INFORME DE AUDITORÍA M de mayo de 2015 Municipio de Hatillo (Unidad Auditoría 13772)

Transcripción

1 INFORME DE AUDITORÍA M de mayo de 2015 Municipio de Hatillo (Unidad Auditoría 13772) Período auditado: 1 de enero de 2011 al 30 de junio de 2013

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3 M CONTENIDO Página ALCANCE Y METODOLOGÍA... 2 CONTENIDO DEL INFORME... 2 INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA... 3 COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA... 4 OPINIÓN Y HALLAZGOS Déficits presupuestarios en el Fondo Operacional, sobregiros en fondos, cargos por sobregiros en cuentas bancarias y reajustes presupuestarios contrarios a la ley Débitos no autorizados y hurtos de propiedad para los cuales no se realizaron investigaciones internas, y otras deficiencias relacionadas Deficiencias relacionadas con los donativos otorgados a personas indigentes Cuentas por cobrar atrasadas para las cuales no se realizaron gestiones de cobro efectivas Deficiencias relacionadas con las recaudaciones, las conciliaciones bancarias, los informes mensuales de ingresos y desembolsos, y el fondo de cambio Deficiencias relacionadas con los registros de cheques y con el inventario de cheques en blanco, y otras deficiencias relacionadas con los cheques manuales Uso de una computadora del Municipio para propósitos ajenos al interés público Falta de fiscalización efectiva de los sistemas de contabilidad mecanizados por parte de la Unidad de Auditoría Interna Recursos económicos en fondos especiales y en cuentas bancarias con saldos inactivos por períodos prolongados COMENTARIO ESPECIAL Demandas civiles pendientes de resolución RECOMENDACIONES AGRADECIMIENTO ANEJO 1 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL MUNICIPIO DURANTE EL PERÍODO AUDITADO ANEJO 2 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL DURANTE EL PERÍODO AUDITADO... 36

4 2 M Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico 11 de mayo de 2015 Al Gobernador, y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Municipio de Hatillo para determinar si las mismas se efectuaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Hicimos la misma a base de la facultad que se nos confiere en el Artículo III, Sección 22 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y, en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. ALCANCE Y METODOLOGÍA La auditoría cubrió del 1 de enero de 2011 al 30 de junio de En algunos aspectos examinamos operaciones de fechas anteriores y posteriores. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución. Realizamos las pruebas que consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias, tales como: entrevistas a funcionarios, a empleados y a particulares; inspecciones físicas; examen y análisis de informes y de documentos generados por la unidad auditada y por fuentes externas; pruebas y análisis de información financiera, de procedimientos de control interno y de otros procesos; y confirmaciones de cuentas y de otra información pertinente. CONTENIDO DEL INFORME Este es el primer Informe, y contiene 9 hallazgos y 1 comentario especial sobre el resultado del examen que realizamos de las operaciones relacionadas con la administración del presupuesto, las compras y los desembolsos, el personal, los ingresos, las recaudaciones, la contabilidad, y algunos controles y procedimientos. El mismo está disponible en nuestra página en Internet:

5 M INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA El Municipio es una entidad del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico con personalidad jurídica. Sus operaciones se rigen por la Ley , Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, según enmendada, y por el Reglamento para la Administración Municipal. Este fue aprobado el 18 de julio de 2008 por el Comisionado de Asuntos Municipales, y comenzó regir el 16 de agosto de El Municipio tiene plenas facultades ejecutivas y legislativas en cuanto a su jurisdicción. Es una entidad jurídica con carácter permanente. Además, tiene existencia y personalidad legal independientes de las del Gobierno Estatal. El sistema gubernamental del Municipio está compuesto por dos poderes: el Ejecutivo y el Legislativo. El Alcalde, como funcionario ejecutivo, ejerce las funciones administrativas. Es electo cada cuatro años en las elecciones generales de Puerto Rico. La Legislatura Municipal ejerce las funciones legislativas y está compuesta por 16 miembros, quienes también son electos en dichas elecciones. Los anejos 1 y 2 contienen una relación de los funcionarios principales del Municipio y de la Legislatura Municipal que actuaron durante el período auditado. El Municipio, para ofrecer sus servicios, cuenta con las siguientes dependencias, entre otras: Obras Públicas Municipal, Reciclaje, Oficina de Programas Federales, Recreación y Deportes, Policía Municipal, Oficina de Cultura y Turismo, y Oficina Municipal para el Manejo de Emergencias y Administración de Desastres. El presupuesto del Fondo General del Municipio en los años fiscales del al ascendió a $20,257,257, $19,385,854 y $20,831,226, respectivamente. El Municipio tenía preparados sus estados financieros, auditados por contadores públicos autorizados, correspondientes a dichos años fiscales. Las operaciones para el año fiscal reflejó un superávit de $47,619, y para los años y reflejaron déficit de $1,024,986 y $2,562,691.

6 4 M El Municipio de Hatillo cuenta con una página en Internet, a la cual se puede acceder mediante la siguiente dirección: www. municipiodehatillo.com. Esta página provee información acerca de los servicios que presta dicha entidad. COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA Las situaciones comentadas en los hallazgos de este Informe fueron remitidas al Hon. José A. Rodríguez Cruz, Alcalde, mediante cartas de nuestros auditores del 9 de enero y 11 de septiembre de 2013, y del 5, 19 y 27 de junio de En las referidas cartas se incluyeron anejos con detalles sobre las situaciones comentadas. Mediante cartas del 28 de enero y 11 de octubre de 2013, y del 26 de junio, 11 de julio y 11 de agosto de 2014, el Alcalde remitió sus comentarios a los hallazgos incluidos en las cartas de nuestros auditores. Sus comentarios fueron considerados en la redacción del borrador de este Informe. El borrador de los hallazgos de este Informe se remitió al Alcalde, para comentarios, por carta del 23 de enero de Para el mismo propósito, se remitió el Hallazgo 1-b. al Presidente de la Legislatura Municipal, por carta de la misma fecha. El Alcalde y el Presidente de la Legislatura Municipal contestaron el borrador de los hallazgos de este Informe mediante cartas del 19 y 17 de febrero de 2015, respectivamente. Sus comentarios fueron considerados en la redacción final de este Informe; y se incluyen en la sección titulada OPINIÓN Y HALLAZGOS. OPINIÓN Y HALLAZGOS Opinión parcialmente adversa Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder revelaron desviaciones de disposiciones de ley y de reglamentación relacionadas con la administración del presupuesto. [Hallazgo 1] Por esto, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Las pruebas efectuadas también reflejaron que las demás operaciones, objeto de este Informe, se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables; excepto por las situaciones que se comentan en los hallazgos del 2 al 9.

