POLÍTICA EDITORIAL Y DE ACTUALIZACIÓN

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1 POLITICA EDITORIAL POLÍTICA EDITORIAL Y DE ACTUALIZACIÓN 1. Introducción: El presente documento determina los lineamientos para que el Municipio de MANÍ, que buscan otorgar a los servidores públicos territoriales un método claro para hacer seguimiento a los compromisos que deben ser consignados en el Plan de Acción de Gobierno en línea de cada entidad territorial. Todo ello orientado a garantizar el adecuado mantenimiento y actualización de los contenidos de los sitios web por parte de las entidades. 2. Política Editorial y de Actualización Debido a las características de los medios electrónicos, relacionadas especialmente con el hecho que los contenidos se pueden diseminar de forma rápida y a un gran número de personas, se ha definido una política editorial que establece las características que deben considerar las entidades al momento de publicar contenidos generales en medios electrónicos Características de los contenidos: Los contenidos deben ser entendibles, agradables y de fácil uso Los contenidos deben ser claros, precisos y de lenguaje sencillo. No debe dejar dudas sobre el mensaje que se desea transmitir. Se debe tener en cuenta que serán utilizados por personas de diferentes niveles de educación y de diferentes regiones del país. No se deben usar abreviaturas. Si se necesita utilizar abreviaturas, éstas deben ir referenciadas después de que son utilizadas por primera vez, entre paréntesis, inmediatamente después del texto al que hacen referencia. No se deben usar siglas sin que al pie se especifique qué significan. No se deben usar tecnicismos. Si es estrictamente necesario utilizarlos, se debe explicar el significado del mismo inmediatamente después de que es utilizado por primera vez, incluyendo la explicación dentro de paréntesis. No se deben utilizar términos en idiomas extranjeros. Cuando se hace necesario su uso, estos términos deben presentarse de forma que se diferencien del resto (escribiendo el término en caracteres itálicos) y deben

2 ser explicados inmediatamente después de la primera vez que son utilizados. En las fechas, no se deben utilizar abreviaturas para el nombre del mes. Se deben seguir las reglas sintácticas, gramáticas y ortográficas del idioma español, de acuerdo con la Real Academia Española. Los contenidos deben ser vigentes, relevantes, verificables y completos Los contenidos que el Estado ofrezca por medios electrónicos deben ser vigentes, relevantes, verificables, completos, que genere algún beneficio para los clientes y que no dé lugar a interpretaciones erradas. De igual forma, se debe evitar cualquier tipo de distorsión o interpretación tendenciosa de la información que va a ser publicada en medios electrónicos. Las entidades deben ofrecer sólo aquellos contenidos que sean de su competencia y sobre los cuales se tenga completa seguridad en términos de veracidad de los mismos. En caso de ofrecer contenidos tomados de un tercero ajeno a la entidad, se debe incluir la fuente de donde fueron tomados. Cuando se publique información en forma de artículos, la información debe provenir de fuentes totalmente confiables. Si la fuente no es totalmente confiable o si no se tiene certeza de la fuente de donde proviene, la información debe ser corroborada al menos con tres (3) fuentes adicionales, identificando las fuentes al final del artículo. Cuando se publique información en archivos para descargar, se debe indicar la fecha de publicación o de su última actualización. Las imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro material gráfico que se utilice, deben estar acordes con los textos. Cuando este tipo de material sufre algún tipo de tratamiento técnico (Por ejemplo: montajes, composición, transparencias, etc.), se debe indicar claramente en el Pie del material que éste ha sido tratado y ha sufrido modificaciones de su versión original. Antes de ofrecer contenidos, se debe validar la vigencia y calidad de los mismos.

