Word 2010 Manejo de archivos y edición de documentos

Transcripción

1 Word 2010 Manejo de archivos y edición de documentos Contenido CONTENIDO... 1 INTRODUCCIÓN A WORD... 2 INTRODUCCIÓN A WORD WEB APPS MANEJO DE ARCHIVOS WORD WEB APPS MANEJO DE ARCHIVOS

2 Introducción a Word Microsoft Office Word 2010 reemplaza los menús, las barras de herramientas y la mayoría de los paneles de tareas de las versiones anteriores de Word con un único mecanismo más sencillo e intuitivo. Barra de herramientas de acceso rápido Barra de título Fichas Cinta de opciones Reglas Grupos Iniciador de cuadro de diálogo Área de trabajo Barra de estado Barra de desplazamiento Barra de título: Visualiza el nombre del documento activo con el nombre de la aplicación. Cada documento se muestra en una ventana individual. Al cerrar la última ventana se cierra la aplicación Word. Barra de herramientas de acceso rápido: es una barra de herramientas personalizable que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se esté mostrando. Esta barra de herramientas se ubica por omisión en la parte superior izquierda. La Barra de herramientas de acceso rápido también se puede ubicar debajo de la cinta de opciones, para esto presionamos el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido Mostrar debajo de la cinta de opciones. y en la lista elegimos la opción 2

3 Para agregar o quitar comandos de la Barra de herramientas de acceso rápido desplegamos la lista del botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y seleccionamos el comando deseado. La opción Más comandos muestra el cuadro de diálogo Opciones de Word desde donde podremos agregar o quitar comandos de distintas categorías eligiéndolos de la lista Comandos disponibles en: 3

4 Ficha Archivo: esta ficha reemplaza el botón de Microsoft Office y el menú Archivo de las versiones anteriores y está situado en la parte superior izquierda de todos los programas de Microsoft Office. Además de los comandos básicos para abrir, guardar e imprimir, la versión 2010 posee la Vista Backstage. La Vista Backstage es donde se administran los archivos y sus datos, creando, guardando, inspeccionando metadatos o información personal oculta y configurando opciones. Fichas: las fichas están diseñadas para estar orientadas a las tareas. Además del conjunto estándar de fichas que se ve en la cinta de opciones cuando iniciamos Word, hay otras dos clases de fichas que aparecen sólo cuando son útiles para el tipo de tarea que estemos realizando. Las herramientas contextuales nos permiten trabajar con un objeto seleccionado en la página como por ejemplo tabla, imágenes o dibujos. Al hacer clic sobre el objeto, junto a las fichas estándar aparece el conjunto de herramientas contextual es correspondientes con un color resaltado. 4

5 Herramienta contextual Cinta de opciones: la cinta de opciones se extiende a lo largo del área superior de Word y sustituye los menús y barra de herramientas de versiones anteriores. Esta cinta contiene los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos que se agrupan en fichas. Podemos minimizar la cinta de opciones mediante cualquiera de las siguientes órdenes: 1. Hacemos clic en el botón Minimizar cinta de opciones 2. Hacemos doble clic en el nombre de la ficha activa. 3. Presionar la combinación de teclas Ctrl. + F1. 4. Hacemos clic con el botón secundario del mouse en la cinta de opciones y, a continuación, clic en Minimizar la cinta de opciones. Para restaurar la cinta de opciones ejecutamos cualquiera de las órdenes antes descritas. Grupos: cada ficha está compuesta por varios grupos que contienen elementos relacionados. Iniciador de cuadro de diálogo: los Iniciadores de cuadro de diálogo son pequeños iconos que aparecen en ciertos grupos en la parte inferior derecha. Al realizar clic sobre estos nos muestra un cuadro de diálogo o panel de tareas que proporciona más opciones relacionadas con dicho grupo. Reglas: Las reglas están ubicadas en la parte superior izquierda del área de trabajo. La unidad de medida que utilizan es centímetros. Para cambiar esta unidad a Milímetros, Pulgadas, Puntos o Picas, ejecutamos la siguiente orden: 1. Hacemos clic en la Ficha Archivo. 2. Presionamos el botón Opciones 5

6 3. Opción Avanzadas 4. En el área Mostrar desplegamos la lista Mostrar medidas en unidades de: para elegir la unidad de medida. Si deseamos visualizar u ocultar la regla vertical hacemos clic en la casilla de verificación Mostrar la regla vertical en vista Diseño de impresión del área Mostrar del cuadro de diálogo Opciones de Word. Otro modo de ocultar o visualizar la regla horizontal y vertical es haciendo clic en el botón Regla que se encuentra en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical. La parte en azul claro de las reglas indica el ancho que tenemos habilitado para escribir, mientras que la parte en azul más oscuro representa los márgenes de nuestra hoja. Ancho habilitado para escribir Margen derecho de la hoja Margen izquierdo de la hoja 6

