CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META

Transcripción

1 Informe Final Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial Vigencia EMPRESA COMERCIAL LOTERIA DEL META JULIO DE 2008

2 INFORME FINAL AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL A LA EMPRESA COMERCIAL LOTERIA DEL META VIGENCIA Contralor Departamental del Meta JAIME ALBERTO RODRIGUEZ ARIAS Secretario General HEILER JAVIER GANTIVA MOLENDA Contralora Auxiliar de Auditoria y Control Fiscal Participativo YOLANDA CARDONA ÁVILA Responsable de Entidad GLORIA MAGDALENA GONZALEZ ROJAS Equipo Auditor ALIX ROCIO HERNANDEZ LÓPEZ RAFAEL ERNESTO PEDRAZA RIVEROS GUSTAVO BARRETO DUARTE 2

3 CONTENIDO 1. CARTA DE CONCLUSIONES ALCANCE DE LA AUDITORÍA ANÁLISIS EFECTUADO RELACIÓN DE HALLAZGOS PLAN DE MEJORAMIENTO RESULTADOS DE LA AUDITORIA PROCESO PRESUPUESTAL Análisis a la Ejecución Presupuestal de Ingresos Análisis Ejecución Presupuestal de Gastos Situaciones Financieras SERVICIO DE LA DEUDA Recursos del Crédito Vigencia Destinación del Empréstito Oportunidad en los Pagos del Crédito Capacidad de Pago Saldos de Deuda Control Interno EVALUACIÓN DEL PROCESO CONTABLE Grupo Efectivo Grupo Deudores Grupo Propiedad, Planta y Equipo Grupo Cuentas por Pagar Grupo Recaudo a favor de Terceros Grupo Patrimonio Institucional Ingresos Evaluación del Sistema de Control Interno Contable ANEXOS TABLA DE HALLAZGOS SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO BALANCE GENERAL ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL

4 1. CARTA DE CONCLUSIONES Doctora GLORIA MAGDALENA GONZALEZ ROJAS Gerente Empresa Comercial Lotería del Meta Villavicencio, Meta Respetada doctora Gloria Magdalena: La Contraloría Departamental del Meta con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 272 de la Constitución Política y la Ley 330 de 1996, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral en la Modalidad Especial a la Empresa Comercial Lotería del Meta, a través de la evaluación de la gestión en los procesos auditados y el examen del Balance General a 31 de diciembre de y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social para el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de ; dichos estados contables fueron examinados y comparados con los del año anterior, los cuales fueron auditados por la Contraloría Departamental del Meta. La auditoria incluyó la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Así mismo se evaluó el Plan de Mejoramiento. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Empresa y analizada por la Contraloría Departamental del Meta. La responsabilidad de la Contraloría Departamental del Meta, consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con Normas de Auditoría Gubernamental Colombianas NAGC compatibles con las Normas Internacionales de Auditoría NIAS y con políticas y procedimientos de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral prescritos por la Contraloría General de la República, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan los procesos auditados y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente 4

5 documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Departamental del Meta. 1.1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA La auditoría a que se refiere el presente informe tuvo como alcance los procesos presupuestal, deuda pública y estados contables, así: Proceso Presupuestal: Se realizó seguimiento a la aprobación y modificaciones al presupuesto, ejecución del presupuesto de ingresos y gastos y su comportamiento histórico en la ultimas tres vigencias, así como también las transferencias al sector salud realizadas por la empresa como producto del monopolio rentístico otorgado por la Ley. Proceso de Deuda Pública: En la auditoría a la deuda pública se verificaron aspectos tales como: recursos del crédito, capacidad de endeudamiento de la entidad, destino y oportunidad en el pago de los créditos. Estados Contables La auditoria a los Estados Contables se centró en las cuentas de bancos y corporaciones, prestación de servicios, avances y anticipos entregados, otros deudores, propiedad planta y equipo y bienes adquiridos en leasing que representan el 92.33% del total del activo. Así mismo se evaluaron las cuentas por pagar, retención en la fuente e impuesto de timbre, transferencias, Impuestos, contribuciones y tasa y premios por pagar que representa el 92.29% del total del pasivo y el resultado del ejercicio que representan el 51.98% del total del patrimonio. En el trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones que afectaran el alcance de la auditoría. Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo de la auditoria, la respuesta del Instituto fue analizada y se incorporó en el informe lo que se consideró pertinente. 5

6 1.2 ANÁLISIS EFECTUADO a) Concepto sobre la gestión en los procesos auditados: Presupuestal y Deuda Publica. La Contraloría Departamental del Meta como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión en los procesos Presupuestal y deuda pública es favorable con observaciones, como consecuencia de los siguientes hechos: Evaluación al Proceso Presupuestal La ejecución del presupuesto de ingresos alcanzó la suma de $ miles. Los ingresos por lotería suman $ miles correspondientes al 71.99% del total de recaudo consolidado, mientras que los ingresos por Apuestas Permanentes representan el 28.01% con recaudos por $ miles. En su conjunto, el presupuesto de gastos ejecutado ascendió a la suma $ miles equivalente al % de la apropiación definitiva. Los gastos de la Lotería ascendieron a $ miles y representan el % del total de los gastos, mientras que por Apuestas Permanentes se alcanzó la suma de $ miles participando con el %. Las Transferencias de la Empresa Comercial Lotería del Meta al sector salud del Departamento del Meta en la vigencia ascendieron a $ miles, de los cuales la mayor participación (63.94%) por valor de $ miles corresponden al juego del Chance, mientras la venta de lotería aporta la suma de $ miles (36.06%). La Lotería del Meta presenta al cierre de la vigencia un déficit presupuestal de $ miles de los cuales por concepto de Lotería Ordinaria es de $ miles mientras que por Apuestas Permanentes asciende a la suma de $ miles, como resultado de haber efectuado compromisos superiores a los ingresos efectivamente recaudados durante la vigencia. Este déficit se ve reflejado en compromisos adquiridos en los gastos de operación comercial cuyas cuentas por pagar ascienden a la suma de $ miles y transferencias al sector salud por un valor de $ miles. La situación de tesorería de la empresa presentó un déficit de $ miles en la Lotería y un superávit de $ miles en Apuestas Permanentes, en conjunto el déficit de tesorería a diciembre 31 de fue de $ miles, lo que indica que la empresa no dispone de recursos para atender sus obligaciones inmediatas. 6

