Excel 2013 Introducción al entorno de trabajo

Transcripción

1 Excel 2013 Introducción al entorno de trabajo Contenido CONTENIDO... 1 DESCRIPCIÓN DE LA VENTANA PRINCIPAL... 2 OBTENER AYUDA

2 Descripción de la ventana principal Barra de título: visualiza el nombre del libro activo y el nombre de la aplicación. Cada documento se muestra en una ventana individual. Al cerrar la última ventana, se cierra la aplicación Excel. Los nombres de los libros se presentarán como LibroN (siendo N un número natural), hasta que sean guardados con otro nombre por el usuario. Barra de herramientas de acceso rápido: es una barra personalizable que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se esté mostrando. Esta barra de herramientas se ubica por omisión en la parte superior izquierda. La barra de herramientas de acceso rápido también se puede ubicar debajo de la cinta de opciones, para esto presionamos el ícono Personalizar barra de herramientas de acceso rápido elegimos la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones. y de la lista desplegable 2

3 Para agregar o quitar comandos de la barra de herramientas de acceso rápido desplegamos la lista del ícono Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y seleccionamos el comando deseado. La opción Más comandos muestra el cuadro de diálogo Opciones de Excel desde donde podremos agregar o quitar comandos de distintas categorías eligiéndolos de la lista Comandos disponibles en: 3

4 Fichas: están diseñadas para estar orientadas a las tareas. Además del conjunto estándar de fichas que se ve en la cinta de opciones cuando iniciamos Excel, hay otras clases de fichas que aparecen cuando estamos trabajando con un elemento particular como gráficos, imágenes, etc.. Las herramientas contextuales nos permiten trabajar con un objeto seleccionado en la página. Al hacer clic sobre el objeto, junto a las fichas estándar aparece el conjunto de herramientas contextuales correspondientes con un color resaltado. 4

5 Ficha Archivo: esta ficha reemplaza el ícono de Microsoft Office y el menú Archivo de las versiones anteriores, está situado en la parte superior izquierda de todos los programas de Microsoft Office. Además de los comandos básicos para abrir, guardar e imprimir, la versión 2013 (al igual que la versión 2010) posee la Vista Backstage. La Vista Backstage es donde se administran los archivos y sus datos, creando, guardando, inspeccionando metadatos o información personal ocultos y configurando opciones. 5

6 Cinta de opciones: la cinta de opciones se extiende a lo largo de la parte superior de la ventana de Excel y sustituye los menús y barra de herramientas de versiones anteriores. Esta cinta contiene los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos que se reúnen en fichas. Podemos minimizar la cinta de opciones mediante cualquiera de las siguientes órdenes: Haciendo clic en el ícono Contraer la cinta de opciones, ubicado a la derecha de la cinta de opciones. Haciendo doble clic en el nombre de la ficha activa. Presionando la combinación de teclas Ctrl + F1. Presionando el botón secundario (derecho) del mouse en la cinta de opciones, y a continuación, clic en la opción Contraer la cinta de opciones. Para restaurar la cinta de opciones ejecutamos cualquiera de las órdenes antes descritas o hacemos clic en Opciones de presentación de la cinta de opciones, y a continuación en Mostrar pestañas y comandos. Grupos: cada ficha está compuesta por varios grupos que contienen elementos relacionados. Iniciador de cuadro de diálogo: los Iniciadores de cuadro de diálogo son pequeños iconos que aparecen en ciertos grupos en la parte inferior derecha. Al realizar clic sobre estos nos muestra un cuadro de diálogo o panel de tareas que proporciona más opciones relacionadas con dicho grupo. Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa permitiendo la edición del mismo. Los íconos Introducir y Cancelar aparecen sólo al modificar el contenido de la celda. Introducir: confirma las modificaciones realizadas. Es igual a oprimir la tecla Intro. Cancelar: cancela las modificaciones realizadas. Es igual a oprimir la tecla Esc. 6

