GESTIÓN DE MANTENIMIENTO PARA EQUIPOS MÉDICOS

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1 GESTIÓN DE MANTENIMIENTO PARA EQUIPOS MÉDICOS E. Rodríguez, A. Miguel, M.C. Sánchez Centro de Bioingeniería, Facultad de Ingeniería Eléctrica, ISPJAE Calle 127 s/n, Apartado Habana 6. Marianao. Ciudad de La Habana RESUMEN Aunque lo más aconsejable es automatizar la Gestión de Mantenimiento del Equipo Médico en el Hospital, antes de proceder a ello es necesario organizar la actividad, pues si no existen procedimientos establecidos que puedan ser programados o datos organizados previamente la automatización no es posible. En este trabajo presentamos una guía resumida de cómo organizar el trabajo para la Gestión de Mantenimiento del Equipo Médico en el hospital, basada en nuestra experiencia diseñando sistemas de mantenimiento para diferentes instituciones de salud, siguiendo el estado del arte y las mejores experiencias de la práctica internacional en esta especialidad. Nuestras recomendaciones permiten automatizar la Gestión de Mantenimiento con los software para Equipos Médicos de ECRI[3], el SMACOR[7] o cualquier otro similar que se ofrece en el mercado [8]. Palabras clave: gestión de mantenimiento, gestión de equipos médicos. 1. INTRODUCCIÓN La Gestión de Mantenimiento es una herramienta para apoyar al personal médico y de ingeniería en el desarrollo, control y dirección de un Programa de Mantenimiento para el Equipo Médico garantizando su operación segura a máximas prestaciones y a costo efectivo. [6] Las metas de la Gestión de Mantenimiento para Equipos Médicos son: 9 Proporcionar un entorno seguro y funcional, mediante el mantenimiento adecuado de todos los equipos y espacios. 9 Proporcionar la documentación esencial y necesaria de todos los equipos y espacios. 9 Minimizar la cantidad de tiempo requerido para generar y archivar la documentación de mantenimiento de todos los equipos y espacios. 2. METODOLOGÍA El Mantenimiento Planificado del Equipo Médico [1] es el trabajo realizado sobre el equipo según una planificación, su propósito puede ser una mezcla de uno o más de los siguientes objetivos: Pruebas de Seguridad.- Se llevan a cabo para verificar que el equipo está en correspondencia con las regulaciones y requerimientos de seguridad establecidos. Verificación y Calibración.- La Verificación se lleva a cabo para comprobar que el equipo está completamente operacional dentro de los límites especificados. La calibración implica que el dispositivo es comparado contra un estándar confiable. Mantenimiento Preventivo.- normalmente incluye inspecciones periódicas de instrumentos y equipos, haciendo las tareas de limpieza, lubricación, ajuste, comprobación y reemplazo de componentes defectuosos, que pudieran fallar, alterando el estado operacional del equipo antes de la próxima inspección. Los Procedimientos para el Mantenimiento deben ser obtenidos a partir del fabricante y/o agencias especializadas, tales como ECRI[2], AAMI, etc. Los contenidos y la frecuencia de cada uno de los Procedimientos para el Mantenimiento, no son estándares sino modelos sujetos a una adecuación particular en cada hospital El Mantenimiento Correctivo es el trabajo realizado sobre un equipo o parte para restaurar su estado operacional. No es planificado, se lleva a cabo a partir del reporte que hace el usuario, operador del equipo o personal que realiza el mantenimiento programado. El Inventario para el Mantenimiento se diseña con el propósito específico de servir como herramienta efectiva para llevar a cabo la gestión de mantenimiento del equipo médico. Los criterios a considerar a fin de incluir un equipo médico en el Inventario de Mantenimiento son los siguientes: 9 Aplicación Clínica 9 Riesgo 9 Requerimientos de Mantenimiento Preventivo 9 Otros