7 Para la vigencia la Empresa Comercial Lotería del Meta, presentó un déficit fiscal en la suma de $ miles, lo que indica no dispone de recursos suficientes para atender las obligaciones inmediatas. La empresa viene presentando déficit fiscal durante los últimos 4 años, (en el año 2004 fue de $ miles, el 2005 fue de $ miles y en el 2006 fue de $ miles). Evaluación al Proceso Deuda Pública La Empresa Comercial Lotería del Meta suscribió con Leasing de Occidente S.A. un contrato de leasing financiero por valor de $ miles con el propósito de tomar en arrendamiento, con opción de compra, de un vehículo campero marca Mitsubishi. Respecto a este crédito se pudo evidenciar que la Empresa en los meses de abril y mayo de, no pagó oportunamente el capital y los intereses a Leasing de Occidente S.A. lo que le generó una multa por valor $112 miles, valor que se considera un presunto detrimento patrimonial. No cuenta la entidad con procesos y procedimientos relacionados con la deuda pública, que permitan ejercer control y determinar responsables del manejo de la misma. Los documentos del contrato que forman parte del Leasing suscrito en la vigencia, no fueron reportados a la Contraloría Departamental del Meta, para que se expidiera el certificado de registro de deuda pública, como lo estipulan los Artículos 51 y 52 de la Resolución 190 de De igual forma la entidad no allegó la siguiente información: Registro del empréstito ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (Artículo 13 de la Ley 533 de 1999), Estudio técnico de capacidad de pago (Ley 358/97 y Decreto 696/98) y resolución del Ministerio de Hacienda y Crédito Público autorizando la iniciación de gestiones para el crédito. b) Opinión sobre los Estados Contables La cuenta Bancos presentó en el balance general, un saldo de $ miles, equivalente al 19.30% del activo. Dicho valor se encuentra sobreestimado en la suma de $581 miles, al comprarse con el saldo de los libros auxiliares de contabilidad 7

8 La cuenta Juegos de Suerte y Azar se encuentra sobrestimada en $ miles al ser cotejada con el reporte de cartera a 31 de diciembre de, lo que denota que no hay conciliación de saldos entre contabilidad y cartera. La cuenta Avances para Viáticos y Gastos de Viaje presenta sobrestimación en su saldo por la suma de $524 miles, ocasionado por los avances legalizados no descargados de la cuenta. La cuenta Otros Avances y Anticipos presenta sobrestimación en la suma de $ miles, por anticipos a funcionarios, legalizados y no descargados de la cuenta y por dobles contabilizaciones. El saldo de la cuenta auxiliar Deudores mayor valor girado registra el saldo de $128 miles en el balance, saldo que genera incertidumbre, por no conocerse los documentos que le dieron origen La cuenta auxiliar Cuentas por cobrar apuestas presenta incertidumbre por la suma $8.384 miles, según los registros contables corresponde a talonarios de apuestas y en la visita realizada no fue posible conocer los soportes que le dieron origen. En nuestra opinión, los estados contables de la Empresa Comercial Lotería del Meta, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de, y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación. Las salvedades encontradas, que afectan la razonabilidad de dichos estados contables consolidados suman $ miles y representan el 10,88% del valor del activo total de la entidad. La opinión sobre los estados contables de la entidad para el año, se mantiene con relación al año anterior en el cual se emitió una opinión limpia. c) Evaluación del Sistema de Control Interno Contable Se evidenció en la vigencia que distribuidores realizaron pagos, sobre cartera que había sido castigada en el proceso de saneamiento contable, sin embargo estos pagos no fueron reactivados contablemente, dando como resultado saldos a favor de los mismos distribuidores, lo que denota la ausencia procedimientos que conlleven a la conciliación de saldos, entre contabilidad, y cartera. 8

9 No se llevó a cabo toma física de los inventarios en almacén, ni de los bienes muebles e inmuebles, y por lo tanto no existen conciliaciones con los registros contables que permitan verificar la existencia de los activos en mención, el inventario físico existente en la entidad data del 31 de diciembre de Se presentan registros para el mismo distribuidor en las cuentas auxiliares Distribuidores Foráneos y Distribuidores Departamento del Meta, cuentas que deben ser depuradas y clasificadas según su naturaleza. La Lotería del Meta, adeuda la suma de $ miles, al Departamento, por transferencias del 12% de ingresos brutos de los meses de agosto a noviembre de. Con la anterior actuación estaría incumpliendo la Ley 643 de 2001, Artículo 12. Explotación de las loterías Los derechos de explotación correspondientes a la operación de cada juego, no podrán destinarse para cubrir gastos de funcionamiento y deberán ser girados al correspondiente Fondo de Salud dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente a la realización del juego. Por otra parte al efectuar seguimiento a los pagos realizados por el Concesionario Consuerte por derechos de explotación del Chance, se evidencio que se dejo de transferir la suma de $ miles. El saldo de la cuenta auxiliar Retención en la fuente IVA retenido 50% por valor de $372 miles, no fue incluido en la declaración cancelada en enero de La Empresa Comercial Lotería del Meta presentó pérdidas por valor de $ miles, situación que debe ser analizada por la entidad, ya que viene de obtener una pérdida de $ miles en la vigencia Una de las causas que originaron la pérdida del ejercicio, fue la suerte de los compradores de lotería, ya que el costo por pago de premios pasó de $ miles en el año 2006 a $ en el. d) Evaluación de cumplimiento del Plan de Mejoramiento Verificadas las acciones correctivas para el proceso contable, en el Plan de mejoramiento suscrito con ocasión a las observaciones presentadas por este órgano de control en la Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Abreviada a la Vigencia 2006, se observa un cumplimiento del 17%, lo que indica que la entidad no tomó los correctivos necesarios para subsanar las falencias detectadas. Se espera que al concluir el año 2008, hayan logrado las acciones correctivas propuestas. 9

