Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López Sistemas Intenalco

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1 MANUAL DE POLITICAS Y ESTANDARES EN SEGURIDAD INFORMATICA Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López Sistemas Intenalco

2 MANUAL DE POLITICAS Y ESTANDARES EN SEGURIDAD INFORMATICA 2 INTRODUCCION 4 1. DESARROLLO GENERAL Aplicación Evaluación delas Políticas Beneficios 4 2. SEGURIDAD INSTITUCIONAL Usuarios Nuevos Obligaciones de los Usuarios Capacitación en Seguridad Informática Sanciones 6 3. SEGURIDAD FISICA Y DEL MEDIO AMBIENTE Protección de la Información y de los Bienes Informáticos Reportar de forma inmediata Obligación de proteger Responsabilidad del Usuario o Funcionario Controles de Acceso Físico Ingreso a las Instalaciones de Intenalco Equipos Personales y Portátiles Seguridad en Áreas de trabajo Protección y ubicación de los equipos Mantenimiento de Equipos Pérdida de Equipo Uso de Dispositivos Extraíbles Daños del Equipo ADMINISTRACION DE OPERACIONES EN EL CENTRO DE COMPUTO Políticas del Centro de Cómputo Uso de Medios de Almacenamiento Adquisición de Software Licenciamiento de Software Identificación de Incidentes 16 Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López Sistemas Intenalco

3 4.6 Administración de la Red Seguridad en la Red Uso del Correo Electrónico Institucional Controles contra Virus y/o Software malicioso Controles para la Generación y Restauración de Copias de Respaldo (Backups) Planes de Contingencia ante Desastres Internet ACCESO LOGICO Controles de Acceso Lógico Administración de Privilegios Equipo Desatendido Administración y Uso de Contraseñas Controles para Otorgar, Modificar y Retirar Usuarios Controles de Acceso Remoto CUMPLIMIENTO DE LA SEGURIDAD INFORMATICA DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL CLAUSULAS DE CUMPLIMIENTO VIOLACIONES DE SEGURIDAD INFORMATICA EQUIPOS EN EL AREA ADMINISTRATIVA 30 ANEXOS 35 Anexo 1 Creación de Cuentas de Usuario 35 Anexo 2 Solicitud Creación Cuenta de Usuario 36 Anexo 3 Seguimiento Back ups o Copias de Respaldo 37 Anexo 4 Manual de Acceso Lógico 38 Anexo 5 Manual de Roles 40 Anexo 6 Manual de Contingencias 44 Anexo 7 Manual de Procedimientos 54 Anexo 8 UF_SAME_V01 71 Anexo 9 UF_BAJA_V00 72 Anexo 10 UF_PWEB_V00 73 Anexo 11 Resolución No Anexo 12 Solicitud Reparación de Equipo 75 Anexo 13 Solicitud Back ups 76 Anexo 14 Firmas autorizadas 77 Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López Sistemas Intenalco

4 INTRODUCCION Con la definición de las políticas y estándares de seguridad informática se busca establecer en el interior de la Institución una cultura de calidad operando en una forma confiable. La seguridad informática, es un proceso donde se deben evaluar y administrar los riesgos apoyados en políticas y estándares que cubran las necesidades de Intenalco Educación Superior en materia de seguridad. Para el desarrollo de este manual se busca estructurarlo en base a ciertos criterios tales como: Seguridad Institucional Seguridad física y del medio ambiente Manejo y control Centro de Cómputo Control de usuarios Lineamientos legales Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López Sistemas Intenalco 4 de 77

5 1.- Desarrollo General 1.1 Aplicación Las políticas y estándares de seguridad informática tienen por objeto establecer medidas y patrones técnicos de administración y organización de las Tecnologías de Información y Comunicaciones TIC s de todo el personal comprometido en el uso de los servicios informáticos proporcionados por la Oficina Nuevas Tecnologías, nombre asignado al Área de Sistemas de INTENALCO EDUCACION SUPERIOR, mediante Resolución No. 168 de Septiembre 16 de 2011 en cuanto a la mejora y al cumplimiento de los objetivos institucionales. Ver Resolución No También se convierte en una herramienta de difusión sobre las políticas y estándares de seguridad informática a todo el personal de Intenalco Educación Superior. Facilitando una mayor integridad, confidencialidad y confiabilidad de la información generada por la Oficina Nuevas Tecnologías al personal, al manejo de los datos, al uso de los bienes informáticos tanto de hardware como de software disponible, minimizando los riesgos en el uso de las tecnologías de información. 1.2 Evaluación de las Políticas Las políticas tendrán una revisión periódica se recomienda que sea semestral para realizar actualizaciones, modificaciones y ajustes basados en las recomendaciones y sugerencias. 1.3 Beneficios Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López Sistemas Intenalco 5 de 77

6 Las políticas y estándares de seguridad informática establecidas en el presente documento son la base fundamental para la protección de los activos informáticos y de toda la información de las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC s) en la Institución. 2.- Seguridad Institucional Política: Toda persona que ingresa como usuario nuevo a Intenalco Educación Superior para manejar equipos de cómputo y hacer uso de servicios informáticos debe aceptar las condiciones de confidencialidad, de uso adecuado de los bienes informáticos y de la información, así como cumplir y respetar al pie de la letra las directrices impartidas en el Manual de Políticas y Estándares de Seguridad Informática para Usuarios. 2.1 Usuarios Nuevos Todo el personal nuevo de la Institución, deberá ser notificado a la Oficina Nuevas Tecnologías, para asignarle los derechos correspondientes (Equipo de Cómputo, Creación de Usuario para la Red (Perfil de usuario en el Directorio Activo) o en caso de retiro del funcionario, anular y cancelar los derechos otorgados como usuario informático. 2.2 Obligaciones de los usuarios Es responsabilidad de los usuarios de bienes y servicios informáticos cumplir las Políticas y Estándares de Seguridad Informática para Usuarios del presente Manual. Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 6 de 77

7 2.3 Capacitación en seguridad informática Todo servidor o funcionario nuevo en Intenalco Educación Superior deberá contar con la inducción sobre las Políticas y Estándares de Seguridad Informática Manual de Usuarios, donde se den a conocer las obligaciones para los usuarios y las sanciones en que pueden incurrir en caso de incumplimiento. 2.4 Sanciones Se consideran violaciones graves el robo, daño, divulgación de información reservada o confidencial de esta dependencia, o de que se le declare culpable de un delito informático. 3.- Seguridad física y del Medio Ambiente Política: Para el acceso a los sitios y áreas restringidas se debe notificar a la Oficina Nuevas Tecnologías para la autorización correspondiente, y así proteger la información y los bienes informáticos. 3.1 Protección de la información y de los bienes informáticos El usuario o funcionario deberán reportar de forma inmediata a la Oficina Nuevas Tecnologías cuando se detecte riesgo alguno real o potencial sobre equipos de cómputo o de comunicaciones, tales como caídas de agua, choques eléctricos, caídas o golpes o peligro de incendio El usuario o funcionario tienen la obligación de proteger las unidades de almacenamiento que se encuentren bajo su responsabilidad, aun cuando no se utilicen y contengan información confidencial o importante. Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 7 de 77

8 3.1.3 Es responsabilidad del usuario o funcionario evitar en todo momento la fuga de información de la entidad que se encuentre almacenada en los equipos de cómputo personal que tenga asignados. 3.2 Controles de acceso físico Cualquier persona que tenga acceso a las instalaciones de Intenalco Educación Superior, deberá registrar al momento de su entrada, el equipo de cómputo, equipo de comunicaciones, medios de almacenamiento y herramientas que no sean propiedad de la entidad, en el área de recepción o portería, el cual podrán retirar el mismo día. En caso contrario deberá tramitar la autorización de salida correspondiente Las computadoras personales, las computadoras portátiles, y cualquier activo de tecnología de información, podrá ser retirado de las instalaciones de Intenalco Educación Superior únicamente con la autorización de salida del área de Inventarios, anexando el comunicado de autorización del equipo debidamente firmado por el Secretario General o por el Jefe de la Oficina Nuevas Tecnologías. 3.3 Seguridad en áreas de trabajo Los Centros de Cómputo de Intenalco Educación Superior son áreas restringidas, por lo que solo el personal autorizado por la Oficina de Nuevas Tecnologías puede acceder a él. 3.4 Protección y ubicación de los equipos Los usuarios no deben mover o reubicar los equipos de cómputo o de comunicaciones, instalar o desinstalar dispositivos, ni retirar sellos de los mismos sin la autorización de la Oficina Nuevas Tecnologías, en caso de requerir este Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 8 de 77

9 servicio deberá solicitarlo El Área de Inventarios de activos será la encargada de generar el resguardo y recabar la firma del usuario informático como responsable de los activos informáticos que se le asignen y de conservarlos en la ubicación autorizada por la Oficina Nuevas Tecnologías El equipo de cómputo asignado, deberá ser para uso exclusivo de las funciones de los funcionarios o servidores de Intenalco Educación Superior Será responsabilidad del usuario solicitar la capacitación necesaria para el manejo de las herramientas informáticas que se utilizan en su equipo, a fin de evitar riesgos por mal uso y para aprovechar al máximo las mismas Es responsabilidad de los usuarios almacenar su información únicamente en la partición del disco duro diferente destinada para archivos de programas y sistemas operativos, generalmente c:\ Mientras se opera el equipo de cómputo, no se deberán consumir alimentos o ingerir líquidos Se debe evitar colocar objetos encima del equipo cómputo o tapar las salidas de ventilación del monitor o de la CPU Se debe mantener el equipo informático en un lugar limpio y sin humedad El usuario debe asegurarse que los cables de conexión no sean pisados al colocar otros objetos encima o contra ellos en caso de que no se cumpla solicitar un reubicación de cables con el personal de la Oficina Nuevas Tecnologías. Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 9 de 77

10 Cuando se requiera realizar cambios múltiples de los equipo de cómputo derivado de reubicación de lugares físicos de trabajo o cambios locativos, éstos deberán ser notificados con tres días de anticipación a la Oficina Nuevas Tecnologías a través de un plan detallado Queda terminantemente prohibido que el usuario o funcionario distinto al personal de la Oficina Nuevas Tecnologías abra o destape los equipos de cómputo. 3.5 Mantenimiento de equipos Únicamente el personal autorizado por la Oficina Nuevas Tecnologías podrá llevar a cabo los servicios y reparaciones al equipo informático Los usuarios deberán asegurarse de respaldar en copias de respaldo o backups la información que consideren relevante cuando el equipo sea enviado a reparación y borrar aquella información sensible que se encuentre en el equipo, previendo así la pérdida involuntaria de información, derivada del proceso de reparación. 3.6 Pérdida de Equipo El servidor o funcionario que tengan bajo su responsabilidad o asignados algún equipo de cómputo, será responsable de su uso y custodia; en consecuencia, responderá por dicho bien de acuerdo a la normatividad vigente en los casos de robo, extravío o pérdida del mismo El préstamo de laptops o portátiles tendrá que solicitarse a la Oficina Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 10 de 77

