CLAVES PARA OPTIMIZAR EL ALMACÉN. Experiencia práctica. JORNADA en INNOVACIÓN LOGÍSTICA. Virginia Roselló Departamento de Logística

Transcripción

1 JORNADA en INNOVACIÓN LOGÍSTICA CLAVES PARA OPTIMIZAR EL ALMACÉN Experiencia práctica. 22 de Marzo de 2011 Virginia Roselló Departamento de Logística

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN. 2. PUNTOS CLAVE DE MEJORA EN EL ALMACÉN. 3. CASO EMPRESA 4. CONCLUSIONES. 2

3 CLAVES PARA OPTIMIZAR EL ALMACÉN 1.- INTRODUCCIÓN 3

4 INTRODUCCIÓN Logística / Cadena de Suministro Todos aquellos procesos o actividades que se crean desde la existencia o la demanda de una necesidad hasta que ésta queda satisfecha. 4

5 INTRODUCCIÓN Logistica Indicadores y Objetivos Organización y Recursos Humanos Requisitos sistema de información Análisis de Costes Gestión de la Demanda Política de Servicio Recepción Pedidos Gestión de Aprovisionamiento Políticas de Gestión Integración Proveedor Procesado Pedidos Lanzamiento Pedido Facturación y Cobro Seguimiento Pedido Evaluación Preveedor APROVISIONAMIENTO Gestión de Inventarios Previsiones Nivel Inventario Punto Pedido Métodos y Tiempos Seguimiento Gestión Producción ALMACENAJE Planificación Producción Lanzamiento OP Control Ejecución Gestión del Almacén Recepción Ubicación Almacenamiento Gestión Transportistas Picking Envío Transporte y Distribución Diseño Red Distr. Gestión Flota DISTRIBUCIÓN APROVISIONAMIENTO ALMACENAJE DISTRIBUCIÓN 5

6 INTRODUCCIÓN C O M P E T E N C I A C R E C I E N T E C O M P L E J I D A D C R E C I E N T E R E N T A B I L I D A D 6

7 INTRODUCCIÓN Hay que conseguir una CADENA DE SUMINISTRO o LOGÍSTICA de la empresa que: 1- FLEXIBLE 3.- ÁGIL 2.- FIABLE 4.- RENTABLE 7

8 INTRODUCCIÓN POR QUÉ OPTIMIZAR EL ALMACÉN? Costes asociados al almacén. El almacén tiene unos costes asociados siempre susceptibles de ser reducidos. Mano de Obra Instalaciones Equipamiento Otros 8

9 INTRODUCCIÓN Costes asociados al almacén Expedición 20% Recepción 10% Almacenaje 15% Picking 55% Equipamiento 17% Otros 8% Equipamiento 15% Otros 8% Instalaciones 21% Mano de obra 54% Instalaciones 18% Mano de obra 59% 9

10 INTRODUCCIÓN POR QUÉ OPTIMIZAR EL ALMACÉN? Nivel de Servicio. Además de mejorar en costes, trabajar de forma ordenada y correcta nos aporta fiabilidad en la información, lo cual repercute directamente en: Diferenciación de la competencia Valor añadido. Fidelización de Clientes y de los propios trabajadores. Incremento la rentabilidad 10

11 INTRODUCCIÓN Nivel de Servicio 11

12 INTRODUCCIÓN REDUCCIÓN DE COSTES EN EL ALMACÉN INCREMENTO DEL NIVEL DE SERVICIO CÓMO OPTIMIZAR EL ALMACÉN? INTEGRANDO EL ALMACÉN DENTRO DE LA CADENA LOGÍSTICA PARA CONVERTIRLO EN UN DEPÓSITO DINÁMICO DE MERCANCÍAS 12

13 INTRODUCCIÓN Enfoque de almacén tradicional APROVISIONA MIENTO ALMACENAJE DISTRIBUCIÓN Enfoque de almacén integrado APROVISIONA MIENTO ALMACENAJE DISTRIBUCIÓN

14 2.- PUNTOS CLAVE DE MEJORA EN EL ALMACÉN 14

15 PUNTOS CLAVE DE MEJORA EN EL ALMACÉN Somos conscientes de la importancia de mi almacén. Sabemos que tenemos que mejorar, pero, Cómo mejorar? 15

