MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE CARTERA

Transcripción

1 1 / 25 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE NOMBRE: DEISSY ALARCON NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL NOMBRE: MARÍA DEL PILAR GALAR CHEDIAK CARGO: JEFE DE CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: FECHA: FECHA: ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

2 2 / GENERALIDADES 1.1. INTRODUCCIÓN El departamento de cartera hace parte del organigrama financiero de la Universidad La Gran Colombia y es un proceso de apoyo administrativo OBJETIVO DEL MANUAL El manual busca definir el proceso y procedimientos propios del Departamento de Cartera 1.3. ALCANCE DEL MANUAL Los procedimientos planteados a continuación, aplican para el Departamento de Cartera de la Universidad La Gran Colombia de Bogotá D.C.

3 2. PROCESOS DEPARTAMENTO DE UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA 3 / 25 El departamento de cartera tiene relación directa con los estudiantes y los pertinentes tramites de pago de semestres tanto de forma directa o por intermediarios financieros, dentro de la relación de procesos prima la atención al cliente, apartando este factor los procesos son netamente financieros apoyados en herramientas tecnológicas y manuales con el fin de suplir las necesidades de la comunidad gran colombiana ATENCIÓN AL CLIENTE El departamento de cartera de la Universidad La Gran Colombia esta directamente relacionado con la atención a estudiantes en un horario continúo dentro del cual realiza los siguientes procesos: Solución de dudas a los estudiantes. Recepción y verificación de documentos relacionados con los procesos de crédito e información financiera. Verificación de estados de cartera por cada estudiante según solicitud en los sistemas Cartera - Iceberg. Liquidación de las cuotas de cartera otorgada antes del segundo periodo académico del año 2015 y sus respectivos intereses por mora ELABORACIÓN CRONOGRAMA Cada semestre el Departamento de Cartera elabora el cronograma de actividades en el cual se reflejan fechas de pago, procesos y procedimientos a realizar por los estudiantes para los diferentes tipos de pago de matricula. Alterno a esto también se establecen las fechas para procesos posteriores a las matriculas de los estudiantes tales como: Créditos adicionales Retiros Devoluciones Cambio de matriculas completas a medias Aplazamientos 2.3. PARAMETRIZACIÓN Y CREACIÓN DE MATRICULAS El Departamento de Cartera se encarga de la parametrización y del proceso de emisión y publicación de las órdenes de pago semestrales de los programas de pregrado y postgrado, dicho proceso se realiza haciendo uso de la integración existente entre el Sistema Académico UXXI y el Sistema Financiero Iceberg PARAMETRIZACIÓN Previamente al inicio de la temporada de pagos de cada periodo académico, el Departamento de Cartera se encarga de parametrizar de manera individual los valores de los productos financieros utilizados, teniendo en cuenta la equivalencia de estos con los diferentes programas académicos de pregrado y postgrado, al igual que la correlación de los productos de matrícula completa y media matricula. Durante este proceso se establecen las fechas de pago al igual que los porcentajes de descuento por pronto pago y recargo, según está contemplado en el calendario institucional y reglamento estudiantil. El proceso de parametrización anteriormente nombrado se realiza directamente en el Sistema Financiero Iceberg. Pasó a paso: 1. Creación del periodo académico. 2. Verificación de las equivalencias de los productos de pago de matrícula completa y media matricula. 3. Creación de la correspondiente lista de precios de matrícula completa y media matricula. 4. Creación de los periodos de facturación y porcentajes aplicables. 5. Asociación de los periodos de pago de manera individual a los productos de matrícula por centro de costo y programa académico.

4 2.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO PARAMETRIZACIÓN Y CREACIÓN DE MATRICULAS 4 / 25 PARAMETRIZACIÓN Y CREACIÓN DE MATRÍCULAS INICIO CREACIÓN DEL PERIODO ACADÉMICO VERIFICACIÓN DE EQUIVALENCIAS DE MATRICULA COMPLETA Y MEDIA MATRICULA CREACIÓN LISTA DE PRECIOS MATRICULA COMPLETA Y MEDIA MATRICULA CREACIÓN PERIODO DE FACTURACIÓN Y PORCENTAJES ASOCIACIÓN PERIODOS DE PAGO INDIVIDUAL POR CENTRO DE COSTO FIN CREACIÓN DE MATRICULAS Posterior a la parametrización de los valores de matrícula en el Sistema Financiero Iceberg y la publicación de asignaturas en los diferentes planes académicos por parte de las Secretarias Académicas en el Sistema UXXI, se procede a crear de manera masiva las órdenes de pago de los estudiantes antiguos de pregrado y postgrado, en el Sistema Académico UXXI, dicho proceso se realiza por cada plan, Facultad y periodo designado únicamente para estudiantes Antiguos. El proceso de generación de órdenes de pago de estudiantes Nuevos, Reingresos y transferencias se realiza directamente en la integración de los sistemas académico y financiero una vez el estudiante es admitido por el Departamento de Admisiones. Pasó a paso 1. Ingreso al sistema UXXI 2. Pantalla Matricula 3. En el menú Matricula 4. Sub Menú Prematricula 5. Prematricula masiva 6. Generar el proceso por cada plan, Facultad y periodo designado únicamente para estudiantes Antiguos.

