Únicamente para Uso interno Banco Interamericano de Desarrollo. Guía del Informe de Seguimiento de Progreso (PMR) SPD/SDV

Transcripción

1 Únicamente para Uso interno Banco Interamericano de Desarrollo Guía del Informe de Seguimiento de Progreso (PMR) SPD/SDV

2 Contenido I. INTRODUCCIÓN... 3 II. QUÉ ES EL PMR Y CÓMO SE UTILIZA LA INFORMACIÓN??... 3 III. QUÉ PROYECTOS REQUIEREN UN PMR?... 3 IV. CUÁNDO SE ACTUALIZA EL AVANCE DEL PROYECTO EN EL PMR?... 4 V. EL QUÉ, QUÍEN, CUÁNDO Y CÓMO DEL PROCESO DE VALIDACIÓN DEL PMR... 4 VI. PRIORIDADES DEL CICLO DE MARZO... 5 A. Resultados... 6 B. Productos Unidades Físicas Sección de Costos (Unidades Financieras)... 7 C. Temas Temas que se deben incluir en la sección de Resultados Temas que se deben incluir en la sección de Productos Temas que se deben incluir en la sección de Cambios a la Matriz Temas que se deben incluir en la sección General... 9 VII. CASOS ESPECIALES DEL PMR LISTA DE ANEXOS* Annex I: Filling a PMR for the First Time Annex II: How to Report Progress in a Supplemental Operation Annex III: Tips for Using Results Framework Indicators Annex IV: Online Resources in the PMR Website Annex V: How to Access and Search Data in the PMR Website Annex VI: How to Fill-Out the PMR by Section * Disponibles en inglés únicamente. 2 Página

3 I. INTRODUCCIÓN El objetivo de este documento es guiar a los Equipos de Proyecto y los Puntos Focales de las Divisiones y los Países en el llenado y revisión del Informe de Seguimiento de Progreso (PMR) a través del proceso de Validación. Este documento incluye las secciones: 1) Qué es el PMR y cómo se utiliza su información; 2) Qué proyectos requieren un PMR; 3) Cuándo se actualiza el avance del proyecto; 4) detalles sobre el proceso de validación; 5) prioridades del ciclo de Marzo; y 6) casos especiales. Los anexos de este documento contienen información detallada sobre el sistema, su uso y el proceso para completar y actualizar el PMR. También, incluye vínculos a herramientas disponibles para apoyar a los Equipos a mejorar la calidad de los datos del PMR. El banco tiene puntos focales del PMR en los sectores y en los países. Su rol es el de revisar el contenido del PMR y dar retroalimentación a los Equipos de Proyecto de su División o País. Los puntos focales son el primer punto de contacto de los Equipos de Proyecto. Si los puntos focales no están seguros de cómo abordar un tema planteado por el Equipo de Proyecto, deben ponerse en contacto con el punto focal de SPD. II. QUÉ ES EL PMR Y CÓMO SE UTILIZA LA INFORMACIÓN?? El PMR es la herramienta de monitoreo del Marco de Efectividad en el Desarrollo (DEF por sus siglas en inglés). El propósito del PMR es monitorear el avance en la Matriz de Resultados de los proyectos. 1 La información ingresada al sistema se utiliza para clasificar los proyectos en status Satisfactorio, Alerta o Problema 2. Además, la información se agrega para reportar el avance de los productos incluidos en el Marco de Resultados (RF) del Banco (como parte de los compromisos adquiridos en el Noveno Aumento de Capital). 3 Las revisiones de Cartera también utilizan la información ingresada en el PMR. III. QUÉ PROYECTOS REQUIEREN UN PMR? Todas las operaciones con Garantía Soberana (SG) en ejecución requieren un PMR validado. Figura III-1: Qué proyectos requieren un PMR? Todas las operaciones con Garantía Soberana (SG) que cumplen los siguientes criterios: Todos los proyectos aprobados hasta el 31 de Diciembre (para el ciclo de Marzo) o hasta el 30 de Junio (para el ciclo de Septiembre) independientemente de su status de elegibilidad. Proyectos con status Fully Disbursed (FD) en LMS Los proyectos que cumplen con las siguientes condiciones para Marzo 31 o Septiembre 30 (dependiendo del ciclo) no requieren un PMR: Proyectos con status Closed for Operations (CO) en LMS Proyectos con status Closed for Finance (CF) en LMS Proyectos con status Cancelled (CA) en LMS Proyectos con un PCR Aprobado. 1 Todos los proyectos tienen una Matriz de Resultados que incluye los resultados y productos del proyecto y que se revisa mediante la Matriz de Efectividad en el Desarrollo (DEM). 2 Información específica sobre la metodología utilizada se encuentra en el Documento Conceptual del PMR. 3 Como parte de los documentos del GCI-9, el Banco tiene un Marco de Resultados (RF) en el que se establecen metas para el año 2015 en distintas áreas prioritarias del Banco. La información está disponible en el Anexo 1 del documento AB Página

