Adobe Acrobat 8 Professional: Por una comunicación y una colaboración más fiables, fáciles y difertidas.

Transcripción

1 Lori DeFurio SUS 8 PRINCIPALES RAZONES PARA CAMBIAR A ADOBE ACROBAT 8 PROFESSIONAL

2 Adobe Acrobat 8 Professional: Por una comunicación y una colaboración más fiables, fáciles y difertidas.

3 Otra versión del software Acrobat Professional? Cuáles pueden ser las mejoras de esta nueva versión? Hay alguna razón de peso para actualizarse a Acrobat 8 Professional? Para ayudarle a contestar a éstas y otras preguntas, hemos creado esta guía, en la que indicamos lo que más nos gusta del nuevo Acrobat Professional. Una vez que la haya leído, entenderá cómo esta nueva versión le puede ayudar a crear, combinar o recopilar datos, así como controlar documentos PDF de Adobe, y descubrirá por qué opino que es la mejor aplicación de escritorio para lograr una comunicación y colaboración óptimas. Antes de nada, deseo que sepa por qué el equipo de Adobe ha decidido lanzar ahora Acrobat 8. La respuesta es: por usted. Enviamos equipos a todos los rincones del mundo para hablar con clientes de Acrobat como usted. Estos equipos dedican muchas horas a escuchar a cada cliente y anotar lo que más le gusta de Acrobat y lo que le gustaría que mejorara. El resultado de este trabajo es Acrobat 8 Professional. En mi opinión, es el mejor producto. Déjeme exponerle mis principales razones para creerlo

4

5 Reúna distintos archivos y formatos de archivo en un único paquete PDF de Adobe fácil de distribuir y archivar, y en el que se puedan realizar búsquedas. 1 Acrobat 8 facilita aún más la combinación de archivos y formatos En un mundo digital como el nuestro que gira a una velocidad de vértigo, casi todas las profesiones cuentan con sus propias aplicaciones y sus propios formatos de archivo, con los que se hace de todo, desde redactar cartas de empresa a diseñar lujosas torres de oficinas. Es fácil compartir estos archivos cuando se trata de documentos simples elaborados con procesadores de texto u hojas de cálculo, siempre que la otra persona disponga del software adecuado. Sin embargo, qué ocurre si lo que necesita es crear una presentación que contenga varios archivos creados con distintas aplicaciones especializadas, como Adobe Photoshop o Microsoft Visio? Y si quiere crear un manual de formación que incorpore documentos, archivos de imagen y sofisticados elementos multimedia incrustados? Aquí es donde entra en juego Acrobat 8 Professional. Con Acrobat 8 Professional es más fácil que nunca combinar distintos archivos, ya se trate de documentos, hojas de cálculo, mensajes de correo electrónico, páginas web, formularios, diagramas, o incluso elementos multimedia, en un único paquete PDF de Adobe que permite realizar búsquedas, se puede clasificar y, además, conserva la configuración de seguridad individual y las firmas digitales de los archivos originales. Además, si fusiona varios documentos PDF en un único archivo, puede sustituir automáticamente todos los encabezados y pies de página originales por una versión propia que unifique todas. Además, al tratarse de archivos PDF de Adobe, prácticamente cualquiera, en cualquier plataforma, puede utilizar el software gratuito de Adobe Reader 7.0 u 8 para visualizar, imprimir o buscar en el archivo PDF sin necesidad de software adicional.