5 5 / 25. Retorno a la pantalla inicial del sistema UXXI 8. Pantalla Gestión Económica 9. En el menú recibos 10. Sub menú Integración con el sistema de financiación externo 11. Procesar las ordenes generadas para el plan y periodo designado 12. Verificar la generación correcta de las órdenes de pago en el sistema financiero Iceberg Las órdenes de pago generadas en este proceso son visualizadas por el estudiante directamente en el perfil académico DIAGRAMA DE FLUJO CREACIÓN DE MATRICULAS

6 6 / 25 CREACIÓN DE MATRICULAS INICIO INGRESO AL SISTEMA UXXI PANTALLA MATRICULA MENÚ MATRICULA SUBMENÚ MATRICULA PREMATRICULA MASIVA GENERAR EL PROCESO POR CADA PLAN RETORNO A LA PANTALLA INCIAL UXXI PANTALLA GESTIÓN ECONÓMICA MENÚ RECIBOS SUB MENÚ INTEGRACIÓN PROCESAR LAS ORDENES VERIFICACIÓN ORDENES DE PAGO ICEBERG FIN

7 2.4. INGRESO Y LEGALIZACIÓN DE PAGOS UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA / 25 El proceso general de pago de los estudiantes tiene una incidencia directa con el Departamento de Cartera ya sea por pagos en efectivo, créditos, apoyo financiero y/o descuentos, ya que dentro del Departamento se procede a matricular y registrar los ingresos provenientes de los estudiantes en su totalidad APLICACIÓN DE DESCUENTOS Pasó a paso La Universidad maneja diferentes convenios con entidades las cuales fijan los requisitos que deben cumplir los estudiantes que tienen derecho a hacerlo efectivo. Los requisitos generales para poder tramitar un descuento son: Presentar certificación de pertenecía a la entidad que avala el descuento. Cumplir con los requisitos mínimos establecidos. (Promedio de 4.0 del semestre académico anterior y cumplir la continuidad de solicitud dependiendo del convenio) Aplicar el descuento desde el primer semestre de la carrera (Según sea requerimiento del convenio) El proceso a desarrollar para la aplicación de un descuento al estudiante posterior a la verificación de la documentación soporte y del descuento, es la generación de dicho descuento en el Sistema Financiero Iceberg, con el documento, Solicitud de nota, asignando a esta el convenio al cual aplica (Concepto causa) y el porcentaje del descuento, posterior a la aprobación de este documento se procede a emitir nuevamente la orden de pago desde el Sistema Financiero Iceberg, la cual se verá reflejada directamente en el Sistema Académico UXXI. 1. En el sistema Iceberg 2. Ruta: Administración Financiera Cuentas por cobrar Cartera Comercial Solicitud nota 3. Asignar la información del estudiante y el periodo académico al cual se aplica el descuento 4. Asignar el tipo de convenio al cual se aplica el descuento 5. Asignar la fuente función del concepto de descuento 6. Asignar el tiempo de diferido contable del descuento. Asignar el porcentaje del descuento 8. Detallar el concepto del descuento 9. Aprobar la solicitud nota. 10. La remisión de la orden de pago se genera en la ruta: Administración Financiera Cuentas por cobrar Liquidación de facturas Ordenes 11. Se busca la orden de pago del estudiante teniendo en cuenta el periodo 12. Se asigna un grupo de vencimiento sin descuento de pronto pago 13. Se guardan los registros modificados 14. Se genera nuevamente la orden con la fecha de liquidación de matrícula ordinaria.

8 8 / DIAGRAMA DE FLUJO APLICACIÓN DE DESCUENTOS APLICACIÓN DE DESCUENTOS INICIO SISTEMA ICEBERG RUTA ADMINSITRACIÓN FINANCIERA CUENTAS POR COBRAR COMERCIAL SOLICITUD NOTA ASIGNAR INFORMACIÓN DEL ESTUDIANTE Y EL PERIODO ACADÉMICO ASIGNAR EL TIPO DE CONVENIO ASIGNAR LA FUENTE FUNCIÓN DEL CONCEPTO DESCUENTO ASIGNAR TIEMPO DIFERIDO CONTABLE DE DESCUENTO ASIGNAR EL PORCENTAJE DE DESCUENTO DETALLAR EL CONCEPTO DE DESCUENTO APROBAR LA SOLICITUD DE NOTA R DE LA ORDEN DE PAGO ADMINISTRACIÓN FINANCIERA CUENTAS POR COBRAR LIQUIDACIÓN DE FACTURA ORDENES BUSQUEDA DE ORDENES DE PAGO ASIGNACIÓN DE GRUPO DE VENCIMIENTO SIN DESCUENTO DE PRONTO PAGO GUARDAR REGISTROS MODIFICADOS GENERACIÓN DE ORDEN CON FECHA DE MATRICULA ORDINARIA FIN

9 9 / INGRESOS PAGO MATRICULA EN EFECTIVO Los ingresos realizados por los estudiantes de pregrado y postgrado de forma directa en el banco con el cual se mantiene convenio son consultables a través de internet (documentaweb.setecsa.com/recaudos/) se genera la consulta por fechas y se descarga el archivo plano el cual se modifica de forma manual teniendo en cuenta los requerimientos del sistema financiero Iceberg, posterior a esto se procede a realizar el cargue del archivo plano al sistema Iceberg para que este registre los ingresos percibidos y liquide las órdenes de pago asociadas en el archivo. Este proceso se realiza sobre los pagos realizados por los estudiantes con los formatos de consignación que cuentan con código de barras, de igual manera se realiza la pertinente verificación del registro de dichos pagos desde la ventana de resultado del proceso que permite el Sistema Iceberg. Pasó a paso 1. Ingresar al portal web de G4S documentaweb.setecsa.com/recaudos/ 2. Consultar la información bancaria del día a procesar. 3. Descargar el archivo plano de las transacciones realizadas. 4. Preparar la información según los requerimientos del Sistema Iceberg 5. Guardar el archivo modificado en el directorio de cargues. 6. En el sistema Iceberg, cargar el archivo plano en la ruta: Administración Financiera General Cargue de archivos Cargue de archivos. Diligenciar el documento de cargue con la información bancaria correspondiente al tipo de cargue. 8. Especificar la ubicación del archivo plano en el directorio de búsqueda de Iceberg para que este lo cargue. 9. Posterior al cargue de la información ingresar a la ruta: Administración Financiera General Cargue de archivos Procesamiento de registros. En donde se busca el documento de cargue creado y se realiza el procesamiento de la información. 10. Finalizado el procesamiento de la información, se procede a verificar los resultados obtenidos.

