COLPENSIONES POLÍTICA EDITORIAL Y DE ACTUALIZACIÓN DE CONTENIDOS SITIO WEB Y COMUNICACIONES.

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1 COLPENSIONES POLÍTICA EDITORIAL Y DE ACTUALIZACIÓN DE CONTENIDOS SITIO WEB Y COMUNICACIONES Página 1 de 21

2 INTRODUCCIÓN La Política editorial y de actualización de contenidos del sitio web y de comunicaciones de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), se desarrolló con el objetivo de establecer los lineamientos de comunicación y divulgación, así como su forma de entregarla tanto al cliente interno como externo, con el fin de responder acertadamente a sus necesidades. Así mismo, busca mantener informada a la ciudadanía acerca de las gestiones, trámites y resultados, de forma transparente, entendible, veraz, clara y ágil. El internet se ha convertido en un medio de comunicación y conexión masiva, que maximiza la inmediatez y facilidad de acceso a la información, con contenidos claros, simplificados y veraces. Para las entidades del Estado en Colombia, la Presidencia de la República elaboró en el año 2008 el Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia, documento que contiene los lineamientos y criterios para avanzar en su uso. Con el ánimo de acercar los afiliados, pensionados y empleadores a Colpensiones, facilitar los trámites, optimizar el acceso a la información, y basados en los lineamientos de Gobierno en Línea, se diseñó la página web sitio web que, con base en plataformas tecnológicas de punta, permite estar a la vanguardia de las dinámicas de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). Esta política garantiza que la información alojada en el portal, sea ordenada, revisada, clasificada y elaborada de tal manera que goce de aceptación de todas las personas que hacen parte de Colpensiones. De allí la necesidad de generarlo. Así mismo, guarda coherencia con los elementos de la estrategia de comunicación transversal, consistente en Informar y capacitar a la población en general en temas relacionados con el sistema de seguridad social, el Sistema General de Pensiones y el Régimen de Prima Media RPM. Así como dar a conocer a Colpensiones y sus actividades a los diferentes grupos objetivos a fin de fortalecer el Régimen de Prima Media y la relación con cada uno de sus actores. Página 2 de 21

3 ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN TRANSVERSAL El ingreso de Colpensiones al mercado previsional Colombiano, supone acciones estructurales que logren el posicionamiento de la empresa. Esto requiere el fortalecimiento de líneas de comunicación definidas no solo para cada segmento sino la línea transversal que sobre ella se edificará el mensaje que se quiere hacer llegar a la comunidad. Dada la escasa comunicación individualizada que la actual administradora del RPM realiza en sus diferentes actividades, y el bajo nivel de recordación de la marca se debe hacer un reenfoque de las líneas de comunicación teniendo como base las siguientes variables: Tecnología Oportunidad Servicio al Cliente Calidad Educación Deseamos lograr con las acciones a desarrollar, promover en la comunidad, el compromiso de COLPENSIONES con la capacitación en temas de Seguridad Social, Sistema General de Pensiones de cara al Régimen de Prima Media y las nuevas tecnologías que facilitaran todos los procesos; reconocer que el corazón de todo nuestro actuar es el servicio al cliente en términos de calidad y oportunidad. Esta proyección nos hará más visibles en el mercado y fortalecerá los vínculos con afiliados, pensionados, aportantes y contribuyentes. Se propone realizar un planteamiento estratégico y coherente en el desarrollo para lograr los objetivos que nos hemos trazado: Construcción de una imagen sólida corporativa basado en pilares como: rentabilidad social, transparencia, calidad y orientación al cliente. Página 3 de 21

4 Educación permanente a la comunidad sobre qué es y en qué consiste el RPM, deberes y derechos de los afiliados, beneficios del RPM de acuerdo a los diferentes segmentos de la población. Garantizar respuestas oportunas a las solicitudes de los clientes en todos y cada uno de los canales de comunicación y distribución que haya definido Colpensiones. Crear relaciones de alianza, confiables y duraderas con los afiliados, aportantes y contribuyentes. Desarrollar una nueva imagen del portal, más homogénea, sencilla, de fácil acceso a todos los grupos poblacionales con sub- sitios dedicados a la atención de ciertos segmentos como los aportantes. Fortalecer los procesos investigativos a fin de detectar nuevas y mejores prácticas que permitan un conocimiento más preciso sobre los diferentes grupos de clientes para orientar mejor las soluciones, productos y servicios que desarrolle Colpensiones. Diseñar, implementar y mantener Programas de fidelización orientados a captar, mantener y retener afiliados y aportantes para la generación de flujos constantes de aportes. Desarrollar nuevos mecanismos de capacitación y educación interna y externa a través del programa de Biblioteca RPM. Programa de relacionamiento con los medios de comunicación manteniendo una imagen positiva, remitiendo información suficiente y oportuna para tener informada a la ciudadanía de los procesos que Colpensiones adelanta en beneficios de sus afiliados, pensionados y aportantes. Desarrollo de la estrategia de gestión comercial que busca la aclaración de cuentas para la disminución de deudas presuntas y deudas reales a través de la formación y capacitación de un equipo comercial comprometido con este objetivo. Para garantizar que la estrategia de comunicación no se desvíe y pueda generar inconvenientes, los anteriores puntos se concentran en las líneas fundamentales de actuación: Estrategia Digital Biblioteca RPM Comunicación Actividades Interna hacia los Medios de Comunicación Imagen Corporativa Página 4 de 21

