FOCO GESTIÓN DE GRUPOS

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1 FOCO GESTIÓN DE GRUPOS MANUAL DE USUARIO IMPRESOS MODALIDAD II

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN PARTE DE ASISTENCIA CRONOGRAMA ACTA DE EVALUACIÓN CERTIFICADOS DE FORMACIÓN CERTIFICADO DE GRUPO CERTIFICADO DE ASISTENCIA CERTIFICADO PRL CERTIFICADO PARCIAL CERTIFICADO DE PRÁCTICAS CONSULTA DE DIPLOMAS Página 2 de 17

3 1. INTRODUCCIÓN En este manual se explican varios apartados del módulo de gestión de grupos en los que el usuario podrá generar los siguientes documentos: - Parte de asistencia - Cronograma - Acta de Evaluación - Certificados de Formación (certificado de grupo, de asistencia, parcial, prácticas y PRL). En la parte superior de la pantalla se muestra la siguiente cabecera: Figura 1. Cabecera. Pulsando sobre el enlace Inicio (o el icono situado a su lado) retorna a la pantalla de selección de módulo (donde aparecen los módulos disponibles para el usuario). Pulsando sobre el enlace Contacto (o el icono situado a su lado) se abre una ventana emergente para realizar el envío de una FAQ. Pulsando sobre el enlace Tablón (o el icono situado a su lado) se redirige al tablón de noticias de la aplicación. Pulsando sobre el enlace Ayuda (o el icono situado a su lado) muestra el manual de ayuda concerniente al apartado bajo el que se está trabajando. Pulsando sobre el enlace Cerrar (o el icono situado a su lado) cierra la sesión del usuario retornando a la pantalla de validación del mismo para el acceso a la aplicación. Página 3 de 17

4 2. PARTE DE ASISTENCIA A esta opción sólo pueden acceder los usuarios con perfil entidad. Pulsar sobre la opción Parte Asistencia del menú de Gestión de Grupos. Se muestra la pantalla Parte de Asistencia como se refleja en la figura siguiente: Figura 1 Parte de Asistencia. En esta pantalla, se debe realizar una búsqueda rellenando los criterios de búsqueda que el usuario estime oportunos; si no se selecciona ningún criterio, la aplicación exigirá que al menos se indique el año o el número de expediente del grupo. Los grupos que se muestran en esta pantalla deben tener su inicio de grupo enviado y estar en estado: - APROBADO INICIO. - INICIADO. Tras pulsar el botón Buscar, se muestra un listado con los grupos que cumplen con los criterios establecidos. Página 4 de 17

5 Figura 2 Búsqueda de Grupos con resultados. Se selecciona uno de esos grupos y se pulsa el botón Parte Asistencia. Se abre una ventana emergente para seleccionar si el parte de asistencia será semanal o mensual (Figura 3). Tras seleccionar el tipo, el usuario debe elegir si es de mañana o tarde (para el semanal) o el mes para el que generarlo (en caso de ser mensual). Figura 3 Seleccionar tipo de parte de asistencia. Una vez elegido el tipo de parte, se pulsa el botón Aceptar, tras realizar esta acción la ventana emergente para seleccionar el tipo de parte se cerrará y seguidamente, se abrirá una nueva ventana en Acrobat Reader con el parte de asistencia para el grupo seleccionado. Véanse Figura 4 y Figura 5. Página 5 de 17

