CAPÍTULO 2 ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 CAPÍTULO 2 ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA 1- EL ARCHIVO EN LA EMPRESA Por lo general, cuando hablamos de archivo nos referimos al conjunto ordenado de documentos que se conserva con un fin concreto: histórico, jurídico, económico... Pero en algunas ocasiones hacemos alusión al archivo como el lugar físico donde guardamos los documentos. En el ámbito empresarial hablamos de archivo en ambos significados, tanto el lugar físico donde se guardan los documentos, como el conjunto de documentos ordenados. El hecho de guardar documentación no quiere decir que sea un archivo, para considerarse un archivo debe tener las siguientes condiciones: Disponer de una serie de documentos. Ordenar dichos documentos mediante unos criterios previos. Guardar y ordenarlos en un lugar determinado. Las principales finalidades de un archivo son: Custodiar, guardar y conservar la documentación. Ayudar a localizar fácilmente los documentos. Cumplir con las normas legales que establecen conservación de los documentos durante un periodo de tiempo. Las empresas generan diariamente mucha documentación que es imprescindible que este localizada y ordenada, por dos razones fundamentales: Las empresas están obligadas, legalmente, a guardar ciertos documentos durante un periodo de tiempo. Por el propio interés de la empresa es importante disponer de dicho archivo, ya que así disponemos de la información que ha generado la empresa en años anteriores.

2 Equipos materiales para el archivo Elegir correctamente los equipos materiales es fundamental para la buena conservación de un archivo. A la hora de elegir dichos materiales debemos tener en cuenta: Deben estar siempre guardados en perfecto estado de conservación. Debemos facilitar la búsqueda rápida de los mismos. Algunos materiales utilizados para clasificar son: Carpetas: Simples: cartulina doblada por la mitad. Con sistema de sujeción: son las denominadas A-Z.

3 Carpetas de suspensión: con pequeños enganches laterales para poder colgarlas en las guías de los armarios o cajones. Cajas de archivo: son de cartón y nos sirven para guardar en un archivo definitivo la documentación que debemos conservar mientras este vigente. Dispone de una etiqueta en un lado para anotar lo que la caja contiene. Con respecto al mobiliario del archivo encontramos diferentes muebles que nos pueden ayudar a organizar de forma funcional la documentación: Ficheros: es el lugar donde se guardan las fichas o carpetas de tamaño pequeño. Pueden ser sencillos (los cajones están adaptados al tamaño de las fichas), múltiples (disponemos de varios cajones con varios ficheros sencillos), y rotativos (las fichas tienen un sistema de rotación que nos permite una búsqueda más rápida).

4 Estanterías y armarios Funcionamiento de un archivo El sistema de funcionamiento de un archivo y documentación en una empresa está marcado tanto por las normativas como por un reglamento interno de cada empresa. El periodo de conservación de la documentación se marca en tres grupos: Libros oficiales: contienen información sobre la situación económica y financiera de la empresa y se dividen en: Libros obligatorios se reflejan las operaciones contables de la empresa. Deben conservarse durante 6 años. Libros auxiliares se usan por ejemplo para registrar compras de clientes, entradas o salidas de dinero en efectivo, también se llaman libros de caja. Al no ser obligatorios, no entran en la categoría de los documentos que hay que guardar, pero normalmente se conservan por el mismo tiempo que los obligatorios. Libros de registro la empresa está obligada a registrar libros de facturas recibidas y bienes de inversión. Deben conservarse durante 6 años. Documentación mercantil: podemos distinguir 3 grupos: Documentación mercantil que debe conservarse durante 6 años son aquellas relacionadas con las operaciones mercantiles sobre derechos y obligaciones de la empresa. Por ejemplo facturas recibidas y emitidas, documentación sobre impuestos correspondiente a la actividad empresarial. Documentos de carácter interno suelen guardarse durante un tiempo prudencial, pero posteriormente se destruyen. Documentos especiales sobre constitución de un patrimonio empresarial como por ejemplo escrituras de propiedad, estatutos de empresa, certificados de registros oficiales, actas notariales,... todos estos se conservan de manera indefinida mientras la empresa permanezca. Documentos sociolaborales: como libros de registro de personal, contratos, nóminas, expedientes de trabajadores, deben conservarse durante 6 años.