5 La descripción específica de cada línea de actuación se explica en la Estrategia de Comunicación Transversal de Colpensiones. MANUAL DE IDENTIDAD VISUAL Colpensiones, reconoce la importancia de la identidad visual, que genera una marca de identidad frente a sus clientes y usuarios, por lo que cuenta con un Manual de Identidad Visual. Un sistema de identidad visual es un lenguaje gráfico y, como todo lenguaje, está compuesto por letras (ELEMENTOS) y gramática (REGLAS DEL SISTEMA) que al combinarse garantizan una clara identificación de Colpensiones en todas sus manifestaciones visuales. El manual suministra una serie de pautas para la aplicación del sistema de identidad y está diseñado para ser utilizadas de manera constante. Está dirigido a aquellas personas que de alguna forma estén involucradas en la creación y producción de piezas gráficas para Colpensiones. EL SIMBOLO El símbolo que representa a Colpensiones es un árbol que ha sido ilustrado con las letras C y P (Colpensiones). En este árbol hay un fruto rojo. Esta imagen representa la seguridad, solidez y protección que transmite un árbol, y a la vez, el fruto representa el fruto del trabajo, símbolo perfecto para representar las pensiones. Es una imagen clara y universal que proyecta la razón de ser de Colpensiones. Página 5 de 21

6 MODULO TIPOGRAFICO El módulo tipográfico es sencillamente la palabra Colpensiones. Col está en tipografía ITC Quorum Black y pensiones en tipografía ITC Quorum Medium. La tipografía ITC Quorum sólo debe ser utilizada para el logosímbolo. Para otros textos se debe utilizar la tipografía institucional (Pg. 9 Manual de Imagen). LOGOSIMBOLO El logosímbolo está compuesto por el símbolo y por el módulo tipográfico. En la versión horizontal, el símbolo se ubica a la izquierda del módulo tipográfico, que encaja entre la serifa del tronco y la barriga de la P. En la versión vertical, el símbolo está ubicado arriba del módulo tipográfico y el tronco queda arriba de las letras sion de Colpensiones. Se utiliza una u otra versión del logotipo según la pieza y espacio gráfico disponible para su ubicación. VERSION HORIZONTAL VERSION VERTICAL Página 6 de 21

7 EL SISTEMA DE COLOR El sistema de color cuenta con 5 colores, 4 de ellos derivados del logosímbolo: tres tonos de verde, azul y rojo. El color gris es un color complementario a la identidad que combina armónicamente con los demás colores. El color primario en el sistema es el azul, seguido de los verdes como colores secundarios. El rojo y el gris son colores terciarios. Esto quiere decir que el color dominante en las aplicaciones y piezas gráficas es el azul, seguido por los verdes y luego rojo y gris. Además de ser los colores del logosímbolo, estos colores deben ser utilizados para textos o elementos de diseño en piezas gráficas. TIPOGRAFIA En el logosímbolo se utiliza la familia ITC Quorum, pero esta tipografía sólo se debe utilizar en el logosímbolo. Para otros textos se debe utilizar la tipografía institucional: Calibri. En casos EXTREMOS donde no esté disponible la fuente Calibri, se debe utilizar la tipografía Helvética para reemplazarla. Los planos técnicos, versiones y reglas, se pueden consultar en el Manual de Identidad Visual de Colpensiones. PUBLICOS OBJETIVOS Según la Estrategia de Comunicación Transversal, el público objetivo de Colpensiones se divide en tres grupos: 1. Funcionarios, que comprende los funcionarios de la Oficina Central, de las Oficinas Regionales PAC y fuerza comercial y corresponsales. 2. Población, que abarca afiliados, prepensionados, pensionados, aportantes y contribuyentes. Página 7 de 21