3 Los contenidos no deben ser ofensivos ni discriminatorios Los contenidos provistos por medios electrónicos por el Estado Colombiano de ninguna forma pueden ser considerados como ofensivos, sexistas, racistas, discriminatorios, obscenos, en la medida que contenidos ofensivos atentan contra derechos fundamentales de los particulares. En todo momento se debe tener presente que se trata de la imagen del Estado. Se debe evitar todo tipo de estereotipos por raza, género, religión, origen étnico, localización geográfica, orientación sexual, discapacidad, apariencia física o estrato social. Los contenidos que se provean no deben reflejar los intereses, deseos, gustos ni ningún otro tipo de tendencia de sectores en particular. Igualmente, no deben reflejar posiciones políticas, Religiosas, económicas ni de ninguna otra índole, que puedan indicar preferencias con grupos específicos. No se deben utilizar regionalismos o frases coloquiales que son de uso común en algún lugar del país pero que en otras regiones pueden ser consideradas ofensivas. Los contenidos deben mantener la privacidad No se deben ofrecer contenidos que revelen aspectos confidenciales de las personas o entidades, que afecten el buen nombre o que puedan generar efectos legales adversos a las entidades que publiquen la información. Es importante en este punto tener claros conceptos jurídicos tales como indagatorias, llamado a juicio o demás, que de una u otra forma están afectando la condición jurídica de las personas o las instituciones. No se deben ofrecer contenidos de procesos sancionatorios en trámite, en la medida en que los mismos pueden estar reservados conforme a la ley. En el caso de antecedentes penales o disciplinarios, sólo se ofrecerán contenidos cuando se trate de antecedentes definitivos, en los casos en que aplique, se deberán mantener actualizados y se excluirán nombres de las personas cuando los antecedentes dejen de tener vigencia. En los casos en que se solicite información de los particulares, se aclarará que la misma sólo será utilizada para los fines para los cuales se solicita la información y que no será divulgada a terceros sin consentimiento de quien suministra la información, salvo en los casos previstos por la ley colombiana.

4 Los contenidos deben observar el derecho de autor y de propiedad intelectual Las obras protegidas por el derecho de autor que se encuentren dentro de los sitios Web hacen parte del patrimonio de la entidad pública y por lo tanto son considerados bienes fiscales, razón por la cual su utilización debe estar expresamente autorizada y así mismo se debe informar claramente al ciudadano qué puede hacer y qué no, con el material alojado. Si una entidad pública desea hacer uso (reproducción, transformación, o puesta a disposición) de materiales y obras protegidas por el derecho de autor, debe cerciorarse de contar con la debida autorización del titular de los derechos sobre dicho material. La protección del derecho de autor se aplica sobre los textos, imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro material gráfico, sonoro o visual y los programas informáticos y bases de datos. Cualquier material de este tipo que sea tomado de alguna fuente externa a la entidad debe ser considerado como una cita textual, por lo cual debe ir entre comillas dobles ( ) y se debe incluir la referencia del lugar donde fue tomada la cita, con al menos, los siguientes datos: autor(es), libro u otra fuente del cual fue tomada, fecha de publicación. La protección de los derechos de propiedad intelectual y propiedad industrial se observarán en lo relativo a marcas, nombres comerciales, logos, enseñas, lemas, nombres de dominio, Secretos empresariales, saber-hacer, diseños industriales, patentes, modelos de utilidad y derecho de autor. En caso que se detecten errores, omisiones, malas interpretaciones o cualquier situación en la que el contenido quede en duda, se debe corregir esta información de la manera más diligente. El desconocimiento de las normas vigentes en materia de derechos de autor, derechos de propiedad intelectual y de propiedad industrial puede generar acciones civiles o penales.

5 2.2 Criterios de Cumplimiento, responsables, periodicidad de actualización y fuentes de información: El presente cuadro debe ser utilizado por la entidad territorial como Guía y/o Referente para hacer monitoreo al cumplimiento del Manual de Gobierno en línea, los responsables del mismo y la periodicidad de actualización de sus Sitios Web y en este sentido de la Implementación de la Estrategia de Gobierno en línea GEL.

