Carta de Ética, Código de Conducta y Protocolo de Uso del Canal Ético

Transcripción

1 Carta de Ética, Código de Conducta y Protocolo de Uso del Canal Ético 1

2 Carta de Ética Al celebrar los 82 años de la fundación de Graña y Montero, queremos ratificar el compromiso de todas las empresas del Grupo expresado en nuestra Carta de Ética de Estamos convencidos de que hemos alcanzado los 82 años gracias al prestigio obtenido por el estricto respeto a nuestros valores de Calidad, Cumplimiento, Seriedad y Eficiencia que se resumen en las principales ideas de esta carta. Estos valores son el cimiento de la cultura de nuestras empresas y deben guiar el comportamiento de cada una de las personas que forman Graña y Montero, conscientes de que la mejor forma de transmitirlos es a través del ejemplo personal y que en la actuación de cada uno de nosotros se juega la imagen, el prestigio y la seriedad de nuestra organización. La posición de liderazgo alcanzada por el Grupo en los últimos años nos hace más visibles y nos obliga a esforzarnos por mantener incólume la imagen alcanzada con tanto esfuerzo y a asumir esa nueva responsabilidad de liderazgo empresarial en los países en donde operamos. Todo el personal del Grupo debe asumir la responsabilidad individual de cumplir los valores y preceptos definidos en este documento, comprometerse a dar a conocer y hacer cumplir estas reglas en todos los niveles de la organización y colaborar con el ejemplo de su actuación tanto dentro como fuera de la empresa. LOS CLIENTES La relación con nuestros clientes, se basa en nuestros valores de Cumplimiento, Seriedad, Calidad y Eficiencia, así como en el esfuerzo profesional de servirlos más allá de nuestros compromisos contractuales, considerándolos clientes-socios y, particularmente, mediante nuestra política de cumplimiento "Antes del Plazo". Estos principios deben reflejarse en la relación de todos los miembros del Grupo con nuestros clientes, demostrando Seriedad profesional en todas nuestras labores, Calidad del nivel Graña y Montero en todos nuestros trabajos, Cumplimiento en todos nuestros ofrecimientos de fechas y plazos y Eficiencia basada en la mejora continua de la productividad. 2

3 Considerando que somos empresas de servicios de ingeniería, nuestra orientación fundamental se debe basar en una actitud de servicio para resolver las necesidades de ingeniería de nuestros clientes. LOS ACCIONISTAS El Grupo se compromete a realizar todos los esfuerzos para asegurar a los accionistas una óptima rentabilidad, aumentando simultáneamente el valor de su capital, protegiendo sus activos fijos y preservando su prestigio. LOS COLABORADORES Estamos convencidos de que los colaboradores son el principal activo del Grupo, especialmente por tratarse de empresas de servicio. Es por ello que su relación con la empresa se basa en: a. El respeto mutuo de las personas, que es la base del sentimiento de identidad con el Grupo. b. El desarrollo de las capacidades profesionales de cada uno para darle la oportunidad de desarrollar una línea de carrera en una empresa de prestigio. c. La responsabilidad de cada uno, que nos permite un amplio grado de autonomía en el trabajo. d. La confianza que conlleva compartir con apertura la información, haciendo que de esta manera cada uno comprenda mejor la razón de su esfuerzo, y e. La motivación a la persona como elemento fundamental para alcanzar los objetivos del Grupo y mejorar los ingresos de cada uno, compartiendo inclusive los resultados obtenidos, buscando el concepto de equilibrio entre remuneraciones y utilidades. Es responsabilidad de los colaboradores fomentar entre las empresas del Grupo un clima de trabajo, de colaboración y confraternidad y ayudar a transmitir estos valores a todos los miembros de la organización, especialmente a los nuevos. 3

4 LA COMUNIDAD Y EL MEDIO AMBIENTE Somos conscientes de nuestra responsabilidad social de mejorar la calidad de vida de la comunidades donde operamos, del desarrollo de la infraestructura de la región y del cuidado del medio ambiente, de conformidad con los principios expresados en nuestra Política Ambiental. DE LA INFORMACIÓN La empresa y su personal están comprometidos con transmitir exacta y verazmente las informaciones de la empresa que sean de difusión pública, tanto interna como externamente, y guardar la mayor discreción con respecto a la información de carácter confidencial, tanto de la empresa como de nuestros clientes, especialmente aquellos empleados que tengan acceso a información privilegiada. La política de Graña y Montero en cuanto a publicidad es mantener un perfil público lo más discreto y serio posible. Por ello toda publicación, información pública o auspicio debe ser previamente coordinado con el Grupo. CONFLICTO DE INTERESES Los colaboradores deben evitar relaciones de negocios, financieras o familiares que pudieran ponerlos en situación de generar conflictos entre sus intereses particulares y los de la empresa y, en caso de que así suceda, deberán informar inmediatamente a la empresa. Ninguno de los trabajadores del Grupo debe actuar de intermediario o mandatario de terceros en las relaciones con nuestro Grupo ni tener actividades profesionales fuera del Grupo que puedan significar conflicto de intereses o que interfieran con su desempeño. 4

5 Las empresas filiales deben evitar situaciones que pudieran generar conflictos entre ellas, por el desgaste que producen y el daño a la imagen exterior. PRÁCTICAS COMERCIALES El Grupo vela por el respeto a las leyes y la transparencia y la honestidad de las prácticas comerciales. Todo contrato debe formalizarse en un documento escrito y los documentos contables deben corresponder estrictamente a la realidad de los servicios. El Grupo niega toda posibilidad de efectuar pagos en dinero o especies para obtener contratos o para obtener beneficios que no le corresponden por el derecho moral. Igualmente, no es permitido que el personal acepte pagos en dinero o especies para otorgar contratos o pedidos a proveedores, subcontratistas o empresas de servicios. El Grupo se propone ser el líder de las empresas del sector en moralización de las actividades comerciales. 5