11 Nuevas Tecnologías, con el visto bueno del Secretario General de la Institución o su Jefe inmediato El servidor o funcionario deberán dar aviso inmediato a la Oficina Nuevas Tecnologías, y a l a Administración de Inventarios de Activos de la desaparición, robo o extravío de equipos de cómputo, periféricos o accesorios bajo su responsabilidad. 3.7 Uso de dispositivos extraíbles La Oficina Nuevas Tecnologías del Instituto Técnico Nacional de Comercio Simón Rodríguez, Intenalco Educación Superior, velará porque todos los usuarios de los sistemas de Información estén registrados en su Base de Datos para la autorización de uso de dispositivos de almacenamiento externo, como Pen Drives o Memorias USB, Discos portátiles, Unidades de Cd y DVD Externos, para el manejo y traslado de información o realización de copias de seguridad o Backups Cada Jefe de Área o dependencia debe reportar a la Oficina Nuevas Tecnologías el listado de funcionarios a su cargo que manejan estos tipos de dispositivos, especificando clase, tipo y uso determinado El uso de los quemadores externos o grabadores de disco compacto es exclusivo para Backups o copias de seguridad de software y para respaldos de información que por su volumen así lo justifiquen El servidor o funcionario usuario que tengan asignados estos tipos de dispositivos serán responsable del buen uso de ellos. Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 11 de 77

12 3.7.3 Si algún área o dependencia por requerimientos muy específicos del tipo de aplicación o servicios de información tengan la necesidad de contar con uno de ellos, deberá ser justificado y autorizado por la Oficina Nuevas Tecnologías con el respectivo visto bueno del Secretario General o en su defecto de su Jefe inmediato o un superior de la Alta Dirección Todo funcionario o servidor de Intenalco Educación Superior deberá reportar a la Oficina Nuevas Tecnologías el uso de las memorias USB asignados para su trabajo y de carácter personal y responsabilizarse por el buen uso de ellas. 3.8 Daño del equipo El equipo de cómputo, periférico o accesorio de tecnología de información que sufra algún desperfecto, daño por maltrato, descuido o negligencia por parte del usuario responsable, se le levantara un reporte políticas de seguridad. de incumplimiento de 4. Administración de Operaciones en los Centros de Cómputo Política: Los usuarios y funcionarios deberán proteger la información utilizada en la infraestructura tecnológica de Intenalco Educación Superior. De igual forma, deberán proteger la información reservada o confidencial que por necesidades institucionales deba ser guardada, almacenada o transmitida, ya sea dentro de la red interna institucional a otras dependencias de sedes alternas o redes externas como internet. Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 12 de 77

13 4.1.1 Los usuarios y funcionarios de Intenalco Educación Superior que hagan uso de equipos de cómputos, deben conocer y aplicar las medidas para la prevención de código malicioso como pueden ser virus, caballos de Troya o gusanos de red La Oficina Nuevas Tecnologías en cabeza del Jefe de Sistemas, establece las políticas y procedimientos administrativos para regular, controlar y describir el acceso de visitantes o funcionarios no autorizados a las instalaciones de cómputo restringidas Cuando un funcionario no autorizado o un visitante requieran la necesidad de ingresar a la Sala donde se encuentren los Servidores, debe solicitar mediante comunicado interno debidamente firmada y autorizado por el Jefe inmediato de su sección o dependencia y para un visitante se debe solicitar la visita con anticipación la cual debe traer el visto bueno de la Rectoría, y donde se especifique tipo de actividad a realizar, y siempre contar con la presencia de un funcionario de la Oficina Nuevas Tecnologías El jefe de la Oficina Nuevas Tecnologías deberá llevar un registro escrito de todas las visitas autorizadas a los Centros de Cómputo restringidos Todo equipo informático ingresado a los Centros de Cómputo restringidos deberá ser registrado en el libro de visitas Cuando se vaya a realizar un mantenimiento en algunos de los equipos del Centro de Cómputo restringido, se debe dar aviso con anticipación a los usuarios para evitar traumatismos El Jefe de la Oficina Nuevas Tecnologías deberá solicitar a la Alta Dirección los equipos de protección para las instalaciones contra incendios, Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 13 de 77

14 inundaciones, sistema eléctrico de respaldo, UPS. 4.2 Uso de medios de almacenamiento Los usuarios y servidores de Intenalco Educación Superior deben conservar los registros o la información que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial Las actividades que realicen los usuarios y funcionarios en la infraestructura Tecnología de Información y Comunicaciones (TIC s) de Intenalco educación Superior serán registradas y podrán ser objeto de audi tori a. 4.3 Adquisición de software Los usuarios y funcionarios que requieran la instalación de software que o sea propiedad de Intenalco Educación Superior, deberán justificar su uso y solicitar su autorización por la Oficina Nuevas Tecnologías con el visto bueno de su Jefe inmediato, indicando el equipo de cómputo donde se instalará el software y el período de tiempo que será usado Se considera una falta grave el que los usuarios o funcionarios instalen cualquier tipo de programa (software) en sus computadoras, estaciones de trabajo, servidores, o cualquier equipo conectado a la red de Intenalco Educación Tecnologías. Superior, que no esté autorizado por la Oficina Nuevas La Oficina Nuevas Tecnologías, tiene a su cargo la tarea de informar periódicamente a la comunidad Intenalquina, Directivos, Administrativos, Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 14 de 77

15 Docentes y Estudiantes su política institucional contra la piratería de software, utilizando todos los medios de comunicación disponibles: Página WEB, s, Carteleras y Boletines. Debemos considerar también la publicación de las posibles sanciones o multas en los que se puede incurrir El Instituto Técnico Nacional de Comercio Simón Rodríguez INTENALCO EDUCACION SUPERIOR, posee un contrato de Alquiler de Uso de Software con la Compañía Microsoft, a través de la empresa INTERGRUPO S.A. Esto nos garantiza en gran medida la legalidad de los programas adquiridos. Cualquier otro "software" requerido, y que no pueda ser provisto por la compañía Microsoft, será adquirido a otro Proveedor debidamente certificado, el cual deberá entregar al momento de la compra, el programa y la licencia del software con toda la documentación pertinente y necesaria que certifique la originalidad y validez del mismo El control de manejo para las licencias y el inventario de los Medios, paquete de CD s será responsabilidad de la Oficina Nuevas Tecnologías en cabeza del Jefe de Sistemas, o su delegado, en caso de ausencia El Grupo de Apoyo (Técnicos) de la Oficina Nuevas Tecnologías tiene la responsabilidad de velar por el buen uso de los equipos de cómputo y del cumplimiento de las políticas de seguridad. A su vez deberán ofrecer mantenimiento preventivo a las computadoras de la Institución En el proceso de reinstalar un programa el técnico debe borrar completamente la versión instalada para luego proceder a instalar la nueva versión que desea, esto siempre y cuando no sea una actualización del mismo Deben mantener un inventario de equipos físicos y de los programas Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 15 de 77

16 instalados y pueden borrar o instalar programas o software autorizados y legalmente licenciados. Cualquier otra petición de software deberá ser tramitada a través de la Oficina Nuevas Tecnologías, utilizando el formato llamado UF_SAME_V01 FORMATO DE SOLICITUD DE ADQUISICIÓN, REPARACIÓN, ACTUALIZACIÓN, MANTENIMIENTO O CAMBIO DE MATERIALES Y EQUIPOS el cual se puede descargar de la página WEB (http://www.intenalco.edu.co/formatos.htm. Finalmente se procede a actualizar el inventario de licencias de Software cuyo contrato tiene una vigencia anual. Y se almacenará en Archivos que puedan ser cerrados con llave. Todos los semestres la Oficina Nuevas Tecnologías en coordinación con la Secretaría General, Bienestar Universitario y la Vicerrectoría Académica ofrecerán capacitaciones al personal administrativo y docente en el manejo y uso de las Tecnologías de Informática y Computación (TIC s), para de esta manera convertir estos en herramientas efectivas de trabajo, y que apoyen el quehacer académico en el Interior de la Institución. La capacitación de nuestro personal estimula en gran medida la utilización de los programas adquiridos legalmente, evitando la práctica indebida de utilizar y la proliferación software no autorizado (pirata). 4.4 Licenciamiento de Software Para el Control de Licenciamiento de Software: INTENALCO EDUCACION SUPERIOR cuenta con un contrato con vigencia anual, con la Compañía MICROSOFT S.A., a través de la empresa INTERGRUPO S.A., además como política de seguridad se tiene establecido en el Reglamento de Uso de Salas, la prohibición de instalar software y programas no autorizados y sin licencia. El Grupo de la Oficina Nuevas Tecnologías realiza semanalmente un inventario físico de los programas y software instalados en cada uno de los computadores de la Institución. Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 16 de 77

17 4.5 Identificación del incidente El usuario o funcionario que detecte o tenga conocimiento de la posible ocurrencia de un incidente de seguridad informática deberá reportarlo al Área de la Oficina Nuevas Tecnologías lo antes posible, indicando claramente los datos por los cuales lo considera un incidente de seguridad informática Cuando exista la sospecha o el conocimiento de que información confidencial o reservada ha sido revelada, modificada, alterada o borrada sin la autorización de las Directivas Administrativas competentes, el usuario o funcionario informático deberá notificar a la Oficina Nuevas Tecnologías Cualquier incidente generado durante la utilización u operación de los activos de tecnología de información de Intenalco Educación Superior debe ser reportado a la Oficina Nuevas Tecnologías. 4.6 Administración de la Red Los usuarios de las áreas de Intenalco Educación Superior no deben establecer redes de área local, conexiones remotas a redes internas o externas, intercambio de información con otros equipos de cómputo utilizando el protocolo de transferencia de archivos (FTP), u otro tipo de protocolo para la transferencia de información empleando la infraestructura de red de la entidad, sin la autorización de la Oficina Nuevas Tecnologías. 4.7 Seguridad para la red Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 17 de 77

18 4.7.1 Será considerado como un ataque a la seguridad informática y una falta grave, cualquier actividad no autorizada por la Oficina Nuevas Tecnologías, en la cual los usuarios o funcionarios realicen la exploración de los recursos informáticos en la red de Intenalco Educación Superior, así como de las aplicaciones que sobre dicha red operan, con fines de detectar y explotar una posible vulnerabilidad. 4.8 Uso del Correo electrónico Los usuarios y funcionarios no deben usar cuentas de correo electrónico asignadas a otras personas, ni recibir mensajes en cuentas de otros. Si fuera necesario leer el correo de alguien más (mientras esta persona se encuentre fuera o de vacaciones) el usuario ausente debe redireccionar el correo a otra cuenta de correo interno, quedando prohibido hacerlo a una dirección de correo electrónico externa a Intenalco Educación Superior, a menos que cuente con la autorización de la Oficina Nuevas Tecnologías Los usuarios y funci onarios deben tratar los mensajes de correo electrónico y archivos adjuntos como información de propiedad de Intenalco Educación Superior. Los mensajes de correo electrónico deben ser manejados como una comunicación privada y directa entre emisor y receptor Los usuarios podrán enviar información reservada y/o confidencial vía correo electrónico siempre y cuando vayan de manera encriptado y destinada exclusivamente a personas autorizadas y en el ejercicio estricto de sus funciones y responsabilidades Queda prohibido falsificar, esconder, suprimir o sustituir la identidad de un usuario de correo electrónico. Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 18 de 77