16 PUNTOS CLAVE DE MEJORA EN EL ALMACÉN 16

17 PUNTOS CLAVE DE MEJORA EN EL ALMACÉN 1. Gestión del Aprovisionamiento. Gestión de Stocks. Gestión de Compras. Gestión de Proveedores 2. Operaciones en las instalaciones. Procesos de Almacén. Gestión de Ubicaciones. Gestión de inventarios. 3. Gestión de la Distribución Gestión del tráfico. Gestión de los clientes. 17

18 3.-CASO Empresa suministros de construcción 18

19 MEJORA EN EL ALMACÉN. CASO EMPRESA Estado inicial: La empresa de la que hablaremos, es una empresa de compra nacional e internacional, distribución y venta de productos para la construcción. Proceso de traslado desde sus 5 almacenes de unos m2 a un almacén central con una superficie de unos m2, de los cuales unos 2.500m² serán interiores y el resto exteriores. Además, 4 puntos de venta propios (DELEGACIONES) con sus almacenes correspondientes, que querían mantener aunque con un cambio sustancial en su gestión interna que, desde este momento, se llevaría a cabo desde las nuevas instalaciones.

20 Objetivos del proyecto: Definición de una política adecuada de gestión de stocks y gestión de ubicaciones. Optimización del diseño en planta para las nuevas instalaciones. Automatización de almacenes. Rediseño y optimización de todos los procesos logísticos: Compras Aprovisionamiento Almacén Preparación de pedidos Expedición Distribución Diseño del SGA: Definición de requisitos que debe cumplir el sistema de gestión de almacenes.

21 Plan de Trabajo de ITENE FASE INICIAL: Warehouse Activity Profiling FASE I: Gestión de stocks. FASE II: Diseño en planta FASE III: Rediseño de procesos en la nueva sede FASE IV: Selección SGA

22 Fase Inicial: Warehouse Activity Profiling Es el análisis sistemático de las pautas de comportamiento de pedidos y artículos. Proporciona el marco de referencia necesario para el proceso de toma de decisiones que debe realizar el equipo de proyecto. Permite identificar tanto posibles problemas en el flujo de materiales como verdaderas oportunidades en la mejora operativa de los procesos Incluye: Análisis pedidos cliente Mix de Pedido (Familias, Mix unidades manipulación, Cantidades solicitadas) Líneas por pedido Volumen por pedido Líneas y Volumen por Pedido Análisis Referencias ABC movimientos Volumen movido Porcentaje / Volumen gestionados Ver % Artículos completan X% pedidos Referencias Complementarias Análisis Inventario Análisis temporal Distribución anual movimientos Distribución diaria movimientos Etc.

23 FASE I: Gestión de stocks

24 FASE I: Gestión de stocks El objetivo de esta fase fue DIMENSIONAR las necesidades de almacenaje, respondiendo a cuestiones como: Qué almacenar? Cuánto almacenar? Cuándo almacenar? Cuánto reponer? Cuándo reponer? Cuánto vale mi stock? Qué productos me interesa vender?

25 FASE I: Gestión de stocks Clasificación ABC de los productos. De la clasificación ABC se dedujo: 3400 referencias suponen el 20% de las referencias Solamente 1800 referencias (2%) suponen el 80% de las ventas. ABC de productos 100% % volumen de facturación 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% A B C D REVISIÓN POR PARTE DE LA EMPRESA. 0% Maestro de artículos

26 Cálculo del ABC REVISIÓN Detección de que pocas referencias representan un 80% de las ventas. Identificación de productos A que aportan gran valor a la empresa. (Parte Importante de la empresa y en la que debe centrarse). Decidir si alguna referencia debe pasar a ser bajo pedido o se elimina directamente. Detección de obsoletos para su eliminación.- Las referencias D no tienen movimiento en 2 años!!!

27 Niveles de Servicio ARTÍCULOS A REVISAR Y CONSIDERAR A PARTE: Artículos importantes para la empresa. Artículos a impulsar comercialmente. En estos casos el artículo se sube de nivel (A, B o C) pero con el nivel de servicio más bajo del nuevo NdS asignado. Artículos que se considera se van a dejar de impulsar. Artículos de precio elevado. En estos casos el artículo se baja de nivel/escalón (A, B o C) pero con el nivel de servicio más alto del nuevo NdS asignado. Stock de Seguridad (SS) Eliminación o disminución de Roturas de Stock. Posibilidad de hacer frente a la demanda cuando haya cambios en la misma. Aumento de la flexibilidad de la cadena y de las delegaciones. Mejora o estabilización del Nivel de Servicio al Cliente.