6 José Graña Miró Quesada Presidente del Directorio Carlos Montero Graña Vicepresidente Mario Alvarado Pflucker Gerente General Corporativo Luis Díaz O. Gerente Corporativo de Operaciones Mónica Miloslavich H. Gerente Corporativo de Administración y Finanzas Claudia Drago M. Gerente Legal y de Asuntos Corporativos Jorge Luis Izquierdo R. Gerente Corporativo de Gestión Humana Antonio Rodríguez C. Gerente Corporativo Comercial Juan Manuel Lambarri H. Gerente del área de Ingeniería y Construcción Renato Rojas B. Gerente General de GyM Steve Dixon Gerente General de STRACON GyM Eduardo Villa Corta L. Gerente General de GMI Eduardo Guzmán V. Gerente General de Vial y Vives-DSD Arturo Serna H. Gerente General de Morelco Antonio Cueto S. Gerente del área de Infraestructura Gonzalo Ferraro R. Presidente Ejecutivo de Infraestructura Luis Fukunaga M. Gerente de Concesiones Viales Reynaldo Llosa M. Gerente General de GMP Manuel Wu Rocha Gerente General de GyM Ferrovías Gonzalo Ferraro R. Presidente del Directorio Concesionario La Chira S.A. Rolando Ponce V. Gerente del área de Inmobiliaria Jaime Dasso B. Gerente del área de Servicios Hugo Gonzáles C. Gerente General de GMD Jaime Targarona A. Gerente General de CONCAR Klaus Winkler S. Gerente Corporativo de CAM Gonzalo Mardones P. Gerente General de CAM Chile Pedro Chavez-Cabello C. Gerente General de CAM Perú Fernando Foix I. Gerente General de CAM Colombia Manuel Fernández P. Gerente General de Adexus Av. Paseo de la República 4667 Lima 34, Perú

7 Código de Conducta INTRODUCCIÓN En el año 1995, el Grupo Graña y Montero emitió una Carta de Ética que establece los lineamientos de actuación de nuestras empresas y colaboradores, enmarcados en los valores del Grupo. Con el presente Código de Conducta pretendemos buscar la mejor actuación de nuestros colaboradores en su vida profesional. Para ello hemos aprobado políticas, a lo largo de los años, que regulan diferentes aspectos de nuestra actuación, como son, además de la Carta de Ética, la Política de Sostenibilidad, las Normas Internas de Conducta, la Política Contra el Acoso Sexual y la Política Anticorrupción. Este Código de Conducta complementa y desarrolla la Carta de Ética, de modo que sus lineamientos y los valores del Grupo permanezcan en el tiempo. LOS CLIENTES: La relación de nuestros clientes se basa en nuestros valores de Cumplimiento, Seriedad, Calidad y Eficiencia, así como en el esfuerzo profesional de servirlos más allá de nuestros compromisos contractuales considerándolos clientes-socios y, particularmente, mediante nuestra política de cumplimiento "Antes del Plazo". Estos principios deben reflejarse en la relación de todos los miembros del Grupo con nuestros clientes, demostrando Seriedad profesional en todas nuestras labores, Calidad del nivel Graña y Montero en todos nuestros trabajos, Cumplimiento en todos nuestros ofrecimientos de fechas y plazos y Eficiencia basada en la mejora continua de la productividad. Considerando que somos empresas de servicios de ingeniería, nuestra orientación fundamental se debe basar en una actitud de servicio para resolver las necesidades de ingeniería de nuestros clientes. La relación con nuestros clientes se basa en los acuerdos contractuales y formales y se 7

8 complementa con la Carta de Ética y el Código de Conducta que se enmarca en nuestros valores de Cumplimiento, Seriedad, Calidad y Eficiencia, así como en el esfuerzo de servirlos más allá de nuestros compromisos contractuales, en una relación que llamamos cliente-socio. Como norma general, los acuerdos y ofrecimientos a nuestros clientes deben ser tales que puedan ser susceptibles de reflejarse en un documento escrito. En tal sentido, en nuestra relación con los clientes debemos tener en cuenta lo siguiente: 1. BIENES DEL CLIENTE La administración de los contratos en especial cuando el cliente ha delegado la contratación de servicios o bienes, así como el manejo de los bienes de su propiedad debe administrarse con el mismo nivel de profesionalismo y rigurosidad como si fueran propiedad del Grupo, reforzando nuestra relación cliente-socio. 2. REGALOS, ATENCIONES Y/O DÁDIVAS Todo colaborador deberá tener el cuidado debido de no aceptar ni otorgar regalos, atenciones, dádivas, entretenimientos, entre otros, que pudieran interpretarse como una forma de influencia en una relación o decisión de negocios. Otorgar o recibir regalos o atenciones de parte de alguno de nuestros clientes es aceptable cuando se basa en un propósito de buenas relaciones personales y que no sea de valor y frecuencia excesivos. Todo colaborador deberá respetar las políticas relacionadas con regalos, atenciones y/o dádivas que mantengan nuestros clientes, tal y como lo establece la Política Anticorrupción y el procedimiento de donaciones. 8

9 3. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Toda aquella información que sea de propiedad de los clientes o se derive de la misma y que no sea de conocimiento público deberá ser tratada como información confidencial. En ese sentido, dicha información no podrá ser divulgada ni revelada a persona natural y/o jurídica distinta, salvo que se cuente con la previa autorización escrita de los clientes, y solo podrá ser utilizada para los fines propios del negocio con tales clientes. LOS ACCIONISTAS El Grupo se compromete a realizar todos los esfuerzos para asegurar a los accionistas una óptima rentabilidad, aumentando simultáneamente el valor de su capital, protegiendo sus activos fijos y preservando su prestigio. En relación a los accionistas, es nuestro deber proteger sus intereses, en especial los de los minoritarios. Por ello, en nuestra relación con los accionistas debemos tener en cuenta lo siguiente: 1. GOBIERNO CORPORATIVO El Grupo Graña y Montero se ratifica en su compromiso de seguir las mejores prácticas de gobierno corporativo. Por esta razón, todos los colaboradores deben estar comprometidos con el cumplimiento de las prácticas de gobierno corporativo que la empresa en la que laboran haya incorporado como suyas, especialmente en la relación con los socios y accionistas, conforme con el Reglamento del Directorio y el Reglamento de la Junta de Accionistas, los mismos que se encuentran publicados en 9