19 4.8.5 Queda prohibido interceptar, revelar o ayudar a terceros a interceptar o revelar las comunicaciones electrónicas. 4.9 Controles contra virus o software malicioso Para revisar si el antivirus se actualiza correctamente, seleccione el icono de su programa antivirus Microsoft Forefront Client Security que se encuentra en la barra de herramientas y presione el botón izquierdo del Mouse sobre este. (Icono de color verde). Escogen la opción Abrir y en el cuadro que se despliega, al lado del símbolo de pregunta se le da clic a la flechita y luego en la opción Buscar actualizaciones, el proceso conectado a Internet realiza la actualización en forma automática. Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 19 de 77

20 Puede que este proceso ponga un poco más lenta a la máquina, pero por ningún motivo interrumpa la actualización. Una vez terminada la actualización el programa le indicará que la base de firmas queda actualizada En el caso de un equipo de cómputo sin conexión a Internet se haría el proceso de manera manual: Para ello nos ubicamos en un computador con conexión a Internet, repetimos los pasos anteriores y se da clic en la opción Acerca de Microsoft Forefront Client Security y te muestra el siguiente pantallazo, le damos clic en el link azul, lo cual nos lleva a la Página WEB del dueño del software, en nuestro caso es MICROSOFT (http://catalog.update.microsoft.com/v7/site/search.aspx?q=updates) y allí seleccionamos por fecha actual el archivo HTTP Malware Definition Update for Microsoft Forefront Threat Management Gateway (Antimalware ) y se descarga al disco duro, luego lo trasladamos a una Memoria USB y se copia en el pc sin conexión a Internet y se ejecuta Para prevenir infecciones por virus informático, los usuarios de Intenalco Educación Superior no deben hacer uso de software que no haya sido proporcionado y validado por la Oficina Nuevas Tecnologías. Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 20 de 77

21 4.9.4 Los usuarios de Intenalco Educación Superior deben verificar que la información y los medios de almacenamiento, estén libres de cualquier tipo de código malicioso, para lo cual deben ejecutar el software antivirus autorizado por la Oficina Nuevas Tecnologías Todos los archivos de computadoras que sean proporcionados por personal externo o interno considerando al menos programas de software, bases de datos, documentos y hojas de cálculo que tengan que ser descomprimidos, el usuario debe verificar que estén libres de virus utilizando el software antivirus autorizado antes de ejecutarse Ningún usuario, f u n ci o n a r i o, empleado o personal externo, podrá bajar o descargar software de sistemas, boletines electrónicos, sistemas de correo electrónico, de mensajería instantánea y redes de comunicaciones externas, sin la debida autorización de la Oficina Nuevas Tecnologías Cualquier usuario que sospeche de alguna infección por virus de computadora, deberá dejar de usar inmediatamente el equipo y notificar a la Oficina Nuevas Tecnologías para la revisión y erradicación del virus. El icono del antivirus Microsoft Forefront Client Security debe permanecer siempre en color verde, si usted observa dicho icono en otro color, favor avisar inmediatamente a la Oficina Nuevas Tecnologías, para que se haga la revisión correspondiente Los usuarios no deberán alterar o eliminar, las configuraciones de seguridad para detectar y/o prevenir la propagación de virus que sean implantadas por la Oficina Nuevas Tecnologías en: Antivirus, Outlook, office, Navegadores u otros programas. Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 21 de 77

22 4.9.9 Debido a que algunos virus son extremadamente complejos, ningún usuario o funcionario de Intenalco Educación Superior, distinto al personal de la Oficina Nuevas Tecnologías deberá intentar erradicarlos de las computadoras Controles para la Generación y Restauración de Copias de Respaldo (Backups) Procedimiento de generación y restauración de copias de respaldo para salvaguardar la información crítica de los procesos significativos de la entidad. Se deberán considerar como mínimo los siguientes aspectos: Establecer como medida de seguridad informática la necesidad de realizar copias de respaldo o backups periódicamente en los equipos de cómputo administrativos y servidores Cada funcionario es responsable directo de la generación de los backups o copias de respaldo, asegurándose de validar la copia. También puede solicitar asistencia técnica para la restauración de un backups Conocer y manejar el software utilizado para la generación y/o restauración de copias de respaldo, registrando el contenido y su prioridad. Rotación de las copias de respaldo, debidamente marcadas. Almacenamiento interno o externo de las copias de respaldo, o verificar si se cuenta con custodia para ello. Se utilizará el programa Nero Express en la opción Copia de Seguridad o Back Up: Aplicación PC, Copiar Disco Opción Datos: se escoge CD o DVD Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 22 de 77

23 Se añaden los archivos o carpetas Clic en cerrar Clic en siguiente Se introduce un CD o DVD en blanco en la unidad quemador de CD o DVD Colocar nombre al disco (16 caracteres) Si la información no abarca 700 megas en CD o 4.3 gigas en DVD se habilita la pestaña: Permitir añadir archivos posteriormente. Clic en grabar Marcar el CD o DVD colocándole la fecha de la copia y entregar a su Jefe inmediato para su almacenamiento y custodia Las copias de seguridad o Back ups se deben realizar al menos una vez a la semana y el ultimo día hábil del mes. Un funcionario de la Oficina Nuevas Tecnologías, revisará una vez por semana, el cumplimiento de este procedimiento y registrará en el formato de Copias de Seguridad. Ver Anexo Seguimiento Backups Planes de Contingencia ante Desastre Definición: Se entiende por PLAN DE CONTINGENCIA los procedimientos alternativos a la operación normal en una organización, cuyo objetivo principal es permitir el continuo funcionamiento y desarrollo normal de sus operaciones, preparándose para superar cualquier eventualidad ante accidentes de origen interno o externo, que ocasionen pérdidas importantes de información. Estos deben prepararse de cara a futuros sucesos, Ver Manual de Contingencias Con el fin de asegurar, recuperar o restablecer la disponibilidad de las aplicaciones que soportan los procesos de misión crítica y las operaciones informáticas que soportan los servicios críticos de la Institución, ante el evento de un incidente o catástrofe parcial y/o total. Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 23 de 77

24 La Oficina Nuevas Tecnologías debe tener en existencia la documentación de roles detallados y tareas para cada una de las personas involucradas en la ejecución del plan de recuperación ante desastre. Ver Manual de Roles Disponibilidad de plataformas computacionales, comunicaciones e información, necesarias para soportar las operaciones definidas como de misión crítica de negocio en los tiempos esperados y acordados Tener en existencia equipos informáticos de respaldo o evidencia de los proveedores, de la disponibilidad de equipos y tiempos necesarios para su instalación, en préstamo, arriendo o sustitución Existencia de documentación de los procedimientos manuales a seguir por las distintas áreas usuarias durante el periodo de la contingencia y entrenamiento a los usuarios en estos procedimientos. Ver Manual de Procedimientos Existencia de documentación de los procedimientos detallados para restaurar equipos, aplicativos, sistemas operativos, bases de datos, archivos de información, entre otros Existencia de documentación de pruebas periódicas de la implementación del plan de recuperación ante desastre para verificar tiempos de respuesta, capitalizando los resultados de la pruebas para el afinamiento del plan Actualización periódica del plan de recuperación ante desastre de acuerdo con los cambios en plataformas tecnológicas (hardware, software y comunicaciones), para reflejar permanentemente la realidad operativa y tecnológica de la compañía Disponibilidad de copias de respaldo para restablecer las operaciones en Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 24 de 77

25 las áreas de misión crítica definidas Internet El acceso a Internet provisto a los usuarios y funcionarios de Intenalco Educación Superior es exclusivamente para las actividades relacionadas con las necesidades del cargo y funciones desempeñadas Todos los accesos a Internet tienen que ser realizados a través de los canales de acceso provistos por Intenalco Educación Superior, en caso de necesitar una conexión a Internet alterna o especial, ésta debe ser notificada y aprobada por la Oficina Nuevas Tecnologías Los usuarios de Internet de Intenalco Educación Superior tienen que reportar todos los incidentes de seguridad informática a la Oficina Nuevas Tecnologías inmediatamente después de su identificación, indicando claramente que se trata de un incidente de seguridad informática Los usuarios del servicio de navegación en Internet, al aceptar el servicio están aceptando que: Serán sujetos de monitoreo de las actividades que realiza en Internet, saben que existe la prohibición al acceso de páginas no autorizadas, saben que existe la prohibición de transmisión de archivos reservados o confidenciales no autorizados. Saben que existe la prohibición de descarga de software sin la autorización de la Oficina Nuevas Tecnologías. La utilización de Internet es para el desempeño de sus funciones y cargo en Intenalco Educación Superior y no para propósitos personales. Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 25 de 77

26 5. Acceso Lógico Política: Cada usuario y funcionario son responsables de los mecanismos de control de acceso que les sean proporcionado; esto es, de su I D login de usuario y contraseña necesarios para acceder a la r e d i n t e r n a d e información y a la infraestructura tecnológica de Intenalco Educación Superior, por lo q u e s e deberá mantener de forma confidencial. El permiso de acceso a la información que se encuentra en la infraestructura tecnológica de I n t e n a l c o E d u c a c i ó n S u p e r i o r, debe ser proporcionado por el dueño de la información, con base en el principio de Derechos de Autor el cual establece que únicamente se deberán otorgar los permisos mínimos necesarios para el desempeño de sus funciones. 5.1 Controles de acceso lógico Todos los usuarios de servicios de información son responsables por el de usuario y contraseña que recibe para el uso y acceso de los recursos Todos los usuarios deberán autenticarse por los mecanismos de control de acceso provistos por la Oficina Nuevas Tecnologías antes de poder usar la infraestructura tecnológica de la Intenalco Educación Superior Los usuarios no deben proporcionar información a personal externo, de los mecanismos de control de acceso a las instalaciones e infraestructura tecnológica de Intenalco Educación Superior, a menos que se tenga el visto Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 26 de 77