6 Acción Beneficios para los Ciudadanos Indicadores de Gestión Procedimientos de la actualización para el sitio web ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE MANÍ CODIGO: SGPC VERSIÓN: 01 Acceder a inform ación veraz de m anera organizada y confiable Tomado del Plan de Actualización Gobierno en Línea: Frecuencia sitio web del Metas Actividades Responsables Recursos Tiempo 2 bes es a la sem ana Definir res pons ables para la Com ité de *s itio web 2 Mes es actualización de cada uno de los gobierno en línea canales del m unicipio *inform ación de dependencias Prom over la participación de la Participar m ás activam ente de las Participación de la 4 bes es al A) Realizar foros electrónicos Com ité de *s itio web 6 Mes es com unidad en la interacción de la decis iones que se tom en al com unidad en año B) Revis ar correos electrónicos gobierno en línea *Correos gobernabilidad m ediante el interior de la adm inis tración tom a de ins titucionales del m unicipio electrónicos aprovechamiento de la TICs decis iones C) Revis ar buzón de quejas y ins titucionales reclam os y com unicaciones de la com unidad en la página web Convocar reuniones m ens uales del Mayor oportunidad para acceder a Cantidad de1 Reunión al A)Evaluar la eficiencia y eficacia Com ité de Sito web 4 Años com ité de gobierno en línea del m ás y m ejores tram ites y servicios servicios y m es de los trám ites y servicios que gobierno en línea m unicipio de Maní para dis eñar, en línea tram ites en línea es tán el línea del m unicipio im plem entar y ver el avance de trám ites y servicios m unicipales que B) Prom over nuevos tram ites o servicios en línea que se puedan se puedan aperar sobre la plataforma pres tar en la pagina web de internet As ignación de recurs o para la Continuidad de la es trategia de Creación de un Sos tenibilidad de la es trategia de Gobierno en Línea rubro Gobierno en Línea corres pondiente a es trategia de Gobierno en línea As ignación de recurs os hum anos para Continuidad de la es trategia de Creación de un la sos tenibilidad de la Es trategia de Gobierno en Línea rubro Gobierno el Línea corres pondiente a es trategia de Gobierno en línea Es trategias para el com ité de gobierno Continuidad de la es trategia de Porcentaje de en Línea del Municipio em palm e con la Gobierno en Línea funciones de la nueva Adm inis tración nueva adm inis tración vinculados al proces o de Gobierno en Línea 1 ves al año Des tinar un rubro para el Hos ting de la página web 1 ves al año Des tinar un rubro para la adm inis tración de la página web 100 Elaborar y publicar el docum ento em palm e Adm inis tración Dinero Municipal de Maní Adm inis tración Dinero Municipal de Maní 3 Años 3 Años Continuidad de Continuidad de 3 Años la es trategia de la es trategia de Gobierno en Gobierno en Línea del Línea del Municipio de Municipio de Maní Maní

7 3. Procedimiento para el manejo de canales del Sitio Web: 3.1 Procedimiento para el manejo general de los canales: Quiénes pueden obtener una cuenta de usuario? Los funcionarios encargados de cada una de las dependencias que se encuentran relacionadas o responsabilizadas en la publicación de contenidos serán las personas más importantes del suministro de información. Qué deben hacer para solicitarla? Para solicitar una cuenta de usuario debe: 1. Ser funcionario de la alcaldía de lo contrario debe ser un representante de algún gremio importante de la región 2. Contactarse con el líder para que el haga la solicitud ante la pagina encargada de dar soporte en este caso Cuál es el procedimiento? 1. Llenar el formulario en la página de soporte. 2. Esperar la respuesta. 3. Reclamar claves y/o solicitudes Cuáles son las condiciones de uso? La navegación por la página web del Municipio, atribuye la condición de Usuario del mismo e implica la aceptación plena y sin reservas de todas y cada una de las disposiciones incluidas en estas Condiciones Generales de Uso, por lo que si el usuario no está de acuerdo con cualquiera de las informaciones aquí establecidas, deberá enviar una queja o reclamo dentro de las políticas de privacidad de la misma. El uso de la información contenida en este portal implica que cada usuario acepta las siguientes condiciones de uso: 1. El Municipio de MANI a través del Programa Gobierno en Línea Territorial, ha diseñado este portal con el objetivo de facilitar a los usuarios el acceso a la

8 Información relativa a la gestión adelantada en los proyectos y actividades. Los datos que aquí se suministran provienen de múltiples fuentes, los cuales están protegidos por la Ley. El municipio de MANÍ, pone este material a disposición de los usuarios en forma individual, como licencia de usuario final, queda por lo tanto prohibida toda comercialización o usufructo de este derecho de acceso. 2. Se autoriza el uso de la información contenida en este portal, siempre y cuando se realice la cita textual. Queda en cambio prohibida la copia o reproducción de los datos en cualquier medio electrónico (redes, bases de datos, CD ROM, diskettes y USB) que permita la disponibilidad de esta información a múltiples usuarios sin el previo visto bueno del Municipio por medio escrito. 3. Los datos y la información en general que aparecen en este portal se han introducido siguiendo estrictos procedimientos de control de calidad. No obstante, el Municipio no se responsabiliza por el uso e interpretación realizada por terceros. 4. El material contenido en el portal consiste principalmente en información sobre la gestión adelantada por el Municipio, no aborda circunstancias específicas relativas a personas concretas. Cuál es el control editorial que realizará la alcaldía sobre los contenidos publicados por las Organizaciones sociales? a. Uso de lenguaje: El lenguaje debe ser siempre respetuoso b. No uso comercial: El espacio es para la comunicación de las actividades de las organizaciones sociales, no para la promoción de actividades comerciales o productos. c. Consistencia: los contenidos deben corresponder únicamente a la actividad misional de las organizaciones sociales. d. Otros: 3.2. Procedimiento de manejo del foro y del chat Periodicidad de apertura: La apertura del chat estará dada desde su habilitación mediante el acompañamiento de