7 Área de trabajo: es el área donde Word nos permite trabajar con el texto ingresado. Nos proporciona una hoja en blanco con algunos formatos y márgenes predefinidos para comenzar a escribir. Debemos diferenciar entre el puntero del Mouse y el cursor o punto de inserción. El puntero del Mouse cambia de forma dependiendo el lugar donde nos posicionemos con los movimientos del mismo. El cursor o punto de inserción está siempre dentro de la hoja de trabajo, es una línea vertical intermitente. Barra de estado: es el área horizontal ubicada en la parte inferior de la ventana, proporciona información acerca del estado de lo que estamos viendo en la misma y cualquier otra información relativa al contexto. Desde la barra de estado podemos acceder a las diferentes vistas del documento y utilizar la función Zoom. Errores de revisión Número de página del documento Vistas del documento Cantidad de palabras del documento Idioma Zoom Número de página del documento: nos muestra en el número de página en el que estamos, si hacemos clic en esta opción nos mostrará el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar el cual posee tres fichas, Buscar, Reemplazar e Ir a. Cantidad de palabras del documento: aquí nos muestra la cantidad de palabras que tiene el documento. Podemos también obtener la cantidad de palabras de una línea o un párrafo, para ello lo seleccionamos y lo visualizamos del siguiente modo en la barra de estado: Este párrafo contiene 44 palabras 7

8 Si hacemos un clic en esta área accedemos al cuadro de diálogo Contar palabras el cual nos brinda un informe detallado. También podemos acceder a este cuadro de diálogo haciendo clic en Contar palabras del grupo Revisión de la ficha Revisar. Errores de revisión: este icono corregirlos hacemos clic en este. nos indica la presencia de errores ortográficos y gramaticales, para Idioma: al efectuar un clic en esta opción visualizaremos el cuadro de diálogo Idioma. Vistas del documento: desde la barra de estado podemos visualizar el documento de cinco maneras distintas, Diseño de impresión, Lectura de pantalla completa, Diseño Web, Esquema y Borrador. Vista Diseño de impresión: es la opción predeterminada en la cual se visualiza el documento y lo muestra tal cual aparecerá en la página impresa. Vista Lectura en pantalla completa: muestra el documento en pantalla completa para maximizar el espacio disponible para lectura. En esta vista se puede resaltar el contenido, realizar un seguimiento de los cambios, agregar comentarios y revisar los cambios efectuados. 8

9 Las tareas mencionadas anteriormente las aplicamos desde la lista desplegable del botón. Vista Diseño Web: muestra el documento como si fuera una página web. 9

10 Vista Esquema: el documento aparece en forma de esquema y aparece la ficha Esquema con sus correspondientes herramientas. Vista Borrador: muestra el documento como un borrador para poder editar rápidamente el texto. Algunos elementos del documento como imágenes, encabezado y pie de página no se visualizan en esta vista. 10

11 Las diferentes vistas del documento que acabamos de estudiar las encontramos en la ficha Vista en el grupo Vistas del documento. Zoom: esta opción nos permite alejar o acercar el documento según nuestra necesidad. Podemos realizar esta acción haciendo clic en el control deslizante o desde el cuadro de diálogo Zoom efectuando un clic en Nivel de zoom. Las herramientas de Zoom las encontramos en el grupo Zoom de la ficha Vista. 11

12 Podemos personalizar la Barra de estado haciendo clic en el botón secundario del mouse y seleccionando cualquiera de las opciones del menú emergente. Barra de desplazamiento: cambian la zona de visualización del documento activo. Si deseamos ocultar la barra de desplazamiento accedemos al cuadro de diálogo Opciones de Word presionando el botón de la ficha Archivo, seleccionamos la opción Avanzada y en el área Mostrar desmarcamos la opción Mostrar barra de desplazamiento vertical u horizontal según nuestra necesidad. Menús contextuales: contienen sólo órdenes que pueden aplicarse al elemento indicado por la posición del puntero del mouse cuando activamos el menú. Para acceder a un menú contextual pulsamos el botón derecho del mouse y seleccionamos la orden deseada haciendo uso del mouse o del teclado. 12

13 Uso del teclado para trabajar con las herramientas de las cintas de opciones Podemos obtener acceso a cualquier comando mediante el uso de claves de acceso y sin importar donde nos encontremos en el programa. Todos los comandos de un programa de la cinta de opciones nos permiten el ingreso utilizando una tecla de acceso. Para esto presionamos la tecla ALT y la soltamos o pulsamos la tecla de función F10. Esta acción nos muestra la información sobre teclas para cada función de la vista actual. La imagen anterior nos muestra las teclas de acceso para acceder a las distintas fichas. Por ejemplo si presionamos la tecla B veremos lo siguiente: En el caso de que querer insertar una imagen presionamos la tecla B. 13

14 Introducción a Word Web Apps Word Web App extiende la experiencia de Microsoft Word al explorador web, en donde podemos trabajar con documentos directamente en el sitio web donde se almacena el documento. Word Web App forma parte de Office Web Apps y está disponible en Windows Live o en organizaciones que tienen configurado Office Web Apps en SharePoint A diferencia de la versión cliente del programa Word 2010 instalado en nuestro equipo, Word Web App posee las fichas Archivo, Inicio, Insertar y Vista con funciones recortadas. A continuación se muestra las distintas opciones de la ficha Archivo: 14