8 3. Institucional, Gobierno Nacional, medios de comunicación, redes sociales y entidades públicas y privadas. Para satisfacer las necesidades comunicaciones del público objetivo, la estrategia definió los lineamientos para cada uno: Funcionarios Funcionarios Oficina Central Funcionarios Oficinas Regionales PAC Fuerza Comercial y Corresponsales Qué se quiere comunicar 1. Sentido de Pertenencia. 2. Compromiso. 3. Orientación servicio al cliente 4. Integridad 1. Orientación Servicio al Cliente. 2. Tener soluciones ágiles. 3. El cliente es la ra$on de ser. 4. Integridad 1. Compromiso. 2. Servicio al cliente. 3.Efectividad. 4. Integridad- Asesoría y Conocimiento. Tono, Modo y Manera Tono Individual, Empático. Manera expositiva y Modo reflexivo. Tono argumental. Manera expositiva y Modo reflexivo. Tono argumental. Manera Expositiva y Modo coloquial. Población Afiliados Qué se quiere comunicar 1. El dueño de su historia. 2. El aliado. 3. Calidad y servicio al cliente. 4. Tecnología a su servicio. 5. Construcción de Respuesta a sus necesidades. Tono, Modo y Manera Tono Servicial y empático. Manera expositiva y Modo coloquial. Pre- Pensionados 1. Seguridad. 2. Aliado. 3. Duaño de su Historia 4. Servicio oportuno y ágil. 5. Orientación a las necesidades del cliente. 6. Reconocimiento Tono Individual y servicial. Manera sugerente. Modo coloquial Página 8 de 21

9 Población Pensionados Aportantes Contribuyentes Qué se quiere comunicar 1. Tranquilidad. 2. Reconocimiento. 3. Preferencia. 4. Inspiradores 5. Sueño hecho realidad. 1. Responsabilidad social. 2. Saneamiento de deudas. 3. Aliado estratégico. 4. Solidaridad 1. Saneamiento de deuda 2. Responsabilidad social país 3. Trabajo en Red. 4. Solidaridad Tono, Modo y Manera Tono Inspiracional y Positivo, Manera Individual y empático. Modo Coloquial Tono profesional serviciales individualizado Manera Informativo argumental, Modo Reflexivo Tono profesional serviciales individualizado Manera Informativo argumental, Modo Reflexivo Institucional Gobierno Nacional Medios de Comunicación Redes Sociales Entidades Públicas y Privadas Qué se quiere comunicar 1.Sostenibilidad. 2.Educación permanente. 3.Eficiencia y Transparencia 3.Rentabilidad Social 1. Transparencia 2. Rentabilidad Social 3.Orientación y servicio al Cliente 4. Educacion permanente 1. Rentabilidad Social. 2. Educacion 3. Efectividad. 4. Tecnología de punta 5. Servicio y orientación al cliente. 1. Rentabilidad Social. 2. Efectividad en soluciones y atención. 3. Tecnología de punta 4. Servicio y orientación al cliente. Tono, Modo y Manera Tono Profesional- Manera Informativo argumental, Modo Reflexivo Tono Profesional- Manera Informativo, Modo Reflexivo Tono individualizadoinspiracional positivo, manera sugerente y modo coloquial Tono Profesional- Manera Informativo argumental, Modo Reflexivo Página 9 de 21

10 ESTÁNDARES PARA LAS ACTUALIZACIONES 1. ADMINISTRACIÓN DEL PORTAL La Administración del portal estará a cargo del Web Máster. Los contenidos serán definidos por el Comité Editorial, el cual será coordinado por el Director de Comunicaciones. 2. CARACTERISTICAS DE LOS CONTENIDOS PARA WEB Y MEDIOS DE COMUNICACION 1.1 Los contenidos deben ser entendibles, agradables y de fácil uso Los contenidos deben ser claros, precisos y de lenguaje sencillo. No debe dejar dudas sobre el mensaje que se desea transmitir. Se debe tener en cuenta que serán utilizados por personas de diferentes niveles de educación y de diferentes regiones del país. No se deben usar abreviaturas. Si se necesita utilizar abreviaturas, éstas deben ir referenciadas después de que son utilizadas por primera vez, entre paréntesis, inmediatamente después del texto al que hacen referencia. No se deben usar siglas sin que al pie se especifique qué significan. No se deben usar tecnicismos. Si es estrictamente necesario utilizarlos, se debe explicar el significado del mismo inmediatamente después de que es utilizado por primera vez, incluyendo la explicación dentro de paréntesis. No se deben utilizar términos en idiomas extranjeros. Cuando se hace necesario su uso, estos términos deben presentarse de forma que se diferencien del resto escribiendo el término en caracteres itálicos) y deben ser explicados inmediatamente después de la primera vez que son utilizados. En las fechas, no se deben utilizar abreviaturas para el nombre del mes. Se deben seguir las reglas sintácticas, gramáticas y ortográficas del idioma español, de acuerdo con la Real Academia Española. 1.2 Los contenidos deben ser vigentes, relevantes, verificables y completos Los contenidos por medios electrónicos y medios convencionales de comunicación, deben ser vigentes, relevantes, verificables, completos, que genere algún beneficio para los clientes y que no dé lugar a interpretaciones erradas. De igual forma, se debe evitar cualquier tipo de distorsión o interpretación tendenciosa de la información que va a ser publicada en medios electrónicos. Se debe ofrecer sólo aquellos contenidos que sean de nuestra competencia y sobre los cuales se tenga completa seguridad en términos de veracidad de los mismos. En caso de ofrecer contenidos tomados de un tercero ajeno a la entidad, se debe incluir la fuente de donde fueron tomados. Página 10 de 21

