MANUAL DE USUARIO DE SPA. 1. Qué es SPA?

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1 MANUAL DE USUARIO DE SPA 1. Qué es SPA? SPA, Servicio Plataforma Asesoría, es una plataforma online para Despachos y Asesorías que se adapta a cualquier tipo de cliente del Despacho, desde una pyme a una gran empresa, incluyendo a autónomos y profesionales. SPA es una plataforma online que permite a los Despachos disponer de una página web personalizada para gestionar de la manera más rápida, ágil y eficiente el intercambio y archivo de documentos contables, laborales y tributarios con sus clientes. Además, si sus clientes poseen aplicaciones Sage, podrá sincronizar automáticamente y descargar toda la información traducida en datos contables así como la gestión laboral. Sus clientes podrán emitir facturas y registrar gastos e ingresos y, accediendo a SPA, se contabilizarán directamente en su aplicación Sage, si ellos disponen de alguna de las siguientes soluciones Sage: ContaPlus 2010, ContaPlus 2011, FacturaPlus 2010, FacturaPlus 2011, Sage Profesional Class o Sage Profesional Class V5 o superior. Además SPA le permitirá sincronizar datos, realizar gestión laboral, gestión de compras y ventas online, intercambiar y gestionar documentos, y mantenerse en contacto con su cliente a través del chat bidireccional. Sincronización Asesor-Cliente SPA sincroniza la información contable, laboral y tributaria entre sus aplicaciones, de forma automática, sencilla y totalmente transparente, para aquellos clientes que ya disponen de aplicaciones Sage: ContaPlus 2010 o superior. FacturaPlus 2010 o superior NominaPlus 2011 y Sage Profesional Class V5 o superior. Podrán usar el servicio de Sincronización Asesor-Cliente que le permite disponer de toda la información de su cliente en tiempo real y, además podrá acceder a los datos directamente desde su aplicación. Evitando errores, duplicidad de datos y ahorrándote tiempo. Los datos se sincronizarán con aplicación del asesor: Sage Profesional Class V5 o superior Sage ContaPlus 2010 o superior. Manual de funcionamiento de SPA Página 1

2 2. Cómo activar SPA y dar de alta asesores y clientes Para empezar a utilizar la plataforma tiene que acceder a la siguiente página web: A continuación debe introducir su nombre de usuario y contraseña que le han sido proporcionados por Sage a través de correo electrónico. Una vez dentro, podrá configurar el acceso de los asesores y de sus clientes y asignarles las claves y contraseñas que considere. Los asesores y sus clientes podrán acceder desde el mismo link con el usuario y clave que les asigne. Para su comodidad, también recibirá un correo electrónico que puede usar como modelo para reenviarlo a sus clientes. Al entrar a SPA desde Class, accedemos al entorno del Asesor o del cliente según la clave, como somos asesores, entramos en el entorno asesor. Sabemos que estamos en el asesor porque aparece la pestaña Administración en rojo. Los campos o menús que estén en rojo, quiere decir que solo aparecen en el entorno asesor y no cliente. Desde el menú Administración aparecen todas las empresas asignadas, de forma que se visualiza la licencia que tienen, el nombre DNI y responsable, el asesor asignado, si hay ficheros descargados o pendientes, Babel Asesor y Usuario y si hay algún mensaje. De forma, que tengo una trazabilidad inmediata de cada una de las empresas clientes: Manual de funcionamiento de SPA Página 2

3 Si hago click en el botón Editar de la empresa, puedo: - Desactivar cliente : si quiero dar de baja a la empresa, por lo que no consumiría licencia. - Modificar cualquier dato de la empresa: Teléfono, Tipo de Producto (licencia), Nombre usuario, Contraseña de acceso a SPA, etc. Como asesor puedo: Ver todas las empresas asignadas, Crear nueva empresa, Ver todos mis Asesores y crear Nuevo Asesor, ya que soy una Asesor con permisos de Administración. De forma, que yo puedo dar permisos de asesor a un empleado de mi despacho para asignárselo a una empresa cliente. Manual de funcionamiento de SPA Página 3