7 M Hallazgo 1 - Déficits presupuestarios en el Fondo Operacional, sobregiros en fondos, cargos por sobregiros en cuentas bancarias y reajustes presupuestarios contrarios a la ley Situaciones a. Para cada año fiscal, el Alcalde prepara el Proyecto de Resolución del Presupuesto Balanceado de Ingresos y Gastos, el cual tiene que ser presentado ante la Legislatura Municipal. Dicho Proyecto debe contener, entre otras cosas, los recursos necesarios y suficientes para financiar las operaciones administrativas, y financieras, y la prestación de servicios a la ciudadanía. Para preparar el presupuesto, el Municipio obtiene información de varias agencias gubernamentales. De haber un déficit en las operaciones municipales al liquidar cualquier año fiscal, el Municipio está obligado a incluir en el presupuesto del año siguiente las asignaciones con los recursos necesarios y suficientes para responder y cubrir cualquier déficit del año fiscal inmediato al anterior. Dicho déficit aparecerá identificado como una cuenta de déficit corriente. El Alcalde es responsable de supervisar la ejecución del presupuesto aprobado, y no puede gastar u obligar en un año fiscal cantidad alguna que exceda las asignaciones y los fondos autorizados por ordenanza o resolución para dicho año, ni celebrar contratos, incurrir en obligaciones en exceso de las partidas consignadas en el presupuesto, a menos que esté expresamente autorizado por ley o por reglamento. El examen realizado de las operaciones del Municipio reveló que: 1) El Municipio tenía un déficit acumulado en el Fondo Operacional correspondiente a los años fiscales y por $1,024,986 y $2,562,691, según se refleja en los estados financieros de dichos años fiscales. Dichos déficits representaron un 5% y un 12%, del presupuesto total del Municipio aprobado para sus gastos de funcionamiento para esos años fiscales. En los presupuestos de los años fiscales siguientes no se consignaron los créditos necesarios para amortizar el déficit.

8 6 M ) En el Informe Mensual de Ingresos y Desembolsos, Modelo 4-a, del 31 de marzo de 2013, se reflejó que el Municipio incurrió en sobregiros en el Fondo Operacional por $1,364,132. 3) De enero de 2011 a diciembre de 2012, el banco depositario de los fondos del Municipio efectuó cargos bancarios por $10,530 en 7 cuentas bancarias. Dichos cargos fueron por cheques pagados sin fondos ($9,105), y sobregiros en las cuentas ($1,425). Los sobregiros en dichas cuentas fluctuaron de $4 a $181,619. b. La Legislatura Municipal autoriza los reajustes al presupuesto general de gastos propuestos por el Alcalde. Los reajustes se realizan con los sobrantes que resulten como saldos en caja al 30 de junio de cada año fiscal, después de cerrado el presupuesto y de haberse cubierto las deudas con cargo a dichos sobrantes. También se puede reajustar el presupuesto con los ingresos de años anteriores cobrados después del 1 de julio, que resulten como sobrantes disponibles, así como con ingresos provenientes del arrendamiento de sitios o instalaciones públicas para la celebración de Fiestas Patronales y con el mayor producto neto en las cuentas de ingresos locales, que hayan tenido aumento sobre los estimados de las mismas durante cualquier año fiscal. De abril de 2010 a junio de 2013, se efectuaron 21 reajustes presupuestarios por $6,143,207 para aumentar los créditos de 143 partidas de gastos de los presupuestos de los años fiscales del al , según se indica: AÑO FISCAL NÚM. DE REAJUSTES IMPORTE PARTIDAS AFECTADAS $1,619, ,544, ,295, , $6,143,

9 M Los fondos para dichos reajustes provenían, según indicado en las resoluciones de la Legislatura Municipal, de ingresos adicionales provenientes de la partida de patentes, impuesto sobre ventas y uso, licencias y permisos, cargos por servicios, intereses, multas y penalidades, y otros ingresos. Nuestro examen sobre el particular reveló que, contrario a la ley, el Director de Finanzas no preparó un cuadro comparativo que detallara la totalidad de los ingresos locales, de manera que se asegurara de que los ingresos en exceso de una fuente compensaran la posible deficiencia en las recaudaciones de otra fuente. Esto, para poder certificar el mayor producto neto que permitiría reajustar el presupuesto. Criterios La situación comentada en el apartado a.1) es contraria a los artículos 7.010, 7.011(a) y (b), 8.004(b) y (b)(12) de la Ley Lo comentado en el apartado a.2) y 3) es contrario al Capítulo IV, secciones 11 y 19 del Reglamento para la Administración Municipal. La situación que se comenta en el apartado b. es contraria al Artículo de la Ley donde se establece que, a propuesta del Alcalde, la Legislatura Municipal podrá autorizar reajustes en el presupuesto general de gastos del Municipio con los sobrantes que resulten como saldos en caja al 30 de junio de cada año fiscal, después de cerrado el presupuesto y de haberse cubierto las deudas con cargo a dichos sobrantes. Efectos El operar con déficit en un año fiscal determinado reduce los recursos disponibles para el año fiscal siguiente debido a que el importe del mismo tiene que consignarse en el próximo presupuesto con carácter preferente. Por consiguiente, también se afectan adversamente los servicios que se deben prestar a la ciudadanía. [Apartado a.1)]

