GUÍA DE SEGURIDAD EN DISTRIBUCIÓN

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2 GUÍA DE SEGURIDAD EN DISTRIBUCIÓN SUBCOMITÉ DE SAFETY AND SECURITY COMITÉ DE LOGÍSTICA AMERICAN CHAMBER/MEXICO INDICE I.- Administración del riesgo 6 1. Evaluación 2. Reducción del riesgo 3. Reporte e investigación de accidentes e incidentes II.- Cumplimiento legal y normativo, y entrenamiento Entrenamiento a personal involucrado en la distribución 5. Monitoreo e interpretación 6. Entrenamiento en prestadores de servicios de distribución 7. Auditorías III.- Seguridad de transportistas Inventario de equipos de transporte (parque vehicular) 9. Política y desempeño IV.- Manejo y almacenamiento Selección de bodegas y contendores 11. Procedimientos de carga 12. Procedimientos de descarga 13. Orden y limpieza 14. Información a clientes 15. Selección de distribuidores 16. Desempeño de distribuidores V.- Respuesta a emergencias Procedimientos 18. Entrenamiento de brigadas 19. Comunicación con las autoridades 20. Comunicación con la comunidad

3 Introducción El Comité de Logística de American Chamber of Commerce of Mexico continúa enfocando sus esfuerzos en colectar y divulgar información que sirva como herramienta para desarrollar mejores prácticas que influyan de manera positiva en la toma de decisiones de sus socios. Es por eso que el Subcomité de Safety & Security elaboró la presente guía de seguridad en distribución, misma que proporciona un soporte sólido para desarrollar un manual de seguridad en distribución orientado a la implementación de medidas que aseguren un manejo óptimo del riesgo implícito en el manejo y transportación de mercancías. Esta guía fue desarrollada para tener la flexibilidad de adaptarse a cada tipo de negocio y/o industria, de tal forma que sea entendida y aplicada por los niveles operativos así como por los ejecutivos de las empresas, para fomentar y generar nuevas estrategias y sinergias a todos los niveles de la organización en materia de seguridad en distribución. Agradecemos el esfuerzo y compromiso de los miembros del Subcomité de Safety & Security del Comité de Logística de AMERICAN CHAMBER/MEXICO quienes participaron en la elaboración de este material. Así como a la Asociación Nacional de la Industria Química (ANIQ) por su valiosa colaboración.

4 1. Evaluación Las evaluaciones de riesgo permiten identificar las probabilidades de eventos que comprometan la integridad de los empleados, la comunidad, el medio ambiente y los productos durante el proceso de distribución. 10. Selección de bodegas y contendores Es necesario contar con un proceso de selección de instalaciones, equipos y contenedores que cumpla con las regulaciones y estándares de seguridad vigentes aplicables para la prevención de accidentes o incidentes en las bodegas y contenedores. 2. Reducción del riesgo Para mejorar la Seguridad en Distribución es necesario diseñar e implementar un proceso que incluya medidas que nos ayuden a disminuir el potencial de eventos. 3. Reporte e investigación de accidentes e incidentes Un buen programa de administración de la Seguridad en Distribución debe incluir un sistema para comunicar e investigar a fondo y a tiempo las lesiones y los incidentes ocurridos durante el almacenamiento y transporte de los productos. Por medio de estas investigaciones, la organización aprende y el equipo investigador determina la causa raíz y las causas subyacentes que ocasionan las lesiones y los incidentes, con la finalidad de eliminarlas y evitar que se repitan. De la misma manera se debe implementar un proceso de comunicación a la organización y compañías transportistas, dando seguimiento para que se lleven a cabo las recomendaciones generadas. 4. Entrenamiento a personal involucrado en la distribución Existen regulaciones (leyes, reglamentos y Normas Oficiales Mexicanas NOMs) que aplican a la transportación y al almacenaje; de ahí que el personal involucrado en la operación y administración del almacenamiento y transporte, en la selección de contenedores, y en las maniobras de carga y descarga deben recibir un entrenamiento enfocado, entre otros temas, al cumplimiento regulatorio. 5. Monitoreo e interpretación De la misma manera que se requiere un entrenamiento específico en las regulaciones vigentes, es muy importante la interpretación adecuada de las nuevas regulaciones o cambios a estas. 6. Entrenamiento en prestadores de servicios de distribución La capacitación y el entrenamiento continuos en la Seguridad de la Distribución son muy importantes para prevenir accidentes e incidentes al transportar y almacenar productos; de ahí que se debe preparar a todo el personal de prestadores de servicios logísticos. 7. Auditorías Es necesario contar con un sistema dedicado a verificar el cumplimiento de los procesos de seguridad establecidos para el almacenamiento y distribución de los productos. 11. Procedimientos de carga Es indispensable contar con procedimientos que especifiquen la manera en que debe realizarse la maniobra de carga, en cumplimiento con los estándares de seguridad vigentes que aseguren la integridad de las mercancías y eviten accidentes o incidentes en los centros embarcadores y en tránsito. El personal encargado de realizar las operaciones de carga debe estar familiarizado con los riesgos en el manejo de los productos embarcados y debe de contar con procedimientos de emergencia para los casos en que ocurra un incidente durante la maniobra de carga. 12. Procedimientos de descarga Es indispensable contar con procedimientos que especifiquen la manera en que debe realizarse la maniobra de descarga, en cumplimiento con los estándares de seguridad vigentes que aseguren la integridad de las mercancías y eviten accidentes o incidentes en los centros receptores. El personal encargado de realizar las operaciones de descarga debe estar familiarizado con los riesgos en el manejo y almacenamiento de los productos recibidos y debe contar con procedimientos de emergencia para los casos en que ocurra un incidente durante la maniobra de descarga. 13. Orden y limpieza Es importante administrar el riesgo involucrado en las operaciones de distribución para prevenir incidentes a consecuencia de un inadecuado orden y limpieza en las bodegas. Es importante que los centros de trabajo cuenten con un mecanismo para asegurar que los contenedores utilizados estén en óptimas condiciones y un proceso de disposición de los residuos. 14. Información a clientes y distribuidores Es necesario contar con un proceso y un programa de comunicación y entrenamiento de prácticas seguras para que los clientes y distribuidores manejen, almacenen y transporten los productos adecuadamente. 15. Selección de distribuidores Es importante asegurarse de que las operaciones de distribución son realizadas de manera adecuada para prevenir incidentes. Una de las maneras de asegurar que los productos son manejados apropiadamente es a través de la implementación de un procedimiento de selección de distribuidores que permita mantener un grupo que se desempeñe de manera segura y que cumpla con los criterios establecidos. 8. Inventario de equipos de transporte (parque vehicular) Los equipos utilizados en la transportación de los productos juegan un papel muy importante dentro de la Seguridad en la Distribución, ya que si estos se encuentran en buenas condiciones, el potencial de fugas, derrames o incidentes ocasionados por fallas mecánicas o de integridad será mínimo. De la misma manera, la selección adecuada de los contenedores permitirá contar con una flotilla de transporte confiable, cumpliendo con las políticas de la empresa y regulaciones aplicables. 9. Política de seguridad de transportistas La política de Seguridad en Distribución establece los criterios mínimos requeridos para prevenir incidentes en transportación. Es fundamental el desempeño de los transportistas, por lo que se debe asegurar que cuenten con programas de seguridad que cumplan con la normatividad y las regulaciones vigentes. 16. Desempeño de distribuidores Aun bajo una adecuada selección de distribuidores, es muy importante la medición del desempeño para asegurar que se encuentran trabajando continuamente bajo estándares de seguridad predeterminados. 17. Procedimientos Los procedimientos de respuesta a emergencias en distribución permiten actuar de una manera rápida y eficiente, evitando un siniestro mayor con subsecuentes daños a la imagen, a las instalaciones y a los resultados de los negocios.

