SISTEMATIZACIÓN SISTEMATIZACIÓN

Transcripción

1 Gestión sistematizada y automatizada de la OPS/OMS en Brasil basada en la Tecnologia de la Información SISTEMATIZACIÓN Gestión de cooperación técnica de la OPS/OMS basada en la Web 2.0 DETERMINA DETERMINA Gestión de procesos administrativos en workflow y firma electrónica AUTOMATIZACIÓN MODELO DE GESTIÓN DE LA OPS/OMS EN BRASIL AUTOMATIZACIÓN Gestión de la documentación para archivo basada en el file cabinet DETERMINA DETERMINA Gestión de la información interna de la OPS/OMS en Brasil basada en la intranet SISTEMATIZACIÓN

2 GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVO BASADA EN EL FILE CABINET Representación en Brasil

3 LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO 1) Aumentar la eficiencia, eficacia y transparencia de las informaciones e archivos produzidos en la PWR / BRA; 2) Garantir la preservación de la memoria institucional; 3) Desenvolver una política interna para gestión electrónica de documentos y archivos para repositorio en el File Cabinet de la PWR / BRA : Gestión de los documentos Critérios para la Preparación Clasificación y nomenclatura Definição de la tabla temporalidad 4) Estructurar Programa de Gestión Documental en la PWR / BRA para aplicación de la metodología para la migración y la organización de los archivos electrónicos en el File Cabinet.

4 PROYECTO DE LA GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVO BASADA EN EL FILE CABINET LA PRODUCCIÓN DE ARCHIVOS ELETRONICOS EN LA OPS NO BRASIL PRODUCCIÓN Y DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DE FLUJOS DE TRABAJO MÁS EFICIENTES GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO, INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Publicación de Material de Producción Técnica (Libros y publicaciones) GESTIÓN BASADA EN RESULTADOS Produción del Documentos de Programación, Control y Evaluación de la CT GESTIÓN BASADA EN LA TRANSPARENCIA Y EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Generación de contratos, formularios e informes administrativos relacionados con CT y correspondencia GESTIÓN BASADA EN EL CONTROL INTERNO Producción de informes, directivas y otros documentos

5 LA GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVO BASADA EN EL FILE CABINET Modelo de Gestión de la Oficina de Representación de la OPS/OMS en Brasil Macroproceso de la gestión del Conocimiento, Información y Comunicación Macroproceso de la Gestión basada en Resultados Macroproceso de la Gestión Basada en la Eficiencia y Transparencia Administrativa Macroproceso de Control Interno Tipos de Archivos producidos en la PWR/BRA Publicación de Material de Producción Técnica Documentos de Programación, Control y Evaluación de la CT Generación de contratos, formularios e informes administrativos relacionados con CT y correspondencia Producción de informes, directivas y otros documentos + 20 MIL ARCHIVOS VENTAJAS DEL SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS File Cabinet Preservación de la memoria Organizacional. Mejora los procesos y la distribución de la información a través de flujos de trabajo más eficaces. Permite la captura basada en la web, creación, revisión, archivo y recuperación de documentos y otros contenidos. Proporciona a los profesionales el acceso instantáneo a la información. Reduce el uso de papel, así como el espacio físico de almacenamiento. Almacena los documentos en un local centralizado y seguro por políticas de acceso y backup. Mejora la calidad del trabajo. Permite la gerencia de Permisos y Accesos (Local e REMOTO)

6 IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVO BASADA EN EL File Cabinet PLAN DE TRABAJO DEL PROYECTO ETAPA I ESTRUCTURACIÓN DEL PROYECTO Creación del grupo de trabajo Filet Cabinet ETAPA II LEVANTAMIENTO DE REQUISITOS & ELABORACIÓN DE PROPUESTA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS: Análisis de información para definición de la política interna ETAPA III IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS: Mapeo de archivos & Migración para el File Cabinet

