CONTRALORÍA REGIONAL DEL MA UNIDAD DE CONTROL EXTERNA. Municipalidad de Sagrada Familia. Número de Informe: '121/ de octubre de 2017.

Transcripción

1 CONTRALORÍA REGIONAL DEL MA UNIDAD DE CONTROL EXTERNA Municipalidad de Sagrada Familia Número de Informe: '121/ de octubre de 2017 ama

2 UCE N 2096/2017 REMITE COPIA DE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA TALLA *1C Adjunto remito a Ud para su conocimiento si fines pertinentes copia de Informe de Seguimiento al Informe Final N 1121 del año 2016 debidamente aprobado sobre auditoría a los macroprocesos de ingresos propios y ambiente de contról interno en la Municipalidad de Sagrada Familia Saluda atentamente a Ud ALEJANDRA ORM PAVIZ PEREZ Contralor Regional de Mente Contraloría General de ra Reonblica AL SEÑOR ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DE SAGRADA FAMILIA SAGRADA FAMILIA c/c a Unidad de Seguimiento de Fiscalía de la Contraloría General de la República Unidad Técnica de Control Externo de la Contraloría Regional del Maula Avda Diagonal Isidoro del Solar N 21 Talca Fono: wwwcontraloriac1

3 UCE N 2097/2017 REMITE COPIA DE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA TALCA 09972* Adjunto remito a Ud copia del Informe de Seguimiento al Informe Final N 1121 del año 2016 debidamente aprobado con el fin de que en la primera sesión que celebre el concejo municipal desde la fecha de su recepción se sirva ponerlo en conocimiénto de ese órgano colegiado entregándoles copia del mismo Al respecto Ud deberá acreditar ante esta Contraloría General en su calidad de secretario del concejo y ministro de fe el cumplimiento de este trámite dentro del plazo de diez días' hábiles de efectuada esa sesión Saluda atentamente a Ud ALEJANDRA VICTORIA PAVEZ PEREZ Contralor Regional de Maule Corrtraloria General de la República A LA SEÑORA SECRETARIO MUNICIPAL DE LA MUNICIPALIDAD DE SAGRADA FAMILIA SAGRADA FAMILIA Avda Diagonal Isidoro del Solar N 21 Talca Fono: wwwcontraloriac1

4 UCE N 2098/2017 REMITE COPIA DE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA TALCA 09973* Adjunto remito a Ud para su conocimiento y fines pertinentes copia de Informe de Seguimiento al Informe Final N 1121 del año 2016 debidamente aprobado sobre auditoría a los macroprocesos de ingresos propios y ambiente de control interno en la Municipalidad de Sagrada Familia Saluda atentamente a Ud 1 ( ALEJANDRA VICTO VEZ PEREZ Contraloḻ RegiOnal de Maule Contraloría General de la República A LA SEÑORA DIRECTORA DE CONTROL DE LA MUNICIPALIDAD DE SAGRADA FAMILIA SAGRADA FAMILIA Avda Diagonal Isidoro del Solar N 21 Taloa Fono: wwwcontraloria-c1

5 USEG N 26/2017 SEGUIMIENTO AL INFORME FINAL N 1121 DE 2016 SOBRE AUDITORÍA A LOS MACROPROCESOS DE INGRESOS PROPIOS Y AMBIENTE DE CONTROL INTERNO EN LA MUNICIPALIDAD DE SAGRADA FAMILIA TALCA 1 0 OCT 2017 De acuerdo con las facultades establecidas en la ley N de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República se realizó el seguimiento a las observaciones contenidas en el Informe Final N 1121 de 2016 sobre auditoría a los macroprocesos de ingresos propios y ambiente de control interno en la Municipalidad de Sagrada Familia con la finalidad de verificar el cumplimiento de las medidas requeridas por este Órgano de Control a la entidad examinada en dicho informe El funcionario que ejecutó esta fiscalización fue el señor Carlos Márquez Gutiérrez El proceso de seguimiento consideró el referido-informe N 1121 de 2016 y la respuesta del municipio a dicho documento remitida mediante oficios ordinarios Nos 72 y 90 ambos de 2017 a este Ente Contralor Los antecedentes aportados fueron analizados y complementados con las validaciones correspondientes en el servicio a fin de comprobar la pertinencia de las acciones correctivas implementadas arrojando los resultados que en cada caso se indican A LA SEÑORA ALEJANDRA PAVEZ PÉREZ CONTRALOR REGIONAL PRESENTE