10 8 M Los sobregiros en los fondos crean una situación fiscal precaria para el Municipio y contribuyen a que se incurra en déficits como los comentados en el apartado a.1). Además, afectan el crédito con los proveedores, pueden causar litigios ante los tribunales y limitan los recursos para lograr los objetivos de otros fondos. [Apartado a.2)] Los cargos por sobregiros y por cheques pagados sin fondos ocasionan una reducción en los recursos económicos del Municipio. [Apartado a.3)] La situación comentada en el apartado b. contribuyó a que se incurriera en los déficits presupuestarios que se comentan en el apartado a.1). Causas Las situaciones comentadas denotan que el Alcalde, la Legislatura Municipal y el Director de Finanzas se apartaron de las disposiciones citadas y no administraron eficientemente las finanzas del Municipio. Comentarios de la Gerencia El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: Para el año se absorbió en su totalidad el déficit mencionado, asignando una cantidad de la cuenta de reserva y solicitando los excesos del fondo de redención y el fondo de retención de IVU los estados financieros representan un superávit. [sic] [Apartado a.1)] Consideramos las alegaciones del Alcalde respecto al apartado a. del Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece. En los estados financieros del año fiscal se reflejó un préstamo por $2,633,203 con el cual se financió el déficit acumulado. Véanse las recomendaciones de la 1 a la 4 y 15. Hallazgo 2 - Débitos no autorizados y hurtos de propiedad para los cuales no se realizaron investigaciones internas, y otras deficiencias relacionadas Situaciones a. El sistema y los procedimientos de contabilidad son diseñados de forma tal que permitan al Municipio mantener una contabilidad municipal uniforme y coordinada, un cuadro completo de los resultados de las operaciones financieras del Municipio, y proveer información completa

11 M sobre el resultado de las operaciones municipales e información financiera adecuada y necesaria para una administración municipal eficiente. El Director de Finanzas tiene la encomienda de proteger y salvaguardar los fondos y la propiedad del Municipio. El Alcalde tiene la responsabilidad de requerir las investigaciones administrativas cuando ocurran pérdidas de propiedad y de accidentes con vehículos municipales. Esto, para determinar las causas por las que se produjeron los mismos y fijar las responsabilidades correspondientes sobre el uso de la propiedad pública. También tienen que notificar a esta Oficina las irregularidades en el manejo de fondos o de bienes públicos, dentro de un término de 30 días a partir de descubrirse la misma. El examen realizado sobre dichas operaciones reveló que: 1) De diciembre de 2009 a marzo de 2013, se realizaron 25 débitos no autorizados por $1,846 en la cuenta general ($957) y una cuenta especial ($889). Los débitos no autorizados resultaron en pagos de deudas personales por concepto de servicios de energía eléctrica ($674), acueductos y alcantarillados ($238) y otros no identificados ($934). Los débitos se reflejaban en los estados bancarios de dichas cuentas. De octubre de 2010 a abril de 2013, los bancos depositarios de los fondos públicos le habían reintegrado al Municipio $1,647 de estos fondos, y quedó un balance pendiente de $ Sobre el particular, nuestros auditores determinaron que el Municipio no realizó investigaciones internas para determinar las causas en que se produjeron dichos débitos. Tampoco refirió los mismos al Departamento de Justicia ni los notificó a la Oficina del Contralor, solamente se limitó a referir las situaciones al Banco. Se determinó, además, que dos personas ajenas al Municipio se beneficiaron de 9 de dichos débitos por $912. Estos aparentemente 1 Situaciones similares se comentaron en el Informe Especial CP del 11 de noviembre de 2013.

12 10 M se realizaron a través de Internet y mediante llamadas telefónicas a la Autoridad de Acueductos y Alcantarillados de Puerto Rico y a la Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico. 2) De abril a diciembre de 2011, fueron hurtadas 18 unidades de propiedad en distintas dependencias del Municipio con un valor en inventario de $10,200. No se realizaron las investigaciones administrativas necesarias para determinar las causas en que se produjeron dichos hurtos, y fijar responsabilidades. 3) Los informes sobre las pérdidas o hurtos de 4 unidades con un valor en inventario de $1,274 se enviaron a la Oficina del Contralor con atrasos que fluctuaban de 341 a 519 días luego del término establecido. 4) De enero de 2011 a junio de 2012, ocurrieron 10 accidentes en los cuales estuvieron involucrados vehículos municipales. El Municipio no informó a esta Oficina de 9 accidentes (90%) con un costo estimado de reparación de $11,112. El Municipio aceptó la responsabilidad en 8 de dichos casos (80%) y remitió las reclamaciones a la compañía aseguradora. Criterios Las situaciones comentadas son contrarias a la Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1964, según enmendada, al Reglamento Núm. 41, Notificación de Irregularidades en el Manejo de la Propiedad y los Fondos Públicos a la Oficina del Contralor de Puerto Rico del 10 de noviembre de 1999, según enmendado en junio de 2008, a lo dispuesto en la Carta Circular del 30 de enero de 2008, emitida por el Secretario de Hacienda y a los artículos 3.009(a) y (l), 6.003(a) y 6.005(f) de la Ley Efectos La situación comentada en el apartado a.1) ocasionó que personas ajenas al Municipio obtuvieran indebidamente beneficios económicos.

