Cuánto tiempo puede tener los valores por cuota monetaria en la Tarjeta Preferencial Electrónica?

Transcripción

1 TABLA DE CONTENIDO PRESENTACIÖN 5 MISIÓN 6 VISION HISTORIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR Subsidio Familiar en Colombia Subsidio Familiar en Nariño MARCO LEGAL SOBRE APORTES AL SUBSIDIO FAMILIAR Dentro de la Ley 21 de 1982 algunos aspectos sobre Aportes Parafiscales Dentro de la Ley 21 de 1982 algunos aspectos a destacar sobre beneficiarios del subsidio familiar AFILIACIONES DE LAS EMPRESAS A LA CAJA Cómo una empresa solicita su afiliación a Comfamiliar? Afiliación de Empleadores Formulario de Solicitud de Afiliación de Empleador Instrucciones para el diligenciamiento del formulario de solicitud de afiliación de empresas Documentos a Adjuntar (Dependiendo del tipo de empresa) Sobre Constitución Cooperativa y Precooperativa de Trabajo Asociado Sobre afiliación anterior Sobre Nómina Afiliación voluntaria de trabajadores, Independientes, Pensionados y Desempleados (afiliados facultativos) Requisitos de Afiliación para afiliados facultativos QUIENES ESTÁN OBLIGADOS A PAGAR APORTES A LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR, SENA E ICBF? En que fecha deben cancelarse los aportes? Dónde y Como deben cancelarse los aportes? Excepciones para el pago de aportes PAGO DE APORTES PARAFISCALES Planilla integrada de liquidación de aportes a seguridad social y parafiscales PILA Como realiza el pago por medio electrónico Cómo Realiza el Pre-registro? Verifique el Resultado Fecha de Pago de Aportes a Seguridad Social y Parafiscales reglamentado en el decreto 1670 del 14 de mayo de Sanciones por el no pago a través de este medio Se deben pagar intereses de mora por los aportes que se paguen después de la fecha máxima? El Ministerio o el Operador de Información pueden perdonar esos intereses? FACTORES BASE DE LIQUIDACIÓN DE APORTES PARAFISCALES 20 1

2 6.1.- Para el sector Privado según artículos 127 y 128 del Código Sustantivo del Trabajo y lo contemplado en convenios o pactos colectivos Para el sector Público del Orden Nacional Para el Sector Publico del Orden Territorial (Departamentos, Distritos y Municipios) Para Empresas Públicas Domiciliarias (Cuando la empresa tiene el carácter de Oficial) Factores base de liquidación de aportes para el sector de la Construcción No son factores base de liquidación de aportes parafiscales OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR AFILIADO Informe de Novedades de Empresas Afiliadas Razones por las cuales la empresa afiliada debe presentar actualización de datos a la Caja BENEFICIOS DE AFILIACIÓN Beneficios para Empleadores Beneficios para Trabajadores de las Empresas Afiliadas Trabajadores Afiliados al Régimen del Subsidio Familiar Trabajadores Beneficiarios al Régimen Subsidio Familiar Monetario Trabajadores Independientes y Desempleados Afiliados a la Caja de Compensación Familiar de Nariño Pensionados Afiliados a Régimen del Subsidio Familiar RÉGIMEN ESPECIAL DE APORTES PARAFISCALES Afiliación voluntaria para Trabajadores del Régimen Especial de Aportes PROCESOS DE FISCALIZACIÓN Y COBRO Empresas en Mora en el pago de aportes Sanciones por Mora en el pago de aportes 29 a. Por parte de la Caja 29 b. Por parte de la DIAN 30 c. Por parte del Ministerio de la Protección Social y SSF Empresa Evasora Empresa Elusora SUBSIDIO FAMILIAR MONETARIO Qué Trabajadores Tienen derecho al Subsidio Familiar Monetario? Trabajador que labora en varias empresas PERSONAS A CARGO BENEFICIARIAS DEL SUBSIDIO FAMILIAR Cómo se inscriben las personas a cargo? Hijos legítimos, Naturales, Adoptivos, Hijastros Cónyuge Padres menores de sesenta (60) años Inválidos Padres mayores de 60 años Hijastros dentro de un matrimonio Hijastros dentro de una unión libre Hermanos huérfanos de padre y madre 33 2

3 Padres, hermanos huérfanos de padres, hijos: inválidos Cómo se acredita la escolaridad y la supervivencia de las personas a cargo? Fecha límite de presentación de certificados de escolaridad Fecha límite de presentación del certificado de supervivencia Quiénes pueden cobrar subsidio familiar simultáneo? Formulario de Afiliación de Trabajadores y personas a cargo al Subsidio Familiar Instrucciones para el diligenciamiento del Formulario de Afiliación de Trabajador SUBSIDIOS MONETARIOS ESPECIALES O EXTRAORDINARIOS Por defunción del trabajador artículo 3 numeral 6 de la Ley 789/ Por defunción de persona a cargo articulo 3 numeral 5 ley 889/ Doble cuota monetaria por discapacidad Art.3 numeral 4 ley 789/ Trabajador con más de un grupo familiar DEVOLUCIÓN DE CUOTA MONETARIA Trámite para solicitar que la cuota de subsidio familiar monetario sea pagado a una persona diferente al trabajador Para cuota monetaria por padres Para cuota monetaria de hijos de madres diferentes a la cónyuge REINGRESOS DE TRABAJADORES CUÁNDO RECIBE EL PRIMER SUBSIDIO LOS TRABAJADORES BENEFICIARIOS? CADUCIDAD DEL DERECHO A LA CUOTA MONETARIA DE SUBSIDIO EN DINERO QUÉ DOCUMENTOS DEBEN ADJUNTAR A LA CARTA DE SOLICITUD PARA EL PAGO RETROACTIVO DEL SUBSIDIO FAMILIAR? QUÉ DEBE HACER LA EMPRESA AFILIADA PARA QUE COMFAMILIAR LE EMITA EL SUBSIDIO A SUS TRABAJADORES DE MANERA MENSUAL? QUÉ PASA SI LA EMPRESA NO CANCELA EL APORTE DENTRO DEL PLAZO SEÑALADO? EMISIÓN DE LA TARJETA PREFERENCIAL ELECTRÓNICA PARA PAGO DE CUOTA MONTERIA Y ACCEDER A 39 LOS SERVICIOS Requisitos para solicitar duplicado de la tarjeta preferencial electrónica Cómo y dónde redime el subsidio familiar monetario cargado en la Tarjeta Preferencial? Cuánto tiempo puede tener los valores por cuota monetaria en la Tarjeta Preferencial Electrónica? Que debe hacer el trabajador que se retira de una empresa para reclamar del subsidio familiar monetario que tiene derecho por ese mes? RETIRO DEL TRABAJADOR

