Google Sites. Universidad de Deusto Unidad Técnica de Innovación y Calidad aulatic, Enero 2013

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1 Google Sites 1

2 1. Qué es Google Sites? 2. Cómo empezar a utilizarlo? 3.Primeros pasos 4.Interfaz de Usuario 5. Cómo añadir contenido al sitio 6. Creación de nuevas páginas 7. Gestión y administración del Site 8.Otros aspectos Almacenamiento Cómo acceder a Sitios, documentos, presentaciones, formularios... compartidos si no dispongo de una cuenta de Google? 2

3 1. Qué es Google Sites? Google Sites es una aplicación online gratuita ofrecida por la empresa estadounidense Google. Esta aplicación permite crear un sitio web o una intranet de una forma tan sencilla como editar un documento. Con Google Sites los usuarios pueden reunir en un único lugar y de una forma rápida información variada, incluidos vídeos, calendarios, presentaciones, archivos adjuntos y texto. Además, permite compartir información con facilidad para verla y editarla por un grupo reducido de colaboradores o con toda su organización, o con todo el mundo. Características principales de Google Sites: Fácil creación de páginas Plantillas de diseño disponibles Fácil manejo de archivos Personalización de la interfaz del sitio Fácil creación de contenido multimedia (vídeos, documentos, hojas de cálculo y presentaciones...) Designación de propietarios, lectores y colaboradores Búsqueda con la tecnología Google en el contenido de Google Sites Creación de intranets, páginas de empleados, proyectos, etc. 2. Cómo empezar a utilizarlo? Los requisitos son: cuenta @deusto Acceder a 2. Clickar en la parte superior en Sites. (Si no aparece el icono de Sites en la parte superior de la interfaz no Gmail acceder mediante 3

4 3.Se nos mostrará la pantalla principal de google Sites, pinchamos en Crear 3.Primeros pasos Cuando antes hemos pulsado en crear, se nos muestra la siguiente pantalla. En esta debemos elegir algunas cosas como: Plantilla a utilizar: podemos crear un Site desde una plantilla en blanco para ir aplicando nuestros propios estilos o utilizar una de las miles de plantillas existentes. Nombre del sitio: seleccionamos cómo se va a llamar nuestro sitio. Ubicación del sitio: lo que va a aparecer en la URL ( Diseño del sitio: se puede escoger un diseño (tema) predefinido. Ejemplo: Sencillo, Pizarra, Iceberg... Una vez seleccionados los parámetros click en Crear. 4

5 4.Interfaz de Usuario La parte subrayada de rojo de la URL coincide con la ubicación que mencionábamos antes. La interfaz de usuario de Goolge Sites se distribuye de la siguiente manera: Cabecera: suele contener un logotipo y por defecto el cuadro de búsqueda de Google. Barra lateral: muestra elementos que hemos añadido en ese espacio (Ad Sense, botón +1, actividad reciente del sitio...). Por defecto viene una barra de navegación que nos permite movernos por el Site con más agilidad. Contenido de página: muestra todo el contenido, lo que queremos mostrar a los visitantes. Cuadros de texto, vídeos, calendarios, fotos, archivos... Pié de página del sistema: muestra enlaces del tipo: ver sitio para escritorio, acceder, cambios recientes, imprimir página... 5

6 1. Indica el nombre del sitio que hemos configurado al inicio. 2. Disposición de cuatro botones en serie: Activa el modo modificación de la página. Añade páginas dentro de nuestro Site. Muestra todo lo que se puede hacer con el Site, es uno de los botones más importantes. 6

7 Permite configurar quién tiene acceso. 5. Cómo añadir contenido al sitio Vamos a añadir contenido a la página principal. Para ello, lo primero que tenemos que hacer es activar la edición pulsando el botón. Al hacer esto se nos mostrará en la parte superior una barra de herramientas y una barra estándar Vemos como desde la barra estándar podemos cambiar el tamaño de letra, formato y tipografía, añadir hipervínculos, numeración, alineación... Desde la barra de herramientas podremos acceder a: Insertar: muestra una gran cantidad de elementos que se pueden insertar en la página. Formato: muestra opciones del formato de la página. Tabla: para la creación y modificación de tablas. Diseño: para establecer la disposición del contenido dentro de la página actual. 7

8 6. Creación de nuevas páginas Cuando hablamos de creación de nuevas páginas hablamos de añadir páginas dentro de nuestro Site, es decir, nuestro Site es como un contenedor de páginas que cuando accedemos a él nos muestra la primera página. Después, gracias a la barra de navegación lateral u a otros elementos adicionales como puede ser la inclusión de de enlaces a otras páginas del site podemos navegar en el Site y acceder a un contenido u a otro. En la parte superior derecha se encuentran los cuatro botones dispuestos en serie de los que hablábamos antes. Para añadir una nueva página pinchamos en el botón indicado. Se nos mostrarán los siguientes campos a rellenar: Nombre de la página: el nombre que le queramos asignar. Plantilla a utilizar: vamos a hablar sobre las diferentes plantillas y sus utilidades: 8