13 M La situación comentada en el apartado a.2) impide que se pueda mantener un control adecuado de la propiedad y propicia el uso indebido o la pérdida de la misma. Además, propicia la comisión de irregularidades y dificultan que estas se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades. Lo comentado en los apartados a. del 1) al 4) impidieron que esta Oficina tuviera disponible la información en el tiempo requerido. Causas Atribuimos las situaciones comentadas a que el Director de Finanzas y el Encargado de la Propiedad se apartaron de las disposiciones establecidas. Comentarios de la Gerencia El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: Los cargos que se presentaban en los estados bancarios no eran de conocimientos de Municipio. A pesar de esto los mismos fueron reclamados cuando se realizaron las conciliaciones bancarias de un total de $1,845.69, el municipio ya había recobrado $1, esto evidencia que el municipio hizo la gestión pertinente. [sic] [apartado a.1)] En la Orden ejecutiva #7 Serie se creó una Junta compuesta por el encargado de la propiedad, directora de recursos Humanos y Ayudante Especial del alcalde para realizar investigaciones administrativas y hacer recomendaciones al alcalde sobre accidentes de conductores de vehículos municipales. [sic] [Apartado a.2)] Véanse las recomendaciones 1, de la 5 a la 7 y 15. Hallazgo 3 - Deficiencias relacionadas con los donativos otorgados a personas indigentes Situaciones a. Los municipios pueden ceder o donar fondos públicos a personas que demuestren tener necesidades auténticas y específicas de salud, educación, vivienda, deportes, asistencia en emergencias y desastres naturales. Solamente puede hacerse la cesión de fondos o bienes previa comprobación de que la persona es indigente y cuando no se interrumpan ni afecten adversamente las funciones, actividades y operaciones municipales.

14 12 M El 15 de diciembre de 1998 el Municipio aprobó la Ordenanza 8, para autorizar y reglamentar los gastos, usos, donación o cesión de fondos, servicios, bienes y propiedades por concepto de ayudas a personas y familias indigentes, incapacitadas, de escasos recursos económicos e insolventes; imponer penalidades por las violaciones a sus disposiciones; y para otros fines. En dicha Ordenanza se establece, entre otros asuntos, que el Municipio podrá otorgar a los recipientes del Programa de Alimentos, Asistencia Económica o de cualquier otra ayuda gubernamental un donativo de $10 a $20 mensuales. El Alcalde o un funcionario autorizado aprueba el donativo y la cantidad que se le va a entregar a la persona indigente. Dicha autorización es enviada al Departamento de Finanzas para que el beneficiario sea incluido en la Nómina de Personas Socorridas (Nómina). La Nómina incluye el nombre de los beneficiarios a los que mensualmente el Municipio les otorga el donativo. En el Departamento de Finanzas se expide un cheque a nombre del Director de Finanzas, para que el mismo sea cambiado en efectivo y dicho importe se entregue al Pagador Oficial. Este es el encargado de entregar el dinero a las personas registradas en la Nómina. Para esto, los beneficiarios visitan el Departamento de Finanzas, firman el registro de la Nómina en poder del Pagador y este le entrega el dinero. El dinero no reclamado de la nómina tiene que ser entregado a la Recaudadora para que sea reintegrado en la cuenta bancaria del Municipio. De julio de 2010 a junio de 2013, el Municipio procesó 52 nóminas por $56,320, en las cuales entregó donativos por $54,705 y los restantes $1,615 no fueron reclamados por los participantes. El examen realizado sobre el particular reveló lo siguiente: 1) El 11 de octubre de 2012 nuestros auditores realizaron un arqueo de caja de los valores en poder del Pagador Oficial y este no había informado que faltaban $300 en efectivo, correspondientes a un sobrante de los donativos no reclamados por los participantes en julio ($190) y septiembre ($110) de Nuestros auditores tuvieron conocimiento del mismo cuando realizaron un cuadre de

15 M las nóminas de julio a septiembre de 2012, y determinaron que, en julio y septiembre, 16 personas no reclamaron sus donativos por $300. A la fecha del arqueo de caja, el Pagador Oficial no tenía en su poder ni había entregado dichos fondos a la Recaudadora Oficial. El 15 de octubre el Pagador Oficial entregó $190 y el 11 de diciembre entregó los restantes $110, esto es, 4 y 61 días después del arqueo de caja realizado por nuestros auditores. El Director de Finanzas y el Pagador Oficial no pudieron explicar las razones para dicha diferencia y tardanza en la entrega. 2) Al 7 de junio de 2013, no se habían entregado $125 a la Recaudadora Oficial, correspondientes a los donativos no reclamados de las nóminas de octubre de 2012 y enero de Tampoco dichos donativos estaban en poder del Pagador Oficial. El 21 de junio el Director de Finanzas, luego que nuestros auditores le informaran la situación, entregó a la Recaudadora Oficial dicho importe. 3) De marzo de 2011 a junio de 2013, el Pagador Oficial entregó donativos no reclamados por $1,135 a la Recaudadora Oficial con tardanzas que fluctuaron de 7 a 76 días, luego de haber culminado el mes en que se procesó la Nómina. Dichos fondos correspondían a las nóminas procesadas de enero de 2011 a mayo de b. Se determinaron las siguientes faltas de control en el procesamiento de las nóminas: 1) De julio de 2010 a enero de 2013, se procesaron para pago 45 nóminas (87%) por $50,650 sin que las mismas fueran firmadas o inicialadas por la Preinterventora, como evidencia de que fueron preintervenidas. 2) De julio de 2010 a junio de 2011, se procesaron para pago 14 nóminas (27%) por $19,940 sin que las mismas fueran firmadas por el Alcalde o su representante autorizado.

16 14 M ) No se completaba en todas sus partes el documento que se utilizaba para detallar los beneficiarios del donativo. En el mismo las direcciones estaban incompletas, tampoco proveía un número telefónico de contacto. 4) No se utilizaba uniformemente la hoja de autorización de los donativos. En ocasiones se utilizaban tarjetas de presentación u hojas de notas (Notepad) en las que se informaba la autorización de los donativos a los participantes. 5) En una muestra de 20 participantes se observó que para 9 de estos (45%) no se mantenía un expediente con información sobre la solicitud de servicios, datos del participante y formulario de evaluación. c. El Municipio también provee ayuda para el pago de recetas médicas. La persona a cargo de otorgar dichas ayudas era el Ayudante Especial del Alcalde. De enero de 2011 a septiembre de 2012, el Municipio efectuó donativos por $137,736 a personas consideradas insolventes para el pago de recetas médicas. El examen realizado a dichos donativos reveló que no se mantenían expedientes de las personas a las que se les habían otorgado los mismos. Dichos expedientes deberían incluir documentos importantes, tales como: formulario de solicitud oficial, evidencia de la entrevista inicial, información provista por el ciudadano, hoja de criterios para determinar la elegibilidad, y una evaluación final. Una situación similar se incluyó en el Informe de Auditoría M Criterio Las situaciones comentadas son contrarias a los artículos 6.005(c) y (f), y 8.010(a) y (d) de la Ley Las comentadas en el apartado b.1) y 2) también son contrarias al Capítulo IV, secciones 1, 2.b) y 8 del Reglamento para la Administración Municipal y a las normas de control interno que requiere que todo desembolso sea efectuado mediante autorización de los funcionarios correspondientes. Además, lo comentado en los apartados b. del 3) al 5) y c. es contrario a la Ordenanza 8 del 15 de diciembre de 1998.