5 18. Entrenamiento de brigadas La capacitación y el entrenamiento continuos de las brigadas de emergencias son importantes para controlar y mitigar los efectos ocasionados por accidentes e incidentes ocurridos al almacenar y/o transportar productos. 19. Comunicación con las autoridades Es importante que se incluya la comunicación con las autoridades en los procedimientos de emergencias de las bodegas y los transportistas. De esta manera, se mantendrá una relación constante y abierta con las autoridades, permitiendo a las empresas mostrar los esfuerzos realizados para el control de los riesgos, compartiendo los planes de acción. 20. Comunicación con la comunidad Es importante que se incluya la comunicación con la comunidad en los procedimientos de emergencias de las bodegas y los transportistas. Como parte importante en la cadena de distribución, es necesario mantener una comunicación muy estrecha con la comunidad, que le permita entender los esfuerzos y métodos de prevención establecidos dentro de las bodegas y durante el transporte de los productos, así como los procedimientos a seguir durante un eventual incidente. I.- Administración del riesgo 1. Evaluación Las evaluaciones de riesgo permiten identificar las probabilidades de eventos que comprometan la integridad de los empleados, la comunidad, el medio ambiente y los productos durante el proceso de distribución. Es necesario contar con un proceso de evaluación de riesgo integral incurrido en la distribución Identificación del grado de peligrosidad de los materiales manejados (de y hacia el producto) 1.2. Identificación de daños a la salud que implica el manejo de los materiales 1.3. Evaluación de riesgo incurrido por el material de empaque, envase y embalaje 1.4. Evaluación de riesgo incurrido en el manejo de equipos para manipulación de materiales 1.5. Análisis de riesgo de instalaciones Revisión de riesgo de todos los modos de transporte 1.7. Evaluación de riesgo incurrido con el equipo de transporte 1.8. Evaluación de transportistas 1.9. Evaluación de riesgo en rutas 1.1. Identificación del grado de peligrosidad de los materiales manejados (de y hacia el producto) Clasificación de materiales Regulaciones locales e internacionales Hoja de datos de seguridad Material Safety Data Sheet (MSDS) Riesgo de daño o contaminación al producto por agentes externos Condiciones ambientales (como temperatura o humedad), tiempo de exposición, vibraciones Características del material de empaque y envase 1.2. Identificación de daños a la salud que implica el manejo de los materiales MSDS Regulaciones locales e internacionales Segregación de materiales dentro de almacenes y equipos de transporte 1.3. Evaluación de riesgo incurrido por el material de empaque, envase y embalaje Cumplimiento con estándares internacionales Organización de las Naciones Unidas (ONU), Departamento de Transporte (DOT), International Maritime Organization IMO Combinación de empaque, envase y embalaje congruente con el equipo de transporte utilizado 1.4. Evaluación de riesgo incurrido en el manejo de equipos para manipulación de materiales Evaluación de diseño y selección de equipo para manejo de materiales Considerar cambio de condiciones Revisión periódica de condiciones del equipo y su instalación Programa de mantenimiento preventivo Análisis de prácticas de manejo de equipos. Revisión de ciclos de trabajo 1.5. Análisis de riesgo de instalaciones Revisión de cumplimiento con estándares de construcción Contención de derrames Equipo de seguridad

6 Cámaras especiales de almacenamiento o Refrigeradas, esterilizadas, control de humedad, etc Diseño de infraestructura Layout. Diseño de almacén (ubicación de equipos y accesos) Racks, bandas transportadoras, etc. Equipos de protección (fuego, temblores, etc.) Revisión de congruencia entre infraestructura y materiales almacenados Licencias, permisos, uso de suelo, etc Revisión de riesgo de todos los modos de transporte Análisis de riesgo y necesidades, y modo utilizado acorde al material, volumen y valor transportado Análisis del modo utilizado congruente con origen y destino del embarque Análisis de necesidades considerando la distancia recorrida y las condiciones de la ruta 1.7. Evaluación del riesgo incurrido con el equipo de transporte Revisión de las características y especificaciones del equipo de transporte requerido Revisión de las condiciones físicas del equipo de transporte Evaluación de transportistas Revisión de estado legal del proveedor de servicios de transporte Revisión de sistemas Calidad Seguridad: control y aseguramiento Mantenimiento preventivo y correctivo Revisión del sistema de reclutamiento de personal Política de selección de personal Programas de entrenamiento y capacitación Programas de monitoreo al personal (Antidoping, alcohol, etc.) Revisión de las instalaciones y equipo en condiciones apropiadas para la operación Revisión de las condiciones financieras de la empresa 1.9. Evaluación de riesgo en rutas Análisis de alternativas de acuerdo al equipo requerido Análisis de puntos de detención obligatorios (casetas, retenes, carga de combustible, etc.) Análisis de puntos de descanso Análisis de ciudades y/o poblaciones en ruta Análisis de requerimientos extraordinarios (custodias, guardias, mecánicos, grúas, etc.) Revisión de puntos de interés del operador (hogar, casas de familiares, etc.) Revisión de equipo de rastreo en ruta Análisis de puntos de alto riesgo 2. Reducción de riesgo Para mejorar la Seguridad en Distribución es necesario diseñar e implementar un proceso que incluya medidas que nos ayuden a disminuir el potencial de eventos. Es necesario contar con un proceso que contemple medidas específicas que sirvan para reducir el riesgo en la distribución Políticas que propicien el compromiso de la dirección en la reducción de riesgos 2.2. Procedimientos que incluyan medidas de reducción de riesgo en el manejo y almacenamiento de productos 2.3. Procedimientos que incluyan medidas de reducción de riesgo en la transportación 2.4. Plan de acción que incluya las medidas identificadas para la reducción de riesgo 2.5. Sistema de seguimiento a las recomendaciones identificadas para la reducción de riesgo 2.1. Políticas que propicien el compromiso de la dirección en la reducción de riesgos Congruencia con misión y visión de la empresa Difusión extensiva de la política Revisiones periódicas de cumplimiento 2.2. Procedimientos que incluyan medidas de reducción de riesgo en el manejo y almacenamiento de productos Procedimientos que incluyan el manejo adecuado acorde al riesgo involucrado para cada producto almacenado, considerando el daño al producto, a la salud o al medio ambiente Procedimientos que incluyan el diseño y desarrollo de material de empaque, envase y embalaje que cumplan con los estándares internacionales establecidos para el producto Procedimientos y especificaciones que contemplen los requisitos mínimos para reducir riesgo en el uso y manejo de equipos para manipulación de materiales Cumplimiento de recomendaciones resultantes por el análisis de riesgo de instalaciones 2.3. Procedimientos que incluyan medidas de reducción de riesgo en la transportación Programa de evaluación, selección y contratación de transportistas Padrón de transportistas Acuerdo de servicios entre la empresa y el transportista que incluya puntos relativos a seguridad Programa de evaluación de rutas seguras Análisis de riesgo en rutas seguras para minimizar el riesgo a la comunidad Acuerdo con transportistas para establecer lineamientos y prohibiciones Procedimientos operativos para la transportación Procesos administrativos del transportista, como reclutamiento, pruebas antidoping, etc. Sistema de calidad y certificaciones Sistemas de monitoreo 2.4. Plan de acción que incluya las medidas identificadas para la reducción de riesgo Elaboración de plan anual Seguimiento periódico de cumplimiento 2.5. Sistema de seguimiento a las recomendaciones identificadas para la reducción de riesgo Base de datos con recomendaciones preventivas y correctivas Interacción con sistemas de calidad y certificaciones 3. Reporte e investigación de accidentes e incidentes Un buen programa de administración de la Seguridad en Distribución debe incluir un sistema para comunicar e investigar a fondo y a tiempo las lesiones y los incidentes ocurridos durante el almacenamiento y transporte de los productos. Por medio de estas investigaciones, la organización aprende y el equipo investigador determina la causa raíz y las causas subyacentes que ocasionan las lesiones y los incidentes, con la finalidad de eliminarlas y evitar que se repitan. De la misma manera se debe implementar un proceso de comunicación a la organización y compañías transportistas, dando seguimiento para que se lleven a cabo las recomendaciones generadas. Es necesario contar con un sistema de investigación para comunicar e investigar a fondo y a tiempo las lesiones y los incidentes ocurridos en distribución que contemple como mínimo los procesos para: 3.1. Comunicación del evento al momento de la ocurrencia 3.2. Documentación del evento 3.3. Investigación y análisis de causas raíz 3.4. Determinación de recomendaciones y acciones correctivas y preventivas