6 Figura 4 Parte de Asistencia Semanal. Figura 5 Parte de Asistencia Mensual. Página 6 de 17

7 3. CRONOGRAMA Este documento sólo se genera para usuarios con perfil Entidad. Para ello, pulsar sobre la opción Cronograma del menú de Gestión de Grupos. Se muestra la pantalla Cronograma. Véase la Figura 6. Figura 6 Cronograma En esta pantalla, se debe realizar una búsqueda rellenando los criterios de búsqueda que el usuario estime oportunos, obligatoriamente deberá introducir año o número de expediente. Los grupos deben encontrarse en uno de los siguientes estados: - Suspendido Def. - Aprobado inicio. - Iniciado. - Finalizado. Tras pulsar el botón Buscar, se muestra un listado con los grupos que cumplen con los criterios establecidos. Se selecciona uno de esos grupos y se pulsa el botón Cronograma. Se abre una nueva ventana en PDF con el cronograma para el grupo seleccionado. Este documento recoge la información con la distribución temporal de la impartición de los distintos módulos y formaciones complementarias del curso por los docentes con las fechas de inicio y fin y los horarios (esta información se mostrará siempre que el grupo tenga parte presencial y horario detallado). Además se muestra un cuadro resumen con datos del curso tales como las fechas de inicio y fin del curso, fechas en las que se alcanzan los porcentajes del 25, 40, 75 % del curso y posibles modificaciones del cronograma (mediante incidencias de cambio de cronograma). Además se muestra un cuadro resumen con datos del curso tales como: Las fechas de inicio y fin del curso. Las fechas en las que se alcanzan los porcentajes del 25, 40, 75 % del curso. Los controles periódicos del grupo. Posibles modificaciones del cronograma (mediante incidencias de cambio de cronograma). Página 7 de 17

8 4. ACTA DE EVALUACIÓN A esta opción sólo pueden acceder los usuarios con perfil entidad. Pulsar sobre la opción Acta Evaluación del menú de Gestión de Grupos. Se muestra la pantalla Acta de Evaluación como se refleja en la figura siguiente: Figura 7 Pantalla Acta de Evaluación. Desde esta pantalla el usuario entidad va a poder generar el Borrador del Acta de Evaluación o el Acta de Evaluación definitiva, así como eliminar actas de evaluación definitiva que ya estuviesen generadas con el fin de que se puedan modificar los alumnos del grupo para generarla de nuevo. Para ello, previamente debe de realizar una búsqueda de grupos a través de los criterios de búsqueda siguientes: - Entidad: Lista desplegable con la entidad del usuario seleccionada. Este campo permanece deshabilitado. - Num. Expediente: Caja de texto en donde introducir el número de expediente del grupo para el que se quiere generar el Acta de Evaluación (tanto el borrador del acta como el acta definitiva). Se trata de un criterio obligatorio para la búsqueda (salvo que se seleccione un año en el criterio Año, en ese caso se trata de un criterio opcional). - Año: Lista desplegable con los años para los que existe en la aplicación grupos de Modalidad I. Se trata de un criterio obligatorio para la búsqueda (salvo que se introduzca un número de expediente en el criterio Num. Expediente, en ese caso se trata de un criterio opcional). Seleccionando este criterio se obtienen los grupos dados de alta para el año seleccionado. - Provincia: Lista desplegable con las provincias de Castilla La Mancha, para poder realizar la búsqueda de grupos por la provincia a la que se encuentran asociados. - Estado del Documento: Lista desplegable con los posibles estados en los que se puede encontrar el grupo para generar su Acta de Evaluación (tanto borrador como el acta Página 8 de 17

