LLAMADO A LICITACION PUBLICA Nº 252/13 PARA LA SELECCIÓN DE UN PROVEEDOR DE SERVICIOS DE LIMPIEZA PLIEGO DE BASES Y CONDICIONES

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1 LLAMADO A LICITACION PUBLICA Nº 252/13 PARA LA SELECCIÓN DE UN PROVEEDOR DE SERVICIOS DE LIMPIEZA PLIEGO DE BASES Y CONDICIONES I) CONDICIONES GENERALES 1. LABORATORIO TECNOLÓGICO DEL URUGUAY El LATU es persona de derecho público no estatal. Es una organización fundada como fruto del esfuerzo conjunto de los sectores oficial y privado el 1 de abril de 1965 como Laboratorio de Análisis y Ensayos. El 28 de agosto de 1975 se dispuso la actual denominación. Su misión es brindar servicios de valor en tecnología, el aseguramiento de la calidad en los resultados de los ensayos, la gestión y la difusión del conocimiento, brindando soluciones que impulsen el desarrollo sustentable del país. Su visión a futuro es convertir al LATU en un centro de excelencia y sea percibido por la sociedad uruguaya e internacionalmente por la calidad de sus servicios. Para esto la organización promueve la mejora continua de la calidad de sus productos, servicios y gestión. Con este espíritu y como parte del objetivo el LATU aborda este emprendimiento. El Laboratorio Tecnológico del Uruguay convoca a Licitación Pública para la selección de un proveedor para el suministro de SERVICIO DE LIMPIEZA. 2. OBJETO DEL LLAMADO LATU procura contratar con una empresa calificada del área de SERVICIOS DE LIMPIEZA, los servicios requeridos de acuerdo a lo señalado en las Condiciones Particulares de este llamado. (Anexo I Especificaciones Técnicas). 3. INFORMACIÓN SOBRE LOS OFERENTES Y EL LLAMADO 3.1. Condiciones Básicas de los Oferentes a) Deberán ser empresas de plaza formalmente constituidas, que giren en el ramo objeto del llamado y que cuenten con sólidos antecedentes en brindar servicios como los solicitados. b) El oferente deberá presentar un Certificado Notarial acreditando su constitución, vigencia, que de acuerdo con su objeto puede presentarse a la presente licitación y prestar el servicio licitado, la representación de la o las personas firmantes de la propuesta y facultades, de acuerdo al Contrato Social o Estatuto. El LATU se reserva el derecho de exigir, en cualquier momento, la presentación de la documentación original o documentación adicional, que acredite los extremos antes enunciados, concediendo un plazo razonable para ello. c) Podrán participar personas jurídicas nacionales o extranjeras en forma individual, o consorciada, que cumplan con los requisitos establecidos en el pliego que rige esta licitación. En el caso de presentarse empresas en forma colectiva, deberán obligarse en forma conjunta y solidaria por todo el período de vigencia de la contratación, lo cual deberá establecerse en forma expresa en la oferta. Se admitirá la presentación de ofertas conjuntas por empresas que proyecten consorciarse al amparo de lo dispuesto por los arts. 501 a 509 de la ley N de fecha 4 de setiembre de 1989, debiendo adjuntar a la oferta: 1

2 Acta que exprese la intención de consorciarse, con certificación notarial de firmas, detalle de los servicios que tomará a su cargo cada integrante del consorcio, así como las proporciones con que participa cada uno. Toda la información requerida en este pliego para cada uno de los miembros integrantes del consorcio (VER literal b, anterior). Designación de uno de los miembros como responsable autorizado para contraer obligaciones y recibir instrucciones para y en representación de todos y cada uno de los miembros integrantes del consorcio. Constancia en el Acta de intención y posteriormente en el contrato de consorcio que cada uno de sus integrantes será solidariamente responsable para con el LATU de todas y cada una de las obligaciones contraídas en el marco de la presente licitación. Expresar la indivisibilidad de las obligaciones contraídas ante el LATU, y la no modificación del acta o contrato, sin la previa autorización del LATU. d) Los oferentes deberán acreditar fehacientemente: 1) los años de permanencia en plaza en este tipo de actividad (indicará claramente fecha