7 3.5. Difusión de hallazgos y plan de acción 3.6. Seguimiento y cierre de recomendaciones o acciones correctivas identificadas en el proceso de investigación 3.7. Monitoreo de la efectividad del sistema 3.1. Comunicación del evento al momento de la ocurrencia Determinación del nivel de riesgo Identificación de la audiencia Formato preestablecido para reportar el evento 2.2. Documentar el evento y mantener registros de: Fecha y hora del reporte de incidente Número de incidente (folio) Nombre del responsable que atiende el siniestro Puesto que desempeña en el área Área donde desempeña su función Nombre del responsable que reporta el siniestro Puesto que desempeña en el área Área donde desempeña su función Teléfono de quien reporta Tipo de incidente Región Ubicación del incidente Descripción del incidente Anexos (fotografías, reportes de autoridades, etc.) 3.3. Investigación y análisis de causas raíz Proceso formal de investigación, que incluya la asignación de un coordinador y un investigador que pertenezca al área afectada Metodología formal para identificación de causas raíz Niveles: individual, supervisión y gerencial 3.4. Determinación de recomendaciones y acciones correctivas y preventivas Plan de acción Designación del responsable para la implementación y ejecución de las acciones identificadas 3.5. Difusión de los hallazgos y el plan de acción Proceso de difusión que evite reincidencia Entrenamiento al personal de la compañía y al proveedor del servicio 3.6. Seguimiento y cierre de recomendaciones Proceso para dar seguimiento al cumplimiento y ejecución de las recomendaciones 3.7. Proceso para monitorear la efectividad del sistema Estadística de eventos Número, tipo, tendencias Oportunidad de las investigaciones Cumplimiento de las recomendaciones en tiempo y forma Documentación del cierre de las recomendaciones Auditoría del proceso de investigación II.- Cumplimiento legal y normativo, y entrenamiento 4. Entrenamiento a personal involucrado en la distribución Existen regulaciones (leyes, reglamentos y Normas Oficiales Mexicanas NOMs) que aplican a la transportación y al almacenaje; de aquí que el personal involucrado en la operación y administración del almacenamiento y transporte, selección de contenedores, y en las maniobras de carga y descarga deben recibir un entrenamiento enfocado, entre otros temas, al cumplimiento regulatorio. Hay que asegurarse de que todo el personal involucrado esté entrenado en las regulaciones y políticas de distribución aplicables Contar con un programa de entrenamiento y capacitación que incluya a todo el personal involucrado en transportación y almacenamiento 4.2. Identificar los materiales y registros a ser utilizados 4.3. Contar con formatos de entrenamiento y registro 4.4. Evaluación de conocimientos 4.1. Contar con un programa de entrenamiento y capacitación que incluya a todo el personal involucrado en transportación y almacenamiento que cubra: Regulaciones internacionales y nacionales Políticas de la empresa Guías, estándares y procedimientos Medidas para administrar y reducir el riesgo 4.2. Identificar los materiales y registros a ser utilizados Perfil y responsabilidades del puesto Descripción de puesto Matriz de entrenamiento Cursos relativos al ramo de la industria y/o modo de transporte y de la empresa Cursos emitidos por asociaciones o entidades certificadas, como: Asociación Nacional de la Industria Química (ANIQ) Certificación International Air Transport Association (IATA) Capacitación por parte de Terminales Marítimas Seguridad, Higiene y Protección Ambiental (SHyPA) 4.3. Contar con formatos de entrenamiento y registro Formatos con valor interno en la empresa y con reconocimiento de entidades oficiales Formato congruente con matriz de entrenamiento Registros de entrenamiento Administración de certificaciones requeridas 4.4. Evaluación de conocimientos Validación de aprendizaje Examen de conocimientos Ciclos de tarea Simulación de cumplimiento de procedimiento en campo con observador Auditoría Mejora a programa de entrenamiento 5. Monitoreo e interpretación De la misma manera que se requiere un entrenamiento específico en las regulaciones vigentes, es muy importante la interpretación adecuada de las nuevas regulaciones o cambios a estas