9 definitiva). Los posibles estados son: APROBADO INICIO, INICIADO y FINALIZADO. En el caso de APROBADO INICIO, el documento del Inicio de Grupo debe de estar Enviado (en caso contrario ese grupo no se mostrará, ya que es condición necesaria para generar el Acta de Evaluación). En la parte inferior de los criterios se encuentran los botones Buscar y Limpiar mediante los cuales podremos, invocar la búsqueda de grupos y limpiar el formulario (eliminando los criterios modificados por el usuario por una búsqueda previa). Seleccionando los criterios que el usuario considere oportunos se invoca la búsqueda pulsando el botón Buscar. En caso de no encontrar resultados se muestra un mensaje por pantalla al usuario. En otro caso, se muestra en la pantalla de búsqueda un listado con los grupos que cumplen los criterios de búsqueda como se muestra en la figura siguiente: Figura 8 Pantalla Acta de Evaluación con una búsqueda realizada. Para poder generar tanto el borrador como el acta de evaluación es necesario que el grupo cumpla las siguientes restricciones: - El grupo se debe encontrar en estado APROBADO INICIO (con el inicio de grupo enviado), INICIADO o FINALIZADO. - Los datos de los alumnos del grupo deben estar completados. - El grupo no puede tener incidencias de tipo Cambio Estado Alumno, en estado diferente a VALIDADA. - Todos los alumnos marcados como solo de prácticas deben estar en convenios de prácticas. Para generar el documento se debe seleccionar un grupo de la lista y pulsar el botón: - Borrador del Acta Para generar el Borrador del Acta. - Acta de Evaluación Para generar el Acta de Evaluación Definitiva. La generación del Acta de Evaluación implica que los alumnos del grupo ya no van a poder ser modificados, por ello, si se pulsa el botón se solicitará confirmación al usuario indicando las implicaciones que conlleva la generación del documento. Si se cancela no se realiza ninguna operación. Si se acepta se genera el documento. A partir de ese momento, los alumnos del grupo no pueden ser modificados. El borrador del Acta de evaluación es exactamente el mismo documento con la salvedad de que no tiene implicaciones con las modificaciones de los usuarios (su generación no implica que no se puedan volver a modificar los usuarios) además de que en el documento se refleja una Marca de Agua indicando que se trata de un Borrador. Para que se pueda eliminar el acta de evaluación de un grupo, es necesario que cumpla las siguientes restricciones: - El grupo se debe tener creado su certificado de fin. - El acta definitiva se debe haber generado, si no es así, se muestra un mensaje al usuario indicando que aún no se ha generado el acta y por tanto es imposible eliminarla. Página 9 de 17

10 Una vez seleccionado un grupo de la lista, se pulsa sobre el botón Eliminar Acta de modo, que si es posible, el acta de evaluación definitiva se elimina. Pulsando el botón Volver se retorna a la pantalla de selección de módulo (con los módulos disponibles para el usuario). 5. CERTIFICADOS DE FORMACIÓN Desde esta opción de menú, el usuario con perfil entidad puede generar 4 tipos de certificados para un alumno: Certificado de Grupo: Se expide a aquellos alumnos que han finalizado un curso y han obtenido una calificación Apta en el mismo. Certificado de Asistencia: Se expide a aquellos alumnos que han finalizado un curso pero han obtenido una calificación No Apta en el mismo. Certificado PRL: Se expide a aquellos que han finalizado un curso o han sido dados de baja en el mismo y han cursado la formación complementaria de Prevención de Riesgos Laborales habiendo obtenido una calificación Apta en dicha formación complementaria. Certificado Parcial: Se expide a aquellos alumnos que han obtenido una calificación Apta Parcial en un curso, independientemente del estado del alumno. Certificado de Prácticas: Se expide a los alumnos que han obtenido una calificación de curso No Apta, que han finalizado un curso o bien han causado baja y que han realizado prácticas no laborales en empresas en las que han obtenido una calificación Apta. También se expide a aquellos alumnos incorporados al curso para realizar sólo prácticas no laborales en empresas (alumnos Exentos) y que han obtenido una calificación Apta en dichas prácticas. Tras pulsar en la opción de menú Certificado Formación del menú lateral, el usuario accede a la pantalla de la figura siguiente: Figura 9. Pantalla de búsqueda de alumnos para la generación de certificados. Página 10 de 17