28 FASE I: Gestión de stocks Ventajas: Se redujo en más de el inventario, consiguiendo: Incremento del nivel de servicio. Reducir el nivel de obsolescencia Reducción del coste de oportunidad Disminución de los costes de almacenaje Aumento de la rotación Coste Stock Medio ACTUAL Coste Stock Medio PROPUESTO

29 FASE II: Diseño en planta de la nueva sede.

30 FASE II: Diseño en planta de la nueva sede. El objetivo de esta fase fue el diseño de la nueva sede con vistas a optimizar su gestión logística. En esta fase el condicionante principal fue que dicha gestión diera cabida al conjunto de productos que comercializa esta empresa.. Los criterios principales que se siguieron para una correcta distribución fueron: Volumen de cada una de las unidades de almacenaje. Rotación de las unidades de venta. Relación entre unidades de almacenaje y unidades de venta. Coste y/o características específicas de los productos. Tiempos de operación asociados a cada una de las alternativas generadas

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35 ZONA EXTERIOR ZONA CUBIERTA ZONA INTERIOR TIENDA

36 SAI 15 MESA EMBALAJE 3X0.8X1 MESA EMB. 2X0.8X1 MOSTR ADOR D E ATENCIÓN AL PÚ BLICO Huella: 28cm Contrahuella: 18.3cm MESA EMBALAJE 3X0.8X1 MESA EMBALAJE 3X0.8X1 Huella: 28cm Contrahuella: 16cm Huella: 28cm Contrahuella: 16cm Zona interior Apilación Vertical ALMACEN TEMPORAL MATERIAL RECIBIDO H ZONA REVISION ALMACEN TEMPORAL Picking Cajas VIA RAPIDA MATERIAL REVISADO K N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. 1 N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. C O I Palatización P.E. Palatización P.A. N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. N Alt. N Alt. N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. N Alt. 1 B B N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. N-14 5 Alt. VIA RAPIDA PASILLO DE TRANSFERENCIA C C C F F F MC MC MC MC MC MC MC PASILLO DE TRANSFERENCIA VIA RAPIDA ZONA CONSOLIDACION ZONA CONSOLIDACION ZONA EMBALAJE ZONA EMBALAJE EXPEDICION MUELLE 1 EXPEDICION MUELLE 2 EXPEDICION MUELLE 3 EXPEDICION MUELLE 4 EXPEDICION MUELLE 5 EXPEDICION MUELLE 6 EXPEDICION MUELLE 7 EXPEDICION MUELLE 8 H Carruseles O L Push-Back 8 9 B VIA RAPIDA 2 1 Q J CAJA CENTRALITA T IENDA AUTOSERVICIO RECEPCION Bobinas B G I CUADRO ELECTRICO ZONA CAFETERÍA 25 EXPOSIC ION ILUMIN AC ION Playa 26

37 Zona interior ALMACENAJE DE: Tubería acero Bandejas de Canalización Electrocanal Zona de Apilación Vertical CAPACIDAD: 84 PALETS 230 VERTICAL MANUTENCION: MANUAL CARRETILLA CONVENCIONAL

38 Zona interior Picking Pasillo Estrecho Cajas ALMACENAJE DE: Material diverso en cajas CAPACIDAD: CAJAS MANUTENCION: Recojepedidos hasta 10,75 m. altura, filoguiada sobre suelo de alta planimetria. Terminal PC por radiofrecuencia y Lector scaner barcode

39 Zona interior ALMACENAJE DE: Material diverso en palets 80 X120 cm. CAPACIDAD: europalets MANUTENCION: Trilateral hasta 10,75 m. altura, filoguiada sobre suelo de alta planimetria. Terminal PC por radiofrecuencia y Lector scaner barcode Zona Paletización en Pasillo Estrecho

40 Zona interior Zona Paletización en Pasillo Ancho ALMACENAJE DE: Material diverso en palets 120 X120 cm. CAPACIDAD: 213 palets MANUTENCION: carretilla retráctil

41 Zona interior Zona de Carruseles ALMACENAJE DE: material tornillería de alta y media rotación CAPACIDAD: cajas

42 Zona interior Zona de Push- Back ALMACENAJE en estanterías dinámicas, de alimentación y extracción frontal. Material específico en palets 80 X120 CAPACIDAD: 168 palets MANUTENCION: carretillas contrapesadas