10 10 / DIAGRAMA DE FLUJO INGRESO DE PAGO MATRICULA EN EFECTIVO

11 11 / 25 INGRESO PAGO DE MATRICULA EN EFECTIVO INICIO INGRESO AL PORTAL WEB G4S CONSULTAR LA INFORMACIÓN BANCARIA DESCARGUE DEL ARCHIVO PLANO PREPARAR LA INFORMACIÓN SEGÚN LOS REQUERIMIENTOS GUARDAR EL ARCHIVO MODIFICADO SISTEMA ICEBERG ADMINISTRACIÓN FINANCIERA GENERAL CARGUE DE ARCHIVOS CARGUE DE ARCHIVOS DILIGENCIAR EL DOCUMENTO DE CARGUE ESPECIFICAR LA UBICACIÓN DEL ARCHIVO PLANO INGRESAR A LA RUTA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA GENERAL CARGUE DE ARCHIVOS PROCESAMIENTO DE ARCHIVOS VERIFICACIÓN DE RESULTADOS OBTENIDOS FIN

12 12 / INGRESO PAGO MATRICULA CON ENTIDADES FINANCIERAS El ingreso de los pagos por medio de entidades de financieras con las cuales la Universidad mantiene convenio se realiza de igual forma que el cargue de ingresos bancarios referenciados, tomando como proveedor de la información los reportes diarios de giros realizados por las entidades a la Universidad, este proceso se realiza especificando el NIT de la entidad financiera a la cual se carga la cartera de los créditos otorgados, este proceso genera una nota crédito (Saldo a favor) a cabeza del estudiante directamente en el módulo de cartera. Entidad Concepto causa BANCO DE BOGOTA HELM BANK INVERSORA PICHINCHA FINCOMERCIO SUFI (BANCOLOMBIA) ENTIDAD NIT HELM BANK INVERSORA PICHINCHA FINCOMERCIO BANCO BOGOTA SUFI (BANCOLOMBIA) espues de este proceso, el Sistema Financiero Iceberg, esta configurado para cruzar las ordenes de pago que prsentan saldos a favor por la totalidad de estas, dicho proceso se realiza diariamente en horas de la noche, de igual manera el sistema permite que este proceso se realice de manera manual e individual por cada estudiante INGRESO PAGO MATRICULA CON TARJETA DEBITO O CRÉDITO El Departamento de Cartera, cuenta con la infraestructura para recibir el pago de matrícula u otros derechos pecuniarios con tarjetas débito o crédito, este proceso integra actividades de atención al público, al momento de recibir el pago en la ventanilla y actividades de registro de ingresos provenientes de la transacción. Pasó a paso: Atención al público 1. Recibir en la ventanilla el pago con tarjeta, verificando los valores a pagar y las fechas de vencimiento. 2. Confirmar la identidad del titular de la tarjeta, quien es la única persona que puede realizar la transacción. 3. Realizar la transacción con datafono siguiendo la información suministrada por el titular de la tarjeta. 4. Solicitar y verificar el diligenciamiento del soporte de la transacción por parte del titular de la tarjeta y del estudiante. 5. Sellar el recibo de consignación si el pago realizado es por la totalidad del valor a cancelar. 6. Remitir la documentación soporte para registro en el sistema. Registro en el Sistema Financiero. Verificar la documentación soporte del pago realizado. 8. Registrar en el Sistema Iceberg el pago realizado en la ruta: Administración Financiera Tesorería Ingresos Recibos de ingresos o Recibos de ingresos automáticos según sea el caso 9. Diligenciar el formato de ingreso con la información bancaria suministrada por los soportes físicos, liquidando directamente por referencia o por documento los rubros cancelados por el estudiante o asignando el correspondiente saldo a favor.

13 13 / DIAGRAMA DE FLUJO PAGO MATRICULA CON TARJETA DEBITO O CRÉDITO INGRESO PAGO MATRICULA CON TARJETA DEBITO O CRÉDITO INICIO RECIBIR EN VENTANILLA PAGO CON TARJETA CONFIRMAR IDENTIDAD DEL TITULAR REALIZAR LA TRANSACCIÓN CON DATAFONO SOLICITAR Y VERIFICAR EL DILIGENCIAMIENTO SELLAR EL RECIBO DE CONSIGNACIÓN REMITIR LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE VERIFICAR LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE REGISTRAR EN EL ICEBERG EL PAGO ADMINISTRACIÓN FINANCIERA TESORERÍA INGRESOS RECIBOS DE INGRESOS DILIGENCIAR EL FORMATO DE INGRESO FIN