10 2. HECHOS DE IMPORTANCIA Cada empresa del Grupo será responsable de comunicar al área de Atención al Inversionista los hechos de importancia ocurridos en la empresa, para su correcta divulgación al mercado, conforme con las Normas Internas de Conducta que se encuentran publicadas en LOS COLABORADORES Estamos convencidos de que los colaboradores son el principal activo del Grupo, especialmente por tratarse de empresas de servicio. Es por ello que su relación con la empresa se basa en: a. El respeto mutuo de las personas, que es la base del sentimiento de identidad con el Grupo; b. El desarrollo de las capacidades profesionales de cada uno para darle la oportunidad de desarrollar una línea de carrera en una empresa de prestigio; c. La responsabilidad de cada uno, que nos permite un amplio nivel de autonomía en el trabajo; d. La confianza que conlleva compartir con apertura la información, haciendo que de esta manera cada uno comprenda mejor la razón de su esfuerzo, y e. La motivación a la persona como elemento fundamental para alcanzar los objetivos del Grupo y mejorar los ingresos de cada uno, compartiendo inclusive los resultados obtenidos, buscando el concepto de equilibrio entre remuneraciones y utilidades. Es responsabilidad de los colaboradores fomentar entre las empresas del Grupo un clima de trabajo, de colaboración y confraternidad, y ayudar a transmitir estos valores a todos los miembros de la organización, especialmente a los nuevos. Con el fin de mantener con firmeza las cualidades que caracterizan a los colaboradores de Graña y Montero, cada uno deberá tener en cuenta las siguientes normas de comportamiento: 10

11 1. AUTONOMÍA RESPONSABLE EN EL DESARROLLO DE SUS FUNCIONES La cultura Graña y Montero se fundamenta en el comportamiento responsable, ético y autónomo de cada uno de sus colaboradores. En ese sentido, se espera que cada colaborador del Grupo realice sus funciones de manera autorregulada. La puntualidad es un atributo de nuestro valor de Cumplimiento, por tal razón las reuniones de trabajo programadas deberán iniciarse a la hora citada, y todos los colaboradores deberán tomar las medidas necesarias para acudir con puntualidad a las mismas. Se busca el autocontrol y la moderación en el uso del Internet, el teléfono, los espacios de esparcimiento, los momentos de descanso y el uso de las instalaciones de la empresa a la que pertenezcan para la realización de las tareas que ejecute cada colaborador. El colaborador deberá tener en cuenta que el Grupo Graña y Montero considera que no debe usarse el correo electrónico de la empresa para emitir opiniones personales que pudiesen tener corte político, religioso, o ser de alguna manera ofensivas, discriminatorias o ir en contra de la moral y las buenas costumbres. Los colaboradores que representen a cualquiera de las empresas del Grupo deben conocer profundamente los alcances de las facultades que el Directorio o el órgano encargado les haya otorgado, cuidando de no excederse en las mismas. Los ofrecimientos que efectúen nuestros colaboradores a sus clientes, compañeros de trabajo, proveedores, autoridades y, en general, cualquier persona de la comunidad deben ser concretos y susceptibles de ser cumplidos, evitando dar información y datos imprecisos. Los criterios de la autonomía responsable se basan en el espíritu de la cultura Graña y Montero y se enmarcan en la ética y honorabilidad de las personas, más allá de lo escrito en este documento. Los líderes de equipo son responsables de transmitir la cultura de autonomía responsable a través del ejemplo, de la enseñanza y de la supervisión a los colaboradores a su cargo. 11

12 2. CLIMA LABORAL En Graña y Montero fomentamos e incentivamos el buen clima laboral. Para ello todos tenemos la responsabilidad, en los diversos roles que nos toca asumir, de ejercer un correcto liderazgo, de generar, mantener y desarrollar un buen clima laboral en los equipos que tenemos a cargo y de los que formamos parte, de fomentar y generar compromiso y sentido de pertenencia con la organización y de crear un ambiente de camadería. 3. APRENDER A CRECER El Grupo Graña y Montero fomenta el desarrollo de las capacidades de sus colaboradores. Por eso, es responsabilidad de cada colaborador participar de manera activa en todos los programas que el Grupo ha creado con el fin de incentivar y desarrollar el crecimiento de sus colaboradores. La participación en los talleres o cursos preparados por el Grupo forma parte de las labores del personal y, como tales, se debe participar en ellas con los mismos estándares con los que se realiza el trabajo diario. Considerando que la empresa invierte recursos en la capacitación de sus colaboradores, estos no deben ser malgastados, por lo que se espera que los colaboradores acudan a los mismos, participen y obtengan notas aprobatorias, cuando corresponda. En igual forma, el Grupo espera que los colaboradores compartan su conocimiento, sea a través del dictado de cursos internos, participando en foros, preparando papers, respondiendo las inquietudes de sus demás compañeros, compartiendo experiencias y otras actividades similares. Los colaboradores deberán estar siempre dispuestos a ayudar a las personas que tengan a su cargo a integrarse a sus equipos de trabajo y acceder a la información necesaria para el ejercicio de sus funciones. Será responsabilidad de los jefes ayudar a los colaboradores a su cargo a incrementar y mejorar su conocimiento. 12

13 4. ACOSO U HOSTILIZACIÓN Se entiende como acoso u hostilización, el trato ofensivo u hostil hacia otra persona, ya sea de manera escrita, verbal o mediante actos o gestos inapropiados. Todo colaborador que forme parte del Grupo Graña y Montero debe respetar a los demás colaboradores sin importar su rango. Del mismo modo, todo colaborador está en la obligación de respetar a todas las personas con las que interactúe, personal de servicios complementarios (tales como vigilantes y personal de limpieza), clientes, proveedores y, en general, cualquier tercero. El Grupo Graña y Montero es respetuoso de la privacidad de cada uno de sus colaboradores. En ese sentido, toda información que constituya parte de la privacidad de los colaboradores se manejará de manera confidencial y con el respeto que cada individuo merece. 5. DISCRIMINACIÓN Se espera que los colaboradores del Grupo Graña y Montero traten con respeto a las personas, sin realizar ningún tipo de acto discriminatorio en razón de la condición social, creencia, nacionalidad, raza, sexo, opción sexual, religión, discapacidad, enfermedad, apariencia y, en general cualquier característica que pudiera generar algún tipo de diferencia entre las personas. 6. ACOSO SEXUAL El Grupo Graña y Montero no tolerará conductas que constituyan acoso sexual entre sus colaboradores. Aquellos casos de acoso sexual serán tratados de conformidad con la política contra el acoso sexual de la empresa en la que labora. 13