6 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA 1 OBSERVACIONES QUE SE SUBSANAN N OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y VERIFICACIONES REALIZADAS RESPUESTA DE LA ENTIDAD Se analizó la conciliación bancaria de septiembre 2016 de la cuenta corriente N 425 denominada "Presupuesto Ordinario" observándose que el municipio no caduca periódicamente aquellos cheques que han sido girados y no cobrados distorsionándose la información de la ejecución presupuestaria I - 12 Conciliación bancaria b) I b) Procedimientos y métodos CONCLUSIÓN Al respecto con fecha 30 de septiembre de 2016 los cheques girados y no cobrados de la cuenta corriente revisada alcanzaban la suma de $ de los cuales $ corresponden a documentos caducados a saber: Nos 1626 de 2015; y 3001 todos de 2016 La entidad señaló que ha procedido En relación con la materia se debe hacer presente que a caducar los documentos el reconocimiento de la obligación financiera por observados concepto de cheques girados por la institución y no cobrados por los beneficiarios debe registrarse en la cuenta contable N documentos caducados y en el evento de que las obligaciones no se hagan efectivas dentro del plazo legal de 3 ó 5 años según se trate de una institución del Fisco u otras entidades se deberá aplicar el procedimiento K-03 _ sobre cheques caducados por vencimiento de plazo legal de cobro consignado en el Manual de Procedimientos Contables para el Sector Municipal contenido en el oficio N de 2007_ de esta Entidad de Control tanto para lo relativo al ajuste por la prescripción legal de la deuda como para su aplicación al ingreso presupuestario (aplica criterio contenido en el dictamen N 8236 de 2008 de este Órgano Contralor) La entidad edilicia no cuenta con manuales de procedimientos formalmente establecidos que describan las principales rutinas administrativas Respecto a la materia la relacionadas con las funciones en relación con el municipalidad adjuntó el manual de otorgamiento de permisos de circulación procedimientos de permiso de circulación En este sentido los numerales y 47 de la mencionada resolución exenta N 1485 de 1996 establecen que la documentación relativa a las 2 Se constató que por medio del comprobante contáble N 743 de 2016 se caducaron cada uno de los cheques detallados anteriormente por un monto total de $ Las acciones realizadas permiten dar por subsanado los alcances formulados Por medio del decreto exento N 2962 de 2017 se aprobó el citado documento el cual entrega directrices sobre la materia "Permisos de Circulación" correspondiendo al municipio velar por el correcto cumplimiento de este Se subsana la observación

7 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA N OBSERVACIÓN _ I - 3 a - b) Deficiencias relacionadas con sistemas I a) Controles físicos DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN estructuras de control interno deben incluir datos sobre sus categorías operativas objetivos y procedimientos de control así también las transacciones y hechos significativos debe ser completa exacta y facilitar su seguimiento por último esos antecedentes debe figurar en documento's tales como guías de gestión manuales de operación y de contabilidad debe tener un propósito claro ser apropiada para alcanzar los objetivos de la institución y servir a los directivos para controlar sus operaciones Se constató que existen cinco funcionarios con perfiles de usuarios vigentes respecto al programa de "permisos de circulación" que no forman parte de la Dirección de Tránsito y Transporte Público a saber: Alejandra Vásquez; Fabyan Riquelme Juan Duque Rojas Leticia Saavedra y Sofía Fuenzalida Por otra parte y revisadas las facultades de los funcionarios de la Dirección de Administración y Finanzas se constató que Nicole Navarro Salazar Cristian Zúñiga y Patricia Ortega poseen perfiles con amplias atribuciones en los sistemas de contabilidad y tesorería permitiéndoles grabar y/o eliminar operaciones tales situaciones vulneran lo dispuesto en la citada resolución exenta N 1485 de 1996 Se comprobó la existencia de dos permisos de circulación válidamente emitidos y pagados folios N 36364(8810)y 36377(8823) en una de las cajas fuertes que posee esa repartición Al ser consultada la directora sobre dicha situación indicó que lo anterior se debe a que los contribuyentes no presentaron la revisión técnica de sus vehículos por lo cual se procedió a retener los permisos hasta la oportunidad en que dicho documento sea entregado Sobre el particular cabe mencionar que tal como dispone el dictamen N 4101 de 2016 de esta Entidad de Control los municipios para los efectos de otorgar el correspondiente permiso de circulación se encuentran en el imperativo de exigir que los contribuyentes acrediten el cumplimiento de los requisitos que con ese objeto contempla el ordenamiento jurídico -tales como ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y VERIFICACIONES REALIZADAS RESPUESTA DE LA ENTIDAD CONCLUSIÓN La municipalidad indicó que los perfiles observados respecto al programa de permiso de circulación a saber: AVASQU FRIQUE JDUQUE LSAAVE y SOFIAF no se encuentran activos Ahora bien respecto a los funcionarios de la Dirección de Administración y Finanzas se han limitado los accesos a los sistemas de contabilidad y tesorería De las indagaciones efectuadas en terreno se advirtieron los ajustes indicados por el Por lo anterior se dan por municipio eliminando y limitando el acceso de subsanados los alcances los citados funcionarios al sistema de permiso formulados de circulación ' La entidad edilicia indicó que la situación fue regularizada y que los documentos de respaldos se encuentran adjuntos al permiso de circulación En las indagaciones efectuadas se constató que en los respaldos de los aludidos permisos correspondiente a las placas patentes D y actualmente cuentan con el documento de revisión técnicas vigente ' 3 En este contexto se da por subsanado el hecho objetado