14 14 / INGRESO PAGO MATRICULA CON CREDITO ICETEX Proceso estudiantes nuevos: El estudiante ingresa el crédito en el aplicativo del ICETEX, con toda la información deudor solidario y beneficiario para que sea estudiado y aprobado por parte del ICETEX, luego de ser aprobado dicho crédito deben traer los documentos solicitados por dicha entidad en una carpeta tamaño oficio para ser revisada y verificada y así poder entregar garantías (Pagare y Carta de Instrucciones) los cuales deben regresar antes de los 25 días que les dan, posterior a este proceso se envía por el aplicativo ENVIÓ A CUSTODIA la certificación de las carpetas completas para enviarlas por la empresa de mensajería encargada por el ICETEX. Aprobado el crédito, se realiza la nota crédito incluyendo el crédito ICETEX, para que cancelen los costos o el % de acuerdo al crédito que tramito (MODALIDAD TU ELIJES O FONDOS) y se vea reflejado en la orden de matrícula Para los estudiantes con crédito antiguo, el ICETEX da fechas para que puedan actualizar datos por la página del ICETEX, que posterior entregan en cartera con el registro de las materias del periodo a cursar y la orden de pago, con un promedio mínimo exigible por la universidad de 3.6, con estos documentos se procede a RENOVAR el crédito, entregándole al estudiante el soporte de dicha renovación; El estudiante debe descargar el nuevo recibo de pago por el perfil de estudiante, posterior al procesamiento la nota crédito correspondiente en el sistema de información financiero ICEBERG, para que se refleje el nuevo valor ya sea el porcentaje o los costos, que deban cancelar. Cuando el ICETEX procede a girar dichos créditos nuevos o Renovaciones, lo hacen por medio de resoluciones que se reflejan en el aplicativo del ICETEX como GIROS INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR, se deben imprimir, los cuales se descargan en el sistema de información financiero ICEBERG para su posterior contabilización. El descargue se realiza de la siguiente manera: se realiza un recibo de caja, con cliente ICETEX, la fecha de giro, el descargue de la nota debito creada en un principio como deuda al ICETEX y el pago con el valor de la consignación realizada ya descontando el fondo de sostenibilidad que le hace el ICETEX a la universidad al momento del desembolso. (para el fondo de sostenibilidad se realiza una NOTA CRÉDITO con concepto causa para hacer el respectivo descuento). Esto se hace mensualmente. Finalizando los semestres se debe realizar la conciliación al ICETEX de los estudiantes que realización renovación y nuevos, para informar si aplazaron, desertaron, o les fue girado el crédito para los periodos actuales, según manual que envía el ICETEX semestralmente para la elaboración de este proceso. Anualmente se realiza una matriz al ICETEX donde se informa todas las novedades que hubo durante el año de los estudiantes, como son: promedios bajos, que se hizo como incentivo para que los estudiantes suban los promedios, deserción de estudiantes con el crédito, la forma en que se dio publicidad para los créditos, informe sobre el llamado a los morosos para que cancelen las cuotas atrasadas, informe sobre el cambio de personal (si lo hubo), concerniente a ICETEX DESCARGUE PAGO PLANILLAS CREDITO ICETEX Por la página se descargan las resoluciones del ICETEX en donde informan el pago de los giros a la universidad, se validan en contabilidad los pagos para poder Ingresar al programa ICEBERG y descargarlas de la siguiente manera: ingresamos al programa, desplegamos menú, cuentas por cobrar, tesorería. Ingresos, recibos de ingresos. Procedemos a incluir los datos para el descargue de la deuda ORG. 1, caja 11, fecha del desembolso, cliente (NIT ICETEX), el periodo al que se le va a aplicar dicho pago, el detalle para saber que se esta descargando (Resolución), luego damos clic en pagos ingresamos el valor y el banco en el que esta afectando el pago F10 para grabar y luego damos clic en documentos, nos despliega todos los códigos de los estudiantes a quien al comienzo se les ingreso la deuda y buscamos uno a uno según la información de la resolución asi quedara descargada la deuda de la entidad. Si el ICETEX no llegara a girar al estudiante, se procede a hacer un traslado de deuda del Icetex al cliente para que el estudiante asuma la deuda FONDO NACIONAL DEL AHORRO

15 15 / 25 El estudiante debe presentar en el Departamento de Cartera el formato correspondiente al giro realizado por el Fondo Nacional del Ahorro, dicho formato debe estar validado por contabilidad, debe anexar a la documentación la orden de matrícula para realizar el proceso de descargue del fondo nacional del ahorro en el Sistema Financiero Iceberg Registro del ingreso proveniente del Fondo Nacional del Ahorro Recibida la documentación proporcionada por el estudiante, se procede a verificar que los valores cancelados correspondan al estudiante y a los valores de matrícula, posterior a esta revisión se procede a registrar el registro del ingreso bancario realizado por el Fondo Nacional del Ahorro, creando un documento de recibo de caja de manera similar al registro de los ingresos percibidos por tarjeta, dicho registro se realiza a nombre del Fondo Nacional del Ahorro, utilizando el correspondiente concepto de ingreso definido por el Departamento de Contabilidad Posterior al registro del ingreso percibido se procede a realizar un documento nota crédito la cual se crea al estudiante beneficiado, dicho documento se realiza utilizando la información del giro y utilizando el concepto causa perteneciente al Fondo Nacional del Ahorro. El Sistema Financiero Iceberg, se encarga de cruzar la información suministrada entre los terceros del Fondo Nacional del Ahorro y el estudiante con la finalidad de que el saldo a favor creado sea aplicable al documento que el estudiante cancelo PAGOS EN LÍNEA Pasó a paso La Universidad ofrece a sus estudiantes la posibilidad de realizar el pago de su matrícula a través del botón de pagos en línea el cual se encuentra ubicado en la página principal de la Universidad y cuenta con las medidas de seguridad propias para este proceso, posterior a la realización del pago el Departamento de Cartera procede a realizar el registro del pago de forma similar al registro de pagos con tarjeta, teniendo como proveedor de la información a la empresa Avisor Technologies. 1. Descargue del reporte de transacciones desde el portal de clientes de Avisor. 2. Registro individual de las transacciones realizadas, generando un documento de recibo de caja. Ruta: Administración Financiera Tesorería Ingresos Recibo de ingreso automático. 3. Verificación del saldo a favor a nombre del estudiante y su respectivo cruce con los conceptos cancelados DIAGRAMA DE FLUJO PAGOS EN LÍNEA