10 1.3 RELACIÓN DE HALLAZGOS Hallazgos negativos En desarrollo de la presente auditoria, se establecieron (21) hallazgos administrativos, de los cuales (1) corresponde a hallazgo con alcance fiscal en cuantía de $ pesos; (3) tienen alcance disciplinario y (0) con incidencia penal, los cuales serán trasladados ante la autoridad competente. 1.4 PLAN DE MEJORAMIENTO La entidad debe ajustar el plan de mejoramiento que se encuentra desarrollando, con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El Plan de Mejoramiento ajustado debe ser entregado a la Contraloría Departamental del Meta dentro de los 15 días hábiles siguientes al recibo del informe, de acuerdo con la Resolución 190 de Dicho plan de mejoramiento debe contener las acciones y metas que se implementarán por parte de la entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo. Villavicencio, 24 de Julio de JAIME ALBERTO RODIGUEZ ARIAS Contralor Departamental del Meta 10

11 2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 2.1 PROCESO PRESUPUESTAL En desarrollo del proceso presupuestal de la Empresa Comercial Lotería del Meta, se presenta un análisis enfocado en las cifras a precios corrientes y constantes del, con el objetivo de observar el crecimiento real de las finanzas en las tres últimas vigencias, así como también el comportamiento de las transferencias al sector salud del departamento. Mediante Acuerdo número 006 del 28 de diciembre de 2006 la Junta Directiva refrenda el presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia en la suma de $ miles para la Lotería y $ miles para Apuestas Permanentes. Con Resolución 0586 de diciembre 29 de 2006 la Gerencia desagrega el presupuesto. Posteriormente mediante Acuerdo número 002 del 26 de febrero de, se efectúan modificaciones al valor total del presupuesto de ingresos y gastos quedando establecido finalmente como valor total la suma de $ miles para la Lotería y en $ miles para Apuesta Permanentes Análisis a la Ejecución Presupuestal de Ingresos El consolidado del presupuesto de ingresos de la Lotería y las Apuestas Permanentes para el año fue aprobado en $ miles: Durante la vigencia no se presentaron actos modificatorios al presupuesto de ingresos. Cuadro 1. Ejecución Presupuestal de Ingresos DETALLE Total Aforado INGRESOS LOTERIA Total Recaudos % Partic. Miles de $ % Ejecución Disponibilidad Inicial Ingresos ,37 100,00 PROD. VENTA DE BILLETERÍA ,22 91,79 Dentro del Departamento ,08 107,71 Fuera del Departamento ,64 88,27 Cuentas por cobrar ,50 105,20 RECURSOS ADMINISTRADOS ,24 103,70 Otras Rentas ,24 103,70 RECURSOS DE CAPITAL ,16 76,42 Recursos del Balance ,12 101,20 Rendimientos Financieros ,04 41,98 TOTAL INGRESOS LOTERIA ,99 92,14 11

12 DETALLE Total Total % % Aforado Recaudos Partic. Ejecución INGRESOS APUESTAS PERMANENTES Disponibilidad Inicial Ingresos ,70 100,00 12% Derechos de Explotación ,85 119,51 *Vta. Formularios / Talonarios ,73 20,66 *Multas ,00 0,00 *1% Gastos. Administración ,13 62,25 Cuentas por Cobrar ,45 102,08 OTROS RECURSOS DE BALANCE ,15 69,52 Intereses Corrientes ,02 75,53 Rifas y Otros Juegos Departamentales ,13 74,50 *Otros Ingresos ,00 0,16 TOTAL INGRESOS CHANCE ,01 91,11 TOTAL LOTERIA + CHANCE ,00 91,85 Fuente: Ejecución de ingresos Empresa Comercial Lotería del Meta El total del recaudo consolidado (Lotería y Apuestas Permanentes) en la vigencia, alcanzó la suma $ miles equivalentes al 91.85% del total aforado. Los ingresos por lotería suman $ miles correspondientes al 71.99% del total de recaudo consolidado, mientras que los ingresos por Apuestas Permanentes representan el 28.01% con recaudos por $ miles. Las ventas de lotería fuera del departamento con $ miles constituyen el ingreso más representativo con el %, mientras que las ventas dentro del departamento representan el % del total recaudado. Gráfico 1. Presupuesto de Ingresos INGRESOS Loteria Apuestas Permanentes Total Consolidado Presupuesto Definitivo Total Recaudo 12