11 Cuando se publique información en forma de artículos, la información debe provenir de fuentes totalmente confiables. Si la fuente no es totalmente confiable o si no se tiene certeza de la fuente de donde proviene, la información debe ser corroborada al menos con dos (2) fuentes adicionales, identificando las fuentes al final del artículo. Cuando se publique información en archivos para descargar, como formularios, se debe indicar nombre del formulario, responsable, dependencia que lo elabora, usabilidad, visto bueno del Manual de Imagen, la fecha de publicación o de su última actualización. Las imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro material gráfico que se utilice, deben estar acordes con los textos. Cuando este tipo de material sufre algún tipo de tratamiento técnico (por ejemplo: montajes, composición, transparencias, etc.), se debe indicar claramente en el pie del material que éste ha sido tratado y ha sufrido modificaciones de su versión original Antes de ofrecer contenidos, se debe validar la vigencia y calidad de los mismos. Los sitios web no debe contener enlaces a páginas externas diferentes a las relacionadas con las competencias de la Entidad. Los contenidos no deben ser ofensivos ni discriminatorios Los contenidos provistos por medios electrónicos por el Estado Colombiano de ninguna forma pueden ser considerados como ofensivos, sexistas, racistas, discriminatorios, obscenos, en la medida que contenidos ofensivos atentan contra derechos fundamentales de los particulares. En todo momento se debe tener presente que se trata de la imagen del Estado. Se debe evitar todo tipo de estereotipos por raza, género, religión, origen étnico, localización geográfica, orientación sexual, discapacidad, apariencia física o estrato social. Los contenidos que se provean no deben reflejar los intereses, deseos, gustos ni ningún otro tipo de tendencia de sectores en particular. Igualmente, no deben reflejar posiciones políticas, religiosas, económicas ni de ninguna otra índole, que puedan indicar preferencias con grupos específicos. No se deben utilizar regionalismos o frases coloquiales que son de uso común en algún lugar del país pero que en otras regiones pueden ser consideradas ofensivas. No obstante, el modo coloquial así como tutear, se adoptan exclusivamente para campañas en medios de comunicación y/o publicidad, de acuerdo al público objetivo de la campaña que se realice y en determinadas regiones y/o territorios. 1.3 Los contenidos deben mantener la privacidad No se deben ofrecer contenidos que revelen aspectos confidenciales de las personas o la entidad, que afecten el buen nombre o que puedan generar efectos legales adversos a las entidades que publiquen la información. Es importante en Página 11 de 21