16 16 / 25 PAGOS EN LINEA INICIO DESCARGUE DEL REPORTE DE TRANSACCIONES REGISTRO INDIVIDUAL DE LAS TRANSACCIONES ADMINISTRACIÓN FINANCIERA TESORERÍA INGRESOS RECIBOS DE INGRESOS AUTOMÁTICO VERIFICACIÓN DEL SALDO A FAVOR DEL NOMBRE DEL ESTUDIANTE FIN LIBRANZAS Pasó a paso El documento de libranza es utilizado únicamente por los funcionarios de la Universidad para cancelar conceptos académicos. El funcionario debe solicitar en el departamento de Desarrollo Humano, el inicio del proceso y aprobación de libranza. Posterior a esto debe acercarse al Departamento de Cartera con la documentación debidamente firmada para realizar el trámite correspondiente. Dicha documentación será enviada para que sea firmada División Financiera y la jefatura del Departamento de Cartera. El proceso para realizar el descargue de la libranza en el sistema de información financiero se realiza directamente con el documento de Solicitud Nota. 1. Realizar el documento de Solicitud Nota, de forma similar al proceso de descuento. 2. En el Sistema Iceberg Ruta: Administración Financiera Cuentas por cobrar Cartera Comercial Solicitud nota 3. Asignar la información del estudiante y el periodo académico al cual se aplica la libranza

17 1 / Asignar la fuente función del concepto de libranza 5. Asignar el tiempo de diferido contable de libranza 6. Asignar el valor de la libranza. Detallar el concepto de la libranza 8. Aprobar la solicitud nota. 9. La reemisión o liquidación de la orden de pago se genera en la ruta: Administración Financiera Cuentas por cobrar Liquidación de facturas Ordenes 10. Se busca la orden de pago del estudiante teniendo en cuenta el periodo 11. Se genera nuevamente la orden con la fecha de liquidación de matrícula ordinaria o se procede a liquidar de forma manual la orden de pago si el valor de la libranza es igual al valor total del documento pagado DIAGRAMA DE FLUJO LIBRANZAS

18 18 / 25 LIBRANZAS INICIO REALIZAR EL DOCUMENTO DE SOLICITUD EN EL ICEBERG ADMINISTRACIÓN FINANCIERA CUENTAS POR COBRAR COMERCIAL SOLICITUD NOTA ASIGNAR LA INFORMACIÓN DEL ESTUDIANTE Y EL PERIODO ACADEMICO ASIGNAR LA FUENTE FUNCIÓN CONCEPTO DE LIBRANZA ASIGNAR EL TIEMPO DE DIFERIDO CONTABLE DE LIBRANZA ASIGNAR EL VALOR DE LA LIBRANZA DETALLAR EL CONCEPTO DE LA LIBRANZA APROBAR LA SOLICITUD R O LIQUIDACIÓN DE ORDEN DE PAGO ADMINISTRACIÓN FINANCIERA CUENTAS POR COBRAR LIQUIDACIÓN DE FACTURAS ORDENES BUSCAR ORDEN DE PAGO DE LOS ESTUDIANTES GENERAR NUEVAMENTE LA ORDEN FIN

19 19 / INGRESO PAGO MATRICULA CON CREDITO CREDICHEQUE Pasó a paso La Universidad ofrece a sus estudiantes la opción de pago de hasta el setenta por ciento de matrícula a través de crédito con cheques los cuales son avalados por la entidad designada según contrato, para este proceso, el estudiante debe diligenciar el formato de solicitud del crédito, el cual es establecido por la entidad avaladora, adjuntando los documentos requeridos por la misma entidad, finalizado este proceso se procede a validar los títulos valores vía teléfono, posterior a la aprobación del crédito se solicita al titular de la chequera que diligencie los cheques y se procede a registrar en el sistema financiero Iceberg el crédito con la finalidad de emitir la nueva orden de pago por el valor correspondiente al pago en efectivo con la cual el estudiante puede realizar el pago de su matrícula directamente en el banco. En algunos casos se puede llegar a entregar una consignación hecha a mano sobre papelería pre impreso al estudiante para que cancele el monto en efectivo en el banco teniendo en cuenta la fecha de solicitud del crédito y la cantidad de créditos otorgados. 1. Registro en el sistema financiero del crédito con cheques 2. Ruta: Administración Financiera Créditos Definición del crédito 3. Se diligencia el documento de credito con la información de estudiante y el codeudor al igual que la información del monto otorgado el cual fue avalado por la entidad encargada. 4. Se establecen los números de cheques, valores y fechas del plan de pagos. 5. Se aprueba el documento a la espera del pago del restante de matrícula por parte del estudiante. Mensualmente el Departamento de Cartera consignara los cheques en la cuenta designada para el proceso y registrara el ingreso de estos en el sistema financiero extinguiendo de esta manera la deuda del estudiante, si se llegase a presentar inconvenientes con la cobranza del cheque este será remitido a la entidad avaladora para que este realice el proceso de cobranza DIAGRAMA DE FLUJO INGRESO PAGO MATRICULA CON CRÉDITO CREDICHEQUE

