Informe de Seguimiento Municipalidad de Colbún, Región del Maule

Transcripción

1 Informe de Seguimiento Municipalidad de Colbún, Región del Maule Fecha 20 de diciembre de 2011 N Informe : 54/2010

2 A.I. N 1.073/11 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. TALCA, *O 119 O O Adjunto, para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe de Seguimiento a las observaciones contenidas en el Informe Final N 54 de 2010, aprobado por el infrascrito, en relación a una denuncia por incumplimiento de pago de facturas en la Municipalidad de Colbún. Saluda atentamente a Ud., JOAQU1 CORDOVA MALD(AADO ABOGADO Contralor Regional Contraloría General de la República REGION DEL MAULE AL SEÑOR ALCALDE MUNICIPALIDAD DE COLBÚN COLBÚN. Avda. Diagonal Isidoro del Solar N 21 Talca Fono:

3 A.I. N 1.074/11 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. TALCA, Z 0.01C 1 1 *0 1 l'ii; í Adjunto, para su conocimiento y fines pertinentes. copia del Informe de Seguimiento a las observaciones contenidas en el Informe Final Nc 54 de 2010, aprobado por el infrascrito, en relación a una denuncia por incumplimiento de pago de facturas en la Municipalidad de Colbún. Saluda atentamente a Ud., JOAQU CORDOVA MALDONADO ABOGADO Contralor Regional Contraloría General de la República REGION DEL MAULE AL SEÑOR ENCARGADO DE CONTROL INTERNO MUNICIPALIDAD DE COLBÚN COLBÚN. Avda. Diagonal Isidoro del Solar N 21 Talca Fono:

4 A.I. N 1.075/11 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. TALCA, D Adjunto, para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe de Seguimiento a las observaciones contenidas en el Informe Final N 54 de 2010, aprobado por el infrascrito, en relación a una denuncia por incumplimiento de pago de facturas en la Municipalidad de Colbún. Al respecto, se hace presente que, en su calidad de Secretario del Concejo Municipal. le asiste la obligación de poner dicho informe de seguimiento a disposición de ese órgano colegiado, en la primera sesión que se realice y que existe prohibición de abrir el sobre con antelación a esa fecha, debiendo informar a este Organismo de Control de lo obrado en el mismo día en que ello ocurra. Saluda atentamente a Ud.. JOAQUIN CORDOVA MALDONADO ABOGADO Contralor Regional Contraloría General de la República REGION DEL MAULE AL SEÑOR ECRETARIO MUNICIPAL i UNICIPALIDAD DE COLBÚN COLBÚN. Avda. Diagonal Isidoro del Solar N 21 Talca Fono:

5 INFORME DE SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES CONTENIDAS EN EL INFORME FINAL N 54, DE 2010, DE LA MUNICIPALIDAD DE COLBÚN. TALCA, 2 o D 701,1 En cumplimiento del plan anual de fiscalización de esta Contraloría General para el año 2011, y de acuerdo con las facultades establecidas en la ley N , Orgánica de esta Institución, se efectuó en la Municipalidad de Colbún, un seguimiento a la efectividad de las medidas adoptadas por esa entidad respecto de las observaciones formuladas en el informe final N 54 de 2010, sobre denuncia presentada por doña Vitalia del Carmen Zúñiga Riffo, por incumplimiento en el pago de facturas de los años 2005, 2007 y Para el desarrollo del trabajo se tuvo presente el señalado informe de fiscalización, los antecedentes proporcionados por la entidad edilicia, referidos a las medidas adoptadas para superar las observaciones determinadas en el precitado informe final. El análisis de los antecedentes aportados en conjunto con las verificaciones realizadas, permitió establecer lo siguiente: AL SEÑOR JOAQUÍN CÓRDOVA MALDONADO CONTRALOR REGIONAL DEL MAULE PRESENTE. LMV ALCN'