17 M Efectos La situación comentada en el apartado a. propicia la comisión de irregularidades en los desembolsos, y evita que de estas cometerse se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades. Lo comentado en el apartado b.1) y 2) no permite mantener un control adecuado de los desembolsos. Por otro lado, lo comentado en los apartado b. del 3) al 5) y c. no permite mantener un control de los donativos otorgados, tampoco permite mantener expedientes completos que contengan toda la documentación requerida para la aprobación de los donativos, propician el uso indebido de los fondos donados y dificulta evaluar la corrección de los mismos. Causa Las situaciones comentadas se atribuyen a que el Ayudante Especial del Alcalde, el Director de Finanzas y el Pagador Oficial se apartaron de las disposiciones citadas y de las normas de sana administración y de control interno. Comentarios de la Gerencia El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: El 15 de octubre el pagador entrego $190 y el 11 de diciembre entrego $110, lo cual confirma que no hay diferencia. [sic] [Apartado a.1)] Aunque el hallazgo señala que hay una diferencia de $125 el mismo hallazgo indica que la situación fue corregida. [sic] [Apartado a.2)] El director de finanzas impartió instrucciones para que los donativos no reclamados se integren una vez finalice el mes. [sic] [Apartado a.3)] Véanse las recomendaciones 1, 8.a. y b., 9 y 10. Hallazgo 4 - Cuentas por cobrar atrasadas para las cuales no se realizaron gestiones de cobro efectivas Situación a. El Director de Finanzas tiene, entre otras, la función y la responsabilidad de supervisar las tareas de recaudaciones, incluida la de patentes municipales y la renta de estructuras municipales, de evaluar las cuentas por cobrar y de certificar al Alcalde cuáles son cobrables e incobrables. Dichas cuentas pueden ser declaradas

18 16 M incobrables por el Director de Finanzas, con la aprobación de la Legislatura Municipal, siempre y cuando tengan cinco años de vencidas y se hayan llevado a cabo gestiones de cobro. Es obligación del Alcalde realizar todas las gestiones necesarias para el cobro de las deudas y recurrir a todas las medidas que autoriza la ley para cobrarlas. En los casos que sea necesario, se deberá proceder por la vía judicial, y cuando el Municipio no cuente con los fondos suficientes para contratar los servicios profesionales legales requeridos, referirá los casos al Secretario de Justicia. A agosto de 2013, el Municipio mantenía cuentas por cobrar atrasadas por $328,053 para las cuales no se realizaron gestiones de cobro efectivas, según se indica: CONCEPTO AÑOS FISCALES IMPORTE Patentes municipales Cementerio Municipal Arrendamiento de locales en la Plaza del Mercado al $279, al , al ,650 TOTAL $328,053 En septiembre de 2013, el Director de Finanzas nos indicó que no se habían realizado gestiones de cobro desde el Criterios La situación comentada es contraria a los artículos 6.005(c) y (j) y de la Ley Además, se aparta de lo establecido en la Ley Núm. 113 del 10 de julio de 1974, Ley de Patentes Municipales, según enmendada, a la Ordenanza 21 del 6 de diciembre de 2004, sobre el Cementerio Municipal, y a la Ordenanza 8 del 6 de octubre de 2003, sobre la Plaza del Mercado. Efectos El no cobrar dichas cuentas en su año fiscal correspondiente puede ocasionar la falta de recursos para atender las obligaciones presupuestadas del Municipio. Además, propicia que estas se conviertan en incobrables.

19 M Causas La situación comentada se atribuye a que el Director de se apartó de las disposiciones citadas y no ejerció una supervisión efectiva para el cobro de estas deudas. Comentarios de la Gerencia El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: Los recaudadores del municipio han hecho gestiones y en ocasiones se han hecho planes de pago, de no materializarse estas gestiones se envía a la Oficina Legal del Municipio, para que proceda a través de los tribunales. [sic] [Apartado a.] Véanse las recomendaciones 1 y 11. Hallazgo 5 - Deficiencias relacionadas con las recaudaciones, las conciliaciones bancarias, los informes mensuales de ingresos y desembolsos, y el fondo de cambio Situaciones a. El Alcalde, por recomendación del Director de Finanzas, nombra a un Recaudador Oficial en el cual delega las funciones de cobro y depósito de los fondos municipales. Además, puede nombrar recaudadores auxiliares como ayudantes del Recaudador Oficial, de acuerdo con las necesidades del Municipio, y asignarlos en las diferentes dependencias y oficinas municipales en las cuales se realizan cobros. El Director de Finanzas es responsable de supervisar las tareas de recaudaciones y de tomar las medidas adecuadas para proteger y salvaguardar los fondos, los valores y la propiedad municipal, y de establecer controles para el recaudo, la custodia y el depósito de los fondos municipales. Toda recaudación debe registrarse en el Sistema Uniforme de Contabilidad Mecanizado (SUCM) o el sistema de contabilidad que se utilice para dicho propósito. El Recaudador Oficial cierra su gaveta de cambio a una hora conveniente para depositar en los bancos los fondos recaudados durante el día. Cualquier operación que se haga después del cierre de la gaveta de cambio, se registra con fecha del día siguiente. Los recaudadores auxiliares deben entregar diariamente al Recaudador Oficial todos sus recaudos.

