JUNTA LOCAL DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE DEL DISTRITO FEDERAL

Transcripción

1 MX09-JLCA CATÁLOGO ÚNICO DE EXPEDIENTES De conformidad con la Ley de Archivos del Distrito Federal en su artículo 5 fracción III y de acuerdo al Principio de Integridad en materia de Archivos, es responsabilidad de esta Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Distrito Federal mantener organizados los documentos para su fácil localización, consulta y reproducción, haciendo uso de métodos y técnicas para la sistematización de la información, así como el uso de nuevas tecnologías aplicables en la administración de documentos. Con el Instrumento Archivístico denominado Catálogo Único de Expedientes se podrá obtener un adecuado manejo, organización y distribución de los expedientes con el uso de Código de Barras, permitiendo la identificación de los expedientes que se encuentran y que ingresen al Archivo de la Secretaría Auxiliar de Contratos Colectivos. Como parte fundamental de una administración documental, este Catálogo es un instrumento archivístico que funciona para organizar y controlar la ubicación de los expedientes en el archivo del área correspondiente, en este caso, de la Secretaría Auxiliar de Contratos Colectivos, contando con un registro sistematizado de esta información que permite localizar los expedientes dentro de su espacio geográfico. Éste Catálogo permite inclusive una fácil integración entre los Instrumentos Archivísticos que se están desarrollando e implementando y que conforman el Sistema Institucional de Archivos de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Distrito Federal. A continuación se detalla la Información que muestra la pistola lectora al reconocer el Código de Barras que se ubicaría en la portada del expediente, ejemplo: 1

2 La información que se desplegaría sería la siguiente en la pantalla de control: Código de Barras Capture Código AEIESD : Nomenclatura de la empresa con el año de deposito del contrato nuevo Folio : Número de referencia asignado al depositar el contrato nuevo Empresa ARTES IMPRESAS EON SA DE CV: Empresa que registra el contrato nuevo Fecha Depósito : Año, mes y día en que se deposita el contrato nuevo Domicilio FISCALES No 13 COLONIA SIFON: Registro geográfico que proporciona la empresa Sindicato SINDICATO NACIONAL DE TRABAJADORES DE LA INDUSTRIA DE FABRICACION DE ARTICULOS DE PAPEL CARTON CONEXOS Y SIMILARES DE LA REPUBLICA MEXICANA: Secretrario General DIAZ ACOSTA ELENA 2

3 Ubicación del Expediente Módulo: 1 Pasillo: A Estante: 9 Nivel: 6 El archivo móvil de la Secretaría Auxiliar de Contratos Colectivos, está compuesto por 3 módulos, donde cada uno consta de 8 pasillos, con aproximadamente 1,900 metros lineales útiles para el depósito de expedientes. Cada pasillo del archivo está integrado por dos baterías y cada batería se divide en 7 niveles por 5 estantes, lo que da un total de 35 gavetas por batería, la medida de cada gaveta es de 117 cm de ancho por 25 cm de alto. El promedio de ancho de cada expediente es de 3 cm, por lo que se propone depositar 38 expedientes por gaveta. La capacidad de expedientes por cada batería es de 1330, dando un total de 2660 expedientes por pasillo. Para organizar los tres módulos existentes se propone la siguiente disposición de depósito: El módulo 1 se compondrá por las series de expedientes de Contratos Colectivos por Tiempo Indeterminado, tanto de la República Mexicana como del Distrito Federal. El módulo 2, por las series de expedientes de Contratos Colectivos por Obra Determinada y Reglamentos Interiores de Trabajo. El módulo 3, se propone sea utilizado para depositar los expedientes que se generen en los años subsecuentes. 3

4 Ejemplo de ubicación de un expediente correspondiente a un Contrato Colectivo de Trabajo por Tiempo Indeterminado de la República Mexicana. CATEGORÍA AÑO PATRÓN MÓDULO PASILLO ESTANTE NIVEL CCRM 2008 LOGÍSTICA S. A. 1 A 9 6 4

5 Con el Catálogo Único de Expedientes, se propone que el orden del archivo sea de manera alfabética, conforme a las Normas Internacionales de Archivo, identificando los expedientes de manera cronológica por series y alfabéticamente, permitiendo un control adecuado de los expedientes. BENEFICIOS: Inventario de expedientes de las series sustantivas de la Secretaría Auxiliar de Contratos Colectivos. Identificación mediante Código de Barras de las dos series sustantivas de la Secretaría Auxiliar de Contratos Colectivos: Contratos Colectivos de Trabajo a) por Tiempo Indeterminado y b) por Obra determinada y la serie Registro de Reglamentos Interiores de Trabajo, facilitando su control, resguardo y consulta. Los expedientes serán trasladados al Archivo de Estantería Móvil respetando los Principios de Orden Original y Procedencia de conformidad con el artículo 5 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y su distribución será por fecha de depósito y en orden alfabético para cada una de las series. Cumpliendo de igual forma con lo establecido por el artículo 28 de la Ley de Archivos del Distrito Federal que a la letra dice: Los documentos de archivo deben integrarse y obrar en expedientes, o unidades de documentación compuesta, constituidos por uno o varios documentos de archivo, ordenados lógica y cronológicamente relacionándolos por un mismo asunto, materia, actividad o trámite. Se facilitará el registro de los expedientes a los Instrumentos Archivísticos que integran el Sistema Institucional de Archivos de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Distrito Federal. Formulación de un informe ejecutivo de diagnóstico de la situación que guardan los expedientes al momento de su identificación y reubicación. 5

6 Integración de los expedientes que ingresen a la Secretaría Auxiliar de Contratos Colectivos. Medidas para el diseño y operación de un sistema de préstamo de expedientes a partir del Catálogo Único de Expedientes.. 6