13 Los recursos de capital presentan unos ingresos por $ miles correspondientes al 0.16% del total recaudado de los cuales $ miles corresponden a la venta de activos y $ miles a intereses corrientes. 1. Comportamiento Histórico de los Ingresos en Valores Corrientes Para efectos de la conformación de los cuadros comparativos del comportamiento histórico de las ejecuciones presupuestales de ingresos del período 2005 en la Lotería del Meta, este organismo de control agrupó las cifras en valores corrientes donde su variación corresponde a las tasas de crecimiento histórico. Cuadro 2. Comportamiento Histórico Ingresos Valores Corrientes 2005 Miles de $ DETALLE % % Variac. Crecimiento. 2006/ Histórico INGRESOS CORRIENTES ,04 8,48 Producto Venta de Billetería ,94 6,31 Dentro del Departamento ,39 9,79 Fuera del Departamento ,32 5,45 Otros Ingresos ,16 91,06 RECURSOS DE CAPITAL ,07 36,30 TOTAL LOTERIA ,06 8,52 INGRESOS APUESTAS PERMANENTES ,43 10,00 TOTAL LOTERIA + CHANCE ,07 8,93 Fuente: Ejecución de Ingresos Lotería del Meta. Informe Auditoria vigencia 2006 Las rentas consolidadas de la Lotería del Meta presentan un crecimiento histórico del 8.93 % en el período Este crecimiento tiene su origen en el aumento del recaudo por concepto de la venta de lotería fuera del departamento, mayor fuente de ingresos de la empresa, al pasar de $ miles en 2005 a $ miles en y un crecimiento del 5.45 %. El otro componente más representativo son los ingresos por Apuestas Permanentes que crecen históricamente el 10%. El renglón Otros Ingresos presenta una variación negativa respecto al 2006 de un %. Cabe recordar que en este se ítem se incluye el valor de la disponibilidad inicial y las cuentas por cobrar. 13

14 2. Comportamiento Histórico de los Ingresos en Valores Constantes Para realizar los comparativos en valores constantes del, se utilizan los indicadores I.P.C. (4.85% para el 2005 y 4.48% 2006) donde los porcentajes de variación se interpretan como las tasas de crecimiento real. Cuadro 3. Comportamiento Histórico Ingresos Valores Constantes DETALLE % Variac. 2006/ Miles de $ % Crecimiento Real INGRESOS CORRIENTES ,32 3,64 Producto Venta de Billetería ,40 1,57 Dentro del Departamento ,74 4,89 Fuera del Departamento ,80 0,75 Otros Ingresos ,39 82,54 RECURSOS DE CAPITAL ,88 30,23 TOTAL LOTERIA ,35 3,68 INGRESOS APUESTAS PERMANENTES ,43 5,10 TOTAL LOTERIA + CHANCE ,40 4,07 Fuente: Ejecución de Ingresos Lotería del Meta. Informe Auditoria vigencia 2006 Deducido el efecto inflacionario, los ingresos consolidados de la Lotería del Meta presentan un crecimiento del 4.07% en el periodo Los ingresos por venta de billetería de la lotería, mayor fuente de ingresos de la empresa presenta un leve crecimiento en términos reales del 1.57% Análisis Ejecución Presupuestal de Gastos El presupuesto de gastos de la lotería se liquidó de conformidad con el artículo 13 del Decreto 115 de 1996, el cual contiene las apropiaciones para gastos de funcionamiento y gastos de operación comercial. En su conjunto, el presupuesto de gastos ejecutado ascendió a la suma $ miles equivalente al % de la apropiación definitiva. Los gastos de la Lotería ascendieron a $ miles y representan el % del total de los gastos, mientras que por Apuestas Permanentes se alcanzó la suma de $ miles participando con el %. 14

15 Cuadro 4. Ejecución Presupuestal de Gastos Miles de $ Detalle Apropiación Inicial Créditos Contra- Créditos Apropiación Definitiva Comprom. % Particip. % Ejecuc. GASTOS DE FUNCIONAMIENTO ,92 97,34 SERVICIOS PERSONALES ,22 94,32 Servicios Personales Directos ,83 94,00 Servicios Personales Indirectos ,39 97,64 GASTOS GENERALES ,37 93,36 Adquisición de Bienes ,75 96,22 Adquisición de Servicios ,62 92,10 TRANSFERENCIAS CTES ,32 99,62 Transferencias Funcionamiento ,18 100,00 Transferencias Salud ,03 100,00 Transf. Por Convenios Sector Privado ,11 74,03 GASTOS DE OPERACIÓN ,88 100,00 TOTAL PRESUPUESTO DE GASTOS POR LOTERIA ,00 0,00 DISPONIBILIDAD FINAL ,00 0,00 TOTAL PRESUPUESTO DE GASTOS LOTERIA+ DISPONIBILIDAD FINAL ,80 93,73 PRESUPUESTO DE GASTOS POR APUESTAS PERMANENTES GASTOS DE FUNCIONAMIENTO ,96 98,06 SERVICIOS PERSONALES DIRECTOS ,47 69,84 Servicios Personales ,22 61,53 Servicios Personales Indirectos ,26 78,85 GASTOS GENERALES ,02 16,91 Adquisición de Bienes ,00 0,00 Adquisición de Servicios ,02 21,61 TRANSFERENCIAS CTES ,46 99,28 Transferencias Funcionamiento ,07 62,63 Transferencias Salud ,39 99,45 GASTOS DE OPERACIÓN ,24 69,22 15

16 Detalle TOTAL PPTO DE GASTOS APUESTAS PERMANENTES Apropiación Inicial Créditos Contra- Créditos Apropiación Definitiva Comprom. % Particip. % Ejecuc ,20 93,58 DISPONIBILIDAD FINAL ,00 0,00 TOTAL PRESUPUESTO DE APUESTAS + DISPONIBILIDAD FINAL ,20 93,55 TOTAL PPTO DE GASTOS LOTERIA ,00 93,68 Y APUESTAS PERMANENTES Fuente: Ejecución de gastos Lotería del Meta Los gastos de funcionamiento de la Lotería ascendieron a la suma de $ miles con una participación del 16.92% dentro del total de los gastos. Los servicios personales participaron con el 4.22%, los gastos generales con el 2.37 % y las transferencias corrientes con el 11.32%. En estas últimas se incluyen las realizadas al sector salud del departamento por valor de $ miles que representan el 9.03% del total de gastos. Los gastos de operación de la Lotería del Meta participan con el % y constituyen el grupo más importante del total de los gastos con una ejecución de $ miles equivalentes al 100% con respecto a la Apropiación Definitiva. Por Apuestas Permanentes, los gastos de funcionamiento participan con el % con respecto al total de gastos con compromisos por $ miles que equivalen al 98.06% con respecto a la apropiación definitiva. La mayor ejecución se refleja en las transferencias al sector salud por la suma de $ miles y representan el % con respecto al total de gastos consolidados; los gastos generales participaron con el 0.02% y los gastos de operación con el 3.24 %. Gráfico 2. Presupuesto de Gastos GASTOS CONSOLIDADOS 5% 2% 1% 59% 33% 0% Servicios Personales Transferencias Funcionamiento Otras Transferencias Gastos Generales Transferencias Salud Gastos de Operacion 16