20 18 M A partir de agosto de 2011, el Municipio utiliza el Sistema Ingresys para manejar las recaudaciones. Los recaudadores del área de Finanzas acceden a dicho programa para emitir recibos de recaudación, certificados de patente y generar los informes de las recaudaciones diarias. El Municipio cuenta con una Recaudadora Oficial, quien le responde al Director de Finanzas, y ocho recaudadores auxiliares, de los cuales uno está asignado al Departamento de Finanzas, cinco están asignados en el Hotel Punta Maracayo (Hotel) y dos en el Centro Vacacional Luis Muñoz Marín (Punta Maracayo Camping). El examen de las operaciones relacionadas con las recaudaciones, reflejó lo siguiente: 1) En julio y agosto de 2011, y en abril de 2012, la Recaudadora Oficial depositó en 32 ocasiones recaudaciones por $841,660 con tardanzas que fluctuaron de 2 a 14 días. Además, en dicho período 7 recaudadores auxiliares depositaron en 58 ocasiones recaudaciones por $41,203 con tardanzas que fluctuaron de 2 a 5 días. Una situación similar se incluyó en el Informe de Auditoría M ) En julio y agosto de 2011, 5 recaudadores auxiliares entregaron en 34 ocasiones recaudaciones por $60,051 a la Recaudadora Oficial, con tardanzas que fluctuaron de 2 a 20 días. Una situación similar se incluyó en el Informe de Auditoría M ) Los duplicados de 13 recibos, expedidos en agosto de 2011 y abril de 2012 por $2,594, carecían de la firma de la Recaudadora Oficial. Las pruebas realizadas por nuestros auditores no reflejaron irregularidades. 4) Los duplicados de 20 recibos expedidos en julio y agosto de 2011 por $44,408 tenían tachaduras, alteraciones y transposición en fechas y en secuencia numérica. Estos tampoco indicaban la justificación para tales alteraciones. El Director de

21 M Finanzas y la Unidad de Auditoría Interna no realizaron investigaciones al respecto. Las pruebas realizadas por nuestros auditores no reflejaron irregularidades. 5) No se encontraron, ni los funcionarios municipales pudieron proveernos, los originales de 36 recibos oficiales que fueron anulados. 6) En julio y agosto de 2011, y abril de 2012, se anularon ocho recibos de recaudación sin que se indicaran en los mismos las razones. 7) De enero de 2011 a octubre de 2012, los recaudadores del Hotel emitieron recibos no oficiales para los recaudos de la renta de cuatro concesionarios por $57,058. Estos expidieron 73 recibos mediante una libreta comercial de recibos, la cual era utilizada por el recaudador de turno. 8) De marzo de 2011 a agosto de 2012, la Gerente y una Secretaria del Hotel efectuaron recaudaciones de renta de los concesionarios por $2,566 sin tener nombramiento para esto y sin una autorización escrita. Los recaudos efectuados se realizaron mediante una libreta comercial de recibos. 9) No se mantenía un inventario perpetuo de los recibos de recaudación en blanco, modelos CR-01 y CR-02. Tampoco se realizaban verificaciones periódicas de la existencia de los mismos. b. Los directores de unidades administrativas están en la obligación de poner a la disposición de los auditores internos, de los auditores externos y de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, los libros, expedientes, registros, documentos, informes y cualesquiera otra información que estos le soliciten y sea pertinente para el desempeño de sus funciones. No encontramos, ni el Municipio nos suministró evidencia, de 21 formularios utilizados para la entrega de 303 recibos del Recaudador Oficial y 3,737 recibos de recaudadores auxiliares.

22 20 M c. El Director de Finanzas tiene que preparar mensualmente las conciliaciones bancarias de todas las cuentas activas. Para esto, delega esta tarea en un empleado que esté bajo su supervisión. El Director de Finanzas supervisa a dicho empleado para asegurarse de que las conciliaciones se realicen correctamente y de que se mantenga una contabilidad confiable. Además, mensualmente se tiene que preparar el Informe Mensual de Ingresos y Desembolsos, Modelo 4-a, en el cual se refleja el balance inicial del mes, los ingresos, los gastos, los ajustes realizados y el balance disponible de los fondos al final del mes. También se deben realizar los ajustes necesarios en los libros de contabilidad e informes fiscales para corregir los balances de los fondos, una vez explicadas las diferencias en las conciliaciones bancarias. De enero de 2011 a julio de 2012, el Municipio mantuvo 31 cuentas en 3 instituciones bancarias. El examen realizado a las conciliaciones de la Cuenta General, Nómina y de 8 cuentas especiales del Municipio y al Informe Mensual de Ingresos y Desembolsos, Modelo 4-a, reflejó que: 1) Las conciliaciones de la Cuenta Corriente y de Nómina de enero de 2011 a marzo de 2013, reflejaban diferencias explicadas que fluctuaban entre $.01 y $554,097. Dichas diferencias correspondían a ajustes sin realizar de abril de 2010 a enero de 2013, y que se reflejaban mes tras mes en las conciliaciones. Sin embargo, el Director de Finanzas no efectuó en los libros e informes fiscales los ajustes de contabilidad necesarios para corregirlas. 2) A junio de 2014, había atrasos de 15 y 17 meses en la preparación de las conciliaciones bancarias de las Cuenta Corriente y la de Nómina. 3) A junio de 2014, no se había preparado el Informe Mensual de Ingresos y Desembolsos, Modelo 4-a., de abril de 2013 a mayo de 2014.

