Módulo de iniciativas y proyectos Ingreso al sistema

Transcripción

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2 Índice Módulo de iniciativas y proyectos... 3 Ingreso al sistema... 3 Iniciativas y proyectos... 4 Captura de la iniciativa o proyecto... 5 Descripción del formulario (Iniciativas y proyectos) Generación de PDF de iniciativas o proyectos Estatus de la Iniciativa o Proyecto Reportar Avance Trimestral Envío de Iniciativa o Proyecto a validación Cuando el Titular UGD regresa a la UTIC la iniciativa o proyecto con comentarios Cuando el Titular UGD regresa a la UTIC la iniciativa o proyecto como validada Cuando el Titular UTIC envía la iniciativa o proyecto a validación por 2da iteración Descarga de PDF de respuesta de las iteraciones de los flujos de trabajo de proyectos

3 Módulo de iniciativas y proyectos Ingreso al sistema Para poder ingresar al sistema deberá dirigirse a la siguiente dirección: politicatic.cidge.gob.mx/ptic/admin. A continuación se mostrará la pantalla de acceso, donde el perfil captura deberá de ingresar los archivos que componen su FIEL (.key.cer y la contraseña proporcionada por el SAT). Enseguida deberá dar clic en Verificar como se muestra en la imagen anterior. Después se podrá visualizar la siguiente pantalla: 3

4 Iniciativas y proyectos En el Módulo de proyectos e iniciativas, el usuario que cuenta con el perfil de captura podrá dar de alta la información relacionada con los proyectos requeridos por la dependencia. A continuación se mostrará la pantalla principal del apartado de iniciativas y proyectos; para esto deberá dar clic en Planeación Estratégica > Ficha Técnica Base como se muestra en la imagen: Una vez que estemos dentro del apartado de Planeación Estratégica > Ficha Técnica Base el usuario podrá observar 3 apartados: 4

5 PETIC: Mostrará todos los proyectos que han sido capturados como proyectos estratégicos y que se encuentran en algún punto del flujo de trabajo de proyectos. Cartera de proyectos: Mostrará todos los proyectos que han sido capturados como proyectos operativos y que se encuentran en algún punto del flujo de trabajo de proyectos. Cartera de Iniciativas: Mostrará todos los proyectos que han sido capturados como Iniciativas y que se encuentran en algún punto del flujo de trabajo de proyectos. Captura de la iniciativa o proyecto A continuación se mostrará la pantalla donde el usuario captura podrá realizar el alta de un proyecto o iniciativa; para esto deberá seleccionar la opción de Agregar iniciativa o proyecto donde se desplegará el formulario a llenar como se muestra en la siguiente pantalla: 5

6 Al seleccionar la opción Es iniciativa o proyecto el usuario podrá seleccionar entre 3 tipos de documento: Iniciativa: Mostrará los apartados de Clasificación de la Iniciativa o Proyecto e Información de la Iniciativa o Proyecto. 6

7 Proyecto operativo: Mostrará los apartados desde Clasificación de la Iniciativa o Proyecto hasta el apartado de Análisis FODA. 7

8 Proyecto Estratégico: Mostrará los apartados desde Clasificación de la Iniciativa o Proyecto hasta el apartado de Arquitectura Empresarial. 8

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10 Descripción del formulario (Iniciativas y proyectos) Sección donde se capturará la descripción inicial de la iniciativa o proyecto. Año de Reporte: valor automático asignado perteneciente al año en el cual se realiza el registro de la iniciativa o proyecto, el cual por default corresponderá al año en curso en que se está realizando el llenado de información. Categoría: alinear o definir el tipo de proyecto ya sea optimización, digitalización, simplificación o racionalización según sea el caso. Es Iniciativa o Proyecto: Iniciativa: Iniciativas es la conceptualización o visualización temprana de una oportunidad para ofrecer un aplicativo de cómputo, solución tecnológica o servicio de TIC en beneficio de la Institución, las cuales podrán o no concretarse en uno o más proyectos de TIC y que no cuentan con presupuesto. Proyecto operativo: El esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado de TIC y que cuenta con presupuesto para su ejecución; considerando que los proyectos operativos soportan las actividades diarias de la UTIC. Proyecto Estratégico: El esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado de TIC y que cuenta con presupuesto para su ejecución; considerando que los proyectos estratégicos aquellos que aporten mayores beneficios a la población o cuenten con alto impacto en el cumplimiento de los objetivos institucionales, de la EDN. Planea desarrollar aplicativos móviles: Indicar si este proyecto tiene como fin el desarrollo de una solución tecnológica en plataforma móvil; en caso contrario justificar en el campo Justificación A.M. 10