12 este punto tener claros conceptos jurídicos tales como indagatorias, llamado a juicio o demás, que de una u otra forma están afectando la condición jurídica de las personas o las instituciones. No se deben ofrecer contenidos de procesos sancionatorios en trámite, en la medida en que los mismos pueden estar reservados conforme a la ley. En el caso de antecedentes penales o disciplinarios, sólo se ofrecerán contenidos cuando se trate de antecedentes definitivos, en los casos en que aplique, se deberán mantener actualizados y se excluirán nombres de las personas cuando los antecedentes dejen de tener vigencia. En los casos en que se solicite información de los particulares, se aclarará que la misma sólo será utilizada para los fines para los cuales se solicita la información y que no será divulgada a terceros sin consentimiento de quien suministra la información, salvo en los casos previstos por la ley colombiana. 1.4 Los contenidos deben observar el derecho de autor y de propiedad intelectual Las obras protegidas por el derecho de autor que se encuentren dentro de los sitios Web o en los medios de comunicación, hacen parte del patrimonio de la entidad pública y por lo tanto son considerados bienes fiscales, razón por la cual su utilización debe estar expresamente autorizada y así mismo se debe informar claramente al ciudadano qué puede utilizar y qué no, del material alojado. Si se desea hacer uso (reproducción, transformación, o puesta a disposición) de materiales y obras protegidas por el derecho de autor, se debe cerciorar de contar con la debida autorización del titular de los derechos sobre dicho material. La protección del derecho de autor se aplica sobre los textos, imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro material gráfico, sonoro o visual y los programas informáticos y bases de datos. Cualquier material de este tipo que sea tomado de alguna fuente externa a la entidad debe ser considerado como una cita textual, por lo cual debe ir entre comillas dobles ( ) y se debe incluir la referencia del lugar donde fue tomada la cita, con al menos, los siguientes datos: autor(es), libro u otra fuente del cual fue tomada, fecha de publicación. La protección de los derechos de propiedad intelectual y propiedad industrial se observarán en lo relativo a marcas, nombres comerciales, logos, enseñas, lemas, nombres de dominio, secretos empresariales, saber-hacer, diseños industriales, patentes, modelos de utilidad y derecho de autor. En caso que se detecten errores, omisiones, malas interpretaciones o cualquier situación en la que el contenido quede en duda, se debe corregir esta información de la manera más diligente. El desconocimiento de las normas vigentes en materia de derechos de autor, derechos de propiedad intelectual y de propiedad industrial puede generar acciones civiles o penales. Página 12 de 21

13 FLUJOGRAMA PARA LA ELABORACION DE CONTENIDOS Insumos Proceso Productos 1. El funcionario manifiesta por correo electrónico preferiblemente u oficio la necesidad a divulgar. En ocasiones, las solicitudes de los clientes pueden generar noticia, así como las visitas a determinada página. 2. La Dirección de comunicaciones socializa la solicitud en el Comité Editorial para viabilizar o no la divulgación basada en criterios periodísticos, las razones del solicitante y los definidos por la Presidencia. De ser viable elige el medio apropiado de acuerdo con el tema, objetivo y población para su divulgación. 1. CONTENIDOS Y SU CLASIFICACION 3. La Dirección de comunicaciones diseña el producto basada en el Plan de Medios. El Presidente dará las declaraciones del caso (de no ser posible delegará a quien corresponda ya que es la voz oficial de la entidad); junto con los testimonios de los usuarios en caso de que se requiera. 4. Se elabora el material, el cual será revisado por el funcionario solicitante y el Presidente antes de su divulgación. 5. Se publica o emite el material. Se guarda el soporte (screenshot) y se reenvía vía correo electrónico a los funcionarios. Si es para la página web, se debe indicar el día que se requiere su publicación. Se realizar el screenshot para el archivo. 2.1 Noticiosos Es la información basada en datos y hechos que generan noticia de interés y que es responsabilidad directa de la Dirección de Comunicaciones (boletines de prensa, noticias, crónicas, videos, piezas de radio, convocatorias, etc.), sobre eventos a realizar, talleres, balances, avances, resultados, informe de rendición de cuentas y demás de actualidad. Las noticias, según su emisión, deben estar alojadas en el home en Noticias, actualizándose al menos tres veces a la semana. MEDIOS DE COMUNICACIÓN A continuación se relacionan los medios de comunicación internos y externos con los que cuenta Colpensiones para ejecutar el Plan de Comunicación Institucional. EXTERNOS Boletines de prensa (escrita, radial y televisiva): Se emiten según la necesidad sin límite alguno, sin embargo se debe tener en cuenta el contexto en el que se desarrolla la información para no cansar a los medios y menos a los Página 13 de 21