23 M d. El Director de Finanzas con el propósito de facilitar el proceso de las recaudaciones puede crear un fondo de cambio mediante la preparación de un comprobante de desembolso a favor del Recaudador Oficial, Recaudador Auxiliar u otra persona autorizada. El Director de Finanzas realizará, sin avisar, intervenciones periódicas para verificar el balance del fondo. El 7 de marzo de 2001, mediante la Ordenanza 31, se autorizó al Director de Finanzas a crear, mantener y controlar un fondo de cambio en las áreas de recaudación del Departamento de Finanzas y el Centro Vacacional Luis Muñoz Marín (Punta Maracayo Camping). Dicha Ordenanza no contemplaba el Hotel, ya que a la fecha de la aprobación el Municipio no contaba con el mismo. Nuestro examen sobre la operación del fondo de cambio reveló lo siguiente: 1) El 10 de octubre de 2012 nuestros auditores realizaron un arqueo de caja al fondo de cambio. La Recaudadora Oficial, encargada de dicho fondo de cambio, tenía una diferencia de $30 de menos en el mismo. El Director de Finanzas y dicha empleada municipal no pudieron explicar las razones para dicha diferencia. El 16 de octubre de 2012, seis días después del arqueo, el Director de Finanzas nos certificó que el dinero fue encontrado entre unos documentos en el escritorio de la Recaudadora Oficial. 2) A junio de 2013, en el Hotel se mantenía un fondo de cambio por $500 que no estaba reglamentado por la Ordenanza 31, tampoco la Legislatura Municipal había autorizado el mismo mediante otra Ordenanza. 3) El Director de Finanzas no realizaba revisiones periódicas para determinar la corrección y operación del fondo de cambio. Criterios Las situaciones comentadas son contrarias a los artículos 6.005(c), (d) y (f) y 8.010(a), (c)(1) y (2) y (d) de la Ley , al Capítulo III, secciones de la 3 a la 5 del Reglamento para la Administración Municipal y a lo establecido en la Parte III, del Manual de Recaudaciones del Sistema

24 22 M Uniforme de Contabilidad Mecanizado emitido por la OCAM en octubre de Lo comentado en el apartado b. es contrario al artículo 6.003(f) de la Ley Lo comentado en el apartado c. 2) y 3) también es contrario al Capítulo IV, Sección 12 del Reglamento para la Administración Municipal. Es norma de sana administración y de control interno que se realicen los ajustes necesarios en los libros de contabilidad e informes fiscales para corregir los balances de los fondos, una vez determinado el origen de las diferencias en las conciliaciones bancarias. [Apartado c.1)] Efectos Las situaciones comentadas pueden propiciar la comisión de errores e irregularidades con los fondos del Municipio, como las comentadas en el Hallazgo 2-a.1), e impiden que se puedan descubrir a tiempo para fijar responsabilidades. Además, impiden mantener información completa y confiable sobre la situación financiera y el resultado de las operaciones del Municipio, necesaria para la toma de decisiones. Causas Atribuimos las situaciones comentadas a que los recaudadores y el Director de Finanzas se apartaron de las disposiciones citadas, de las normas de sana administración y de control interno, y no protegieron los intereses del Municipio. Comentarios de la Gerencia El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: Durante el mes de abril cada año fiscal el comercio realiza los pagos a través de correo. Los recaudadores hacen recibos con la fecha de último para rendir la planilla ya que en el pago adelantado reciben descuento. Esto refleja que los depósitos se recibieron tarde. [sic] Durante las otras fechas indicadas el cambio del Sistema Ingresys ocasiono inconvenientes en los depósitos y en los cambios de aprendizaje por dicha implantación. Una vez el sistema comenzó operar normalmente se instruyó a la Recaudadora Oficial y los demás recaudadores para que deposite de 1 a 2 días ya que el mes de abril es un mes atípico. [sic] [Apartado a.1) y 2)]

25 M Por el cambio de sistema de OCAM a Ingresys y por el tiempo de pago de patente donde el flujo de emitir recibos es mayor, la Recaudadora Oficial omitió involuntariamente su firma en los recibos duplicados según señalados. En cambio esta situación no afecto los cuadres diarios. [sic] [Apartado a.3)] Se les dio instrucciones a los recaudadores para que los recibos con tachaduras, cancelaciones, alteraciones y cualquier otro cambio fueran explicados. [sic] [Apartado a.4)] Véanse las recomendaciones 1, 8 de la c. a la l., y 12. Hallazgo 6 - Deficiencias relacionadas con los registros de cheques y con el inventario de cheques en blanco, y otras deficiencias relacionadas con los cheques manuales Situaciones a. El Municipio emite cheques de diversas cuentas para el pago de sus obligaciones. Para mantener un control sobre los mismos, el Pagador, quien le responde al Director de Finanzas, mantiene un Registro de Cheques en el que se anotan en orden numérico correlativo todos los cheques emitidos diariamente. En el caso de cheques entregados personalmente, el pagador debe identificar a la persona a quien le hace la entrega y hacer constar en el registro la fecha, el nombre y la firma de la persona que lo recibe. En el Departamento de Finanzas se mantienen dos registros de cheques, uno de cheques remitidos por correo y otro de cheques entregados en dicho Departamento, con información sobre la disposición final de estos. Para el examen de dichos registros, se seleccionaron 68 cheques por $318,723 emitidos de marzo a agosto de Dicho examen reveló las siguientes deficiencias de control: 1) No incluyó en los registros de cheques, información que identificara a las personas que recibieron 33 cheques (49%) por $43,985 y el nombre del empleado que los entregó. 2) No se anotaron en los registros de cheques 14 cheques entregados (21%) por $152,625. 3) Los cheques no se anotaron en orden numérico correlativo en los registros correspondientes. Además, observamos que habían hojas de los registros que estaban incompletas.