20 20 / 25 INGRESO PAGO MATRICULA CON CRÉDITO CREDICHEQUE INICIO REGISTRO EN EL SISTEMA FINANCIERO DEL CRÉDITO CON CHEQUES RUTA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA CRÉDITOS DEFINICIÓN DEL CREDITO DILIGENCIAMIENTO DEL DOCUMENTO DE CREDITO ESTABLECER NUMERO DE CHEQUES SE PRUEBA EL DOCUMENTO A LA ESPERA DEL PAGO RESTANTE FIN REGISTRO DE INGRESOS BANCARIOS DIARIOS Los ingresos bancarios diarios, son cruzados, catalogados y registrados en su totalidad por Sección Cartera, utilizando la información obtenida de la web (documentaweb.setecsa.com/recaudos/), posterior a esto se procede a realizar el registro manual de los ingresos bancarios diarios por cada una de los conceptos que se manejan. Este proceso registra en el sistema financiero la totalidad de los ingresos correspondientes a las cuentas principales de los convenios haciendo uso del documento de recibo de caja, dicho procedimiento es similar al proceso de registro de ingresos con tarjeras, utilizando la modalidad de consignación bancaria en el detalle del pago. 1. Verificar la información soporte del pago realizado. 2. Registrar en el Sistema Iceberg el pago realizado en la ruta: Administración Financiera Tesorería Ingresos Recibos de ingresos o Recibos de ingresos automáticos según sea el caso 3. Diligenciar el formato de ingreso con la información bancaria suministrada el portal web, liquidando directamente por referencia o por documento los rubros cancelados por el estudiante o asignando el correspondiente saldo a favor DIAGRAMA DE FLUJO REGISTRO DE INGRESOS BANCARIOS DIARIOS

21 21 / 25 INGRESO PAGO MATRICULA CON CRÉDITO CREDICHEQUE INICIO REGISTRO EN EL SISTEMA FINANCIERO DEL CRÉDITO CON CHEQUES RUTA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA CRÉDITOS DEFINICIÓN DEL CREDITO DILIGENCIAMIENTO DEL DOCUMENTO DE CREDITO ESTABLECER NUMERO DE CHEQUES SE PRUEBA EL DOCUMENTO A LA ESPERA DEL PAGO RESTANTE FIN ELABORACIÓN DE CONSIGNACIONES Los documentos que la universidad expide a los estudiantes tienen un valor de acuerdo a los derechos pecuniarios establecidos para esto es necesario cancelarlo por medio de una consignación bancaria con el membrete y el número de cuenta correspondiente a la Universidad La Gran Colombia, los documentos y los valores establecidos para el año en curso, al igual que las consignaciones por otros conceptos son emitidas automáticamente por el Sistema Académico UXXI las cuales pueden imprimir los estudiantes que no presenten deudas desde su perfil académico ELABORACIÓN PAZ Y SALVO Y CERTIFICACIONES FINANCIERAS Una vez el estudiante ha radicado los documentos necesarios y realizado el pago de los derechos pecuniarios, en la oficina del Departamento de Cartera, para cada uno de los conceptos de paz y salvo, se le realiza una exhaustiva revisión, posteriormente se procede a elaborar el documento de paz y salvo el cual se firma por la Jefe De Cartera y en el caso de

22 22 / 25 paz y salvo de grado se registra también la firma de la Directora Financiera. Los paz y salvos se clasifican de la siguiente manera: GRADO Esta modalidad de Paz y Salvo solamente necesita de la carta de solicitud de la facultad dirigida al Departamento de Cartera especificando que es para grado, los semestres cursados y los semestres no cursados. Este documento se elabora especificando los datos anteriormente citados y se acompaña por la firma del jefe del Departamento de Cartera y el Director de la División Financiera. REINGRESO Esta modalidad de Paz y Salvo debe ser solicitada por el estudiante directamente luego de pagar los costos de reingreso. El funcionario de cartera se encargara de verificar los periodos cursados y su respectivo pago. Este documento se elabora especificando los datos anteriormente citados y se acompaña por la firma de la jefe del Departamento de Cartera. RETIRO DE DOCUMENTOS Esta modalidad de Paz y Salvo debe estar acompañada por la carta de solicitud de la facultad dirigida al Departamento de Cartera especificando que es para retiro de documentos dentro del concepto. Este documento se elabora especificando los datos anteriormente citados y se acompaña por la firma del jefe del Departamento de Cartera. CURSOS DE ACTUALIZACIÓN Esta modalidad de Paz y Salvo debe estar acompañada por la carta de solicitud de la facultad dirigida al Departamento de Cartera especificando que es para curso de actualización dentro del concepto. Este documento se elabora especificando los datos anteriormente citados y se acompaña por la firma de la jefe del Departamento de Cartera. El documento de paz y salvo es generado desde el sistema a través del IRS desde la opción ICEBERG-CC, CCJ-PAZ Y SALVO, enseguida se digita el código del estudiante, motivo del paz y salvo, se responde si es o no para grado y por ultimo el nombre del funcionario que crea el paz y salvo, el tiempo de respuesta de este proceso es de un día hábil CONSIGNACIÓN DE CHEQUES Consecuente al proceso de crédito por medio de cheques posfechados (Credicheque) el Departamento de Cartera elabora las consignaciones para así cobrar dicha cuota, si el cheque es devuelto por la entidad bancaria este es enviado a la empresa avaladora para que esta entidad que dio el aval en el momento del crédito realice la gestión de cobro DEVOLUCIONES Las devoluciones se utilizan para los retiros y medias matriculas cuando han cancelado matriculas completas; el estudiante tiene que hacer el proceso pasando una carta a la faculta de la faculta la remiten a división financiera en financiera autorizan la devolución del porcentaje que se autoriza para devolución o aplicación para el siguiente semestre una vez hayan ratificado la devolución o aplicación empieza el proceso de hacer la reversión el sistema de iceberg para que así se pueda enviarle el correo al estudiante para que se le haga efectivo el trámite que es el siguiente: Se ingresa al sistema de iceberg desplegando el menú de cartera comercial, se crea el documento nota crédito ingresando los datos solicitados por el sistema: org 1, en concepto causa ,en cliente el código del estudiante, en la fecha le colocamos la fecha del memorando de la facultad, el periodo que está aplazando, en fondofuente/función, en inicio de diferido se asigna la fecha en la que fue procesada la matricula, en descripción se detalla lo autorizando por División Financiera, en valor el porcentaje a devolver, se guarda el registro y se confirma el documento. Posterior a esto se imprime desde la pantalla del Icebert Reports Cerver (I.R.S.) el formulario de devolución el cual se anexa a los documentos soportes a la espera de la firma de autorización del estudiante para proceder a realizar el giro, posterior a esto se procede a notificar al estudiante vía correo electrónico. El giro a nombre del estudiante se realiza, creando una nota débito en la cual se ingresan los datos solicitados: org 1, en concepto

