PLAN ESTRATÉGICO OFICINA DE EXALUMNOS Recinto Universitario de Mayagüez

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1 E X A L U M N O S VISIÓN PLAN ESTRATÉGICO OFICINA DE EXALUMNOS Recinto Universitario de Mayagüez Servir como un ente de enlace de vida entre el Recinto Universitario de Mayagüez, sus egresados presentes y futuros, y el estudiantado, estimulándolos a colaborar para el logro de las metas y desarrollo de la institución para el beneficio de las futuras generaciones. MISIÓN Cultivar, mantener y fortalecer las relaciones entre el Recinto Universitario de Mayagüez y sus egresados colaborando en la consecución de los objetivos de la Institución: OBJETIVOS Promoviendo la comunicación y participación activa de éstos en el quehacer universitario Reconociendo y divulgando sus aportaciones a nuestra sociedad Fomentando el amor y compromiso hacia su Alma Máter Cultivar la responsabilidad filantrópica de donantes, exalumnos, estudiantes y sus padres a favor de la Universidad Establecer y mantener vínculos sostenidos con los egresados y estudiantes quienes, a su vez, tendrán el potencial de convertirse en futuros contribuyentes de la Universidad Promover sentido de pertenencia de los estudiantes con su Alma Máter Servir de enlace con las organizaciones de exalumnos Facilitar las operaciones de donativos y destacar las conveniencias añadidas que pueden reportar a los contribuyentes Este proyecto emblema de la Universidad de Puerto Rico supone acciones decididas en cuatro componentes: 1. Estructuración y seguimiento a la campaña anual de recaudación de fondos privados, y eventos especiales 2. Programa estructurado para la recaudación de fondos privados y generación de nuevas fuentes de ingresos para el Fondo Dotal y del Recinto (Fondo Dotal, Donativos Mayores y Legados) 3. Fortalecimiento de las infraestructuras administrativas y de servicios para cultivar la filantropía hacia la universidad y desarrollo de estrategias para establecer y mantener vías de comunicación con estudiantes, exalumnos y amigos de la institución; 4. Fortalecer la infraestructura jurídica de apoyo a la filantropía 1

2 ALINEAMIENTO CON PLAN ESTRATÉGICO DEL RECINTO UNIVERSITARIO DE MAYAGÜEZ He aquí los objetivos del plan, sus métricas, así como las funciones que impacta, alineados al Plan Estratégico del Recinto vigente. a. Institucionalizar una cultura de Planificación Estratégica y Avalúo La Oficina de Exalumnos cuenta con una plantilla de registro en línea de exalumnos que constituye la base de datos convirtiéndola en la herramienta principal de comunicación con los exalumnos. A través de ésta se cultiva, mantiene y fortalecen las relaciones entre el Recinto Universitario de Mayagüez y sus egresados invitándolos a colaborar en proyectos de la Institución con aportaciones y fomentando la participación activa en actividades. Para producir, mantener y desarrollar esta herramienta de trabajo la oficina deberá: 1. Contar con un formulario de solicitud con el fin de proveer información sobre la base de datos de exalumnos a los oficiales universitarios. 2. Una hoja de evaluación que se le someta al solicitante sobre el reporte de la base de datos entregado por la Oficina de Exalumnos, para propósitos de avalúo. Para cumplir con este objetivo de registro y reportes derivados de la base de datos se deberá: 1. Revisar y editar anualmente los campos de la base de datos añadiendo o eliminando campos para atemperarlos a las necesidades de información de la Institución. 2. Revisar periódicamente el contenido de la base de datos para corregir errores ortográficos, espacios en blanco e información de contacto incorrecta. 3. Actualizar anualmente el formulario de solicitud de información para facilitar la composición de los reportes con información específica de exalumnos solicitadas por los diferentes departamentos y oficiales universitarios. 4. Revisar de igual forma la hoja de evaluación de reportes. b. Aumentar y Diversificar las Fuentes de Ingreso de la Institución Lograr la obtención y aumento de fondos externos resulta imprescindible para la Universidad cuando la mayoría de su presupuesto depende de ingresos provenientes del Estado que a su vez se ven afectados por períodos de estrechez económica. Por ello, la Oficina de Exalumnos busca fortalecer y aumentar las aportaciones de la comunidad de egresados y amigos de la Universidad. Para lograr este objetivo la Oficina de Exalumnos deberá: 1. Fomentar la participación de los exalumnos en la Campaña Anual de Recaudación de Fondos y facilitar las formas de recaudación. 2. Fomentar la participación con donativos privados, donativos mayores y legados. 3. Fomentar la participación en los programas de pareos de fondos o Pareos Corporativo, que ya se pueden realizar mediante descuento de nómina, donde los exalumnos pueden realizar donativos al Fondo Dotal de la Universidad y solicitar que éstos sean pareadas por su patrono. 2