17 Se evidenció que la entidad no tiene registrado en la ejecución presupuestal de gastos en la apropiación del servicio de la deuda, los pagos efectuados por concepto del leasing celebrado con el Banco de Occidente. Cabe recordar que según el artículo 1 del Decreto 696 de 1998, se define como operaciones de crédito publico: Para efectos de lo previsto en la ley 358 de 1997 se encuentran comprendidos dentro de las operaciones de crédito público los actos o contratos que tengan por objeto dotar a las entidades territoriales de recursos con plazo para su pago, de bienes o servicios con plazo para su pago superior a un año, así como los actos o contratos análogos a los anteriores. También se encuentran comprendidos aquellos actos o contratos mediante los cuales las entidades territoriales actúen como deudoras solidarias o garantes de obligaciones de pago y aquellos relacionados con operaciones de manejo de la deuda pública. 3. Gastos de Operación Comercial Los gastos de operación comercial consolidados ascendieron en la vigencia a $ miles y representaron el % del total de gastos de la entidad. En el cuadro número 5 se desagregan los diferentes componentes de la operación comercial de la lotería. Los mayores costos corresponden al pago por comisiones a los distribuidores de lotería con $ miles equivalentes al % del total de Gastos de Operación y los premios netos por pagar por valor de $ miles que representan el 26.59%. Para la vigencia, por concepto de impresión de billetería se ejecutó la suma de $ miles que equivalen al % del total de gastos operativos, por Impuesto a ganadores $ miles (6.88%) y por concepto de retención en la fuente el valor de $ miles (3.66%). Por otra parte, los gastos de operación comercial por Apuestas Permanentes en la vigencia presentan compromisos por valor de $ miles equivalentes al 5.58 % del total de los gastos de operación consolidados. El mayor costo corresponde a la impresión de talonarios por un valor de $ miles (4.85%). Cuadro 5. Gastos de Operación Comercial Concepto Apropiación Inicial LOTERIA Modificaciones Apropiación Definitiva Compromisos Miles de $ % Partic Impuesto por Lotería Foránea ,88 Publicidad y Propaganda ,34 Publicación de resultados ,57 Lanzamiento Plan Premios ,89 Transmisión Televisiva Sorteos ,34 Bonificaciones ,13 Impresión de Billetería ,56 Premio Neto a Pagar ,59 17

18 Concepto Apropiación Inicial Modificaciones Apropiación Definitiva Compromisos % Partic Agentes, Distribuidores, o Comisionistas ,24 Retención en la Fuente 20% ,66 Promoción Distribuidores y Loteros ,16 Bienestar Social Loteros ,31 Impuesto a Ganadores 17% ,13 Cuentas por Pagar ,62 TOTAL PRESUPUESTO DE OPERACIÓN LOTERIA ,42 APUESTAS PERMANENTES Impresión de Talonarios ,85 Publicidad ,12 Cuentas por Pagar ,61 TOTAL PRESUPUESTO DE OPERACIÓN APUESTAS PERMANENTES ,58 TOTAL PPTO DE OPERACION LOTERIA Y ,00 APUESTAS PERMANENTES Fuente: Ejecución de gastos Lotería del Meta 4. Transferencias al sector Salud Departamental Constituido como su objetivo misional y en uso del monopolio rentístico de los juegos de suerte y azar que le otorga la Ley, la Empresa Comercial Lotería del Meta realizó transferencias al sector salud del Departamento del Meta en la vigencia por un valor de $ miles, de los cuales la mayor participación (63.94%) por valor de $ miles corresponden al juego del Chance y mientras la venta de lotería aporta la suma de $ miles (36.06%). Cuadro 6. Transferencias al Sector Salud Departamental Miles de $ Concepto Transferencia % Participación LOTERIA ,06 Cuota de Fiscalización y Auditaje ,45 Cuentas por Pagar ,67 12% Ingresos Brutos ,54 Impuesto a Ganadores 17% ,39 APUESTAS PERMANENTES ,94 12% Derechos de Explotación Vigencia Anterior ,68 12% Derechos de Explotación ,22 Rendimientos Financieros ,05 TOTAL ,00 Fuente: Ejecución de gastos Lotería del Meta. 18