8 Hay que asegurarse de que todo el personal conozca y aplique la interpretación adecuada de las regulaciones vigentes Contar con un coordinador de cumplimiento regulatorio en distribución 5.2. Mantenerse actualizado con respecto a los cambios en las regulaciones 5.3. Comunicar internamente los cambios de las regulaciones y políticas de distribución y su interpretación 5.4. Asegurar el cumplimiento a las regulaciones y políticas de distribución 5.1. Contar con un coordinador de cumplimiento regulatorio en distribución Capacidad para interpretar adecuadamente las regulaciones y políticas de distribución Mantenerse actualizado con respecto a los cambios en las regulaciones Participación con autoridades y foros en la actualización de normas y regulaciones Conocimiento de las regulaciones y oolíticas de distribución que aplican a los diferentes medios de transporte, acorde al giro de la empresa DOF (Diario Oficial de la Federación) Página de Internet de la SCT (Secretaría de Comunicaciones y Transportes) Publicaciones de boletines informativos de cámaras y asociaciones 5.3. Comunicar internamente los cambios de las regulaciones y políticas de distribución y su interpretación Impacto del cambio para la compañía Actualización del programa de entrenamiento 5.4. Asegurar el cumplimiento a las regulaciones y políticas de distribución Documentos de embarque Hojas de emergencia en transporte Pancartas, etiquetas, especificación de contenedores Licencias, permisos, bitácoras, etc. 6. Entrenamiento en prestadores de servicios de distribución La capacitación y el entrenamiento continuos en la Seguridad de la Distribución son muy importantes para prevenir accidentes e incidentes al transportar y almacenar productos; de ahí que se debe preparar a todo el personal de prestadores de servicios logísticos. Hay que asegurarse de que todo el personal de prestadores de servicios esté capacitado y entrenado para realizar su función Contar con matriz de entrenamiento 6.2. Programa de inducción para personal de nuevo ingreso 6.3. Capacidad para identificar los materiales y sus riesgos 6.4. Conocimiento de leyes y reglamentos para la distribución de productos 6.5. Manejo de emergencias durante el almacenamiento y la transportación 6.6. Formatos de entrenamiento y registro 6.7. Evaluación de conocimientos 6.1. Contar con matriz de entrenamiento Descripción de puesto Identificación de conocimientos mínimos requeridos Producto, rutas, equipo de protección personal Tipo de equipo a manejar Integración de matriz de conocimientos 6.2. Programa de inducción para personal de nuevo ingreso Entrenamiento previo al inicio de operaciones Capacitación específica para la función a desempeñar Requisitos mínimos antes de empezar a operar 6.3. Capacidad para identificar los materiales y sus riesgos Información a los prestadores de servicios relativa al tipo de materiales a ser manejados Entrenamiento de manejo específico para cada producto 6.4. Conocimiento de leyes y reglamentos para la distribución de productos Programa de actualización continúa en materia de normatividad Entrenamiento de leyes y reglamentos a todo el personal involucrado en el manejo de productos 6.5. Manejo de emergencias durante el almacenamiento y la transportación Programa de capacitación en respuesta a emergencias Simulacros de emergencia 6.6. Formatos de entrenamiento y registro Formatos con valor interno en la empresa y con reconocimiento de entidades oficiales Formato congruente con matriz de entrenamiento Registros de entrenamiento y su periodicidad Administración de certificaciones requeridas 6.7. Evaluación de conocimientos Validación de aprendizaje Examen de conocimientos Ciclos de tarea Simulación de cumplimiento de procedimiento en campo con observador Auditoría Mejora a programa de entrenamiento 7. Auditorías Es necesario contar con un sistema dedicado a verificar el cumplimiento de los procesos de seguridad establecidos para el almacenamiento y distribución de los productos. Hay que asegurarse de que se cuente con un protocolo enfocado a eliminar los actos inseguros que conlleve a una mejora sustancial en el desempeño de la Seguridad en Distribución Programa y protocolo para identificar y corregir actos y condiciones inseguras 7.2. Comunicación directa con el personal y choferes en los recorridos y en las áreas de trabajo 7.3. Recopilación y evaluación de las recomendaciones del personal y los operadores para mejorar la Seguridad en Distribución 7.4. Programa y protocolo de auditorías internas al cumplimiento regulatorio en almacenamiento y transportación de productos 7.5. Seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones de auditorías 7.6. Revisión de efectividad del sistema de auditoría 7.1. Programa y protocolo para identificar y corregir actos y condiciones inseguras Competencia del equipo auditor Certificación y/o acreditación Determinación de frecuencia y tipo de auditoría acorde al nivel de riesgo Auditorías de primera, segunda o tercera parte Identificación de personas responsables para conducir y recibir la auditoria 12 13

9 Desarrollo del protocolo de auditoría, considerando las características propias del centro embarcador y/o prestador de servicio 7.2. Comunicación directa con el personal y choferes en los recorridos y en las áreas de trabajo Sistema de auditorías de campo enfocado en las acciones de las personas y en el cumplimiento regulatorio Difusión de roles y responsabilidades del personal respecto a las auditorías de Seguridad en Distribución 7.3. Recopilación y evaluación de las recomendaciones del personal y los operadores para mejorar la Seguridad en Distribución Experiencia práctica de auditorías en campo Proceso para capturar la retroalimentación de los operadores Listas de verificación, minutas, recorridos 7.4. Programa y protocolo de auditorías internas al cumplimiento regulatorio en almacenamiento y transportación de productos Competencia del equipo auditor Determinación de frecuencia y tipo de auditoría Identificación de personas responsables para conducir y recibir la auditoría Desarrollo del protocolo de auditoría considerando las características propias del centro embarcador y/o prestador de servicio 7.5. Seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones de auditorías Acciones concretas para cada hallazgo Programa de implementación de recomendaciones Asignación de responsabilidades Proceso de administración de recomendaciones Reporte y verificación de cumplimiento de recomendaciones Proceso de cierre de recomendaciones 7.6. Revisión de efectividad del sistema de auditoría Indicadores de desempeño Tendencias III.- Seguridad de transportistas 8. Inventario de equipos de transporte (parque vehicular) Los equipos utilizados en la transportación de los productos juegan un papel muy importante dentro de la Seguridad en la Distribución, ya que si estos se encuentran en buenas condiciones, el potencial de fugas, derrames o incidentes ocasionados por fallas mecánicas o de integridad será mínimo. De la misma manera, la selección adecuada de los contenedores permitirá contar con una flotilla de transporte confiable, cumpliendo con las políticas de la empresa y regulaciones aplicables. Hay que asegurarse de que se cuente con el inventario del parque vehicular disponible para la distribución Inventario de equipo de transporte propio y/o subcontratado 8.2. Identificación de transportistas, diferenciando dedicados y transaccionales 8.3. Programa y registro de mantenimiento preventivo y correctivo 8.4. Capacitación del personal responsable del mantenimiento 8.5. Registro de los incidentes relativos a la seguridad por el equipo de transporte 8.6. Programa de reposición de unidades de transporte 8.1. Inventario de equipo de transporte propio y/o subcontratado Relación costo beneficio para determinar si la flotilla debe ser propia o subcontratada Registros actualizados (base de datos) del inventario de equipo de transporte utilizado para la distribución Listas de verificación 8.2. Identificación de transportistas, diferenciando dedicados y transaccionales Verificación del cumplimiento de especificaciones requeridas para el equipo contratado Registro de cumplimiento con especificaciones 8.3. Programa y registro de mantenimiento preventivo y correctivo Cumplimiento con programa de mantenimiento preventivo de acuerdo a especificaciones del fabricante Registros por unidad de transporte acorde a la periodicidad establecida Bitácora diaria Plan de acción correctivo para fallas menores y mayores Proceso de registro de fallas encontradas en ruta 8.4. Capacitación del personal responsable del mantenimiento Programa de inducción a personal de nuevo ingreso Personal de taller Los operadores deben conocer los programas de mantenimiento Capacitación periódica para el personal involucrado en el mantenimiento de unidades de transporte Registros de entrenamiento 8.5. Registro de los incidentes relativos a la seguridad por equipo de transporte Registro del evento por tipo de incidente Causas raíz 8.6. Programa de reposición de unidades de transporte Cada empresa se comporta diferente: unas cuentan con equipo de transporte propio y otras lo subcontratan. En ambos casos deben contar con un programa de reposición para evitar la obsolescencia. 9. Política de seguridad de transportistas La política de Seguridad en Distribución establece los criterios mínimos requeridos para prevenir incidentes en transportación

