FAMILIARIZACION EXCEL CLAUDIA PATRICIA ORDÓÑEZ MOSQUERA VALERIA HOLGUIN ZAPATA. Lorena López. Instructora SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

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1 FAMILIARIZACION EXCEL CLAUDIA PATRICIA ORDÓÑEZ MOSQUERA VALERIA HOLGUIN ZAPATA Lorena López Instructora SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE TECNOLÓGO EN CONSTRUCCIÓN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN SANTIAGO DE CALI 2015

2 TABLA DE CONTENIDO Contenido INTRODUCCIÓN... 4 ACTIVIDAD No 1. INICIAR EXCEL ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 2. Identificar la interface gráfica de Microsoft office Excel Componentes entorno gráfico Botón de Office: Fichas: Cinta de opciones: Grupos lógicos (ficha Inicio): Comandos: Barra de herramientas de acceso rápido: Barra de título: Barra de fórmulas: Cuadro de nombres: Botones de desplazamiento (hojas) Hojas Insertar hoja Barras de desplazamiento vertical y horizontal Vistas Zoom Barra de estado Botón para expandir la barra de fórmulas... 9

3 18. Área de trabajo u hoja de cálculo Botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar Excel Botones para la ayuda y para minimizar/restaurar y cerrar el fichero Fichas y grupos lógicos: ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 3. Examinar los componentes básicos de la hoja de cálculo (espacio de trabajo) A. Pantallazo del espacio de trabajo B. Solución de las siguientes preguntas ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 4. Describir las funciones de las fichas contenidas en la cinta de opciones del programa ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 5. Personalizar de la barra de acceso rápido y barra de estado Añada los siguientes iconos a la barra de acceso rápido Añada por lo menos tres elementos que no se encuentren activos en la barra de estado... 34

4 INTRODUCCIÓN En el presente trabajo aprenderemos a familiarizarnos con la aplicación de Microsoft Office Excel, la cual es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo que se encuentra integrada en el conjunto ofimático de programas Microsoft Office.

5 DESARROLLO DEL TALLER (Taller MS EXCEL ). ACTIVIDAD No 1. INICIAR EXCEL Vamos al menú de inicio, seleccionamos todos los programas y buscamos la carpeta Microsoft Office donde nos dirigimos a Microsoft Excel 2010, con clic derecho seleccionamos anclamos a la barra de tareas y el menú de inicio, posteriormente en las mismas opciones seleccionamos enviar a Escritorio (crear acceso directo). Realizamos lo mismo con las aplicaciones Microsoft PowerPoint 2010 y Microsoft Word Realizamos un pantallazo para evidencia (Ver Ilustración 1). Ilustración 1 - Pantallazo del escritorio. 5

6 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 2. Identificar la interface gráfica de Microsoft office Excel Barra de desplazamiento horizontal Ilustración 2 Interfaz gráfica de Microsoft Office Excel. 6

7 Componentes entorno gráfico: 1. Botón de Office: 2. Fichas: 3. Cinta de opciones: 4. Grupos lógicos (ficha Inicio): 5. Comandos: 7

8 6. Barra de herramientas de acceso rápido: 7. Barra de título: 8. Barra de fórmulas: 9. Cuadro de nombres: 10. Botones de desplazamiento (hojas): 11. Hojas: 12. Insertar hoja: 8

9 13. Barras de desplazamiento vertical y horizontal (Ver ilustración 2 cuadro rojo): 14. Vistas: 15. Zoom: 16. Barra de estado: 17. Botón para expandir la barra de fórmulas: 9

10 18. Área de trabajo u hoja de cálculo: 19. Botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar Excel: 20. Botones para la ayuda y para minimizar/restaurar y cerrar el fichero: 10

11 Fichas y grupos lógicos: 1. Ficha Inicio: Portapapeles Alineación Estilos Modificar Fuente Número Celdas 2. Ficha Insertar: Tablas Aplicaciones Informes Filtros Texto Ilustraciones Gráficos Mini gráficos Vínculos Símbolos 3. Ficha Diseño de página: Temas Ajustar área de impresión Organizar Configurar página Opciones de la hoja 11

12 4. Ficha Formulas: Bibliotecas de funciones Auditoría de fórmulas 5. Ficha Datos: Nombres definidos Cálculo Obtener datos externos Ordenar y filtrar Esquema Conexiones Herramientas de datos 6. Ficha Revisar: Revisión Comentarios Idioma Cambios 12