4 IV. CUÁNDO SE ACTUALIZA EL AVANCE DEL PROYECTO EN EL PMR? Los Equipos de Proyecto reportan el avance en la matriz de resultados de sus proyectos dos veces al año: en Marzo y en Septiembre. Generalmente, los equipos preparan información entre Diciembre y Marzo para cumplir con el plazo de Marzo, y entre Julio y Septiembre para el plazo de Septiembre. Los equipos de proyecto reportan el avance hasta el 31 de Diciembre del año previo, en el ciclo de Marzo. Mientras que para el ciclo de Septiembre, reportan el avance obtenido hasta Junio 30 del año en curso. Figure IV-1: Cronograma del ciclo del PMR Validación PMR Validación PMR Y n-1 Y n Y n + 1 Diciembre Marzo Junio Septiembre Enero Reportar Avance del Año Anterior, Y n-1 (Ene Dic) Planificar Año Actual, Y n Reportar Avance Parcial del año en curso, Y n (Ene- Jun) Además de reportar el avance logrado durante el año anterior, los equipos de proyecto pueden actualizar, en el ciclo de Marzo, el plan de metas a lograr durante el año en curso. V. EL QUÉ, QUÍEN, CUÁNDO Y CÓMO DEL PROCESO DE VALIDACIÓN DEL PMR El proceso de validación del PMR implica una revisión de la información reportar para asegurar su claridad y calidad. Este proceso se lleva a cabo una vez que los equipos de proyecto han terminado de preparar el PMR 4. Tanto el Jefe de División como el Representante de País tienen que validar el PMR en cada ciclo (dos veces al año). El proceso inicia cuando el Jefe de Equipo completa el PMR y el punto focal de la división lo revisa. El punto focal de la división hace una recomendación al Jefe de División sobre validar el contenido, o devolverlo para revisión. Si el PMR es devuelto, el Jefe de División tendrá que ingresar un comentario antes de que el sistema regrese el PMR a status de borrador. Una vez que el Jefe de División valida el PMR, el Representante de País tendrá que validarlo. El Jefe de Operaciones revisa el contenido y sugiere al Representante validar el PMR o devolverlo. 4 The annexes include details of how to use the system, how to complete the PMR by section, and a summary table with links to additional resources available in the PMR website. 4 Página

5 Figura V-1: Proceso de Validación del PMR Jefe de División Con el apoyo de puntos focales Dar seguimiento al cumplimiento Facilitar la participación entre los Jefes de Equipo y SPD Revisar el contenido y dar retroalimentación Devolver o validar el contenido de los PMRs Representante Con el apoyo de Jefe de Operaciones Devolver o validar el contenido de los PMRs Si se devuelve Si se devuelve Proporciona orientación Apoya a los puntos focales para resolver sus preguntas El ciclo finaliza cuando ambos, el Jefe de División y el Representante, han validado el PMR. La práctica ha demostrado que las oficinas de países y los jefes de operaciones participan activamente en el proceso de revisión del PMR al mismo tiempo que las divisiones. Por ejemplo, muchas oficinas de país revisan el PMR y hacen sugerencias a los equipos de proyecto, al mismo tiempo o poco antes de que las divisiones validen el PMR. VI. PRIORIDADES DEL CICLO DE MARZO Como se mencionó con anterioridad, el PMR da seguimiento a la información de la Matriz de Resultados del proyecto. Hay dos tareas principales a efectuar durante el ciclo de Marzo: (1) reportar los logros del año anterior (cifras actuales) y (2) revisar las cifras planeadas del año en curso y de años futuros. Durante el ciclo de Marzo, los equipos reportan lo que el proyecto logró durante el año previo, a nivel de Resultados y Productos. Como se compara el avance con lo que se tenía planeado, no se pueden modificar las unidades planeadas para años pasados. Por lo tanto, el sistema no permite editar cifras pasadas, actuales o planeadas. Los equipos también deben proveer información cualitativa sobre el avance en la sección de Temas. La información ingresada en esta sección debe ser clara y específica. No se deberían necesitar documentos adicionales para entender lo que el proyecto intenta lograr o ha logrado, cuándo lo va a lograr, qué tan lejos ha avanzado en lograr lo que se propuso, y qué cambios o retrasos se han tenido. Si ha habido retrasos, las causas deben ser explicadas (sección de Temas). Además, los equipos de proyecto determinan, en Marzo, las metas anuales que se alcanzaran durante el año, en las secciones de Resultados y Productos. El equipo de proyecto puede decidir cambiar las metas para el año en curso, basándose en el avance del año anterior. Esto puede implicar el cambio de otras metas a futuro. 5 Página