de inicio de actividades y la continuidad de servicios) 2) referencias escritas de clientes (actuales y pasados) indicando: empresa, persona de contacto, teléfono de contacto, que avalen esta condición, e indicando: (i) período en que se prestó el servicio (fechas); (ii) ubicación e instalaciones; (iii) cantidad de personal de la empresa afectado al servicio; (iv) cualquier otra información relevante. LATU podrá contactar a las referencias a efectos de ampliar la información y corroborar los datos aportados. e) Los oferentes deberán presentar Certificados que acrediten estar al día con los aportes a la Dirección General Impositiva, Banco de Previsión Social y Banco de Seguros del Estado, y mantenerlos vigentes durante la vigencia del contrato. Los mismos se harán exigibles indefectiblemente en el momento previo a la adjudicación. f) Deberán presentar poder notarial vigente que acredite la facultad del representante autorizado que firma la propuesta, en caso de que no surga del certificado previsto en el punto b) anterior. g) Si el suministro objeto de esta licitación queda comprendido en el régimen previsto en la ley del 10/01/07 y del 6/02/08, el oferente deberá cumplir con los requisitos allí establecidos 3.2. Compromiso del llamado El presente llamado no implica ningún compromiso de parte del LATU. Serán en todo caso de cuenta de los oferentes los gastos, tributos, honorarios y demás conceptos incluidos directa o indirectamente en la elaboración, preparación y presentación de una oferta, así como todo otro gasto, tributo, honorario o concepto anterior a la firma efectiva de un contrato definitivo entre las partes. Queda por lo tanto especialmente establecido que el LATU no asume ninguna obligación con los oferentes, siendo que las únicas obligaciones que asumirá serán las que surjan de la expresa suscripción del contrato que eventualmente se otorgue si el LATU decide finalmente optar por aceptar alguna de las ofertas que reciba, lo que se resolverá a su exclusivo arbitrio, quedando 2

3 facultado incluso para rechazar, SIN EXPRESIÓN DE CAUSA Y SIN RESPONSABILIDAD, la totalidad de las propuestas que reciba Consultas Las consultas que pudieran surgir con respecto a este llamado deberán dirigirse al Departamento de Compras del LATU. Las mismas se realizarán por escrito a la dirección: recursosmateriales@latu.org.uy, se les informará únicamente a todas las empresas que hayan comprado el pliego tanto la consulta como la respuesta vía correo electrónico haciendo referencia al número de la Licitación. Se podrán realizar consultas hasta el día 11/10/2013. A tales efectos, los oferentes deberán establecer una casilla de correo electrónico, a la que el LATU notificará las consultas efectuadas, así como las respectivas respuestas. Las consultas deberán identificar claramente al oferente que las formula, el número y nombre de la licitación, así como los puntos sobre los que recae la consulta Modificación del Pliego El LATU podrá modificar el pliego ya sea por iniciativa propia o en atención a una consulta u observación formulada por un oferente. Las modificaciones serán difundidas o comunicadas a través de los mismos medios utilizados para el llamado con una antelación no menos de 2 (dos) días hábiles previo a la apertura de las ofertas Cumplimiento de las leyes, responsabilidad del Proveedor El proveedor se obligará a cumplir todas las leyes, decretos y reglamentos que fueran aplicables a su actividad, asumiendo por ello plena responsabilidad. El proveedor deberá pagar todas las infracciones en que incurra y mantener al LATU indemne de cualquier gasto, tributo u honorario que deba pagar por causa del proveedor o alguno de sus subcontratistas Notificaciones Se considerarán las comunicaciones vía correo electrónico como medio válido a los efectos de las notificaciones que pudieran surgir en este llamado por lo que el oferente deberá suministrar una dirección de correo electrónico a tales efectos Visita informativa Se realizará una única visita informativa el día 04/10/13 a la hora 14:00 en las instalaciones del LATU (Av. Italia 6201), a efectos de relevar las instalaciones y servicios requeridos por el LATU, no siendo obligatoria la asistencia. 4. OFERTA 4.1. Adecuación al Pliego Los oferentes deberán presentar sus propuestas de acuerdo con lo establecido en el presente Pliego de Bases y Condiciones, pudiendo agregar cualquier otra información complementaria, pero sin omitir ninguna de las exigencias esenciales requeridas. 3