6 -2-1. FACTURAS PENDIENTES DE PAGO 1.1 En la fiscalización se constató que en la Dirección de Administración y Finanzas de la Municipalidad de Colbún, se mantenían las facturas que se indican, del proveedor Vitalia del Carmen Zúñiga Riffo, documentos que no se encontraban devengados ni pagados: N Factura Fecha Monto Total En el seguimiento se comprobó que los documentos mercantiles anteriormente indicados se mantenían impagos, como también se determinó que éstos no habían sido devengados en la contabilidad. Al respecto, el Director de Administración y Finanzas don Octavio Fuentes Valdés, informó que dichas facturas de compras se mantenían en ese estado ya que la administración ha privilegiado pagar los compromisos adquiridos durante su gestión, no dando la autorización para que aquellos cuyo pago se encontraba pendiente, como acontece con los ya indicados, sean sufragados. Por lo anteriormente expuesto, procede mantener la observación, haciendo presente que la municipalidad debe pagar sus compromisos cuando corresponda y, devengar oportunamente dichas facturas, conforme al principio de "Devengado" consagrado en la Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, contenido en el oficio N , de Por su parte, en el departamento de Educación Municipal, se mantenían las siguientes facturas devengadas, pendientes de pago: N Factura Fecha Monto Total \y_skeg10414( UNIDAD CONTROL 1. % EXTERNO,e 'ALCr

7 -3- Del análisis a los registros y documentación sustentatoria del caso, se determinó que dichas facturas se encuentran debidamente obligadas y devengadas en la contabilidad, pero no pagadas a la fecha de la visita. Sobre el particular, don Waldo Agudo Cáceres, Director del Departamento de Educación de la Municipalidad de Colbún, señaló que no ha sido posible pagar dichas obligaciones, dado que los recursos recibidos solo alcanzan para el pago de las remuneraciones. Por lo anteriormente expuesto, se mantiene la presente observación, sin perjuicio de que la municipalidad realice las acciones necesarias para servir las deudas cuando corresponda. Asimismo, es dable agregar que la jurisprudencia administrativa de este Organismo de Control, contenida, entre otros, en los dictámenes N s , de 2005; , de 2009 y , de 2010, ha manifestado que la adquisición de un suministro y/o la prestación de un servicio para la Administración lleva aparejado el pago correlativo, de manera que, de no efectuarse, se produciría un enriquecimiento sin causa. 2. FACTURAS NO UBICADAS 1.1 A la fecha de visita, las facturas N s y 15712, por $ y $ , respectivamente, no fueron habidas en el municipio, de hecho tampoco se tenía conocimiento a qué orden de compra estarían vinculadas. No obstante, durante la visita la Dirección de Administración y Finanzas, tomó contacto con el proveedor con el objeto de aclarar el destino de las facturas, sin obtener resultados al término de la visita. El seguimiento realizado al efecto determinó que estas facturas aún no han sido recepcionadas por la municipalidad, situación que no permitió establecer su concordancia, en relación con las órdenes de compra que pudieran haberse emitido. Al respecto, es necesario señalar que en la municipalidad no existen pruebas de que las referidas facturas hayan sido debidamente recepcionadas, no siendo posible determinar a qué orden de compra estarían vinculadas, hecho que se encuentra en conocimiento del proveedor quien no ha presentado nuevos antecedentes que permitan aclarar esta situación. corresponde mantenerlo íntegramente. En relación con el alcance formulado, Sin perjuicio de lo anterior, cabe indicar que determinar si las partes han cumplido efectivamente y a cabalidad las obligaciones contraídas en la especie, constituye una materia de carácter litigioso, en la que esta Entidad Fiscalizadora se encuentra impedida de intervenir, en virtud de lo dispuesto en el artículo 6, inciso tercero, de la ley N , de Organización y Atribuciones de esta Contraloría General. Q- O `0.., 1 UNIDAD ') o CONTROL ) 5 lo EXTERNO,g: O ^», %7-ALCII" '