14 lectores. No debe superar las tres cuartillas, letra Calibri 12 y acompañado de mínimo 3 fotografías en tamaño de 3 a 5 MB. Se envía vía correo electrónico en promedio dos semanales a todos los medios locales, regionales y nacionales, para ello se debe contar con una base de datos actualizada. Dependiendo del tema, se emiten boletines de prensa solamente a periodistas que han requerido a la entidad como fuente, en ocasiones las entrevistas se da mediante llamadas telefónicas, para lo cual la Dirección de Comunicaciones debe garantizar en la medida que se pueda, la grabación de la llamada. Los boletines de prensa son publicados en la página Web de Colpensiones para consulta de los funcionarios y público en general, de igual forma, los boletines publicados en medios escritos se archivan para consultas necesarias o se reporta en una base de diagnóstico de medios. Espacios institucionales de Colpensiones Corresponden a espacios institucionales contratados por la entidad: radio, prensa, televisión, internet, revistas y exteriores. Los productos son elaborados por la Dirección de Comunicaciones con el apoyo de funcionarios en el suministro de información. Prensa Se trata de espacios institucionales regulares según la contratación, que se publican en prensa escrita de circulación diaria a nivel nacional y regional. Radio Por ser un medio económico, de amplio espectro y difusión, goza de gran credibilidad y audiencia además de cubrimiento. Los espacios se emiten según la disponibilidad de contratación, en emisoras regionales y nacionales. Es un espacio que satisface las necesidades informativas de todos los públicos, allí se da a conocer información general de la entidad, mediante mensajes institucionales o publicidad. Televisión Colpensiones contempla la producción de audiovisuales corporativos como por ejemplo videos anuales de gestión institucional, campañas educativas, información sobre proyectos y temas puntuales, según la necesidad establecida. Respecto a la información de audio y video, la entidad debe ofrecer la información más relevante para sus usuarios en audio y/o video, considerando que los archivos deben ser de calidad y al mismo tiempo permitir una fácil visualización en el sitio Web, disponiendo de los controles para manejar su reproducción. Los videos deben incluir: - Sub-titulación - Una breve descripción de su contenido o la transcripción del mismo - Fecha de elaboración - Cumplir con los estándares de accesibilidad para elementos no textuales definidos en la Página 14 de 21

15 norma de accesibilidad NTC La información relevante a que se hace referencia puede ser determinada a partir de consulta a los usuarios o del análisis de las estadísticas de uso del sitio web. Revistas Son publicaciones periódicas, no diarias, que brindan noticias de actualidad donde varía su inmediatez. Su ventaja es ofrecer información basada en investigaciones sobre temas especializado; en mejor presentación y cantidad. Exteriores La publicidad exterior se ubica en lugares públicos, dirigida a un público especifico, la comprenden vallas, carteles, pasacalles, rótulos luminosos, letreros, etc. Su ventaja, es que el tamaño, diseño, colores y ubicación, permite captar la atención del público, garantizando su lectura y receptividad. Página Web Colpensiones cuenta con la página Web en la que se publican los avances, procesos y resultados del accionar institucional, así como trámites. Informe de Gestión Anual Contiene el informe de la gestión anual de la entidad. Se divulga en formato de cartilla, aunque también se publica en la página web. Es elaborado por la Vicepresidencia de Planeación y distribuido a las partes interesadas en espacios como las audiencias de rendición de cuentas, entre otros, eventos a cargo de la Dirección de Comunicaciones. También se divulga en los medios de comunicación disponibles. Material POP Este material guarda los lineamientos del Manual de Imagen Visual y contiene información publicitaria de Colpensiones, campañas y su accionar. Será entregado a todos los clientes de la entidad y debe estar al alcance de todos. INTERNOS INTRANET Esta tecnología permite a todos los miembros de la entidad, compartir parte de sus sistemas de información y operacionales. BOLETIN INTERNO Es una pieza comunicativa que circula en la Intranet de forma mensual para todos los funcionarios de la entidad. Incluye información como fechas de cumpleaños, celebración de fechas relacionadas con el accionar de Colpensiones como aniversarios (para lo cual se Página 15 de 21

16 debe crear el calendario), mensajes institucionales, de salud ocupacional, bienestar, juegos, entre otros. CARTELERAS INSTITUCIONALES Y PANTALLAS ELECTRONICAS DE TURNOS Las carteleras informativas y las pantallas electrónicas de turnos son exhibidas dentro de la entidad. Existen 60 carteleras y pantallas aproximadamente, una en cada oficina con información institucional. Son un importante medio de difusión no sólo para los usuarios internos sino también los externos. La Dirección de Comunicaciones socializa los temas a publicar en el Comité Editorial, previamente recibiendo sugerencias de dependencias como gestión humana, contratación, planeación, entre otros. De igual forma, existen carteleras del Sistema de Gestión de Calidad, en las que se da a conocer la misión, visión, política y objetivos, entre otros. CAMPAÑAS PUBLICITARIAS EDUCATIVAS Se diseñarán campañas publicitarias con un componente educativo importante, a nivel nacional y por regiones o territorios, con el fin de dar a conocer los productos y servicios de la entidad. Lineamientos para la elaboración de contenidos noticiosos para publicación en el sitio web institucional y para medios de comunicación Los textos no deben superar las dos cuartillas, letra Calibri 12. Toda información a publicar debe tener un título de un solo renglón. Debe tener un resumen de la noticia, no más de un párrafo de tres renglones. Para web no se exige. El texto se debe soportar con una (1) a tres (3) fotos que refuercen lo que dice el texto. Fotografías: para página web debe ser formato web grande en editor Microsoft Office Picture Manager. Para prensa y medios entre 3 a 5 MB y para exteriores, pendones y/o afiches superior a 10 MB. En lo posible en formato JPG o GIF Manejo de redes sociales La Dirección de Comunicaciones tiene a cargo el manejo, administración y actualización de las redes sociales de Colpensiones. Esta atenderá requerimientos de otras dependencias y/o solicitará la información del caso para su publicación. Así como se encargará de dar la respuesta a las solicitudes de la ciudadanía que por estos medios se haga. 2.2 Especializados Se relaciona con documentos e información emitida por las vicepresidencias, y que tienen que ver con el cumplimiento de los objetivos misionales, como documentos, Página 16 de 21