4 A estos efectos se consideran esenciales sólo aquellos aspectos cuya omisión pueda alterar o impedir la debida igualdad de los oferentes o la consideración de las propuestas y su adjudicación. La admisión inicial de una propuesta no será obstáculo para su invalidación posterior si se constataren luego defectos que violen los requisitos legales o aquellos esenciales contenidos en el Pliego. Por la sola presentación del oferente, se considera que acepta este Pliego y demás disposiciones aplicables al presente llamado. En caso de conflicto entre el Pliego y la oferta, primará el Pliego. La presente licitación así como la selección del oferente y la ejecución contractual se regirán asimismo por los siguientes principios generales: A) Flexibilidad. B) Publicidad, igualdad de los oferentes y concurrencia en los procedimientos competitivos para el llamado y la selección de las ofertas. C) Razonabilidad. D) Delegación. E) Ausencia de ritualismo. F) Materialidad frente al formalismo. G) Veracidad salvo prueba en contrario. H) Transparencia. I) Buena fe. Los principios antes mencionados servirán también de criterio interpretativo para resolver las cuestiones que puedan suscitarse en la aplicación de las disposiciones pertinentes Propuesta Los oferentes deberán realizar una propuesta económica de precios con impuestos desglosados de acuerdo a lo señalado en las Condiciones Particulares expresando las mismas en moneda nacional y la forma de ajuste. Aquellas propuestas que no indiquen los impuestos correspondientes se considerarán como que los mismos están incluidos. Corresponderá al Adjudicatario el pago de los impuestos vigentes o que se cree en el futuro, y que fueren aplicables a la prestación del servicio contratado Forma de pago Los pagos se realizarán mediante transferencia bancaria en una cuenta BROU dentro de los 30 días de presentada la factura de conformidad. La transferencia de recursos financieros se hará en base a los datos bancarios proporcionados por el proveedor, y por ende ésta tiene absoluta responsabilidad en la veracidad de la información aportada al LATU para tal fin. Asimismo reconoce como prueba fehaciente del pago realizado a su favor por el LATU el comprobante de transferencia bancaria y/o cualquier otro medio fehaciente que disponga LATU. Si una vez efectuado el depósito y/o transferencia existiere impedimento de cualquier naturaleza para efectuar el cobro, el proveedor exonera al LATU de cualquier responsabilidad, teniendo por bien efectuado el pago respectivo. 4

5 4.4. Mantenimiento de la oferta: Todos los oferentes deberán garantizar expresamente el mantenimiento de sus ofertas por un plazo de 90 días, prorrogable automáticamente por períodos sucesivos de 60 días, salvo que mediare comunicación escrita, por parte del oferente, no accediendo a la renovación antedicha, lo que deberá comunicarse con una antelación no inferior a los 10 (diez) días hábiles antes del vencimiento del período de vigencia o sus prórrogas Garantía de mantenimiento de oferta Antes de la hora fijada para la apertura de la presente Licitación, los oferentes deberán constituir la garantía de mantenimiento de oferta, equivalente al 1% del monto total ofertado sin impuestos (). La misma podrá integrarse mediante a) pago en efectivo a realizar en el Departamento de Facturación y Cobranzas del LATU, Avda. Italia er. piso, b) Seguro de Fianza o c) Aval Bancario. Se deberá detallar claramente el monto total de la oferta por el cual se constituye la garantía de mantenimiento. Las empresas consorciadas legalmente, según lo establecido en la Ley No del o aquellas que manifiesten la intención de consorciarse (mediante Acta Notarial) pero no estén constituidas legalmente a la fecha de apertura de ofertas, deberán depositar