8 -4- Asimismo, es dable agregar que la jurisprudencia administrativa de este Organismo de Control, contenida, entre otros, en los dictámenes N s , de 2005; , de 2009 y , de 2010, ha manifestado que la adquisición de un suministro y/o prestación de un servicio para la Administración lleva aparejado el pago correlativo, de manera que, de no efectuarse, se produciría un enriquecimiento sin causa 1.2 En relación con la factura N 31531, de 2009, por $ , que corresponde a la orden de compra N SE09, cabe anotar que no se encontró solicitud de materiales, recepción de bodega o entrega de materiales a la unidad solicitante. Sobre el particular, y conforme a la información proporcionada por el proveedor, se pudo comprobar que las facturas sí corresponden a compras efectuadas por la municipalidad: Del seguimiento realizado al efecto se comprobó que mediante egreso N 5-603, de 17 de agosto de 2011, la Municipalidad de Colbún procedió a pagar dicho documento a doña Vitalia Zúñiga Riffo, motivo por el cual se da por subsanada esta situación. 3. PROCEDIMIENTO DE CONTROL En relación a la implementación de un procedimiento de control con el objeto de fortalecer el resguardo de la documentación, facturas, y que ellas sean devengadas en el periodo correspondiente, para que en lo sucesivo dichos documentos sean pagados oportunamente, de acuerdo a las condiciones de pago pactadas con cada proveedor, se determinó que la entidad visitada no ha habilitado formalmente un procedimiento tendiente a normar esta materia. Por lo anteriormente expuesto, se procede a mantener en todas sus partes la presente observación. 4. PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO En relación al procedimiento sumarial solicitado en el punto 4 del rubro conclusiones del informe final, referido a determinar las responsabilidades administrativas que pudieran asistir a los funcionarios de esa entidad por el extravío de facturas a las que se refiere el punto 3, del cuerpo del informe y por el devengamiento en forma extemporánea de facturas a que se refiere el punto 2, se verificó que la entidad emitió con fecha 31 de diciembre de 2010 el decreto exento N 2026, donde designa como investigadora a doña Carolina Acuña Méndez RUT N , planta profesional, grado 10 E.M.. UNIDAD 59- CONTROL ) EXTERNO 1>, talc1'.

9 -5- En relación con dicho proceso, el Alcalde resolvió devolver la investigación sumaria según el oficio Ord. 700, de fecha 17 de agosto de 2011, con el propósito de que se afine de acuerdo a la normativa legal vigente y sea sometido a la decisión de la alcaldía a la mayor brevedad. 5. CONCLUSIONES En merito de lo expuesto, cabe concluir que en relación con las situaciones observadas en el Informe Final N 54, de 2010, de esta Contraloría Regional y de las verificaciones efectuadas en esta oportunidad sobre su cumplimiento, se determinó que la Municipalidad de Colbún, ha implementado medidas que permiten levantar algunas de las observaciones contenidas en dicho informe, sin embargo, respecto de aquellas que subsisten, se deberán adoptar, entre otras, las siguientes medidas: 1. La Municipalidad debe devengar oportunamente las facturas de compras conforme al principio de "Devengado" consagrado en la Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, contenido en el oficio N , de 2005, debiendo informar a esta Contraloría Regional en un plazo de 15 días hábiles, las facturas que no han sido debidamente devengadas correspondientes a la gestión municipal, educación y salud, indicando el proveedor, fecha y el monto, punto Servir cuando corresponda las adquisiciones efectuadas de acuerdo a las condiciones de pago pactadas con cada proveedor, punto Implementar formalmente un procedimiento de control de facturas de compras recibidas, tendiente a dejar constancia de su recepción y su debido devengamiento. 4. En atención al tiempo transcurrido desde la fecha de inicio de la investigación sumaria ordenada instruir mediante decreto exento N 2026, de 31 de diciembre de 2010, corresponde que el Alcalde ordene revisarla y que se adopten las medidas tendiente a agilizarla, debiendo informar a este Organismo Fiscalizador en el plazo de 15 días hábiles, sobre la medida adoptada al respecto. Por último, procede remitir copia del presente informe al Alcalde de la Municipalidad de Colbún, al Concejo Municipal y al funcionario encargado de Control Interno. SALO ATE 1 NT. r.11* DU.: DÍA' RAYA Jef de ontrol :xterno Contr lorí Regiona del Maule

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