10 Es fundamental el desempeño de los transportistas, por lo que se debe asegurar que cuenten con programas de seguridad que cumplan con la normatividad y las regulaciones vigentes. Debe existir una política de seguridad que incluya las medidas necesarias a ser tomadas para prevenir incidentes en la transportación Asignación de recursos para administrar la política de Seguridad en Distribución 9.2. Política de seguridad establecida en las compañías transportistas 9.3. Política de seguridad de las empresas transportistas que contemple entrenamiento 9.4. Política de seguridad de las empresas transportistas que contemple cumplimiento 9.5. Política de seguridad de las empresas transportistas que contemple evaluación de cumplimiento 9.6. Registros históricos 9.1. Asignación de recursos para administrar la política de Seguridad en Distribución Involucramiento con la alta dirección Nivel de responsabilidad y conocimientos Autoridad y capacidad para la toma de decisiones Habilidad para la implantación 9.2. Política de seguridad establecida en las compañías transportistas Congruencia con la política de la compañía contratante Consideración de la normatividad y las regulaciones aplicables Consideración de la retroalimentación de clientes y proveedores 9.3. Política de seguridad de las empresas transportistas que contemple entrenamiento Referencia al capítulo II: Cumplimiento legal y normativo : 4. Entrenamiento a personal involucrado en la distribución 6. Entrenamiento en prestadores de servicios de distribución 9.4. Política de seguridad de las empresas transportistas que contemple cumplimiento Referencia al capítulo II: Cumplimiento legal y normativo : 5. Monitoreo e interpretación 9.5. Política de seguridad de las empresas transportistas que contemple evaluación de cumplimiento Referencia al capítulo II: Cumplimiento legal y normativo : 7. Auditorías 9.6. Registros históricos IV.- Manejo y almacenamiento 10. Selección de bodegas y contendores Es necesario contar con un proceso de selección de instalaciones, equipos y contenedores que cumpla con las regulaciones y estándares de seguridad vigentes aplicables para la prevención de accidentes o incidentes en las bodegas y contenedores. Hay que asegurarse de que se cuente con un procedimiento de selección de bodegas y contenedores Contar con una definición de bodega, almacén y contenedor Identificar los estándares aplicables acorde a la necesidad a ser satisfecha Definir los criterios para la selección y elaborar cuestionarios de evaluación Asegurar que el equipo de evaluación cuente con los conocimientos mínimos requeridos y la experiencia para realizar la selección de bodegas y contenedores Contar con registros de las evaluaciones Contar con una definición de bodega, almacén y contenedor Publicaciones oficiales Normas locales e internacionales Estándares Identificar los estándares aplicables acorde a la necesidad a ser satisfecha Características de los productos a ser manejados Normas y regulaciones aplicables Especificaciones técnicas Definir los criterios para la selección y elaborar cuestionarios de evaluación Integración de equipo evaluador Estudio logístico Ubicación y accesos Modos de transporte Infraestructura para el manejo de materiales Estudios de riesgo e impacto ambiental Comunidad Cumplimiento de estándares y regulaciones aplicables Requerimientos de protección de activos Asegurar que el equipo de evaluación cuente con los conocimientos mínimos requeridos y la experiencia para realizar la selección de bodegas y contenedores Matriz de conocimientos Programa de entrenamiento y capacitación Validación y certificación de conocimientos Contar con registros de las evaluaciones Base de datos Análisis comparativo de alternativas Soporte histórico 11. Procedimientos de carga Es indispensable contar con procedimientos que especifiquen la manera en que debe realizarse la maniobra de carga, en cumplimiento con los estándares de seguridad vigentes que aseguren la integridad de las mercancías y eviten accidentes o inciden

11 tes en los centros embarcadores y en tránsito. El personal encargado de realizar las operaciones de carga debe estar familiarizado con los riesgos en el manejo de los productos embarcados y debe de contar con procedimientos de emergencia para los casos en que ocurra un incidente durante la maniobra de carga. El procedimiento de carga debe comprender desde las revisiones previas a la maniobra de carga hasta la llegada de la mercancía a destino en óptimas condiciones Integridad de los contenedores o envases Procedimiento específico para cada tipo de mercancía Cumplimiento regulatorio Embalaje previo a la carga Equipo adecuado para maniobras Procedimiento de bloqueo y sujeción Entrenamiento y calificación del personal que realiza las maniobras Especificación de equipo de transporte Verificación de las condiciones del equipo de transporte Verificación de las condiciones de los conductores Maniobras en patio y andenes Integridad de los contenedores o envases Procedimiento que contemple una verificación física de las condiciones de contenedores o envases previa a la maniobra de carga Lista de verificación actualizada Procedimiento específico para cada tipo de mercancía Cumplimiento regulatorio Mercancía peligrosa Mercancía no peligrosa Marcado y etiquetado Identificación del tipo de mercancías Carga seca Carga líquida Carga a granel Mercancía a temperatura controlada Cumplimiento regulatorio Legislación nacional e internacional Normas Oficiales Mexicanas Normas internacionales IATA IMO International Maritime Dangerous Goods (IMDG) Certificaciones Customs-Trade Partnership Against Terrorism (C-TPAT) Business Alliance for Secure Commerce (BASC), etc. Calidad Señalización de unidad de transporte Embalaje previo a la carga Procedimiento de inspección de embalaje Procedimiento de acomodo y sujeción de mercancía en tarimas Procedimiento de empaque y acondicionamiento de mercancía Lista de verificación actualizada Equipo adecuado para maniobras Selección de equipo adecuado para manejar cada tipo de mercancía Carga seca Carga líquida Capacidad de operación del equipo Inspección de condiciones del equipo para maniobras Procedimiento de bloqueo y sujeción Identificación de riesgos por tipo de mercancía Proceso para cubicar la mercancía Peso vs. volumen Selección de equipo de transporte Acomodo y distribución de mercancía dentro de la unidad de transporte Entrenamiento al personal involucrado en la maniobra Material de bloqueo y sujeción Barras de sujeción Bolsas de aire Cinturones de carga, etc Lista de verificación actualizada Entrenamiento y calificación del personal que realiza las maniobras Programa periódico de capacitación Ciclos de tarea para verificar cumplimiento Especificación de equipo de transporte Mercancía a ser transportada Origen y destino de la mercancía Volumen a ser transportado Presentación de la mercancía Regulaciones de transporte Requerimiento de tiempo de tránsito Necesidad de rastreo en transito Verificación de las condiciones del equipo de transporte Lista de verificación de unidad de transporte Estado físico Licencias y permisos Equipo de seguridad Bitácora Verificación de las condiciones de los conductores Lista de verificación del conductor Estado físico o Alcoholemia, substancias o Presentación o Equipo de seguridad Licencias y permisos 18 19