9 Plantilla de página Web: es el tipo de página más simple. Permite escribir texto, insertar gadgets y disponer el contenido de la forma que quieras. Plantilla de anuncios: parecido a los blogs, las páginas de la plantilla Anuncios muestran entradas que se publican en la página en orden cronológico, comenzando por la más reciente. Por ejemplo, una página de anuncios es la mejor forma de llevar un registro de las notas de las reuniones semanales; así se tiene acceso rápido a la información más reciente. Plantilla de archivador: permiten almacenar y organizar los archivos del disco duro de tu equipo. Es una forma de compartir fácilmente los archivos con otros usuarios del sitio. Cada vez que se añadan, se cambien o se eliminen archivos, se notificará debidamente a los usuarios que estén suscritos a la página. Plantilla de lista: permite crear y organizar listas de información. Es muy fácil añadir elementos a las listas, así como modificarlos y eliminarlos. Los lectores de la lista pueden ordenarlos por cualquiera de las columnas. Como ocurre con las páginas de la plantilla Archivador, se notifica a los suscriptores cada vez que se añadan, se cambien o se eliminen elementos. Plantilla de página de inicio: es una página que cada lector puede personalizar (parecida a una página de igoogle para tu sitio) para incluir un conjunto personalizado de gadgets. Los colaboradores del sitio pueden añadir contenido para todos los lectores, pero esa sección permanece separada de la sección que se puede personalizar.(solo usuarios de la edición premier de Google Apps) 9

10 Ubicación: nos permite establecer dónde se va a colocar la nueva página. 10

11 7. Gestión y administración del Site Cuando hablamos de gestión y administración del Google Site nos referimos a la determinación de plantillas, establecimiento de acciones específicas para una página, permitir comentarios, permisos, editar barras de navegación, colores, temas, tipografías...todo ello se realiza desde el botón más que se encuentra en la parte superior derecha que antes hemos mencionado. Vamos a ir describiendo las posibilidades que nos ofrece este botón. Podemos ver que existen tres grupos de opciones cuando pulsamos el botón más: acciones de página, plantillas de páginas y acciones del sitio. 11

12 Acciones de página Historial de revisiones: si se ha cometido un error en alguna página o si se quiere ver qué modificaciones se han realizado, es posible recuperar una versión anterior. Para ver una versión anterior de la página, hay que hacer clic en el número de la versión. Una vez la versión que sea, si se quiere sustituir la página actual por esa versión, clickar en Restablecer a esta versión. Además, es posible comparar cualquier versión de la página con cualquier otra versión de la misma (incluida la página actual). Para ello, clic en comparar dos versiones y seleccionar las dos versiones a comparar. Suscribirse a los cambios de la página: disponible para los colaboradores y los propietarios de las páginas. Una vez suscrito, se recibirá un correo electrónico cada vez que la página se actualice, cuando alguien haga un comentario sobre en la página, o cuando alguien suba un archivo adjunto a la página. En el correo electrónico se destacará lo que se haya añadido o eliminado de la página suscrita. Configuración de la página: desde aquí podremos modificar la configuración de cada página (insisto, cada página dentro del Site puede tener una configuración diferente), que consiste en permitir comentarios, ver enlaces a subpáginas, permitir archivos adjuntos y comentarios. Los efectos al realizar estos cambios son los siguientes. 12

13 Suprimir página: elimina la página actual (siempre que no sea la página de destino, que no es más que la página de destino predeterminada que verán los usuarios cuando visitan el Site. Más adelante hablaremos de cómo poder configurar la página de destino, principal, /home, index, o como quieran llamarla. ) Obtener vista previa del documento como lector: se muestra lo que verá el usuario que acceda a dicha página. Imprimir página: se prepara para la impresión de la página, como cualquier otra Web. Plantillas de página Guardar como plantilla de página: nos permite guardar la página como una plantilla. Se crea una copia de la página que puede ser utilizada para crear nuevas páginas personalizadas. Cuando se crea una página nueva, se pueden ver todas las plantillas que se han guardado. Hay que recordar que el contenido que tenga la página como texto y archivos adjuntos se incluirán en la plantilla. De este modo, si creamos una página con una determinada plantilla y en esa plantilla había un texto, aunque borremos el texto de la nueva página seguirá apareciendo porque estamos utilizando una plantilla que contiene el texto. Para que eso no ocurra hay que cambiar de plantilla. Cambiar la plantilla de página: para seleccionar la plantilla a utilizar en esa página. Permite cambiar de plantilla si por ejemplo al crear la página se ha creado un Archivador y después se le quiere cambiar a Página Web. Acciones del Sitio Suscribirse a los cambios: Los propietarios y colaboradores de un sitio pueden registrarse para recibir notificaciones por correo electrónico cada vez que un sitio o una página cambia. En este caso se suscriben a las modificaciones del Sitio. De esta forma, cada vez que cambia algo del contenido del Sitio se le notifica a los suscriptores mediante un correo electrónico. Modificar del diseño: si pulsamos el botón, en la parte superior aparecerá una barra de herramientas que muestra los elementos del sitio. Al hacer click en cada uno de los botones se activan/desactivan los diferentes elementos. Se puede ver en la imagen cómo se ha activado la barra de herramientas desde la cual podemos activar/desactivar las diferentes zonas. En la imagen se puede apreciar cómo en la barra lateral izquierda, llamada Sidebar, aparece una especie de lápiz y un botón 13