4 PRESENTACION La Caja de Compensación Familiar es una entidad privada, sin ánimo de lucro, que cumple funciones de seguridad social para bienestar de la familia como núcleo básico de la sociedad y consciente de que el SISTEMA DEL SUBSIDIO FAMILIAR es una alternativa de bienestar social en las empresas, su objetivo es facilitar el acceso a los servicios a todos los trabajadores de las empresas afiliadas, con tarifas subsidiadas de acuerdo a su nivel de ingresos. La Coordinación de Aportes ha diseñado este MANUAL dirigido a los EMPLEADORES Y TRABAJADORES del Departamento de Nariño, para que conozcan los derechos, los beneficios y obligaciones que genera y ofrece el SISTEMA DEL SUBSIDIO FAMILIAR, a través de las Cajas de Compensación y en particular de la CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE NARIÑO y con el fin, en primer lugar, de CAPACITAR a los EMPRESARIOS para que cumplan en debida forma con la obligación legal de pagar los aportes parafiscales y para tales efectos se los orienta en el correcto diligenciamiento del proceso de afiliación ajustado a los requisitos de ley, y en segundo lugar, también se CAPACITA a los TRABAJADORES para que gestionen oportuna y correctamente su afiliación a la CAJA y de esta manera, tantos los EMPLEADORES como los TRABAJADORES Y SUS FAMILIAS reciban los beneficios, los subsidios y servicios que la Corporación, como Institución de Seguridad Social, por mandato legal les brinda. Este MANUAL se constituye en una herramienta permanente de consulta para empresas y trabajadores afiliados, con el objeto de hacer más comprensible el pago de aportes para el sistema del Subsidio Familiar y el mantener actualizado el sistema de información con respecto a: Afiliaciones y Registro de Novedades, tanto de la empresa como del trabajador; presentándolo de forma clara describiendo los procesos 4

5 definidos en cada uno de los pasos que lo comprenden. De esta manera la Caja de Compensación Familiar mantiene actualizada la base de datos sistematizada tanto de empresas, como de sus trabajadores afiliados. PROPORCIONAR AL TRABAJADOR, SU FAMILIA MISIÓN Y COMUNIDAD, PROPORCIONAR AL TRABAJADOR, SU FAMILIA Y COMUNIDAD, BIENESTAR Y DESARROLLO INTEGRAL, ACTUANDO EN EL SISTEMA DE PROTECCIÓN SOCIAL. PROPORCIONA R AL RABAJADOR, SUFAMILIA Y VISIÓN COMUNIDAD, MODERNA ORGANIZACIÓN CON RECONOCIMIENTO NACIONAL COMPROMETIDA EN LOGRAR LA EXCELENCIA EN LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS CON CALIDAD. 5

6 1.- HISTORIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR El Subsidio Familiar nace a nivel mundial, como apoyo al trabajador y su familia y como una forma de compensar las cargas económicas que generan los gastos para el sostenimiento de esa familia como núcleo fundamental de una sociedad. Él termino de Compensación que llevan inmerso las Cajas es porque el subsidio tiene el objetivo de la compensación como principio de redistribución del ingreso, al posibilitar que los grandes empleadores aportan más frente a los pequeños, para entregar a todos los beneficiarios del Sistema del Subsidio Familiar el mismo servicio en condiciones de igualdad, solidaridad y equidad. Se tiene claro que el subsidio familiar no resuelve por completo el problema social, pero si ayuda a una más justa distribución del ingreso, a fortalecer la institución familiar y a mejorar la calidad de vida del trabajador. A lo largo del tiempo, la existencia del subsidio familiar monetario se ha justificado por la permanencia del bajo nivel adquisitivo de los salarios de la clase trabajadora. El pago del subsidio en dinero es el servicio que más tiende a identificarse con la filosofía de la compensación para la familia del trabajador beneficiario SUBSIDIO FAMILIAR EN COLOMBIA Se crea la primera Caja de Compensación como resultado de un pacto colectivo entre empresarios y Sindicatos, con el objeto aliviar las cargas que generan los hijos de trabajadores de menores ingresos Se crea el Subsidio Familiar como una Prestación Social. Años 60. El gobierno permite a las Cajas hacer inversión de beneficio social en programas como salud de población infantil, recreación social, educación, capacitación y mercadeo. Años 70. Se amplió programas en Salud a maternidad, vivienda, créditos y guarderías, además de los ya existentes. 6