23 23 / 25 casusa , en cliente el código del estudiante, en fecha en la cual se está tramitando, en periodo el periodo que se le está devolviendo, en fondo 1- fuente función 21, y la descripción detallada del proceso se guarda el documento y se confirma. Este proceso está acompañado de la anulación de las asignaturas inscritas por el estudiante en el sistema académico UXXI, con la finalidad de que no se presenten inconvenientes en la hoja de vida del estudiante y se alimente la información de deserción. Para devolución de medias matriculas se realiza el mismo procedimiento de creación de documento de nota crédito y proceso de devolución por el valor correspondiente a media matricula, durante este proceso se verifica que el estudiante solo hubiese inscrito en su perfil académico hasta ocho créditos, durante el periodo en cuestión. Posterior al registro de las devoluciones en el sistema se procede a realizar el reporte de las transacciones las cual va acompañada por la documentación soporte de cada devolución, este archivo es enviando para su aprobación mediante firmas y su desembolso al estudiante APLICACIONES Consecuente al proceso de Devolución, en algunos casos la Dirección Financiera autoriza únicamente la aplicación del dinero cancelado por el estudiante, de igual manera el estudiante puede solicitar la aplicación del dinero. Para este proceso el Departamento de Cartera realiza las mismas actividades de la generación del saldo a favor, a la espera de que sea aplicado a un periodo futuro ESTUDIO Y ENVIÓ A COBRO JURÍDICO DE CRÉDITOS DIRECTOS CON LA UNIVERSIDAD Según determinación de la dirección, se selecciona la cartera a enviar para que se realice cobro jurídico por parte de la firma de abogados con quienes se pactara el convenio de representación y cobranza, determinada la cartera a envió esta es relacionada en un cuadro de información al cual se anexan los originales de los títulos valores a cobrar, a esta información se saca copia, las copias acompañan cada folio del estudiante con los documentos que anexo inicialmente al crédito. La relación de estudiantes firmada por la jefe de cartera y la directora financiera con sus respectivos soportes es entregada a la firma de abogados quienes firman el recibido e inician el proceso de cobro, la documentación obtenida de este proceso es archivada, y los ingresos devengados de este proceso son reconocidos en el sistema iceberg conforme se van presentando. DESARROLLO DE ACTIVIDADES No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES AUXILIAR DE AUXILIAR DE AUXILIAR DE AUXILIAR DE ABOGADO GESTIÓN COBRO JURÍDICO ABOGADO GESTIÓN COBRO JURÍDICO JEFE DE VERIFICA EL TIEMPO DE MORA: Directamente sobre el sistema iceberg realiza una consulta del saldo de cartera por cliente, en el cual se evidencia valores y fechas de vencimiento. INFORMA AL ESTUDIANTE LA MORA EXISTENTE: Gestión Persuasiva: Se establece comunicación con el cliente moroso vía correo electrónico. Cobro persuasivo. RELIQUIDACIÓN DE SALDO: Gestión Persuasiva: Si el estudiante se presenta a sección cartera con intensión de pago se realiza la reliquidación del saldo al día, más intereses de mora. En el caso de que el estudiante no se presente y/o no haya una intensión de pago se procede a bloquear la impresión de orden de matrícula para el siguiente período académico. RELACIÓN DE MOROSOS: Gestión Jurídica: Si se ha bloqueado el recibo de matrícula por dos periodos académicos, se realiza un listado de los clientes en estas condiciones y se remite a cobro jurídico. GESTIÓN DE COBRANZA: Siguiendo los conductos jurídicos se realiza la cobranza de cartera de manera directa con el cliente. REPORTE DE PAGO Y COBRANZAS: El abogado presenta el reporte de pago y cobranzas DESCARGUE EN EL SISTEMA: Se realiza el registro de los ingresos causados y reportados por el abogado a cargo del cobro jurídico.