14 7. CONSUMO DE ALCOHOL Y/O ESTUPEFACIENTES El consumo de alcohol y/o estupefacientes en las oficinas durante el horario de trabajo no está permitido. Aquel colaborador que parezca estar ebrio o bajo la influencia de drogas y/o estupefacientes no podrá ingresar a las oficinas o a las áreas designadas para las labores, ni se permitirá su permanencia en el puesto de trabajo. 8. COMPORTAMIENTO RESPETUOSO Todos los colaboradores del Grupo, en concordancia con el Estilo Graña y Montero y sus valores, deberán seguir un comportamiento respetuoso en todas sus interacciones con los demás. En ese sentido, deberán: Utilizar un lenguaje verbal y corporal adecuados. Mostrar siempre una imagen profesional y apropiada. Consecuentemente, la vestimenta y arreglo personal serán coherentes con la función que desempeña cada colaborador, el entorno en el que se desenvuelve, los usos y costumbres de Graña y Montero, y no deberán incomodar a ninguna persona con la que interactúen. En caso de duda referente a este tema, el colaborador deberá consultar con sus jefes y/o área de Gestión Humana. Se espera que el colaborador de Graña y Montero muestre un comportamiento coherente dentro del entorno donde desarrolle sus funciones y en el área de influencia. 9. ROBO O FRAUDE El Grupo Graña y Montero no tolera el comportamiento deshonesto, por ello cualquier colaborador que conozca de algún robo, fraude u otra acción deshonesta deberá comunicarlo de manera inmediata a su jefe o al gerente de Gestión Humana de su empresa. 14

15 10. LA SEGURIDAD La seguridad es un tema primordial para Graña y Montero. En ese sentido, el Grupo exige que sus colaboradores den prioridad a su propia seguridad y la de su equipo a cargo ante cualquier situación de riesgo, entendiendo que dicha conducta es parte de una eficiente prestación de servicios. Para ello los colaboradores deberán cumplir estrictamente las medidas de seguridad que en cada oportunidad le requiera la empresa en función de las labores que tenga a su cargo, conforme con la Política de Sostenibilidad del Grupo y la Política de Prevención de Riesgos de su empresa. LA COMUNIDAD Y EL MEDIO AMBIENTE Somos conscientes de nuestra responsabilidad social de mejorar la calidad de vida de la comunidad donde operamos, del desarrollo de la infraestructura de los países de la región y del cuidado del medio ambiente, de conformidad con los principios expresados en nuestra Política Ambiental. Es interés de la empresa que sus colaboradores busquen trascender en la sociedad a través de su trabajo, procurando en todo momento transmitir la cultura Graña y Montero, con el debido respeto a las costumbres locales del entorno y procurando influenciar de manera positiva. Todos los colaboradores deberán mostrar una actitud de respeto por las autoridades y por las normas en general, mostrando una conducta cívica adecuada de respeto al entorno y a la comunidad. Dentro de esa línea, buscamos que en el desarrollo de nuestras labores se procure el cuidado del medio ambiente, conforme con la Política de Sostenibilidad del Grupo y la Política Ambiental de cada empresa. 15

16 DE LA INFORMACIÓN La empresa y su personal están comprometidos a transmitir exacta y verazmente las informaciones de la empresa que sean de difusión pública, tanto interna como externamente y guardar la mayor discreción con respecto a la información de carácter confidencial, tanto de la empresa como de nuestros clientes, especialmente aquellos empleados que tengan acceso a la información privilegiada. La política de Graña y Montero en cuanto a publicidad es mantener un perfil público lo más discreto y serio posible. Por ello toda publicación, información pública o auspicio, debe ser previamente coordinado con el Grupo. El Grupo Graña y Montero mantiene un perfil público lo más serio y discreto posible. De esta manera, todo colaborador debe tener en cuenta lo siguiente: 1. Cualquier declaración o informe que se brinde a la prensa debe ser necesariamente coordinado con la gerencia Legal y de Asuntos Corporativos. 2. Todo tipo de publicidad, auspicio o publicación deberá ser también coordinado con la gerencia Legal y de Asuntos Corporativos y deberá respetar las políticas del Grupo, así como las marcas y signos distintivos de la empresa a la que corresponda dicha publicidad. 3. La información confidencial deberá tratarse de acuerdo con los términos establecidos en este mismo documento, mientras que la información privilegiada deberá manejarse de conformidad con las Normas de Conducta de Graña y Montero. 4. Cabe señalar que aquella información que sea independientemente desarrollada por algún colaborador o empresa del Grupo Graña y Montero es de propiedad de la empresa para la cual dicho colaborador labora. 16

17 CONFLICTO DE INTERESES: Los colaboradores deben evitar relaciones de negocios, financieras o familiares que pudieran ponerlos en situación de generar conflictos entre sus intereses particulares y los de la empresa y, en caso de que así suceda, deberán informar inmediatamente a la empresa. Ninguno de los trabajadores del Grupo debe actuar de intermediario o mandatario de terceros en las relaciones con nuestro Grupo, ni tener actividades profesionales fuera del Grupo que puedan significar conflicto de intereses o que interfieran con su desempeño. Las empresas filiales deben evitar situaciones que pudieran generar conflictos entre ellas, por el desgaste que producen y el daño a la imagen exterior Se entiende por conflicto de intereses aquellos casos en los cuales el colaborador tiene un interés particular, de manera directa o a través de algún familiar, que pueda impedir un objetivo desarrollo de sus labores. Son ejemplos de casos que podrían generar conflictos de interés: Involucrarse personal o financieramente con un colaborador de un cliente, competidor o proveedor. Que labore dentro de las empresas del Grupo Graña y Montero algún familiar directo. Tener relaciones comerciales directamente o a través de un familiar directo con alguna de las empresas del Grupo Graña y Montero. Que un familiar directo labore para la competencia o para un cliente o proveedor de las empresas del Grupo Graña y Montero. Tener una participación accionarial significativa o valores en una empresa que sea proveedora, cliente o competencia de las empresas del Grupo Graña y Montero. 17