19 Para el presente análisis de las transferencias al sector salud del Departamento se incluye el valor del impuesto de retención a ganadores, el cual es reflejado en la ejecución como un gasto operacional. El mayor aporte al sector salud del departamento proviene de 12% de los derechos de explotación de las Apuestas Permanentes (Chance) el cual asciende a la suma de $ miles que equivalen al 60.22% del total transferido. El siguiente aporte más importante es la transferencia del 12% de los ingresos brutos de la Lotería del Meta por un valor de $ miles (21.54%). Por concepto de utilidades de la vigencia anterior Apuestas Permanentes transfirió la suma de $ miles (3.68%). 5. Comportamiento Histórico de los Gastos en Valores Corrientes Los gastos consolidados en valores corrientes de la Lotería del Meta y Apuestas Permanentes en el período analizado 2005-, presentaron un crecimiento histórico del 13.20%. La Lotería del Meta en sus gastos totales presentan un crecimiento del 13.23% en el período y una variación del 2.39 % con respecto a 2006 Cuadro 7. Comportamiento Histórico Gastos Valores Corrientes DETALLE % Variación 2006/ Miles de $ % Crecimiento histórico LOTERIA DEL META FUNCIONAMIENTO ,46 6,54 Servicios Personales ,63 4,15 Gastos Generales ,61 7,60 Transferencias ,21 7,32 Transferencias Funcionamiento ,26 3,68 Transferencias sector salud ,08 7,93 Otras Transferencias ,39 0,00 GASTOS OPERACIÓN ,71 15,56 TOTAL LOTERIA ,39 13,23 APUESTAS PERMANENTES FUNCIONAMIENTO ,28 12,81 Servicios Personales ,42 15,57 Gastos Generales ,36-49,49 Transferencias ,69 12,97 Transferencias funcionamiento ,88-17,80 Transferencias Sector Salud ,73 13,11 GASTOS DE OPERACIÓN ,81 15,52 19

20 TOTAL PPTO DE GASTOS APUESTAS PERMANENTES ,32 13,11 TOTAL PPTO DE GASTOS ,32 13,20 LOTERIA+APUESTAS PERMANENTES. Fuente: Ejecución de gastos Lotería del Meta, Informe Final Auditoria Gubernamental vigencia 2006 Los gastos de funcionamiento registran una variación histórica del 6.54% en el período objeto del análisis, al pasar de $ miles en 2005 a $ miles en. En este grupo los gastos generales presentaron un aumento del 7.60%, igual situación presentan los servicios personales cuyo crecimiento histórico alcanza un 4.15 % en el período analizado. Las transferencias efectuadas por la lotería presentaron un crecimiento del 7.32 % en el período y una variación negativa del 5.21 % con respecto a la vigencia anterior debido a una disminución de $ miles en las transferencias al sector salud Los gastos de operación de la Lotería es el componente más representativo del presupuesto el cual presenta un crecimiento histórico del % en el período y del 4.71% en con respecto a Los gastos por Apuestas Permanentes durante los años presentaron un crecimiento histórico del % y una variación del % en el año con respecto a la vigencia Los gastos de funcionamiento presentan un crecimiento del % durante los últimos tres años, en este grupo la mayor variación la presentan los servicios personales con un crecimiento del % en el período analizado, sin embargo se presenta un crecimiento negativo de % frente al 2006 debido a que en la vigencia no se presentó pago por concepto de honorarios profesionales. Las transferencias al sector salud por apuestas presentan crecimiento histórico del % en el período Comportamiento Histórico de los Gastos en Valores Constantes Para efectos de la conformación del cuadro número 8, este organismo agrupó las cifras en valores constantes del utilizando los indicadores IPC de los 3 últimos años. 20

21 Cuadro 8. Comportamiento Histórico Gastos Valores Constantes 2005 DETALLE % Variación 2006/ Miles de $ % Crecimiento Real LOTERIA DEL META GASTOS DE FUNCIONAMIENTO ,56 1,79 Servicios Personales ,89-0,50 Gastos Generales ,58 2,81 Transferencias ,28 2,54 Transferencias Funcionamiento ,17-0,94 Transferencias sector salud ,11 3,12 Otras Transferencias ,02-4,46 GASTOS OPERACIÓN ,22 10,41 TOTAL LOTERIA ,00 8,18 APUESTAS PERMANENTES GASTOS DE FUNCIONAMIENTO ,29 7,78 Servicios Personales ,19 10,42 Gastos Generales ,15-51,74 Transferencias ,60 7,94 Transferencias funcionamiento ,30-21,46 Transferencias Sector Salud ,64 8,07 GASTOS DE OPERACIÓN ,08 10,37 TOTAL PPTO DE GASTOS APUESTAS PERMANENTES ,07 8,07 TOTAL PPTO DE GASTOS LOTERIA+APUESTAS PERM ,72 8,15 Fuente: Ejecución de gastos Lotería del Meta Informe Final Auditoria Gubernamental vigencia 2006 La Empresa Comercial Lotería del Meta presentó durante el período un crecimiento real en sus gastos consolidados del 8.15 %, comportamiento que le permite evidenciar un desequilibrio financiero con el comportamiento real de los ingresos que crecieron en términos constantes el 4.07% en igual período. Los gastos por Lotería del Meta presentaron un crecimiento real del 8.18% en el período 2005-, debido, como se menciono anteriormente, al crecimiento en los gastos de operación. Igual situación presentan los gastos por Apuestas Permanentes, cuyo crecimiento en términos constantes alcanzan un 8.15%, al pasar de $ miles en la vigencia 2005 a $ miles en. 7. Comportamiento histórico de las Transferencias al Sector Salud La misión de la Empresa Comercial Lotería del Meta consiste en proveer de recursos económicos al sector de la salud en el Departamento del Meta. 21