13 7. Ficha Vista: Vista de libro Zoom Macros Mostrar Ventana ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 3. Examinar los componentes básicos de la hoja de cálculo (espacio de trabajo). Desarrollo de la actividad: A. Pantallazo del espacio de trabajo: Identificación de las columnas, las filas, las celdas y un rango de celdas: 13

14 Celda Columnas Filas Rango de celdas B. Solución de las siguientes preguntas: 1) Cuantas hojas de cálculo tiene un libro de Excel cuando se inicia el programa? -Inicia con tres hojas. 2) Que nombre por defecto toma un archivo de Excel cuando se inicia el programa 14

15 -libro 1. 3) Que es un libro de trabajo y una hoja de trabajo en Excel? -El libro es el archivo como tal de Excel y la hoja es 4) Cuantas columnas y filas tiene una hoja de cálculo en Excel 2007? -Filas: 1` Columnas: ) Cuantas celdas contiene una hoja de Excel? ` Celdas. 6) Cómo se nombran las filas y las columnas dentro de una hoja de Excel? -las filas se nombran con números. -Las columnas con letras. 7) Cómo se determina en la pantalla cuál es la celda activa actual? -Es la intercepción entre columna y fila. 8) Cómo se nombra cada celda dentro de la hoja de Excel? -Se nombran verticalmente con números y horizontalmente con letras. 15

16 9) Puedo cambiar el nombre que las celdas adoptan por defecto? -Sí, haciendo doble clic en el cuadro de nombres. 10) Qué es un rango de celdas y como son definidas por Excel dentro de las formulas y Funciones? -Es el conjunto de las celdas adyacentes y no adyacentes. 11) Puedo asignar nombre a un rango de celdas? -Sí, se selecciona las celdas y luego se nombra haciendo clic en el cuadro de nombres. 12) Qué opciones puedo utilizar para verificar los nombres de las celdas y rango creados en una hoja de cálculo? -Selecciono en la barra de herramientas la ficha formulas y me dirijo al grupo lógico denominado nombres definidos y selecciono el comando administrador de nombres. -Otra opción es seleccionar las celdas que tienen el nombre. 13) Qué tipos de datos maneja Excel en sus hojas de cálculo y como los identifico según su posición dentro de la celda donde se introdujeron? -Aritméticos: +, -, *, /, %, ^. -Relacionales: <, >, =, <=, >=, <>. -Números. -Fecha u hora. -Texto. -Formulas. -Funciones. -Formulas y funciones. 16

17 14) Para qué sirve la opción copiar formato? -Sirve Para copiar rápidamente el formato de un elemento o de un documento a otro. Seleccione aquello que le gusta, haga clic en Copiar formato y luego haga clic en lo que desea modificar para que se vea de la misma forma. 15) Cuáles son las opciones de pegado de Excel 2010? Las opciones de pegado son: -Mantiene el formato de origen -Coincidir con formato de destino. 16) Qué tipos de errores nos muestra Excel cuando realizamos cálculos o introducimos datos? Error ##########: es que el contenido de esa celda no cabe dentro de ella. Solución: Ajusta el ancho de la columna y el mensaje desaparecerá de inmediato. Error # DIV/0!: El error se produce cuando estás dividiendo un valor entre cero. Solución: Remover la división entre cero. Error #N/A: Este significa que el valor no está disponible. Error # NOMBRE?: es el haber escrito mal el nombre de una función. También se produce por escribir mal un rango nombrado. Error # NULO!:generalmente es consecuencia de haber especificado incorrectamente un rango. El error se produce porque olvidé colocar el separador (,) entre los rangos especificados. Error # NUM!: Hay ocasiones en que los cálculos en Excel son muy exhaustivos y las fórmulas llegan a calcular valores mucho más grandes que las capacidades de Excel y es cuando obtienes un error de este tipo. 17

