CONCEPTOS GENERALES INTRODUCCIÓN

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1 gmail.com CONCEPTOS GENERALES INTRODUCCIÓN El presente manual ha sido preparado haciendo hincapié sobre todo en los procedimientos, sin embargo usted encontrará el suficiente marco teórico de cada tema, el que será ampliado por el instructor mediante las Práctica Dirigidas. PRESENTACIÓN Microsoft Excel para Windows es una hoja electrónica de cálculo diseñada para trabajar en un ambiente gráfico combinando tres tipos de programas: Hoja de Cálculo, Gráficos y Gestión de Base de Datos. Es una herramienta de pronóstico empresarial y análisis financiero que le permitirá tomar decisiones basándose en la evaluación de resultados obtenidos. INICIO DE TRABAJO EN MICROSOFT EXCEL Prender la computadora, se cargará el programa MS-Windows. Hacer un Clic en INICIO, seleccionar la opción Programas, luego hacer un Clic en la opción Microsoft Excel. (Si está en red, deberá ingresar nombre, contraseña y dominio) PANTALLA PRINCIPAL DE MICROSOFT EXCEL Menú de Control de Programa Utilice este Menú para mover, cambiar el tamaño, restaurar, maximizar, minimizar y cerrar la ventana, así como también para cambiar de aplicación. Barra de Títulos Barra situada en la parte superior de la ventana de Excel, presenta el nombre de la aplicación y de la hoja activa. Después de cargar Excel, se leerá por primera vez Microsoft Excel-Libro 1. Como la hoja no tiene nombre todavía, Excel lo llamará por ahora Libro1. Barra de Menú Principal Es el Menú Principal de Excel, contiene las diferentes opciones que puede usar (8 opciones). Cada una tiene una lista de opciones que cae como una persiana en la pantalla. Manual Excel Básico Página 1

2 Botones de Minimizar, Maximizar y Restaurar Permiten cambiar el tamaño de la ventana activa utilizando el Mouse. La flecha hacía arriba maximiza la ventana, la flecha hacía abajo la minimiza y ambas flechas restaura la ventana. Barras de Herramientas Barras con botones que permiten el acceso rápido e instantáneo a los comandos más frecuentes de Excel utilizando el Mouse. Tiene disponible las siguientes barras: Estándar, Formato, Query y Tabla Dinámica, Gráfico, Dibujo, Asistente de Ideas, Diálogo, Finalizar Grabación, Visual Basic para Excel, Auditoría, Grupo de Trabajo, Aplicaciones de Microsoft y Pantalla Completa.Las Barras Estándar y Formato aparecerán cada vez que se trabaje con Excel, las demás se podrán activar según propias necesidades. Además podrá crear su propia Barra de Herramientas. Indicador de Columna o Fila Indicador visual de columnas o filas. Permite determinar cual es la columna o fila sobre la que se encuentra la celda activa. Con el Mouse se puede utilizar para cambiar el ancho y alto de una o más columnas o filas. Celda activa Es la celda donde esta ubicado el cursor. Su denominación es la composición de la columna (1 ó 2 letras desde la A a la IV) y la fila (número entre 1 y 65,536) sobre la que se encuentra ubicada. Barras de Desplazamiento Horizontal y Vertical Situadas en el lado derecho y en la parte inferior de una ventana. Se utilizan para desplazarse a las diferentes secciones de un archivo haciendo Clic en las flechas de la Barra o arrastrando el cuadro de desplazamiento. Para desplazarse grandes trechos utilice la tecla [SHIFT] mientras arrastra el cuadro de desplazamiento. Cuadro de División Horizontal y Vertical Permite dividir una hoja en dos secciones separadas en forma horizontal o vertical. Sirve para ver dos partes de una hoja en forma simultánea. Barra de Estado Situada en la parte inferior, presenta información acerca de un comando seleccionado o una operación en curso. El lado derecho de la barra de estado muestra si las teclas como [CAPS LOCK], [SCROLL LOCK] o [NUM LOCK] están activadas. Barra de Fórmulas Situada en la parte superior de la ventana, muestra el valor constante o la fórmula utilizada en la celda activa. Cuenta además con botones para ingresar o cancelar una entrada y el Asistente de Funciones. En el lado izquierdo se encuentra el "Cuadro de Nombres" que se usa para identificar una celda seleccionada, un elemento de un gráfico o un objeto de dibujo. Podrá utilizar este cuadro para asignar un nombre a una celda o rango previamente seleccionado, y para ir hacía una celda o rango con un nombre asignado previamente. Etiqueta de la Hoja Página 2

3 gmail.com Etiquetas ubicadas en la parte inferior de una ventana del libro de trabajo. Haga un Clic en una etiqueta de la hoja y esta se transformará en la hoja activa. Barra de División Horizontal Barra que se encuentra entre las etiquetas de la hoja y la barra de desplazamiento horizontal, permite mostrar más etiquetas de la hoja o un porcentaje mayor de la barra de desplazamiento horizontal. Botón Seleccionar Todo Rectángulo gris que se encuentra en la esquina superior izquierda de una hoja de cálculo, en la intersección de los encabezados de filas y columnas. Cuando hace Clic en este botón, selecciona todas las celdas de la hoja de cálculo. Botones para desplazar Etiquetas Situadas en la parte inferior, se utilizan para desplazarse entre una etiqueta y otra, también para ir hacía la última hoja o la primera en forma directa. USO DEL MOUSE El Mouse es un dispositivo manual con botones que se utiliza para introducir datos. Por medio de él, es posible señalar una zona de la pantalla y seleccionar o ejecutar un comando. Un Mouse tiene generalmente 2 botones (si el Mouse tiene 3, ignore el botón central). El botón izquierdo se ha fijado como Primario y el derecho como Secundario. VENTANAS DE DIÁLOGO Se utilizan para obtener información complementaria de un comando. Permiten seleccionar opciones excluyentes o complementarias, agrupando en una sola pantalla información vinculada entre si. Cada ventana tiene un título y puede ser cambiada de posición. Aunque las ventanas de diálogo son más fáciles de utilizar con el Mouse, también es posible seleccionar opciones o especificar información con el teclado. Por ejemplo para desplazarse de una opción a otra, utilice la tecla [TAB], para elegir el botón ACEPTAR use la tecla [ENTER] y para elegir el botón CANCELAR use la tecla [ESC]. COMANDOS DE MICROSOFT EXCEL Un comando es una instrucción que indica a Excel lo que debe hacer. Para elegir un comando puede: Hacer un clic en un botón de la Barra de Herramientas. Las Barras de Herramientas proporcionan acceso instantáneo a muchas tareas, bastará hacer un clic en un botón para ejecutar una determinada acción. Usar un Menú Contextual, para activarlo haga un clic con el botón derecho o pulse las teclas [SHIFT] + [F10]. Usar las teclas de Método Abreviado, que proporcionan acceso rápido a los comandos más comunes. Elegir un comando de un Menú. Para seleccionar una opción del Menú: 1. Coloque el puntero del Mouse sobre la Barra de Menú Principal y haga un clic sobre la opción que desea ejecutar. También podrá pulsar la tecla [ALT] más la letra subrayada correspondiente a la opción que desee ejecutar. 2. Aparecerá una persiana con la lista de opciones disponibles. 3. Coloque el puntero sobre la opción que desea ejecutar y haga un clic. Para cancelar una opción del Menú: Haga un clic sobre cualquier área fuera del Menú. USO DE LA AYUDA Manual Excel Básico Página 3