6 A continuación se presentan los detalles que se tienen que revisar para cada sección del PMR. A. Resultados El avance se debe reportar en la pestaña de Avance de la sección de Resultados. Reporte el avance de un indicador de resultados si tenía metas planeadas para el año previo. Si una cifra de línea de base tenía un valor planeado y se recogieron datos, ingréselos. Si la línea de base estaba planeada y no se recogieron datos explique los atrasos en la pestaña de resultados de la sección de Temas. Si ya existía una línea de base y no hubo una actualización de los datos planeados, pero se considera importante contar con datos más recientes, se pueden reemplazar los datos. En este caso, se debe agregar un comentario en la sección de Temas explicando el caso. Aunque es muy poco común, puede haber cambios en los medios de verificación. Si el proyecto hizo cambios a la Matriz de Resultados (eliminar o agregar indicadores de resultados o cambiar los indicadores de resultados o sus metas de fin de proyecto), los cambios deben ser explicados en la pestaña de Cambios a la Matriz de la sección de Temas. Identifique si el proyecto tiene un indicador que sea parte del Marco de Resultados del Banco y añada la bandera correspondiente. Asegúrese que la bandera del Marzo de Resultados haya sido marcada correctamente en el sistema. 5 Reporte el avance de los indicadores del Marco de Resultados. Si es relevante, establezca las metas anuales de los indicadores. Debe hacerse un esfuerzo por tener metas anuales para los indicadores el Marco de Resultados. Si el proyecto ha sobrepasado algunas metas de los indicadores de resultados, explique esto en la pestaña de Resultados de la sección de Temas. B. Productos La sección de Productos contiene varias pestañas. Las pestañas para reportar avances están relacionadas con las Unidades Físicas y Costos (Unidades Financieras). El avance se debe reportar en la pestaña de Avance de la sección de Productos. 1. Unidades Físicas Ingrese las unidades físicas entregadas durante el año pasado. Si no se entregaron unidades planeadas, ingrese cero. También ingrese las unidades físicas entregadas que no estaban planeadas. Si el proyecto tiene retrasos en la entrega de productos, necesita explicar las causas de los retrasos en la pestaña de Productos de la sección de Temas. Esto aplica para cualquier proyecto que tenga retrasos en la entrega de productos, y no únicamente a los proyectos Problema o Alerta. 5 Ver Anexo III para información sobre los indicadores del RF. 6 Página