7 CRONOGRAMA DE TRABAJO ETAPA I ESTRUCTURA DEL PROYETO METAS Elaborar terminos de Referencia para contratación de profesional técnico en archivología. Definir Agenda de Trabajo en conjunto con la Oficina Central. Constituir Grupo de Trabajo - GT de implementación de la gestión de documentos para archivo basada en el File Cabinet. Validar Plan de Trabajo con el Grupo de Trabajo - GT de implementación de la gestión de documentos para archivo basada en el File Cabinet. Elaborar cronograma de actividades con el Grupo de Trabajo - GT File Cabinet. Realizar workshop en la PWR para divulgación del proyecto. ACTIVIDADES/ ESTRATEGIAS Realizar reunión con Pedro Clé (TI), Cláudia Guzzo (Gestión del Conocimiento) para definir terminos de Referencia del profesional técnico en archivología. Ampliar conocimientos de las posibilidades de utilización de la herramienta File Cabinet, promover integración entre ITS, KMC y PWR/BRA en la construcción de la política de gestión de documentos y promover taller de trabajo con la participación de centros y representaciones que utilizan el File Cabinet para compartir las lecciones aprendidas y sustento para la construcción de la política interno. Realizar reunión con Pedro Clé (TI) y Cláudia Guzzo (Gestión del Conocimiento) para formular propuesta del equipo de Trabajo que irá componer el GT de implementación de la gestión de documentos para archivo basada en el File Cabinet. Definir metas y etapas del proyecto. Definir plazos para ejecución de las actividades del Proyecto. Participar en reuniones en los espacios de participación (GI GIA GUT) para divulgación del proyecto como estrategia de cambio de cultura y compartir el proyecto. Plazo de Ejecución (meses) MAR ABR MAY JUN CONCLUIDO A CONCLUIR

8 CRONOGRAMA DE TRABAJO ETAPA II LEVANTAMIENTO DE REQUISITOS & ELABORACIÓN DE PROPUESTA DE LA GESTÃO DE DOCUMENTOS METAS Levantamiento preliminar de los requisitos del proyecto junto al GT File Cabinet Plan de Trabajo y avances del proyecto Elaboración de la Propuesta de la Gestión de Documentos Presentar al GT de la Gestión Sistematizada y Automatizada la propuesta de la gestión de documentos y avances del proyecto Presentar al GI la propuesta de la gestión de documentos ACTIVIDADES/ ESTRATEGIAS Realizar reunión con el GT File Cabinet para levantamiento de los requisitos del proyecto Reuniones con el profesional técnico en archivología para elaboración de la propuesta de gestión de documentos Participar de la reunión con el Grupo de Trabajo para validación de la propuesta de gestión de documentos Participar del GI e GIA de Abril para presentar los avances y la política interna para gestión de documentos Plazo de Ejecución (meses) MAR ABR MAY JUN CONCLUIDO A CONCLUIR

9 CRONOGRAMA DE TRABAJO ETAPA III IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS METAS Realizar capacitación en la herramienta File Cabinet del GT File Cabinet Definir Plan de Trabajo para el proceso de mapeo de la carpeta J Presentar al GT de la Gestión Sistematizada y Automatizada Plan de Trabajo de mapeo de la carpeta J y avances del proyecto Acompañar mapeo de la carpeta J Definir Plan de Trabajo para el proceso de migración de la carpeta J Presentar al GT de la Gestión Sistematizada y Automatizada Plan de Trabajo de migración de la carpeta J y avances del proyecto Acompañar migración de la pasta J ACTIVIDADES/ ESTRATEGIAS Promover capacitación del GT File Cabinet y demás grupos estratégicos en la PWR BRA Realizar reunión del GT File Cabinet para definir Plan de Trabajo para mapeo de la carpeta J en toda la Representación Participar en la reunión con el Grupo de Trabajo para validación del Plan de Trabajo Monitoreo por el GT File Cabinet junto a los grupos de Trabajo definidos en el Plan de Trabajo Realizar reunión del GT File Cabinet en conjunto con el área de TI para definir Plan de Trabajo para migración de la carpeta J Participar de la reunión con el Grupo de Trabajo para validación del Plan de Trabajo Monitoreo pelo GT File Cabinet junto a los grupos de Trabajo definidos en el Plan de Trabajo Plazo de Ejecución (meses) MAY JUN JUL AGO CONCLUIDO A CONCLUIR