7 Para los años 80 el subsidio familiar pasa a ser una prestación social pagadera en dinero especie y servicio a los trabajadores de menores y medianos ingreso en proporción al numero de personas a cargo. Se afilia al sistema los pensionados para acceder a los programas sociales excepto los subsidios en dinero. Con la promulgación de la Ley 21 de 1982 (MARCO LEGAL DE LAS CAJAS DE COMPENSACION) se reorganizan los programas de las Cajas en salud, mercadeo, nutrición, educación integral y continuada, capacitación, servicios de biblioteca, vivienda, créditos de fomento, Recreación Social. Años 90. Se amplia cobertura en Salud con el Régimen Subsidiado, las Cajas otorgan subsidio de Vivienda de Interés Social a hogares hasta de 4 SMLV, se permite a las Cajas crear nuevas empresas como EPS, IPS, Hoteles, Agencias de Viajes y Cooperación Internacional. Desde el año 2000 hasta la entrada en vigencia de la ley 789 de 2002 se reglamentan áreas como: Atención Integral a la Niñez, Jornada Escolar Complementaria, Protección al Desempleo, promoción al empleo y actividad financiera Microcrédito SUBSIDIO FAMILIAR EN NARIÑO En atención a la Ley 58 de 1963 donde se establece la obligación a los empresarios de cancelar un subsidio familiar a sus trabajadores, la Junta Directiva de FENALCO en asamblea general del 16 de septiembre de 1966 con la asistencia de 57 afiliados decidieron fundar la Caja de Compensación Familiar en Nariño e inicia su funcionamiento con Personería Jurídica reconocida mediante Resolución No. 619 de 18 de octubre de 1966 de la Gobernación de Nariño. 2.- MARCO LEGAL SOBRE APORTES AL SUBSIDIO FAMILIAR El Sistema del Subsidio Familiar, delegado a las Cajas de Compensación es regulado principalmente por la LEY 21 DE 1982, LEY 789 DE 2002, y demás normas complementarias, la ley 789 de 2002 define que la Caja tiene por objeto recaudo del aporte y el pago del Subsidio Familiar como prestación social pagadera en dinero (llamada cuota monetaria), especie y servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporción al numero de personas a cargo, se crea el Fondo para fomento del empleo y subsidio al desempleo FONEDE y modifica parcialmente la Ley 21 de Existen además otras normas complementarias que regulan los Aportes Parafiscales (aportes a Cajas, SENA e ICBF) DENTRO DE LA LEY 21 DE 1982 ALGUNOS ASPECTOS A DESTACAR SOBRE APORTES PARAFISCALES: El art. 7º de la Ley, establece la obligación de pagar aportes a las Cajas: la Nación, los Departamentos, los Establecimientos Públicos, las empresas industriales y comerciales y las empresas de economía mixta de los órdenes nacional, departamental, intendencial, distrital y municipal y los empleadores que ocupen uno o más trabajadores permanentes. El art.14º establece que para efectos del régimen del Subsidio Familiar se entenderá por empleador toda persona natural o jurídica que tenga trabajadores a su servicio y se encuentre dentro de la enumeración hecha en él articulo 7º. El art.17º señala que para efectos de la liquidación de los aportes al régimen del Subsidio Familiar, SENA, ESAP, Escuelas Industriales e Institutos Técnicos e ICBF, se entiende por nomina mensual de salarios la totalidad de los pagos hechos por concepto de los diferentes elementos integrantes del salario en los términos de la Ley Laboral CST, cualquiera que sea su denominación y además, los verificados por descansos remunerados de ley y convencionales o contractuales. El art. 45º señala el incumplimiento en esta obligación es una evasión, por tanto deben permanecer al día en el pago de los aportes para no llegar a una situación de expulsión, pero, el hecho de haber sido expulsado no lo exime de tal obligación. El art. 92 establece que las entidades y organismos públicos forzosamente deben incluir en sus presupuestos anuales las partidas necesarias para pago de aportes a Cajas. 7

8 2.2.- DENTRO DE LA LEY 21 DE 1982 ALGUNOS ASPECTOS A DESTACAR SOBRE BENEFICIARIOS DEL SUBSIDIO FAMILIAR: El art.18 establece: son beneficiarios del régimen del subsidio familiar los trabajadores al servicio de los empleadores como la Nación, los Departamentos, establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales y las empresas de economía mixta de los ordenes nacional, departamental, intendencial, distrital y municipal y todo empleador que ocupe uno o más trabajadores permanentes, trabajadores que reúnan los siguientes requisitos: Tener carácter de permanente, encontrarse dentro de los limites de remuneración hasta 4 salarios mínimos legales vigentes, cumplir un mínimo de tiempo de 96 horas mensuales y tener personas a cargo, que den derecho a recibir la prestación social del subsidio en dinero. El art. 20 establece tienen derecho al subsidio familiar en dinero, especie y servicios, los trabajadores cuya remuneración mensual, fija o variable no sobrepase el límite de cuatro veces el salario mínimo legal vigente que rija en el lugar donde se realiza el pago. Según el Decreto 341 de 1988 en el articulo 58 establece que cuando un trabajador presta sus servicios a mas de un empleador, para el límite de remuneración se tendrá en cuenta la suma de los valores recibidos en los distintos empleos. El art. 23 Establece que tendrán derecho al pago del subsidio familiar (cuota monetaria) los trabajadores que laboren diariamente más de la mitad de la jornada máxima, legal ordinaria o totalicen un mínimo de noventa y seis (96) horas de labor durante el respectivo mes. El art. 24 Establece teniendo en cuenta el artículo 23 que el subsidio familiar se pagará durante el período de vacaciones y en los días de descanso o permisos remunerados de ley, convencionales o contractuales. El art. 27 Establece que darán derecho al subsidio familiar las personas a cargo del trabajador, tales como: hijos legítimos, naturales, adoptivos y los hijastros hasta la edad de 18 años, los padres del trabajador mayores de 60 años o sin límite de edad cuando son inválidos, los hermanos huérfanos de padres hasta la edad de 18 años. Los hijos y hermanos huérfanos de padres después de la edad de 12 años deben demostrar que están estudiando. 3.- AFILIACIÓN DE LAS EMPRESAS A LA CAJA CÓMO UNA EMPRESA SOLICITA SU AFILIACIÓN A COMFAMILIAR? Mediante el diligenciamiento del formulario Solicitud de Afiliación de Empresas Código: F1CAP01-C01, y adjuntar los documentos solicitados en el mismo, de acuerdo al tipo de empresa, formulario que lo puede solicitar en la oficina de aportes o imprimirlos de la pagina Web con este documento le permite a cualquier empleador (persona natural o jurídica, privada u oficial) solicitar a Comfamiliar su registro en el Sistema del Subsidio Familiar. Los empleadores obligados al pago de aportes para Subsidio Familiar deberán hacerlo a través de una Caja de Compensación Familiar que funcione dentro de la ciudad o localidad donde se causen los salarios o de la Caja más próxima dentro de los límites del departamento, cuando no exista en la localidad AFILIACIÓN DE EMPLEADORES: Las Cajas de Compensación Familiar tienen la obligación de aceptar a todo empleador que solicite afiliación, si cumple con el requisito de tener como mínimo un trabajador a su cargo. La Caja de Compensación Familiar de Nariño mediante comunicación escrita notificará la aprobación a su solicitud e invitara a la charla de inducción, con el objeto de explicar los deberes del empleador, así como los beneficios de sus trabajadores al tener la calidad de afiliados. 8