7 Si el proyecto ha sobrepasado la meta de un producto, expliqué porqué en la pestaña Productos de la sección de Temas. El hecho de sobrepasar las metas planeadas tiene implicaciones sobre el uso de recursos en el futuro. Si el proyecto ha tenido cambios a su Matriz de Resultados (eliminar o agregar productos, o cambios en las metas de fin de proyecto de los productos), éstos tienen que estar explicados en la pestaña Cambios a la Matriz de la sección de Temas. No basta con decir hubo cambios en la matriz. Trate de ser específico, por ejemplo: La meta a final del proyecto era construir 70 kilómetros, pero la meta se cambió a 50 km porque una parte de la carretera ya había sido construida por la municipalidad. Los recursos no utilizados aún no han sido reasignados. Revise las unidades planeadas para el año en curso. Determine si es necesario ajustar las mestas y hágalo, de ser necesario. Además de actualizar las metas planeadas para el año en curso, haga los ajustes necesarios en la planificación de metas de años futuros. Identifique si el proyecto tiene un producto que sea parte del Marco de Resultados del Banco 6 y añada la bandera correspondiente. Asegúrese que la bandera del Marzo de Resultados haya sido marcada correctamente en el sistema. Revise que las metas de Fin de Proyecto son correctas o haga cambios si es necesario. El sistema tiene la opción de registrar hitos para los productos. Los hitos no son estrictamente necesarios. Si en el proyecto se utiliza la sección de hitos, se debe actualizar la información. La información a nivel de hitos es independiente de las cifras reportadas en la sección de productos. 2. Sección de Costos (Unidades Financieras) Esta pestaña contiene información sobre los costos del proyecto y no sus desembolsos. El costo total del proyecto es la suma del costo total de la propuesta de préstamo de los recursos del BID, los fondos de contrapartida y el cofinanciamiento adicional. El proyecto debe reflejar los costos totales. Si no se registró el costo total del proyecto, se debe revisar esta sección. Ingrese la cantidad gastada para cada producto entregado durante el año pasado. Si no hubo gastos para algún producto, ingrese cero. Ingrese cantidades que se gastaron y que no estaban planeadas. Si ha cambiado el costo total de un producto, modifíquelo utilizando la función de edición e ingresando el monto en el campo de Costo del Producto US$ (el campo de monto total original se utiliza cuando se ingresa información del PMR por primera vez). Si el proyecto experimentó un exceso de gastos, esto debe ser explicado en la sección de Temas, dentro de la pestaña de Productos. 6 See Annex III for tips on the RF indicators. 7 Página

8 Revise las cifras planeadas para el año en curso. Determine si estas cifras planeadas se deben mantener, o si es necesario modificarlas. Como los gastos administrativos, contingencias, intereses y auditorias se ingresan al sistema como Sólo costos en la sección de Costos, éstos sólo se muestran en dicha sección y su avance también se registra ahí y no en la pestaña de Avance de la sección de Productos. Si se está procesando una extensión para el proyecto, los equipos pueden agregar columnas después de la columna de Fin de Proyecto. En estos casos, se debe agregar un comentario sobre la fecha tentativa de aprobación de la extensión. C. Temas Es la sección cualitativa del PMR. Contiene cuatro pestañas: General, Resultados, Productos y Cambios a la Matriz. El sistema permite al usuario elegir temas que hayan sido ingresados en ciclos anteriores para las primeras tres pestañas mencionadas. Si los temas ingresados en años anteriores ya no son relevantes, se deben eliminar. Sólo mantengas los temas relevantes para el ciclo en revisión. Por diseño, en la pestaña de Cambios a la Matriz se despliegan todos los temas ingresados a lo largo de la vida del proyecto. Registre un tema y de una explicación para todos los productos e indicadores de resultados en los que hay una variación entre lo planeado y lo actual (tanto de unidades física, como de costos en el caso de productos). 1. Temas que se deben incluir en la sección de Resultados Si no se cuenta con una línea de base al momento de la aprobación del proyecto, indiqué cuándo se levantará la línea de base. Si se planeó una línea de base y no se recogieron los datos, explique cuáles fueron los retrasos. Si ya existía una línea de base, pero se considera importante recolectar datos más recientes, y el equipo de proyecto ya actualizó la sección de resultados, explique por qué esto fue relevante. En algunos casos, la línea de base actualizada resulta de cambios en las metas. Estos cambios son considerados cambios a la Matriz de Resultados y, por lo tanto, también deberían de ser mencionados en la sección de Temas. Explique si el proyecto ha sobrepasado metas de los indicadores de resultados. Esta información será de gran utilidad para los PCRs. 2. Temas que se deben incluir en la sección de Productos Si el proyecto ha hecho cambios a su Matriz de Resultados (se eliminaron o agregaron productos o cambiaron las metas de fin de proyecto), éstos deben ser ingresados y explicados. Sea específico. Por ejemplo: La meta de escuelas construidas por el proyecto se redujo de 10 a 5, porque algunas escuelas serán más grandes de lo que se planeó originalmente por un aumento en la demanda en el área en que se están construyendo nuevas escuelas. 8 Página