6 2 Creación de formularios interactivos Más rápido y fácil que nunca Formularios, formularios, formularios. Quizá se haya dado cuenta de que sea cual sea el tamaño de su empresa, lo más probable es que dependa de formularios. Existen formularios para contratar empleados. Formularios para captar nuevos clientes o realizar pedidos. E innumerables formularios para solicitar información adicional sobre casi cualquier cosa que pueda imaginar. Es necesario crear cada uno de estos formularios, distribuirlo, rellenarlo y devolvérselo al solicitante original, quien se encarga de recopilar los datos en hojas de cálculo y almacenarlos en sistemas administrativos. Por fortuna, Adobe ha simplificado mucho todo el proceso. No importa si crea los formularios de forma electrónica o si necesita escanear una copia impresa. Con Acrobat 8 Professional, puede abrir un formulario PDF de Adobe plano o estático. Acrobat Professional reconocerá automáticamente los campos del formulario y los convertirá en campos interactivos que puede rellenar electrónicamente cualquiera que utilice Adobe Reader 7.0 u 8. Resulta mucho más rápido que hacerlo de forma manual. Además de se más sencillo. Puede incluso automatizar el flujo de trabajo completo, desde el escaneado y el reconocimiento de caracteres hasta la distribución y la recopilación de datos. De este modo podrá dedicar más tiempo a otras tareas más importantes, como irse de la oficina a su hora. Transforme de forma sencilla formularios electrónicos estáticos en formularios dinámicos en formato PDF de Adobe con Acrobat 8 Professional para reconocer y convertir automáticamente los campos de los formularios en campos interactivos y listos para cumplimentarlos.

7

8

9 Con sólo hacer unas pocas veces clic con el ratón puede gestionar fácilmente los ciclos de revisión de los documentos para lograr una mayor participación, obtener información más precisa y completar el proyecto antes. 3 Herramientas fáciles de utilizar que aceleran las revisiones electrónicas Imagine que tiene un proyecto. La fecha de entrega está próxima. Ha hecho algunos progresos y quiere terminar. Sin embargo, antes de seguir adelante, necesita la opinión de sus principales colaboradores y de los expertos. Por lo tanto, envía por correo electrónico copias del trabajo que está realizado y espera tener suerte. No obstante, cuando se reciben los comentarios de los revisores, realizar un seguimiento de la información recopilada a través de mensajes de voz, correos electrónicos y notas garabateadas a toda prisa, puede convertirse en un verdaderoquebradero de cabeza. Por no mencionar lo LENTO que resulta. Bueno, podemos decir que definitivamente hemos escuchado sus plegarias. Y hemos sentido su frustración. Por este motivo Acrobat 8 Professional le facilita la gestión de revisiones compartidas sin la ayuda del personal de TI. Con sólo hacer clic con el ratón dos o tres veces puede configurar un ciclo de revisión en una carpeta de red. Cualquiera con acceso a esa carpeta puede añadir comentarios sin problemas, ya sea con Adobe Reader o con Acrobat, por medio de herramientas de revisión habituales, como el subrayado, las notas adhesivas o los editores de texto. Las herramientas avanzadas le ayudan a realizar un seguimiento de quién ha respondido y se encargan de recordárselo de forma educada a aquellos que aún no lo han hecho. Los participantes en la revisión pueden ver los comentarios de los demás y, en consecuencia, dar una opinión más completa. De este modo, puede tener toda la información que precisa a tiempo y en una misma ubicación sin perderse en mensajes de correo y notas manuscritas.

10 4 Puede potenciar Adobe Reader Si utiliza Acrobat 7.0 Professional, es probable que ya sepa que puede autorizar a cualquiera que utilice Adobe Reader * a que participe en grupos de revisión que incluyan todas las herramientas de comentarios y de marcación, incluidas las notas adhesivas, el subrayado y los sellos. Ahora, con Acrobat 8 Professional, puede potenciar Adobe Reader. Cuando lo adquiera, podrá ayudar a sus clientes, colegas y socios a hacer más cosas y de una manera más sencilla con un software que ya conocen y aprecian. Recuerda los nuevos formularios mejorados que puede crear más rápido y de manera más eficaz (consulte la razón para cambiar n.º 2)? Con Acrobat 8 Professional puede autorizar a los usuarios de Adobe Reader a guardarlos en línea, rellenarlos en su tiempo libre y, a continuación, enviarlos de vuelta cuando estén listos. ** Puede incluso autorizarles a que inserten firmas digitales para aprobar archivos, firmar contratos o verificar la autenticidad de documentos. * Requiere Adobe Reader 7.0 u 8. ** Acrobat 8 Professional permite distribuir de forma automática formularios o recopilar datos de hasta 500 personas. Para conocer las importantes restricciones que afectan al uso de esta funcionalidad, lea el Acuerdo de licencia de usuario final. Para usarlo con más de 500 personas, pruebe Adobe LiveCycle Reader Extensions Server. Permita a los usuarios de Adobe Reader para que rellenen y guarden formularios en formato PDF de Adobe localmente para su uso fuera de línea y que incluso añadan firmas digitales para aprobar archivos o verificar la autenticidad de documentos.