11 Riesgo del Proyecto: Menciona el nivel de riesgo que pudieran afectar el éxito de la iniciativa o proyecto, así como su probabilidad de ocurrencia y su impacto. Sección del formulario donde se muestra el registro de la iniciativa o proyecto. Identificador del proyecto (número interno): Asignar un clave única y corta al interior de la dependencia que permita para rápida referencia. Nombre del proyecto: Asignar un identificador de proyecto que sea claro y permita expresar el sentido del mismo. Antecedentes: indicar el origen del proyecto. Justificación: explicar de forma el motivo por el qué y para qué se va a realizar una el proyecto. Objetivo estratégico del Proyecto: cuál es la razón específica de este proyecto. Alcance: definir los puntos que serán cubiertos por el proyecto y que es acordado por los interesados. Presupuesto estimado: definir el ingreso aproximado en pesos que requerirá el proyecto o en caso de ser una iniciativa el monto con el cual se pretende contar en caso de concretarse una asignación de presupuesto. 11

12 Para capturar el presupuesto estimado, deberá llenar los montos por partida según sea necesario, la descripción de las partidas se menciona a continuación: 1000 (Servicios Profesionales): (Materiales y útiles consumibles para el procesamiento en equipos y bienes informáticos) (Material para información en actividades de investigación científica y tecnológica) (Refacciones y accesorios para equipo de cómputo y telecomunicaciones) (Servicio telefónico convencional) (Servicio de telefonía celular) (Servicio de radiolocalización) (Servicios de telecomunicaciones) (Servicios de internet.) (Servicios de conducción de señales analógicas y digitales) 12

13 31901 (Servicios integrales de telecomunicación) (Servicios integrales de infraestructura de cómputo) (Arrendamiento de equipo y bienes informáticos) (Arrendamiento de equipo de telecomunicaciones) (No tiene tooltip) (Asesorías asociadas a convenios, tratados o acuerdos) (Otras asesorías para la operación de programas) (Servicios de desarrollo de aplicaciones informáticas) (Servicios relacionados con certificación de procesos) (Servicios de mantenimiento de aplicaciones informáticas) (Servicios para capacitación a servidores públicos) (Otros servicios comerciales) (Impresión y elaboración de material informativo derivado de la operación y administración de las dependencias y entidades) (Información en medios masivos derivada de la operación y administración de las dependencias y entidades) (Servicios de digitalización) (Servicios profesionales, científicos y técnicos integrales) (Servicios integrales) (Mantenimiento y conservación de mobiliario y equipo de administración) (Mantenimiento y conservación de bienes informáticos) (Mantenimiento y conservación de maquinaria y equipo) (Pasajes terrestres nacionales por medio electrónico) (Otras asignaciones derivadas de resoluciones de ley) (Bienes informáticos) 13

14 51901 (Equipo de administración) (Equipos y aparatos de comunicaciones y telecomunicaciones) (Maquinaria y equipo eléctrico y electrónico) (Software) (Licencias informáticas e intelectuales) (Deuda pública) En esta sección se capturará la información de línea base del proyecto. Fecha inicio/termino: indicar la fecha en la cual se tiene definido el inicio/fin del proyecto, en caso de ser una iniciativa indicar las fechas tentativas. Presupuesto autorizado/ejercido: indicar el monto en pesos del presupuesto del monto ya autorizado para el proyecto o ejercido en caso de que sea un proyecto ya en curso. Otro presupuesto: en caso de contar con un caso especial de presupuesto para el proyecto, describir el mismo; así como el monto en pesos. Necesidades adicionales en materia de presupuesto: describir las necesidades adicionales que no se hayan contemplado para tema de presupuestos. 14

15 Supuestos: indicar que puntos se tomarán como verdaderos para proceder con el proyecto en su defecto definirlos para en caso de ser falsos anticipar el impacto negativo. En esta sección se describirán un hito que es un punto de referencia o una tarea que marcará un evento importante de un proyecto y se usa para supervisar el progreso del proyecto. Dentro de la FTB (ficha técnica base) se deberá establecer como mínimo 5 hitos en la duración del proyecto los cuales serán considerados en los periodos de reporte. Hito: Especificar el nombre de la tarea. Fecha de inicio/termino: proporcionar la duración de la tarea la cual estará acotadas a la fecha de inicio/término del proyecto. Desglose de presupuesto estimado: Asignación de presupuesto por hito, indicar en pesos la asignación de presupuesto por hito. 15