4 Mediante el Menú de Ayuda se puede obtener de manera rápida información acerca de cualquier comando, opción de un comando y sus alternativas. Puede obtener la definición de términos que no entienda, obtener información si aparece un mensaje de error, obtener más información sobre una opción en una Ventana de Diálogo o sobre alguna parte de la pantalla de Excel. El nuevo Asistente para Ayuda le permitirá determinar el tipo de ayuda necesaria. Podrá preguntar con sus propias palabras en la ficha Asistente para Ayuda, quién le ofrecerá respuestas que le ayudarán a concluir más rápido su trabajo. Podrá utilizar el botón INTERROGACIÓN para averiguar que hace cada elemento de una ventana de diálogo. En la ventana AYUDA podrá obtener asistencia con las fichas Contenido e Índice, y, para encontrar palabras o expresiones específicas podrá utilizar la ficha Buscar. Para visualizar alguna sugerencia acerca de un comando o elemento de la pantalla, podrá hacer Clic en el botón AYUDA de la Barra Estándar o pulsar la tecla [F1]. Contará además con explicaciones y respuestas visuales que le informarán los tipos de documentos que se pueden crear. También con una sección llamada Procedimientos del Asistente donde encontrará sencillas instrucciones que le mostrarán la mejor forma de completar una tarea. CONFIGURAR LA PANTALLA DE MICROSOFT EXCEL MOSTRAR LA BARRA DE FÓRMULAS 1. Seleccione la secuencia VER, BARRA DE FÓRMULAS. 2. Si desea ocultar la Barra de Fórmulas seleccione la misma secuencia nuevamente. MOSTRAR LA BARRA DE ESTADO 1. Seleccione la secuencia VER, BARRA DE ESTADO. 2. Si desea ocultar la Barra de Estado seleccione la misma secuencia nuevamente. VISUALIZACIÓN DEL DOCUMENTO 1. Seleccione la secuencia VER, ZOOM o haga un Clic en el botón ZOOM de la Barra Estándar. 2. Aparecerá una ventana de diálogo con las siguientes opciones: Ampliación 200%... Permite visualizar la hoja al doble de su tamaño normal. 100%... Permite visualizar la hoja al tamaño normal. 75%... Permite visualizar la hoja a 3/4 de su tamaño normal. 50%... Permite visualizar la hoja 1/2 de su tamaño normal. 25%... Permite visualizar la hoja a 1/4 de su tamaño normal. Haga un Clic en el botón ACEPTAR una vez hechos todos los cambios. SALIR DE MICROSOFT EXCEL Seleccione la secuencia ARCHIVO, SALIR. Página 4

5 gmail.com INTRODUCCIÓN DE DATOS INGRESO Y CORRECCIÓN DE DATOS 1. Hacer un Clic o colocar el cursor sobre la celda donde desea ingresar la información. 2. Escribir la información correspondiente. Si comete algún error utilizar la tecla [BACKSPACE] para corregir. 3. Hacer un Clic sobre el símbolo, pulsar la tecla [ENTER] o una de las teclas del cursor. Si hace un Clic sobre el símbolo, la información ingresará y el indicador se quedará en dicha celda. Si pulsa la tecla [ENTER] o una de las teclas del cursor, la información ingresará y el indicador se desplazará a la siguiente celda en dirección de la flecha. Para evitar el movimiento del cursor después de la tecla ENTER 1. Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, OPCIONES y haga un Clic en la Ficha Editar. 2. Haga un Clic en la casilla de verificación "Mover selección después de ENTRAR" y luego en el botón ACEPTAR. 3. Si desea cancelar un ingreso antes de pulsar la tecla [ENTER], pulse la tecla [ESC] o bien haga un Clic sobre el símbolo x. 4. Podrá efectuar cálculos antes de ingresarlos. Tipee la fórmula en la Barra de Fórmulas y pulse la tecla [F9]. El resultado aparecerá sobre la Barra de Fórmulas, finalice haciendo un Clic sobre el símbolo o pulse la tecla [ENTER]. TIPOS DE DATOS En una celda se pueden introducir básicamente dos tipos de datos: Constantes y Fórmulas. Valor Constante: Se refiere a los datos que se introducen directamente en una celda; ya sea un valor numérico, una fecha, una hora, un valor de moneda, un porcentaje, una fracción, una notación científica, un valor lógico o un texto. Los valores constantes no cambian a menos que seleccione la celda y edite el valor directamente. Los valores constantes más frecuentes son los valores y los literales. Un Valor es cualquier información que pueda ser evaluada numéricamente, incluyendo números, fechas y fórmulas matemáticas. La fechas se consideran valores porque se almacenan como tal, y Excel puede llevar a cabo operaciones aritméticas con ellas. Una expresión literal es una cadena de caracteres que generalmente se usa como un texto descriptivo, tales como títulos de informes, cabeceras de columnas o nombres de ítems. Se puede incluir cualquier combinación de letras, números y signos especiales hasta un máximo de 255 caracteres. Fórmula: Es la secuencia de valores constantes, referencias de celdas, nombres, funciones u operadores, que producen valores nuevos de valores ya existentes. Un valor que es producido como resultado de una fórmula puede cambiar cuando cambian los valores de las celdas que se incluyen en la fórmula. Las fórmulas siempre comenzarán con el signo = (igual). INGRESO DE NÚMEROS Características Manual Excel Básico Página 5