4 Haciendo click en el asesor, accedo a su ficha y visualizo las empresas que tiene asignadas: Dar de alta una empresa Como asesor puedo dar de alta una empresa. Para asignarle el acceso y la contraseña a un cliente debe hacer click en Crear nueva empresa en la columna de la derecha del menú administración. A continuación rellene los datos de la empresa que desea activar, debe prestar especial atención a los campos de Asesor asignado, en el que puede elegir qué asesor va a trabajar con dicha empresa; y datos de acceso, donde tiene que introducir el correo electrónico de su cliente y asignarle una contraseña creada por usted. Además en el campo de Producto puede elegir qué tipo de servicio va a tener con su cliente: Sincronización de ficheros: permite sincronizar datos entre las aplicaciones del cliente y el asesor, siempre y cuando se disponga de alguna de las siguientes soluciones: ContaPlus 2010, ContaPlus 2011, FacturaPlus 2010, FacutaPlus 2011, Sage Profesional Class o Sage Profesional Class V5 o superior. Extranet contable: permite que los clientes del asesor accedan a herramientas de facturación y gestión de compras de y gastos. Manual de funcionamiento de SPA Página 4

5 Extranet laboral: le da acceso a los clientes a una aplicación web en la que sin conocimientos laborales registra todas las posibles incidencias laborales en sus aplicaciones Sage comunes (NominaPlus y Nomina Profesional Class) Extranet Completa: permite disponer de toda la funcionalidad completa, es decir, sincronización de ficheros, extranet contable y extranet laboral. Además todos ellos cuentan con chat e intercambio de ficheros. Si la empresa entra en su entorno con la clave que le ha proporcionado el asesor, entrará a este entorno, en donde no aparecerá la pestaña administración ni ningún campo en rojo. Tenemos la opción de elegir Utilizar IGIC para esta empresa en Extranet Contable. Esta opción disponible para empresas que tributan en el Impuesto General Indirecto Canario: Una vez seleccionada esta opción, Spa cambia su comportamiento para adaptarse a este tipo de tributo. De forma que desde la pestaña de Operaciones, se podrá trabajar con este impuesto, así a la hora de introducir mis gastos tendremos las opciones: Introducir facturas recibidas, Introducir facturas recibidas de la península (DUA), Impuestos y Seguros Sociales, Pago de las Cuotas de Renting y Pago de las Cuotas de Leasing. Así mismo, dentro de la opción de Impuestos y Seguros Sociales aparecerá el pago del Modelo 420 en vez del Modelo 303. Manual de funcionamiento de SPA Página 5

6 Desde la pestaña empresa tenemos el chat on line para todas las preguntas que el cliente le quiera realizar al asesor. La pestaña Operaciones aparecerá si la empresa se ha dado de alta como Extranet contable o como Extranet completa. Este módulo está diseñado para los clientes del despacho que no utilizan ninguna aplicación para la gestión de su negocio, lo perfiles típicos son autónomos o pequeñas empresas que usan Word o Excel para facturar. Funcionamiento Módulo Operaciones: El cliente del despacho se conecta a SPA y registra todos los ingresos y gastos relacionados con su negocio: emisión de facturas, facturas recibidas, tickets, cuotas de leasing, cuotas de renting, etc. SPA generará un fichero diario con los asientos contables de estas operaciones que ha registrado su cliente, de forma que después el asesor verifique esta información y lo incorpore directamente en su aplicación SAGE (esto se realizará a través del Exporter que se explicará desde el entorno del asesor). Podemos crear facturas: Podemos introducir gastos: SPA incorpora la gestión de términos para la detección automática en Exporter del asiento de gastos. Los términos que incluyamos en este apartado afectan a la búsqueda automática que realiza la herramienta Exporter para detectar el asiento de gastos más adecuado. La búsqueda se realiza sobre el campo descripción, de texto libre, de la operación de gastos Facturas recibidas. Manual de funcionamiento de SPA Página 6

7 En el caso de que el Despacho haya parametrizado en Exporter la opción de contrapartidas, siempre tendrán prioridad sobre los términos de búsqueda. Podemos introducir gastos y cobros: La pestaña Informes y Documentos aparece siempre, independientemente del módulo que tenga la empresa. Desde aquí se comparte documentación entre la empresa y su asesor, de forma que se gana en agilidad en el envío de los datos, así como servir de Gestión Documental. En rojo significa que es un documento subido por el asesor, en verde significa que quien ha subido ese documento es la empresa. Si hacemos click en el botón Ver como listado podemos ver los documentos en función del estado: Pendiente de descarga por el usuario, pendiente de descarga por el asesor, Descargado usuario ; para tener en todo momento una trazabilidad y visión real. Manual de funcionamiento de SPA Página 7