18 Es obligación del colaborador que se encuentre en una situación de posible conflicto de interés declarar a su jefe o a la gerencia de Gestión Humana la existencia de dicha situación en el momento en el que este se presente. Las empresas del Grupo podrán solicitar a sus colaboradores declaren por escrito si se encuentra en alguna situación que, eventualmente, podría generar un conflicto de interés con la empresa para la cual labora o cualquier otra del Grupo. PRÁCTICAS COMERCIALES: El Grupo vela por el respeto a las leyes y la transparencia y la honestidad de las prácticas comerciales. Todo contrato debe formalizarse en un documento escrito y los documentos contables deben corresponder estrictamente a la realidad de los servicios. El Grupo niega toda posibilidad de efectuar pagos en dinero o especies para obtener contratos o beneficios que no le corresponden según el derecho moral. Igualmente, no se permite que el personal acepte pagos en dinero o especies para otorgar contratos o pedidos a proveedores, subcontratistas o empresas de servicios. El Grupo se propone ser el líder de las empresas del sector en moralización de las actividades comerciales. Graña y Montero cumple con la constitución, con las leyes aplicables en los países en los que opera, con la Política Anticorrupción y el procedimiento Conoce a tu Socio. Busca hacer negocios dentro de la buena fe, la moral y las buenas costumbres. En tal virtud, los colaboradores del Grupo Graña y Montero deben tener en cuenta lo siguiente: 18

19 1. RELACIÓN CON PROVEEDORES Se deberá contratar a aquellos proveedores que cumplan los estándares de seguridad, calidad, servicio y buen precio que nos permitan cumplir y mantener los valores del Grupo Graña y Montero y las buenas relaciones con nuestros clientes. Asimismo, se debe evitar comentarios innecesarios sobre las propuestas presentadas por nuestros proveedores. 2. SOBORNOS Todos los colaboradores de Graña y Montero están prohibidos de ofrecer sobornos, compensaciones y, en general, cualquier tipo de dádivas a funcionarios públicos, sus familiares o representantes, clientes y/o proveedores para obtener beneficios que no le corresponden por el derecho moral. Todo colaborador de Graña y Montero deberá evitar verse involucrado de manera alguna en cualquier acto de corrupción a cualquier nivel. Cualquier colaborador del Grupo que conociere o sospechare de alguna conducta inapropiada deberá reportarla a su jefe o la gerencia de Gestión Humana de la empresa para la cual labora. 3. COMPETENCIA El Grupo Graña y Montero evita en todo momento las prácticas relacionadas con la competencia desleal, por lo que sus relaciones contractuales se basan siempre en la buena fe y en la seriedad. 19

20 4. TRANSPARENCIA EN LA OPERACIÓN COMERCIAL El Grupo Graña y Montero promueve la transparencia y el cumplimiento de las normas contables, financieras y legales, por lo que exigirá fidelidad en el registro de sus operaciones comerciales, de manera que todo registro sea hecho de acuerdo con la realidad de la operación. En igual forma, toda actividad comercial de las empresas del Grupo Graña y Montero será reflejada en los estados financieros, en la memoria anual, en los informes al mercado y en general en cualquier información que brinde cualquiera de las empresas del Grupo a terceros externos. Todo colaborador está en la obligación de ser transparente en sus actos y en sus labores, evitando el engaño y el ocultamiento de información. 20

21 Protocolo de Uso del Canal Ético 1INTRODUCCIÓN 2LO QUE DEBO SABER SOBRE EL CANAL ÉTICO 2.1 QUIÉN PUEDE USAR EL CANAL ÉTICO? 2.2 POR QUÉ DEBO USARLO? 2.3 CUÁNDO DEBO USARLO? 2.4 QUÉ DEBO REPORTAR? 2.5 QUÉ INFORMACIÓN DEBO PROPORCIONAR? 2.6 QUÉ CANALES TENGO DISPONIBLES? 2.7 QUÉ PASA SI ALGUIEN PROPORCIONA INFORMACIÓN FALSA? 2.8 CÓMO SE VA A UTILIZAR LA INFORMACIÓN? 3EL COMPROMISO DEL GRUPO GRAÑA Y MONTERO 4ANEXO 21

22 1. INTRODUCCIÓN Como tú, queremos que nuestros valores y la meritocracia sean la base del desarrollo de las personas en nuestras organizaciones. Queremos éxitos reales, basados en honrar nuestros compromisos, haciendo siempre lo correcto, tal como lo establece nuestra Carta de Ética vigente desde el año Somos parte de un equipo y necesitamos tu participación para institucionalizar la aplicación de nuestro Código de Conducta lanzado en el 2012, el cual nos permitirá ser consistentes con nuestras creencias y valores compartidos. Alineados con este propósito, el Grupo Graña y Montero ya contaba con el compromiso de las gerencias de mantener su política de puertas abiertas para recoger nuestras preocupaciones. Sin embargo, ahora pone adicionalmente a nuestra disposición un Canal Ético operado por una compañía profesional e independiente, especializada en la materia, para así ofrecer mayores herramientas para mantener los altos estándares de nuestra cultura. El Canal Ético es una herramienta que sirve para comunicar a través de diversos mecanismos ( , página web, atención telefónica, entre otros) cualquier preocupación seria y sensible relacionada con potenciales irregularidades e incumplimientos con la Carta de Ética, Código de Conducta y Política Anticorrupción del Grupo. Para ello, una compañía profesional e independiente, operadora del Canal Ético (El Operador), recibe metodológicamente estas comunicaciones y luego transmite la información a la Comisión de Ética del Grupo, formada por ejecutivos de alto nivel. Esta comisión valida cada uno de los casos recibidos a través de indagaciones en las instancias apropiadas. Aquellos casos que El Operador clasifique como alteración de registros contables, fraude, prácticas cuestionables de registro contable y de auditoría, declaraciones falsas o engañosas a los supervisores de mercados de valores, deficiencias en el proceso de control interno, situaciones que permitan cuestionar la independencia de los auditores 22