12 Registros de entrenamiento Bitácora del conductor Maniobras en patio y andenes Reglamento de circulación en patios Procedimiento para maniobras en patios Reglamento para personal de andenes 12. Procedimientos de descarga Es indispensable contar con procedimientos que especifiquen la manera en que debe realizarse la maniobra de descarga, en cumplimiento con los estándares de seguridad vigentes que aseguren la integridad de las mercancías y eviten accidentes o incidentes en los centros receptores. El personal encargado de realizar las operaciones de descarga debe estar familiarizado con los riesgos en el manejo y almacenamiento de los productos recibidos y debe contar con procedimientos de emergencia para los casos en que ocurra un incidente durante la maniobra de descarga. El procedimiento de descarga debe comprender desde las instrucciones previas al embarque hasta que la mercancía es puesta en piso en el centro receptor Revisión de integridad de los contenedores, los envases y la mercancía recibida Procedimiento específico para el manejo de cada tipo de mercancía Verificación del cumplimiento regulatorio Material de embalaje y bloqueo utilizado Equipo adecuado para maniobras Entrenamiento y calificación del personal que realiza las maniobras Verificación de las condiciones del equipo de transporte y de los conductores Verificación de las condiciones del equipo de transporte Instalaciones y espacio adecuado para la descarga Maniobras en patio y andenes Revisión de integridad de los contenedores, los envases y la mercancía recibida Procedimiento que contemple verificación física de las condiciones en que se reciben los contenedores, los envases y la mercancía previo a la maniobra de descarga Procedimiento para verificación física de la mercancía posterior a la descarga Lista de verificación actualizada Procedimiento específico para el manejo de cada tipo de mercancía Cumplimiento regulatorio Mercancía peligrosa Mercancía no peligrosa Verificación de identificación de tipo de mercancía y manejo acorde a las circunstancias Carga seca Carga líquida Carga a granel Mercancía a temperatura controlada Verificación del cumplimiento regulatorio Licencias y permisos del centro receptor Lista de verificación actualizada Compañía transportista Operador (chofer) Unidad de transporte Material de embalaje y bloqueo utilizado Sustentabilidad y reciclado de material de embalaje Reutilización de material de embalaje Proceso de retroalimentación al centro embarcador Equipo adecuado para maniobras Selección de equipo adecuado para manejar cada tipo de mercancía Carga seca Carga líquida Capacidad de operación del equipo Inspección de las condiciones del equipo para maniobras Entrenamiento y calificación del personal que realiza las maniobras Programa periódico de capacitación Ciclos de tarea para verificar cumplimiento Verificación de las condiciones del equipo de transporte y de los conductores Instalaciones y espacio adecuado para la descarga Maniobras en patio y andenes Verificación de las condiciones del equipo de transporte Lista de verificación de unidad de transporte Estado físico Licencias y permisos Equipo de seguridad Bitácora Instalaciones y espacio adecuado para la descarga Especificación de las instalaciones según el tipo de mercancía a ser manejada Verificación del espacio disponible para un correcto manejo Área para maniobras de descarga Área para almacenamiento o cruce de andén Maniobras en patio y andenes Reglamento de circulación en patios Procedimiento para maniobras en patios Reglamento para el personal de andenes 13. Orden y limpieza Es importante administrar el riesgo involucrado en las operaciones de distribución para prevenir incidentes a consecuencia de un inadecuado orden y limpieza en las bodegas. Es importante que los centros de trabajo cuenten con un mecanismo para asegurar que los contenedores utilizados estén en óptimas condiciones y un proceso de disposición de los residuos. Hay que asegurarse de que las operaciones sean realizadas por procedimiento con orden y limpieza Estándares de orden y limpieza Procedimiento para limpieza y/o descontaminación Elementos para realizar la labor de orden y limpieza Manejo de residuos Procedimiento para inspección de orden y limpieza 20 21

13 13.6. Procedimiento para reporte, corrección y seguimiento a los hallazgos de la inspección Medición y registros de cumplimiento Estándares de orden y limpieza Identificación de estándares y regulaciones aplicables acorde a los productos manejados Definición de capacidad de almacenamiento Asignación de áreas acorde al tipo de mercancías manejadas Definición de áreas y sentidos de circulación de equipos de manejo de carga y personal Señalización Procedimiento para limpieza y/o descontaminación Planeación y preparación para realizar la limpieza Identificación de elementos para realizar la labor de limpieza o descontaminación Designación del área para realizar la operación de limpieza o descontaminación Materiales para contención de derrames Elementos para realizar la labor de orden y limpieza Equipo de protección personal Equipo para realizar las labores de orden y limpieza Entrenamiento en manejo de productos de limpieza y/o descontaminación Manejo de residuos Identificación de materiales considerados como residuos Apego a normas y regulaciones Procedimiento para disposición de residuos y material de empaque Reciclado Procedimiento para inspección de orden y limpieza Protocolo de inspección y evaluación Difusión, entrenamiento, implementación y evaluación del procedimiento Procedimiento para reporte, corrección y seguimiento a los hallazgos de la inspección Identificación de roles y responsabilidades Formatos para registro y reporte de hallazgos Investigación y análisis causa raíz Identificación de acciones preventivas y correctivas Proceso de seguimiento de recomendaciones Medición y registros de cumplimiento Definición de niveles mínimos de aceptación Periodicidad requerida para realizar inspecciones Estadística Cierre de recomendaciones 14. Información a clientes y distribuidores Es necesario contar con un proceso y un programa de comunicación y entrenamiento de prácticas seguras para que los clientes y distribuidores manejen, almacenen y transporten los productos adecuadamente. Hay que cerciorarse de que se cuente con un proceso de difusión de prácticas seguras y un programa de comunicación, información de riesgos y entrenamiento para clientes y distribuidores Directorio/catálogo de clientes y distribuidores Proceso formal de comunicación con clientes y distribuidores Información que deben tener los clientes y distribuidores en relación con los materiales y su manejo y almacenamiento Programa de comunicación y entrenamiento Retroalimentación de clientes y distribuidores Actualización del proceso de difusión Directorio/catálogo de clientes y distribuidores Información mínima requerida Contactos Productos Ubicación Proceso formal de comunicación con clientes y distribuidores Identificación de la información que debe ser difundida Preparación de la literatura Presentaciones Folletos Videos, etc Selección del canal o metodología más adecuado para la difusión Identificar la audiencia Posible subcontratación del entrenador Información que deben tener los clientes y distribuidores en relación con los materiales y su manejo y almacenamiento Identificación de productos y sus características Nivel de riesgo Prácticas de seguridad Manejo del producto (Ref. Cap. IV, tema 12) Conservación del producto o Caducidad o Temperatura o Humedad, etc Atención a incidentes y reporte Programa de comunicación y entrenamiento Detección de necesidades de capacitación Integración de grupos para entrenamiento Región Nivel de conocimientos Tipo de productos manejados Definición de periodicidad Alcance y duración del entrenamiento Evaluación de la efectividad del entrenamiento Retroalimentación y mejora al material de entrenamiento Retroalimentación de clientes y distribuidores Determinación de metodología y periodicidad para la retroalimentación Efectividad del proceso de difusión 22 23

