POLITICA DE DIFUSIÓN Y TRANSPARENCIA DE LA INFORMACIÓN AFP PROVIDA S.A.

Transcripción

1 POLITICA DE DIFUSIÓN Y TRANSPARENCIA DE LA INFORMACIÓN AFP PROVIDA S.A.

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3 I INTRODUCCION El Directorio de AFP PROVIDA reconoce que una comunicación transparente con los diferentes grupos de interés de la compañía, tanto internos como externos, es parte importante de un buen gobierno corporativo. El presente documento tiene como objetivo definir la Política de Difusión y Transparencia de la Administradora a través de la cual se busca garantizar a los diferentes stakeholders la revelación honesta, oportuna y precisa de todos los asuntos materiales relativos a la sociedad, y de esta forma resolver las demandas informativas de la comunidad, generando altos niveles de credibilidad y confianza respecto de su gestión. Entendemos por transparencia corporativa no sólo la divulgación de información financiera, sino también la comunicación al público acerca de los valores corporativos, objetivos, desafíos, oportunidades, problemas y logros de la sociedad y todo aquello que signifique facilitar a accionistas y otros actores el conocimiento de nuestro gobierno corporativo. Adicionalmente, entendemos la transparencia como un concepto transversal que debe estar presente en todos los ámbitos de la compañía. AFP Provida además de cumplir cabalmente con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes en Chile, se compromete a seguir los lineamientos de esta política sobre la información a poner a disposición de los diferentes agentes y grupos interesados en la marcha de la Administradora (accionistas, reguladores, afiliados, entre otros) y los canales a utilizar para este efecto. La información a la que hace referencia esta política se mantendrá publicada en nuestro sitio www. provida.cl

4 II MISIÓN Y VISIÓN DE LA COMPAÑÍA. Misión y visión, son los conceptos centrales que permiten tanto a accionistas como otros stakeholders comprender la esencia de la empresa y los lineamientos estratégicos que orientan su gestión. III INFORMACIÓN SOBRE POLÍTICAS Y PRÁCTICAS DE GOBIERNO CORPORATIVO. 1. Antecedentes de la empresa. Donde se muestra la historia de la empresa, sus datos básicos y estatutos sociales. 2. Administración y Directorio. Donde se muestra los nombres, cargos y estudios de los ejecutivos de la primera línea. En cuanto al Directorio, se muestran sus nombres, un breve currículum vitae y se indica cuales son directores independientes y autónomos. 3. Comités de directores. La ley chilena, exige a las sociedades anónimas con un alto patrimonio, la designación de un Comité de Directores compuesto por tres directores, los cuales en su mayoría deben ser independientes del controlador, que realizan muchas de las funciones de un Comité de 4. Organigrama de la dirección. 5. Políticas de remuneración de los miembros del directorio y ejecutivos clave: Se da a conocer anualmente el detalle de las remuneraciones percibidas durante el año anterior por los miembros del directorio. Además, la dotación de la

5 compañía con el monto pagado por concepto de sueldos, beneficios, indemnizaciones y de planes de incentivos. 6. Lineamientos de gobierno. i. Adhesión de los ejecutivos de AFP Provida al Código de Conducta en el Mercado de Valores y su Reglamento Interno, aprobados ambos por el Directorio. o o Para AFP Provida el control y las medidas a aplicar con objeto de impedir el abuso de la información privilegiada se configuran como una de las cuestiones más relevantes en materia de normativa de conducta en los Mercados de Valores. El Código y el Reglamento Interno tienen un doble objetivo: por un lado, facilitar criterios que ayuden a interpretar determinados conceptos contenidos en la legislación en vigor y, por otro, poner de manifiesto los procedimientos concretos que deben guiar las actuaciones y cautelas que deben aplicarse cuando se esté en posesión de información privilegiada. ii. Políticas generales de habitualidad aprobadas por el Directorio. Son todas las operaciones ordinarias en relación al giro de AFP Provida que efectúe o celebre con partes relacionadas y que sean necesarias o conducentes a la consecución del objeto social, las que no requerirán cumplir con los requisitos y procedimientos del artículo 147 de la ley de sociedades anónimas. iii. Comunicados extraordinarios, conforme al Manual de Manejo de Información de Interés. La información de interés comprende toda aquella información que sin revestir el carácter de hecho o información esencial sea útil para un adecuado análisis financiero de las distintas entidades, de sus valores o de la oferta de éstos. Se