43 Zona interior Bobinas ALMACENAJE DE: bobinas de hasta 140 cm CAPACIDAD: 442 bobinas MANUTENCION: Carretilla retráctil

44 Zona interior Playa de Consolidación y Preparación de Pedidos 900 m2 Organización de rutas con 8 muelles de carga. CAPACIDAD 151 Palets

45 Zona interior Almacén Mostrador ALMACENAJE DE : Material diverso para atención mostrador CAPACIDAD: 308 PALETS CAJAS 92 VERTICAL MANUTENCION: Manual

46 Zona Atención a Clientes Zona interior

47 Zona exterior Almacenamiento apilamiento sobre suelo. Ladrillos, tejas, baldosas Almacenamiento en silos. Aridos: arenas, gravillas Almacenamiento estantería Paletización. Sacos Zona cubierta Almacenamiento estantería Paletización. Pilares, gárgolas, caballetes, etc

48 Contrapesa da diésel Zona Interior Tienda

49 FASE II: Diseño en planta de la nueva sede. Ventajas La combinación de estanterías de almacenamiento de palets y / o almacenamiento apilado a suelo facilitó y agilizó notablemente la preparación de pedidos. La selección de los adecuados elementos de almacenaje y manutención agiliza las operaciones y aumenta el grado de aprovechamiento del almacén. Gracias a la señalética, se disminuyeron notablemente los errores de los operarios debido a la sistematización de la información. La gestión ABC de los huecos permite una rápida visualización del estado del almacén (cantidad y tipología de producto almacenado)

50 FASE III: Rediseño de procesos en la nueva sede

51 Proyecto de optimización logística: Plan de Trabajo de ITENE FASE III: Rediseño de procesos en la nueva sede El objetivo de esta fase fue definir una nueva metodología de trabajo sobre los procesos que inciden directamente en la operativa diaria, teniendo en cuenta las necesidades particulares del cliente. Los procesos definidos se diferenciaron entre procesos vinculados a flujos de mercancía y procesos vinculados a flujo de información, para de este modo abarcar toda la actividad de la empresa. Flujos de Mercancías Entradas en almacén. Almacenamiento de mercancía. Preparación de pedidos. Salidas. Etc. Flujos de Información. Compras. Gestión de clientes. Gestión de proveedores. Etc.

52 FASE III: Rediseño de procesos en la nueva sede Ventajas Reducción de tiempos de ejecución Eliminación tareas que no aportan ningún valor Detección y eliminación de cuellos de botella Reducción de costes operativos Optimización de los flujos de trabajo seguidos en la empresa

53 FASE IV: Fases para una correcta implantación SGA 53

54 FASES DE TRABAJO Implantación y Dirección de proyecto 54

55 Análisis de la situación inicial Definición de requerimientos Selección proveedores Implantación y Dirección de Proyecto Esta fase resulta imprescindible ya que nos facilita una doble información: 1.- Permite entender la idiosincrasia empresarial 2.- Nos da pie a poder estructurar la empresa en cuestión, entendiendo el porque de cada decisión. Conseguir que el proveedor se adapte a la empresa y no lo contrario que es lo ocurre en ocasiones 55

56 Análisis de la situación inicial Definición de requerimientos Selección proveedores Implantación y Dirección de Proyecto Algunos requisitos previos, además de las posibles conclusiones obtenidas de la fase anterior: Entorno de Aplicación: Almacén central, centro de distribución, punto de venta, etc Escalabilidad. Integración con otros sistemas y aplicaciones. Transmisión de la información Integración con tecnologías RF, RFID, picking por voz, etc... Servicio al cliente. Generación de informes. Perfiles de usuario. 56

57 Análisis de la situación inicial Definición de requerimientos Selección proveedores Implantación y Dirección de Proyecto Aparte de los requisitos previos y de las conclusiones obtenidos tras la primera fase de trabajo, hay que analizar detenidamente las operaciones o procesos que se llevan a cabo en la empresa. PROCESOS BÁSICOS DEVOLUCIONES, INVENTARIOS, REPOSICIONES,... RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO PREPARACIÓN PEDIDOS EXPEDICIÓN OPERACIONES DE ENTRADA OPERACIONES DE SALIDA OPERACIONES DE PRODUCCIÓN 57