17 normatividad, trámites, proyectos, planes y que son de consulta obligada para los clientes. Este material debe ser revisado por la Dirección de Comunicaciones a efectos de ortografía y gramática sin cambiar el sentido. El generador del documento es el responsable del mismo, contando con el visto bueno de su supervisor inmediato. Los documentos, se deben publicar en formato PDF. Lineamientos: Los textos no deben superar las cinco cuartillas, letra Calibri 12. Toda información a publicar debe tener un título de un solo renglón. El texto se debe soportar con tres (3) a cinco (5) fotos que refuercen lo que dice el texto, puede utilizar recursos como cuadros, tablas y gráficas. Fotografías: deben ser de entre 3 a 5 MB. En lo posible en formato JPG o GIF. COMITÉ EDITORIAL Colpensiones cuenta con un Comité Editorial, ente auditor y validador de los contenidos informativos y educativos que elabore Colpensiones, a publicar tanto en la página web como en los medios de comunicación internos y externos de la entidad, siguiendo los lineamientos de Gobierno en Línea para garantizar transparencia, veracidad y claridad en la información a suministrar. De igual forma, el comité deberá gestionar la consecución de información, revisión y aprobación para publicación. Así como proponer alternativas que dinamicen los medios de comunicación como nuevas funcionalidades y otros. El Comité Editorial deberá estar integrado, como mínimo por: El Presidente de Colpensiones o un representante de la alta dirección. El líder de Gobierno en línea, el cual es designado oficialmente por el representante legal. El jefe de la Oficina responsable de Planeación o su delegado, del nivel asesor. El jefe de la Oficina responsable de Servicio al Ciudadano o su delegado, del nivel asesor El jefe de la Oficina Jurídica y Doctrinal o su delegado, del nivel asesor. El jefe de la Oficina Comercial o su delegado, del nivel asesor. El Director de la Oficina de Comunicaciones y Prensa o su delegado. El community manager, perteneciente a la Dirección de comunicaciones, quien crea, gestiona y dinamiza la comunidad de usuarios de la página web. Página 17 de 21

18 Los representantes de cada Dirección y/o Área y/o Programa de la entidad como invitados, de acuerdo con las temáticas a tratar. El coordinador del Comité Editorial es el Director de Comunicaciones, pero el encargado de la página web es el community manager. Cada encargado de la actualización, es el responsable del contenido publicado, según se muestra en la tabla de actualización al final de este documento. Es por ello, que el comité autorizará la creación de cuentas de usuario, con el fin de fortalecer la actualización de sus espacios en la web. La Dirección de comunicaciones prestará apoyo para la revisión de contenidos en lo relacionado con redacción y ortografía. Funciones 1. El Comité Editorial es el órgano que decide sobre los contenidos, normativa y normalización de las publicaciones internas y externas que realice la entidad. 2. Recibe los textos que se presentan para publicación, los dictamina en primera instancia y rechaza o acepta inicialmente, selecciona evaluadores externos si fuera el caso y decide sobre el contenido final de la publicación. 3. Tiene potestad para solicitar y encargar textos para publicar acorde a las necesidades de la entidad. 4. En su toma de decisiones, el Comité Editorial debe guiarse por la línea de comunicación definida para cada segmento y las estrategias de comunicación que determine Colpensiones, al igual que las normas vigentes y recomendaciones de la Superintendencia Financiera de Colombia. 5. El Comité Editorial es elegido por la Vicepresidencia Comercial con autorización de la Presidencia y realizará sus funciones por período anual. Un mismo Comité Editorial puede ser reelegido ilimitadamente. 6. En caso de baja por cualquier motivo de algún miembro del Comité Editorial, su puesto puede ser sustituido provisionalmente por la persona que designe el Presidente de Colpensiones. 7. El Comité Editorial está integrado por ocho personas, de las cuales se deberá escoger cinco para las siguientes funciones: dirección, subdirección, secretaria y dos vocalías. Además de dictaminar sobre los textos que se reciben, la dirección es la encargada de coordinar la actividad del Comité Editorial; la subdirección le auxilia en su cometido y la sustituye en caso necesario; y la secretaría se ocupa de la gestión del proceso editorial y levanta acta de las reuniones del Comité Editorial. 8. Los miembros del Comité Editorial deben ser del primer y segundo nivel de la organización, tener conocimientos jurídicos, comerciales, de servicio al cliente y de producto (Seguridad Social Régimen de Prima Media). 9. El Comité Editorial toma sus decisiones por mayoría de sus miembros. En caso de empate, la dirección tiene voto de calidad. En situaciones de urgencia, la dirección debe asumir la responsabilidad de tomar decisiones sobre el contenido de la información a publicar. Página 18 de 21