6 1. Un número no podrá empezar con ningún carácter que no sea un dígito entre 0 y 9, un punto decimal, un signo más (+) o un signo menos (-). El signo más (+) delante será ignorado. 2. El número podrá terminar con un signo de porcentaje (%) el cual aparecerá junto al número ingresado y Excel configurará automáticamente la celda con dicho formato y el número será dividido por En Microsoft Excel, un número sólo puede contener los siguientes caracteres: ( ), / $ %. E e y estarán alineados a la derecha. 4. Podrá anteponer un signo monetario el cual aparecerá en la celda junto al número ingresado y Excel configurará automáticamente la celda con dicho formato. 5. Para ingresar números negativos podrá utilizar el signo menos (-) o bien los paréntesis (). 6. Se podrá introducir un número configurado en notación científica. 7. Podrá incluir comas (,) o puntos (.) en el ingreso de números constantes como separador de miles y millones y Excel configurará automáticamente la celda con dicho formato. 8. Excel justificará automáticamente a la derecha todos los números que se introduzcan en una celda, y no permitirá utilizar ningún carácter de alineación (cualquier carácter de alineación lo convertirá en un literal). 9. Se deberá tener cuidado de no sustituir la letra "i" mayúscula o la letra "l" (ele) minúscula por el número 1, así como la letra "o" mayúscula por el número 0. Si sucede Excel lo interpretará como texto. 10. Si algún dato contiene algún carácter que no sea un número o carácter especial anteriormente nombrado, Excel lo interpretará como texto. 11. Un número no podrá tener más de 255 dígitos de largo. Sin embargo si un número no cabe dentro de los límites de una celda, lo visualizará en notación científica, o bien con signos de número (#####), dependiendo del formato que tenga la celda. 12. Excel almacena los números con 15 dígitos de precisión, los cálculos se hacen en base a estos dígitos, y no con los que presenta la celda. Al realizar cálculos con estos números, se utilizará el número almacenado, independientemente de la cantidad de decimales que se muestre en pantalla. Si desea que Excel calcule de acuerdo a la cantidad de decimales que visualiza en pantalla, seleccione la celda o bloque de celdas y luego de la barra de menús, seleccione Herramientas / Opciones / calcular / Precisión de pantalla. 13. Para ingresar fracciones anteponga al número el signo igual. Ejemplo : =3/4. Si ingresa ¾, el Excel asignará automáticamente el formato de fecha a esta celda. 14. Al crear una nueva hoja de trabajo, todas las celdas utilizan el formato numérico "General". En este formato, Excel despliega los números tan precisamente como sea posible. 15. Para dar formato de texto a números como códigos postales y números de serie, cambie el formato de número de la celda por el de texto. Puede resultar conveniente, por ejemplo, para ordenar una columna de datos que incluye números y texto. Para asegurar el orden correcto, dé formato de texto a todas las celdas de la columna. 16. También puede situar un apóstrofo (') delante del número. Sin embargo, esta técnica no es muy recomendable si va a usar los datos de Microsoft Excel con otras aplicaciones. Para establecer el número fijo de decimales: 1. Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, OPCIONES y haga un Clic en la Ficha Modificar. 2. Haga un Clic en la casilla de verificación "Número Fijo de Decimales", especifique el número de decimales que desea y haga un Clic en el botón ACEPTAR. 3. Inmediatamente proceda a ingresar los valores utilizando el teclado numérico. 4. Para trabajar con los valores en pantalla en lugar de los valores almacenados: 5. Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, OPCIONES y haga un Clic en la Ficha Calcular. 6. Haga un Clic en la casilla de verificación "Precisión de Pantalla" y luego en el botón ACEPTAR. 7. En adelante Excel efectuará los cálculos considerando solamente los valores en pantalla. Cuando se desactive esta casilla no reaparecerán los valores originales. INGRESO DE LITERALES Y ALFANUMÉRICOS Página 6

7 gmail.com Un texto estará compuesto de letras o cualquier combinación de números y letras hasta 255 caracteres. Un conjunto de caracteres introducidos en una celda y que Excel no interprete como número, fórmula, fecha, hora, valor lógico o de error, será interpretado como texto. Si el literal es demasiado largo para encajar dentro de una celda, para efectos de despliegue, el literal continuará a través de las celdas ubicadas hacia la derecha (siempre y cuando estén vacías), hasta que su visualización sea completa. Si las celdas ubicadas a la derecha contienen información, la visualización quedará truncada. Para evitar tener largar hileras de caracteres que sobrepasen el ancho de la celda, se podrá desplegar el texto en varias líneas dentro de la misma celda. Excel permite alinear o justificar los literales a la izquierda, al centro, o a la derecha de cada celda. Por definición cuando se introduce un texto, Excel los alinea a la izquierda dentro de la celda. Podrá introducir un número como texto, por ejemplo una lista de códigos postales, aplicando primero el formato de texto a las celdas en blanco o bien poniendo un apóstrofe delante de la entrada. También podrá introducir textos en fórmulas, gráficos y cuadros de texto. Para introducir un texto en las fórmulas, deberá poner los caracteres entre comillas. Los rótulos que aparecen en los gráficos serán considerados como texto. Los cuadros de texto son objetos gráficos que contienen texto. INGRESO DE FECHAS Y HORAS En Excel una fecha o una hora se considera como número y se podrá mostrar en alguno de los formatos proporcionados por Excel. Para introducir fechas, utilice una barra diagonal (/) o un guión (-). Aunque es posible mostrar las fechas y las horas con varios formatos estándar, Excel almacena todas las fechas como números de serie y todas las horas como fracciones decimales. Dado que las fechas y las horas se consideran números, se pueden sumar, restar y agregar a otros cálculos. Podrá escribir una fecha y una hora en la misma celda separados con un espacio. No se podrá ingresar directamente en las fórmulas números en formatos de fecha u hora, se tendrán que ingresar como texto encerrados entre comillas. Excel convertirá el texto al número correspondiente cuando calcule la fórmula. Si desea mostrar la hora usando el formato de 12 horas, escriba a.m. o p.m., de lo contrario Excel mostrará automáticamente la hora con el formato de las 24 horas Para ingresar una fecha como literal introduzca en primer lugar un prefijo de alineación. Este método es perfecto cuando se desea utilizar la fecha simplemente como un texto descriptivo. Excel le permitirá efectuar cálculos aritméticos con las fechas y horas, tales como añadir un número de días a una fecha o determinar el tiempo transcurrido entre dos fechas. La fecha actual se podrá ingresar en una celda pulsando las teclas [CTRL] + [SHIFT] + [;]. La hora actual pulsando las teclas [CTRL] + [SHIFT] + [:]. INGRESO DE FÓRMULAS Una Fórmula es un conjunto de instrucciones que determinan el contenido de una celda. Combina valores y operadores, que calculan un único resultado final (conjunto de cálculos que dicta la fórmula) que se visualiza en la celda. Una fórmula puede ayudarle a analizar datos en la hoja de cálculo. Utilice una fórmula cuando desee introducir valores calculados en una hoja de cálculo. Reglas para el ingreso de una fórmula: Toda fórmula podrá empezar con alguno de los siguientes símbolos: Un signo más (+) o un signo menos (-). Un dígito entre 0 y 9. Un punto decimal. Un paréntesis abierto (. Un carácter =. Una fórmula podrá tener hasta 1024 caracteres de longitud. Si se escribe una función en minúsculas, Excel lo convertirá a mayúsculas. Manual Excel Básico Página 7