10 GESTIÓN DE LA COOPERACIÓN TÉCNICA DE LA OPS/OMS BASADA EN LA WEB 2.0 Representación en Brasil

11 LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO 1. Fortalecer acciones de comunicación de modo que la interactividad y la participación del emisor y del receptor ocurran en flujo continuo; 2. Favorecer los espacios de comunicación con la Red de Relacionamiento Estratégico de la Organización (RRE), en el marco de la cooperación técnica, articulándose y estableciendo sus estrategias en el trabajo en red, las comunidades de práctica, eventos y la difusión de los mismos.

12 Web 2.0 y la Cooperacción Técnica Noticias: Transparencias en las acciones de la Gerencia Apoyo a redes sociotécnicos formales e informales Referencia a los contenidos técnicos Contenidos técnicos: Difusión de información, metodologías y prácticas Cooperación técnica directa a través de redes formales e informales Herramientas de trabajo Documentos de autoría y edición compartida Agenda y programación común Flujos y procesos informatizados Horizontalización de la producción Intercambio de la información

13 CT basada en la información y gestión del conocimiento Transversal a la CT Interprogramático Estrategia de CT Plano de trabajo de la CT Plano de desarrollo de la PWR Información en salud Indicadores y datos básicos en salud/sala de situación de salud Observatorio de salud publica PlanejaSUS Clasificación Internacional de Enfermedades (CID / CIF) DASIS/SVS/MS Gestión del conocimiento Productos relevantes Libros/artículos Política editorial Seminarios, talleres de trabajo Redes colaborativas Comunidades de practica Centros colaboradores Plano de capacitación BVS / BVS especializadas CVSP Comunicación Correo electrónico Elluminate Intranet/extranet Espacios de participación Paneles/PSI Eventos Blogs Boletines TV Plasma WEB 2.0

14 Portal de eventos Portal de Blogs Página Web Boletim interno Boletim externo TV Plasma

15

16 Perspectivas Futuras Fortalecimiento / Perfeccionamento de las acciones internas ya aplicadas Contexto Web 2.0 Capacitación constante Monitoreo constante (webmetrics) Ampliación de la actuación junto a RREs para fortalecimiento de la Cooperación Técnica Actuación en redes y medios de comunicación social como espacios de comunicación y intercambio

17 Representación en Brasil GESTIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN WORKFLOW Y FIRMA ELECTRÓNICA

18 LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO Aumentar la eficiencia, eficacia y transparencia de las operaciones administrativas y técnicas de la PWR / BRA través de la automatización de los procesos con la herramienta de Workflow y desarrollo de sistemas de información adicional a los sistemas corporativos. Renovar la red de infraestructuras y la integración de telefonía a la red corporativa de la OPS (MPLS) para reducir costos y mejorar las capacidades internas de la comunicación organizacional a través de los recursos adecuados para datos, voz e imagen. El aumento de los recursos y herramientas para la infraestructura de TI para la gestión adecuada de los documentos y la información y su integración con los sistemas de información y flujo de trabajo.