27 bueno del dueño de la información y de la Oficina Nuevas Tecnologías y la autorización del Secretario General o de su Jefe inmediato Cada usuario que acceda a la infraestructura tecnológica de Intenalco Educación Superior debe contar con un identificador de usuario (ID) único y personalizado. Por lo cual no está permitido el uso de un mismo ID por varios usuarios Los usuarios y f u n c i o n a r i o s son responsables de todas las actividades realizadas con su identificador de usuario (ID). Los usuarios no deben divulgar ni permitir que otros utilicen sus identificadores de usuario, al igual que tiene prohibido utilizar el ID de otros usuarios. Ver Manual Acceso Lógico. 5.2 Administración de privilegios Cualquier cambio en los roles y responsabilidades de los usuarios deberán ser notificados a la Oficina Nuevas Tecnologías (Administrador de la Red), para el cambio de privilegios, Ver Manual de Roles. 5.3 Equipo desatendido Los usuarios deberán mantener sus equipos de cómputo con controles de acceso como contraseñas y protectores de pantalla (screensaver) previamente instalados y autorizados por la Oficina Nuevas Tecnologías cuando no se encuentren en su lugar de trabajo. 5.4 Administración y uso de contraseñas La asignación de contraseñas debe ser realizada de forma individual, por Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 27 de 77

28 lo que el uso de contraseñas compartidas está prohibido, Ver Manual Uso de Contraseñas Cuando un usuario olvide, bloquee o extravíe su contraseña, deberá acudir a la Oficina Nuevas Tecnologías para que se le proporcione una nueva contraseña Está prohibido que las contraseñas se encuentren de forma legible en cualquier medio impreso y dejarlos en un lugar donde personas no autorizadas puedan descubrirlos Sin importar las circunstancias, las contraseñas nunca se deben compartir o revelar. Hacer esto responsabiliza al usuario que prestó su contraseña de todas las acciones que se realicen con el mismo Todo usuario que tenga la sospecha de que su contraseña es conocido por otra persona, deberá cambiarlo inmediatamente Los usuarios no deben almacenar las contraseñas en ningún programa o sistema que proporcione esta facilidad. 5.5 Controles para Otorgar, Modificar y Retirar Accesos a Usuarios Cualquier nuevo rol creado por la Oficina Nuevas Tecnologías se deberá analizar y concertar con el Comité Técnico de Sistemas Todo usuario debe quedar registrado en la Base de Datos Usuarios y Roles. La creación de un nuevo usuario y/o solicitud para la asignación de otros roles dentro del sistema de Intenalco Educación Superior, deberá de venir Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 28 de 77

29 acompañado del reporte debidamente firmado por el Jefe de Área y con el visto bueno de la Alta Dirección, de lo contrario no se le dará trámite a dicha requisición La Oficina Nuevas Tecnologías, en cabeza del Jefe de Sistemas o su delegado en caso de ausencia, será la responsable de ejecutar los movimientos de altas, bajas o cambios de perfil de los usuarios. 5.6 Control de accesos remotos La administración remota de equipos conectados a Internet no está permitida, salvo que se cuente con el visto bueno y con un mecanismo de control de acceso seguro autorizado por el dueño de la información y de la Oficina Nuevas Tecnologías. 6. Cumplimiento de Seguridad Informática Política: La Oficina Nuevas Tecnologías tiene como una de sus funciones la de proponer y revisar el cumplimiento de normas y políticas de seguridad, que garanticen acciones preventivas y correctivas para la salvaguarda de equipos e instalaciones de cómputo, así como de bancos de datos de información automatizada en general. 7. Derechos de propiedad intelectual 7.1 Los sistemas desarrollados por personal interno o externo que controle la Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 29 de 77

30 Oficina Nuevas Tecnologías son propiedad intelectual de Intenalco Educación Superior. 8. Cláusulas de cumplimiento 8.1 La Oficina Nuevas Tecnologías realizará acciones de verificación del cumplimiento del Manual de Políticas y Estándares de Seguridad Informática. 8.2 La Oficina Nuevas Tecnologías podrá implantar mecanismos de control que permitan identificar tendencias en el uso de recursos informáticos del personal interno o externo, para revisar la actividad de procesos que ejecuta y la estructura de los archivos que se procesan. El mal uso de los recursos informáticos que sea detectado será reportado conforme a lo indicado en la política de Seguridad de Personal. 8.3 Los jefes y responsables de los procesos establecidos en Intenalco Educación Superior deben apoyar las revisiones del cumplimiento de los sistemas con las políticas y estándares de seguridad informática apropiadas y cualquier otro requerimiento de seguridad. 9 Violaciones de seguridad Informática 9.1 Está prohibido el uso de herramientas de hardware o software para violar los controles de seguridad informática. A menos que se autorice por la Oficina Nuevas Tecnologías. 9.2 Ningún usuario o funcionario de Intenalco Educación Superior debe probar o intentar probar fallas de la Seguridad Informática conocidas, a menos que estas pruebas sean controladas y aprobadas por la Oficina Nuevas Tecnologías. 9.3 No se debe intencionalmente escribir, generar, compilar, copiar, coleccionar, Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 30 de 77

31 propagar, ejecutar o intentar introducir cualquier tipo de código (programa) conocidos como virus, gusanos o caballos de Troya, diseñado para auto replicarse, dañar o afectar el desempeño o acceso a las computadoras, redes o información de Intenalco Educación Superior. 10. Equipos en el Área Administrativa 10.1 La Alta Dirección del Instituto Técnico Nacional de Comercio Simón Rodríguez deberá poner a disposición de la Oficina Nuevas Tecnologías, la información contractual de los equipos informáticos de Cómputo Escritorio, Portátil y periférica, así como de los servicios de soporte y mantenimiento La Oficina Nuevas Tecnologías, será quien valide el cumplimiento de las Condiciones Técnicas de los equipos informáticos de Cómputo Escritorio, Portátiles y Periféricos adquiridos La Oficina Nuevas Tecnologías, tendrá bajo su resguardo las licencias de software, CD de software y un juego de manuales originales, así como un CD de respaldo para su instalación, mismos que serán entregados por la Alta dirección o el área usuaria de la licencia, para llevar el control de software instalado, para los equipos informáticos de cómputo Escritorio, Portátiles y periféricos al momento de la recepción de los mismos Los requerimientos de Equipos Informáticos de Cómputo Escritorio, Portátiles y periféricos, se llevarán a cabo mediante la solicitud y justificación por escrito, firmada por el Jefe del Área solicitante, lo cuales serán evaluados por la Oficina Nuevas Tecnologías para su autorización e inclusión en el Plan Anual de Presupuesto correspondiente. Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 31 de 77

32 10.5 La Oficina Nuevas Tecnologías, es el área encargada de tramitar las asignaciones, reasignaciones, bajas, etc. de equipos informáticos de cómputo Escritorio, Portátiles y periféricos ante la Sección Financiera entidad encargada del Inventario de Activos para su ejecución, con base a las solicitudes realizadas al respecto y las revisiones de aprovechamiento de los mismos, Ver formato UF_BAJA_V El grupo de apoyo de la Oficina Nuevas Tecnologías, elaborará y registrará en cada asignación o movimiento de equipos informáticos de cómputo Escritorio, Portátiles y periféricos, el documento denominado FORMATO DE SOLICITUD DE ADQUISICIÓN, REPARACIÓN, ACTUALIZACIÓN, MANTENIMIENTO O CAMBIO DE MATERIALES Y EQUIPOS el cual se puede descargar de la página WEB (http://www.intenalco.edu.co/formatos.htm. el cual contiene los datos generales del usuario y de los bienes informáticos entregados, así mismo, contendrá los datos de software instalado autorizado y configuración del equipo, contando con la firma de conformidad del usuario correspondiente Queda prohibido a los usuarios mover los equipos informáticos de cómputo Escritorio, Portátiles y periféricos por su propia cuenta, el usuario deberá solicitar a la Oficina Nuevas Tecnologías el movimiento así como informar la razón del cambio y en su caso, requerir la reasignación del equipo La Oficina Nuevas Tecnologías deberá elaborar el pase de salida cuando algún bien informático de cómputo Escritorio, Portátiles y periférico requiera ser trasladado fuera de las instalaciones de Intenalco Educación Superior por motivo de garantía, reparación o evento Si algún equipo informático de cómputo Escritorio, Portátiles o periférico es trasladado por el usuario a oficinas distintas al lugar asignado, oficinas externas o foráneas para realizar sus labores, dicho bien estará bajo resguardo del Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 32 de 77

33 responsable que retira el equipo y el pase de salida quedará a consideración de la Oficina Nuevas Tecnologías para su autorización y visto bueno Las diferentes Áreas de Intenalco Educación Superior serán encargadas de proporcionar a la Oficina Nuevas Tecnologías, la relación de bienes y equipos que entrarán al proceso de baja, según corresponda. La Oficina Nuevas Tecnologías realizara la evaluación técnica del equipo y definirá la reasignación o baja definitiva del bien que será informada a la Sección Financiera para control de Inventarios de Activos por medio del procedimiento definido por el mismo, Ver formato UF_BAJA_V Queda prohibida la baja de equipo de cómputo que no cuente con evaluación técnica por parte de la Oficina Nuevas Tecnologías La Oficina Nuevas Tecnologías no es responsable de proporcionar asesoría técnica, mantenimiento preventivo o correctivo a equipo de cómputo propiedad del usuario El usuario que ingrese equipos de su propiedad a las instalaciones de Intenalco Educación Superior es responsable de la información almacenada en el mismo, y deberá mantener la privacidad, integridad y respaldos de la misma sin ser esto responsabilidad de la Oficina Nuevas Tecnologías Queda prohibido instalar software no autorizado o que no cuente con licencia, la Oficina Nuevas Tecnologías deberá realizar las instalaciones de acuerdo con los estándares de Intenalco Educación Superior Es responsabilidad del usuario a quien esté asignado el equipo de escritorio o portátil, la información contenida en la misma Cuando un usuario cambie de área, el equipo asignado a éste deberá permanecer dentro del área designada originalmente. Será responsabilidad de la nueva área en la que habrá de laborar el usuario, el proporcionarle equipo de Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 33 de 77

34 cómputo para el desarrollo de sus funciones En el caso de reinstalaciones de equipo, el usuario será el responsable de verificar que toda la información y archivos de trabajo estén contenidos en el equipo asignado, el usuario deberá firmar la Solicitud o Asignación del servicio proporcionado por el técnico o ingeniero asignado firmando de conformidad La Oficina Nuevas Tecnologías no es responsable de la configuración de dispositivos personales tales como Palms, ipod y teléfonos celulares propiedad del usuario El usuario que requiera la instalación de Software de su propiedad deberá solicitar por escrito a la Oficina Nuevas Tecnologías anexando copia de la licencia que compruebe su propiedad o en el caso de software libre el documento probatorio El Software autorizado para todos los equipos de cómputo del cual Intenalco Educación Superior cuenta con Licencia de uso son los siguientes: - Windows, en todas sus versiones - Windows Server. En todas sus versiones - Suite de Microsoft Office todas sus versiones - Microsoft Forefront Client Security (Programa antivirus). - Visual Studio y Visual Studio.NET Políticas y Estándares de Seguridad Informática Versión: 01 Jhullián Correa López 34 de 77