8 Las fórmulas podrán incluir números, operadores, valores, direcciones de celdas únicas, rangos de celda, nombres de rango y funciones. No se permiten espacios en blanco. Los números de las fórmulas pueden ser positivos o negativos, pueden estar escritos como números enteros, decimales o en forma exponencial. Cuando la Barra de Fórmulas esté activa, se podrá digitar una fórmula, pegar funciones y nombres dentro de la fórmula o insertar referencias seleccionando las celdas. Excel tiene capacidad de Recálculo Automático, esto significa que un cambio en una celda incluida en una fórmula, modificará automáticamente el resultado final de la fórmula. Para controlar la manera en que aparecerán las fórmulas: 1. Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, OPCIONES y haga un Clic en la Ficha Ver. 2. Haga un Clic en la casilla de verificación "Fórmulas" y luego en el botón ACEPTAR. FÓRMULAS QUE PRODUCEN VALORES DE ERROR # DIV/0! Esta tratando de dividir entre cero. #N/A Se refiere a un valor que no está disponible. # NOMBRE? Usa un nombre que Excel no reconoce. # NULO! Especifica una intersección inválida de 2 áreas. # REF! Se refiere a una celda que no es válida. # VALOR! Usa un argumento u operando equivocado. ##### Produce un resultado que es demasiado largo para la celda. También ocurre cuando un valor numérico constante es demasiado largo. OPERADORES ARITMÉTICOS Son caracteres que indican a Excel el tipo de cálculo que debe realizar. Son los siguientes: + Adición. - Sustracción. * Multiplicación. / División. % Porcentaje. ^ Potenciación. OPERADORES DE COMPARACIÓN Comparan dos o más valores mediante una condición determinada con el fin de producir un valor lógico de verdadero o falso. Son los siguientes: > Mayor que < Menor que >= Mayor o Igual que <= Menor o Igual que = Igual que <> diferente de OPERADOR DE TEXTOS Concatena (junta) dos valores de texto para producir uno solo. Si un operando es una referencia a una celda y la celda referenciada contiene una fórmula, este operador une el valor producido por la fórmula en la celda referenciada como un valor de texto. & Concatenar (Juntar dos o más valores). Excel calcula de izquierda a derecha, y efectúa las multiplicaciones y divisiones antes que las sumas y restas. Página 8

9 gmail.com Las fórmulas que contienen más de un operador están sujetas a reglas estrictas que deciden el orden en que se van a calcular. En algunos casos esas reglas harán que Excel evalúe una fórmula en una secuencia distinta a la esperada, pero sujeto a las reglas aritméticas. Cuando una fórmula incluye más de un operador de la misma prioridad, se evalúan de izquierda a derecha. Para que las operaciones que haya en una fórmula se lleven a cabo en una secuencia distinta, se deben utilizar los paréntesis para agrupar conjuntos de números y operadores. Los paréntesis siempre tienen prioridad sobre cualquiera de los operadores aritméticos. Cualquier expresión entre paréntesis se evalúa primero. Si tiene conjuntos de paréntesis dentro de otros paréntesis, se evalúa primero el conjunto más interno. REFERENCIAS DE UNA CELDA Excel permite referirse a una celda como Relativa, Absoluta o Mixta. Una vez definida una celda en uno de los tres modos, Excel se ocupará automáticamente de su tratamiento correcto en los comandos copiar o mover. Esto quiere decir que cuando usted copie una fórmula hacia la derecha o izquierda, cambias las letras de las columnas, y si las copia hacia arriba o hacia abajo, cambia automáticamente el número de las filas. REFERENCIA RELATIVA Todos los libros de cálculo están diseñados bajo la teoría de Matrices, lo cual nos permite manipular independientemente cada elemento de la matriz al crear y copiar fórmulas. Veamos el siguiente ejemplo : Sólo deberá ingresar la fórmula de la celda E4, las demás fórmulas deberán ser copiadas. Observe que cuando usted copia las fórmulas, automáticamente cambia el número de fila en orden ascendente de la fórmula original, esto en la práctica se denomina referencia relativa. REFERENCIA ABSOLUTA Se utiliza cuando se desea hacer referencia a una celda y no se desea que esta varíe cuando la fórmula a la que pertenece sea copiada. Para convertir una celda en absoluta anteponga el símbolo de dólar ($) delante de la columna y/o delante de la fila. Veamos el siguiente ejemplo: Manual Excel Básico Página 9

10 Si en la celda F4, ingresamos: =E4*$F$3 y la copiamos hacia abajo, observe que la referencia a la celda F3 no varía. Esto es lo que justamente deseamos. CELDA MIXTA Una Celda Mixta es aquella que combina referencias relativas y absolutas, de modo que la columna es relativa y la fila absoluta o viceversa. Los ingresos posibles son: $ColumnaFila o Columna$Fila. Para modificar el tipo de referencia de una celda: Coloque el cursor sobre la celda cuya referencia desea modificar. Haga un Clic sobre la Barra de Fórmulas o bien pulse la tecla [F2]. Coloque el cursor sobre la dirección de celda que desea modificar y pulse la tecla [F4] para pasar por las referencias absoluta, relativa y mixta hasta que encuentre la que desea. Haga un Clic sobre el símbolo o pulse la tecla [ENTER]. FUNCIONES Una función es una fórmula especial preescrita que toma un valor o conjunto de valores, realiza una operación y retorna un valor o conjunto de valores. Las funciones pueden ser utilizadas en forma individual o como un bloque en otras fórmulas. Excel proporciona más de 100 funciones que se pueden utilizar en diferentes operaciones. Todas las funciones tienen la siguiente sintaxis: Nombre de la Función(Arg1,Arg2,Arg3,...,ArgN) Los valores que se den a una función se llaman Argumentos. Los valores que regresa la función se llaman Resultados de la Función. Los paréntesis informan al programa del comienzo y fin de los argumentos. Los argumentos pueden ser números, textos, valores lógicos, valores de error o referencias. Además los argumentos pueden ser constantes o fórmulas, las cuales pueden contener otras funciones, lo que se conoce como Funciones Anidadas (se pueden anidar hasta 7 niveles). USO DEL ASISTENTE PARA FUNCIONES Coloque el cursor en la celda donde desea ingresar la función. Seleccione la secuencia INSERTAR, FUNCIÓN o haga un Clic en el botón ASISTENTE PARA FUNCIONES de la Barra Estándar. También puede pulsar las teclas [SHIFT] + [F3]. Seleccione la categoría de la función que desea utilizar en el cuadro "Categorías de Funciones". Seleccione el "Nombre de la Función" que desea utilizar y haga un Clic en el botón SIGUIENTE. Introduzca los valores para los argumentos (puede introducir valores, referencias, nombres, fórmulas y otras funciones). Si requiere más de un argumento utilice el punto y coma (;) para separarlos. Luego haga un Clic en el botón TERMINAR. Página 10