8 Funcionamiento Módulo extranet Laboral: La pestaña Gestión Laboral aparecerá si la empresa se ha dado de alta como Extranet laboral o como Extranet completa. En este módulo, el cliente del Despacho se conecta a SPA y registra las incidencias de sus trabajadores de forma simple. Cuando se han introducido todas las incidencias SPA generará un fichero que quedará pendiente de descargar por el asesor. El asesor entra en su aplicación SAGE de nóminas y descarga las incidencias introducidas por su cliente. Podemos dar de alta trabajadores: También podemos realizar la importación de trabajadores desde ficheros BABEL Laboral o ficheros XML generados desde Nómina Class, si el NIF del fichero BABEL no coincide con el NIF de la empresa de SPA, aparecerá un mensaje de error por pantalla. Así mismo, podemos Enviar información pendiente a mi asesor laboral, para enviar información laboral al despacho. Manual de funcionamiento de SPA Página 8

9 Podemos dar de alta incidencias laborales: Manual de funcionamiento de SPA Página 9

10 Podemos introducir Vacaciones, permisos y ausencias: La pestaña Babel aparece siempre, independientemente del módulo que tenga la empresa. Aparecerán las exportaciones que hemos realizado y el estado de las mismas: Pendiente del Asesor, pendiente del usuario, descargado por el asesor, descargado por el usuario. Si se ha activado en la empresa el módulo de sincronización, no aparecerán las pestañas Operaciones ni Gestión Laboral, será a través de la pestaña babel desde donde se transfieran los datos de las aplicaciones SAGE entre asesor y cliente. El cliente del despacho envía a SPA desde su aplicación, ContaPlus, FacturaPlus o Class, los ficheros que desea que su despacho procese. El despacho descarga desde su aplicación SAGE (Profesional Class o ContaPlus) los ficheros pendientes de procesar. El despacho procesa los ficheros y el resultado de los mismos; y los envía a SPA para que su cliente pueda consultarlos. Desde la pestaña Mi asesor aparece un histórico de todas las conversaciones mantenidas entre el asesor y el cliente: Manual de funcionamiento de SPA Página 10

11 Dar de alta a los asesores Para dar de alta a los asesores de su negocio debe hacer click en Nuevo Asesor en la columna de la derecha del menú administración. A continuación debe rellenar los datos del asesor que va a dar de alta prestando especial atención al campo de Datos de acceso, en el que debe asignar nombre de usuario y contraseña al asesor que está dando de alta. Manual de funcionamiento de SPA Página 11

12 Si desde el entorno del asesor me sitúo en la pestaña Empresa, los menús que aparecen en rojo solo aparecen en el entorno del asesor: Si me sitúo en la pestaña Informes y Documentos, visualizo los documentos que he subido como asesor (en rojo) y los documentos que ha subido mi cliente (aparecen en verde). También puedo filtrar por tipo y por año: En el caso de que mi cliente haya introducido datos contables al asesor le aparece la opción Exportar asientos a productos contables de SAGE. De forma de accederá a ventana del Exporter en donde introducirá su usuario y su clave, para: - Configurar las subcuentas - Generar los asientos contables - Exportar a aplicaciones SAGE (donde quedará almacenado en la pestaña Babel). Manual de funcionamiento de SPA Página 12

13 2 1 Manual de funcionamiento de SPA Página 13

14 1º Configuración de subcuentas de IVA, retenciones, nóminas y pago de impuestos: Manual de funcionamiento de SPA Página 14

15 2º Configuración de subcuentas: Clientes, Proveedores y Acreedores, Bancos y entidades. Propuesta de asientos y contrapartida. Tengo la opción de enviar todos los ficheros a un archivo babel para incorporarlo después en la aplicación SAGE de contabilidad. 3º Generación de los asientos. Manual de funcionamiento de SPA Página 15