11 Para poder generar cualquier documento desde esta pantalla, el usuario debe realizar previamente una búsqueda de alumnos. Para realizar la búsqueda de alumnos, se dispone de los siguientes criterios: - Num. Expediente: Caja de texto para realizar la búsqueda de alumnos que pertenecen a un grupo a partir del número de expediente asociado al mismo. Se trata de un criterio obligatorio en el caso de no introducir NIF o seleccionar un año en el criterio Año. - Año: Lista desplegable para seleccionar los alumnos que pertenezcan a un grupo dado de alta en el año seleccionado. Se trata de un criterio obligatorio en el caso de no introducir NIF o Número de Expediente. - Nombre: Caja de texto para realizar la búsqueda por el nombre del alumno. Se trata de un criterio opcional. - Primer Apellido: Caja de texto para realizar la búsqueda por el primer apellido del alumno. Se trata de un criterio opcional. - Segundo Apellido: Caja de texto para realizar la búsqueda por el segundo apellido del alumno. Se trata de un criterio opcional. - NIF: Caja de texto para realizar la búsqueda por el número de identificación fiscal asociado al alumno. Se trata de un criterio obligatorio en el caso de no introducir un número de expediente o seleccionar un año en el criterio Año. En la parte inferior de los criterios se muestran los botones, Buscar y Limpiar. Pulsando el botón Limpiar se reinician los criterios de búsqueda de alumnos (eliminando los datos introducidos previamente por el usuario). Pulsando el botón Buscar se invoca la búsqueda de alumnos (siempre que se haya introducido o seleccionado al menos uno de los criterios obligatorios). Si se encuentran alumnos que cumplan los criterios de búsqueda introducidos por el usuario se muestra un listado similar al reflejado en la imagen siguiente: Figura 10. Detalle del resultado una búsqueda de alumnos desde la pantalla de Certificado de Formación. Se muestra la siguiente información sobre los alumnos en la pantalla de la Figura 10: - Num Expediente: del grupo en el que se encuentra el alumno - Nombre del alumno. - Apellidos del alumno. - Estado del alumno en el grupo. - Ev: evaluación del alumno en el grupo. - Acta Ev: Indica si para el grupo del alumno se ha generado o no su apta de evaluación. - Diplomas: Indica si para el alumno se han generado definitivamente todos sus diplomas. Este campo es un enlace que abre una ventana emergente (Figura 11) con la información de la situación de todos los diplomas del alumno. Página 11 de 17

12 Figura 11. Ventana emergente con la situación de los diplomas de un alumno. Una vez realizada la búsqueda se deberá seleccionar un alumno y pulsar sobre el botón correspondiente al documento que se quiere generar para dicho alumno. Los detalles para cada uno de los documentos que se pueden generar desde esta opción se explican en los siguientes subapartados CERTIFICADO DE GRUPO. Para poder generar este certificado para un alumno se debe seleccionar un alumno en la pantalla de búsqueda de la Figura 10 que cumpla lo siguiente: - El estado del alumno sea FINALIZADO. - La evaluación en el curso del alumno sea APTA. - El grupo del alumno tenga generada su correspondiente apta de evaluación. - Que con anterioridad no se haya generado definitivamente este certificado para este alumno. Una vez seleccionado un alumno, se pulsará sobre el botón Cert. Grupo. Si el alumno seleccionado no cumple alguno de los requisitos enumerados no se podrá generar el certificado y se mostrará un mensaje de aviso al usuario indicando el motivo por el cual no se permite generar el documento. Si cumple los requisitos, si la entidad a la que pertenece el usuario tiene Firmantes activos, se mostrará una ventana emergente como la siguiente para indicar el firmante del documento y si va a generar un borrador o el documento definitivo del certificado: Página 12 de 17

