional como Jefe de Propiedad. Se determinó ante este señalamiento abrir una convocatoria a tales efectos ya que la Oficina del Contralor determinó que es un puesto regular, esto ocasionará más gastos

28 26 M para el Municipio en momentos de crisis pero ante esta situación se cumplirá con lo establecido. [sic] [Apartado c.] Se objeta. El Contralor por primera vez en 90 años señaló que el Municipio no cobraba los usufructos. Al Encargado de la Propiedad se le añadió esta función por lo que se le bonificó con $300 mensuales. Cabe recalcar que en un año éste logró recobrar la cantidad de $1.5millones sin contratar abogados o compañías. [sic] [Apartado d.] Consideramos las alegaciones del Alcalde, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Con relación al apartado a.1), no cuestionamos el sueldo asignado al Director de la División Legal, sino que dicho puesto no está incluido en el Plan. Con relación al apartado a.2), la evidencia que obtuvieron nuestros auditores demuestra que las personas se nombraron en puestos de confianza y sus sueldos se pagan de la Cuenta Nómina del Municipio. Tampoco se nos presentó evidencia de lo alegado por el Alcalde. Con relación al apartado a.3) y b., el Alcalde no nos presentó evidencia contraria a la evaluada por nuestros auditores. Con relación al apartado d., las funciones relacionadas con la venta de solares estaban incluidas en la hoja de deberes del puesto de Encargado de la Propiedad, por lo que no ameritaba una bonificación, ya que estaban incluidas dentro del sueldo. Véanse las recomendaciones 1, 8.c., 10 y 15. Hallazgo 8 - Pago de intereses legales por no pagar una sentencia en el tiempo estipulado Situación a. Los municipios tienen que incluir en sus presupuestos asignaciones con crédito suficiente para el pago de las sentencias dictadas por los tribunales de justicia. El 30 de junio de 2008 nueve exempleadas municipales presentaron una demanda en el Tribunal de Primera Instancia de Ponce contra el Municipio por cobro de dinero. Dicha demanda se relacionaba con una resolución de la Junta de Apelaciones del Sistema de Personal (JASAP) 1 emitida el 11 de mayo de 2005, en la cual el 1 Actualmente, Comisión Apelativa del Servicio Público (CASP).

29 M Criterio Municipio y las exempleadas estipularon el pago de sueldos y de haberes dejados de percibir por el despido injustificado de estas, según alegaron. En octubre de 2009, el Municipio pagó $115,128 por los sueldos y los haberes dejados de devengar, pero no pagó la cantidad acordada para los intereses. El 29 de diciembre de 2009 dicho Tribunal sentenció al Municipio a pagar intereses legales a cada una de las demandantes, a razón de 2.5%, desde la fecha en que se emitió la Resolución de la JASAP. El Municipio no incluyó el pago de la sentencia en los presupuestos de los años posteriores. Por tal razón, en mayo de 2011, el Municipio pagó a las demandantes $31,690 en intereses legales acumulados. La situación comentada es contraria al Artículo 7.003(c) de la Ley Efectos La situación comentada ocasionó que el Municipio tuviera que desembolsar $31,690 en intereses legales sin recibir servicio alguno, lo que pudo evitarse si se hubiese pagado la cantidad acordada a tiempo. El pago de dichos intereses limitó los recursos del Municipio para atender otras necesidades. Causas Atribuimos la situación comentada a que el Alcalde y la Directora de Finanzas no pagaron en el tiempo acordado, la totalidad del pago estipulado en la resolución indicada. Comentarios de la Gerencia El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: Se objeta. El Contralor nunca señaló el despido ilegal de decenas de empleados en 1998 al En consecuencia, se radicaron demandas que se vieron 10 años después y que el Municipio tuvo que pagar. Todas estas demandas se pagaron con préstamos del BGF y siempre se pagó cuando el Banco desembolsaba. No se podía incluir en el fondo general por que no había crédito. Sobre este particular, el Contralor falló al no señalar los despidos injustificados a quien los hizo y señala a esta Administración que fue la que tuvo que responsabilizarse por lo ocurrido. [sic]

30 28 M Consideramos las alegaciones del Alcalde, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. El Hallazgo no se refiere a los despidos sino a la consignación de fondos en el tiempo establecido por el Tribunal para el pago de sentencias, lo cual no se hizo. Véanse las recomendaciones 1 y 11. Hallazgo 9 - Cuentas por cobrar atrasadas para las cuales no se realizaron gestiones de cobro Situación a. La Directora de Finanzas, entre otras funciones, supervisa las tareas de recaudación, incluidas las patentes municipales. El Alcalde realiza todas las gestiones necesarias para el cobro de las deudas, y recurre a todas las medidas que autoriza la ley para cobrarlas. En los casos que sea necesario, debe proceder por la vía judicial, y cuando el Municipio no cuente con los fondos suficientes para contratar los servicios profesionales legales requeridos, referirá los casos al Secretario de Justicia. La Directora de Finanzas tiene la responsabilidad de evaluar las cuentas por cobrar y certificar al Alcalde cuáles son o no cobrables. Dichas cuentas se pueden declarar incobrables por la Directora de Finanzas, con la aprobación de la Legislatura Municipal, siempre y cuando tengan cinco años de vencidas y se hayan llevado a cabo gestiones de cobro. A enero de 2012, el Municipio tenía cuentas por cobrar atrasadas por $1,798,273, según se indica: CONCEPTO AÑOS FISCALES IMPORTE Solares en usufructos al $ 746,231 Patentes municipales al ,455 Compra de nichos en el cementerio al ,845 Arbitrios de construcción al ,165 Plaza del Mercado ,577 TOTAL $1,798,273