2 El Inventario para el Mantenimiento Orientado a Riesgo se basa en la asignación de prioridad a partir de una evaluación integral de cada equipo. Pueden haber equipos que por su bajo nivel de riesgo no se incluyen en el Inventario para el Mantenimiento y son atendidos durante la inspección o mantenimiento programado a su entorno, a solicitud del usuario o en mantenimiento correctivo solamente. La experiencia demuestra que si el Inventario para el Mantenimiento no se limita a los equipos significativos, este se hace inmanejable o ineficiente. Se recomienda dar prioridad al mantenimiento del equipo basándose en criterios de riesgo. El Inventario para el Mantenimiento, no se corresponde con el Inventario de Medios Básicos, por tener objetivos diferentes. El Mantenimiento del Entorno se refiere a los espacios, áreas, locaciones e instalaciones en el área hospitalaria, donde se encuentra instalado el equipamiento, incluye la revisión de la integridad y estética del área en cuestión, sus instalaciones, así como los equipos no incluidos en el Mantenimiento Planificado de Equipos Médicos ya que se reconoce la necesidad de atender al equipo no incluido en el Inventario para el Mantenimiento y tener algún control sobre el funcionamiento de este. No se requiere de procedimientos ni de documentación para los dispositivos incluidos dentro del espacio o locación que no estén registrados en el Inventario para el Mantenimiento. Su mantenimiento se incluye como parte de las tareas del espacio. Los procedimientos se desarrollan para cada locación así como su documentación. Se define como una unidad del entorno al espacio de dimensiones manejables e identificado por un número en el Inventario de Mantenimiento. Se puede seleccionar atendiendo a la función (UCI, Laboratorio, etc.) o atendiendo al tiempo requerido para realizar el mantenimiento. Los equipos que no estén en el Inventario de Mantenimiento son considerados partes de una unidad del entorno. Ejemplos de unidades de mantenimiento del entorno pudieran ser: ¾ Anestesia ¾ Cuidados Intensivos ¾ Áreas húmedas ¾ Cuidados Generales ¾ Áreas sin relación directa con pacientes ¾ Áreas de Laboratorio ¾ Consultas Etc. ¾ Programa de mantenimiento e inspección de equipos médicos orientado a riesgo [1]. Un equipo debe ser sometido a inspección, mantenimiento o verificación cuando: Se reduce el riesgo de daño a pacientes, operadores o visitantes. Disminuye los costos de explotación del equipo. Produce mejoras en el servicio. En cumplimiento de regulaciones legales. Al diseñar un programa de mantenimiento para equipos médicos orientado a riesgo, es necesario diferenciar cada equipo, atendiendo al riesgo que introduce. Para ello hemos de asignar a cada equipo del programa un valor o Índice de Mantenimiento Preventivo IPM (Pt), que dependerá del Nivel de Prioridad P i del equipo en particular y del tiempo T transcurrido desde la última intervención [4], [5], [6]. Cálculo del nivel de prioridad P i. Los criterios escogidos según [9] para asignar el nivel de prioridad a un equipo médico del hospital son los siguientes: Función del Equipo- El papel del equipo en el cuidado del paciente. Aplicación Clínica- Considera los resultados sobre el paciente o usuario ante una falla del equipo; el riesgo físico asociado con la aplicación clínica. Requisitos del Mantenimiento- Los requisitos del Mantenimiento varían con el tipo de equipo. Algunos equipos tales como ventiladores, máquinas de la diálisis y artículos similares requieren mantenimiento extensivo. Equipos mecánicos, neumáticos o hidráulicos requieren de alineación rutinaria o calibración por el personal de mantenimiento. Equipos como los monitores fisiológicos y las bombas de infusión necesitan solamente que sea comprobado su funcionamiento y su seguridad, por lo que tienen requisitos de mantenimiento promedio. Incidentes del Equipo/ Historia de fallas- se evalúa por los usuarios del equipo, gerentes de la sección y personal del Departamento de Ingeniería Biomédica a partir de una programación a fin de suministrar una base de datos para determinar tendencias y requisitos. Hay equipos que se pueden eliminar del Inventario de Mantenimiento si su historia sugiere que no requieren de estos servicios. De igual manera equipos que no estén en el Inventario de Mantenimiento pero tienen una historia de reparación que lo aconseje se pueden incluir en el programa. En la Tabla I se asigna un peso determinado a cada uno de los criterios arriba explicados. El