14 más. La función del lápiz es la modificación del Sidebar (Posición: izquierda o derecha. Ancho del Sidebar). El botón más nos permite añadir nuevos gadgets a la barra lateral (en la imagen, el Sidebar contiene únicamente la barra de navegación que nos permite atravesar las distintas páginas.) Registrarse en AdSense: AdSense permite ganar dinero mediante la publicación de anuncios de imágenes estáticas y de texto. Google elige de forma automática los anuncios que se mostrarán en función del contenido y de los visitantes del sitio. El usuario ganará dinero cada vez que los visitantes visualicen o hagan clic en estos anuncios. Administrar Sitio: será una de las cosas más utilizadas ya que desde aquí podemos acceder a la configuración de todo el Site. Vamos a describirlo completamente, y para comenzar explicaremos lo que contiene. 14

15 El recuadro rojo encierra todas las opciones de la administración del Site. General: cada vez que abrimos la administración del sitio será lo primero que se nos muestre. Desde aquí podremos establecer el nombre del sitio, la categoría, descripción... La página de destino es la página que ven los usuarios cuando entran a nuestro Site. Se puede copiar el sitio, publicar una plantilla del sitio y también eliminarlo. 15

16 Las estadísticas sirven para supervisar de dónde proviene el tráfico de nuestro sitio, cómo navegan los usuario por el mismo, qué páginas visitan más, duración de visitas, análisis en tiempo real de los visitantes... Para poder llevar a cabo todo esto es necesario crearse una cuenta de Google Analytics y después de ello hay que introducir el ID de propiedad de web Analytics. 16

17 Páginas: desde aquí podemos ver todas las páginas que contiene el Site. Podemos cambiar su ubicación simplemente pinchando y arrastrando las páginas. También podemos hacer que una página sea subpágina de otra simplemente arrastrando la página encima de la página principal. Compartir y permisos: es una parte importantísima de Google Sites que nos permite determinar el acceso que tienen los usuarios a las distintas páginas del Site. Inicialmente se parte con una configuración básica que establece el mismo nivel de privilegios a todas las páginas del sitio, es decir, que inicialmente nuestro sitio puede ser completamente público en la Web o privado (nosotros decidimos quién puede tener acceso al sitio). 17

18 Debido a que hemos creado el Site con una por defecto se nos asignan los privilegios de que solo los puedan acceder al Site. vamos a describir las diferentes posibilidades de asignación de privilegios: Público en la Web: todo el mundo podrá ver el Site. Cualquier usuario que tenga el enlace: el Site solo se podrá acceder mediante el enlace de compartición. : solo los pertenecientes a la organización de Deusto podrán acceder. Los usuarios de la que reciban el enlace: solo los pertenecientes a la organización de Deusto y que tengan el enlace podrán acceder. Privado: el Site es privado y solo acceden las personas que el propietario quiere. Para ello únicamente tendremos que añadir la dirección de correo las personas que queramos que puedan ver el Sitio. Vemos cómo añadimos a los diferentes usuarios al Site y el permiso que se les proporciona: Puede editar Puede ver Es propietario Más información sobre los permisos en: Además de esta configuración de permisos básica, Google Sites nos permite la asignación de permisos a nivel de página. Los permisos de nivel de página permiten definir varios niveles de acceso para distintas personas en diferentes páginas. Por 18

19 ejemplo, podemos permitir que los alumnos vean unas páginas determinadas y que los profesores puedan tener acceso a todo el contenido. Para ello debemos activar los permisos a nivel de página, que es un botón que se encuentra en la parte superior derecha de la sección Compartir y Permisos. Para que alguien pueda ver o modificar una página concreta primero hay que añadir al usuario al sitio. Después podremos cambiar las páginas que queremos que visite. Como hemos activado los permisos a nivel de página, ahora, cuando nos dirigimos a Compartir y Permisos se nos muestra otra vista que se parece bastante a la de Páginas, solo que esta vez se nos indican los permisos que tiene cada página. Gracias a esto podemos establecer para cada página un tipo de permiso. Google ofrece cantidad de información sobre la utilización de permisos en Google Sites, como por ejemplo: Control de Accesos a Google Sites 19