22 Cuadro 9. Histórico Transferencias al Sector Salud Valores Corrientes Miles de $ DETALLE % Variación /2006 % Crecimiento. Histórico Utilidad Vigencia anterior ,00-12% Ingresos Brutos ,39 3,85 Otras Transferencias ,90 - Impuesto a Ganadores 17% ,24 49,93 Total Transferencias Lotería ,74 18,94 Total transferencias Apuestas Permanentes ,73 13,11 TOTAL CONSOLIDADO ,70 15,11 Fuente: Ejecución de gastos Lotería del Meta El consolidado de las transferencias al sector salud, Lotería y Apuestas Permanentes presentan un crecimiento histórico del 15.11% en valores corrientes en el periodo Por venta de lotería se presenta un crecimiento histórico del % en las transferencias al sector salud en el período analizado, al pasar del $ miles en 2005 a $ miles en la vigencia. Por otra parte, las transferencias al sector salud por concepto de Apuestas Permanentes presentan un crecimiento histórico del %, al pasar de $ miles en 2005 a $ miles en, lo que permite inferir que continua siendo las transferencias por concepto de apuestas permanentes las que mayor aporte hacen a la salud del departamento Situaciones Financieras Situación Presupuestal Esta situación tiene como objetivo, establecer los factores determinantes del déficit o superávit presupuestal, generado en la diferencia entre los ingresos efectivamente recaudados y los gastos comprometidos con cargo a la respectiva vigencia. Para establecer la situación presupuestal de la Empresa Comercial Lotería del Meta se evalúan los componentes del presupuesto vigencia presentados en la rendición de la cuenta a esta Contraloría. 22

23 Cuadro 10. Situación Presupuestal Miles de $ Detalle Lotería Apuestas Permanentes Total INGRESOS Disponibilidad Inicial Ingresos Corrientes Ingresos Corrientes Recursos de Capital TOTAL INGRESOS GASTOS Pagos efectuados en la Vigencia Cuentas por pagar TOTAL GASTOS DEFICIT PRESUPUESTAL Fuente: Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos Lotería del Meta vigencia La Lotería del Meta presenta al cierre de la vigencia un déficit presupuestal de $ miles de los cuales por concepto de Lotería Ordinaria es de $ miles mientras que por Apuestas Permanentes asciende a la suma de $ miles, como resultado de haber efectuado compromisos superiores a los ingresos efectivamente recaudados durante la vigencia. Este déficit se ve reflejado en compromisos adquiridos en los gastos de operación comercial cuyas cuentas por pagar ascienden a la suma de $ miles y transferencias al sector salud por un valor de $ miles Situación de Tesorería La situación de tesorería permite ver los requerimientos inmediatos de recursos con base en las exigencias que deberán ser cubiertas en la vigencia que se inicia. Cuadro 11. Situación de Tesorería Miles de $ Concepto Lotería Apuestas Total Caja Bancos y Corporaciones Total disponible Cuentas por pagar vigencia actual (Valor Bruto antes de descuentos) Cuentas por pagar vigencias anteriores 0 Fondos de Terceros 0 Total Exigible Situación Tesorería Fuente: Estado de Tesorería 23

24 De acuerdo al anterior cuadro, la empresa presentó un déficit de $ miles en la Lotería y un superávit de $ miles en Apuestas Permanentes, en conjunto el déficit de tesorería a diciembre 31 de fue de $ miles. Lo que indica que la entidad no dispones de recursos para atender sus obligaciones inmediatas Situación Fiscal La situación fiscal tiene como objetivo establecer con que recursos adicionales la entidad cuenta para cubrir los requerimientos totales durante el año que inicia, los compromisos adquiridos en vigencias anteriores y los que genere en la vigencia. Cuadro 12. Situación Fiscal Concepto Valor Miles de $ ACTIVO CORRIENTE Bancos y corporaciones Deudores PASIVO CORRIENTE Cuentas por Pagar Obligaciones Laborales Otros Pasivos DEFICIT FISCAL Fuente: Balance General a 31 de diciembre de Para la vigencia la Empresa Comercial Lotería del Meta, presentó un déficit fiscal en la suma de $ miles, lo que indica que no dispone de recursos suficientes para atender las obligaciones inmediatas. Dentro de las cuentas por pagar se encuentran $ miles por concepto de premios. La empresa viene presentando déficit fiscal durante los últimos 4 años, (en el año 2004 fue de $ miles, el 2005 fue de $ miles y en el 2006 fue de $ miles). 2.2 SERVICIO DE LA DEUDA Recursos del Crédito Vigencia La Empresa Comercial Lotería del Meta, suscribió el día 09 de febrero de con Leasing de Occidente S.A. un contrato con opción de compra por valor de $ miles, con plazo de 36 meses, pagaderos mensualmente con fondos Comunes de la Lotería, a partir del 26 de febrero de. 24

25 2.2.2 Destinación del Empréstito El objeto del contrato del LEASING fue el de tomar en arrendamiento financiero, con opción de adquisición, un vehículo campero Mitsubishi con las siguientes características: Cuadro 13. Características del vehículo Placa Línea Color Motor Serie/Chasis OJT072 V43WAA Gris Neptuno 6g72SR1309 9Fjonv Modelo Carrocería Tipo SWAGON Fuente: Contrato Leasing Financiero - Occidente S.A Oportunidad en los Pagos del Crédito En los meses de abril y mayo de, la empresa no pagó oportunamente el capital y los intereses a Leasing de Occidente S.A. lo que le generó una multa por valor $112 miles, valor que se considera un presunto detrimento patrimonial, como se observa en el cuadro a continuación. Cuadro 14. Oportunidad en los Pagos Entidad Pagaré Valor Leasing de Occidente S.A $ Fuente: CDM Estado de la Deuda Pública Amortización Intereses Miles de $ Fecha Valor Fecha valor Saldo Deuda 22/03/ /03/ /04/ /04/ /05/ /05/ /06/ /06/ /07/ /07/ /08/ /08/ /09/ /09/ /10/ /10/ /11/ /11/ /12/ /12/ /01/ /01/ Total