9 Si el Índice de Desempeño del proyecto está clasificado como Alerta o Problema, explique las causas de dicho estatus y las demoras en la implementación. Si el proyecto tiene productos retrasados, necesita explicar las causas de los retrasos. Si el proyecto ha gastado más de lo planeado, explique si esto afecta los costos en general. Si el proyecto ha sobrepasado las metas de algún producto, explique. Esto tiene implicaciones sobre el uso de recursos en el futuro. 3. Temas que se deben incluir en la sección de Cambios a la Matriz Es muy común que se den cambios a las matrices de resultados. Uno de los cambios más comunes a la matriz de resultados de un proyecto, es que se agregue un indicador del Marco de Resultados del Banco. Es necesario cambiar la matriz cuando cambia el objetivo del proyecto; a esto se le conoce como una reformulación y requiere de la aprobación del directorio. También surgen cambios cuando las prioridades del gobierno cambian. Esta sección busca recolectar todos los cambios a lo largo de la vida del proyecto. Se mantiene el registro de los temas ingresados en esta sección durante ciclos anteriores. La sección de Cambios a la Matriz tiene un menú para seleccionar alguno de los siguientes cambios: Cambio en impactos/resultados/productos; se agregó un resultado/producto del RF; cambio en plazos; y cambio en metas. Cambio en impactos/resultados/productos o Cualquier cambio en la unidad de medida de los indicadores de resultado o productos incluidos en el Marco de Resultados debe explicarse en esta sección o Los cambios también incluyen eliminar un indicador de resultados o un producto. o Agregar un nuevo indicador de resultados o nuevos productos. Se agregó un resultado/producto del RF o Si un indicador de resultado o producto incluido en el Marco de Resultados del Banco se agrega a la Matriz de Resultados, esto debe ser acordado con la agencia ejecutora y explicado en esta sección. Cambios en plazos o Si se van a entregar los productos con un plazo distinto, explique las razones de los cambios en esta sección. Este es un cambio frecuente. Cambios en metas o Se refiere a cambios que afectan la meta a final de proyecto. o Si la entrega de más o menos unidades física afecta las metas de fin de proyecto aún cuando no haya cambios en la asignación de recursos financieros. 4. Temas que se deben incluir en la sección General Si el proyecto no ha alcanzado elegibilidad, reporte el avance alcanzado entre la aprobación y el momento en que se reporta avance. 9 Página

10 Si es poco probable que el proyecto se vuelva elegible, explique por qué. Si es probable que se cancele el proyecto, mencione las razones para la cancelación. Si una situación general afectando la ejecución del proyecto puede generar demoras futuras o requiere de atención especial. Otros factores externos que afecten el desempeño del proyecto. Si se está procesando una extensión para el proyecto, los equipos pueden agregar columnas después de la columna de Fin de Proyecto. En estos casos, se debe agregar un comentario sobre la fecha tentativa en que se aprobará la extensión. VII. CASOS ESPECIALES DEL PMR Hay distintos casos en el PMR que son considerados como especiales. El primer grupo está compuesto por los Préstamos basados en reformas de política (PBLs), los préstamos programáticos en apoyo de reformas de política (PBP), los préstamos en función del desempeño (PDLs) y los híbridos. Éstos tienen un formato especial de PMR que se genera automáticamente con base en el subtipo del proyecto. El segundo grupo lo conforman las operaciones suplementarias. Éstas no tienen un formato especial, pero la forma en que se llena el PMR es distinta. En estos casos, es importante ingresar la operación relacionada en OPUS. No se calcula un Índice de Desempeño para ninguno de estos casos. Sin embargo, todos deben ser validados. La siguiente tabla permite distinguir las secciones que se tienen que llenar para cada uno de los casos mencionados con anterioridad. 10 Página

11 Figura VII-1: Resumen de secciones requeridas para los Sasos Especiales del PMR Sección del PMR PBL PDL PBP HYB SUP Datos Básicos Impactos Resultados Productos Costos Avance Desempeño Temas Resultados Productos Cambios a la Matriz General (Se debe reportar el avance en el PMR del préstamo original).se deben ingresar temas específicos. Lecciones Aprendidas No se calcula Índice de Desempeño para ninguno de estos casos. 11 Página