13 Figura 12. Ventana Certificado Grupo. En el caso de no tener Firmantes activos, se mostrará un mensaje por pantalla dando instrucciones al usuario para que proceda a activar o dar de alta un Firmante de la Entidad para poder realizar la operación. En esta ventana deberá seleccionar el firmante de la entidad para el certificado y además deberá elegir si generar un borrador del certificado o el documento definitivo. Debe tener en cuenta que si genera el documento definitivo, éste no podrá volver a generarse posteriormente, y quedará registrado en el Registro de títulos, asignándosele un número de registro, que se muestra en el sello del reverso del certificado. Una vez seleccionado el Firmante y la opción Borrador o Definitivo, pulsando el botón Generar se genera en formato PDF el Certificado de Formación para el alumno seleccionado. Si se seleccionó la opción Borrador, el documento se genera con una marca de agua para indicar que se trata de un borrador. Si se seleccionó la opción Definitivo, en el sello del documento se muestran la fecha de generación y el número de registro en el Registro de títulos. En el caso de pulsar el botón Cerrar se cancela la operación. Desde la ventana de Certificado de Formación, pulsando el botón Volver se retorna a la pantalla de selección de módulo CERTIFICADO DE ASISTENCIA. Para poder generar este certificado para un alumno se debe seleccionar un alumno en la pantalla de búsqueda de la Figura 8 que cumpla lo siguiente: - El estado del alumno sea FINALIZADO. - La evaluación en el curso del alumno sea NO APTA. - El grupo del alumno tenga generada su correspondiente apta de evaluación. Página 13 de 17

14 - Que con anterioridad no se haya generado definitivamente este certificado para este alumno. Si se cumplen los requisitos anteriores, se mostrará una ventana emergente como la siguiente para indicar si va a generar un borrador o el documento definitivo del certificado: Figura 13. Ventana Certificado de Asistencia. Una vez seleccionada la opción Borrador o Definitivo, pulsando el botón Generar se genera en formato PDF el Certificado de Asistencia para el alumno seleccionado. Si se seleccionó la opción Borrador, el documento se genera con una marca de agua para indicar que se trata de un borrador. Si se seleccionó la opción Definitivo, en el sello del documento se muestran la fecha de generación y el número de registro en el Registro de títulos. En el caso de pulsar el botón Cerrar se cancela la operación. Desde la ventana de Certificado de Formación, pulsando el botón Volver se retorna a la pantalla de selección de módulo CERTIFICADO PRL. Para poder generar el certificado de formación PRL para un alumno se debe seleccionar un alumno en la pantalla de búsqueda de la Figura 9 que cumpla lo siguiente: - El estado del alumno sea FINALIZADO, BAJA POR COLOCACIÓN, BAJA POR OTRAS CAUSAS o BAJA POR FINALIZAR CP. - El alumno haya cursado la formación complementaria de Prevención de Riesgos Laborales y la evaluación del alumno para dicha formación debe ser APTA. - Que con anterioridad no se haya generado definitivamente este certificado para este alumno. Si se superan las comprobaciones anteriores, pulsando el botón Cert. PRL, si la entidad a la que pertenece el usuario tiene Firmantes activos, se mostrará una ventana emergente como la Figura 12 para indicar el firmante del documento y si va a generar un borrador o el documento definitivo del certificado. Página 14 de 17