16 Para cada las fracciones I, III, VII de esta sección seleccionar la opción correspondiente. Unidad Solicitante: Nombre de la unidad solicitante del proyecto, la cual previamente debió de darse de alta en el apartado Unidades Responsables del módulo Arquitectura Empresarial. Líder del Proyecto: Proporcionar el nombre del líder de proyecto Fase Actual: Indicar la fase en la que se encuentra el proyecto. Anteproyecto: Definición: Planeación: Ejecución: Cierre: Completado: Congelado: Cancelado: 16

17 Sección donde se enlistan los puntos de los dominios en materia de tecnología. En esta sección se deberán seleccionar los dominios tecnológicos que se consideren en el proyecto; para poder visualizar los campos a llenar se deberá dar clic en el recuadro que se encuentra al término del artículo como se indica en la siguiente imagen. Así mismo en cada una de las secciones se deberán describir las características, estándares y especificaciones del punto seleccionado. En esta sección el objetivo primordial es obtener conclusiones sobre la forma en que el proyecto será capaz de afrontar los cambios en el contexto (llamadas Oportunidades y Amenazas) en que desarrolla sus actividades, a partir de sus características o atributos internos (Fortalezas y Debilidades) 17

18 En esta sección en caso de que sea un proyecto estratégico deberá atender las metas nacionales, estrategias, objetivos y líneas de acción e indicadores, establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo , PGCM, la EDN, así como las disposiciones establecidas en el Decreto y en las Bases de Colaboración que haya suscrito cada Institución, los cuales se observan en los apartados: Plan Nacional de Desarrollo Programa para un Gobierno Cercano y Moderno Estrategia Digital Nacional Objetivos Institucionales En esta sección se deberán Alinear el proyecto a los elementos de Negocio de o de TIC previamente reportados en la Herramienta que estarán viendose impactados por la ejecución del proyecto como se indica en la siguiente imagen. 18

19 Así mismo en cada una de las secciones se deberán seleccionar la opción a la cual quiere alinear el proyecto en materia de Negocio y TIC. Generación de PDF de iniciativas o proyectos. Una vez realizada la captura de la contratación, el usuario podrá generar el PDF (Identificador del proyecto) de este, dando clic en el icono como se indica en la siguiente imagen: PDF (Identificador del proyecto) 19

20 Nota: La iniciativa o proyecto solo podrá ser cancelado cuando este se encuentre en el estatus de En Captura. En caso de que se haya dejado la captura de la contratación con campos faltantes por llenar al dar clic sobre el estatus podrá visualizar los campos que se marcan como obligatorios para marcar como completa una iniciativa o un proyecto como se muestra en la siguiente pantalla: 20

21 Estatus de la Iniciativa o Proyecto Después de haber generado el PDF del proyecto, diríjase a Planeación Estratégica > Portafolio como se muestra en la siguiente imagen, donde se visualizará el estado en que se encuentra la iniciativa o proyecto a buscar. Una vez dentro del apartado de Portafolio se podrá visualizar los siguientes rubros: 21

22 PETIC: Mostrará todos los proyectos que han sido capturados como proyectos estratégicos y que se encuentran en algún punto del flujo de trabajo de proyectos. La opción de Descarga detalle Portafolio de iniciativas y proyectos permitirá realizar la descarga de los registros de este apartado en formato PDF como se muestra a continuación: 22

23 Cartera de proyectos: Mostrará todos los proyectos que han sido capturados como proyectos operativos y que se encuentran en algún punto del flujo de trabajo de proyectos. 23

24 La opción de Descarga detalle Proyectos permitirá realizar la descarga de los registros de este apartado en formato PDF como se muestra a continuación: 24

25 Cartera de Iniciativas: Mostrará todos los proyectos que han sido capturados como Iniciativas y que se encuentran en algún punto del flujo de trabajo de proyectos. La opción de Descarga detalle Iniciativas permitirá realizar la descarga de los registros de este apartado en formato PDF como se muestra a continuación: 25

26 Proyectos cerrados: Muestra todas las iniciativas o proyectos que hayan sido cerrados o cancelados. 26

27 La opción de Descarga detalle Iniciativas permitirá realizar la descarga de los registros de este apartado en formato PDF como se muestra a continuación: La opción de Descarga PDF Portafolio permitirá realizar la descarga de los registros de los 4 apartados en formato PDF como se muestra a continuación: 27