23 externos, represalias contra personas que hayan reportado preocupaciones o cualquier otra preocupación que involucre a algún miembro de la Comisión de Ética serán comunicados directamente al Comité de Auditoría y Procesos, conformado por directores independientes, para su evaluación. El Comité de Auditoría y Procesos podrá conocer de los casos que considere formen parte de su ámbito de funciones. Para tal fin, podrá solicitar información de cada caso a El Operador o a la Comisión de Ética del Grupo. En el caso en que la Comisión de Ética del Grupo reciba casos de parte de El Operador, que considere formen parte del ámbito de funciones del Comité de Auditoría y Procesos, esta deberá retransmitir tales casos a dicho comité. La información recibida es administrada de manera responsable, profesional y confidencial. Las comunicaciones anónimas también son aceptadas. La Comisión de Ética tiene el encargo de velar por mantener los más altos estándares éticos en el Grupo, por lo que tomará las acciones pertinentes respecto a cada caso, en base a la información disponible. El Grupo, el Directorio y sus ejecutivos valoran y aprecian tu compromiso individual por cumplir esta obligación y tienen la firme responsabilidad de evitar cualquier tipo de perjuicio hacia las personas que reporten sus preocupaciones de buena fe. El presente protocolo está dirigido a todos los colaboradores del Grupo Graña y Montero, así como a terceros que, sin ocupar un cargo en el Grupo, tengan interés en hacer uso del canal. Establece, asimismo, los mecanismos y criterios que deben considerarse para utilizar el Canal Ético. El siguiente gráfico resume el proceso seguido por el Canal Ético: 23

24 CARTA DE ÉTICA, CÓDIGO DE CONDUCTA Y POLÍTICA ANTICORRUPCIÓN DEL GRUPO. 1 2 Si se detecta o percibe posibles desviaciones a la Carta de Ética, Código de Conducta o Política Anticorrupción, repórtalo inmediatamente. El Canal Ético es operado por una companía profesional independiente, para reportar de manera confidencial, anónima y libre de represalias. 3 El operador del Canal Ético recibe, registra, analiza y categoriza la información provista, para proporcionar un reporte escrito del caso recibido Los casos son enviados a la Comisión de Ética para su validación y subsecuente investigación. En el caso de que se trate de un fraude contable, de auditoría o que involucre a la Comisión de Ética, el hecho será derivado al Comité de Auditoría y Procesos para su investigación. A N O N I M A T O Y

25 Página web Buzón de voz o fax Central telefónica Correos electrónicos Dirección postal Entrevista Personal COMISIÓN DE ÉTICA Gerente Corporativo de Gestión Humana / Gerente Corporativo de Administración y Finanzas / Gerente Legal y de Asuntos Corporativos / Auditor Interno COMITÉ DE AUDITORÍA Y PROCESOS Conformado por tres directores independientes. C O N F I D E N C I A L I D A D

26 2. LO QUE DEBO SABER SOBRE EL CANAL ÉTICO Para aquellas situaciones en las cuales no fuera posible o no resultara cómodo reportar una preocupación a tu supervisor inmediato o gerente del área, el Grupo Graña y Montero pone a tu disposición el Canal Ético, el cual opera de manera independiente, garantizando la confidencialidad y el anonimato de quien reporta una preocupación QUIÉN PUEDE USAR EL CANAL ÉTICO? Todos los colaboradores que formamos parte del Grupo Graña y Montero, sin importar el cargo que ocupemos, así como terceros que, sin ocupar un cargo en el Grupo, tengan interés en hacer uso del canal POR QUÉ DEBO USARLO? El Canal Ético nos ayuda a institucionalizar y fortalecer la cultura ética del Grupo Graña y Montero, permitiéndonos tomar acción oportuna ante posibles irregularidades que afecten la reputación del Grupo.! No asumas que la gerencia ya sabe del tema. Mantente atento a señales de situaciones inusuales. Evalúa los casos con escepticismo profesional. Todos los colaboradores somos responsables de actuar de acuerdo con la Carta de Ética, Código de Conducta y Política Anticorrupción del Grupo. Esto implica también la obligación de reportar nuestras preocupaciones acerca 26

27 de incumplimientos potenciales y reales al supervisor o gerente inmediato, incluyendo temas como robos, fraude, actividades comerciales deshonestas, mal uso de los recursos del Grupo, soborno, u otro comportamiento poco ético en el lugar de trabajo CUÁNDO DEBO USARLO? Si tienes una pregunta o preocupación o consideras que la conducta de algún colaborador se está desviando de lo establecido en la Carta de Ética, Código de Conducta y Política Anticorrupción del Grupo, es tu obligación reportar esta información inmediatamente para evitar que el tema se convierta en un problema más serio. La compañía requiere tu ayuda para tomar conocimiento y así poder evaluar el caso y adoptar las medidas apropiadas. Las gerencias del Grupo Graña y Montero vivimos la política de puertas abiertas, ofreciendo a nuestros colaboradores apertura para recibir información relevante que de buena fe deseen comunicar. Para ello, ofrecemos varias alternativas: HÁBLALO CON TU JEFE INMEDIATO O GERENTE. BUSCA A ALGUIEN DEL ÁREA DE GESTIÓN HUMANA PARA REALIZAR TU CONSULTA. COMUNÍCALO A LA COMISIÓN DE ÉTICA, A TRAVÉS DEL CANAL ÉTICO. El Grupo, el Directorio y sus ejecutivos valoran, aprecian positivamente y agradecen tu compromiso individual y el de tus colaboradores por el cumplimiento de esta obligación, y tienen el firme compromiso de evitar cualquier tipo de perjuicio hacia las personas que reporten sus preocupaciones de buena fe. 27