3 4. Realizar actividades que le ofrezcan la oportunidad a los exalumnos y la comunidad en general de participar a cambio de unas aportaciones que forman parte de las iniciativas de recaudación de fondos. 5. Promover la tarjeta de crédito o afinidad Affinity Card exclusiva para exalumnos y amigos del Recinto Universitario de Mayagüez ofrecida por el Banco Popular de Puerto Rico cuyo uso genera un ingreso a la Universidad. 6. Realizar venta de memorabilia alusiva al Recinto y la Oficina de Exalumnos. Para lograr avances en este objetivo se requerirá que la administración institucional y la de la Oficina de Exalumnos: 1. Que las autoridades universitarias participen activamente de en el cultivo de potenciales donantes. c. Implementar Procesos Administrativos Ágiles y Eficientes Para mantener y desarrollar la principal herramienta de trabajo de la Oficina de Exalumnos, la base de datos, es necesario realizar actividades dirigidas a aumentar y fortalecer la misma. Es indispensable mantener actualizada la información de los egresados para lograr que el intercambio de información sea efectivo y eficiente. Con el fin de lograr este objetivo, la oficina deberá: 1. Mantener la página de Internet de la Oficina refrescando la imagen y añadiéndole información relevante para los exalumnos así como las diferentes formas en que pueden contribuir a su Alma Mater. 2. Mantener el insumo automático de la Oficina del Registrador de la clase graduanda para incorporarlo a la base de datos. 3. Participar en convenciones y asambleas que agrupan exalumnos como las de los colegios profesionales para aumentar y mantener al día la información de los exalumnos en la base de datos. d. Impactar a Nuestra Sociedad Puertorriqueña Por cien años, el Recinto Universitario de Mayagüez le ha brindado a la sociedad puertorriqueña y al mundo, un recurso humano competente, con aptitudes y una educación de primera calidad. Las experiencias, ideas y logros de nuestros exalumnos son importantes para el Recinto pues son ellos los que ponen el nombre de la Institución en alto con cada una de sus ejecutorias. Estos son los que luego de comenzar a cosechar lo que el Recinto sembró en ellos, pueden aportar a la Universidad y a la sociedad para atender las necesidades más sobresalientes que enfrenta el país. Cumpliendo con esta responsabilidad social, la Oficina de Exalumnos debe colaborar para que: 1. La comunidad egresada del Recinto impacte a la sociedad regresando al país con el compromiso de aportar y satisfacer necesidades. Para lograr esto se requerirá que la Oficina de Exalumnos promueva el: 1. Participar en la búsqueda de exalumnos distinguidos con valores positivos y con compromiso de aportar al país. 2. Establecer redes de exalumnos colaboradores para organizar actividades de recaudación de fondos y labores comunitarias. 3

4 3. Fomentar la colaboración de exalumnos en la labor investigativa dirigida a mejorar la calidad de vida de la sociedad. 4. Que exalumnos puedan servir de mentores y ejemplos para universitarios y futuros universitarios sembrando en ellos los valores de ética, justicia y honestidad. e. Fortalecer el Sentido de Pertenencia y Orgullo Colegial El amor hacia el Alma Mater y el sentido de pertenencia que demuestran y caracteriza a los egresados del Recinto Universitario de Mayagüez, fenómeno que no se da con ningún otra unidad del sistema de la Universidad de Puerto Rico, es el mayor legado que la Institución deja en sus egresados. Legado que desde la fundación del Recinto, ha trascendido generación tras generación y se ha destacado por 100 años de historia. Por ello, la Universidad debe prestar especial atención a todos los componentes de la vida universitaria pues son esas experiencias, ideas y logros los que figurarán como nuestra carta de presentación al momento en que los estudiantes compartan los mismos con otras personas y serán un factor determinante en el vínculo que desarrollarán con la Universidad una vez formen parte de la comunidad egresada. Para cumplir este objetivo la Universidad y la Oficina de Exalumnos deberán: 1. Cultivar la responsabilidad filantrópica de donantes, exalumnos, estudiantes y sus padres a favor de la Universidad. 2. Establecer y mantener vínculos sostenidos con los egresados y estudiantes quienes, a su vez, tendrán el potencial de convertirse en futuros contribuyentes de la Universidad. 3. Promover sentido de pertenencia de los estudiantes con su Alma Máter. 4. Servir de enlace con las organizaciones de exalumnos. 5. Facilitar las operaciones de donativos y destacar las conveniencias añadidas que pueden reportar a los contribuyentes. 6. Reconocer y divulgar las contribuciones de exalumnos distinguidos. 7. Apoyar las iniciativas de estudiantes en organizaciones estudiantiles. MÉTRICAS PARA EVALUAR AVANCES EN EL PLAN ESTRATÉGICO Indicadores y métricas de desempeño se utilizarán como guías para medir los avances que realiza la Oficina de Exalumnos hacia alcanzar los objetivos del Plan Estratégico Recaudos provenientes de exalumnos producto de la Campaña Anual de recaudación de fondos 2. Recaudos provenientes de empresas para apoyar iniciativas institucionales 3. Recaudos producto de venta de memorabilia 4. Recaudos producto de eventos especiales 5. Recaudos en Donativos Mayores al Recinto Universitario de Mayagüez 6. Agenda de eventos especiales para estudiantes, exalumnos, padres y empleados 7. Comunicaciones con estudiantes, exalumnos y padres a través de: a. Correos electrónicos a través de la base de datos 4

5 b. Cartero UPRM c. Páginas electrónicas d. Periódicos, revistas, calendarios e. Televisión y radio f. Promoción en empresas g. Cartas h. Gaceta Colegial i. Cartelera Semanal 8. Comunicaciones a potenciales prospectos de Donativos Mayores 9. Visitas y acercamientos a prospectos de Donativos Mayores 10. Por ciento de aumento y de actualización en el registro de la base de datos de exalumnos 5