11

12

13 Elimine con carácter permanente el texto confidencial, las ilustraciones o cualquier otro contenido cuestionable con la nueva y potente barra de herramientas Censura de Adobe Acrobat 8. 5 Protección de información confidencial con FUNCIONES mejoradas de seguridad para documentos Ha necesitado alguna vez compartir información de forma más fiable y segura, pero se ha mostrado reacio a enviar el archivo original? Le ha preocupado alguna vez que la gente pudiera ver información que no debería cuando accede a sus documentos? Pos desgracia, la mayor parte del software para oficina guarda automáticamente todo el historial de un documento y sus datos en los metadatos de los archivos; esta información puede revelar datos que pensaba que estaban perfectamente eliminados. Sorprendido? Para evitar que ocurra esto, Acrobat 8 Professional incluye dos nuevas y potentes herramientas que pueden evitarle una potencial situación de ridículo, descubierto e incluso pérdida económica. Para encontrar información oculta, incluidos metadatos, anotaciones, archivos adjuntos, campos de formulario, capas y marcadores, sólo tiene que utilizar la opción Examinar documento. A continuación, elimine con carácter permanente el texto confidencial, las ilustraciones o cualquier otro contenido censurable con la nueva y potente barra de herramientas Censura.

14 6 Archivo de correo electrónico con un sólo clic En un mundo como el actual, la cantidad de información que hay que rastrear es mayor que nunca, incluido el correo electrónico. A pesar de que el tamaño de los buzones de correo ha crecido, aún existen limitaciones a lo que puede, o quiere, conservar en el buzón de correo. No sería fantástico reunir todos los mensajes de correo relacionados con un proyecto en un archivo compacto al que pudiera acceder más adelante junto con todo su equipo de colaboradores utilizando el software gratuito de Adobe Reader? Pues ahora ya puede, más fácil y eficaz de nunca. Adobe introdujo la conversión de archivos PDF desde Microsoft Outlook en Acrobat 7.0. Pero hemos realizado algunas mejoras excelentes en Acrobat 8 Professional (sólo Windows ) basándonos en las recomendaciones y los comentarios de los usuarios. En primer lugar, agregamos una función que archiva de forma automática las carpetas seleccionadas o todo el buzón de correo como un paquete PDF optimizado. Lo único que tiene que hacer es definir sus preferencias. Debido a que el archivo mejorado imita al paquete PDF de Adobe descrito en la razón para cambiar n.º 1, cada mensaje se guarda como un archivo PDF compacto e independiente dentro del paquete más grande para que sea fácil buscarlos y recuperarlos íntegramente, incluido cualquier elemento adjunto que tuviera en su formato original. Gracias a que se trata del formato PDF de Adobe, puede combinarlo con otra información. Protéjalo con las funciones de seguridad para documentos más avanzadas. Incluso... enviarlo por correo electrónico. Por si no fuera suficiente, ahora además puede convertir los mensajes de Lotus Notes en documentos PDF de Adobe (sólo Windows). Archive automáticamente el correo electrónico de Microsoft Outlook en documentos PDF de Adobe para facilitar su búsqueda y recuperación.

15 * Captura de pantalla de productos de Microsoft reimpresa con permiso de Microsoft Corporation.