35 CREACION OFICINA NUEVAS TECNOLOGIAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FORMATO CREACION DE CUENTAS DE USUARIO MODIFICACION ELIMINACION No. Nombre y Apellidos Usuario Dependencia ID-Usuario Consecutivo Observaciones 35 de 77

36 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FORMATO SOLICITUD CREACION DE CUENTAS DE USUARIO DE: Jefe o Director de Sección, Dependencia u Oficina PARA: Secretaría General o Ente Encargado FECHA DE SOLICITUD: DD MM AAAA CREACION MODIFICACION ELIMINACION NOMBRES: CARGO: ROLES: OBSERVACIONES: ADMINISTRADOR APELLIDOS: USUARIO: USUARIO OPERATIVO Jefe o Director de Sección, Dependencia u Oficina Secretaría General o Ente Encargado 36 de 77

37 Seguimiento a las Políticas de Seguridad Informática Descripción/Titulo Seguimiento copias de seguridad versión Nombre Y Apellido Cargo/Asignación Backups Fecha Firma Fecha Observaciones SI NO 37 de 77

38 MANUAL DE ACCESO LÓGICO POLÍTICA: Cada usuario se responsabilizará por el mecanismo de acceso lógico asignado, esto es su identificador de usuario y contraseña necesarios para acceder a la información e infraestructura de comunicación en INTENALCO EDUCACION SUPERIOR, es responsabilidad de cada usuario la confidencialidad de los mismos. El acceso a la información que fluye dentro de la infraestructura tecnológica de INTENALCO Educación Superior se otorga en base a las funciones del usuario, se deberán otorgar los permisos mínimos necesarios para el desempeño del cargo o rol. CONTROLES DE ACCESO LÓGICO: Todos los usuarios de equipos computacionales son responsables de la confidencialidad del identificador de usuario (ID) y el password o contraseña de su equipo, así como de aplicaciones especiales que requieran el mismo control de acceso lógico. Todos los usuarios deberán autenticarse con los mecanismos de control de acceso lógico antes de tener acceso a los recursos de la Infraestructura tecnológica en INTENALCO Educación Superior. No está permitido a los usuarios proporcionar información a personal externo sobre los mecanismos de control de acceso a los recursos e infraestructura tecnológica de la Institución, salvo el caso de autorización expresa por la Dirección General de la entidad. El identificador de usuario dentro de la red es único y personalizado, no está permitido el uso del mismo identificador de usuario por varios miembros del personal. El usuario es responsable de todas las actividades realizadas con su identificador de usuario, por tanto no debe divulgar ni MANUAL DE ACCESO LOGICO - SISTEMAS INTENALCO VERSIÓN de 77

39 permitir que terceros utilicen su identificador, al igual que está prohibido usar el identificador de usuario de otros. ADMINISTRACIÓN DE PRIVILEGIOS: Todo cambio en roles, funciones o cargo que requiera asignar al usuario atributos para acceso a diferentes prestaciones de la infraestructura tecnológica en INTENALCO Educación Superior debe ser notificado a la Oficina Nuevas Tecnologías por el Jefe inmediato correspondiente a la dependencia o por el Secretario General o en su defecto por la Rectoría. ELABORADO POR: Jhullián Correa López Sistemas Intenalco APROBADO POR: MANUAL DE ACCESO LOGICO - SISTEMAS INTENALCO VERSIÓN de 77

40 Funciones específicas Manual de Roles Para todo el personal integrante de la Oficina de Nuevas Tecnologías: 1. Administrar y evaluar los requerimientos de información de las distintas áreas de INTENALCO EDUCACION SUPERIOR. 2. Coordinar con el Equipo de Apoyo de la Oficina Nuevas Tecnologías en la definición, factibilidad, especificación y validación de requerimientos. 3. Vigilar la correcta aplicación de los estándares y metodologías de desarrollo de sistemas de información, así como sugerir las mejoras que sean necesarias. 4. Coordinar con los líderes usuarios de las distintas dependencias para la definición de requerimientos funcionales y no funcionales de los sistemas de información. 5. Revisar, aprobar y mantener actualizados los manuales de los sistemas, de operación y de usuario, concerniente a los sistemas de información y tecnologías (TIC S). 6. Elaborar reportes de avance y estrategias de ejecución de los proyectos de desarrollo de sistemas de información. 7. Desarrollar e implementar los sistemas de información que requieran las dependencias, de acuerdo a las prioridades establecidas en el plan de necesidades. 8. Efectuar el mantenimiento y actualización de los sistemas de información, analizando los problemas o planteamientos de modificación, garantizando su correcta sincronización. 9. Participar en los procesos de adquisición y pruebas de las soluciones informáticas de terceros. Asimismo, supervisar las actividades realizadas por terceros en el desarrollo e implementación de soluciones informáticas. MANUAL DE FUNCIONES Y ROLES SISTEMAS INTENALCO VERSIÓN de 77

41 10. Apoyar en la capacitación al usuario final y al personal designado de la Sección Soporte a Usuarios, en el adecuado uso de los sistemas de información, proporcionando material de soporte y los medios necesarios para tales fines. 11. Administrar en forma eficiente los recursos asignados a la Oficina, así como el centro de cómputo, velando por la seguridad de accesos y operatividad, y protegiendo la información de ingreso, salida y almacenamiento. 12. Participar en la elaboración de la propuesta del Plan de Actividades de la Oficina, en los planes de contingencia y en la implementación de acciones que minimicen el riesgo de Tecnologías de Información. 13. Verificar que el personal de la Oficina de Nuevas Tecnologías atienda oportuna y eficientemente los requerimientos de las dependencias, supervisando el cumplimiento de las metodologías, estándares y/o técnicas implementadas en la Sección. 14. Cumplir y hacer cumplir las medidas correctivas recomendadas por los entes de vigilancia y control tanto externo como interno. 15. Ejecutar los planes de respaldo y las recuperaciones de información que se requieran para garantizar la continuidad operativa de las actividades. 16. Atender asuntos relativos al servicio de soporte técnico de primer nivel para la solución de problemas referidos a hardware, Software, comunicaciones y servicios de computación personal, efectuados por el personal de la Oficina y por todas las dependencias institucionales. 17. Participar en los Procesos de Atención de los Problemas y Reclamos. 18. Atender consultas técnicas, operativas y funcionales a los usuarios, incentivándolos en el mejor uso y operación de las tecnologías de información. MANUAL DE FUNCIONES Y ROLES SISTEMAS INTENALCO VERSIÓN de 77

42 19. Representar a la Institución ante los organismos competentes gubernamentales y no gubernamentales. 20. Ejecutar, instalar, configurar, y puesta en línea de los equipos de cómputo y periféricos en las oficinas Administrativas de la Sede Principal y Sedes alternas; cumpliendo con los procedimientos y estándares aprobados. 21. Instalar y diagnosticar los daños del cableado estructurado de la red de las oficinas Administrativas y Sedes alternas. 22. Coordinar y analizar las incidencias y magnitudes de un desastre, determinando prioridades de atención, disminuyendo el nivel de riesgos y traumatismos en la operación. 23. Determinar y gestionar de inmediato las actividades a realizar para generar una solución y puesta en marcha en el menor tiempo posible de todos los sistemas de información colapsados en el desastre. 24. Administrador de la Red: Actualmente vivimos en una sociedad que depende de los Sistemas de Información (Tic s), que se encuentran tanto en la parte interna como externa de toda organización, sin embargo para poder acceder a esta información es necesario que estos sistemas se encuentren interconectados por medio de un recurso llamado red. Red, recurso constituido por equipos (router, bridges, switch, etc.), de medios de comunicación (Fast Ethernet, Gigabyte Ethernet, E1, T1, E3, STM-1, etc.), adicionalmente, las redes internas se conectan a otras redes (corporativas, Internet), lo que hace que se vuelvan más complejas y robustas. Es por ello, que se hace necesario el uso de herramientas para dar el soporte adecuado y óptimo. La ISO International Standards Organization, creó un modelo de administración, donde se definen claramente las funciones de los administradores de redes, en 5 áreas: 1. Administración del Desempeño (Performance Management): Encargada de monitorear y medir varios aspectos de rendimiento, funcionamiento y utilización de la red, con el fin de mantener en niveles aceptables los servicios que se encuentran disponibles, así como MANUAL DE FUNCIONES Y ROLES SISTEMAS INTENALCO VERSIÓN de 77

43 rastrear todos los efectos en su operación. 2. Administración de la configuración (Configuration Management): Encargada de los aspectos de configuración de los dispositivos de la red, como los archivos de configuración de dichos dispositivos, y administración del software; así como el almacenamiento en un lugar que sea accesible por el personal autorizado. 3. Administración de la Contabilidad (Accounting Management): Encargada de generar la información que permita describir el uso de los recursos que conforman la red. El primer paso es medir la utilización de todos los recursos para luego realizar un análisis de que proporcione el patrón de comportamiento actual de uso de la red, de aquí también se puede obtener información que ayude a planear un crecimiento o actualización de cada elemento que forma parte de la red, así como determinar si dicho uso es justo y adecuado. 4. Administración de Fallas (Fault Management): Encargada de detectar, registrar, aislar, notificar y corregir fallas en aquellos equipos que son parte de la red que presenten algún problema que afecte el buen funcionamiento de la red. Es importante aclarar que cualquier problema que se presente se verá reflejado como una degradación en los servicios que ofrece la red. El proceso inicia desde la detección y determinación de síntomas hasta el registro del problema y su solución. 5. Administración de la Seguridad (Security Management): Controlar el acceso a los recursos de la red, de acuerdo a las políticas establecidas con el fin de evitar algún abuso y la perdida de la confidencialidad; entre las funciones está identificar los recursos sensibles y críticos de la red, monitorear los accesos. ELABORADO POR: Jhullián Correa López Sistemas Intenalco APROBADO POR: MANUAL DE FUNCIONES Y ROLES SISTEMAS INTENALCO VERSIÓN de 77