9 3.3.- FORMULARIO SOLICITUD DE AFILIACION DE EMPRESAS 9

10 3.4.- INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO SOLICITUD DE AFILIACION DE EMPRESAS: 10

11 RECOMENDACIONES: 1. Revise cuidadosamente la información suministrada y verifique que la documentación este completa. 2. El formulario SOLICITUD DE AFILIACIÓN, debe diligenciarse en original y una copia, en letra imprenta, en forma completa y sin enmendaduras. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO En la parte superior del formato se debe señalar si la empresa es principal o sucursal y registrar el año, mes y día, en que se diligencia el formulario de solicitud de afiliación. PARTE A. DATOS DE LA EMPRESA; Registrar los siguientes datos: 1. Razón Social de la Empresa, tal como figura en la Cámara de Comercio o Registro Único Tributario RUT o nombres y apellidos del propietario, cuando se trate de persona natural. 2. Nit correspondiente al No de RUT, asignado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales o cedula de ciudadanía o de extranjería cuando es persona natural. 3. Dirección principal a la que COMFAMILIAR DE NARIÑO le puede enviar la información relacionada con la empresa y sus trabajadores, con la identificación de la ciudad, departamento, teléfonos, el fax y correo electrónico. 4. Dirección sucursal, indicando la ciudad, departamento, teléfonos, el fax y correo electrónico. 5. Nombre completo y documento de identificación de la persona que representa legalmente a la empresa en todo lo relacionado con su actividad comercial, registrando el numero del celular o teléfono. 6. Escriba la actividad u objeto social de la empresa y el numero correspondiente a la Clasificación Industrial Internacional Uniforme - CIIU, asignado por la Cámara de Comercio o RUT. PARTE B. NOMINA MENSUAL: Lea cuidadosamente esta parte y registre lo siguiente: 1. Ciudad donde se causan los salarios, es decir aquella ciudad donde el o los trabajador (es) prestan sus servicios. 2. Número total de trabajadores que laboran en la empresa, indistintamente si tienen o no personas a cargo. 3. Total de personas a cargo con derechos a subsidio familiar monetario, registrando el numero de trabajadores que tienen, hijos, hermanos huérfanos de padres menores de 18 años y los padres mayores de 60 años que dependan económicamente del trabajador, y que además su salario no sobre pase los cuatro (4) salarios mínimos mensuales legales vigentes. 4. Valor total según la nomina del ultimo mes causado. 5. Nombre del mes correspondiente a la nomina que se envía. PARTE C. DATOS SOBRE LA AFILIACIÓN 1. Afiliación por primera vez a COMFAMILIAR DE NARIÑO: Marque con una "X", la casilla correspondiente. 11

12 2. Si ha estado afiliado a una Caja de Compensación, indique cual y señale la fecha en que dejó de pertenecer a esa Caja. 3. Firma del Representante Legal de la Empresa y Sello: Diligenciar la parte correspondiente al compromiso y responsabilidad del representante legal de la empresa, ante la Caja de Compensación, con su nombre y numero de documento de identificación. PARA USO EXCLUSIVO DE COMFAMILIAR DE NARIÑO En este espacio COMFAMILIAR DE NARIÑO consignará algún dato revelante de la empresa o los motivos de devolución de la información y en caso de aceptación, será firmado y sellado de recibido. El suministro de datos falsos por parte del empleador, a la Caja o la violación de la norma sobre salarios mínimos, es causal de desafiliación según articulo 45 de la Ley 21 de DOCUMENTOS A ADJUNTAR (dependiendo el tipo de empresa) SOBRE CONSTITUCIÓN: Certificado de Existencia y Representación legal en original, expedida por la Cámara de Comercio con vigencia no superior a (3) meses, las Personas Jurídicas presentar Personería Jurídica. Para el caso de profesionales que se dediquen a actividades propias de su profesión y no estén obligados a afiliarse a Cámara de Comercio no se exigirá el certificado. Acta de posesión del Representante Legal para entidades oficiales. Fotocopia del Formulario de Inscripción en el RUT (Registro Único Tributario). Fotocopia Cédula Representante Legal. Cuando se trate de Unión Temporal y Consorcio, Acta de Constitución. Cuando se trate de Contratista copia del contrato por el cual se afilia y copia del acta de inicio. Una vez finalizado el contrato y posterior a la afiliación debe allegar copia del acta final para desactivar parcialmente por ese contrato. En el caso de contratos ya ejecutados debe incluir acta de inicio y acta final para registrar los aportes y posteriormente desactivar parcialmente por terminación del contrato COOPERATIVAS Y PRECOOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO: Copia de los Estatutos en los que conste la facultad de afiliarse a una Caja de Compensación Familiar. Acreditación de su personería jurídica y certificado de existencia y representación legal expedido por la autoridad competente y copia de la Resolución expedida por el Ministerio de la Protección Social mediante el cual fueron aprobados los regímenes de compensaciones y trabajo asociado. Relación de los cooperados y sus beneficiarios SOBRE AFILIACIÓN ANTERIOR: Si está o ha estado afiliado a otra Caja de Compensación Familiar presentar: Certificado de Paz y Salvo de la Caja donde estuvo afiliado SOBRE NÓMINA: 12