19 10. El Comité Editorial sesionará semanalmente en un máximo de 2 horas; sin embargo podrá convocar a sesiones extraordinarias en una misma semana. 11. La persona que realice las funciones de Secretario deberá enviar la agenda de la reunión con la copia de los textos (archivo en Word) mínimo dos días hábiles antes de la sesión ordinaria. 12. Los miembros del comité se comprometen a leer y hacer los comentarios y correcciones de los documentos que se les remita previo a las sesiones ordinarias del Comité Editorial. POLITICA DE ACTUALIZACION COLPENSIONES TEMA CONTENIDO DEPENDENCIA - RESPONSABLE SIC - SAC Que es SAC, quien es el consumidor VP Servicio al financiero, derechos y deberes, Ciudadano SAC - como enviar una petición, queja, Paola Rivera. reclamo o sugerencia, practicas de protección propias, defensor del consumidor financiero y Superintendencia Financiera de Colombia. CANALES ATENCION DE ACCESO A USUARIO CONTACTENOS INICIO AFILIADO Presenciales: puntos de atención al usuario, Supercades y oficinas de atención al ciudadano No presenciales: call center, chat, página web. Quienes somos, misión y visión objetivos y funciones, organigrama, directorio de entidades, directorio de agremiaciones y asociaciones datos de contacto, contratación y normatividad AFILIACION: beneficios del rpm quienes deben afiliarse como se pueden afiliar que se requiere para trasladarse de régimen trabajadores independientes; COMO SE PUEDEN REALIZAR LOS VP Servicio al Ciudadano SAC - Adriana y Felipe. Web máster VP Jurídica y VP de Planeación. Vicepresidencia del Servicio al Ciudadano. FRECUENCIA DE ACTUALIZACION Mensual Quincenal Quincenal Quincenal Según la necesidad. Semanal Página 19 de 21

20 EMPLEADOR PENSIONADO APORTES HISTORIA LABORAL (actualización de datos) COLPENSIONES EN EL EXTERIOR TIPOS DE PENSION EN EL RPM Y REQUISITOS. PENSIONES: pensiones, de invalidez, vejez, sobrevivientes, especiales del servidor público, indemnización sustitutiva, régimen de transición y auxilio funerario; DOCUMENTOS PARA TRAMITES: tiempos públicos, invalidez, vejez, vejez anticipada por invalidez, vejez padres hijo invalido, alto riesgo Sobrevivientes (conyugues y/o compañeras(os), hermanos inválidos, hijos y padres); pensiones compartidas, auxilio funerario, solicitud por empleadores, documentos adicionales para el servidor público e indemnización sustitutiva; Vicepresidencia de Beneficios y Prestaciones. Semanal Semanal CUOTAS PARTES PENSIONALES; BONO PENSIONAL: generalidades y formatos de solicitud. NOMINA PENSIONADOS: trámites nomina (pago pensionados en el exterior); consulta certificados en línea (nomina pensionados y certificaciones) y cague/validación información terceros (cooperativas, asociaciones, fondos; préstamos bancarios y traslado EPS). MEDICINA LABORAL: subsidio por incapacidad laboral, calificación pérdida capacidad laboral, convenio Página 20 de 21

21 España y revisión estado invalidez. BIBLIOTECA Web máster. Según la necesidad. NOTICIAS Dirección de Diaria comunicaciones INSTITUCIONAL Semanal Página 21 de 21

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