28 2.4. QUÉ DEBO REPORTAR? Se debe reportar cualquier sospecha de conducta no ética o ilegal relevante, violaciones a la legislación, regulaciones, políticas, protocolos y procedimientos corporativos y a la Carta de Ética, Código de Conducta y Política Anticorrupción del Grupo. A manera de ejemplo, estas conductas incluyen, pero no se limitan a1 : Actividades ilícitas. Robo de inventarios o activos del Grupo. Uso inapropiado de los activos del Grupo. Reporte inapropiado de tiempo y gastos. Conflicto de intereses. Acoso y hostigamiento. Pago o solicitud de sobornos. Regalos y entretenimiento inapropiados. Violaciones de confidencialidad. Falsificación de documentos Uso inapropiado o destrucción de registros del Grupo. Prácticas cuestionables de registro contable y de auditoría (p.e. alteración de registros contables). Facturación inapropiada. Fraude. Deficiencias en el proceso de control interno. Declaraciones falsas o engañosas a los supervisores de mercados de valores. Situaciones que permitan cuestionar la independencia de los auditores externos. Represalias contra personas que hayan reportado preocupaciones. Incumplimiento a la normativa vigente. Incumplimiento a la Carta de Ética, Código de Conducta y Política Anticorrupción del Grupo 1 Para mayor información sobre la clasificación de los tipos de preocupaciones y sus definiciones, ver el Anexo 2: Tipos de preocupaciones 28

29 El Canal Ético está pensado para atender preocupaciones serias y sensibles que pudieran afectar de forma adversa a los colaboradores, las operaciones y el negocio del Grupo, y que por su naturaleza no puedan transmitirse por la vía normal. En este sentido, por ejemplo, el Canal no está pensado para cubrir las situaciones que surjan en relación con temas laborales, como sueldos y condiciones de trabajo, igualdad de oportunidades de empleo, prestaciones laborales y otros que manejan generalmente las personas responsables de las prácticas y procedimientos de recursos humanos. El mecanismo más directo para resolver dichas situaciones es buscar a alguna persona de dicha área; aunque, si le genera incomodidad hacerlo, el Canal Ético puede también ser utilizado excepcionalmente para hacer llegar esta información al área de Recursos Humanos de manera anónima y confidencial.! Si tienes dudas, consulta con una persona de confianza no relacionada con los hechos (p.e. la gerencia del área, el Auditor Interno, algún miembro de la Comisión de Ética, o a través del Canal Ético) QUÉ INFORMACIÓN DEBO PROPORCIONAR? La preocupación que se reporta a través del Canal Ético, en lo posible, debe tener la mayor cantidad de información, de tal manera que facilite el análisis y la revisión de la situación reportada. 29

30 El detalle de la situación a reportar podrá responder a las siguientes preguntas: Quién es(son) el(los) responsable(s) / involucrado(s)? Cuál(es) es(son) su(s) cargo(s) o posición(es)? Qué hizo(hicieron)? Qué sucedió? Cuándo ocurrió? Dónde ocurrió? Durante cuánto tiempo sucedió? Todavía está ocurriendo? Dónde existen evidencias o sustentos que puedan ser validados por el Grupo? Quién más conoce de esta situación? Este hecho ha sido comunicado con anterioridad? Cómo? Qué pasó?! Explica con claridad y en orden cronológico los hechos (no asumas que quien escucha o leerá tu declaración entiende del tema). Incluye todos los detalles y datos concretos que puedas (montos, fechas, personas, proveedores, características, productos). Si cuentas con información que respalde tu versión, hazla llegar electrónicamente, por fax o físicamente a través de los canales disponibles descritos en la siguiente página. Mientras más información válida y verificable proporciones, mayor será la probabilidad de que el caso sea exitosamente validado por la Comisión de Ética. Te recomendamos proporcionar a la compañía profesional independiente algún mecanismo para contactarte posteriormente, para hacerte cualquier consulta respecto a la preocupación planteada o coordinar la obtención de evidencias adicionales (p.e.: 30

31 coordinar la obtención de evidencias adicionales (p.e.: puedes brindar un correo electrónico a nombre de un seudónimo creado para este fin). Mantendremos confidencialidad sobre tu identidad, pero tú también estás obligado a mantener confidencialidad sobre las preocupaciones reportadas QUÉ CANALES TENGO DISPONIBLES? Los medios utilizados por El Operador, como parte del Canal Ético que puedes utilizar, son los siguientes: PÁGINA WEB Si deseas ingresar la preocupación directamente en una página web manejada por El Operador independiente a través de Internet, ingresa a: Esta página contiene preguntas y guías para ingresar tu preocupación de manera sencilla. Disponible en cualquier momento que desees. No se requiere un usuario o contraseña para ingresar. CORREOS ELECTRÓNICOS Si deseas comunicar tu preocupación mediante un correo electrónico, envíalo a: contacto@canaletico.net Está disponible en cualquier momento que lo desees. El mensaje será leído por El Operador independiente. 31

32 BUZÓN DE VOZ O FAX Si deseas comunicarte gratuitamente con una casilla para dejar un mensaje de voz, marca el siguiente número: Perú: , Chile: , Colombia: Puedes utilizar esta línea en el momento que desees. Esta opción te permite grabar un mensaje expresando tu preocupación o dejar un número telefónico para que un profesional de El Operador independiente te devuelva la llamada. CENTRAL TELEFÓNICA Si deseas comunicarte gratuitamente con un profesional de El Operador independiente para guiarte durante el proceso, marca el siguiente número: Perú: , Chile: , Colombia: Disponible en horario de oficina, días laborables, de lunes a viernes, de 8:30 a.m. a 6:30 p.m (Perú y Colombia), de 10:30 a.m. a 8:30 p.m. (Chile) DIRECCIÓN POSTAL Si deseas proporcionar una copia física de alguna información, envíala a la siguiente dirección de El Operador independiente: Av. Víctor Andrés Belaúnde 171, piso 6, San Isidro, Lima 27, Lima Perú Atención: Sr. Rafael Huamán Referencia: Canal Ético <Nombre de la empresa> Disponible en cualquier momento que desee. 32