16

17 7 Guardar como Microsoft Word Ahora, mejor que nunca Como ya disponía de Acrobat, es probable que sepa que puede guardar archivos PDF de Adobe como documentos de Microsoft Word. Esta pequeña, pero sumamente útil, función, lleva disponible algún tiempo. Sin embargo, en Acrobat 8 Professional, lo hemos elevado a otro nivel. Nunca antes fue tan sencillo reutilizar el contenido. Con Acrobat 8 Professional, puede conservar con más precisión el diseño, las fuentes, el formato y las tablas que aparecen en el archivo PDF original. Le suena familiar? El proceso entero es algo similar al de crear un archivo PDF, pero a la inversa. Guarde archivos PDF de Adobe como documentos de Microsoft Word, conservando el diseño, las fuentes, el formato y las tablas que aparecían en el archivo PDF original de Adobe. Para animarle a que se beneficie de estas capacidades mejoradas, hemos incluido información sobre ellas en la ventana Puesta en marcha (consulte la razón para cambiar n.º 8) y hemos agregado un comando de exportación a la barra de herramientas de tareas. Además, en línea con nuestro objetivo de mejorar la comunicación y la colaboración, también puede seleccionar y exportar comentarios del archivo PDF de Adobe al archivo original de Word y hacer que aparezcan marcados como cambios.

18 8 COMIENCE A TRABAJAR RÁPIDAMENTE gracias a la nueva interfaz intuitiva Por último, pero no por ello menos importante, Acrobat 8 ha optimizado una nueva interfaz de usuario. Siempre he creído que Acrobat era fácil de utilizar, pero ahora lo hemos hecho aún más sencillo para que empiece a trabajar con él cuanto antes. Para ayudarle a encontrar las tareas más comunes, hemos incluido una ventana denominada Puesta en marcha que proporciona claves visuales fáciles de seguir. Después de aprender las nociones básicas, puede diseñar la experiencia del usuario para lograr una mayor productividad con barras de herramientas personalizables y menús intuitivos por los que resulta fácil navegar. Póngase rápido en marcha con una interfaz optimizada y la útil pantalla Procedimientos iniciales.

19

20

21 La actualización de un vistazo Algunos utilizan versiones anteriores de Acrobat y puede que no estén seguros de cuántas de las razones que hemos argumentado son aplicables en su caso. Por supuesto, la respuesta es todas. Sin embargo, para ayudarle a decidir, permítame mencionar sólo algunas de las razones más convincentes para cambiar su versión de Acrobat. Siga leyendo. Acrobat 5.0 a Acrobat 8 Desde el arranque a la creación del archivo PDF, prácticamente todo es más rápido con Acrobat 8 Professional. Por si fuera poco, si utiliza Acrobat 5.0, se está perdiendo muchas de las funciones que hacen de Acrobat una manera tan potente de crear, combinar y controlar documentos PDF de Adobe. Si decide actualizarse, podrá llevar a cabo lo siguiente: Iniciar y gestionar revisiones compartidas Optimizar archivos PDF de Adobe para su publicación en la web Crear archivos PDF de Adobe con tan sólo un clic directamente desde AutoCAD, Microsoft Visio y Microsoft Project Utilizar una gama más amplia de herramientas de comentarios para revisar y marcar documentos Crear fondos, marcas de agua, encabezados y pies de página Generar archivos PDF de Adobe compatibles con PDF/A y PDF/X, además de con la norma ISO Acrobat 6.0 a Acrobat 8 Las tres principales razones para llevar a cabo esta actualización son el rendimiento, el rendimiento y el rendimiento. Normalmente le da tiempo a tomarse un café mientras se inicia Acrobat 6.0? Ya no será necesario... si se actualiza. La nueva versión se inicia mucho más rápido, al igual que los creadores de PDF para Word y AutoCAD. Después de actualizarse, podrá llevar a cabo lo siguiente: Habilitar a los usuarios de Adobe Reader 7.0 u 8 para que utilicen herramientas de comentarios habituales, rellenar formularios y guardarlos, e incluso agregar firmas digitales Crear archivos PDF de Adobe con un simple clic directamente desde Microsoft Outlook Beneficiarse de una nueva interfaz intuitiva Convertir formularios PDF estáticos en formularios PDF de Adobe dinámicos, listos para su cumplimentación, sin que importe qué aplicación se utilizó para crear el archivo PDF original Agregar encabezados, pies de página, fondos y marcas de agua para los archivos combinados Acrobat 7.0 a Acrobat 8 Si necesita un recordatorio, o se ha saltado el resto, le presentamos un resumen de lo que podrá hacer si se actualiza a Acrobat 8: Combinar varios archivos y formatos de archivo en un único paquete PDF de Adobe que conserve la configuración de seguridad individual y las firmas digitales de los archivos originales Reconocer automáticamente campos en formularios estáticos en archivos PDF de Adobe y convertir los en campos interactivos y preparados para rellenarlos Gestionar revisiones compartidas sin ayuda del personal de TI Habilitar a los usuarios de Adobe Reader 7.0 u 8 para que guarden, rellenen y firmen digitalmente formularios PDF de Adobe Buscar y eliminar con carácter permanente información confidencial de archivos PDF de Adobe Archivar de forma automática el correo electrónico de Microsoft Outlook o convertir el correo de Lotus Notes en formato PDF de Adobe (sólo Windows) Guardar archivos PDF de Adobe en Microsoft Word conservando el diseño, las fuentes, el formato y las tablas Completar el trabajo más rápido con una interfaz nueva e intuitiva