11 gmail.com FUNCIONES MÁS UTILIZADAS EN MICROSOFT EXCEL Función Realiza lo siguiente : SUMA(número1; número2;...) Devuelve la suma de todos los números en la lista de argumentos. PROMEDIO(número1; número2;...) Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Puede tener de 1 a 30 argumentos. MAX(número1;número2;...) Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos. Puede tener de 1 a 30 argumentos. MIN(número1; número2;...) Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos. Puede tener de 1 a 30 argumentos. MODA( rango) Devuelve el valor mas frecuente en un rango de celdas MEDIANA(rango) Devuelve el valor central de un rango de celdas CONTAR.SI(rango ; criterio) Cuenta las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. SUMAR.SI(rango;criterio;rango suma) Suma las celdas que coincidan en el rango criterio. CONTARA(valor1; valor2;...) Cuenta los valores que hay en la lista de argumentos. Puede tener de 1 a 30 argumentos. CONTAR(ref1; ref2;...) Cuenta los números que hay en la lista de argumentos. Puede tener de 1 a 30 argumentos. SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso) Devuelve un valor si el argumento Prueba_lógica es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Será posible anidar hasta 7 funciones SI para pruebas más elaboradas. HOY( ) Devuelve el número de serie de la fecha actual. CREACIÓN DE TOTALES AUTOMÁTICAMENTE Excel incluye el botón AutoSuma en la Barra Estándar que le permite calcular sumatorias rápidamente tanto de columnas como de filas de valores. Podrá utilizarlo para calcular totales de una o más columnas o filas. 1. Coloque el cursor inmediatamente debajo del rango de celdas que desea totalizar. 2. Haga un Clic en el botón AUTOSUMA de la Barra Estándar o pulse las teclas [ALT] + [=] y pulse la tecla [ENTER]. 3. Para agregar la fórmula de sumatoria automáticamente seleccione el rango de celdas que desea totalizar más una celda en blanco. EDICIÓN DEL CONTENIDO DE UNA CELDA INGRESAR INFORMACIÓN NUEVA 1. Coloque el cursor sobre la celda cuyo valor desea modificar. 2. Ingrese el nuevo dato y pulse la tecla [ENTER]. 3. El nuevo dato reemplazará el dato anterior. MODIFICAR LA INFORMACIÓN EXISTENTE 1. Coloque el cursor sobre la celda cuyo valor desea modificar. 2. Pulse la tecla [F2]. La información aparecerá en la Barra de Fórmulas. En la Línea de Estado aparecerá el indicador EDITAR. También hacer Doble-Clic sobre la celda. 3. Efectúe las modificaciones que desea y termine pulsando la tecla [ENTER]. GRABAR Y CERRAR UN LIBRO DE TRABAJO Manual Excel Básico Página 11

12 FUNCIONAMIENTO DE UN LIBRO DE TRABAJO Se denomina Libro de Trabajo al archivo donde se trabaja y se almacenan datos. Cada libro contiene muchas hojas y es posible tener distintos tipos de hojas en un libro. El libro de trabajo predeterminado se abre con 16 hojas tituladas del 1 al 16. Los nombres de las hojas aparecen en la etiquetas situadas en la parte inferior de la ventana del libro. Podrá desplazarse de una hoja a otra haciendo Clic en las etiquetas o bien con las teclas [CTRL] + [PGDN] y [CTRL] + [PGUP]. Para modificar el número de hojas: 1. Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, OPCIONES y haga un Clic en la Ficha General. 2. Ingrese el número de hojas que desea en la casilla "Número de Hojas en Libro Nuevo" y haga un Clic en el botón ACEPTAR. 3. Si las etiquetas no aparecen en el libro de trabajo: 4. Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, OPCIONES y haga un Clic en la Ficha Ver. 5. Haga un Clic en la casilla de verificación "Etiquetas de Hojas" y luego en el botón ACEPTAR. GRABAR UN LIBRO POR PRIMERA VEZ Seleccione la secuencia ARCHIVO, GUARDAR COMO o pulse la tecla [F12]. También podrá pulsar las teclas [ALT] + [F2]. Aparecerá una ventana de diálogo con las siguientes opciones: Nombre de Archivo Escriba un nombre o acepte el nombre propuesto, Excel le agregará la extensión.xls. Guardar en Utilice esta opción para seleccionar la unidad y carpeta en la que desea guardar el libro de trabajo. Guardar como tipo Mostrará los formatos de archivo disponibles que le permiten guardar un libro de trabajo de modo que se pueda usar en otra aplicación. Herramientas Permite abrir una ventana de diálogo donde se podrá elegir que se haga la copia de seguridad de un archivo, se proteja un archivo mediante una contraseña o se establezca que un archivo sea de sólo lectura. Para grabar las modificaciones efectuadas: Página 12

