POLÍTICA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS TRIBUTARIOS GRUPO ENERSIS CHILE

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1 POLÍTICA RECEPCIÓN DOCUMENTOS TRIBUTARIOS GRUPO ENERSIS CHILE Versión 6.0 Política Recepción de Documentos Tributarios Grupo Enersis Chile Página 1

2 POLÍTICA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS TRIBUTARIOS GRUPO ENERSIS CHILE 1. OBJETIVO Como consecuencia de la necesidad de poner el foco en nuestros proveedores considerados como uno de los elementos clave para garantizar el éxito sostenible del Grupo Enersis en Chile, hemos plasmado y desarrollado una Política Recepción de Documentos Tributarios cuyo fin último es establecer las formalidades que deben cumplir nuestros Proveedores / Acreedores al momento de la emisión y entrega de Documentos Tributarios, (en adelante también DT) a las Empresas del Grupo Enersis en Chile(Anexo A y B), permitiendo así optimizar el Proceso de Compra, Recepción, Verificación, Contabilización y Pago. Cumplimiento a la normativa legal vigente, la cual señala que la Empresa receptora cuenta con 8 días corridos desde la fecha de recepción del DT, para dar la aceptación o rechazo del contenido de dicho documento, según lo estipulado en el Artículo 160 del Código de Comercio Chileno Libro I, De los Comerciantes y de los Agentes de Comercio. Además de otorgar el merito ejecutivo al documento, en el mismo plazo, permitiendo dar cumplimiento la Ley , del Ministerio de Hacienda. 2. DEFINICIÓN POLÍTICA DE RECEPCIÓN GRUPO ENERSIS CHILE Se debe dar estricto cumplimiento a las formalidades de emisión de todos los DT manuales y electrónicos, para las Empresas del Grupo Enersis en Chile, (Anexo A y B), por parte de nuestros Proveedores / Acreedores Recepción: DT Electrónicos a casilla de correo electrónico de las Empresas Receptoras de DT Electrónicos registradas en el S.I.I., (Anexo A) DT Manuales o Electrónicos para empresas NO Receptoras electrónicas del Grupo (Ver Anexo B), envío a Dirección Postal Marcoleta Lugar de Recepción Los DT Electrónicos solo son recibidos a través de la casilla de correo electrónico de cada Empresas Receptoras de DT Electrónicos registradas en el S.I.I. (Anexo A). Los DT Manuales deben ser recepcionados SÓLO en la Ventanilla Única de DT del Grupo Enersis en Chile (VUDT), dirección postal MARCOLETA 634, Comuna y Ciudad de Santiago, en horario de atención de lunes a jueves de 8:30 a 14:00 hrs. y viernes de 8:30 a 12:00 hrs. La recepción corresponde solo al original y la copia triplicado control tributario, debidamente timbrados por el S.I.I.. Los anexos o documentos de respaldo de los DT, (Manual Electrónicos), favor hacer llegar en forma directa al usuario responsable de la compra que solicitó el bien o servicio del Grupo Enersis Chile, vía correo electrónico. Página 2

3 2.2. Formalidades de los documentos Manuales son: Nombre y/o Razón Social de empresa receptora de DT (Anexo A y B) Dirección Casa Matriz o Sucursal, según corresponda, de empresa receptora de DT Giro de empresa receptora de DT (Anexo C) Fecha de Emisión DT Fecha de Vigencia del DT vigente Nombre o Razón Social del Proveedor / Acreedor Rol Único Tributario (R.U.T.) del Proveedor / Acreedor Indicar Montos; Neto, I.V.A. Exento y Monto Total, este escrito en palabras, cuando corresponda Indicar en el detalle de DT, nombre del contrato o una descripción del servicio dado. En el caso de materiales puede señalar número de guía de despacho que forma el cobro Indicar en documento tributario el número de Orden de Compra u Orden de Entrega y Número de Conformidad, Indicar Código del Centro de Costo, solo cuando la compra es directa Indicar en DT de forma visible y clara el nombre completo y/o correo electrónico de la persona responsable de la compra del Grupo Enersis en Chile, ( Atención A ) Indicar en la Nota de Crédito y/o Débito el número de Factura asociada Indicar en la Factura el numero (os) de guía (s) de despacho asociada (s) El DT debe venir escrito en forma computacional o a máquina y sin enmendaduras Si su Empresa es Emisora Electrónica y factura a Empresas Receptoras Electrónicas del Grupo Enersis Chile (Anexo A) Deben cumplir las formalidades antes señaladas que correspondan y en forma particular tener presente los siguientes puntos: Asegurarse con el Acuse de recibo que el DT Electrónico sea enviado automática e inmediatamente en forma correcta y completa, en formato XML como lo establece la Normativa del S.I.I., a la casilla electrónica de la Empresa receptora del bien o servicio (Anexo A), el mismo día de su emisión, para que nuestras Empresas puedan capturar dichos datos y dar inicio al tratamiento de su documento. Por lo tanto, si el envío del DT Electrónico es realizado con la mayor celeridad posible por vuestra parte a la casilla indicada, asignada por el S.I.I., (Anexo A), el procesamiento interno de dicho documento por parte de nuestras empresas emisoras electrónicas se agiliza, lo que nos permitirá confirmar cuanto antes la fecha de pago. Página 3