8 N OBSERVACIÓN I - 62 En cuanto a los folios físicos de permisos de circulación II - 13 Sobre placa patente asociada a bomberos II b) Fondos globales DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN la revisión técnica vigente el pago del impuesto del año' anterior y la contratación del seguro automotriz obligatorio- lo que debe verificarse a través de los correspondientes documentos originales o de copias autorizadas por los funcionarios que los emitieron sin que corresponda aceptar fotocopias simples de aquellos antecedentes (aplica dictamen N de 2013 de esta Entidad Fiscalizadora) Se observó la emisión de permisól de circulación del día 4 de enero de 2016 si bien los siete primeros números de la base de datos son correlativos al verificar el permiso físico se constató que existe un salto correspondiente al comprobante de pago N Lo expuesto contraviene lo previsto en el numeral 40 de la citada resolución exenta N 1485 de 1996 Sobre la materia debe considerarse que conforme al artículo 20 del decreto ley N 3063 de 1979 no requerirán permiso de circulación los vehículos pertenecientes a los Cuerpos de Bomberos o sus Compañías sin perjuicio de lo anterior se constató que la placa patente NE-3617 según la base del Registro Civil e Identificación pertenece a bomberos sin embargo para los años 2013 y 2014 emitidos en marzo de 2015 el valor cobrado por los permisos fueron de $10001 y $20468 respectivamente ambos más IPC multas e intereses totalizando el primero $13924 y el segundo $25239 correspondiéndole al municipio acreditar que a dichos períodos el citado vehículo no correspondía a bomberos Se procedió a revisar la rendición de los fondos globales la cual correspondió a un monto de $ de 9 de noviembre de 2016 determinándose que los funcionarios Enzo Valdés Opazo y Marcelo Flores Toledo no presentaron un documento mercantil sino una guía de despacho por un monto total de $94000 asociados a los comprobantes N" y 855 todos de 2016 RESPUESTA DE LA ENTIDAD La repartición pública señaló que el folio observado se encuentra en estado nulo La municipalidad manifestó que el vehículo fue adquirido por el Cuerpo de Bomberos en junio de 2013 según certificado de Inscripción y Anotaciones Vigentes correspondiendo devolver el monto pagado por permiso cancelado en el año 2014 La repartición pública adjunta los documentos _ mercantiles asociados a los comprobantes de detallados inicialmente _ ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y VERIFICACIONES REALIZADAS Del análisis a los antecedentes tenidos a la vista se constató que efectivamente el aludido permiso de circulación fue anulado por la municipalidad CONCLUSIÓN Se subsana la presente observación ' Se confirmó la devolución del pago correspondiente al periodo 2014 al Cuerpo de Se subsana el alcance Bomberos de Sagrada Familia medianteformulado decreto N 399 y cheque N 4601 ambos de Sobre la materia se constató que las facturas proporcionadas por el municipio correspondientes a los N" y todas del año 2016 se encuentran relacionadas a las guías de despacho a saber: N" y El " análisis de la documentación proporcionada permite dar por subsanado el alcance formulado 4

9 N DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y RESPUESTA DE LA ENTIDAD OBSERVACIÓN VERIFICACIONES REALIZADAS Sobre el particular conviene recordar que la circular N 103 de 1979 del Servicio de Impuestos Internos ' dispone que las guías de despacho pueden corresponder a ventas o a convenciones asimiladas a ventas cuando el contribuyente hubiere optado en postergar la emisión de la factura conforme al inciso 2 del artículo 55 del decreto de ley N 825 de 1976 o a traslados de bienes que no importen venta CONCLUSIÓN Del mismo modo el artículo 55 de la mentada normativa previste que el plazo para facturar una guía de despacho es hasta el décimo' día del mes siguiente de efectuadas las operaciones siempre que se señale como período tributario el que corresponda a la realización de dichas operaciones 5