58 Análisis de la situación inicial Definición de requerimientos Selección proveedores Implantación y Dirección de Proyecto OPERACIONES DE ENTRADA RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO Generación de códigos internos. Previsión de entradas. Gestión de status. Gestión de cross-docking. Mapa de Almacén. Gestión de Ubicaciones: Caóticas, semicaoticas, fijas. Criterios de almacenamiento: FIFO, LIFO, etc. Gestión de contingencias. Movimientos inter-zonas o almacenes. 58

59 Análisis de la situación inicial Definición de requerimientos Selección proveedores Implantación y Dirección de Proyecto OPERACIONES DE SALIDA PREPARACIÓN PEDIDOS EXPEDICIÓN Preparación por oleadas ó preparación unitaria de los pedidos.. Priorización de los clientes. Pedidos parciales. Gestión de operarios. Cálculo distancias de desplazamiento. Zonas de Expedición. Preinformación a chóferes. Asociar Rutas de Distribución. Gestión de Cross-Docking. Disponibilidad de Recursos. 59

60 Análisis de la situación inicial Definición de requerimientos Selección proveedores Implantación y Dirección de Proyecto Esta fase de trabajo consiste en unir toda la información y requisitos obtenidos en las fases anteriores, posteriormente ponderarlos en función de las NECESIDADES DE LA EMPRESA y obtener cuales son los proveedores óptimos para el proyecto en cuestión. 60

61 Análisis de la situación inicial Definición de requerimientos Selección proveedores Implantación y Dirección de proyecto Esta fase de trabajo la realiza directamente el proveedor del software seleccionado, integrando su Sistema de Gestión de Almacenes en la empresa. Cronograma. Definición de la mejor época para la implantación. Equipos de trabajo de la empresa e implantador. Participación de los usuarios. Gestión del cambio. Formación 61

62 Análisis de la situación inicial Definición de requerimientos Selección proveedores Implantación y Dirección de proyecto Trabajando directamente con la empresa y el integrador, la dirección del proyecto se encarga, entre otras cuestiones de: Verificar que se cumple con la metodología de trabajo establecida en las fases iniciales del proyecto En caso que existan cambios de envergadura, que estos estén plenamente justificados. Cumplimiento de los plazos previstos. Ajuste al presupuesto establecido. Gestión de las posibles incidencias. 62

63 4.-CONCLUSIONES 63

64 CONCLUSIONES y VENTAJAS de implantar SGA Se consigue que el operario del almacén se limite a ejecutar las tareas que se le encomiendan, lo que agiliza los procesos y disminuye los errores Destacar la importancia de realizar una muy buena Definición de Análisis de la situación inicial y de Definición de requerimientos de funcionamiento con el objetivo que sea el proveedor del SGA quien se adapte a la empresa y no al revés. Se consigue definir una serie de Indicadores que me permitirán una toma de decisiones rápida, ágil y con información fiable y en tiempo real, algunos de estos indicadores son: 64

65 CONCLUSIONES y VENTAJAS de implantar SGA Referentes al Stock: Evolución del valor del stock Cobertura. Evolución de la demanda Obsolescencia Referentes al almacén: Volumen de trabajo por proceso. Coste de proceso por unidad de obra. Productividad Calidad de servicio (errores) Referentes la transporte: Seguimiento en la utilización de capacidades Obtención de coste por unidad de transporte, ruta, etc. Nivel de servicio. 65

66 CONCLUSIONES y VENTAJAS de implantar SGA Obtenemos unas ventajas como pueden ser: Incremento del nivel de servicio. Reducción del nivel de stock en al menos un 20% Reducción de artículos obsoletos. Incremento índice de rotación acorde a las necesidades. Optimización del espacio disponible. Información fidedigna y en tiempo real del estado de mi almacén. Reducción en aproximadamente un 30% los errores de los operarios. Reducción del tiempo de ejecución de las tareas en aproximadamente un 10%. reducción de costes en un 10% 100% de trazabilidad, no solo sobre los productos, sino sobre las propias operaciones del almacén. 66

67 CONCLUSIONES y VENTAJAS DE OPTIMIZAR EL ALMACÉN Ahorro de costes por la compra de material innecesario. Reducción de más de 50% del coste del inventario medio, manteniendo el nivel de servicio. Optimización del espacio. Reducción de tiempos y costes de ejecución de procesos logísticos. Incremento de un 15% en la productividad de los empleados Dimensionado óptimo de plantilla y elementos de manutención Posibilidad de reasignación de personal en función de los picos de trabajo

68 GRACIAS POR SU ATENCIÓN. Virginia Roselló Departamento de Logística 68