3 nivel de prioridad P i puede calcularse a partir de la Tabla I como: P i = E + A + M + F (I) Tabla I.- Asignación de peso por criterios Por la función del equipo. E Equipos de apoyo a la vida 9 Equipos e instrumentos para la 9 Cirugía y los Cuidados Intensivos Equipos para el tratamiento y la 8 fisioterapia Otros equipos para el monitoreo de 6 variables fisiológicas y el diagnóstico. Análisis de Laboratorio 5 Accesorios del Laboratorio 4 Computadoras y Equipos asociados 3 Otros equipos relacionados con el 2 paciente Aplicación Clínica A Puede producir la muerte al 5 paciente Puede producir daño al paciente u 4 operador Terapia inapropiada o falso 3 diagnóstico Riesgo mínimo 2 Sin riesgo significante 1 Requerimientos de M Mantenimiento Extensivo 5 Promedio 3 Mínimo 1 Historia de fallas F Adicionar un punto por cada correctivo en el último año 1por cada correctivo Todo equipo con una calificación de 11 o más se incluirá en el Inventario de Mantenimiento de Equipos Médicos. Equipos con una calificación entre 10 y 3 podrán incluirse en el Inventario de Mantenimiento de Equipos Médicos o en el Inventario de Mantenimiento del Entorno de acuerdo a la propia experiencia del Departamento de Ingeniería Clínica. Equipos con una calificación menor de 3 se incluirán en el Inventario de Mantenimiento del Entorno. Hay cuatro categorías de equipos cuyos intervalos no puede ser flexible, independiente de su historia de servicio, estos son: 1. Equipo de apoyo a la vida. 2. Equipo con reemplazo obligatorio de partes a plazos fijos. 3. Equipo que manejan altos niveles de energía. 4. Equipo con intervalos de mantenimiento sujetos a regulaciones de obligatorio cumplimiento. Cálculo del Índice de Mantenimiento Preventivo e Inspecciones IPM (Pt). IPM = P Pt ) i t T ( (II) donde: P i es el nivel de prioridad calculado en (I) t es el tiempo transcurrido desde la última intervención y T es el tiempo mínimo entre inspecciones o mantenimientos preventivos, el cual es dado por el fabricante o puede emplearse el tiempo obtenido por la experiencia del personal de mantenimiento del hospital. ECRI propone una frecuencia de IPM en [2] que puede ser utilizado para sustituir T en (II). Los autores han obtenido también su propia estadística la cual actualizan constantemente, desde las instituciones cubanas donde desarrollan su trabajo de investigación. 3. RESULTADOS En la Tabla II se muestra el resultado de ordenar, siguiendo la metodología propuesta, los Equipos Médicos en el Centro Internacional de Restauración Neurológica (CIREN). Luego de este ordenamiento y durante tres años se ha llevado a cabo la Gestión de Mantenimiento del Equipo Medico orientada a riesgo. Para lograr este objetivo se ha instalado el software SMACOR, también desarrollado por los autores, para la automatización de la Gestión de Mantenimiento, bajo los principios generales explicados en este trabajo. Tabla II Clasificación del Inventario de Equipos Médicos en el CIREN para el Mantenimiento. Especialidad MP ME Contratado A 3ero Electrónica Médica Laboratorios Gases Esterilización Óptica Estomatología Imágenes 5 5 Láser 6 6 Relojería Balanzas Varios Totales: Total Equipos

4 Las tablas III y IV presentan los resultados obtenidos en los indicadores principales de la Gestión de Mantenimiento en el CIREN. En la Tabla III podrá apreciarse una disminución en el tiempo promedio de cambio de estado de los equipos, lo que significa un aumento de la operatividad de la tecnología instalada. Los costos del mantenimiento a causa de gastos de salario por mantenimiento correctivo disminuyen, ya que el fondo de tiempo dedicado a esta actividad disminuye en un 30 % en el trienio analizado. Obsérvese en la Tabla IV la mejora de los indicadores relacionados con el consumo de tiempo y el aumento de la eficiencia. Tabla III Comportamiento del mantenimiento correctivo durante el período Solicitudes Tiempo de respuesta 24,95 7,50 1,20 promedio (horas) Duración promedio de las 3,35 3,10 2,50 intervenciones (horas) Tiempo promedio de 28,30 10,70 