10 2 OBSERVACIONES QUE SE MANTIENEN N OBSERVACIÓ N I - 4 De la contratación a honorarios IV - 3 Presentación de las cuentas del Balance de Comprobación y de Saldos DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN Se constató la existencia de dos personas contratadas a honorarios por medio de los contratos a honorarios Nos 264 y 270 de 2015 respectivamente Sobre lo anterior cabe observar que las remuneraciones de las citadas personas se encuentran imputadas en la cuenta contable N "Otros" que según lo dispuesto en el decreto N 854'de 2004 del Ministerio de Hacienda corresponde a otros servicios técnicos o profesionales situación que no se ajusta a la especie toda vez que éstas desempeñan labores de carácter habitual y própias de la gestión administrativa interna en dicha entidad edilicia (aplica criterio contenido en el dictamen N de 2013 de este origen) Se verificó la existencia de cuentas de pasivo que presentan saldo deudor al 30 de septiembre de 2016 lo cual no se condice con su naturaleza toda vez que debieran tener saldo acreedor o en su defecto cero de conformidad con los principios y normas contables que las rigen hecho que resta confiabilidad a la información reflejada en el citado informe El detalle se presenta en el cuerpo del informe final bajo análisis RESPUESTA DE LA ENTIDAD Mediante certificado sin número de 22 de agosto de 2017 el director de - administración y finanzas indicó que las situaciones observadas no fueron regularizadas No obstante se han realizado ajustes en la cuenta N "Honorarios Asimilados a Grado"para los siguientes contratos El municipio manifestó que encuentra se regularizando los saldos de las cuentas de pasivos observadas ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y VERIFICACIONES REALIZADAS - - Cabe señalar que la situación advertida no fue ajustada en su oportunidad por lo que a la fecha obedece a una situación consolidada no siendo posible su regularización De los antecedentes tendidos a la vista en esta etapa de seguimiento se verificaron las regularizaciones en las cuentas contables NOS ; ; ; ; ; y que al mes de julio de la presente anualidad exhiben saldo cero No obstante las restantes cuerdas de pasivos observadas a la fecha se muestran con saldo deudor según los datos extraídos de los mayores contables y lo indicado por el director de administración y finanzas del municipio mediante certificado N 8 de la presente anualidad CONCLUSIÓN Se mantiene el alcance formulado En este contexto se mantiene la presente observación / ACCIÓN DERIVADA Corresponderá al ente edilicio adoptar las medidas pertinentes con el objeto de que en lo sucesivo las contrataciones a honorarios cumplan con los requisitos establecidos en el citado decreto N' 854 de 2014 La entidad deberá realizar los ajustes pertinentes con el objeto de garantizar que los saldos de cada cuenta contable se ajusten a su naturaleza de conformidad a lo establecido en el oficio circular CGR N* de 2005

11 CONCLUSIONES En mérito de lo expuesto cabe concluir que la Municipalidad de Sagrada Familia realizó acciones que permitieron subsanar las observaciones contenidas en el cuadro N 1 del presente informe No obstante se mantienen las situaciones informadas en el cuadro N 2 con la acción derivada que se indican Cabe señalar que en lo concerniente a las observaciones del Acápite I "Aspectos de Control Interno" numerales 7 letras a) b) c); 8 letra c) Acápite II "Examen de la materia auditada" numerales 1; 2; 3; 4; 5 letras a) b) c) d); 6; 8 letras a) b); 9; 10; 11; 12; 14; 15 letras a) b) c) d); 171 y 172; Acápite III "Examen de cuentas" numerales 1 letras a) b); 2 letras a) b) c); 3 a) b) c) d); 4; y Acápite IV) Otras observaciones numeral 5 si bien el municipio realizó gestiones con el propósito de regularizar los hechos observados las mismas no fueron suficientes no logrando subsanar los alcances formulados situación confirmada por la jefa de la dirección de tránsito y transporte público y el director de administración y finanzas mediante los certificados Nc's 16 y 13 ambos del 2017 respectivamente Por lo anterior corresponderá al alcalde arbitrar las acciones pertinentes con el fin de regularizar las observaciones que se relacionan directamente con regularizaciones contables como también la detallada en el acápite IV) numeral 5 "Gasto improcedente por concepto de devolución de permiso de circuláción" cuyo avance o término deberá ser verificado por la unidad de Control Interno e informar a este Organismo de Control en un plazo máximo de 30 días hábiles a contar de la recepción conforme del presente informe Finalmente en lo concerniente a los restantes alcances formulados que se mantuvieron en el informe final bajo análisis éstos serán abordados por medio del Convenio de Apoyo al Cumplimiento firmado el día 6 de septiembre de 2017 entre la Municipalidad de Sagrada Familia y este Organismo de Control con el objeto de mejorar los procesos internos de ese municipio Transcríbase copia del presente informe al Alcalde a la Secretario Municipal y a la Directora de Control todos de la Municipalidad de Sagrada Familia Saluda atenta ente a Ud CLAU PRIEI O OYARCE JEFE DE CONTRO EXTERNO Contraloría General de la República REGION DEL MAULE

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