PREGUNTAS TÉCNICAS MÁS FRECUENTES

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1 PREGUNTAS TÉCNICAS MÁS FRECUENTES GE-FACTURA Versión 2.0 Fecha: Junio 2014

2 ÍNDICE Nº Pág. 1 PREGUNTAS GENERALES Puedo generar facturas electrónicas desde mis sistemas cómo puedo enviarlas a la plataforma? Las facturas que importo deben ir firmadas? Las facturas que envío me aparecen como Devueltas, cómo debo interpretar esto y qué hacer? FORMATOS ADMITIDOS Formatos de los ficheros para la importación de facturas usando la aplicación on-line Para que puedo usar la importación de facturas on-line? Destino de la factura y Lugar de entrega - Apartado AdministrativeCentres del formato Para qué sirven estos campos? Para qué sirven estos campos?... Error! Marcador no definido Cómo obtener estos Códigos Fichero publicado en el portal de Ge-Factura Vía servicio web Consulta en la pantalla on-line Particularidades del Sector Sanitario...8 Página 2 de 8 Fecha Modificación: 18/07/2014

3 1 PREGUNTAS GENERALES 1.1 Puedo generar facturas electrónicas desde mis sistemas cómo puedo enviarlas a la plataforma? Se pueden emitir haciendo uso del servicio web de la plataforma, cuya definición está en un documento publicado en el apartado de Documentación y Requisitos Técnicos del portal Con él se pueden publicar facturas, que es, en definitiva el proceso de grabación y emisión. Las facturas así emitidas deben ir en formato gefactura y, además, estos ficheros deben ir firmados según los criterios que se explican en el mismo portal. Si lo que puedo generar desde mis sistemas propios es un fichero con la información de la factura pero no puedo firmarlo, por ejemplo, por no disponer de alguno de los certificados admitidos por Ge- Factura para la firma de facturas, esos ficheros, se pueden importar a través de la aplicación on-line. Ver con más detalle el apartado que hay más adelante sobre Formatos admitidos 1.2 Las facturas que importo deben ir firmadas? Las facturas que importo a la plataforma usando la aplicación on-line, a partir de un fichero, NO pueden ir firmadas. Ver con más detalle el apartado que hay más adelante sobre Formatos admitidos 1.3 Las facturas que envío me aparecen como Devueltas, cómo debo interpretar esto y qué hacer? En primer lugar, decir que podemos consultar el estado en el que queda una factura emitida de dos formas: - A través de la aplicación on-line. - Mediante el servicio web de consulta de facturas. Ver el documento de definición del servicio que hay publicado en el portal, en el apartado de Documentación y requisitos técnicos En ambos casos, debemos saber que la plataforma deja en este estado Devueltas/Returned tanto las facturas devueltas por el receptor (la administración) como las que sufren algún error técnico en el proceso de recepción. Para poder conocer el motivo por el que la factura está en este estado, hay que hacer lo siguiente: a) Si el estado es "Devuelta" quiere decir que el receptor, nos ha devuelto la factura. En ese caso, para ver el motivo de devolución: En la aplicación on-line: situados sobre la factura devuelta, pulsar el botón derecho e ir a la opción Ver motivos de devolución. En el caso de usar el servicio web de consulta, leer el documento de definición del servicio para conocer los detalles de la respuesta que éste proporciona. En estos casos, hay que subsanar el error indicado por la administración y volver a emitir la factura correcta. b) Si el estado de "Errónea" quiere decir que ha habido algún problema de procesamiento en la plataforma y la factura se ha quedado errónea. En este caso: En la aplicación on-line: botón derecho sobre la factura en cuestión, ir a la opción Ver\ Contenido e ir a la pestaña "Información". En la sección de Auditoría, aparecerán los errores Página 3 de 8 Fecha Modificación: 18/07/2014

4 técnicos que han ocasionado el que la factura se halle en ese estado. Si el error es de REGISTRO, significa que no se ha podido registrar de entrada la factura. En el caso de usar el servicio web de consulta, leer el documento de definición del servicio para conocer los detalles de la respuesta que éste proporciona. En estos casos, si se trata de un error de registro, ponerse en contacto con el servicio de soporte que ofrece la plataforma on-line. 2 FORMATOS ADMITIDOS Actualmente, el único formato admitido para las facturas electrónicas que se REGISTRAN en la plataforma Ge-Factura de la Administración de la Generalitat de la comunidad valenciana es gefactura. Las especificaciones de este formato se pueden consultar en el documento que hay publicado en el apartado de Repertorio de documentación técnica, dentro de Documentación y requisitos técnicos del portal No obstante, cabe tener en cuenta las siguientes consideraciones: Las facturas emitidas por los medios NO on-line, es decir, a través de WebService o a través de interconexiones entre redes de valor añadido, deben ser emitidas directamente en formato gefactura y el fichero que contiene la factura debe ir ya firmado (consultar apartado 3.- Cómo enviar las facturas? dentro de Acceso a la plataforma) En caso de usar el interfaz web, el proveedor, antes de la emisión, puede grabar sus facturas y editarlas, modificarlas, borrarlas, etc La grabación de las facturas se puede hacer, a su vez, de dos formas: - Usando los formularios de edición para introducir todos los datos de la factura. En este caso, los datos se graban, directamente en formato gefactura. - Importando los datos de la factura desde fichero. En el siguiente apartado se explican los detalles sobre los formatos de estos ficheros. 2.1 Formatos de los ficheros para la importación de facturas usando la aplicación on-line En caso de optar por la opción de importar los datos de una factura a partir de un fichero, el formato de dicho fichero puede ser uno de los siguientes: XML en formato gefactura XML en formato facturae 3.1. o facturae 3.2 en este caso, una vez importados los datos, la factura se quedaría en estado Borrador y a través de las pantallas de edición se completarían los datos adicionales requeridos en formato gefactura, imprescindibles para poder emitirlas Para que puedo usar la importación de facturas on-line? Si ya disponemos de sistemas internos que nos generan XMLs en los formatos admitidos en la importación y, así, evitar la grabación dato a dato mediante los formularios on-line. Si lo que interesa es generar y emitir las facturas, desde los sistemas propios, utilizando el servicio web que ofrece la plataforma, se puede usar la importación para probar y verificar que Página 4 de 8 Fecha Modificación: 18/07/2014