13 gmail.com Seleccione la secuencia ARCHIVO, GUARDAR o pulse las teclas [CTRL] + [G]. También podrá hacer un Clic en el botón GUARDAR de la Barra Estándar. Nota: Podrá configurar Excel para que guarde el trabajo automáticamente en intervalos de tiempo determinados. Para ello seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, GUARDADO AUTOMÁTICO. Si no esta disponible, deberá instalar la macro automática Guardado Automático. CERRAR UN LIBRO DE TRABAJO Seleccione la secuencia ARCHIVO, CERRAR. SELECCIÓN DE CELDAS Y RANGOS Rango se llama al conjunto de celdas sobre las que se pueden efectuar modificaciones de algún tipo. Para realizar algún cambio MS-Excel necesita seleccionar la celda, rango, rangos, hoja u hojas correspondientes. SELECCIONAR UNA CELDA Haga un Clic sobre la celda que desea seleccionar o pulse una de las teclas del cursor para ir hasta ella. SELECCIONAR UN RANGO DE CELDAS 1. Coloque el cursor sobre la primera celda del rango que desea seleccionar. 2. Haga un Clic y sin soltar arrastre hasta la última celda de dicho rango. Si desea utilizar el teclado pulse la tecla [SHIFT] y una de las teclas del cursor. SELECCIONAR CELDAS O RANGOS NO ADYACENTES 1. Seleccione la secuencia EDICIÓN, IR A o pulse las teclas [CTRL] + [I]. 2. Aparecerá una ventana de diálogo, en la opción: "Referencia" ingrese las celdas o rangos que desea seleccionar separados por punto y coma (;) y luego haga un Clic en el botón ACEPTAR. Método Abreviado: Seleccione la primera celda o rango. Pulse la tecla [CTRL] y sin soltar haga un Clic con el Mouse y arrastre por las celdas que desea seleccionar. Para Seleccionar un rango grande de celdas: Haga un Clic en la primera celda del rango. Pulse la tecla [SHIFT] mientras hace Clic en la última celda del rango. SELECCIONAR UNA FILA O COLUMNA 1. Haga un Clic sobre el encabezado de la fila o columna que desea seleccionar. Puede pulsar las teclas [SHIFT] + [SPACEBAR] para seleccionar una fila completa o las teclas [CTRL] + [SHIFT] + [SPACEBAR] para una columna completa. 2. Para filas o columnas adyacentes arrastre por los encabezados de fila o columna. SELECCIONAR TODAS LAS CELDAS DE UNA HOJA Haga un Clic sobre el botón SELECCIONAR TODO (rectángulo de la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo). También puede pulsar las teclas [CTRL] + [SHIFT] + [T]. T BORRAR INFORMACIÓN DE CELDAS Y RANGOS BORRAR CELDAS Y RANGOS 1. Seleccione la celda o rango que desea borrar. Si desea eliminar la información de toda la hoja, haga un Clic en el botón "Seleccionar Todo". 2. Seleccione la secuencia EDICIÓN, BORRAR, TODO para borrar el contenido, el formato aplicado y las notas de la celda o rango seleccionado. 3. Seleccione la secuencia EDICIÓN, BORRAR, CONTENIDO para borrar solamente el contenido de la celda o rango seleccionado. También podrá pulsar la tecla []. Manual Excel Básico Página 13

14 4. Seleccione la secuencia EDICIÓN, BORRAR, FORMATOS para borrar solamente el formato asignado a la celda o rango seleccionado. 5. Seleccione la secuencia EDICIÓN, BORRAR, NOTAS para borrar solamente las notas de la celda o rango seleccionado. BORRAR ARRASTRANDO 1. Seleccione la celda o el rango que desea borrar. 2. Para borrar solamente el contenido, haga un Clic sobre el "Cuadro de Llenado" y soltar arrastre hacía adentro hasta que la celda o rango quede de color gris. 3. Si desea borrar el contenido, los formatos aplicados y las notas, pulse la tecla [CTRL] mientras arrastra el Mouse. ELIMINAR CELDAS Seleccione la celda o rango que desee eliminar. Seleccione la secuencia EDICIÓN, ELIMINAR o pulse las teclas [CTRL] + [-]. Haga un Clic en la opción "Desplazar las Celdas hacía la Izquierda" o "Desplazar las Celdas hacía Arriba" y luego en el botón ACEPTAR. ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS Seleccione las filas o columnas que desea eliminar y seleccione la secuencia EDICIÓN, ELIMINAR. COPIAR Y MOVER INFORMACIÓN COPIAR INFORMACIÓN DE UNA CELDA O RANGO 1. Coloque el cursor sobre la celda respectiva o seleccione el rango. 2. Seleccione la secuencia EDICIÓN, COPIAR o pulse las teclas [CTRL] + [C]. También podrá hacer un Clic en el botón COPIAR de la Barra Estándar. 3. Las celdas quedarán circundadas con un borde móvil. Coloque el cursor en la posición donde desea ubicar la copia. 4. Seleccione la secuencia EDICIÓN, PEGAR o pulse las teclas [CTRL] + [V]. También podrá hacer un Clic en el botón PEGAR de la Barra Estándar. 5. Pulse la tecla [ESC] para desactivar el borde móvil. Si desea copiar celdas o rangos a distancias cortas, coloque el cursor en el "Cuadro de Llenado" y arrastre el Mouse. MOVER INFORMACIÓN DE UNA CELDA O RANGO 1. Coloque el cursor sobre la celda respectiva o seleccione el rango. 2. Seleccione la secuencia EDICIÓN, CORTAR o pulse las teclas [CTRL] + [X]. También podrá hacer un Clic en el botón CORTAR de la Barra Estándar. 3. Coloque el cursor en la posición donde desea ubicar la información. 4. Seleccione la secuencia EDICIÓN, PEGAR o pulse las teclas [CTRL] + [V]. También podrá hacer un Clic en el botón PEGAR de la Barra Estándar. Si desea mover celdas o rangos a distancias cortas, coloque el cursor en el borde de la selección y arrastre el Mouse. COPIAR SÓLO CELDAS VISIBLES 1. Coloque el cursor sobre la celda respectiva o seleccione el rango. 2. Seleccione la secuencia EDICIÓN, IR A o pulse las teclas [CTRL] + [I]. 3. Haga un Clic en el botón "Especial", luego en la opción "Celdas Visibles Solamente". 4. Haga un Clic en el botón ACEPTAR. 5. Seleccione la secuencia EDICIÓN, COPIAR o pulse las teclas [CTRL] + [C]. Página 14

15 gmail.com 6. Coloque el cursor en la celda donde desea ubicar la copia. 7. Seleccione la secuencia EDICIÓN, PEGAR o pulse las teclas [CTRL] + [V]. COPIAR SÓLO CELDAS CON CONTENIDO 1. Coloque el cursor en la celda que contenga la información que desea copiar o seleccione el rango. 2. Seleccione la secuencia EDICIÓN, COPIAR o pulse las teclas [CTRL] + [C]. 3. Coloque el cursor en la celda donde desea ubicar la copia. 4. Seleccione la secuencia EDICIÓN, PEGADO ESPECIAL. 5. Haga un Clic en el botón "Saltar Blancos" y luego en el botón ACEPTAR. DESHACER Y REPETIR EL ÚLTIMO COMANDO Para deshacer un comando recién ejecutado: Seleccione la secuencia EDICIÓN, DESHACER o pulse las teclas [CTRL] + [Z]. También podrá hacer un Clic en el botón DESHACER de la Barra Estándar. Para repetir un comando: Seleccione la secuencia EDICIÓN, REPETIR o pulse la tecla [F4]. También podrá hacer un Clic en el botón REPETIR de la Barra Estándar. INSERTAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS INSERTAR FILAS O COLUMNAS 1. Coloque el cursor en la fila o columna donde desea insertar. Si son varias seleccione el número de filas o columnas que desee insertar. 2. Seleccione la secuencia INSERTAR, FILAS para insertar una o más filas. 3. Seleccione la secuencia INSERTAR, COLUMNAS para insertar una o más columnas. INSERTAR CELDAS 1. Coloque el cursor en la celda donde desea insertar. Si son varias deberá seleccionarlas. 2. Seleccione la secuencia INSERTAR, CELDAS. Aparecerá una ventana de diálogo con las siguientes opciones: Desplazar celdas a la derecha Desplaza las celdas existentes a la derecha cuando inserta celdas. Desplazar celdas hacia abajo Desplaza las celdas existentes hacia abajo cuando inserta celdas. Toda la fila Inserta una fila completa sobre la selección. Toda la columna Inserta una columna completa a la izquierda de la selección. Haga un Clic en el botón ACEPTAR. INSERTAR CELDAS EN BLANCO ARRASTRANDO 1. Seleccione una celda o rango por encima o a la izquierda de donde desea insertar las nuevas celdas en blanco. 2. Coloque el cursor en el "Cuadro de Llenado", pulse la tecla [SHIFT] y arrastre hacía abajo o hacía la derecha. Nota : MS-Excel incorpora la acción de animación durante la inserción o eliminación de filas y columnas. Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, OPCIONES y haga un Clic en la ficha Editar. Luego haga un Clic en la casilla de verificación Animar inserción y eliminación y luego en el botón ACEPTAR. Manual Excel Básico Página 15