la garantía de mantenimiento de oferta mediante alguna de las siguientes opciones: a) Por separado cada empresa integrante indicando su denominación y la del consorcio que se propone constituir, debiendo la suma de garantías cubrir el monto mínimo exigido. b) Una sola garantía, donde se indique la denominación de las empresas integrantes y el nombre del consorcio constituido o a constituir. La garantía de mantenimiento de la oferta podrá ejecutarse en los siguientes casos: (i) (ii) (iii) Cuando el oferente desista de su oferta durante la vigencia otorgada para la misma. Cuando el adjudicatario no constituya en tiempo y forma la garantía de fiel cumplimiento de contrato. Cuando el adjudicatario se niegue o no concurra a firmar el contrato en la fecha acordada en la notificación. En tal circunstancia, el LATU podrá reconsiderar el estudio de la Licitación con exclusión del oferente adjudicado en primera instancia, o declarar desierto el llamado. La garantía de mantenimiento de la oferta será devuelta a los oferentes no adjudicados, una vez adjudicada la licitación o bien en caso de no renovación expresa de la oferta al vencimiento del plazo de la misma. Respecto de el/los oferentes adjudicados, la garantía será devuelta una vez constituida la garantía de cumplimiento de contrato. 5. PRESENTACIÓN DE LA OFERTA 5.1. Acto de recepción y apertura de ofertas Las ofertas se presentarán en forma presencial en la forma prevista en el punto 6.3 del Pliego. El acto de recepción y apertura de las ofertas se realizará en el Departamento de Compras de la 5

6 Gerencia Administrativo-Financiera del LATU, Avda. Italia 6201, 1er. Piso, el 18/10/2013 a las 15:00 horas Previo a la apertura de las ofertas, los comparecientes acreditarán su calidad de representantes o apoderados para comparecer en el acto, mediante la presentación de la documentación mencionada en el punto 3.1 literal b o f del presente Pliego. Una copia de cada una de las ofertas técnicas presentadas será puesta de manifiesto ante los oferentes que concurran al acto de apertura, a efectos que representantes de los proponentes debidamente acreditados, tomen conocimiento del contenido de las restantes ofertas. El LATU podrá divulgar los contenidos de las ofertas si así lo decidiera. Los interesados en ofertar deberán adquirir el pliego cuyo costo es de pesos uruguayos más IVA. A tales efectos deberán dirigirse al Latu, Avda. Italia er. Piso Gerencia Administrativa Financiera y dirigirse a la Caja habilitada a tales efectos. 5.2 Prórroga de la apertura / Anulación del llamado: El LATU podrá en cualquier momento antes de la apertura de ofertas, prorrogar o anular el llamado, sin expresión de causa y responsabilidad. Las prórrogas o anulación del llamado serán difundidas o comunicadas a través de los mismos medios utilizados para el llamado. En caso que un oferente necesite prórroga de la apertura de ofertas, deberá formular su solicitud por escrito con una antelación no menor a los 5 (cinco) días hábiles respecto de la fecha establecida en el Pliego para la apertura. El LATU se reserva el derecho de conceder la prórroga en los términos solicitados, rechazar la solicitud, o conceder una prórroga menor a la solicitada Formato requerido para la presentación de las propuestas: La oferta deberá estar redactada en idioma español (con excepción de los folletos/manuales que podrán presentarse en idioma inglés), debidamente firmada y numerada, en formato A4. Las propuestas deberán presentarse en sobre cerrado debidamente identificados con el nombre del oferente y datos de contacto (dirección, teléfono, fax, persona de contacto, y dirección de correo electrónico), conteniendo por lo menos la siguiente información: Identificación de la empresa Nombre, dirección, teléfono y forma de establecer contacto. Dirección de correo electrónico válido a ser considerado para las notificaciones. Plazo de Mantenimiento de la oferta. Garantía de Mantenimiento de Oferta Certificados y Representación solicitados en punto 3.1 Aceptación expresa de estas Bases.. Propuesta de servicios a prestar para cada uno de los numerales establecidos en las Condiciones Particulares y de todos los aspectos solicitados en las Condiciones Generales. Propuesta económica para cada uno de los servicios presentados debiendo desglosar los impuestos. 6