33 ENTREVISTA PERSONAL Si deseas ser atendido personalmente por profesionales de El Operador independiente, puedes dirigirte a: Av. Víctor Andrés Belaúnde 171, piso 6, San Isidro, Lima 27, Lima Perú Preguntar por: Sr. Rafael Huamán Disponible en el horario de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 6:30 p.m. o, fuera de este horario, previa cita QUÉ PASA SI ALGUIEN PROPORCIONA INFORMACIÓN FALSA? Todo caso recibido será revisado y validado por la Comisión de Ética (o Comité de Auditoría y Procesos, según el caso), buscando guardar la confidencialidad de la información recibida, la identidad de la persona aludida y la identidad de la persona que manifieste la preocupación. Siendo consecuente con su responsabilidad de responder los casos recibidos con seriedad y profesionalismo, una vez realizadas las indagaciones respectivas, el Grupo se reserva el derecho de adoptar medidas disciplinarias contra las personas encontradas responsables de haber brindado en forma deliberada o dolosa información falsa a través del Canal Ético. Sin embargo, si tras las debidas investigaciones se encuentra que los indicios reportados por el colaborador son razonables, pero aun así no se determina una conducta indebida, el colaborador informante estará libre de represalia. 33

34 2.8. CÓMO SE VA A UTILIZAR LA INFORMACIÓN? Todas las preocupaciones comunicadas a través del Canal Ético serán recibidas, registradas y analizadas por la compañía profesional independiente operadora del Canal Ético (El Operador). Luego esta remitirá los casos a la Comisión de Ética o al Comité de Auditoría y Procesos, según el supuesto de análisis, para evaluar si cuentan con elementos suficientes para ser consideradas. Algunos casos, según la evidencia recibida, el tipo de preocupación y los niveles de involucrados, podrán resolverse sin que se requiera una validación mayor. Sin embargo, otros requerirán ser investigados bajo supervisión de la Comisión de Ética. El mismo, podrá, a su discreción, consultar a cualquier comisión o ejecutivo que estime conveniente o contratar a auditores e investigadores para asistir en la investigación y análisis de sus resultados. Aquellos casos que El Operador del Canal Ético clasifique como alteración de registros contables, prácticas cuestionables de registro contable y de auditoría, declaraciones falsas o engañosas a los supervisores de mercados de valores, deficiencias en el proceso de control interno, situaciones que permitan cuestionar la independencia de los auditores externos, represalias contra personas que hayan reportado preocupaciones, fraude o cualquier otra preocupación que involucre a algún miembro de la Comisión de Ética, serán comunicados directamente al Comité de Auditoría y Procesos. El Comité de Auditoría y Procesos tomará conocimiento en cada sesión de los casos que le hayan sido transmitidos por la compañía independiente desde la sesión anterior. Al realizar las investigaciones, el Grupo respetará la confidencialidad del caso y la solicitud de anonimato del colaborador que haya proporcionado la información, y hará los máximos esfuerzos por mantener las identidades dentro de la mayor reserva posible, de forma congruente con la necesidad de llevar a cabo una revisión minuciosa. 34

35 Te recordamos que tú también deberás tratar de manera confidencial la preocupación que reportes. Al evaluar el inicio de una investigación, la Comisión de Ética o el Comité de Auditoría y Procesos, según sea el caso, tomará en consideración el cargo del supuesto perpetrador, así como la materialidad, seriedad y credibilidad de los hechos denunciados. Si luego del debido proceso de investigación se comprobara que se ha producido una desviación de la Carta de Ética, Código de Conducta o Política Anticorrupción, se adoptarán las medidas pertinentes de acuerdo a lo estipulado en la normativa laboral vigente y las políticas internas del Grupo. Todo ello sin perjuicio de las sanciones, multas o penas que impongan los organismos gubernamentales competentes. Para fines internos y regulatorios, según apliquen, la Comisión de Ética o el Comité de Auditoría y Procesos, según sea el caso, mantendrá un registro para almacenar y proteger la información histórica de los casos recibidos, incluyendo los reportes y otros documentos que se hayan generado durante la investigación, así como las comunicaciones con el denunciante. La Comisión de Ética o el Comité de Auditoría y Procesos acordará el período de archivo de estos registros, sin perjuicio de las limitaciones impuestas por la legislación aplicable. 3. EL COMPROMISO DEL GRUPO GRAÑA Y MONTERO El Grupo Graña y Montero valora y aprecia positivamente el esfuerzo individual de sus colaboradores en el cumplimiento de este protocolo, y tiene el firme compromiso de evitar cualquier tipo de represalias hacia las personas o colaboradores que reporten sus preocupaciones. La compañía no tomará ningún tipo de represalias contra las personas que reporten sus preocupaciones de buena fe. 35

36 Toda comunicación se considerará anónima y confidencial, a menos que el colaborador que la plantea indique expresamente lo contrario. ANEXO 1: DEFINICIÓN DE TÉRMINOS Anónimo: condición de un documento o información cuyo autor se desconoce. Confidencial: condición de un documento o información que se hace o se dice en confianza entre dos o más personas, con la seguridad de que será mantenida en reserva en ese grupo. Carta de Ética: documento que define nuestra relación con los clientes, el personal, la comunidad y el principio de honestidad en las prácticas comerciales. Código de Conducta: norma interna que complementa y desarrolla la Carta de Ética, de modo que sus lineamientos y valores del Grupo permanezcan en el tiempo. Contiene los comportamientos que el Grupo espera de sus colaboradores, ejecutivos y directores, los que se basan en los valores del Grupo y en su compromiso de mantener prácticas de negocios éticas y respetuosas de la legislación vigente. Canal Ético: herramienta que sirve para comunicar a través de diversos mecanismos ( , página web, atención telefónica, entre otros) preocupaciones serias y sensibles relacionadas con potenciales irregularidades o incumplimientos con la Carta de Ética, Código de Conducta o Política Anticorrupción. Es operada por una compañía profesional independiente y especializada en la materia. El Canal Ético está a disposición de todos los colaboradores a través de sus diferentes mecanismos las 24 horas al día, siete días de la semana, 365 días al año. Caso: preocupación comunicada a la Comisión de Ética. Comisión de Ética: consejo encargado de promover el comportamiento ético en el Grupo; así como, de evaluar y tomar decisiones frente a incumplimientos de la Carta de Ética, Código de Conducta o Política Anticorrupción. 36