5 Una vez superado el tiempo estipulado por Ley, para estos documentos, deberán destruirse, para ello podemos venderlos a empresas dedicadas al reciclaje de papel, o bien destruirlos con una máquina que los convierta en viruta, que es un sistema muy adecuado en el caso que la documentación sea confidencial. Mantenimiento de un archivo Para mantener correctamente y en condiciones un archivo, debemos tener en cuenta los siguientes elementos: El acceso: debemos seguir un protocolo de acceso, con esto nos referimos, a que cierta información estará restringida a ciertos empleados y que sólo podrán acceder a ella mediante algún sistema de acceso. Hoy en día esto se realiza de forma digitalizada. La conservación: el lugar donde esta ubicado el archivo debe tener unas condiciones óptimas de luz, polvo, humedad... si, por el contrario hablamos de archivo digital, debemos contar con varias copias de seguridad. La seguridad: la Ley Orgánica de Protección de Datos nos aporta una normativa, por la cual, las empresas se ven obligadas a tomar las medidas necesarias para que dicho archivo no se deteriore o caiga en manos ajenas. 2- LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO En función del grado de centralización de la información: Archivo centralizado: tendremos todos los documentos en un mismo lugar de modo que todos los departamentos consulten el archivo en el mismo lugar. Archivo descentralizado: distribuiremos la documentación en diferentes secciones y, pasado un tiempo considerable, la concentraremos en un depósito común. Archivo mixto: descentraliza el archivo por departamentos para aquellos procesos que continúan en marcha y, una vez realizado esto, toda la documentación se pasa al archivo central. En función de la frecuencia con la que se utiliza la información: Archivo activo: se conserva la documentación que se consulta con frecuencia, la que tiene fecha reciente o continúa con procesos activos. Archivo semiactivo: es el siguiente paso de clasificación de documentos tras el archivo activo, aquí no se destruyen pero si se conservan para cumplir las disposiciones legales o por interés de la empresa. Archivo pasivo: se almacenan documentos de forma definitiva; son documentos que han perdido su vigencia actual pero se conservan bien por su valor documental o histórico.

6 3- SISTEMA DE ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN Para clasificar un archivo necesitamos cierta información sobre el orden de clasificación del mismo; al guardar un documento debemos hacerlo siguiendo un criterio adoptado previamente. Métodos de clasificación: Clasificación alfabética: se trata de los sistemas de clasificación más sencillos ya que nos permite ordenar los documentos tomando como referencia las letras del alfabeto siguiendo un orden establecido. -Nombres de personas individuales: clasificaremos siempre según el primer apellido y, si este coincide en dos documentos, habrá que tener en cuenta el segundo apellido. En caso que tengamos dos o más personas con los dos apellidos iguales utilizaremos el nombre para determinar el orden. Si, por ejemplo, tenemos los expedientes de las siguientes personas: Miguel Ángel Cano Cazorla Cano Cazorla, Miguel Ángel Pablo Marín Rus Cano Cazorla, Teresa Teresa Cano Cazorla Marín Rus Pablo -Los apellidos compuestos, o unidos por un guión, se consideran uno solo: Por ejemplo, José Tomás García-Campos, tomaremos García-Campos como un solo apellido. Así, si tratamos de ordenar: Juan García Lara José Tomás García-Campos Ortega Vicente García Martínez García Lara, Juan García Martínez, Vicente García-Campos Ortega, José Tomás Cuando los apellidos llevan artículos o preposiciones, se ordenan por la letra del apellido, sin tener en cuenta los artículos o preposiciones. Por ejemplo: Sebastián de Haro Garzón Casa Baena, Luisa de la Luisa de la Casa Baena Haro Garzón, Sebastián de -Organismos públicos: se ordenarán alfabéticamente por su nombre jurídico, o por sus siglas, como resulten más conocidos. Por ejemplo: Ministerio de Trabajo Consejería de Asuntos Sociales INEM INEM Consejería de Asuntos Sociales Ministerio de Trabajo

7 -Al clasificar las empresas no se tendrán en cuenta las expresiones: Sociedad, Compañía, Hijos de..., etc Por ejemplo: Sociedad Literaria Reunida Literaria Reunida, Sociedad Compañía Sevillana de Maderas Ramírez, C.B., Hijos de Hijos de Ramírez, C.B. Sevillana de Maderas, Compañía Clasificación numérica: nos permite ordenar documentos según la cifra numérica que le asignemos. Factura nº1, Factura nº2, Factura nº3. Sistema mixto: o también conocido como sistema de clasificación alfanumérica. Por ejemplo: tenemos A12, A06, B06, B03, B15, Z8 A06, A12, B03, B06, B15, Z8 Clasificación cronológica: clasifica los documentos atendiendo a la fecha que aparece en ellos. Basta con ordenar los años, dentro de estos los meses y, por último, los días. Criterio geográfico: se ordena según la localización geográfica de su procedencia. Un criterio válido sería Región o zona geográfica, provincia, comunidad autónoma, localidad, calle... Clasificación por materias: consiste en clasificar una serie de elementos de acuerdo con la naturaleza de los mismos. Por ejemplo: Establecemos las materias, por orden alfabético: 1-Contabilidad; 2-Personal; 3-Registros Estas materias las clasificamos por su contenido: 1-Contabilidad: balances, diario, mayor 2-Personal: libros de matrícula 3-Registros: entrada, salida Ordenamos esos contenidos: Cronológicamente: balances: del día...al día... Numéricamente: entradas de registro: del nº...al nº... salidas de registro: del nº...al nº...