Proceso de Convocatorias de Becas

Transcripción

1 Proceso de Convocatorias de Becas Revisión de Anuncio por OAL, MÍNIMO 15 días antes del Lanzamiento Documentos para el LANZAMIENTO Anuncio Reglamento Formulario de Solicitud Formulario de Presupuesto Pasos a Seguir Paz y Salvo Checklist El ANUNCIO INCLUYE A quien va dirigido Objetivo específico Áreas Temáticas Condiciones generales s de Lanzamiento y Cierre Criterios de selección Revisión de documentos Check list completo Base de Datos de aplicantes Expediente de Aspirante y hora de cierre publicada en Anuncio Acta de Cierre de Convocatoria Firma de Coordinador, VoBo Jefe de Sección, Firma del Director Publicación en pág. Web a la fecha de lanzamiento

2 EVALUACIÓN FASE I INDUCCIÓN DE LOS EVALUADORES PPT de inducción Expedientes de Aspirantes Carpetas de Evaluadores con Formulario de Evaluación Fase I, Anuncio de la Convocatoria, Reglamento, Carta de Confidencialidad, Hojas en blanco, Lápiz y pluma Certificado de participación de Resolución que conforma Comisión Evaluadora ANTES DE FECHA DE INICIO DE FASE I DE EVALUACIÓN Evaluación de la solicitud de beca y documentación Al menos dos evaluaciones iguales por aspirante, sino necesita una tercera evaluación para el desempate Registro en Base de datos de Convocatoria de resultados Invitación a Foro de Entrevista a los aspirantes que pasaron a la Fase II de evaluación

3 EVALUACIÓN FASE II EVALUACIÓN EN ENTREVISTA Expediente del aspirante con las evaluaciones previas y 1 sola hoja de evaluación de entrevista para los entrevistadores. Si no hay consenso entre los evaluadores el aspirante deberá ser entrevistado de inmediato nuevamente por otros evaluadores FORO DE EVALUACIÓN Base de Datos de aspirantes se promedia la Fase I y Fase II y se listan los aspirantes de mayor a menor Se proyecta la hoja de excel para consenso general y los evaluadores deciden la línea de corte de acuerdo a excelencia académica y cupos para becas Se genera Acta de Foro con la lista de aspirantes en orden priorizado y se debe firmar por los evaluadores el mismo día. Aprobación de Lista Priorizada por el SN Hoja de Excel de aspirantes en orden priorizado con código, nombre completo, carrera a estudiar, monto, índice académico, Universidades sugeridas (si aplica) debe indicar si el aspirante ya está admitido. Se incluye una columna de observaciones del coordinador. Se realiza el corte de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria. de Publicación de Resultados Subir el listado de beneficiarios en la página WEB de SENACYT MÁXIMO a 60 días DE FECHA DE CIERRE DE LA CONVOCATORIA Cartas para firma del SN y Director del IFARHU de: OTORGAMIENTO Una carta por cada beneficiario con nombre completo, carrera a estudiar, universidad, monto. Con iniciales del coordinador, VoBo del jefe de sección y del Director de Gestión NO OTORGAMIENTO Nombre del aspirante y retroalimentación con comentario de evaluadores

4 Contratación y Pago INDUCCIÓN A LOS BENEFICIARIOS PPT de inducción Copia de recibido de la carta de Otorgamiento de Entrega de Documentación Completa 4 MESES ANTES DE FECHA ESPERADA DE PRIMER PAGO Carpetas para Beneficiarios con: Carta de otorgamiento Formulario de Solicitud de Beca, Check List de la convocatoria correspondiente, CD con anexos Recepción de la documentación completa Con codeudores previamente aprobados por IFARHU Aprobación del Presupuesto Elaborado por el coordinador y revisado por: 1. Jefe de Sección 2. Dir. de Gestión 3. Sub Dir. Administrativa 4. Dir. Administrativa Presupuesto y Expediente enviados a IFARHU para elaboración de contrato y pago. Duplicado de expediente para SENACYT. Solicitar el Contrato a IFARHU 5. Aprobación de SN

5 Proceso de convocatoria LANZAMIENTO Anuncio Reglamento Formularios Contrato modelo Intención de Propuesta Objetivo Condiciones generales s Criterios de selección Entrega de intención de propuestas Dentro de las fechas establecidas CLÍNICA PARA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS (SENACYT informará fecha y lugar) Entrega de propuestas Dentro de las fechas establecidas Ejecución y seguimiento Firma de contrato Negociación Anuncio de propuestas avaladas Lista priorizada de proyectos Comisión evaluadora externa a SENACYT