5 el formato y contenido de los XML generados desde los sistemas propios son correctos, teniendo en cuenta siempre que los ficheros que se importan NO pueden ir con firma mientras que los que se envíen por servicio web, SI la deben incorporar. 3 DESTINO DE LA FACTURA Y LUGAR DE ENTREGA Apartado AdministrativeCentres del formato Según estemos usando la aplicación on-line para grabar nuestras facturas o el servicio web, esta información la encontraremos de la siguiente forma: En la pantalla de edición: En el formato XML (ejemplo facturae 3.2) AdministrativeCentres Centros administrativos. GVA: es obligatorio AdministrativeCentre Es obligatorio especificar, al menos, un centro administrativo, el centro receptor de la factura. El centro o punto receptor deberá estar publicado en la plataforma. Por otro lado, será opcional especificar el punto receptor de la mercancía o servicio. GVA: Los dos centros especificados pueden coincidir CentreCode Código identiificativo del Departamento. Estos códigos se publicarán en el portal de Ge-Factura. GVA: es obligatorio [1..1] [1..2] [1..1] RoleTypeCode Name Tipo de rol o función del Departamento o Punto Operacional. Estas funciones son: 03 - "Receptor de Factura" código de centro/departamento receptor o destinatario de la factura. Es obligatorio especificar un AdministrativeCenter de este tipo "Receptor de mercancía" - código de centro/departamento receptor del pedido. No es obligatorio especificar este tipo de centro administrativo a menos que así se haya acordado con el centro administrativo al que se facture. GVA: toma los valores 03, 04 Nombre del centro. GVA: es obligatorio. [1..1] [1..1] Página 5 de 8 Fecha Modificación: 18/07/2014

6 3.1 Para qué sirven estos campos? Lo que pide gefactura en este apartado es información del centro/departamento/servicio/órgano de la administración al que se está enviando la factura así como el que es lugar de entrega del servicio, obra o suministro por el que se está facturando. Lo que se pretende conseguir es que las facturas lleguen de la manera más directa posible al órgano competente para iniciar su tramitación administrativa y, así, agilizar la misma. Donde: Ramas intermedias que permiten reflejar una organización jerárquica Departamento Receptor solo de Facturas. Son departamentos competentes para iniciar la tramitación de las facturas dentro de su organismo respectivo Lugar de Entrega de suministros, obra o servicio. Identifica aquellos departamentos que inician tramitación de facturas y constituyen un Lugar de entrega al mismo tiempo Página 6 de 8 Fecha Modificación: 18/07/2014

7 3.2 Cómo obtener estos Códigos Fichero publicado en el portal de Ge-Factura En el portal, se publica tanto la lista on-line de los departamentos como un fichero con los datos de los mismos para poder incorporarlos a sistemas propios. Visitar el apartado Documentación relacionada con los Departamentos Destinatarios. Cada entidad adherida a la plataforma, publicará los suyos propios Vía servicio web Se puede obtener un fichero con la lista de los Departamentos usando la función getrecipientdepartment que ofrece el servicio web de la plataforma cuya definición está publicada en el apartado siguiente del portal: Documentación y requisitos técnicos/repertorio de documentación técnica/documento definición del servicio web Consulta en la pantalla on-line Cuando se graban la factura utilizando la pantalla on-line que ofrece la plataforma se muestran dos datos obligatorios en la pantalla de edición: Estos datos se cumplimentan a partir de las listas que se despliegan mediante los botones. Se despliega un árbol de puntos operacionales o interlocutores entre los que figuran los diferentes departamentos que, las consejerías u otros organismos adscritos a la plataforma, van definiendo. Página 7 de 8 Fecha Modificación: 18/07/2014

8 3.3 Particularidades del Sector Sanitario En el caso particular de Sanidad, para facilitar la codificación a aquellos proveedores que reciben sus pedidos vía EDI, existe una equivalencia entre el código de los puntos operacionales EAN que reciben en los pedidos EDI, de cara a la facturación, y el código de centro administrativo (o DD) para gefactura: Código del País Dado un Código EAN Código de empresa (asignado por AECOC) Código interno definido por C. Sanidad Dígito de control (se puede calcular a partir de los 12 dígitos anteriores*) XXXXX X El código en gefactura de cada AdministrativeCenter se formaría concatenando la siguiente información: G penúltimos 5 dígitos del código EAN (en azul) Página 8 de 8 Fecha Modificación: 18/07/2014