26 2.2.4 Capacidad de Pago Para sustentar la capacidad de pago, la entidad allegó un resumen de estados de indicadores financieros, emitidos por Leasing de Occidente S.A, pero no el informe técnico en el que se asigne la calificación de capacidad de pago de la Empresa Lotería del Meta, como lo establece el decreto 610 de 2002, emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para entidades descentralizadas del orden territorial Saldos de Deuda El saldo de las Operaciones del Crédito Público, de la Empresa Comercial Lotería del Meta a 31 de Diciembre de, fue de $ miles Control Interno 1. La entidad no cuenta con procesos y procedimientos relacionados con la deuda pública, que permitan ejercer control y determinar responsables del manejo de la misma. 2. La Empresa Comercial Lotería del Meta, no reportó a la Contraloría Departamental del Meta, el contrato firmado con Leasing de Occidente S.A por valor de $ y demás documentos necesarios para la expedición del certificado de deuda pública, desconociendo de esta manera lo estipulado en los Artículos 51 y 52 de la Resolución 190 de De igual forma la entidad no allegó la siguiente información: Registro del empréstito ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (Artículo 13 de la Ley 533 de 1999), Estudio de capacidad de pago (Ley 358/97 y Decreto 696/98) y resolución del Ministerio de hacienda y Crédito Público autorizando la iniciación de gestiones para el crédito. 2.3 EVALUACIÓN DEL PROCESO CONTABLE Grupo Efectivo La empresa no recibe dinero en efectivo, una vez realizado cada sorteo los distribuidores deben efectuar la consignación por el valor neto, en cualquiera de las cuentas dispuestas por la Lotería del Meta para tal fin, la legalización se genera al momento de entregar la consignación en tesorería y efectuado el respectivo recibo de caja. 26

27 Bancos y Corporaciones Definición: Fondos disponibles en cuenta corriente, de ahorro y depósitos simples. La cuenta Bancos y Corporaciones presentó al cierre de la vigencia un saldo de $ miles, equivalente al 19.30% del activo. Dicho valor se encuentra sobreestimado en la suma de $581 miles, al comprarse con el saldo de los libros auxiliares de contabilidad, donde se evidencio la cuenta del Banco de Colombia Nº con saldo negativo desde el mes de julio de por valor de $600 miles (el extracto bancario presenta saldo cero, cuenta que fue cancelada durante la vigencia) y diferencia de $19 miles en la cuenta del Banco de Bogota Nº El saldo de la cuenta Bancos y Corporaciones (6 cuentas corriente y 6 de ahorros) presenta razonabilidad al evidenciar que los saldos de los libros auxiliares de bancos están debidamente conciliados y son coherentes con los reportados en los estados contables, a excepción de las dos cuentas referidas en el párrafo anterior. Cabe aclarar que la información enviada en la cuenta anual de, en los formatos CDM 119 Estado de Tesorería y CDM 120 Información Cuentas Corrientes y de Ahorro, no es coherente con la registrada en el balance general Grupo Deudores Definición: Representan los derechos a favor del ente público, originados en las tasas, regalías, multas, sanciones, contribuciones y concesiones, así como también los originados en intereses sobre obligaciones tributarias, entre otros. Este grupo presenta un saldo de $ miles, con una participación de 31.11% del total del activo de la entidad Prestación de servicios Definición: Representa el valor de los derechos a favor de la entidad contable publica, originados en l a prestación de servicios, en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Esta cuenta constituye el 62.57% del grupo de deudores, con un saldo a 31 de diciembre de por valor de $ miles. La cuenta Juegos de Suerte y Azar presenta en el balance al cierre de la vigencia un saldo de $ miles, cuenta que se encuentra sobrestimada en 27

28 $ miles al ser cotejada con el reporte de cartera a 31 de diciembre ($ miles), con las siguientes observaciones: 1. En el proceso de saneamiento contable se castigo la cartera incobrable, posteriormente en el hubo distribuidores que reconocieron las deudas y celebraron acuerdos de pago con la Lotería del Meta, acuerdo que no fue cargado en cartera y contabilidad, sin embargo se han registrado los pagos realizados por el distribuidor dando como resultado saldos a favor del distribuidor, para citar un ejemplo Lotería Castro y Mora ($ miles) y Mundial de Lotería ($ miles). Los acuerdos de pago realizados por la entidad deben ser registrados en cartera y contabilidad, para que en el momento del pago por parte del distribuidor sean descontados y disminuyan el valor de la deuda. 2. El Distribuidor Consuerte S.A, presenta un saldo a favor de $8.031 miles, correspondiente al saldo del Contrato Atípico de fecha 8 de septiembre de 2004, cuyo objeto es: Distribución y venta de lotería a través de sistema en línea y tiempo real, del cual a la fecha de la auditoria no se ha realizado cruce de cuentas entre el distribuidor y la Lotería, lo anterior denota falta de seguimiento al contrato por parte de la Lotería. Cartera registró saldo a favor del distribuidor por la suma de $9.367 miles. 3. El Club de Apostadores Lotería del Meta, presenta un saldo de $ miles en contabilidad y en cartera un saldo a favor de $5.361 miles a 31 de diciembre de, en la visita realizada no fue posible verificar su saldo con un documento fuente como es estado de cuenta o extracto, debido a que el software presenta fallas desde el momento de ser reemplazado por el nuevo, adquirido en marzo de 2008 y este aun no tiene la opción de emitir estados de cuenta. 4. Se evidencian registros para el mismo distribuidor en las cuentas auxiliares Distribuidores Foráneos y Distribuidores Departamento del Meta, cuentas que deben ser depuradas y clasificadas según su naturaleza. Para citar un ejemplo. Distribuidora Santafereña de Loterías, presenta saldo en la cuenta ($-747 miles) y en al cuenta ($ miles), igual caso se evidencio con Distribuidora el Trébol y Castillo Rey, entre otras. 5. La cuenta Otros Servicios presenta en el balance un saldo de $838 miles, se encuentra subestimada en la suma de $57 miles, por los aportes girados al SENA doblemente en el mes de junio de por valor de $896 miles. Suma que fue reintegrada a la Lotería el día 3 de mayo de