14 14.6. Actualización del proceso de difusión Identificación de mejoras Actualización del catálogo de clientes y distribuidores Actualización del material de entrenamiento Actualización del programa de entrenamiento 15. Selección de distribuidores Es importante asegurarse de que las operaciones de distribución son realizadas de manera adecuada para prevenir incidentes. Una de las maneras de asegurar que los productos son manejados apropiadamente es a través de la implementación de un procedimiento de selección de distribuidores que permita mantener un grupo que se desempeñe de manera segura y que cumpla con los criterios establecidos. Hay que asegurarse de que se cuente con un proceso de selección de distribuidores que contemple: Criterios y estándares de seguridad aplicables a distribuidores Procedimiento para selección de distribuidores Entrenamiento al personal involucrado en la selección de distribuidores Reporte, corrección, seguimiento y actualización del proceso de selección Medición y registros del cumplimiento Criterios y estándares de seguridad aplicables a distribuidores Estándares y regulaciones acorde a los productos manejados y a la ubicación geográfica Legales, de seguridad, logísticas, etc Capacidad de almacenamiento, cruce de andén, espacio en patio de maniobras y/o transporte, etc Certificaciones y permisos requeridos Procedimiento para selección de distribuidores Proceso de selección acorde al producto, volumen y requerimientos logísticos Recepción, manejo interno, embarques, etc Planeación y preparación del proceso de selección Roles y responsabilidades del personal involucrado (interno y externo) Métricas en el proceso de selección Aspectos cualitativos y cuantitativos Proceso de comunicación entre las partes involucradas Entrenamiento al personal involucrado en la selección de distribuidores Contenido Periodicidad del entrenamiento Selección del capacitador (interno Vs. externo) Actualización del material y contenido Reporte, corrección, seguimiento y actualización del proceso de selección Formatos para registro y reporte Investigación y análisis causa raíz Identificación de acciones preventivas y correctivas Proceso de seguimiento de las recomendaciones Estadística Cierre de recomendaciones 16. Desempeño de distribuidores Aun bajo una adecuada selección de distribuidores, es muy importante la medición del desempeño para asegurar que se encuentran trabajando continuamente bajo estándares de seguridad predeterminados. Hay que cerciorarse de que los distribuidores se desempeñen con seguridad y cumplan con los criterios preestablecidos en forma continua Parámetros de evaluación de desempeño en seguridad Procedimiento para evaluación de desempeño en seguridad Registro de evaluaciones, identificación de mejoras al procedimiento, y seguimiento y actualización del proceso de medición del desempeño Seguimiento de resultados con los distribuidores Parámetros de evaluación de desempeño en seguridad Estándares y regulaciones legales aplicables acorde a los productos manejados y a la ubicación geográfica Materiales peligrosos, salubridad, medio ambiente, segregación de producto, etc Capacidad de almacenamiento, cruce de andén y/o transporte acorde al volumen de producto a distribuir Capacidad del personal involucrado (en andén, choferes, montacarguistas, supervisores, personal administrativo y de sistemas, etc.) Seguridad en el manejo de información Sistemas de seguridad Criterios y estándares mínimos de aceptación Procedimiento para evaluación de desempeño en seguridad Planeación y preparación del proceso Roles y responsabilidades del personal involucrado (interno y externo) Periodicidad para realizar la evaluación de desempeño en seguridad Proceso de comunicación entre las partes involucradas Difusión de los resultados de la evaluación Registro de evaluaciones, identificación de mejoras al procedimiento, y seguimiento y actualización del proceso de medición del desempeño Formatos para registro y reporte Identificación de acciones preventivas y correctivas Proceso de seguimiento de las recomendaciones Actualización al procedimiento de evaluación de desempeño en seguridad de distribuidores Seguimiento de resultados con los distribuidores Difusión periódica de resultados y estadísticas Identificación de acciones preventivas y correctivas Recomendaciones y plan de acción Monitoreo del cumplimiento Medición y registros de cumplimiento Definición de niveles mínimos de aceptación Periodicidad requerida para realizar inspecciones 24 25

15 V.- Respuesta a emergencias 17. Procedimientos Los procedimientos de respuesta a emergencias en distribución permiten actuar de una manera rápida y eficiente, evitando un siniestro mayor con subsecuentes daños a la imagen, a las instalaciones y a los resultados de los negocios. Hay que asegurarse de que se cuente con un proceso de respuesta a emergencias en distribución que contemple: Bodegas y transportación Definición clara de roles y responsabilidades Proceso de comunicación Entrenamiento acorde a roles y responsabilidades Evaluación de los simulacros Registro de eventos Actualización periódica del procedimiento Bodegas y transportación Identificación de productos y su peligrosidad MSDS Equipo de protección personal Equipo de atención a emergencias o Implementos y herramientas Ubicación potencial de incidentes Bodegas (y sus características) Análisis de riesgo en rutas para la transportación Directorio de servicios de emergencia más cercanos Definición clara de roles y responsabilidades Asignación de líder de respuesta a emergencia Brigadas de emergencia Designación de integrantes de brigada o En la localidad o Para atención de emergencias fuera de la localidad Áreas de soporte Administrativo Técnico (operación) Asignación de portavoces Características requeridas Involucramiento del área respectiva Atención a medios y autoridades Características requeridas Involucramiento del área respectiva Proceso de comunicación Interna Directorio de contactos primarios Identificación de áreas potenciales a ser involucradas Jerarquía para escalar la comunicación Autoridades y medios Directorio de contactos Acercamiento previo o Protección Civil o Bomberos o Policía Federal, Estatal, etc Comunidad Hospitales Clínicas de salud Escuelas, etc Entrenamiento acorde a roles y responsabilidades Programación de simulacros de emergencia en bodegas y en transportación Revisión médica a brigadistas Capacitación en campo a brigadistas Entrenamiento para uso de equipo o Equipo de protección personal o Equipo para control de emergencia Planeación del simulacro o Fecha o Recursos necesarios o Simulación de situaciones inesperadas Simulacros de escritorio Flujo de comunicaciones Evaluación de los simulacros Medición del tiempo de respuesta Calidad de las comunicaciones Disponibilidad de información Respuesta de las áreas de soporte Interacción con las autoridades y los medios de comunicación Efectividad en el uso de equipos Equipo de protección personal Equipo para control de emergencias Nivel de conocimientos del personal involucrado Registro de eventos Clasificación Estándares y parámetros Nivel de riesgo e impacto Evaluación de respuesta a emergencia Efectividad en la ejecución de responsabilidades o Actuación de la brigada Disponibilidad de recursos o Oportunidad y calidad de la toma de decisiones o Oportunidad de la reacción de las áreas de soporte o Oportunidad y calidad de atención a las autoridades y los medios o Afectación a la comunidad y al medio ambiente Actualización periódica del procedimiento Resultante de la investigación de eventos reales 26 27