6 Proceso de formalización de desembolso y seguimiento de proyecto 1 Realización de foro Evaluación por pares Foro de discusión Firma de acta y de lista priorizada propuesta Publica lista de propuesta recibida 4 Resoluciones Armar expediente (ver lista de verificación) Revisión y sello de Legal Firma del Secretario Publicación 5 2 Lista priorizada Presentación y aprobación del Secretario Publicación en web de lista de códigos avalados para ronda de negociación. Contrato Revisión e inicialización en Gestión Revisión y sello Legal y Finanzas Firma del Beneficiario Firma de Secretario 3 Ronda de negociación Presentación de recomendaciones de comisión evaluadora y Secretario. Revisión de presupuesto. 7. Compras Requisición. Control Fiscal - Refrendo de Contraloría 8 Seguimiento a emisión y entrega de cheque 9 Seguimiento de proyecto 10 Informe de cierre del proyecto 11 Beneficiario entrega documentos

7 Proceso de convocatoria de LANZAMIENTO Anuncio Reglamento Formularios Contrato modelo INCLUYE Objetivo Condiciones generales s Criterios de selección Investigación y Desarrollo Entrega de intenciones de propuestas Dentro de las fechas establecidas Participación obligatoria en CLINICA DE FORMULACIÓN DE PROYECTOS Entrega de propuestas Dentro de las fechas establecidas 4 Comisión evaluadora externa a SENACYT Lista priorizada de proyectos Anuncio de propuestas avaladas 5 Negociación Firma de contrato Ejecución y seguimiento

8 Dinámica de trabajo Inducción Revisión y firma de acta Análisis de propuestas y eval. previas Plenaria Foro Trabajar en las conclusiones, recomendaciones y puntajes Primer borrador de lista priorizada Dividir cuáles van a plenaria y cuáles van directo al Anexo Firma de acuerdo de confidencialidad

9 Proceso de convocatorias

10 Apertura de Convocatoria IMPRESIÓN DEL ANUNCIO EN WEB : DETALLE DE LOS DOCUMENTOS A DESCARGAR PUBLICACIÓN (Apertura de Convocatoria) ANUNCIO DE CONVOCATORIA PUBLICA (WEB) COPIA DEL AFICHE DE LANZAMIENTO COPIA DE LOS 3 DIAS DE PUBLICACIÓN EN LOS 2 PERIODICOS NACIONALES COMUNICACIÓN DE APERTURA DE CONVOCATORIA

11 ACTA DE LAS CLINICAS REALIZADA Se confecciona un acta indicando las clínicas realizadas junto con el cuadro de las empresas asistentes y la fecha en que asistió PROCESO DE RECEPCIÓN DE PROPUESTAS RECEPCIÓN DE PROPUESTA Se confecciona un resumen de cómo se efectuó el cierre y se confecciona un cuadro con el código otorgado, nombre de la empresa y titulo del proyecto RESOLUCIÓN DEL COMITÉ EVALUADOR Se confecciona una Resolución donde se detalle todos los evaluadores a participar en las evaluaciones

12 PROCESO DE LAS PROPUESTAS FORMULARIO DE PROPUESTA: Se imprime la propuesta con todos sus anexos HOJA DE VIDA DE LOS EVALUADORES: Se imprime el currículos de los evaluadores que participaron solo en la propuesta avalada FORMULARIO DE PROPUESTA Se imprime toda la propuesta enviada por el beneficiario junto con sus anexos. FORMULARIO DE EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA: Se imprime el formulario enviado por los evaluadores con la puntuación y comentarios de la propuesta.

13 ACTA DE CIERRE DEL PERIODO: se resumen todo el proceso de cierre creando una lista de los proyectos avalados, no avalados y empate RESOLUCIÓN DE AVALADAS -Copia de la convocatoria en WEB y detalle del listado de propuestas avaladas - Lista de los proyectos avalados por código - Resolución de la avalada PROCESO DEL FORO LISTA PRIORIZADA Sale del Foro y se le presenta al Secretario Nacional con toda la información de cada uno de los proyectos para su aprobación FORO Se realiza en presencia o vía digital donde están presente todos los evaluadores y se discuten los proyectos avalados para darle una nueva calificación y crear la lista priorizada. Se realiza un acta donde se detalla lo expresado por cada uno de los proyectos.

14