6 entenderá dentro de este concepto, por ejemplo, toda aquella información de carácter legal, económico y financiero que se refiera a aspectos relevantes de la marcha de los negocios sociales, o que pueda tener un impacto significativo sobre los mismos. iv. Adhesión a un Código de Conducta: El Código de Conducta define y desarrolla los fundamentos del comportamiento ético que el Directorio y Órganos de Administración de toda la empresa entienden que han de aplicarse a los negocios y actividades del giro de la Administradora, y las pautas de actuación necesarias para que la Integridad Corporativa se manifieste en las relaciones establecidas con sus clientes, empleados y gerentes, proveedores y terceros (integridad relacional); en sus actuaciones en los diferentes mercados, tanto como emisor como operador (integridad en los mercados); a través de la actuación individual de sus empleados y gerentes (integridad personal) y en el establecimiento de órganos y funciones específicas a las que se atribuye la responsabilidad de velar por el cumplimiento del contenido del Código y de promover las acciones necesarias para preservar, eficazmente, la Integridad Corporativa en su conjunto (integridad organizativa). v. Control del Código de Conducta: AFP Provida, ha definido un Comité, cuyo ámbito de actuación cubre la totalidad de sus negocios y actividades. Lo componen los gerentes de las áreas de Fiscalía, Contraloría, Cumplimiento y Recursos Humanos, destacando, entre sus funciones y responsabilidades: i) Autorizar exenciones al cumplimiento de disposiciones concretas del Código de Conducta, con carácter excepcional y por causa justificada. ii) Promover la adopción de las medidas necesarias para resolver las actuaciones éticamente cuestionables. Respecto de aquellas circunstancias de las que pudieran derivarse riesgos significativos para Provida, informar con prontitud, según corresponda, a:

7 Directorio u Órgano de Administración Comité de Dirección. vi. Marco legal bajo el cual se rige este lineamiento. AFP Provida, se rige por el DL de 1980 y sus modificaciones, su Reglamento, la Ley N , de Sociedades Anónimas y la Ley N , sobre Mercado de Valores. 7. Estructura de la propiedad y derechos de votación: En este ítem se da a conocer el detalle de aspectos tales como: capital social de AFP Provida, número de acciones suscritas, controlador, y como está estructurada la sociedad respecto al porcentaje de la propiedad que poseen los principales accionistas. Además, se incluye información acerca de tópicos como presencia bursátil, dividendos, ratios por acción, etc. IV INFORMACIÓN FINANCIERA. 1. Resultados financieros y operativos de la compañía: Los resultados financieros y operativos brindan información sobre el desempeño del negocio. Provida entrega toda la información requerida por las normas legales y reglamentarias aplicables, en los plazos que, para cada caso, corresponde. Es así como se destaca la entrega de información a través de los siguientes instrumentos: i. Memoria Anual: Donde se aborda detalladamente los resultados obtenidos en el año y la descripción de las partidas contables. Asimismo incorpora información relevante del desempeño de los negocios y de los fondos de pensiones, constituyéndose como el

8 principal medio de comunicación de AFP Provida con sus diversos Stakeholders. ii. Estados Financieros Trimestrales: Que incorporan los avances trimestrales de los resultados financieros de la compañía de acuerdo a los estándares definidos por la regulación de los mercados de valores locales. iii. Informe 20F: Al estar AFP Provida listada en la Bolsa de Nueva York (New York Stock Exchange), es supervisada por la Securities and Exchange Commission (SEC), debiendo cumplir con las normas de emisores extranjeros. iv. Press Release: AFP Provida emite trimestralmente Press Releases, que proporcionan información respecto de los cierres trimestrales de acuerdo a la normativa americana. 2. Resultados de los Fondos de Pensiones: De acuerdo a la normativa vigente, trimestralmente se presentan los estados financieros de los fondos de pensiones bajo administración. 3. Participaciones en sociedades filiales y coligadas: Información comunicada anualmente que incluye las participaciones de empresas filiales y coligadas de AFP Provida y los desarrollos más relevantes de cada una de ellas, tales como: participación de mercado, número de afiliados, utilidades y crecimiento. Actualmente, es posible encontrar esta información relativa al año anterior, en la memoria anual. 4. Factores de riesgo: Los factores de riesgo serán informados con una frecuencia anual, presentando un análisis consolidado del año anterior, de factores del entorno económico y financiero que puedan afectar a los ingresos y gastos operacionales, como es el caso del resultado del encaje, evolución del empleo, de los salarios, tipo de cambio y otros tópicos.

9 estructurales tales como eventuales cambios legales normativos que tengan efecto sobre la empresa. V COMUNICACIONES. 1. Relación con los empleados y otros stakeholders: Se informa en un reporte anual de Responsabilidad Corporativa, todas aquellas acciones que efectúa AFP Provida y donde logra conectarse con sus empleados y otros grupos de interés. Por ejemplo, políticas de Responsabilidad Social Empresarial, herramientas de comunicación, mecanismos de consulta y diálogo, planes de acción, etc. 2. Información a afiliados: Se informa a nuestros afiliados en forma periódica de temas relacionados con la administración de sus cuentas, de los beneficios a los que tienen derecho y sus modalidades y la forma en la que nos relacionamos con ellos por medio de diversos canales, tales como: canales remotos (internet, internet móvil, redes sociales, correos electrónicos, correos físicos), presenciales (oficinas, ejecutivos en terreno) o call center.