EXCEL - INTRODUCCION

Transcripción

1 Unidad III - 4º Año - Colegio Belén EXCEL - INTRODUCCION Qué es y para qué sirve Excel? Excel es un programa cuya finalidad es la de permitirle al usuario trabajar con gran cantidad de datos, realizar cálculos u operaciones con ellos, así como también crear gráficos. Es un programa del tipo planilla de cálculo u planilla electrónica. Excel es un programa de aplicación o utilitario que está incluido en el paquete de programas denominado Microsoft Office. Las planillas de cálculo son, junto a los procesadores de texto, una de las aplicaciones informáticas de uso más general y extendido. Libro de Trabajo Un libro de trabajo es un archivo creado con Excel que tiene la extensión.xls para que la computadora los reconozca como tal. Un libro de trabajo está formado por varias hojas de cálculo. Cuando se ejecuta el programa Excel, automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1 hasta que lo guardemos y le demos el nombre que deseemos. Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente. Estos nombres asignados sólo sirven como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra guardado. Hoja de Cálculo Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como esta: Si abrimos un Libro en blanco, clicando sobre la primera opción del menú de la derecha, se nos mostrará una hoja de cálculo. Vamos a ver sus componentes fundamentales: así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

2 Unidad III - 4º Año - Colegio Belén La ficha Archivo Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este menú también puedes accerder desde el modo de acceso por teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones. Contiene elementos como: Información, Imprimir, Abrir, o Guardar como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro. Si hacemos clic en ellas se nos mostrará un panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda la superficie de la ventana Excel. Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en el icono con forma de flecha situado en la esquina superior izquierda. La barra de título Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar y cerrar. La barra de acceso rápido La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar, Deshacer o Rehacer. Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello, desplegaremos la opciónpersonalizar barra de herramientas de acceso rápido haciendo clic sobre el pequeño icono con forma de flecha negra hacia abajo, situado a la derecha de los botones que describíamos anteriormente. En el desplegable que aparece, si haces clic en una opción esta aparecerá marcada y aparecerá en la barra de acceso rápido. De forma similar, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos...

3 Unidad III - 4º Año - Colegio Belén La cinta de opciones La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha. Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles. Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en los gráficos. - Es posible que en la versión que tengas instalada en tu equipo de Excel 2013 visualices otras fichas con más opciones. Esto sucede porque los programas que tenemos instalados en el ordenador son capaces de interactuar con Excel, si están programados para ello, añadiendo herramientas y funcionalidades. Esta integración permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún momento queremos ocultar o inhabilitar alguna de estas fichas, puedes hacerlo desde el menú Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones. Si quieres ver con detalle cómo hacerlo, visita el siguiente avanzado de personalización del entorno. Además, si acostumbras a personalizar los programas que utilizas es posible que también te interese aprender cómo exportar e importar la personalización del entorno en Excel Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón. Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. - Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más espacio de

4 Unidad III - 4º Año - Colegio Belén trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma rectangular con una flecha en su interior, que encontrarás en la zona superior derecha. La barra de fórmulas Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante. La barra de etiquetas Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Las barras de desplazamiento Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos. La barra de estado Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También dispone de tres botones paracambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas más adelante La ayuda Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel. Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante: Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria. Una Hoja de cálculo es una gran tabla cuyas cuadrículas se denominan celdas. Es el área de trabajo de un libro. Las celdas de una hoja pueden contener texto, valores numéricos, fechas, horas, fórmulas o funciones matemáticas que posibilitan realizar cálculos. La hoja de cálculo se ve como una hoja cuadriculada formada por filas y columnas y bordeada por unas bandas laterales de color gris con números o letras denominados rótulos. Esta cuadrícula puede contener hasta filas y 256 columnas, haciendo un total de celdas. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,...AA, AB,...IV. Cada fila se numera desde 1 hasta La intersección de una columna y una fila se denomina Celda. En cualquier momento el cursor (que tiene forma rectangular) esta posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta. Dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás. Un libro de trabajo está formado por varias hojas de cálculo. Al principio constará de 3 ó 5 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, dependiendo si el usuario inserta nuevas hojas o elimina las que ya existen. Cada hoja posee por defecto un nombre: Hoja1, Hoja2,... Este aparece en la barra de etiquetas.