44 Manual de Contingencias INTRODUCCION Usualmente los controles de operación en el uso de las Tic s aplicados al proceso enseñanza - aprendizaje permitirán elevar el desempeño en los sistemas previniendo fallas tanto de software, como de hardware y también humanas. Razón por la cual es de mucha importancia, mantener un nivel aceptable de operación para el buen funcionamiento de las Salas de Sistemas, parte académica y toda la infraestructura administrativa. Plan de Contingencia Se puede definir como un conjunto de procedimientos que permitan recuperar el estado normal de funcionamiento de toda la infraestructura informática y así poder prestar un servicio de calidad en el uso de Tic s. El Plan de Contingencias implica realizar análisis de los posibles riesgos a los cuales se puede estar expuesto, tanto el equipo informático, como toda la información contenida en los diversos medios de almacenamiento. Pese a todas las medidas de seguridad a implementar, puede ocurrir un desastre, por tanto es necesario que el Plan de Contingencias incluya un Programa de Recuperación ante Desastres, el cual tendrá como objetivo principal, la restauración del servicio en forma rápida, eficiente y con el menor costo y pérdidas posibles. Se pueden presentar daños de diferentes niveles, por lo que se hace necesario suponer que el desastre ha sido total, motivo por el cual se debe establecer un Plan de Contingencias lo más completo posible. Fases de un Plan de Contingencias: Plan de Reducción de Riesgos. MANUAL DE CONTINGENCIAS SISTEMAS INTENALCO VERSIÓN de 77

45 Plan de Recuperación de Desastres. Actividades Previas al Desastre. Establecimiento del Plan de Acción. Actividades durante el Desastre. Plan de Emergencias. Actividades después del Desastre. Evaluación de Daños. Ejecución de Actividades Evaluación de Resultados. Retroalimentación del Plan de Acción. Tipos de fallas a considerar en el Plan de Contingencias: Instalaciones eléctricas. Bases de datos y aplicativos. Problemas con el servidor. Estaciones de trabajo y periféricos. Redes e Internet. Análisis de RiesgosISIS DE RIESGOS El análisis de riesgos supone más que el hecho de observar la posibilidad de que ocurran cosas negativas. Se ha de tener en cuenta la probabilidad de que sucedan cada uno de los problemas posibles. De esta forma se pueden priorizar los problemas y su costo potencial desarrollando un plan de acción adecuado. Teniendo en cuenta la frecuencia con que puede ocurrir un desastre, nivel de daños y las consecuencias generales. En la fase de evaluación de riesgos se debe priorizar, que se va a proteger, a que se puede enfrentar: terremotos, incendio, inundación, robos, vandalismo, fallas en los equipos, eliminación accidental de archivos, virus. Como también determinar el nivel de riesgo: bajo, muy bajo, medio, alto y muy alto. MANUAL DE CONTINGENCIAS SISTEMAS INTENALCO VERSIÓN de 77

46 Sistema Actual: con el propósito de salvaguardar toda su infraestructura tecnológica e informática INTENALCO EDUCACION SUPERIOR, debe contemplar los siguientes aspectos en su labor diaria: Hacer copia casi diaria de los archivos que son vitales para la Institución. Control de acceso a las instalaciones de la Institución. Realizar el mantenimiento preventivo de forma regular. Se debe prohibir el ingreso de comidas y bebidas en las Instalaciones informáticas. Mantener estos espacios libres de humo de tabaco, (Prohibido Fumar). Realizar limpieza constante, evitando la acumulación de polvo. Mantener actualizado el programa antivirus. Permitir solo el acceso a las instalaciones informáticas en horarios programados o con la presencia de un supervisor o monitor. Además deberá configurar las computadoras para que dispongan de bloqueo en el teclado. Plan de Recuperación Es de vital importancia definir los procedimientos y planes de acción para el caso de una posible falla, siniestro o desastre que afecten la infraestructura tecnológica tanto académica como administrativa. Cuando ocurra una contingencia, es esencial que se conozca al detalle el motivo que la originó y el daño producido, lo que permitirá recuperar y poner en marcha, en el menor tiempo posible el proceso perdido. Los procedimientos deberán ser de ejecución obligatoria y bajo la responsabilidad de los encargados de la realización de los mismos, debiendo haber procesos de verificación de su cumplimiento. Estos procedimientos estarán a cargo del personal de la Oficina Nuevas Tecnologías. Las actividades a realizar en un Plan de Recuperación se pueden clasificar en tres etapas: MANUAL DE CONTINGENCIAS SISTEMAS INTENALCO VERSIÓN de 77

47 1. Actividades previas al Desastre Son todas las actividades de planeamiento, preparación, entrenamiento y ejecución de las actividades de resguardo de los activos de la infraestructura tecnológica de la Institución, que nos aseguren un proceso de Recuperación con el menor costo posible. Establecimiento del Plan de Acción Equipos de Cómputo: Es necesario realizar un inventario actualizado de los equipos, especificando su contenido (software y licencias). Respaldos de Información o Backups: Se deberá establecer los procedimientos para la obtención de copias de Seguridad de todos los elementos de software necesarios para asegurar la correcta ejecución del Software y/o Sistemas operativos. Copias del Sistema Operativo (en caso de tener varios Sistemas Operativos o versiones, se contará con una copia de cada uno de ellos), Software de uso diario, herramientas de trabajo, Bases de Datos, Aplicativos. Uso obligatorio de un registro detallado y control de los Backups. Almacenamiento de los Backups en condiciones ambientales óptimas, dependiendo del medio magnético empleado. Reemplazo de los Backups, en forma periódica, antes que el medio magnético de soporte se pueda deteriorar. Pruebas periódicas de los Backups (Restore), verificando su funcionalidad. 2. Actividades durante el Desastre Una vez presentada la Contingencia, Falla o Siniestro, se deberá ejecutar las siguientes actividades, planificadas previamente: Plan de Emergencias Se establecen las acciones a realizar cuando se presente una falla o desastre, así como la coordinación y comunicación de las mismas. MANUAL DE CONTINGENCIAS SISTEMAS INTENALCO VERSIÓN de 77

48 Es muy conveniente prever los posibles escenarios de ocurrencia del Siniestro, el cual se puede dar en horario diurno, como nocturno. El plan debe contemplar la participación y actividades a realizar por todas las personas que se pueden encontrar presentes en el área de ocurrencia, detallando, salidas de emergencia, vías de evacuación, señalización y demarcación de las señales de auxilio (extintores, caja de breakers, linternas y lámparas de mano, números telefónicos de emergencia y nombres de funcionarios a contactar). Entrenamiento Establecer un programa de prácticas periódicas de todo el personal en la lucha contra los diferentes tipos de siniestros, de acuerdo a los roles que se le hayan asignado en los planes de evacuación del personal, para minimizar costos se puede aprovechar fechas de recarga de extintores, charlas de los proveedores, ARP, etc., (Simulacros). Un aspecto importante es que el personal tome conciencia de que los siniestros (incendios, inundaciones, terremotos, apagones, etc.) pueden realmente ocurrir, y tomen con seriedad y responsabilidad estos entrenamientos, para estos efectos es conveniente que participen todos los funcionarios, directivos, docentes, administrativos y asistenciales. 3. Actividades después del Desastre Después de ocurrido e l Desastre es necesario realizar: Evaluación de Daños: Inmediatamente después de concluido el desastre, de deberá evaluar la magnitud del daño producido, equipos estimación del tiempo. no funcionales, cuales se pueden recuperar y Ejecución de Actividades: La recuperación y puesta en marcha del servicio afectado, se realizara en dos fases, la primera restablecer el servicio usando los recursos propios (Equipos de MANUAL DE CONTINGENCIAS SISTEMAS INTENALCO VERSIÓN de 77

49 respaldo) y la segunda con el apoyo de proveedores y entes tanto gubernamentales como no gubernamentales. Evaluación de Resultados: Finalizada las fases de recuperación, se debe evaluar objetivamente las actividades realizadas, porcentaje de eficiencia y efectividad, tiempo, inconvenientes, colaboración y apoyo. Retroalimentación del Plan de Acción: Con la evaluación de resultados, se debe actualizar el plan de acción original, mejorando las actividades más complejas y reforzando las que respondieron adecuadamente. Amenazas Incendio: el fuego es una de las principales amenazas y causas de desastre, contra todo tipo de infraestructuras físicas. El dióxido de carbono, actual alternativa del agua, resulta peligroso para los humanos. Extinguidores manuales: Cuando no se cuenta con sistemas automáticos contra incendios, la alternativa más adecuada es la de usar extintores anti fuego, pero se debe tener en cuenta el tipo de material que se está consumiendo por el fuego (papel, madera, plástico, líquidos inflamables). Se recomienda capacitar al personal sobre el manejo adecuado de estos dispositivos y llevar control de las recargas y fechas de caducidad. Inundaciones: Daños por agua pueden ocurrir como resultado de goteras y filtraciones del techo, goteras de tuberías o del aire acondicionado cerca a equipos electrónicos. Terremotos: Catástrofe natural se pueden presentar en cualquier momento y sin previo aviso, por tanto es de suma importancia incluir en el plan de acción, recomendaciones a seguir, dando prioridad a salvaguardar la vida de los funcionarios del instituto. Instalaciones eléctricas: Para que funcionen adecuadamente, los computadores de escritorio necesitan de una fuente de alimentación eléctrica fiable, es decir, una que se MANUAL DE CONTINGENCIAS SISTEMAS INTENALCO VERSIÓN de 77

50 mantenga dentro de parámetros específicos. Si se interrumpe inesperadamente la alimentación eléctrica o varía en forma significativa, fuera de los valores normales, las consecuencias pueden ser serias. Pueden perderse o dañarse los datos que hay en memoria, se puede dañar el hardware, interrumpirse las operaciones activas y la información podría quedar temporal o definitivamente inaccesible. Por lo general los computadores personales toman la electricidad de los circuitos eléctricos normales, a los que se llama tomas de corriente. Esta corriente es bastante fuerte, siendo una corriente alterna (AC), ya que alterna el positivo con el negativo. La mayor parte de los computadores incluyen un elemento denominado fuente de alimentación, la cual recibe corriente alterna de las tomas de corriente y la convierte o transforma en la corriente continua de baja potencia que utilizan los componentes del equipo informático. Se recomienda tener redes eléctricas reguladas y contar con dispositivos reguladores, estabilizadores de potencia y ups. Bases de Datos y aplicativos: La Red de datos es la que permite transmitir información de un computador a otro. La estructura de Red que posee INTENALCO EDUCACION SUPERIOR es cliente/servidor, por lo que el servidor es uno de los componentes importantes de la Red. El cableado es estructurado y topología es estrella, y una parte (Sede 5) cuenta con tecnología inalámbrica. El elemento activo de comunicaciones es el switch de datos, conectado a un router, el cual permite trasladar a cada nodo (host) los paquetes de datos para que se intercambie información en toda la Red. Es una Red de Área Local (LAN), lo que limita su cobertura de servicios estrictamente, sin embargo, a través de un proveedor de servicios (Telmex), se puede tener acceso a la Red Internacional (Internet) para utilizar este recurso como herramienta pedagógica en el proceso enseñanza aprendizaje y complementar labores diarias en la parte administrativa. Es por ello, que debe ser de suma importancia el poder detectar las fallas en la red de datos, ya que de esa forma se permitirá prestar en un cien por ciento (100%) de sus recursos disponibles a la comunidad educativa. Cableado estructurado: El cableado estructurado es la plataforma de comunicaciones en la red que posee INTENALCO EDUCACION SUPERIOR, este cableado usualmente es UTP (cable de par trenzado no apantallado) y su importancia radica que es el medio de transmisión por MANUAL DE CONTINGENCIAS SISTEMAS INTENALCO VERSIÓN de 77