4 Indicar en DT electrónico las formalidades; número de Orden de Compra y Conformidad, además del Atención A: A continuación se describe la posición para los campos solicitados en el formato XML definido por el S.I.I.: 1. Orden de Compra: <Referencia> <NroLinRef>1</NroLinRef> <TpoDocRef>801</TpoDocRef> <FolioRef> </FolioRef> <FchRef> </FchRef> </Referencia> 2. Conformidad: <Referencia> <NroLinRef>2</NroLinRef> <TpoDocRef>HES</TpoDocRef> <FolioRef> </FolioRef> <FchRef> </FchRef> </Referencia> 3. Atención a: <Encabezado> <Receptor> <Contacto>JOSE GONZALEZ PEREZ</Contacto> </Receptor> </Encabezado> Si lo anterior no aplica, producto que la compra es directa, indicar Código Centro de Costo y Atención A: A continuación se describe la posición para los campos solicitados en el formato XML definido por el S.I.I.: 1. Centro de Costo <Referencia> <NroLinRef>1</NroLinRef> <TpoDocRef>CEC</TpoDocRef> <FolioRef>ES3110</FolioRef> <FchRef> </FchRef> </Referencia> 2. Atención a: <Encabezado> <Receptor> <Contacto>JOSE GONZALEZ PEREZ</Contacto> </Receptor> </Encabezado> Indicar en los DT de forma visible y clara el nombre completo (nombre y dos apellidos de la persona responsable de la compra del Grupo Enersis en Chile, debiendo ir en el campo Contacto del formato XML definido por el S.I.I. Página 4

5 2.4. De no cumplirse la presente Política, el Grupo Enersis en Chile, posee plena facultad de NO RECEPCIONAR el DT físico y de rechazar el documento electrónico en el buzón (DTE) por no cumplimiento de las formalidades y la imposibilidad de relacionarla con los registros internos de nuestras Empresas La recepción de la copia cedible de la factura o guía de despacho es competencia de la Unidad Responsable de la compra que solicitó el bien o servicio, no de la Ventanilla Única de DT del Grupo Enersis en Chile (VUDT), ubicada en Marcoleta 634, Santiago. 3. TIPO DE DT (Manual Electrónico) Factura Factura de Compra Factura Extranjera Factura No Afecta o Exenta Facturas de Compras Emitidas a Terceros Liquidación Factura Nota de Crédito Nota de Débito Notas de Crédito Emitidas a Terceros Solicitud de Registro de Facturas (SRF) Boleta de Honorarios (Contribuyentes Impuesto de Segunda Categoría). Cesión de Factoring. Declaraciones de Ingreso (DIN) Factura Inicio Nota de Crédito Extranjera 4. ENTRADA EN VIGOR Y VIGENCIA La presente Política, entrará en aplicación a partir del siguiente día hábil después de la fecha de su promulgación y su vigencia se mantendrá mientras no sea modificada o derogada por otra posterior. 5. DISPOSICION FINAL DEROGATORIA A partir de la fecha de entrada en vigor del presente documento quedan derogados y sin efecto todos los procedimientos, así como el resto de los documentos que resulten contrarios al mismo. 6. AGRADECIMIENTOS A nuestros Proveedores / Acreedores: esperamos contar con su acostumbrada colaboración y que estos cambios contribuyan a una mejor eficiencia y orden de su proceso de cobranza. Página 5