26 24 M b. El Director de Finanzas tiene la responsabilidad, de tomar medidas adecuadas para proteger y salvaguardar los fondos, los valores y la propiedad municipal. El Pagador, quien le responde al Director de Finanzas, tiene que mantener un control efectivo de los cheques en blanco. El examen de 12,789 cheques en blanco de las cuentas bancarias, realizado en septiembre de 2012, reveló que: 1) No se mantenía un inventario perpetuo de los cheques en blanco de 33 cuentas bancarias ni se realizaban verificaciones periódicas de la existencia de estos. 2) No se encontraban bajo la custodia del Director de Finanzas 11,417 cheques. En su lugar, 11,282 eran custodiados por dos empleados del Centro de Cómputos, cuyas funciones resultaban conflictivas porque realizaban la impresión de los cheques. Los restantes 135 cheques estaban custodiados por la Recaudadora Oficial. 3) A junio de 2013, no se habían cancelado 331 cheques en blanco correspondientes a 17 cuentas bancarias cerradas. c. El Director de Finanzas debe firmar y explicar en el formulario Autorización de Cheques Manuales, el tipo de emergencia que justifique el emitir un cheque manual. Además, el Municipio tiene dos días laborables desde el momento en que se prepara el cheque manual para registrar el mismo en el Sistema. De diciembre de 2010 a abril de 2012, el Municipio emitió 13 cheques manuales por $217,566 para el pago de trabajos de construcción y de servicios profesionales de una pista de caminar ($117,150), un parque pasivo ($56,979), un centro comunal ($38,655) y un terminal de carros públicos ($4,782).

27 M El examen realizado a dichos desembolsos revelo lo siguiente: 1) En el formulario Autorización de Cheques Manuales se indicaba que los mismos eran por emergencia; no obstante, no se explica el tipo de emergencia o las razones para la emisión de los cheques manuales. 2) El Municipio registró en el SUCM 7 cheques (54%) por $64,393 con tardanzas de 24 a 190 días luego de la emisión de los mismos. Criterios Lo comentado en el apartado a. es contrario al Capítulo IV, Sección 9 del Reglamento para la Administración Municipal. También es contrario a la norma de sana administración y de control interno, la cual requiere que en el Registro de Cheques se anoten los cheques en orden numérico correlativo y que los beneficiarios de los cheques o sus representantes autorizados firmen y se identifiquen como constancia de que recibieron los mismos. Las situaciones comentadas en el apartado b. son contrarias a los artículos 6.005(c) y (f), y 8.010(d) de la Ley Núm y al Capítulo IV, Sección 11(3) del Reglamento para la Administración Municipal. Además, es norma de sana administración y de control interno mantener un inventario perpetuo adecuado de los cheques en blanco, y hacer verificaciones periódicas sobre la existencia de estos. Las situaciones comentadas en el apartado c. son contrarias al Manual del Usuario del Módulo de Desembolso del SUCM, revisado en octubre de 2009 por la OCAM. Efectos Las situaciones comentadas evitan que se mantenga un control adecuado de los desembolsos, de la emisión de cheques y de los cheques en blanco. Además, propician la comisión de errores e irregularidades y dificultan que estas se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades. Causas Atribuimos las situaciones comentadas a que el Director de Finanzas se apartó de su deber y las disposiciones citadas.

28 26 M Lo comentado en los apartados a. y b. se debe a que el Pagador se apartó de su deber y de las disposiciones citadas. Tampoco protegió adecuadamente los intereses del Municipio y se apartó de las normas de sana administración y de control interno. Además, el Director de Finanzas no ejerció una supervisión efectiva sobre las funciones del Pagador. Comentarios de la Gerencia El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: Los cheques en blanco se mantienen bajo llave en el centro de cómputos el cual tiene control de acceso. [sic] [Apartado b.2)] Se adiestro al personal para que los cheques manuales se harán solo en caso de emergencia. [sic] [Apartado c.1)] Consideramos las alegaciones del Alcalde con relación al apartado b.2) del Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece, ya que la situación comentada corresponde a funciones conflictivas. El que una misma persona custodie e imprima los cheques puede dar a lugar a que se cometan irregularidades. Véanse las recomendaciones 1 y 8 de la m. a la o. Hallazgo 7 - Uso de una computadora del Municipio para propósitos ajenos al interés público Situación a. El Alcalde delega en el Director de Finanzas Municipal, la custodia, la conservación y el uso de la propiedad municipal y la responsabilidad por la pérdida, daño o uso indebido. Ninguna persona o entidad particular podrá usar la propiedad municipal para fines particulares. En agosto de 2012, nuestros auditores examinaron tres computadoras asignadas al Hotel Punta Maracayo, al Centro Vacacional Luis Muñoz Marín (Punta Maracayo Camping) y a la Oficina de Relaciones Públicas. En la revisión del contenido del disco fijo integrado a dichas computadoras, se encontró que en una computadora se grabaron 995 archivos de música para propósitos ajenos al interés público. No pudimos determinar quiénes fueron los empleados o las personas particulares que utilizaron las computadoras para dichos propósitos.

29 M Criterios La situación comentada es contraria al Artículo VI, Sección 9 de la Constitución, al Artículo de la Ley , al Capítulo VII, secciones 3, 4 y 10 del Reglamento para la Administración Municipal y a la Orden Ejecutiva 8, aprobada por el Alcalde el 22 de diciembre de 2009, donde se indica que las computadoras se utilizarán sólo para actividades o asuntos oficiales. Efecto La situación comentada desvirtúa los fines públicos para los cuales las computadoras fueron adquiridas. Causas Los funcionarios o empleados que hicieron uso indebido de las computadoras se apartaron de las disposiciones citadas y no velaron por el buen uso del referido equipo. Comentarios de la Gerencia El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente: En la Orden Ejecutiva Núm. serie Normas y Procedimientos para el uso, Control y Funcionamiento de los Sistema de Información y cualquier otro Equipo Relacionado con esta Propiedad de Procesamiento Electrónico de Datos establece en el Art. 1b2 que no se podrá utilizar el equipo para actividades o asuntos que no sean oficiales del Municipio. [sic] Véanse las recomendaciones 1 y 13. Hallazgo 8 - Falta de fiscalización efectiva de los sistemas de contabilidad mecanizados por parte de la Unidad de Auditoría Interna Situación a. El Municipio cuenta con una Unidad de Auditoría Interna (UAI) dirigida por una Auditora Interna. La UAI tiene, entre otras, las siguientes funciones y responsabilidades: evaluar los sistemas de contabilidad computadorizados y el cumplimiento del control interno que se establezca para determinar su efectividad, y garantizar la protección de los activos municipales contra pérdida, fraude, uso o disposición ineficiente.