24 24 / 25 DIAGRAMA DE FLUJO ESTUDIO Y ENVIÓ A COBRO JURÍDICO DE CRÉDITOS DIRECTOS CON LA UNIVERSIDAD Auxiliar de Cartera INICIO VERIFICA EL TIEMPO DE MORA INFORMA AL ESTUDIANTE LA MORA EXISTENTE RELIQUIDACIÓN DE SALDO RELACIÓN DE MOROSOS Abogado Gestión Cobro Jurídico GESTIÓN DE COBRANZA INFORMA AL ESTUDIANTE LA MORA EXISTENTE Jefe de Cartera DESCARGUE EN EL SISTEMA FIN INFORME TRIMESTRAL DE GESTIÓN DE : El proceso genera un informe que contiene valores a recaudar durante el período y los resultados obtenidos se presentan de la siguiente forma: Cartera vigente Cartera vencida Cartera en cobro jurídico Cartera con entidades financieras Este informe se presenta a la Vicerrectoría Administrativa con aval de la Dirección Financiera, para esto, es requisito que los saldos de los módulos de Contabilidad y Cartera no presenten diferencias. En el caso de encontrar diferencias se debe justificar la causal. DOCUMENTOS RELACIONADOS: - Acuerdo 004 del 04 de julio de 2010

25 25 / REGISTROS: 4. CONTROL DE CAMBIOS: No REV FECHA DESCRIPCION Emisión inicial 1 10/06/2011 Actualización por cambios en la forma de ejecutar los procedimientos (iceberg) 2 02/02/2012 A. Sistematización de emisión de paz y salvos financieros en el IRS B. Sistematización de emisión de talonarios de pensiones liceo Julio Cesar Garcia C. Sistematización de emisión de pagares por créditos directos de la UGC a estudiantes de pregrado y posgrados en el IRS. D. Sistematización de emisión de formularios para devoluciones y aplicaciones de saldos a favor de pregrado y posgrado en el IRS E. Emisión de marbetes para carpetas de créditos icetex a través del IRS F. Proceso de liquidación de matriculas en ceros Literal PROCESO MATRICULAS NUEVOS Y TRANSFERENCIAS Este proceso se realiza desde el sistema de información académico al momento de pasar el estudiante a estado ADMITIDO, el ICEBERG genera automáticamente la orden de matricula con sus respectivos costos, la cual puede ser impresa por el estudiante vía internet a través de la pagina de la universidad. 3 23/10/ /04/ /10/ /04/2014 LITERAL DESCARGUE PAGO PLANILLAS CREDITO ICETEX. Por la página se descargan las resoluciones del ICETEX en donde informan el pago de los giros a la universidad, se validan en contabilidad los pagos para poder Ingresar al programa ICEBERG y descargarlas de la siguiente manera: ingresamos al programa, desplegamos menú, cuentas por cobrar, tesorería. Ingresos, recibos de ingresos. Procedemos a incluir los datos para el descargue de la deuda ORG. 1, caja 11, fecha del desembolso, cliente (NIT ICETEX), el periodo al que se le va a aplicar dicho pago, el detalle para saber que se esta descargando (Resolución), luego damos clic en pagos ingresamos el valor y el banco en el que esta afectando el pago F10 para grabar y luego damos clic en documentos, nos despliega todos los códigos de los estudiantes a quien al comienzo se les ingreso la deuda y buscamos uno a uno según la información de la resolución así quedara descargada la deuda de la entidad. Si el ICETEX no llegara a girar al estudiante, se procede a hacer un traslado de deuda del Icetex al cliente para que el estudiante asuma la deuda LITERAL PROCESO CARGUE DE ARCHIVO ALUMNOS ANTIGUOS Y TRANSFERENCIAS INTERNAS. Se actualiza procedimiento acorde a la mejora en proceso de cargue a cual ya no necesita programas externos. LITERAL INGRESOS PAGO MATRICULA EN EFECTIVO (PREGRADO, POSGRADOS Y LICEO JULIO CESAR GARCIA). Actualización, nueva página web para consulta de ingresos diarios según nuevo convenio adelantado por el Banco Caja Social. LITERAL 1.9 CRUCE Y REGISTRO DE INGRESOS BANCARIOS DIARIOS Actualización de proceso detallado en nuevo numeral. LITERAL 1.10 RECIBOS DE CONSIGNACIÓN Actualización de procedimiento teniendo en cuenta las mejoras adelantadas para la impresión de recibos de consignación por otros conceptos. LITERAL 1.15 PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME. Se incluye los procedimientos conformes a producto no conforme. Se realiza actualización de los procesos de Sección Cartera, actualizando los numerales 1.6, 1.13, Al igual se agregan los numerales , los cuales faltaban de ser agregados por individual en el manual de procesos. Se registran las mejoras adelantadas en el proceso de créditos personales, el cual trata del cálculo y cobranza de la financiación del crédito de manera anticipada en el pago de la matrícula, al igual que los documentos necesarios para obtener el crédito. Numeral 2.16 ingreso pago matricula con crédito personal aut. Financiera o vicerrectoría (pregrado y posgrado). Se restructura el documento teniendo en cuenta la entrada en vigencia de la integración del Sistema Académico UXXI y el Sistema Financiero Iceberg, lo cual presenta cambios significativos en los diferentes procesos que se manejan, los numerales modificados son: 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5, 2.6, 2., 2.8, 2.9, 2.11, 2.12, 2.13, 2.14, Nuevos numerales 2.15, 2.16, 2.1, Se eliminan los numerales que tratan sobre crédito personal ya que dicho proceso ya no se maneja numeral Se elimina el numeral que trata sobre el cambio de estado a matriculado de los estudiantes, este proceso no se realiza gracias a la integración Numeral Se agrega el numeral 2.20 de aplicaciones.