6 ANEXO A Empresas del Grupo Enersis en Chile que son Emisores / Receptores Electrónicos con su respectiva casilla de correo electrónica registrada por el S.I.I., a las cuales deben enviar los DT electrónicos para iniciar su proceso de Pago: RUT Razón Social Casilla DTE ENERSIS S.A. clrecepdteprd_ene@enersis.cl Servicios Informáticos e Inmobiliarios clrecepdteprd_ict@endesa.es Limitada Empresa Nacional de Electricidad S.A. clrecepdteprd_endesa@endesa.cl Empresa Eléctrica Pehuenche S.A. clrecepdteprd_pehuenche@endesa.cl Central Eólica Canela S.A. clrecepdteprd_canela@endesa.cl Chilectra S.A. recepciondte@chilectra.cl Empresa Eléctrica de Colina LTDA Recepciondte_desa@eecolina.cl Luz Andes Limitada recepciondte@luzandes.cl Empresa Eléctrica Tarapacá S.A. clrecepdteprd_tarapaca@endesa.cl Gas Atacama Chile S.A. gasatacamachile@endesa.cl Gasoducto Taltal S.A. gasoductotaltal@endesa.cl K Progas S.A. progas@endesa.cl ANEXO B Empresas del Grupo Enersis en Chile que NO son Emisores/ Receptores Electrónicos y dirección postal, donde deben enviar todos los DT físicos (original y copia triplicado control tributario), para que se pueda iniciar su proceso de pago: RUT Razón Social Dirección Postal Chilectra Inversud S.A. Marcoleta N 634 (VUDT) Sociedad Agrícola de Cameros Limitada. Marcoleta N 634 (VUDT) K Inversiones Gas Atacama Holding LTDA. Marcoleta N 634 (VUDT) Gas Atacama S.A. Marcoleta N 634 (VUDT) Gas Atacama Argentina S.A. Marcoleta N 634 (VUDT) GNL Norte S.A. Marcoleta N 634 (VUDT) Página 6

7 ANEXO C RUT RAZÓN SOCIAL - GIROS Enersis S.A Soc. de Inversiones, Administración de Sociedades y Arrendamiento de Bienes Muebles e Inmuebles Deportivos y de Esparcimiento. Compra y venta de materiales; servicio de recepcionar, almacenar y despacho materiales. Servicios Informáticos e Inmobiliarios Limitada Servicios Consultoria Informatica Teleco. Trans. Dato; Adquis. Enaj. Bienes.; Adquisición, enajenación, comercialización, explotación de bienes raíces y sociedad de inversiones Empresa Nacional de Electricidad S.A. Generación y Transmisión de Energía Eléctrica Empresa Eléctrica Pehuenche S.A. Generación, Transmisión y Distribución de Energía Eléctrica Central Eólica Canela S.A. Generación, transmisión, y distribución energía eléctrica y certificadora de reducción de emisiones. Chilectra S.A. Distribución y Venta de Energía Eléctrica y Venta de Art. Electrónicos del Hogar, Deporte, Esparcimiento y Computación. Empresa Eléctrica de Colina Limitada Distribución y Venta de Energía Eléctrica y Venta de Art. Electrónicos del Hogar, Deporte, Esparcimiento y Computación. Luz Andes Limitada Distribución y Venta de Energía Eléctrica y Venta de Art. Electrónicos del Hogar, Deporte, Esparcimiento y Computación Compañía Eléctrica Tarapaca S.A. Prom. Desar. Proy Energ renov., cer red emi, gen dist trans, com energ elect, realiz, part. Inv. Proy. Energet; arriend, adq. Vta adm. Cta. Prop. O ajena, de b. mueb, inmueb, mobili; efect. Estud. Y ases; serv. Ing. Inspec. Obras, recep.mater, equip. lab. Perit. Gest. Empres; ases. Ambien; actuar en país, y extr. Direc o tercer; form. O incorp. A soc. corp. Fund. Consor; y efect. Operac., act.y contrat. Relac. Con obj. ; Capt. extrac. trat. desaliniz. transp. distrib. comerc. entrega y sumin. agua mar, en todas sus formas, sea estado natur. potab. desalin.o con otro tratam.cuenta propia o ajena, Com. y Vta gas nat. licuad y petrol. Diesel K K Chilectra Inversud S.A. Inversiones en Sociedades Extranjeras. Sociedad Agricola De Cameros Limitada Otros servicios agrícolas Gas Atacama Chile S.A. Generación en centrales termoelectricas de ciclos combinados Transmisión de energía electrica distribución de energía electricatransporte por tuberías. Inv. Gas Atacama Holding Sociedades de inversión y rentistas de capitales mobiliarios en general. Otras actividades empresariales N.C.P. Gas Atacama S.A. Sociedad de inversion y rentistas de capitales mobiliarios en general. Gasoducto Taltal S.A. Fabricación de gas; distribución de combustibles gaseosos por tuberias Gasoducto Atacama Argentina S.A. Fabricación de gas; distribución de combustibles gaseosos por tuberias GNL Norte S.A. Fabricación de gas; distribución de combustibles gaseosos por tuberias Progas S.A. Fabricación de gas; distribución de combustibles gaseosos por tuberias, Otras actividades empresariales N.C.P. Página 7