Protocolo de Entrevistas para Procesos de Selección para Ocupar Cargos

Transcripción

1 Página 1 de 5 1. Objetivo y Alcance El fin que persigue este documento es el conocimiento detallado y preciso del proceso de de entrevistas, etapas y construcción para procesos de selección que la universidad realice de forma interna o Externa. El presente protocolo comprende desde el desarrollo de la entrevista 2. Responsable El responsable de la adecuada aplicación y ejecución del presente documento, es el (la) Líder del Proceso de Gestión de Proyectos 3. Definiciones 3.1 Entrevista Una entrevista diestramente conducida permite al seleccionador reunir datos reales y aventurar y aventurar hipótesis basadas en la conducta pasada del candidato, todo lo cual le ayudará a predecir su futura actuación en los cursos de formación, en un puesto especifico o en las oportunidades de hacer carrera en la empresa. 3.2 Simulación de Comportamiento Una simulación de comportamiento es una situación test que reproduce el comportamiento real del candidato en el puesto de trabajo. 3.3 Tipos de Ejercicios de Evaluación Ejercicios individuales: son todos los Cuestionarios de Personalidad y Motivación; los Test de Aptitudes y los Scheduling Exercises. Cuestionarios de personalidad y motivación Test de aptitudes Scheduling Exercises Ejercicios interactivos: aunque todos los ejercicios son necesarios para el perfecto desarrollo de un Assessment, son los que implican cierto grado de interactividad, los que aportan al proceso una evidencia más fuerte y una mecánica más elaborada. Elaboró Aprobó Validó Jorge Mauricio Mogollón Pico Fabián Orlando Cabrales María Victoria Bautista Bochagá Fecha 28 de octubre de 2014 Fecha 28 de octubre de 2014 Fecha 31 de octubre de 2014

2 Página 2 de 5 Ejercicios de grupo Ejercicios Fact-Finding Ejercicios In-Tray Ejercicios Role-Play Ejercicios de Análisis y Presentación 3.4 Ejercicios de Presentación Se trata de simulaciones en las que el participante debe efectuar una presentación, es decir, una comunicación formal (posterior, en ocasiones, a un ejercicio de análisis o a una sesión de discusión en grupos) de las conclusiones de algún proceso o de una idea, ante una audiencia simulada que, posteriormente, efectuará (o no) un coloquio y juzgara diversos aspectos del comportamiento del sujeto. Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido N DE ACTIVIDAD ACTIVIDADES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS 1 DESARROLLO DE LA ENTREVISTA 1.1 Introducción de la Entrevista Introducir la Entrevista. Se dedica un momento preliminar para efectuar la introducción de la entrevista de modo que, desde el primer momento, los aspirantes conozcan los objetivos, alcance y metodología a seguir. Justificar la Entrevista. Se debe recordar a los aspirantes la razón de ser de la entrevista. Reducir la Ansiedad. Esta etapa tiene una importancia especial por ello el objetivo de esta fase es ayudar al candidato a vencer la sensación de incomodidad y crear un clima agradable entre el entrevistador y el entrevistado que facilite el diálogo. 5 Días Hábiles Hacer una Charla Introductoria. Una vez que se ha establecido el marco de la entrevista con una acogida amistosa y se los intervinientes se encuentran sentados cómodamente, todo está dispuesto para que comience la entrevista.

3 Página 3 de 5 Iniciar la Entrevista. Tan pronto la conversación fluya, es el momento de comenzar la entrevista en sí misma, planteando el ejercicio a realizar. 2 CUERPO DE LA ENTREVISTA Al finalizar esta fase el entrevistador tiene que haber obtenido suficiente información para determinar si el candidato tiene las competencias necesarias para el desempeño del puesto, así como el nivel de desarrollo que garantice su éxito en el puesto y en la organización. 2.1 Se procede al desarrollo de los ejercicios de acuerdo al siguiente plan: 1. Presentación del Caso: Cinco (5) 3 días hábiles 2. Análisis individual de caso: Cinco (5) 3. Discusión tema: Cuarenta (40) 4. Cierre: Cinco (5) 3 CIERRE DE LA ENTREVISTA Antes de cerrar la entrevista se sugiere preguntarse si se ha obtenido toda la información necesaria en relación al perfil. Cuando se utilizan formularios de registro, estos pueden ser de ayuda para no olvidar detalles importantes. Se debe crear un clima de cierre, generando la sensación de que todos los aspectos que se pretendían evaluar y explorar han sido cubiertos durante la entrevista de selección Uno de los entrevistadores da por terminado el proceso de entrevista agradece a los concursantes la participación e indica los pasos posteriores a la misma. Una vez los aspirantes salgan de la sala entrevista, los entrevistadores proceden a revisar y firmar las plantillas de calificación donde los resultados de cada candidato. 4 CALIFICACION DE LA ENTREVISTA 4.1 La calificación de la entrevista se expresa numéricamente en escala de cero (0) a cien (100) puntos, y en cumplimiento de lo dispuesto en el Articulo 23, Decreto 775 de 2005, los objetivos y estructura de la entrevista, así como los aspectos relevantes de las respuestas dadas por el

4 Página 4 de entrevistado, quedarán consignadas en formularios previamente adoptados. Para la calificación, cada evaluador anota en su planilla el grado de dominio de la competencia exhibido por el aspirante, en una escala de 1 a 10, de acuerdo a lo descrito en el numeral 5.3.a del presente protocolo y que se refleja en el instrumento diseñado y registrará los comportamientos que sustentan la puntuación otorgada. Una vez diligenciadas las planillas al término de la evaluación, son entregadas al personal de apoyo de la Universidad de Pamplona, quienes digitan las puntuaciones otorgadas a cada aspirante en cada una de las competencias valoradas. Se obtiene el promedio de las puntuaciones otorgadas en cada dimensión a cada aspirante a partir de las puntuaciones individuales otorgadas por cada evaluador y la sumatoria de los promedios de cada dimensión será llevada a una escala percentil (de Cero a Cien), lo cual constituirá la calificación definitiva obtenida en la entrevista por cada aspirante. PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN EN SITIO DE LA ENTREVISTA Identificación de los aspirantes, orientación hacia el salón correspondiente y demás aspectos logísticos y de seguridad en el sitio de aplicación, por parte del personal de apoyo logístico. 5.2 Saludo (encuadre de la entrevista) 5.3 Presentación de los entrevistadores y de los entrevistados (nombre empleo al que aplica). Instrucciones al entrevistado sobre la dinámica de la prueba y La duración de la entrevista será de una hora y la distribución de los tiempos será la siguiente: N7A N7A Presentación del Caso: Cinco (5) 2. Análisis individual de caso: Cinco (5) 3. Deliberación: Veinte (25) 4. Preguntas Individuales: Quince (15) 5. Cierre: Cinco (5) 5.5 Entrega del caso (letra arial 12, espacio doble, tamaño carta) debe incluir logos, el caso y las instrucciones para los entrevistados, informando que se evaluará el desempeño en el trabajo en grupo y que habrá preguntas individuales. Se entrega

5 Página 5 de una copia a cada aspirante. Lectura del caso por parte de uno de los jurados: 5 Deliberación de los aspirantes durante 20 (trabajo en grupo) es observado y evaluado por los jurados de conformidad con las competencias previstas. Preguntas individuales referentes al caso días hábiles 5.9 Cierre de la prueba de entrevista Los responsables del apoyo consolida y registra de inmediato los resultados de la evaluación de la prueba entregados por los jurados. 5. Documentos de Referencia. NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. NTC GP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio Fecha de Aprobación Fecha de Validación 7. Anexos. No aplica.