51 el cual se transmite la información de un nodo a otro. Es posible que por problemas de cableado, se tengan problemas de conectividad, sin embargo, en la mayoría de casos, el cableado entregado debe estar debidamente certificado por el proveedor y supervisada por la Oficina Nuevas Tecnologías. Equipos de comunicación: El elemento activo de comunicación que se utiliza en el Instituto es el swicth de datos, el cual es un elemento que permite la transmisión de tramas (paquetes de datos) desde la tarjeta de Red del Transmisor a la tarjeta de Red del Receptor. Este elemento activo de comunicaciones es de suma importancia, y no debe estar apagado, ya que en ese momento se tendría una caída en la Red de datos. Usualmente estos elementos activos de comunicación son de 24 puertos, los cuales poseen unos led (indicadores visuales) que señalan el estado de funcionamiento de cada puerto, en el momento en que está activo el puerto, el led del mismo debe estar encendido. Cada puerto conecta a un nodo o computador por lo que una de las formas de detectar que hay falla de comunicación es observar el puerto, obviamente, cada puerto debe estar relacionado con el punto de Red respectivo. Detección de fallas Por problemas de energía eléctrica: Si hay problemas de suministro de fluido eléctrico, posiblemente se apague el elemento activo de comunicaciones, por lo tanto, el resultado será una caída en la red de datos. Por problemas en el switch de datos: Si el elemento activo tiene una falla de tipo eléctrico este no encenderá y se tendrá un problema similar al caso anterior. Por problemas de puerto: es posible que por alguna variación de voltaje, se queme una cantidad limitada de puertos, se recomienda verificar los led que indican conectividad. Por problemas en la tarjeta de Red: puede existir la posibilidad de que la tarjeta de Red este fallando, una forma rápida de verificar su funcionamiento es identificar si el led de la tarjeta MANUAL DE CONTINGENCIAS SISTEMAS INTENALCO VERSIÓN de 77

52 de Red está funcionando, en caso contrario es posible que la NIC no esté operando adecuadamente. Otro caso probable es que este desactivado desde el sistema operativo. Recomendaciones En el caso de falla en el suministro de energía eléctrica, se recomienda colocar un UPS dedicado para el elemento activo, además, si INTENALCO EDUCACION SUPERIOR tiene los recursos, se recomienda que la UPS tenga un regulador de voltaje integrado para evitar picos de voltaje. Por problemas de switch de datos: Si el responsable de la Oficina Nuevas Tecnologías ha detectado que el elemento activo no enciende, entonces se sugiere reportarlo a la Sección de Compras y verificar si es posible reemplazarlo utilizando para ello la garantía. En caso contrario, la entidad realizará las gestiones necesarias para entregar un elemento activo para reemplazar el dañado. Por problemas de puerto: una forma sencilla de verificar que el puerto está fallando, es verificar que el led de la tarjeta con que está conectado el puerto esta encendido, si al realizar un ping al Server, este no contesta, entonces, es posible que el puerto está fallando, otra verificación es cambiar la conexión de la tarjeta a otro punto de red, si al realizar un ping al Server y este contesta, entonces, se puede concluir que el puerto es el que está fallando, lo mismo se puede realizar si hay problemas con los puntos de red. Por problemas en la tarjeta de Red: La tarjeta puede estar deshabilitada desde el Sistema Operativo, será necesario revisar si este está habilitado o no, en el caso que este deshabilitado, habilitarlo inmediatamente desde el sistema operativo. Si está habilitada la tarjeta de red y no hay comunicación, será necesario reinstalar el driver de la tarjeta de Red, o revisar si posee dirección Ip, en caso persiste el problema, favor llamar a la Oficina Nuevas Tecnologías. Servidor y Estaciones de trabajo MANUAL DE CONTINGENCIAS SISTEMAS INTENALCO VERSIÓN de 77

53 Uno de los elementos importantes en una Red de datos es el Servidor de Aplicaciones (archivos), el cual puede ser utilizado como un servidor proxy, y también como servidor Web. El servidor puede presentar problemas de configuración (DNS, DHCP, Directorio Activo, IIS), de comunicaciones (protocolos), de hardware (Disco duro, tarjeta de red, motherboard, memoria ram, fuente de poder, teclado, mouse). Redes e Internet El servicio de Internet permite tener acceso a los recursos de Internet tales como bibliotecas electrónicas, bases de datos, cursos en línea, correos electrónicos, chat, compartir archivos, videoconferencia. Los componentes del servicio a Internet: servi dor proxy, router y conectividad dado por el ISP (Telmex), del Directorio activo, DHCP automático. El Router es el elemento activo que permite comunicar la red de datos al servidor de comunicaciones, al proveedor de Internet y a la red de área local (LAN). ELABORADO POR: Jhullián Correa López Sistemas Intenalco APROBADO POR: MANUAL DE CONTINGENCIAS SISTEMAS INTENALCO VERSIÓN de 77

54 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre Objetivo Frecuencia Asesoría para usuarios de Sistemas de Información Atender las necesidades de los usuarios de equipo de cómputo de las diversas áreas de INTENALCO Educación Superior que puedan presentarse debido a la forma de operación de los Sistemas de Información. Eventual Área Actividad Descripción Oficina Nuevas 1 Recibe vía telefónica de las distintas áreas de INTENALCO Tecnologías Educación Superior, la solicitud de asesoría técnica debido a dudas en la forma de operación de los Sistemas de Información o fallas presentadas de los mismos Registra la solicitud de asesoría técnica en el formato llamado FORMATO DE SOLICITUD DE ADQUISICIÓN, REPARACIÓN, ACTUALIZACIÓN, MANTENIMIENTO O CAMBIO DE MATERIALES Y EQUIPOS (UF_SAME_V01) el cual se puede descargar de la página WEB (http://www.intenalco.edu.co/formatos.htm., en original y lo archiva de manera cronológica. Atiende la solicitud de asesoría técnica y analiza la duda o mal funcionamiento del Sistema de Información. Cuál es la causa de la solicitud de asesoría? En caso de que la solicitud de asesoría se deba a error por operación del usuario: Explica al solicitante la adecuada operación del Sistema de Información, personalmente o vía telefónica. Fin. 4.2 En caso de que la solicitud de asesoría sea por mal funcionamiento del Sistema de Información: Determina la causa del mal funcionamiento. 5 Cuál es la causa del mal funcionamiento? MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SISTEMAS INTENALCO 54 de 77

55 En caso de que se deba a la configuración del equipo de cómputo: Explica al solicitante personalmente o vía telefónica el proceso para la configuración óptima del equipo de cómputo. Fin En caso de que se deba a una falla de programación: Realiza correcciones necesarias al Sistema de Información y se formulan las pruebas de validación correspondientes. Notifica vía telefónica a las áreas de INTENALCO Educación Superior que el Sistema de Información ha sido modificado y actualizado. FIN DEL PROCEDIMIENTO. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SISTEMAS INTENALCO 55 de 77

56 INICIO AREAS DE INTENALCO RECIBE SOLICITD DE ASESORIA VIA TELEFONICA DIAGNOSTICA CAUSAS SISTEMAS DE INFORMACION REGISTRA FORMATO SOLICITUD C CUAL ES LA CAUSA DE LA FALLA? CONFIGURACION DEL EQUIPO EXPLICA Y CORRIGE USUARIO SOLICITANTE PERSONALMENTE O VIA TELEFONICA FALLA DE PROGRAMACION EQUIPO DE CÓMPUTO ATIENDE SOLICITUD Y ANALIZA SISTEMAS DE INFORMACION REPARA Y REALIZA PRUEBAS SISTEMAS DE INFORMACION FIN CUAL ES LA CAUSA DE LA SOLICITUD? MAL FUNCIONAMIENTO NOTIFICA MODIFICACION Y ACTUALIZACION AREAS DE INTENALCO ERROR DE USUARIO O FALLA HUMANA SISTEMAS DE INFORMACION PERSONALMENTE O VIA TELEFONICA IMPARTE EXPLICACIONES SISTEMAS DE INFORMACION USUARIO SOLICITANTE PERSONALMENTE O VIA TELEFONICA FIN FIN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SISTEMAS INTENALCO 56 de 77

57 Nombre Objetivo Frecuencia Registro en la Red Administrativa Integrar una infraestructura de comunicaciones funcional de acuerdo a las necesidades de las áreas de la Institución. Eventual Área Actividad Descripción Oficina Nuevas 1 Recibe de las distintas áreas de INTENALCO Educación Tecnologías Superior, el formato de solicitud creación de usuarios para registrar en la base de datos de la red administrativa. 2 Revisa la solicitud de creación de usuario en el formato llamado Solicitud de creación de cuenta de usuario, en original y lo archiva de manera cronológica. 3 Evalúa la solicitud y la viabilidad de instalación. 3.1 Es viable la ubicación para la instalación? 3.2 En caso de que el punto no es viable: Propone nueva ubicación y realiza la instalación. Fin. 3.3 En caso de que la solicitud sea viable su instalación: Solicita a la Coordinación de Almacén y Compras, los materiales requeridos. 4 Entrega la solicitud de materiales Después de un tiempo 5 Recibe los materiales solicitados, acude e instala el punto de MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SISTEMAS INTENALCO 57 de 77

58 red, realiza pruebas. 5.1 Existen fallas: Realiza correcciones necesarias al Sistema de Información y se formulan las pruebas de validación correspondientes Notifica vía telefónica a las áreas de INTENALCO Educación Superior que el Sistema de Información ha sido modificado y actualizado. FIN DEL PROCEDIMIENTO. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SISTEMAS INTENALCO 58 de 77

59 INICIO AREAS DE INTENALCO RECIBE FORMATO SOLICITD DE CREACION VIA TELEFONICA COORDINACION ALMACEN Y COMPRAS DETERMINA REQUIERE MATERIALES INSTALA E INFORMA 1 REVISA LA SOLICITUD SOLICITUD MATERIALES ADQUIERE MATERIALES ELABORA INFORME FORMATO SOLICITUD FORMATO CREACION USUARIO EVALUA LA SOLICITUD Y VIABILIDAD C ENTREGA MATERIALES FORMATO SOLICITUD ACUSE RECIBO FORMATO SOLICITUD FORMATO SOLICITUD PERSONALMENTE O VIA TELEFONICA JEFE AREA BENEFICIADA AREAS INTENALCO SECRETARIO GENERAL ES VIABLE LA UBICACIÓN? SI RECIBE MATERIALES FIN NO PROPONE NUEVA UBICACIÓN E INSTALA SISTEMAS DE INFORMACION ACUDE E INSTALA PUNTO DE RED REALIZA PRUEBAS AREAS DE INTENALCO FIN EXISTEN FALLAS? NO SI REPARA FALLAS 1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SISTEMAS INTENALCO 59 de 77