7 Las ofertas se entregarán en original y una copia, impresas y firmadas por representante legal de la empresa, debidamente acreditado. Adicionalmente deberá presentarse una copia de la oferta en formato digital. El LATU en el acto de apertura, o posteriormente una vez analizadas las ofertas, podrá otorgar a los proponentes un plazo razonable para salvar los defectos, carencias formales o errores evidentes. 6. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS 6.1. Criterios de evaluación La evaluación de las ofertas y adjudicación se hará en base a una ponderación global de la misma, que tendrá en cuenta además de la propuesta económica, la propuesta de servicios y los antecedentes de la empresa (según se detalla en inciso 6 del Anexo I Especificaciones Técnicas) entre otros. El o los Equipos de Especialistas designados a efecto de la evaluación efectuarán sus respectivos informes en sus áreas de competencia y un informe final conjunto con la recomendación de adjudicación al Directorio del LATU. El LATU se reserva el derecho de negociar las condiciones de la oferta con aquella/s empresa/s que entienda mas conveniente a sus intereses sin que esto de lugar a reclamo alguno de parte de los restantes oferentes Informe final de la evaluación de ofertas Los integrantes de los Equipos de Especialistas efectuarán un informe final conjunto identificando las ofertas elegibles y estableciendo un orden de preferencia entre ellas. Previamente a la adjudicación, se de vista por el término de 5 días hábiles a contar desde el día siguiente a la notificación. Dentro de este plazo los oferentes podrán formular por escrito las consideraciones que les merezca el procedimiento cumplido hasta dicho momento y el informe de la Comisión Asesora de Adjudicaciones. El LATU no estará obligado a pronunciarse sobre los escritos que se formulen en esta etapa Adjudicación El LATU se reserva el derecho de adjudicar la licitación a la o las ofertas que considere más convenientes para sus intereses, pudiéndose apartar del informe y recomendación de los Equipos de Especialistas, no estando obligado a hacer la adjudicación a favor de la oferta de menor precio o a la mejor oferta técnica, pudiendo dejar sin efecto la contratación si entendiera que existen consideraciones de mérito o conveniencia que así lo justifiquen, incluso sin expresión de causa ni responsabilidad tal como se indica en el punto 3.2 del presente Pliego. En este contexto, está facultado para: adjudicar la licitación al proponente que reúna las mejores condiciones. no adjudicar algún o ningún ítem. 7

8 adjudicar menor o mayor cantidad a la licitada. considerar como aspecto preponderante para rechazar una oferta, los antecedentes de los oferentes en el cumplimiento de contrataciones con el LATU y/o, con otros organismos y/o empresas. Una vez definida la oferta adjudicataria, el LATU comunicará lo resuelto a todas las ofertas que mantuvieran su vigencia a la fecha de la comunicación. 7. SUSCRIPCION DEL CONTRATO 7.1. Comunicación al adjudicatario La comunicación cursada a la oferta adjudicada (al correo electrónico denunciado), constituirá la confirmación de la adjudicación. La notificación de adjudicación, el Pliego de Bases y Condiciones, así como los documentos del proceso (preguntas y respuestas), y la Oferta del oferente constituirán el contrato entre las partes, hasta tanto no se suscriba el contrato respectivo Constitución de Garantía Previo a la firma del el oferente seleccionado constituirá una garantía de fiel cumplimiento de contrato, equivalente al 5% (cinco por ciento) del monto total adjudicado sin impuestos, con los instrumentos previstos en el punto 4.5 del Pliego. De no constituirse la garantía en la forma y plazo señalados, el LATU podrá dejar sin efecto la adjudicación, ejecutando la garantía de mantenimiento de oferta. En este caso el LATU podrá reconsiderar el estudio de la Licitación con exclusión del oferente adjudicado