16 4º Exportación al programa SAGE. En Babel se almacenan las exportaciones que he realizado desde el Exporter. Cómo utilizar SPA desde Profesional Class Si desean sincronizar los datos entre su cliente y usted en Profesional Class, debe configurar los datos de SPA en su propia aplicación Profesional Class y, para ello debe hacer click primero en Inicio - Empresas y datos generales - Administrador de la aplicación - Asistente de configuración. Le aparecerá la siguiente pantalla, en donde debe introducir su usuario y clave de asesor que le hemos proporcionado desde SAGE: Una vez realizado esto, podemos acceder directamente desde Opciones y después en Enlace SPA. Manual de funcionamiento de SPA Página 16

17 O bien, hacer click en el icono de acceso directo: Tenga en cuenta que para que usted acceda directamente a SPA, una vez haya introducido los datos desde el asistente de configuración, debe de coincidir el CIF de sus clientes dados de alta en SPA, con los CIF que se han introducido en Profesional Class para dichos clientes. Los clientes de la asesoría que tengan Logic Class deberán realizar el mismo proceso pero introduciendo el usuario y la clave que usted les ha asignado. En caso de que sus clientes dispongan de ContaPlus o FacturaPlus tienen que configurar en sus aplicaciones el acceso a SPA. - Importar desde Class: Para incorporar los datos en Sage Profesional Class desde SPA, nos situamos en la empresa correcta y se deberá hacer click en Gestión Interna - Babel - importación : Manual de funcionamiento de SPA Página 17

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20 Pulsamos el botón de aceptar para completar la importación : Manual de funcionamiento de SPA Página 20

21 - Exportar desde Class En el caso de los clientes que quieran exportar datos hacia su asesoría a través de SPA deberán hacer click en Gestión Interna - Babel - exportación : Aparecerá una ventana en donde se deberán seleccionar las empresas que se quieren exportar. Una vez seleccionadas las empresas a exportar, se pulsaría SIGUIENTE, y nos aparecería la siguiente ventana, en la que se elige la ruta de los ficheros a exportar, si la forma de exportación es Enviar a SPA, se activará el comando Enviar al en donde se elegirá si se envía al cliente o al asesor, así mismo, se debe indicar si al exportación es manual o automática. En Registro de importaciones y Registro de exportaciones podemos ver las importaciones/exportaciones que se han llevado a cabo, tanto de la información contable como de la información laboral. Manual de funcionamiento de SPA Página 21

22 Ayuda y servicio técnico Si necesita más información o acceso a formación online sobre el producto, puede encontrarla en la misma Web de SPA y en donde hemos preparado vídeos y documentación para que pueda formarse a su ritmo. Así mismo para cualquier consulta o duda, podrá acceder a los siguientes teléfonos de hotline según el mantenimiento de Profesional Class que tenga contratado: Exclusive: Premier: Avanzado: Códigos de acceso: Avanzado: 4650 Premier: 4750 Manual de funcionamiento de SPA Página 22

23 Como configurar SPA desde ContaPlus: Si desean sincronizar los datos entre su cliente y Asesor en ContaPlus, debe configurar los datos de SPA en su propia aplicación ContaPlus y, para ello debe hacer click primero en Datos de empresa - Datos Babel : - Para exportar los datos desde ContaPlus a SPA: Babel - Exportar - A SPA : Manual de funcionamiento de SPA Página 23

24 Desde ContaPlus puedo acceder a SPA para ver lo que hemos remitido: Si lo que quisiéramos fuese importar a ContaPlus, se accedería desde el mismo menú: Babel - Importar - Desde SPA : Manual de funcionamiento de SPA Página 24

25 Donde elijo recibir del Cliente o del Asesor, así como también puedo visualizar los que están Pendientes o ya Descargados: Ayuda y servicio técnico Si necesita más información o acceso a formación online sobre el producto, puede encontrarla en la misma Web de SPA y en donde hemos preparado vídeos y documentación para que pueda formarse a su ritmo. Así mismo para cualquier consulta o duda, podrá acceder a los siguientes teléfonos de hotline según el mantenimiento de ContaPlus Asesorías o NominaPlus Asesorías que tenga contratado: Exclusive: Premier: Avanzado: Sin contrato de mantenimiento en ContaPlus Asesorías o NominaPlus Asesorías: Manual de funcionamiento de SPA Página 25