5 Unidad III - 4º Año - Colegio Belén A la hoja en la que se está trabajando se la denomina Hoja Activa y su pestaña aparece resaltada en la barra de etiquetas. Por defecto, la hoja activa es la primera: Hoja1. Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. El uso de rangos permite trabajar simultáneamente con un grupo de celdas. Nombres o Referencias de Celdas Las referencias a celdas sirven para referirse al contenido de una celda o grupo de celdas. Es decir, es el nombre de una celda. Una celda se referencia o denota con el nombre de la columna a la que pertenece seguido del número de su fila. Por ejemplo, la celda A21 es la que se encuentra en la intersección de la fila 21 con la columna A. Los rangos de celdas también tienen nombre y se denotan o referencian nombrando la primera celda del bloque y la última separada por dos puntos. Por ejemplo, en la figura de arriba se muestra un rango cuya referencia es B3:C7. Selección de Celdas y Rangos Al igual que Word, cuando queremos trabajar sobre los datos, deberemos seleccionarlos. Para seleccionar una sola celda: basta con hacer clic en la misma. Para seleccionar un rango de celdas: ubicamos el curso en en la primera celda del rango, y sin soltar el botón, desplazamos el mouse hacia la celda final. Soltamos el botón. Para seleccionar dos rangos de celdas no adyacentes: seleccionar el primer rango y manteniendo presionada la tecla CTRL, seleccionar el segundo rango. Para seleccionar toda la hoja: basta con hacer clic en el recuadro que se encuentra a la izquierda de la columna A y arriba de la fila 1 (ver gráfico). Una sola celda Rango de celdas no adyacentes Una fila o columna La hoja de cálculo Un rango

6 Unidad III - 4º Año - Colegio Belén Movimiento rápido en la hoja Las teclas para poder desplazarse a través de la hoja son: MOVIMIENTO TECLAS Celda Abajo FLECHA ABAJO Celda Arriba FLECHA ARRIBA Celda Derecha FLECHA DERECHA Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA Pantalla Abajo AVPAG Pantalla Arriba REPAG Celda A1 CTRL+INICIO Primera celda de la columna activa FIN + FLECHA ARRIBA Última celda de la columna activa FIN + FLECHA ABAJO Primera celda de la fila activa FIN + FLECHA IZQUIERDA o INICIO Última celda de la fila activa FIN + FLECHA DERECHA También se puede utilizar el mouse, moviendo las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que se quiere ir, y hacer clic sobre ésta. Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO. Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

7 Unidad III - 4º Año - Colegio Belén Actividades de Afianzamiento Nº 1 Fecha:... Nº de Computadora:... Tema:... 1) Respecto al Programa Excel, responder: a) Qué es Excel? b) Qué tipo de programa es? c) A qué grupo de programas pertenece? d) Para qué sirve? Contestar sacando información desde esta página: i. e) Qué es un libro de trabajo Excel? f) Qué extensión poseen los libros de Excel? g) Cómo se denominan los libros provisionalmente? Estos nombres son definitivos? 2) Respecto a las Hojas de Cálculo: a) Qué es una hoja de cálculo? Qué pueden contener las celdas? b) Cómo está formada la cuadrícula de la hoja de cálculo? c) Cómo se denominan las columnas? Cuántas hay en una hoja? d) Cómo se identifican? Cómo se denominan las filas? Cuántas hay en una hoja? Cómo se identifican? e) Qué forma tiene el cursor? f) Qué es una celda activa? g) Cuántas hojas posee un libro al principio? h) Cuántas hojas como mínimo puede contener un libro de Excel? i) Cuántas hojas como máximo puede contener un libro de Excel? j) Qué es una Hoja Activa? k) Cómo nombra Excel a las hojas de un libro? 3) Respecto a los rangos y celdas: a) Qué es una celda? b) Cómo se denota o referencia una celda? c) Dónde aparece el nombre de la celda activa? d) Qué es un rango? Y Cómo se denotan? 4) Respecto a la Selección En Excel practicar las técnicas de selección de celdas y rangos. Seleccionar la celda B2 Seleccionar la celda F10 Seleccionar el rango B4:B7 Seleccionar el rango C2:E2 Seleccionar el rango D5:F8 y el Seleccionar el rango D5:F8 rango C2:E2. Seleccionar toda la hoja

8 Unidad III - 4º Año - Colegio Belén ) Abrir el archivo que se llama Crucigrama. Resolverlo. Tener en cuenta las siguientes advertencias: a) Cada celda debe contener una letra. b) Las referencias del crucigrama, tanto horizontal como vertical, se refieren a celdas. c) Si las respuesta son correctas, las celdas que se van llenando, pasan a tener color de relleno distinto al blanco. 6) Realizar en un libro nuevo de Excel el Crucigrama del modelo en la imagen. Respetar las siguientes pautas: a) Para confeccionar la cuadrícula del crucigrama, usar las siguientes herramientas: color de relleno borde b) Para las caritas u otro grafico usar la opción Insertar, Símbolo y usar alguna fuente con imágenes (Webding, Windings, o alguna de la carpeta fuente):