18 Solución: Verifica que no estás llamando repetitivamente a las funciones y que generen un número demasiado grande. Error # REF!: sucede cuando una celda trata de referenciar otra celda que no puede ser encontrada porque se ha eliminado. Solución: Verifica que los rangos a los que hace referencia la fórmula aún existan o de lo contrario realiza los ajustes necesarios. Error # VALOR! Es generado por utilizar argumentos de tipo texto cuando en realidad la función espera valores numéricos. Solución: Verifica que los tipos de datos de los argumentos son los adecuados, en especial los argumentos que esperan un valor numérico. 17) Cómo nos podemos desplazar en la hoja de cálculo haciendo uso del teclado? -Presionando la tecla Alt + Av pág. (Mueve hacia la izquierda). -Presionando la tecla Alt + Re pág. (Mueve hacia la derecha). 18) Cómo puedo moverme por las diferentes hojas de cálculo que componen un libro haciendo uso del teclado? -Presionando la tecla control y oprimiendo Re pág. o Av. pág. para la dirección que se desee. 19) Qué es una función en EXCEL? -Es una fórmula escrita y preparada para realizar cálculos y simplificar el uso de fórmulas extensas que devolverán valores de manera automática. 20) Qué es una formula en EXCEL? 18

19 -Una fórmula es una ecuación que calcula un valor nuevo a partir de los valores existentes. El resultado será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En Excel puede crearse una amplia diversidad de fórmulas, desde fórmulas que ejecuten una simple operación aritmética hasta fórmulas que analicen un modelo complejo de fórmulas. Una fórmula puede contener números, operadores matemáticos, referencias a celdas o incluso funciones. 21. Indique los rangos de los siguientes grupos de celdas mostrados en la siguiente gráfica: Rango 1= B2:C10. Rango 2= B13:D13. Rango 3= E4:E10. Rango 4= G7:H10. 19

20 22. Siguiendo la orientación de su instructor, liste las diferentes formas que adopta el puntero del Mouse según la posición y la función que cumplen (realice un cuadro descriptivo): Tipos de puntero Función Copia el formato deseado. (Selecciono lo deseado a copiar formato y desplazo hasta el lugar deseado a copiar el formato). Mover. (Mueve la información y se encuentra en extremos de la celda activa). Seleccionar. (Selecciona las celdas que el usuario desee) Secuencia. (Genera secuencia y se encuentra al lado inferior derecho de la celda o rango activa). Ampliación. (Amplía o reduce el tamaño de la fila (Flechas Horizontales) y columna (Flechas Verticales)). Selección Columna o Fila. (Selecciona toda la columna (Flecha Vertical) y fila (Flecha horizontal)). 23. Qué es la vista Backstage MS Excel 2010, describa brevemente las herramientas que la componen? 20

21 La Vista Backstage es donde se administran los archivos y sus datos, creando, guardando, inspeccionando metadatos o información personal ocultos y configurando opciones. En síntesis, se trata de todo lo que se hace a un archivo que no se hace en él. 24. Cite por lo menos 5 de las plantillas en línea disponibles en MS EXCEL 2010: La plantilla Excel es un documento pre formateado para su uso; desarrollado en una hoja de cálculos Microsoft Excel. Las plantillas organizan el contenido y cálculos del documento, permitiendo que se puedan personalizar y guardar. Ejemplo de ellas son: Plantilla de Facturas. Plantilla Informe de gastos. Plantilla Inventarios. 21

22 Plantilla Presupuestos. Plantilla Programaciones. ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 4. Describir las funciones de las fichas contenidas en la cinta de opciones del programa. 1-La ficha de menú Inicio: Es una barra horizontal que forma parte de la cinta de opciones de Excel y contiene los botones de comando que normalmente se utilizan para crear, dar formato a texto, alinear texto, y más. Los comandos que forman parte de la ficha de menú inicio se organizan en grupos: Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar. Los elementos que forman parte de la barra de menú inicio se describen a continuación: Portapapeles: Pegar: Pega el contenido del portapapeles. Cortar: Corta la selección de documento y la pega en portapapeles. 22

23 Copiar: Copia la selección y la pega en portapapeles. Copiar formato: Copia el formato de un sitio y la pega en el otro. Fuente: Fuente: Cambia la fuente. Tamaño de fuente: Cambia el tamaño de fuente. Aumentar Tamaño de Fuente: Aumenta el tamaño de fuente. Disminuir Tamaño de Fuente: Disminuye el tamaño de fuente. Negrita: Aplica el formato de negrita al texto Seleccionado. Cursiva: Aplica el formato de cursiva al texto Seleccionado. Subrayado: Subraya el texto Seleccionado. Borde Inferior: Aplica borde en las celdas Seleccionada. Color de Relleno: Colorea el fondo de las celdas Seleccionadas. Color de Fuente: Cambia el color de texto. Alineación: Alínear a la Parte Superior: Ajusta el texto a la parte superior de la celda. Alínear en el Medio: Ajusta el texto para que este centrado entre la parte superior e inferior de la celda. Alínear a la Parte Inferior: Ajusta el texto en la parte inferior de la celda. Orientación: Gira el texto en un ángulo diagonal o una orientación vertical. Alínear Texto a la Izquierda: Ajusta el texto a la izquierda. Centrar: centra el texto. Alínear Texto a la derecha: Ajusta el texto a la derecha. Justificar texto: Ajusta el contenido para que visible en una celda mostrándolo en barias líneas. Combinar y Centrar: une las celdas Seleccionada en una sola celda. Número: Formato de Numero: elige la manera en que de mostrar los v alores en una celda. Porcentaje: moneda 23