3,70 cambio de estado (horas) Fondo de tiempo dedicado al correctivo % Note de ambas tablas que al ir disminuyendo la actividad correctiva, va siendo sustituida por la preventiva lo cual posibilita llevar a cabo otras actividades necesarias para el desarrollo del departamento y su personal, como es la propia superación técnica. Ello contribuye al aumento en la calidad del servicio. Tabla IV Comportamiento del mantenimiento preventivo durante el período # intervenciones plan % cumplimiento plan Horas promedio por intervención plan Horas promedio por intervención real Eficiencia = Plan/Real % DISCUSIÓN La metodología propuesta integra un conjunto de recomendaciones de diferentes agencias reguladoras, autores de prestigio internacional y añade nuestra experiencia. Este trabajo nos ha permitido obtener una estadística propia, tomando en cuenta las especificidades de los equipos médicos instalados en hospitales cubanos, en condiciones de clima tropical. Con ello hemos contribuido a que el hospital eleve la calidad del servicio. Hasta el momento actual se gestiona el mantenimiento siguiendo esta metodología [4] en dos importantes instituciones de salud en Cuba: el Centro Internacional de Restauración Neurológica (CIREN) y la Clínica Internacional Cira García. 5. CONCLUSIONES Se presenta una metodología funcional que permite gestionar u organizar el mantenimiento del equipo médico en el hospital de manera automatizada, siguiendo el criterio de orientar el mantenimiento a la disminución del riesgo, lo cual es la práctica internacional establecida en el hospital moderno. La Gestión de Mantenimiento en el hospital nos ha permitido aumentar la calidad del servicio, con una mayor eficiencia y mejor relación costo efectivo. En el trabajo se presentan dos ecuaciones: La primera (I) permite clasificar cada equipo médico del hospital y decidir si este se incluye en el Inventario para el Mantenimiento o en el Mantenimiento del Entorno. La segunda ecuación (II) permite un ordenamiento básico del equipo médico, de acuerdo a su riesgo, a fin de determinar que equipo debe ser atendido en cada momento del Plan de Inspecciones y Mantenimiento Preventivo. Esta última ecuación nos brinda una sólida base para automatizar el Mantenimiento Preventivo. REFERENCIAS [1] ASHE, Maintenance Management for Medical Equipment. American Society for Healthcare Engineering of the American Hospital Association [2] ECRI. "Inspection and Preventive Maintenance System [3] ECRI. "Task Manager. IPM Task Manager TM [4] A. Miguel, E. Rodríguez, M.C. Sánchez, J. Alain. E. Broche. - Sistema de gestión tecnológica asistido por computadoras en un sistema de información hospitalario Memorias: III Congreso de Informática Médica de La Habana. Convención Informática [5] E. Rodríguez, Gestión Tecnológica Hospitalaria. Monografía. CUAO. Cali. Colombia [6] E. Rodríguez, M. C. Sánchez y A. Miguel. Gestión de Mantenimiento para equipos médicos,ingeniería Electrónica, Automática y Comunicaciones. No. 1 del 2001 [7] M.C. Sánchez, A. Miguel y E. Rodríguez. Sistema para la planificación del mantenimiento preventivo para equipos médicos SMACOR. Ingeniería Electrónica, Automática y Comunicaciones. Vol. 20, # 4, [8] Software [9] Policy and Procedures/Risk Assessment Plan.

5 GESTIÓN DE MANTENIMIENTO PARA EQUIPOS MÉDICOS ABSTRACT Although the most advisable thing is automate the Medical Equipment Management in the Hospital, before proceeding to it, it is necessary organize the activity, because if established procedures don't exist that they could be programmed or organized data previous the automation is not possible. We in this work presented a guide summarized of how organize the work for the Medical Equipment Management in the hospital, based on our experience designing systems of maintenance for several institutions of health, continuing the state of the art and the improve experiences of the international practice in this specialty. Our recommendations allow to automate the Maintenance with the software for Medical Equipments of ECRI[ 3], the SMACOR[ 7] or any another similar in the market[ 8].