16 Página 16 Excel XP-Nivel Básico

17 gmail.com FORMATO DE LA HOJA DE CÁLCULO FORMATOS PARA INFORMACIÓN NUMÉRICA Seleccione la celda, rango o rangos que contienen la información que desea formatear. Seleccione la secuencia FORMATO, CELDAS o pulse las teclas [CTRL] + [1]. Haga un Clic en la ficha "Número" y seleccione el formato que desea en el cuadro "Códigos de Formato". Luego haga un Clic en el botón ACEPTAR. CÓDIGOS DE FORMATO PARA NÚMEROS Símbolo Significado GENERAL Presenta el número en formato General. # Marcador de lugar para dígitos. Si el número tiene más dígitos a la derecha de la coma decimal que la cantidad de números a la derecha en el formato, MS- Excel redondeará el número agregando lugares decimales según la cantidad de números que haya a la derecha. Si el número tiene más dígitos a la izquierda de la coma decimal que la cantidad de números a la izquierda en el formato, MS-Excel mostrará los dígitos adicionales. 0 (CERO) Marcador de lugar para dígitos. Sigue las mismas reglas definidas anteriormente para el marcador #, excepto si el número tiene menos dígitos que la cantidad de ceros en el formato, MS-Excel mostrará los ceros adicionales.? Marcador de lugar para dígitos. Sigue las mismas reglas definidas anteriormente para el marcador 0, excepto que MS-Excel colocará un espacio para los ceros no significativos a cualquiera de los lados de la coma decimal, para que las comas decimales queden alineadas. También se puede utilizar este símbolo para fracciones que tengan cantidades variables de dígitos. COMA (,) Coma decimal. Este símbolo determina cuántos dígitos (ceros o números) mostrará MS-Excel a la derecha y a la izquierda de la coma decimal. Si el formato contiene sólo números a la izquierda de este símbolo, MS-Excel iniciará los números menores que 1 con una coma decimal. Para evitar que esto ocurra, use 0 como primer marcador de lugar para dígitos a la izquierda de la coma decimal en lugar del número. También se puede usar la coma decimal para crear formatos de hora con fracciones de segundo. % Porcentaje. MS-Excel multiplica por 100 y agrega el carácter %. PUNTO (.) Separador de millares. MS-Excel separa los millares con puntos, si el formato contiene un punto rodeado de números o ceros. Un punto después del marcador de lugar para dígitos mide al número por un millar. Manual Excel Básico Página 17

18 Con el símbolo [Condición Valor], se puede establecer un criterio propio para cada sección de un formato de número. GRÁFICOS DEFINICIÓN DE GRÁFICO Un gráfico es una representación gráfica de datos de una hoja de cálculo. Los valores de las celdas (puntos de datos) aparecerán en el gráfico en forma de barras, líneas, columnas, secciones o como otras formas. Los puntos de datos se agruparán en series de datos que se podrán distinguir con diferentes colores o diseños. Un gráfico le ayudará a evaluar los datos pues se podrán presentar en forma clara e interesante y además podrá comparar entre los distintos valores de la hoja. TERMINOLOGÍA UTILIZADA EN LA GESTIÓN DE GRÁFICOS Gráfico Flotante Es un gráfico insertado en la hoja de cálculo, que está en lazado dinámicamente con los datos de la hoja de cálculo. Si se modifican los datos de donde se generó el gráfico, el gráfico cambiará, esto implica un en lace dinámico. Serie de datos Es un conjunto de números que pertenecen a un mismo grupo. Ejemplo : las ventas realizadas en el mes de Enero es una primera serie, las ventas realizadas en el mes de Febrero es una segunda serie de datos, etc. Punto de datos Cada uno de los datos de una serie de datos. Un punto de datos es la intersección de un valor y una categoría (grupo). TIPOS DE GRÁFICO Gráfico de áreas Gráfico de Barras Página 18

19 gmail.com Gráfico de Columnas Gráficos circulares y de anillo Manual Excel Básico Página 19

20 Gráfico de líneas Página 20

21 gmail.com Gráficos XY (Dispersión) Subtipos Máx-Min-Cierre Manual Excel Básico Página 21

22 Gráfico Radar Gráfico Superficie 3D ASISTENTE PARA GRÁFICOS Está formado por una serie de ventanas de diálogo cuya finalidad es simplificar la creación de un gráfico. Le guiará paso a paso permitiendo que pueda elegir el tipo de gráfico, añadir otros elementos como los títulos y la leyenda. Al finalizar mostrará un ejemplo del gráfico para que pueda realizar los cambios que sean necesarios. Página 22