24 Fecha/hora: muestra la fecha y hora. Estilos: Formato a condicional: Resalta celdas interesantes, enfatiza valores y visualiza datos usando barras de datos. Dar formato como tabla: Da conjunto de dato en celdas y rápidamente la convierte en tabla. Estilos de celdas: Aplica rápidamente formato a una celda con los estilos predefinidos. Celdas: Insertar: Inserta columnas o pestañas en una tabla u hoja de trabajo. Eliminar: Elimina filas o columnas en una tabla u hoja de trabajo. Formato: Cambia el alto de las filas o de las columnas, organiza las hojas o protege las hojas. Modificar: Autosuma: Muestra la suma de las celdas Seleccionadas. Rellenar: Copia una formula o formato en una o más celdas adyacentes. Borrar: Elimina todo de la celda o quita de manera selectiva el formato, el contenido o el comentario. Ordenar y Filtrar: Organiza los datos para facilita el a análisis. Buscar y Seleccionar: Busca y Selecciona un texto o formato La ficha Inicio tiene comandos que utilizamos frecuentemente, como Copiar y Pegar. También podemos dar formato a las fuentes, a los textos y a los números. La ficha Insertar contiene comandos que permiten agregar algunos objetos a las hojas de trabajo, como las tablas, las imágenes y los gráficos. La ficha Diseño de página nos permite seleccionar algunos temas para nuestras hojas de trabajo. También podemos configurar la página y prepararla para su impresión. 24

25 La ficha Fórmulas contiene la biblioteca de funciones que organiza adecuadamente todas las fórmulas de Excel y nos permite utilizarlas fácilmente para realizar cálculos. La ficha Datos nos permite importar datos que provienen de fuentes externas como Access y archivos de texto. Así mismo podemos encontrar comandos que nos ayudan a ordenar y filtrar nuestros datos. La ficha Revisar nos muestra comandos para verificar la ortografía de nuestros documentos y también nos permite insertar comentarios en las hojas de cálculo. La ficha Vista contiene comandos para cambiar la apariencia de los datos en pantalla y nos permite hacer acercamientos para tener una mejor visualización. Ficha Insertar: Tipos de Autoformas en Excel. Cómo se usan las formas de llamadas? Cuáles son los tipos de gráficos de columnas? Usos de formas de ecuaciones. Usos de forma de ecuaciones. Usos de las formas de llamadas. SmartArt Lista con círculos a la izquierda. Formas Organizar. Ejemplo de SmarArt Lista bloques verticales. Captura de imagen en Excel. SmartArt Línea Apilada. Utilidad de las Formas en Excel. Insertar una imagen en Excel. Ejemplo de SmarArt Hexágonos Alternados. Ejemplo de SmarArt Pirámide Básica. Ejemplo de Smart Art Proceso de nivel inferior. 25

26 Ficha Diseño de página Para qué sirve la vista de Diseño de página? Imprimir repitiendo filas o columnas. Para que sirve el definir fondo en Excel? Diseño de Página-Temas. Utilidad de área de impresión. Ajustar área de impresión. Diseño de página organizar. Ficha Datos Lista desplegable de datos en Excel. Cómo importar un archivo de texto. Cómo filtrar datos mayores a un número en Excel? Cómo funciona la Validación de datos en Excel? Cómo ordenar por dos o más condiciones en Excel? Herramientas de datos - Texto en columnas. Consolidar. Ordenar Datos en Excel. Subtotales. Buscar Objetivo. Ficha Revisar Cómo proteger una hoja y dejar que se modifique un rango de celdas? Modificar y Eliminar Comentarios en Excel. Cómo Compartir un Libro en Excel 2010? Proteger Hoja Y Libro en Excel Ficha Revisar Idiomas. Ficha Vista 26