13 Copia de la nómina mensual de salarios causados o certificación donde relaciona los trabajadores vinculados laboralmente en el Departamento de Nariño, debidamente firmada por Representante Legal o del responsable de oficina de Recursos Humanos o Relaciones Laborales. NOTA: Para Empresas que hayan pagado meses anteriores antes de la afiliación, anexar copia comprobante de pago en caso de consignación o reporte de planilla única AFILIACIÓN VOLUNTARIA DE TRABAJADORES INDEPENDIENTES, PENSIONADOS Y DESEMPLEADOS (Afiliados Facultativos). La afiliación de los trabajadores independientes, pensionados y desempleados aplica para aquellos que decidan VOLUNTARIAMENTE afiliarse a una Caja de Compensación Familiar, conforme al principio de libertad de escogencia que deberá ser respetado por la respectiva Caja, y pagará el 2% sobre sus ingresos. Los Pensionados por vejez o invalidez y Jubilados podrán afiliarse a la Caja de Compensación Familiar, aportando el 2% de su mesada pensional. Estos aportes los hace la entidad que tenga a cargo el pago de la pensión siempre y cuando la Caja tenga convenio con la entidad, de lo contrario el pensionado es quien efectúa los pagos cada mes, y los independientes pagan el 2% mínimo sobre el salario mínimo legal vigente REQUISITO DE AFILIACIÓN PARA AFILIADOS FACULTATIVOS: Diligenciar el formulario según tipo de trabajador a máquina o letra imprenta legible y clara. No debe contener ningún tipo de enmendaduras. En Caso que el Trabajador Independiente, Pensionado y Desempleado no tenga Beneficiarios debe adjuntar los siguientes documentos al formulario de afiliación: Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía. Desprendible de la mesada en caso de ser pensionado. En Caso que el Trabajador Independiente, Pensionado y Desempleado que tenga Beneficiarios debe adjuntar los siguientes documentos según las personas a cargo que va a afiliar: 1. Registro civil de los hijos, sea cual fuere su calidad (legítimos, extramatrimoniales, hijastros, adoptivos) en el que incluya el nombre de los padres; hasta la edad de 18 años. 2. Registro civil de los hermanos huérfanos de padre y madre, con edades entre los 0 y 18 años. 3. Certificado de defunción de los padres si el servicio se pide para hermanos huérfanos a cargo del Trabajador Independiente. 4. Certificado escolar para los hijos y los hermanos huérfanos con edades entre los 12 a 18 años. 5. Certificado de invalidez para hijos y hermanos huérfanos que presenten certificado de invalidez en el cual incluya la valoración expedida por E.P.S. o médico legista. 6. Fotocopia de los documentos de identidad (cédula o tarjeta) tanto del trabajador facultativo como de las personas a cargo del mismo. Si el trabajador facultativo va a afiliar a los padres que se encuentren a cargo mayores de 60 o inválidos sin limite de edad debe adjuntar: 13

14 1 Registro civil o partida de nacimiento del trabajador para verificar parentesco. 2 Fotocopia de la cédula de ciudadanía de los padres y del trabajador siempre y cuando estén a cargo del Trabajador Independiente, pensionado o desempleado y los va a afiliar. 3 Declaración juramentada de dependencia económica cuando se trate de hermanos, hijastros o padres del Trabajador Independiente. 4 Certificado de invalidez si se trata de padres con esta característica. 4.- QUIÉNES ESTÁN OBLIGADOS A PAGAR APORTES PARAFISCALES A LA CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR, SENA E ICBF? Todos los empleadores, persona natural o jurídica, público o privado que ocupen uno o más trabajadores permanentes. Se entiende por trabajador permanente, quién ejecute labores propias de las actividades normales del empleador y no realice un trabajo ocasional, accidental o transitorio. Trabajo ocasional, accidental o transitorio es el de corta duración y no mayor de un mes que se refiere a labores distintas de las actividades normales del patrono. No podrán considerarse trabajadores ocasionales quienes trabajan más de cuatro horas diarias y totalicen al mes mínimo 96 horas y los trabajadores en obras de construcción que son contratados por obra o por actividad. Adicionalmente, cuando exista una relación laboral que implica una actividad personal, subordinada y dependiente, el contrato se torna laboral y por tanto está obligado a afiliarse a la Caja y pagar los aportes parafiscales. Los aportes parafiscales corresponde al 9% del valor de la nomina mensual, incluidos todos los factores saláriales, tal como lo contempla él articulo 17 de la Ley 21 de El valor aportado por los empleados 9% de parafiscales, del sector público se distribuye así: 4% Cajas de Compensación. 3% I.C.B.F. 0.5% SENA. 0.5% ESAP. 1% Escuelas Industriales e Institutos Técnicos Nacionales, Departamentales, Distritales y Municipales. El valor aportado por los empleados 9% de parafiscales del sector privado se distribuye así: 4% Cajas de Compensación. 3% I.C.B.F. 2% SENA EN QUÉ FECHA DEBEN CANCELARSE LOS APORTES? Dentro del plazo señalado en el Decreto 1670 de marzo 18/2007, teniendo en cuenta los dos últimos dígitos de su NIT y si tienen más de 200 trabajadores o menos de DÓNDE Y CÓMO DEBEN CANCELARSE LOS APORTES? A través del pago integral a la Seguridad Social y Parafiscales PILA Planilla Única pagos electrónicos o asistidos, establecidos en el decreto 1465 de mayo 2005, Resolución 634 de 2005 y decreto 1931/ EXCEPCIONES PARA PAGO DE APORTES: 14

15 Están dentro de las excepciones para pago de aportes las Universidades públicas aprobadas por el ICFES, no están obligadas a efectuar aportes para el SENA, ICBF y Cajas de Compensación (Ley 789 de 2002 Artículo 52). 5.- PAGO DE APORTES PARAFISCALES PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACIÓN DE APORTES A SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES PILA Es un sistema inteligente de pago implementado por el Gobierno Nacional a través del Ministerio de la Protección Social, reglamentado en el decreto 1465 de 2005, 1931 de 2006 y resolución 634 entre otras, este sistema busca facilitar a los Aportantes la realización de pagos a través de transferencias electrónicas, uso de Internet. Dentro de los beneficios se puede mencionar la comodidad y facilidad para la realización de trámites y pagos mensuales al sistema de seguridad social, salud, pensión y riesgos profesionales, y parafiscales, ya que no es necesario diligenciamiento de formularios para cada administradora y realizar consignaciones de manera independiente en cuentas de bancos de estas entidades. Este instrumento liquida los aportes que deben ser pagados de conformidad con las normas que rigen cada subsistema y le informa a la persona el valor total que debe pagar y el subtotal por cada subsistema. El valor se determina según la información que cada persona incluya en la Planilla, porque en ella debe señalarse cuanto es el ingreso de la personas (IBC), cuál es la condición de cada persona, si es un pensionado, si es un estudiante, si pertenece a la carrera diplomática, si es un trabajador doméstico, si es independiente o dependiente, si se trata de una madre comunitaria, entre otras condiciones o tipos de cotizantes que existen. ASOCAJAS como operador de información aprobado por el Ministerio de la Protección Social opera con la Caja de Compensación Familiar de Nariño y pone a disposición el mejor servicio en este proceso. El aportante o empresario puede ingresar la información detallada de sus empleados al sistema del Operador de Información de dos maneras: Ingreso manual de datos y desde archivo plano, el cual debe estar estructurado de acuerdo a las resoluciones del Ministerio de la Protección Social Nos. 634, 1317 y 2310 del año 2005, para empresas con mas de 200 trabajadores. Si el aportante posee una cuenta bancaria y acceso a Internet puede realizar el pago de planilla única de manera ELECTRÓNICA, para lo cual solicita una clave en el banco donde tiene la cuenta, de esta manera se libera de las colas al momento del pago. Si el aportante posee una cuenta bancaria y no tiene acceso a Internet o puede acceder a Internet y no posee cuenta bancaria o en el peor de los casos no cuenta con ninguna de las dos, puede realizar el pago de planilla única a través del Pago de manera ASISTIDA, para lo cual los café Internet autorizados por el Operador lo asiste en la elaboración de la planilla para pago único, este le imprime el numero de la planilla de pago, con cinco opciones de pago, el primer día de vencimiento y los siguientes 5 días, a los cuales se suman los intereses de mora, con esta información cancela en el banco autorizado y en las fechas previstas, este pago lo hace en efectivo. Esta modalidad de pago de planilla asistida opera para empresas de menos de 30 trabajadores y para trabajadores independientes CÓMO REALIZA EL PAGO POR MEDIO ELECTRONICO? Ingresa a la pagina Web de la Caja o a la del operador, así: y/o y se registra para acceder al servicio de pago electrónico, así obtiene de manera rápida y fácil sus claves de ingreso CÓMO REALIZA EL PRE-REGISTRO? Ingresa a la página Web de la Caja o del Operador de Información ASOCAJAS:

16 Oprime el icono interactivo PAGO A SEGURIDAD SOCIAL, ingresa en el enlace regístrese aquí, para ingresar los datos de la empresa y enviar la información. Registrar el correo electrónico donde el usuario del programa recibirá la clave con la cual ingresará al programa. Con la clave enviada por ASOCAJAS dentro de las 24 horas siguientes debe ingresar y confirmar los datos registrados anteriormente e ingresa al usuario autorizado con una clave personal que el mismo usuario crea (8 caracteres alfanuméricos), de esta manera la clave enviada por el Operador queda anulada y da clic en enviar datos. Ingresa nuevamente con el usuario y clave personal la que acaba de crear y el sistema le muestra el menú donde le aparecen las siguientes carpetas: 1. Administración: en esta carpeta puede realizar cualquier modificación de datos del empleador, crea los centros de trabajo (la clase de riesgos que tiene la empresa) y crea usuarios. 2. Datos de liquidación: en esta carpeta crea empleados, y todas las novedades que se presenten. 3. Pago Asistido, consignación en esta carpeta genera la planilla asistida y la referencia de pago y consulta. 4. Pago electrónico, esta carpeta carga archivos y genera la planilla automáticamente y se utiliza para consultar la planilla. 5. Consultas y reportes, en esta carpeta puede imprimir cualquier clase de reporte tanto de autoliquidación como generales de todo el sistema electrónico o asistido. 6. Ayuda, carpeta cuando sea eliminar planillas, cambiar clave y cerrar sesión. Solo tiene que llenar una planilla por una sola vez y no una para cada subsistema o administradora (EPS, AFP, ARP, Caja de Compensación, SENA e ICBF). Para los independientes, en general, solo se aportará a salud (EPS) y pensiones (AFP) la afiliación a riesgos profesionales (ARP) es voluntaria. Los trabajadores independientes que están contratados por una empresa pueden hacer convenio con la empresa que será la empresa la que realice los pagos, la empresa lo puede hacer marcando al trabajador como independiente, pero deberá pagar todos los subsistemas del trabajador independiente, es decir salud y pensión y, si voluntariamente así lo quiere el contratista, también riesgos profesionales VERIFIQUE EL RESULTADO. Una vez se diligencia la planilla el sistema hace la liquidación por usted. Debe verificar que el valor a pagar corresponda con los aportes de ley. 12.5% del IBC a salud (8.5% con cargo al empleador y 4% al empleado) o para trabajadores independientes el 12.5%. El 15.5% del IBC en pensiones (11.625% del empleador y 3.875% al empleado), para los trabajadores independientes será el total a su cargo. En riesgos profesionales depende de la actividad de la empresa y está a cargo del empleador. El 4% del valor de la nómina para caja de compensación, 3% para ICBF y 2% para el SENA, también a cargo del empleador. Si el empleado o el trabajador independiente reciben salario o ingreso superior a 4 salarios mínimos legales mensuales, debe pagarse el aporte al Fondo de Solidaridad Pensional, equivalente al 1% del IBC a su cargo. Si además la persona recibe salario o ingreso igual a 16 Salarios mínimos el valor del aporte al Fondo de Solidaridad Pensional se incrementa, así: 16

17 Ingreso igual o superior a 16 SMLMV hasta a 17 SMLMV 1.2 % Ingreso igual o superior a 17 SMLMV hasta a 18 SMLMV 1.4 % Ingreso igual o superior a 18 SMLMV hasta a 19 SMLMV 1.6 % Ingreso igual o superior a 19 SMLMV hasta a 20 SMLMV 1.8 % Ingreso superior a 20 SMLMV 2 % FECHA DE PAGO DE APORTES A SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES REGLAMENTADO EN EL DECRETO 1670 DEL 14 DE MAYO DE 2007 Por medio del cual se modifican las fechas de obligatoriedad del uso de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes y se modifica parcialmente el Decreto 1931 de 2006, para pequeños Aportantes que cuenten con menos de 20 trabajadores y para trabajadores independientes, y se establecen las FECHAS DE PAGO A TRAVÉS DE PLANILLA ÚNICA, de acuerdo a los dos últimos dígitos del Nit y teniendo en cuenta la clasificación de las empresas con menos de 200 trabajadores, mas de 200 trabajadores y trabajadores independientes, así: El sistema de planilla única teniendo como base su Nit le señala la fecha de pago y le controla esa fecha, si el pago se realiza en fecha posterior a la de vencimiento, automáticamente le liquida intereses de mora, cuando paga de manera electrónica o en las 5 liquidaciones adicionales que le calcula cuando cancela de manera asistida SANCIONES POR EL NO PAGO A TRAVÉS DE ESTE MEDIO. En adición a las sanciones señaladas en el artículo 5 del Decreto 1465 de 2005, por el incumplimiento de lo previsto en este decreto, serán aplicables aquellas previstas en la legislación vigente respecto de los empleadores, impuestas por el Ministerio de la Protección Social. Dichas sanciones son las que se establecen en el artículo 230 de la Ley 100 de 1993: 17