19 Gestión sistematizada y automatizada de la OPS/OMS en Brasil basada en la Tecnología de la Información Tecnología de Información Infra-Estructura REDES Acceso a la Internet sin cable (WiFi) Acesso remoto Central Telefónica SOPORTE TÉCNICO Nuevo Cableado estructurado Instalación de nuevos dispositivos Instalación de nuevos softwares Estandardización de las estaciones de trabajo Actualizaciones de versiones de Software y de Sistemas Operacionales Processos (Workflow) e-travel (TA/CTA) Contratos Empresas Contratos de Personas LOA Corporativa Gestión de Compras Locales Gestión de Vacaciones/ Ausencias Gestión de Correspondencias Compras Internacionales Sistemas de Información Intranet 2.0 Gestión de Terminos de Cooperación Sistema de Planificación y Control de Cooperación Técnica Sistemas de Control Interno Estructurado Sistema de Marcación Electrónica (Forponto) Sistema de Ficha de Funcionarios SysAid Sistema de Help Desk Registro de Recursos Humanos Mejora en la eficiencia del soporte técnico (Help Desk)

20 Proyectos de sistemas y workflow STATUS Recursos Humanos Catastro RH (15%) Contrato de Personas (0%) Licencias Certificadas/no (15%) Sistema de Vacaciones (10%) Forponto (100%) Emisión de Visas(0%) Compras (0%) Fondos Rotatorios (10%) Fondos Estratégicos (5%) Compras Reembolsables (0%) Compras Locales (0%) Bus Intelligence (DW) 35% LOA WDC WR/BRA Project (60%) Waiting Started In Progress En teste Go Live Memorando Electrónico e-memo (95%) Document Management File Cabinet (80%) Gestión Acceso (100%) Workflow Process Maker (100%) Firma Digital (80%) Reembolso Médico (90%) Intranet 2.0 (30%) Control de Viajes CTA 1.0 (100%) TA 2.0 (100%) Database Data Warehouse SGTC 2.0 (100%) SGTC 3.0 (30%) Gestión productos (0%) Gestión de Contratos PF (0%) Gestión de Contratos PJ (0%) Llamadas Técnicas SysAid (100%) E-Group (0%) Solicitud de Materiales (0%) Movimiento de Inventario (0%) Emisión de Recibos (0%)

21 Status de los proyectos de infraestructura STATUS Waiting Started In Progress Monitoring NOC (40%) En teste Go Live VOIP Central Phone (30%) Cableado (30%) Instalación VOIP (0%) Server Virtualization (100%) Servers Room Rebuild (10%) Acceso Remoto (100%) AMPES/OMIS Remoto (35%) Migración Acceso Remoto Win 2008 (0%) WIFI Network (100%) Remodelación Soporte Técnico (10%)

22 Informe de la situación de los proyectos Febrero 2011 Implantación Memorando Electrónico 97% 03/11 Gestión de Viajes - TA % 03/11 Gestión de Viajes - CTA % 03/11 Gestión de Correspondencias 85% 03/11 Intranet 30% 12/11 Migración versión Acceso Remoto 60% 03/11 Administración de Cartas Acuerdo 60% 06/11 Implementación de Help Desk 50% 03/11 Terminos Cooperación e de Ajuste % 03/11 Gerencia de documentos 15% 11/11 VOIP y restructuración de la red local 15% 07/11 Gestión de Compras 10% 08/11 Extractor (Dawarehouse) 10% 12/11 Gestión de Ausencias 0% 12/11 Solicitud de Materiales 0% 12/11 Reserva Recursos Compartidos 0% 11/11 Gestión Productos 0% 08/11 Gestión Contratos Empresas (PJ) 0% 11/11 Gestión Contratos de Personas (PF) 0% 09/11 Elaborar e implementar BCP 0% 11/11 Control de Emisión de Visas 0% 12/11

23 Representación en Brasil GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN INTERNA DE LA OPS/OMS EN BRASIL BASADA EN LA INTRANET Aspectos relevantes