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29 Reportar Avance Trimestral Para dar seguimiento a los hitos de un proyecto previamente capturados el usuario deberá dirigirse al apartado de Planeación Estratégica > Reporte de Avance como se muestra en la siguiente pantalla: Una vez dentro del apartado de Reporte de avance se podrán visualizar los siguientes apartados: PETIC: Mostrará todos los proyectos que han sido capturados como proyectos estratégicos y que se encuentran en algún punto del flujo de trabajo de proyectos. Cartera de proyectos: Mostrará todos los proyectos que han sido capturados como proyectos operativos y que se encuentran en algún punto del flujo de trabajo de proyectos. Histórico de reporte general: Mostrará el histórico de los reportes generales de los Trimestres ya cerrados. Para dar seguimiento a los hitos previamente capturados en el formulario de Ficha Técnica Base desde Planeación Estratégica > Ficha Técnica Base deberá seleccionar del apartado de PETIC o Cartera de proyectos la opción de editar como se muetsra en la siguiente pantalla: 29

30 Al seleccionar la opción de editar se desplegará la siguiente pantalla: 30

31 Dentro de esta pantalla podrá realizar, el Reporte de avance de hitos, Modificar información de hitos, Marcar un proyecto como plurianual y Cerrar un proyecto. Nota: Una vez que el hito es guardado como Terminado, el sistema no permitirá que sea editado y se mostrará en pantalla como de solo lectura. Envío de Iniciativa o Proyecto a validación Para validar el las iniciativas y/o proyectos enviados a validación deberá dirigirse al apartado de Planeación Estratégica > Enviar a UGD como se muestra en la siguiente pantalla: 31

32 Una vez que ingreso a la opción de Enviar a UGD podrá visualizar 2 apartados como se muestra en la siguiente pantalla: UGD Listo para Enviar: Se visualizaran todos los proyectos que están listos para enviar ( proyectos sin datos por capturar) y en espera de que el Titular de la Dependencia realice el envio del proyecto de manera individual o masiva. UGD Enviados: Se visualizaran todos los proyectos en validación por la UGD, estos proyectos dejaran de ser visible una vez que el proyecto haya sido cerrado. Cuando el Titular UGD regresa a la UTIC la iniciativa o proyecto con comentarios. Al recibir una Iniciativa o proyecto con comentarios el CUTIC podrá visualizarlos en el apartado de Planeación Estratégica > Portafolio con el estatus de Con Observaciones de la UGD. 32

33 La iniciativa o Proyecto al ser regresado por el Titular UGD con comentarios aparecerá por default en el apartado de Planeación Estratégica > Enviar a UGD listo para ser enviado de nuevo por segunda ocasión, como se muestra en la siguiente pantalla: Cuando el Titular UGD regresa a la UTIC la iniciativa o proyecto como validada Al recibir una Iniciativa o proyecto como aprobada el CUTIC podrá visualizarlos en el apartado de Planeación Estratégica > Portafolio con el estatus de Aprobado por la UGD. 33

34 La iniciativa o Proyecto al ser regresado por el Titular UGD como aprobado aparecerá por default en el apartado de Planeación Estratégica > Enviar a UGD en el listado de Enviado a UGD con el estatus de Aprobado por la UGD como se muestra en la siguiente pantalla: Cuando el Titular UTIC envía la iniciativa o proyecto a validación por 2da iteración Una vez que el Titular de la UTIC realiza el envió de la iniciativa o proyecto por segunda iteración pasará a ser visible en el apartado de UGD Enviados. 34

35 Descarga de PDF de respuesta de las iteraciones de los flujos de trabajo de proyectos Al ingresar al apartado de Planeación Estratégica > Enviar a UGD el usuario CUTIC podrá realizar la descarga de los PDF de respuesta generados por la respuesta de la UGD como se muestra en la siguiente pantalla: Una vez dentro de este apartado será necesario seleccionar los registros de los cuales se busca la descarga de los PDF seleccionado la casilla de selección y seleccionando posterior la opción Descargar como se muestra en la s 35

36 Una vez que se descargaron los documentos el usuario CUTIC los podrá visualizar en su carpeta de descargas en un archivo.zip y separados por carpetas como se visualiza en la siguiente pantalla: Graficas En esta sección el usuario CUTIC podrá visualizar gráficamente los montos, estatus y comparativas entre los proyectos de la dependencia los cuales podrán ser filtrados por año. 36

37 En esta sección inicialmente el usuario podrá visualizar las siguiente graficas: - Tipo de Categoría - Tipo de Riesgo - Tipo de Estatus 37

38 - Comparación Presupuesto Estimado vs Presupuesto Autorizado - PETIC o Gráfica de Tiempo Estimado VS Tiempo - Y la sumatoria de las partidas por dependencia: o Sumatoria de Presupuesto Estimado (Muestra Suma) o Sumatoria de Presupuesto Autorizado (Muestra suma) o Sumatoria de Presupuesto Ejercido (Muestra Suma) 38