18 ARTÍCULO 230. RÉGIMEN SANCIONATORIO. La Superintendencia Nacional de Salud, previa solicitud de explicaciones, podrá imponer, en caso de violación a las normas contenidas en los artículos 161, 168, 178, 182, 183, 188, 204, 210, 225 y 227, por una sola vez, o en forma sucesiva, multas en cuantía hasta de salarios mínimos legales mensuales vigentes a favor de la subcuenta de Solidaridad del Fondo de Solidaridad y Garantía SE DEBEN PAGAR INTERESES DE MORA POR LOS APORTES QUE SE PAGUEN DESPUES DE LA FECHA MAXIMA?, MINISTERIO O EL OPERADOR DE INFORMACION PUEDEN PERDONAR ESOS INTERESES? Los intereses de mora por pagos tardíos al Sistema de la Protección Social, están establecidos en la Ley de tiempo atrás y no pueden ser condonados por el Ministerio de la Protección Social ni por ninguna otra autoridad, ni por las administradoras ni por los operadores de información, porque son de cada uno de los subsistemas. Ahora bien, si se presenta un retraso en el pago que no sea culpa del aportante, éste podrá exigir al operador de información que los cubra, siempre que se demuestre que el no pago fue por culpa de dicho operador. 6.- FACTORES BASE DE LIQUIDACION DE APORTES PARAFISCALES Son base de aportes parafiscales toda remuneración que recibe un trabajador, para lo cual media un contrato de trabajo definido como aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continua dependencia o subordinación de la segunda mediante la remuneración. Los elementos esenciales de un contrato de trabajo son: La actividad personal del trabajador. La continua subordinación o dependencia del trabajador respecto del empleador. Un salario como retribución del servicio. Con relación al personal contratado con contrato por prestación de servicios, si se demuestra la existencia de una relación laboral que implique una actividad subordinada y dependiente, el contrato se torna en laboral y por consiguiente se deben cancelar los respectivos aportes parafiscales. (Concepto de 1997 de la Superintendencia del Subsidio Familiar, sentencia C-056 de 1993 y C-154 de 1997 de la Corte Constitucional). Son factores de salario base para pago de aportes parafiscales los siguientes: Para el Sector Privado según artículos 127 y 128 del Código Sustantivo de Trabajo, lo contemplado en convenios o pactos colectivos. Sueldo Sobresueldo Salario Integral (70%) Jornales Compensaciones Bonificaciones habituales Comisiones o porcentajes sobre ventas Pagos por unidad de tiempo, por obra, a destajo y tareas Contratos agrícolas Salario en especie Trabajo a domicilio 18

19 Horas extras dominicales y festivos Recargo nocturno Viáticos permanentes (alojamiento y manutención) Vacaciones Vacaciones compensadas Primas extralegales de: Rendimiento Alimentación Costo de vida Navidad Producción Clima Vacaciones Antigüedad Todas las primas que por su sistema de pago se consideren habituales. NOTA: Esta enumeración es meramente numerativa no taxativa y por lo tanto si la Caja comprueba que un pago efectivo al trabajador tiene las características de factor salarial los podrá incluir en el proceso de fiscalización Para el Sector Público del Orden Nacional: Los factores saláriales para empresas del sector publico del orden nacional se encuentran regulados por el Decreto 1042 de 1978, y en su artículo 42 entre otros factores de salario cita, además de la asignación básica fijada por la ley, para los diferentes cargos del valor del trabajo suplementario y del realizado en jornadas nocturnas o en días de descanso obligatorio, constituyen salario, todas las sumas que habitual y periódicamente recibe el empleado como retribución de sus servicios. Son Factores de Salario base para liquidar aportes parafiscales en empresas públicas del orden nacional: Sueldo Salario integral (70%) Horas extras, dominicales y festivos Incremento por antigüedad Prima técnica (Artículos 49 y 47 Decreto 1042) Gastos de representación Auxilio de transporte Auxilio de alimentación Prima de servicios Bonificaciones por servicios prestados Viáticos de los funcionarios en comisión Vacaciones Prima de vacaciones Otras prestaciones extralegales NOTA: Esta enumeración es meramente numerativa no taxativa y por lo tanto si la Caja comprueba que un pago efectivo al trabajador tiene las características de factor salarial los podrá incluir en el proceso de fiscalización Para el Sector Público del Orden Territorial (Departamentos, Distritos y Municipios): 19

20 Los factores base de liquidación de aportes para empresas del orden territorial se encuentran regulados por el Decreto 1919 del 27 de agosto de 2002 y circular 01 del 28 de agosto de 2002 del Departamento Administrativo de la Función Publica. Son Factores de Salario base para liquidar aportes parafiscales en empresas públicas del orden territorial: Sueldo Salario integral (70%) Horas extras, dominicales y festivos Incremento por antigüedad Prima técnica Gastos de representación Auxilio de transporte Auxilio de alimentación Prima de servicios Bonificaciones por servicios prestados Viáticos de los funcionarios en comisión Vacaciones Prima de vacaciones Otras prestaciones extralegales NOTA: Esta enumeración es meramente numerativa no taxativa y por lo tanto si la Caja comprueba que un pago efectivo al trabajador tiene las características de factor salarial los podrá incluir en el proceso de fiscalización Para Empresas Publicas Domiciliarías(Cuando la empresa tiene el carácter de oficial) Los factores base de liquidación de aportes para empresas públicas domiciliarias se encuentran regulados por la Ley 142 de 1994 en su artículo 41 en concordancia con el artículo 5º del decreto 3135 de 1968 Las personas que prestan sus servicios en los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias y establecimientos públicos, son empleados públicos; sin embargo los trabajadores de la construcción y sostenimiento de obras públicas son trabajadores oficiales. En los estatutos de los establecimientos públicos se precisará qué actividades pueden ser desempeñadas por personas vinculadas mediante contrato de trabajo. Las personas que prestan sus servicios en las empresas industriales y comerciales del Estado son trabajadores oficiales; sin embargo, los estatutos de dichas empresas precisarán qué actividades de dirección o confianza deben ser desempeñadas por personas que tengan la calidad de empleados públicos Factores Base de Aportes para el Sector de la Construcción Los factores base de liquidación de aportes parafiscales para empresas del sector de la contracción están regulados por las siguientes normas: Decreto 2375 de 1974: creación del FIC (fondo para la industria de la construcción) se paga únicamente al SENA y establece la liquidación presuntiva cuando reglamenta que la industria de la Construcción destina el 25% de los costos a mano de obra, la cual es base de liquidación aportes parafiscales del 9%. 20