22 Hola de nuevo! Gracias por leer esta pequeña guía. Espero que le haya resultado útil. Y, por supuesto, espero que le haya ayudado a darse cuenta de que Acrobat es mucho más que simplemente crear archivos PDF. Se ha convertido realmente en una aplicación de escritorio esencial, tanto como un procesador de texto o una hoja de cálculo. Pero no se deje convencer únicamente por lo que decimos. Visite hoy y descargue una versión de prueba de 30 días de Acrobat 8. Experimente con él. Juege con él. Y, si le gusta, cómprelo. Estoy segura de que una vez que aprenda a manejarlo, se preguntará cómo ha podido trabajar sin él. Sea cual sea su decisión, manténgame informada. Porque cuanto más sepa de usted, más podremos mejorar Acrobat. Para obtener información adicional o para encontrar un grupo de usuarios en su zona, visite mi yo virtual en

23 Adobe Acrobat 8 professional Pruébelo hoy mismo. Adobe, el logotipo de Adobe, Acrobat, el logotipo de Adobe PDF, LiveCycle, Photoshop, Reader y Better by Adobe son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de Adobe Systems Incorporated en EE.UU. y/o en otros países. AutoCAD es una marca comercial registrada o una marca comercial de Autodesk, Inc., en EE.UU. y/o en otros países. Windows es una marca comercial o una marca comercial registrada de Microsoft Corporation en EE.UU. y/o en otros países. Captura de pantalla de productos de Microsoft reimpresa con permiso de Microsoft Corporation. Las demás marcas comerciales son propiedad de sus respectivos titulares. Cualquier referencia a Global Electronics y a su logotipo se debe exclusivamente a fines explicativos y no existe la intención de hacer referencia a ninguna organización real Adobe Systems Incorporated. Reservados todos los derechos /06

24 Better by Adobe. Acerca del autor Con más de diez años en Adobe, Lori DeFurio ha pasado por muchos puestos. A lo largo de todo este tiempo, ha trabajado muy de cerca con el software de Adobe Acrobat, primero como ingenerio de sistemas involucrada con el equipo de ventas y luego como promotora técnica de Acrobat/PDF. En la actualidad ocupa un nuevo y excitante puesto en estrecha colaboración con la comunidad de usuarios de Acrobat. Además de escribir un divertido e informativo blog en blogs.adobe.com y una columna periódica en Lori viaja alrededor del mundo, dando charlas en conferencias, talleres, y grupos de usuarios de Acrobat, donde ayuda a cualquiera que quiera saber cómo sacar el mayor partido de Adobe Acrobat.