60 Nombre Objetivo Frecuencia Mantenimiento preventivo Mantener en un nivel funcional óptimo, los equipos de cómputo de las diferentes áreas o dependencias de Intenalco Educación Superior y que les permita procesar con oportunidad la información que manejan. Periódica Área Actividad Descripción Oficina Nuevas Tecnologías 1 Revisa el programa de mantenimiento preventivo de equipos de cómputo y verifica las áreas de Intenalco Educación Superior a las que les corresponde el mantenimiento. Secretaría General Oficina Nuevas Tecnologías Elabora Formato (UF_SAME_V01) UF_Solicitud_Adquisicion_Materiales_Equipos_V01 en original y copia para informar al área correspondiente las fechas en que se proporcionará el mantenimiento preventivo a los equipos. Solicita visto bueno (V.B.) al Secretario General en el formato UF_SAME_V01 en original y copia y entrega el original al área de Intenalco Educación Superior programada para mantenimiento y archiva como acuse de recibo la copia de manera cronológica en el programa de mantenimiento preventivo. Después de un tiempo. Informa vía telefónica, con un día de anticipación a las áreas de Intenalco Educación Superior de la programación del mantenimiento al equipo de cómputo. Acude a las áreas de Intenalco Educación Superior y retira el equipo de cómputo programado para mantenimiento, anotando en el formato UF_SAME_V01, fecha y hora de retiro. Realiza mantenimiento preventivo y depura el software del equipo de cómputo. Revisa el funcionamiento del equipo de cómputo, verificando si existen fallas correctivas en el hardware. Existen fallas correctivas en el equipo de cómputo? En caso de existir fallas correctivas en el equipo de cómputo: Informa verbalmente al área de Intenalco Educación MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SISTEMAS INTENALCO 60 de 77

61 Superior que procederá el mantenimiento correctivo. Fin del procedimiento. Conecta con el procedimiento: Mantenimiento Correctivo de Equipo de Cómputo. 7.2 En caso de no existir fallas correctivas en el equipo de cómputo: Traslada y entrega el equipo de cómputo a las áreas de Intenalco Educación Superior y lo instala informando a los usuarios que ya fue realizado el mantenimiento preventivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SISTEMAS INTENALCO 61 de 77

62 INICIO AREAS DE INTENALCO REVISA PROGRAMA MANTENIMIENTO VIA TELEFONICA REVISA FUNCIONAMIENTO EQUIPO CÓMPUTO ELABORA UF_SAME_V01 FORMATO UF_SAME_V01 EXISTEN FALLAS? SI INFORMA AREAS DE INTENALCO NO EQUIPO CÓMPUTO PERSONALMENTE SECRETARIA GENERAL SOLICITA VISTO BUENO AREAS DE INTENALCO TRASLADA Y ENTREGA EQUIPO CÓMPUTO AREAS DE INTENALCO FIN FORMATO UF_SAME_V01 C CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPO DE CÓMPUTO FIN INFORMA VIA TELEFONICA ACUDE AL AREA Y RETIRA EQUIPO COMPUTO EQUIPO CÓMPUTO REALIZA LIMPIEZA Y DEPURA EQUIPO CÓMPUTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SISTEMAS INTENALCO 62 de 77

63 Nombre Objetivo Frecuencia Mantenimiento correctivo Mantener en un nivel funcional óptimo, los equipos de cómputo de las diferentes áreas o dependencias de Intenalco Educación Superior y que les permita procesar con oportunidad la información que manejan. Eventual Área Actividad Descripción Oficina Nuevas 1 Recibe formato UF_SAME_V01 con el reporte de fallas en Tecnologías equipo de cómputo. 2 Determina de acuerdo a las condiciones del equipo de cómputo si la falla detectada requiere de la compra de partes o materiales. 3 Requiere partes o materiales? 3.1 En caso de no requerir partes o materiales: Corrige fallas y verifica el funcionamiento óptimo del equipo de cómputo y lo devuelve a la oficina dueña. 3.2 En caso de necesitar partes o materiales: Elabora Formato (UF_SAME_V01) UF_Solicitud_Adquisicion_Materiales_Equipos_V01 original y copia para informar al área de Almacén Compras y a Secretaría General. en y Después de un tiempo. 4 Recibe de Almacén y Compras las partes y/o materiales, repara el equipo de cómputo y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SISTEMAS INTENALCO 63 de 77

64 verifica su funcionamiento adecuado. 5 Traslada y entrega equipo de cómputo, al área dueña del mismo, y lo instala informando a los usuarios que ya fue realizado el mantenimiento correctivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SISTEMAS INTENALCO 64 de 77

65 INICIO AREAS DE INTENALCO EDUCACION SUPERIOR RECIBE REPORTE DE FALLAS EQUIPO DE CÓMPUTO UF_SAME_V01 ELABORA FORMATO UF_SAME_V01 UF_SAME_V01 UF_SAME_V01 ALMACEN Y COMPRAS SECRETARIA GENERAL DETERMINA TIPO DE FALLAS ALMACEN Y COMPRAS RECIBE PARTES Y/O MATERIALES 11 REQUIERE PARTES O MATERIALES? SI REPARA EQUIPO DE CÓMPUTO NO CORRIGE FALLAS Y VERIFICA ESTADO TRASLADA Y ENTREGA 1 EQUIPO CÓMPUTO EQUIPO CÓMPUTO 1 FIN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SISTEMAS INTENALCO 65 de 77

66 Nombre Actualización y mantenimiento Sitio WEB Objetivo Contar con un portal electrónico que contenga la información institucional necesaria que permita la difusión, comunicación y promoción de los programas, actividades, eventos de Intenalco Educación Superior. Frecuencia Eventual Área Actividad Descripción Oficina Nuevas Tecnologías 1 Recibe de las áreas de Intenalco Educación Superior, el UF_PWEB_V00 en original, los archivos anexos en físico y medio magnético con la información para actualizar la página Web. 2 Completa el formato UF_PWEB_V00 en original para llevar el registro de las solicitudes de las áreas. 3 Analiza la información recibida tanto en documentos físicos como en medios magnéticos para determinar el tipo de información a procesar. Qué tipo de información recibe? 3.1 En caso de recibir gráficos o fotografías: Revisa la información de los documentos y los medios magnéticos y selecciona por tipo de archivos, digitaliza las imágenes, y se graban en formato jpg. Actualiza las páginas correspondientes. Continúa con la actividad En caso de recibir texto: Revisa la información recibida en los documentos y en MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SISTEMAS INTENALCO 66 de 77

67 medios magnéticos. 4 Procesa la información actualizando los link o realiza el diseño de los nuevos enlaces de la página Web. 5 Es correcta la información que se publicará en la Web? 5.1 En caso de no estar correcta la información: Solicita las respectivas correcciones a la Oficina dueña de la información. Recibe los ajustes a la información que se publicará en la página Web, de acuerdo a las peticiones de la oficina solicitante. Continúa con la actividad En caso de estar correcta la información: Edita o diseña la página que contendrá la información a publicar y accede al servidor actualizando los hipervínculos correspondientes. 6 7 Accede al servidor de y sube las actualizaciones y modificaciones realizadas a las páginas Web. Complementa el UF_PWEB_V00 y lo archiva cronológicamente. FIN DEL PROCEDIMIENTO. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SISTEMAS INTENALCO 67 de 77

68 INICIO AREAS DE INTENALCO EDUCACION SUPERIOR RECIBE SOLICITUD INFORMACION PAGINA WEB UF_PWEB_V00 REVISA LOS ARCHIVOS DOCUMENTOS DISCO MAGNETICO PROCESA LA INFORMACION SOLICITA CORRECCIONES ANALIZA TIPO DE INFORMACION 1 ES CORRECTA LA INFORMACION? NO RECIBE INFORMACION CORREGIDA TIPO DE INFORMACION? TEXTO SI GRAFICOS Y/O IMAGENES ACTUALIZA O DISEÑA LOS LINK REVISA LOS ARCHIVOS DOCUMENTOS DISCO MAGNETICO ACCEDE AL SERVIDOR WEB DIGITALIZA LAS IMAGENES PUBLICA EN LA WEB LA NUEVA INFORMACION UF_PWEB_V00 1 C FIN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SISTEMAS INTENALCO 68 de 77

69 Nombre Objetivo Frecuencia Baja de bien informático Mantener organizado y actualizado el programa de Inventarios de Activos de la Institución, seleccionando los equipos de cómputo y periféricos obsoletos y/o con daño físico de hardware o software y que no presten ningún servicio, sean retirados de los informes y balances de activos de Intenalco Educación Superior. Eventual Área Actividad Descripción Oficina Nuevas Tecnologías 1 Recibe de las áreas de Intenalco Educación Superior, el formato UF_BAJA_V00 en original. 2 Recoge el bien informático o equipo de cómputo de las áreas de Intenalco Educación Superior. 3 4 Elabora el diagnóstico técnico. Cuenta con piezas reutilizables? En caso de tener piezas reutilizables: 5 6 Extrae las piezas y elabora un inventario de ellas. Entrega UF_BAJA_V00 en original y copia, con dictamen técnico al Secretario General y al Jefe Financiero, solicitando la baja del bien informático. 7 Recibe de la Secretaria General y del Jefe Financiero la copia del UF_BAJA_V00 con el aval para dar de baja, lo archiva de forma cronológica. Continúa con la actividad 8. En caso de no tener piezas reutilizables: 8 Complementa el formato UF_BAJA_V00 detallando el estado real del aparato. FIN DEL PROCEDIMIENTO. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SISTEMAS INTENALCO 69 de 77

70 AREAS DE INTENALCO EDUCACION SUPERIOR INICIO RECIBE FORMATO UF_BAJA_V00 UF_BAJA_V00 1 EXTRAE PIEZAS ELABORA INVENTARIO EQUIPO DE CÓMPUTO RECOGE EQUIPO ENTREGA FORMATO UF_BAJA_V00 UF_BAJA_V00 UF_BAJA_V00 SECRETARIO GENERAL JEFE FINANCIERO EQUIPO DE CÓMPUTO REALIZA DIAGNOSTICO TÉCNICO SECRETARIO GENERAL JEFE FINANCIERO RECIBE FORMATO UF_BAJA_V00 UF_BAJA_V00 EQUIPO DE CÓMPUTO C SI LLENA FORMATO UF_BAJA_V00 TIENE PIEZAS REUTILIZABLES? EQUIPO DE CÓMPUTO IRREPARABLE NO 1 FIN ELABORADO POR: Jhullián Correa López Sistemas Intenalco APROBADO POR: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SISTEMAS INTENALCO 70 de 77

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