9 gobierno en línea y estará habilitada en los horarios de 8:00 A.m a 5:00 P.m de lunes a viernes Temáticas: Los chats solo podrán contener temas relacionados con el municipio, cumpliendo los mismos requerimientos establecidos en el presente documento para su participación se tendrán en cuenta las siguientes condiciones: Reglas para participar en el chat: 1. Cada usuario es responsable de sus manifestaciones, opiniones y todo acto que realice en la sesión. 2. Se prohíbe el uso de lenguaje ofensivo 3. No se aceptan mensajes publicitarios no autorizados dentro de la participación. 4. No debe publicarse contenido protegido por derechos de autor o copyright sin la autorización previa de su autor. 5. En la sesión el moderador o administrador se reserva el derecho de eliminar usuarios o mensajes, sin previo aviso, a quien no respete las condiciones para participar. 3.3 Procedimiento de manejo del foro y del chat El manejo del foro y del chat estará orientado a responder las inquietudes presentadas por la ciudadanía el cual estará dirigido por un funcionario de la administración que atenderá todas las preguntas y sugerencias con fines constructivos ahí planteadas Procedimiento de manejo del buzón de PQR Para reportar una Petición, Queja o Reclamo el usuario debe: Diligenciar el formulario, con datos verídicos para dar respuesta a su solicitud. Escoger el tipo de mensaje a enviar, si es Petición, Reclamo o Queja. Escoger la dependencia a la cual desea enviar el mensaje. Diligenciar el Formulario para envío de la PQR s Nombres y Apellidos completos Documentos de identidad Teléfono

10 ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE MANÍ CODIGO: SGPC VERSIÓN: 01 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD FECHA: JUNIO 30/09 PAGINA 1 de 1 Ciudad de Teléfono Dirección Ciudad Asunto Comentario Para el caso de una Petición, tendrá este mensaje adicional: Desea que el asunto y comentario de esta petición sea publicada en el sitio de Peticiones, Quejas y Reclamos de la web? Dar clic en enviar y aparecerá el siguiente mensaje: Su Petición, Queja o Reclamo (según sea el caso) ha sido enviado correctamente a: Dependencia (escogida por el ciudadano). Puede consultar el estado de su solicitud mediante su número de identificación y el siguiente código de verificación: Saldrá un código (Se enviará al del usuario). Le estaremos dando respuesta dentro de los siguientes 15 días calendario. 4. Apropiación institucional del sitio Web A continuación se describen una serie de acciones puntuales que se deben desarrollar para fomentar el uso del sitio W eb por parte de los funcionarios Sensibilización. Se fomentan y desarrollan acciones de información, formación, asesoramiento y divulgación de los c contenidos, dirigidas a la comunidad, así como a instituciones, asociaciones y fundaciones del ámbito público o privado. Esto implica reconocer la importancia, incorporar los conceptos, manejar el lenguaje, modificar los hábitos, entre otras Capacitación Realizar capacitaciones para fomentar la apropiación de conceptos técnicos, el manejo de destrezas comunicativas, en sistemas, atención al ciudadano, optimización de procesos, entre otros Comunicación Se realizara un proceso de comunicación interna y externa que soportará la transmisión de los logros, retos, compromisos etc.

11 4.4. Reconocimiento. Se realizaran acciones en cuanto al proceso de reconocimiento hacia los funcionarios, proyectos o actividades que sobresalgan en la implementación de la estrategia y se publicaran constantemente en el sitio web. Elaboro WILLIAN FERNANDO BARRERA RIVERA Profesional de Apoyo a la Oficina de sistemas

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