7 Área de trabajo: es el área donde Excel nos permite trabajar con los datos. Está formada por n hojas de las cuales sólo una se mostrará activa. Cada hoja está constituida por filas y columnas. Las filas están representadas por números que van desde 1 a Las columnas están representadas por letras, en total que van desde la A hasta XFD. A la intersección entre una fila y una columna se le llama celda. Ésta tendrá una coordenada única dada por el nombre de columna y fila que la contienen respectivamente, precedida del nombre de la hoja a la que pertenece y un signo de exclamación (dirección completa de la celda). Ejemplo: Hoja1!A1 Celda activa es aquella en la cual se encuentra posicionado el indicador de celdas. Hojas de cálculo: están identificadas por etiquetas. La ficha de la hoja activa se mostrará resaltada con respecto a las demás, junto a estas se encuentra también un ícono que permite la inserción de una nueva hoja, lo que también puede hacerse con la combinación de teclas Ctrl + F11. Utilizando los íconos del navegante se puede desplazar rápidamente de una hoja a otra, a la primera hoja o a la última. Para activar una hoja, seleccionamos la etiqueta de la hoja que pretendemos activar. Barras de desplazamiento: cambian la zona de visualización de la hoja de cálculo. Barra de estado: proporciona información acerca del estado de lo que estamos viendo en la ventana y cualquier otra información relativa al contexto, como: teclas activadas NUM, MAY, Suma, Recuento de un rango determinado, etc. Esto se puede configurar desde el cuadro que obtenemos dando clic derecho sobre la barra, muchas opciones están habilitadas por defecto como por ejemplo el zoom y el control deslizante del zoom; pero podemos personalizar, activar o desactivar opciones. 7

8 Menú contextual o emergente: contienen solamente aquellas órdenes que pueden aplicarse al elemento indicado por la posición del puntero del mouse cuando activamos el menú. Para acceder a un menú contextual pulsaremos el botón secundario (derecho) del mouse. Seleccionamos la orden deseada haciendo uso del mouse o del teclado, de la misma forma que seleccionaríamos una orden desde un menú normal. Uso del teclado para trabajar con las herramientas de las cintas de opciones: podemos obtener acceso a cualquier comando mediante el uso de claves de acceso y sin importar donde nos encontremos en el programa. Todos los comandos de un programa de la cinta de opciones nos permiten el ingreso utilizando una tecla de acceso. Para esto presionamos la tecla ALT y la soltamos o pulsamos la tecla de función F10. Esta acción nos muestra la información sobre teclas para cada función de la vista actual. 8

9 La imagen anterior nos muestra las teclas de acceso para acceder a las distintas fichas. Por ejemplo si presionamos la tecla B veremos lo siguiente: En el caso de que querer insertar una imagen presionamos las teclas IM. Ingresar datos: para ingresar datos en una celda debemos posicionarnos en ella e introducir el dato correspondiente. El contenido que vamos ingresando se mostrará en la celda y en la barra de fórmulas. Para que el dato se fije en la celda podemos: Oprimir la tecla Enter. Movernos a otra posición con las teclas direccionales. Oprimir el ícono Introducir de la barra de fórmulas. Seleccionar otra celda con el puntero del mouse. Si desea cancelar la introducción del dato presione la tecla Esc. 9

10 Obtener ayuda Si necesitamos ayuda para usar alguna de las funciones de Microsoft Office Excel podemos utilizar las opciones del ícono Ayuda que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana. Tambien se puede acceder a esta opción desde el teclado, presionando la tecla F1. Desde Excel Web App también se puede acceder a este cuadro de ayuda desde el ícono Ayuda el extremo superior derecho de la ventana. ubicado en En el campo Buscar en la ayuda en línea con lo que deseamos informarnos., ingresar un texto relacionado También se ofrecen temas de ayuda sobre introducción a Excel 2013 y otros temas puntuales como Gráficos o Fórmulas. La ventana de ayuda ofrece una barra de herramientas que nos permiten realizar las siguientes operaciones: 10