16 Hallazgos en revisiones Auditorías Simulacros 18. Entrenamiento de brigadas La capacitación y el entrenamiento continuos de las brigadas de emergencias son importantes para controlar y mitigar los efectos ocasionados por accidentes e incidentes ocurridos al almacenar y/o transportar productos. Hay que asegurarse de que las brigadas cuenten con el entrenamiento y la capacitación adecuados para la respuesta a emergencias en distribución Roles y responsabilidades de los brigadistas Procedimientos de emergencia para bodegas y transportistas Programas de entrenamiento de respuesta a emergencias para el personal de bodegas y plantas, y para transportistas Procedimiento de selección de brigadistas Entrenamientos Evaluación de desempeño de brigadas Roles y responsabilidades de los brigadistas Tipos de brigadas Características de los materiales a ser manejados Características de las emergencias Ubicación de las localidades Personal interno Personal externo Suplentes Referirse al cap : Definición clara de roles y responsabilidades Procedimientos de emergencia para bodegas y transportistas Disponibilidad de procedimientos Adaptación a circunstancias o Peligrosidad, ubicación Difusión de procedimientos Entendimiento Examen Auditoría Programas de entrenamiento de respuesta a emergencias para el personal de bodegas y plantas, y para transportistas Brigadas Comunicación o Interna y externa o Autoridades o Entidades de apoyo Programa de entrenamiento teórico Simulacros Programas de entrenamiento externos Bodega Propias Coordinadas Compañías transportistas Propias Coordinadas Procedimiento de selección de brigadistas Referencia Cap : Definición clara de roles y responsabilidades Evaluación de candidatos Consideraciones mínimas: o Condiciones físicas y psicológicas o Disposición del personal o Antecedentes o Habilidades de liderazgo Entrenamientos Lugar En la localidad (campo) En el salón / escritorio En instalaciones especiales Capacitador Interno y externo Calificación Certificación Registro y medición Estándares y parámetros Evaluación de desempeño de brigadas Efectividad en la ejecución de responsabilidades Evaluación en simulacros Oportunidad y calidad de la toma de decisiones Oportunidad de reacción de las áreas de soporte Oportunidad y calidad de atención a autoridades y medios Afectación a la comunidad y al medio ambiente 19. Comunicación con autoridades Es importante que se incluya la comunicación con las autoridades en los procedimientos de emergencias de las bodegas y los transportistas. De esta manera, se mantendrá una relación constante y abierta con las autoridades, permitiendo a las empresas mostrar los esfuerzos realizados para el control de los riesgos, compartiendo los planes de acción. Hay que asegurarse de que se cuente con un proceso de comunicación con las autoridades que contemple: Programa de ayuda mutua empresarial Programa de acercamiento con la autoridad Proceso de comunicación para eventos reales Seguimiento y mejora al proceso de comunicación Programa de ayuda mutua empresarial Identificación de empresas del ramo con intereses comunes Acercamiento con las empresas del ramo o Generación de un plan de acción de ayuda mutua 28 29

17 Acercamiento con empresas de ramos diferentes Localización física (vecinos) Rutas de tránsito de mercancías Programa de acercamiento con la autoridad Identificación de entidades gubernamentales Legislación aplicable Características del riesgo Ubicación geográfica Identificación del nivel de autoridades para interacción o Municipal, estatal, federal, etc Acercamiento con entidades gubernamentales Contemplar localización por su: o Ubicación física o Jurisdicción Rutas de tránsito de mercancías Proceso de comunicación para eventos reales Tipificación de incidentes para definir el tratamiento correspondiente Designación del vocero oficial o Entrenamiento Contacto con la autoridad correspondiente Contacto con las empresas del programa de ayuda mutua Preparación de la información a ser difundida Difusión de la información Seguimiento y mejora al proceso de comunicación Impacto adverso o favorable resultante por el manejo de la información relativa al incidente Acciones y compromisos Grupo de ayuda mutua Autoridades Evaluación del proceso de comunicación Identificación e implantación de mejoras Características generales o Tamaño o Zona urbana o rural o Servicios disponibles o Comunicaciones y/o tecnología Acercamiento con la comunidad Identificación de asociaciones de vecinos y/o comunitarias Programa de ayuda mutua Participación en grupos de trabajo y voluntariados Identificación de actividades en la localidad y/o comunidad Proceso de comunicación para eventos reales Clasificación de incidentes para determinar el tratamiento correspondiente Preparación de la información a ser difundida Designación del vocero oficial o Entrenamiento Difusión de la información Árbol de decisiones Contacto con la localidad y/o comunidad Seguimiento y mejora al proceso de comunicación Valoración del impacto, adverso o favorable, resultante por el manejo de la información relativa al incidente Acciones y compromisos Localidad y/o comunidad Evaluación del proceso de comunicación Identificación e implantación de mejoras 20. Comunicación con la comunidad Es importante que se incluya la comunicación con la comunidad en los procedimientos de emergencias de las bodegas y los transportistas. Como parte importante en la cadena de distribución, es necesario mantener una comunicación muy estrecha con la comunidad, que le permita entender los esfuerzos y métodos de prevención establecidos dentro de las bodegas y durante el transporte de los productos, así como los procedimientos a seguir durante un eventual incidente. Hay que asegurarse de que se cuente con un proceso de comunicación con la comunidad que contemple: Programa de comunicación preventiva Proceso de comunicación para eventos reales Seguimiento y mejora al proceso de comunicación Programa de comunicación preventiva Identificación de localidades y/o comunidades Ubicación geográfica 30 31

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