20 Presentación del sitio: como comentábamos al hablar de la interfaz de usuario, la presentación del Sitio se distribuye de la siguiente manera: cabecera, barra lateral, contenido de la página, pié de página (en este caso no lo hemos incluido) y pié de página del sistema. Desde aquí podremos añadir, por ejemplo, gadgets a la barra lateral, cambiar el logotipo de la cabecera, cambiar el diseño del sitio... 20

21 Colores y fuentes: desde aquí podemos configurar los colores y la tipografía que queremos utilizar en el Site. Las zonas que se pueden personalizar son las siguientes: Página completa: estas opciones establecen el aspecto predeterminado del sitio. Se puede cambiar el color de fondo de la página, la imagen de fondo, fuente de la página, color de los enlaces... Cabecera del sitio: si la cabecera está activada en la página, estas opciones controlan el contenido de la parte superior de cada página. Área de contenido: se controla la zona principal de cada página. Gadgets del área de contenido: modifican los gadgets situados en la zona principal de las páginas. Gadgets de la barra lateral: elementos situados en la barra lateral, si está activada. Gadget de navegación: modifican el área de navegación de la barra lateral. Navegación horizontal: si se ha incluido la barra horizontal, se puede modificar el estilo. Los cambios realizados se reflejarán en la zona de vista previa. 21

22 Temas: podemos seleccionar un tema para nuestro sitio. Se puede obtener una vista previa del tema escogido antes de aplicarlo. Actividad reciente del sitio: es un registro de todos los cambios que hemos realizado en el Site. Solo se muestran los cambios propios, es decir, que si en una página hay varios colaboradores que la editan, cada uno de ellos únicamente verá sus propios cambios y no los de los demás. Se pueden recuperar páginas eliminadas o cambios de formato en las páginas. Archivos adjuntos: Los propietarios del sitio pueden habilitar una configuración para que los editores puedan subir archivos adjuntos en una página del sitio. Los usuarios que vean el sitio podrán descargar y ver los archivos adjuntos. El propietario, desde esta sección, puede cambiar el nombre de los archivo, sustituirlos, moverlos y eliminarlos. Plantillas de páginas: se muestran las diferentes plantillas que se están utilizando, también se pueden crear nuevas, establecer como predeterminada alguna existente... Secuencias de comandos de Apps: Google Apps Script es un lenguaje de programación JavaScript en la nube que ofrece maneras fáciles de automatizar las tareas a través de productos de Google. Con Google Apps Script se pueden automatizar los procesos repetitivos y flujos de trabajo, crear funciones personalizadas de hoja de cálculo, aplicar el formato personalizado o realizar análisis complejos de datos en hojas de cálculo de Google, construir interfaces gráficas de usuario y los menús. También se emplea por ejemplo para activar acciones como, por ejemplo, enviar un mensaje de correo electrónico o crear una invitación de Google Calendar, o bien para generar contenido dinámicamente. Estas secuencias de comandos, escritas en JavaScript, se ejecutan en los servidores de Google y tienen acceso a la mayoría de los productos de Google. Esto facilita la automatización de distintas tareas. Elementos eliminados: se accede a todos los elementos eliminados de forma no permanente de los últimos 30 días. En la columna Eliminar de forma permanente se 22

23 puede ver cuanto tiempo queda para que cada página sea eliminada de forma permanente. Si se quiere eliminar una página de forma permanente inmediatamente, hay que hacer click en la casilla junto a la página en cuestión y clickar en "Eliminar de forma permanente". Esta acción no puede ser deshecha. AdSense: como hemos comentado antes, AdSense permite ganar dinero mediante la publicación de anuncios de imágenes estáticas y de texto. Google elige de forma automática los anuncios que se mostrarán en función del contenido y de los visitantes del sitio. El usuario ganará dinero cada vez que los visitantes visualicen o hagan clic en estos anuncios. 23

24 8.Otros aspectos Almacenamiento 24

25 Cómo acceder a Sitios, documentos, presentaciones, formularios... compartidos si no dispongo de una cuenta de Google? Lo que debemos hacer es vincular la cuenta de nuestro proveedor de correo con Google: 1. Acceda a 2. En la cuenta ingrear la dirección completa de su correo (yahoo, hotmail, empresa, etc.) e introducir una contraseña (no tiene por qué ser la misma de la cuenta) 3.Acceder al Site e introducir nombre de cuenta asociada y la contraseña introducidos anteriormente 25

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