15 En el caso de que el alumno seleccionado no haya recibido Formación de PRL o que la evaluación de dicha Formación no sea APTA el usuario recibirá un mensaje de error notificándole por qué no se ha podido generar el certificado. En el caso de no tener Firmantes activos, se mostrará un mensaje por pantalla dando instrucciones al usuario para que proceda a activar o dar de alta un Firmante de la Entidad para poder realizar la operación. Una vez seleccionado el Firmante y la opción Borrador o Definitivo, pulsando el botón Generar se genera en formato PDF el Certificado PRL para el alumno seleccionado. Si se seleccionó la opción Borrador, el documento se genera con una marca de agua para indicar que se trata de un borrador. Si se seleccionó la opción Definitivo, en el sello del documento se muestran la fecha de generación y el número de registro en el Registro de títulos. En el caso de pulsar el botón Cerrar se cancela la operación. Desde la ventana de Certificado de Formación, pulsando el botón Volver se retorna a la pantalla de selección de módulo CERTIFICADO PARCIAL. Para poder generar este certificado para un alumno se debe seleccionar un alumno en la pantalla de búsqueda de la Figura 9 que cumpla lo siguiente: - La evaluación en el curso del alumno sea APTA PARCIAL. - El grupo del alumno tenga generada su correspondiente acta de evaluación. - Que con anterioridad no se haya generado definitivamente este certificado para este alumno. Si se cumplen los requisitos anteriores, se mostrará una ventana emergente como la de la Figura 13 para indicar si va a generar un borrador o el documento definitivo del certificado. Una vez seleccionada la opción Borrador o Definitivo, pulsando el botón Generar se genera en formato PDF el Certificado Parcial para el alumno seleccionado. Si se seleccionó la opción Borrador, el documento se genera con una marca de agua para indicar que se trata de un borrador. Si se seleccionó la opción Definitivo, en el sello del documento se muestran la fecha de generación y el número de registro en el Registro de títulos. En este documento se mostrará un texto con información del alumno y del curso y las siguientes tablas con los elementos superados por el alumno: o o Una tabla con aquellas unidades de competencia / módulos formativos / unidades formativas (dependiendo del tipo de especialidad) que ha superado el alumno. Otra tabla con las formaciones complementarias en las que el alumno ha obtenido una evaluación apta o le ha sido convalidada. Si el grupo no tiene formaciones complementarias o el alumno no ha obtenido evaluación apta o convalidada en ninguna, no se mostrará esta tabla. Página 15 de 17

16 Desde la ventana de Certificado de Formación, pulsando el botón Volver se retorna a la pantalla de selección de módulo CERTIFICADO DE PRÁCTICAS. Para poder generar este certificado para un alumno se debe seleccionar un alumno en la pantalla de búsqueda de la Figura 10 que cumpla lo siguiente: - Que el alumno haya realizado prácticas no laborales en empresas y haya obtenido una calificación APTA en dichas prácticas. - La evaluación en el curso del alumno sea NO APTA. - El estado del alumno sea EXENTO, FINALIZADO, BAJA POR COLOCACIÓN, BAJA POR OTRAS CAUSAS o BAJA POR FINALIZAR CP. - El grupo del alumno tenga generada su correspondiente acta de evaluación. - Que con anterioridad no se haya generado definitivamente este certificado para este alumno. Una vez seleccionado el alumno y pulsado el botón Cert. Prácticas, si se cumplen los requisitos anteriores, se mostrará una ventana emergente como la de la Figura 13 para indicar si va a generar un borrador o el documento definitivo del certificado. Una vez seleccionada la opción Borrador o Definitivo, pulsando el botón Generar se genera en formato PDF el Certificado de Prácticas para el alumno seleccionado. Si se seleccionó la opción Definitivo, en el sello del documento se muestran la fecha de generación y el número de registro en el Registro de títulos. En este documento se mostrará un texto con información del alumno y del curso y una tabla con información de la/s empresa/s en la/s que ha realizado las prácticas no laborales. En dicha tabla se indica para cada empresa la razón social, las fechas de inicio y fin de las prácticas y las horas de prácticas. Desde la ventana de Certificado de Formación, pulsando el botón Volver se retorna a la pantalla de selección de módulo CONSULTA DE DIPLOMAS. Con esta funcionalidad el usuario puede consultar diplomas registrados en la aplicación. Para consultar un diploma, en la Figura 9 realizar una búsqueda. Sólo se pueden consultar los diplomas de aquellos alumnos que tienen diplomas registrados en la aplicación y no están anulados. Una vez seleccionado el alumno para el que se quiere consultar sus diplomas, al pulsar sobre el botón Consultar se muestra una ventana emergente para seleccionar el tipo de diploma a consultar: Página 16 de 17

17 Figura 14. Consulta de Diplomas. Seleccionando el tipo de diploma y pulsando sobre el botón Generar, se muestra el diploma en formato PDF. Página 17 de 17