en primera instancia. La garantía de fiel cumplimiento del contrato podrá ser ejecutada en caso de que el adjudicatario no dé cumplimiento a las obligaciones contractuales Firma del Contrato El adjudicatario deberá presentarse a firmar el contrato en la fecha acordada en la notificación para que comparezca a estos efectos, de lo contrario se ejecutará la garantía de cumplimiento del contrato y/o garantía de mantenimiento de oferta. Formarán parte del contrato, en el siguiente orden, la siguiente documentación: 1) Contrato 2) Pliego 3) Oferta adjudicada La contratación se realizará por el período de 1 año, prorrogable automáticamente por 1 año más, salvo preaviso de alguna de las partes no inferior a 45 días previo al vencimiento. Sin perjuicio de lo anterior, cualquiera de las partes podrá dejar sin efecto la contratación, en cualquier momento y sin responsabilidad, cuando exista causa justificada, con un preaviso no inferior a 60 días. 8

9 7.4. Confidencialidad El Adjudicatario, se obliga a sí mismo, sus funcionarios y demás empresas subcontratadas, a Cumplir con la Política de Confidencialidad del LATU (Anexo A) Sanciones: Las conductas que configuren incumplimiento del Adjudicatario, podrán dar mérito a la imposición de las siguientes sanciones: (i) Multa: El Adjudicatario podrá ser sancionado con una multa. En los casos que no hubiera una sanción expresa definida en el Contrato, las mismas se graduarán de acuerdo a la entidad del incumplimiento, desde el 5% hasta el 30% del total facturado en el mes por el servicio. En caso de aplicación de multas, el LATU queda facultado para retener y descontar de los pagos pendientes, el importe de las mismas de las sumas que tuviera que percibir la Adjudicataria. (ii) Rescisión del Contrato por incumplimiento total o parcial. A título enunciativo, podrá dar lugar a la rescisión del contrato: El incumplimiento de las obligaciones establecidas tanto en el presente pliego como en el Contrato, que por su entidad, a juicio del LATU y por resolución fundada, hagan inconveniente la prestación de servicios de la Adjudicataria. Que la Adjudicataria incurriera en fraude, grave negligencia o incumplimiento de las obligaciones y condiciones estipuladas en Pliego, Oferta y en el Contrato. Incumplimiento de pago de obligaciones laborales, previsionales, tributarias, y seguros que correspondan. El LATU podrá exigir a la empresa adjudicataria que acredite que se encuentra al día en el pago de las leyes sociales vigentes, aportaciones fiscales, seguros de salud que correspondiere, así como que el personal se encuentra asegurado contra accidentes de trabajo, conforme a las disposiciones vigentes. En cualquiera de los casos antes mencionados, el LATU podrá rescindir el contrato, ejecutar la garantía de cumplimiento de contrato, y reclamar los daños y perjuicios ocasionados por dicho incumplimiento más la multa que corresponda Fuerza mayor: La demora o el incumplimiento del contrato por cualquiera de las partes no constituirá incumplimiento de sus obligaciones en la medida en que dicha demora o incumplimiento se deba a causas de fuerza mayor. A tales efectos se entienden como causas de Fuerza Mayor: guerras, hostilidades, disturbios civiles, actos terroristas, inundación, o cualquier tipo de catástrofe natural. No se considerarán Fuerza Mayor las huelgas, bloqueos o disturbios laborales del Adjudicatario. La parte que se encuentre afectada por la fuerza mayor, notificará a la otra por escrito dentro de las 24horas hábiles siguientes al hecho ocurrido, especificando causa y estimación del tiempo de duración. 9

10 7.7. Mora La mora se configura por la no extinción de las obligaciones contractuales y se producirá de pleno derecho por el solo vencimiento de los términos establecidos Jurisdicción Cualquier diferencia entre las partes procurará ser resuelta en base a discusiones amigables y mecanismos no judiciales de negociación y conciliación. Cuando ello no fuera posible, será competencia de los Tribunales de la ciudad de Montevideo, de la República Oriental del Uruguay, conforme a las disposiciones vigentes en la materia en Uruguay. 10