23 gmail.com Podrá crear un Gráfico Incrustado (como un objeto) en una hoja de cálculo cuando desee mostrar el gráfico junto con los datos a los que está asociado. Podrá crear un Gráfico en una Hoja Individual de un Libro cuando desee mostrar el gráfico separado de los datos a los que esté asociado. En cualquiera de las dos formas, los datos del gráfico se vinculan automáticamente a la hoja de cálculo utilizada para su creación, de tal manera que siempre que cambie los datos de la hoja, dichos cambios se reflejarán en el gráfico. MANEJO DE BASES DE DATOS DEFINICIÓN Y CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS Una base de datos es una colección de información agrupada por un tema común. Para MS-Excel una base de datos es una Lista que consta de filas con encabezados que contienen conjuntos de información similares. La Lista se considera como una simple base de datos donde las filas son los registros (conjunto de campos relacionados) y las columnas los campos (cada uno de los conceptos en que se descompone un conjunto de información). Para MS-Excel existen 2 tipos de bases de datos: Las externas, como Access, dbase, Paradox, FoxPro, Approach, SQL Server, Oracle y las Internas, bases de datos que residen en las hojas de trabajo. El presente manual mostrará como trabajar con bases de datos internas. Muchos usuarios sienten indiferencia hacia las características relacionadas con bases de datos de MS- Excel, sencillamente porque el término bases de datos implica algo complejo y difícil de aprender. Esta percepción fue reforzada por el hecho que las primeras versiones de MS-Excel eran realmente complejas. A partir de MS-Excel para Windows, se han simplificado mucho las características de las bases de datos convirtiéndose en una herramienta poderosa, a la vez que sencilla, para resolver, casos verdaderamente complejos. Las siguientes son algunas razones por las que conviene conocer como administra Excel sus bases de datos internas: Buena parte de la funcionalidad de bases de datos en Excel se aprende con mucha facilidad. Las características de bases de datos de Excel pueden ayudar a dividir, analizar y producir informes aunque los datos estén almacenados en una base externa. Casi todas las tablas de datos en las hojas de trabajo se pueden manejar como bases de datos. LIMITACIONES MS-Excel proporciona importantes facilidades para ingresar, modificar, analizar y manejar los datos, sin embargo existen limitaciones inherentes a todos los programas de hojas de cálculo de las que se debe tomar nota antes de seleccionarlos (por ejemplo, Excel) como el sitio adecuado para almacenar datos: Una hoja de trabajo está limitada a 256 columnas y 65,536 filas. Sólo un usuario puede tener acceso a una base de datos interna, a la vez. Lograr la integridad de datos (no permitir texto en columnas numéricas) requiere de macros y cajas de diálogo personalizadas. Toda la base de datos debe estar en memoria (a menos que se esté accesando a una base de datos externa). Manual Excel Básico Página 23

24 Los datos almacenados en hojas de trabajo tienden a consumir mucho más espacio en disco que los almacenados en bases de datos externas (una hoja de trabajo almacena fórmulas, formatos, gráficos, etc.) mientras que los manejadores de bases de datos (DBMS - DataBase Manager System) convencionales almacenan datos puros. CREAR UNA LISTA EN LA HOJA DE CÁLCULO MS-Excel cuenta con una serie de características automáticas que facilitan la administración y el análisis de los datos de una lista. Para aprovechar al máximo introduzca la información considerando lo siguiente: La lista puede tener como máximo 256 columnas y 65,536 filas. Los títulos de columna deben ser ingresados en la primera fila, MS-Excel utilizará dichos títulos para crear informes, buscar y organizar datos. No se debe tener más de una lista en la hoja de cálculo ya que algunas características de administración como el filtrado sólo pueden usar una sola lista. Se debe dejar por lo menos una columna y una fila en blanco entre la lista y los demás datos de la hoja, ello permitirá que MS-Excel pueda seleccionar la lista automáticamente cuando ordene, filtre o inserte subtotales automáticos. Para obtener mejores resultados, evitar guardar datos importantes a la izquierda o derecha de la lista ya que podrían ocultarse al filtrarla. Se debe utilizar bordes de celdas para insertar líneas debajo de los títulos de columna, no filas en blanco o filas que contengan líneas punteadas. Utilice un formato para los títulos de columna y otro para los datos. La lista debe ser diseñada de tal modo que todas las filas tengan elementos similares en la misma columna. No se debe agregar espacios extra al principio de una celda porque afectarían los procesos de búsqueda y ordenamiento. ORDENAR UNA BASE DE DATOS MS-Excel permite reorganizar las filas de una lista según el contenido de una o más columnas. Colocar el cursor en cualquier celda de la lista. Seleccionar la secuencia DATOS, ORDENAR, MS-Excel seleccionará automáticamente toda la lista. En caso de que desee ordenar sólo una parte de la lista deberá seleccionar dicho rango. Elija la columna que desea utilizar como "Primer Criterio" indicando si desea que el ordenamiento sea ascendente o descendente. Haga lo mismo para el "Segundo Criterio" y "Tercer Criterio". Haga un Clic en el botón ACEPTAR. Método Abreviado: Si solamente necesita ordenar por una sola columna, coloque el cursor en una celda de la columna que desea ordenar y haga un Clic en el botón ORDEN ASCENDENTE o el botón ORDEN DESCENDENTE. CRITERIOS DE ORDENACIÓN Podrá ordenar una lista en orden ascendente, descendente o usando un criterio de ordenación personalizado. El contenido y los tipos de datos determinarán cómo se ordena un valor. Criterio de Ordenación Ascendente: Números, del menor número negativo al mayor número positivo; fechas y horas, de la más antigua a la más reciente. Página 24

25 gmail.com Valores de Texto, se ordenan los números introducidos como texto primero y luego el texto normal. Valores lógicos, FALSO y luego VERDADERO. Valores de error, como # VALOR o # NOMBRE?, en el orden en que fueron encontrados. En blanco. Criterio de Ordenación Descendente: Cuando se seleccione el criterio de ordenación descendente, MS-Excel ordenará los valores en el orden contrario al ascendente, salvo en el caso de las celdas en blanco, que siempre se ordenan al final. FILTRAR DATOS DE UNA LISTA El filtrado constituye un método fácil y rápido para encontrar subconjuntos de datos en una lista y trabajar con ellos. A diferencia de los ordenamientos, el filtrado no reorganiza los datos, sólo oculta provisionalmente las filas que no desea mostrar. USO DE FILTROS AUTOMÁTICOS Coloque el cursor dentro de la base de datos. Seleccione la secuencia DATOS, FILTROS, FILTRO AUTOMÁTICO. MS-Excel colocará flechas desplegables directamente en todos los títulos de columna de la lista. Si desea filtrar una lista usando ciertas columnas, deberá seleccionarlas antes. Haga un Clic en la flecha de una de las columnas y aparecerá una lista de todos los elementos únicos de la columna. Seleccione un Elemento de la Lista (se llama "Criterio del Filtro"), MS-Excel ocultará todas las filas que no contienen el valor seleccionado. Para mostrar todos las filas ocultas de una lista seleccione la secuencia DATOS; FILTROS, MOSTRAR TODO. Para mostrar todas las filas ocultas y eliminar las flechas del filtro automático seleccione la secuencia DATOS, FILTROS, FILTRO AUTOMÁTICO. Manual Excel Básico Página 25