21 Decreto 083 de 1976, establece que el dueño obra es responsable de los aportes parafiscales. Ley 21 de 1982 establece la obligación de pagar aportes quien tiene trabajadores a cargo. Decreto 562/90 establece mecanismos para asegurar el pago aportes para protección social (salud, pensión, riesgos y parafiscales). Él articulo 50 de la Ley 789 de 2002 establece que las entidades oficiales que contraten obras civiles de mantenimiento o construcción antes del pago deben exigir al contratista paz y salvo de parafiscales (Caja 4%, SENA 2%, ICBF 3%), en caso de no presentar están en la obligación de retener los valores por estos conceptos y transferir a las administradoras de estos recursos No son factores base para liquidar aportes parafiscales: 30% del salario integral. Salario del propietario de empresa y su cónyuge si existe (empresa persona natural). Empresas unipersonales, sociedades de hecho. Prima de servicios (sector privado). Cesantías. Intereses sobre cesantías. Indemnizaciones. Auxilio de: Transporte (sector privado). Maternidad. Anteojos. Escolares. Incapacidades (enfermedad general y maternidad). Honorarios. Servicios. 7.- OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR AFILIADO 1. Tienen la obligación de pagar aportes a las Cajas: Los empleadores quienes ocupen uno o más trabajadores, los contratistas y subcontratistas independientes, los beneficiarios del trabajo o dueño de la obra son solidariamente responsables del cumplimiento de la obligación frente a sus trabajadores del pago de aportes para Subsidio Familiar. 2. Todos los empleadores tienen la obligación de informar oportunamente todo hecho que modifique la calidad de afiliado al régimen de subsidio familiar, respecto de los trabajadores a su servicio. 3. Los pagos por concepto de aportes se realizaran por parte de los empleadores dentro de las fechas establecidas en el decreto 1670 de mayo de El empleador debe afiliarse en la ciudad o localidad donde se causen los salarios. 4. El cálculo del 4% para aportes al Subsidio Familiar, se realiza con base al monto de las respectivas nóminas mensuales. Para efecto de liquidación de los aportes antes mencionados se entiende por nómina mensual de salarios, la totalidad de los pagos hechos por concepto de los diferentes elementos integrantes del salario en los términos de la Ley laboral cualquiera que sea su denominación y además los verificados por descansos remunerados (vacaciones) de ley y convencionales o contractuales. 5. Es deber de los empleadores informar a sus trabajadores la afiliación a la respectiva Caja y el pago de los aportes, para que los trabajadores igualmente se afilien y obtengan los servicios que ésta ofrece. 21

22 6. Es deber de los empleadores informar cualquier modificación en la empresa, cambio de dirección, cambio de representante legal, cambio de razón social, liquidación de la empresa o cancelación de matricula mercantil por terminación de la empresa o por venta entre otros INFORME DE NOVEDADES DE EMPRESAS AFILIADAS Es deber de la Empresa mantener actualizada la información en la Caja donde se encuentre afiliada, cualquier variación en su razón social, Nit, Dirección, Representante Legal entre otras debe informarse. Igualmente la terminación de actividades sea por Venta, Liquidación, Fallecimiento propietario, debe reportarse a la Caja, caso contrario le generará morosidad con las consecuencias estipuladas por la ley. NOTA: SI EL EMPLEADOR ES PERSONA NATURAL NO PUEDE SER TRABAJADOR DE SU PROPIA EMPRESA, NI SER BENEFICIARIO DEL SUBSIDIO FAMILIAR Razones por las cuales la empresa afiliada debe presentar actualización de datos a la Caja a. Cambio de Razón Social o Nombre: se presenta cuando el empleador conserva el mismo Nit o cédula, pero cambia la razón social o nombre. Para modificar el empleador debe presentar: Si es Persona Jurídica: carta informando el nombre o razón social anterior, número del Nit y el nuevo nombre, y adjuntar certificado de existencia y representación legal. Si es Persona Natural: carta informando el nombre o razón social anterior, adjuntar certificado de Cámara de Comercio, número del Nit o cédula y el nuevo nombre y fotocopia de la cédula de ciudadanía. b. Cambio de Nit y Razón Social: la empresa cambia de Nit y razón social, pero conserva las siguientes condiciones: los trabajadores son los mismos para la nueva razón social y son liquidados, el objeto social sigue siendo el mismo y el representante legal es la misma persona. Para modificar en la Caja el empleador debe presentar: Formulario de afiliación para el nuevo Nit, con todos los soportes. Desafiliación definitiva del Nit anterior, con Certificado de Cámara de Comercio de cancelación de matricula mercantil. c. Desafiliación Definitiva: documentos que se requieren cuando la empresa se liquida definitivamente: Registro Cámara de Comercio de Cancelación Matrícula Mercantil. En los siguientes casos: Terminación de Actividades. Disolución y Liquidación. Concordato. Venta de la empresa o Fallecimiento del propietario. Documento Legal de Terminación de la Empresa en el caso de Entidades Oficiales, Decretos, Resoluciones, Acuerdos, y que la fecha igualmente coincida con el último mes del aporte a la Caja. d. Retiro Parcial de la Empresa: se presenta cuando hay retiro de todos los trabajadores dependientes y la empresa continúa funcionando con el propietario y en la base de datos queda registrada como retiro parcial, en este caso enviará oficio de solicitud y copia de los retiros de EPS y ARP de los trabajadores o reporte de Planilla Única. 22