24 INTRANET OPS/OMS BRASIL: LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO Internet Intranet Comunicación organizacional = diferentes categorías Redes internas = trabajo interprogramático Democratización de la información interna = que es la OPS/OMS?, Plan de Desarrollo Integral, normas, directivas, memorandos, documentos básicos. Información crítica para la toma de decisión = documentos políticoestratégicos, estadísticas. Funcionamiento y Desarrollo organizacional = organización del trabajo, Plan de Desarrollo institucional (5 Planes) Movimientos de la alta gerencia para toda la organización CASTELLS, 1999; DAVENPORT, 1998; DRUCKER, 2001; NONAKA, TAKEUCHI, 1997

25 Intranet: potencialidades Información Comunicación Conocimiento Comunicación = espacios de participación Conocimiento = implementación del modelo de gestión para el alcance de los resultados esperados y de los compromisos Comunicación de información útil puede generar conocimiento y contribuir para la implementación del modelo de gestión

26 Intranet: herramienta de institucionalización del modelo de gestión de la OPS/OMS en Brasil (a) Modelo de Gestión de la Representación de OPS/OMS en Brasil Estrategia de Cooperación Técnica Plan de Trabajo Bienal Plan de Desarrollo Institucional Macroproceso de la gestión del Conocimiento, Información y Comunicación Gestão do conhecimento Gestão da informação Gestão da comunicação Web 2.0, trabajo en red y uso de herramientas TICs Macroproceso de la Gestión basada en Resultados Gestão Baseada no Planejamento, Programação, Controle e Avaliação Gestão Baseada no Trabalho Interprogramático Gestão Baseada na Participação Monitoreo y evaluación de resultados, indicadores, productos y servicios Macroproceso de la Gestión Basada en la Eficiencia y Transparencia Administrativa Gestão da Tecnologia e da Informação Gestão de Finanças Gestão de Compras e Logística Gestão de Recursos Humanos Efectividad en la gestión de los recursos Organización de la información Macroproceso de Control Interno Gestão do Conhecimento, Informação e Comunicação Gestão Baseada em Resultados Gestão Baseada na Eficiência e Transparência Administrativa Monitoreo y evaluación de las prioridades, de las modalidades y de los enfoques de la Estrategia de Cooperación Técnica Alineación de los recursos humanos, financieros y tecnológicos de la Representación Prevención y control de riesgos en la gestión de los recursos

27 Intranet: herramienta de institucionalización del modelo de gestión de la OPS/OMS en Brasil (b) Macroprocesos y Procesos de Desarrollo Institucional de la OPS/OMS en Brasil Representación en Brasil GESTIÓN BASADA EN EL CONOCIMIENTO, INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Gestión Basada en el Conocimiento Gestión Basada en la Información Organización de la información DESARROLLO INTEGRAL DE LA OPS/OMS EN BRASIL Gestión Basada en la Comunicación GESTIÓN BASADA EN RESULTADOS Gestión Basada en la Planificación, Programación, Control y Evaluación Gestión Basada en el Trabajo Interprogramático Gestión Basada en la Participación GESTIÓN BASADA EN LA EFICIENCIA Y TRANSPARENCIA ADMINISTRATIVA Gestión de la Tecnología de Información Gestión de Finanzas Gestión de Compras y Logística Gestión de Recursos Humanos Basada en competencias GESTIÓN BASADA EN EL CONTROL INTERNO DE MACROPROCESOS Y PROCESOS Control interno de la Gestión del Conocimiento, Información y Comunicación Control Interno de la Gestión Basada en Resultados Control Interno de la Gestión Basada en la Eficiencia y Transparencia Administrativa PRIORIDADES, MODALIDADES Y ENFOQUES DE LA ESTRATEGIA DE COOPERACIÓN

28 Premisas para el desarrollo de la intranet en el contexto de la OPS/OMS en Brasil (a) Definir informaciones fundamentales y cotidianas con el PWR, con los responsables por los macro procesos y con las gerencias Reorganizar las informaciones de la intranet considerando el modelo de gestión de la Representación Identificar las necesidades de información de los funcionarios Presentar informes rutinarios de evaluación del acceso y de la satisfacción del usuario