27 Cuándo se puede utilizar la inmovilización de paneles en Excel? Para qué sirve la vista de Diseño de página? Cómo modificar los saltos de página? Cómo usar las vistas personalizadas? Cómo cambiar la ventana seleccionada en Excel? (ficha vista). Para qué sirven las ventanas en la ficha vista de Excel? Vista Ver saltos de página. Uso de saltos de página. Ficha programador: Muchas de las opciones avanzadas que tenemos a nuestra disposición en Microsoft Excel, están en la ficha "Programador". Entre las principales, se encuentran: - Automatización de tareas (macros). - Programación en Visual Basic for Applications (VBA). - Utilización de controles de formulario (botones, cuadros combinados, listas desplegables, casillas de verificación, etc.). Inserte una forma y una imagen; tome un pantallazo de esta nueva ficha emergente que aparece una vez se inserta la forma nueva o una imagen. 27

28 Pantallazo nueva ficha emergente. 28

29 3. Si se observan con atención las fichas, es posible detectar que algunos comandos contienen una pequeña flecha a su derecha o abajo. Esta flecha permite abrir más opciones relacionadas con el comando que acompaña: 29

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31 4. Despliegue el iniciador de cuadro de dialogo que se encuentra en el grupo lógico alineación de la ficha inicio. Tome un pantallazo de este cuadro. Pantallazo iniciador cuadro de dialogo. 31

32 5. Despliegue el acceso por teclado mediante Alt oprima la letra que corresponde a la ficha inicio y tome un pantallazo de la cinta de opciones, realice una lista donde relacione las letras que corresponden a cada herramienta de esta ficha. 32

33 Lista de herramientas. X: Cortar. V: Pegar. C: Copiar. FP: Copiar formato. FO: Portapapeles. 1: Negrita. 2: Cursiva. 3: Subrayado. FF: Fuente. B2: Borde inferior. FU: Tamaño de Fuente. Ñ: Aumentar tamaño de fuente. H: Disminuir tamaño de Fuente. S: Color de relleno. FC: Color de Fuente. FN: Formato de celdas. AP: Alinear en la parte superior. AM: Alinear en el medio. AO: Alinear en la parte inferior. 8: Alinear texto a la izquierda. 7: Centrar. 5: Alinear texto a la derecha. FR: Orientación. R: Ajustar texto. M1: Disminuir sangría M2: Combinar y centrar. 6: Aumentar sangría. FA: Formato de celdas (alineación). N: Formato de número. AN: Formato de numero de contabilidad. P: Estilo porcentual. K: Estilo millares. O: Aumentar decimales W: Disminuir decimales. FM: Formato de celdas número. L: Formato condicional. T: Dar formato como tabla. J: Más. I: Insertar celdas D: Eliminar celdas. O: Formato. U: Autosuma. FL: Rellenar. B3: Borrar. 9: Ordenar y filtrar FY: Buscar y seleccionar. 33

34 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 5. Personalizar de la barra de acceso rápido y barra de estado. 1. Añada los siguientes iconos a la barra de acceso rápido y tome un pantallazo de la barra de acceso rápido personalizada con estas herramientas: a. Nuevo b. Abrir c. Impresión rápida d. Vista preliminar e. Ortografía Nuevo Impresión rápida Ortografía Abrir Vista preliminar 2. Añada por lo menos tres elementos que no se encuentren activos en la barra de estado y verifique que función cumple cuando selecciona un rango de celdas que contengan datos numéricos. Tome un pantallazo de la barra de estado una vez que despliegue la información, cuando seleccione un rango de datos numérico. Explique con sus palabras la actividad realizada: Me dirijo a la barra de estado, doy clic derecho y aparece la ventana de Personalizar barra de estado en ella selecciono tres elementos inactivos (en este caso Recuento numérico, Mínima y Máxima) y me dirijo al área de trabajo donde escribo números aleatorios y selecciono el rango de celdas con estos números; en la barra de estado observo diferentes tipos de información y en ella están los tres elementos inactivos que describiré su función a continuación: Elementos Función 34

35 Recuento numérico Mínima (Mín) Máxima (Máx) Cuenta el número de celdas seleccionadas que contienen números. Encuentra la información de la celda con el valor mínimo de la selección. Encuentra la información de la celda con el valor máximo de la selección. Pantallazo barra de estado con los elementos solicitados. 35