15 Manejo de archivos Word nos permite crear un nuevo documento en blanco de las siguientes maneras: Con el botón Nuevo de la barra de herramientas de acceso rápido. Haciendo clic en la ficha Archivo y a continuación en la opción Nuevo. En la vista Backstage por defecto aparece seleccionado Documento en blanco así que simplemente hacemos clic en Crear. 15

16 Puede crear un nuevo documento en blanco utilizando la combinación de teclas Ctrl + U. Word posee numerosas plantillas para crear distintos tipos de documentos tales como cartas, actas, agendas, currículum vitae, calendarios, etc. Para crear documentos a partir de plantillas hacemos clic en la ficha Archivo, a continuación clic en Nuevo y elegimos una del área Plantillas de Office.com. 16

17 Word irá proporcionando el nombre de Documento Nº hasta que se le asigne un nuevo nombre. Guardar un documento Cuando guardamos un documento, no solamente guardamos el texto que hemos introducido sino también incluimos la configuración de la ventana y las características de presentación, formatos, etc. Podemos guardar el documento mediante: El botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido. Haciendo clic en la ficha Archivo y luego elegimos la opción Guardar Hacemos clic en la ficha Archivo y a continuación clic en la opción Guardar como Si todavía no habíamos guardado nuestro documento, al utilizar cualquiera de estas órdenes, Word nos mostrará el cuadro de diálogo Guardar como: 17

18 Seleccionamos el lugar donde se guardará el archivo. Nombre del archivo Guarda una vista en miniatura del documento Formato en el cual se guardará el documento Con cualquiera de estas órdenes el archivo queda guardado y abierto. Si no hemos guardado el documento y utilizamos la orden Cerrar de la ficha Archivo o hacemos clic en el botón de cierre de la ventana del programa, Word nos da la posibilidad de guardar al momento de salir. Con cualquiera de estas dos órdenes, el archivo quedará guardado y cerrado. Cuando modificamos el archivo y deseamos guardarlo nuevamente, no se visualizará el cuadro de diálogo ya que Word asume que guardará el archivo con el mismo nombre y en el mismo lugar. Si deseamos visualizar el cuadro de diálogo debemos ejecutar la orden Guardar como de la ficha Archivo. Si le es más cómodo utilizar el teclado puede ejecutar la orden guardar presionando las teclas Ctrl. + G, esto tendrá el mismo efecto que si ejecuta la orden Guardar. Para ejecutar la orden Guardar como podrá presionar la tecla de función F12. Si estamos creando un documento para que otras personas puedan leerlo pero no editarlo podemos guardarlo en formato PDF, XPS o como una página web. Para esto simplemente desplegamos a lista del campo Tipo: del cuadro de diálogo Guardar como: 18

19 Los formatos PDF y XPS son formatos que se pueden leer en una amplia variedad de programas y conservan el diseño de página del documento. Si guardamos el documento como una página web a diferencia del formato PDF o XPS este no mantiene el diseño de página del documento ya que este archivo se abre en un explorador web y al modificar el tamaño de la ventana cambia el diseño del mismo. Podemos guardar el documento como página web convencional, formato HTML, o como página web de un solo archivo, formato MHTML. En el formato HTML cualquier archivo adicional como por ejemplo las imágenes, se almacenan en una carpeta independiente asociada al documento. Carpeta asociado al documento HTML Documento guardado como página web 19

20 En el formato MHTML todos los archivos auxiliares se almacenan junto con el documento en un único archivo. Documento guardado como página web (HTML) 20

21 Word Web Apps manejo de archivos Guardar un documento en la web Además de las opciones de guardado enumeradas anteriormente, Word 2010 nos permite guardar documentos en la web, para esto debemos tener una cuenta de Windows Live ID, si no tenemos una, hacemos clic en Registrarse para Windows Live SkyDrive y nos registramos. Para guardar un documento en SkyDrive hacemos: 1. Clic en la ficha Archivo. 2. Elegimos la opción Guardar y enviar. 3. Seleccionamos la opción Guardar en la Web. 4. Damos clic en Iniciar sesión. Luego de hacer clic en Iniciar sesión veremos el siguiente cuadro en donde colocamos nuestros datos de acceso (dirección de correo y contraseña). 21

22 Una vez completado los datos en la vista Backstage vemos nuestro espacio en SkyDrive. 22

23 Si necesitamos crear una nueva carpeta para guardar el documento hacemos clic en Nueva. Esta acción abre una ventana del navegador en donde deberemos ingresar los datos de acceso para acceder a crear la carpeta. En el cuadro Nombre: asignamos un nombre a la carpeta y presionamos el botón Siguiente. La carpeta fue creada, para poder visualizarla en Word hacemos clic en Actualizar. Para guardar el archivo en la carpeta que acabamos de crear la seleccionamos y presionamos el botón Guardar como. 23

24 En el cuadro de diálogo Guardar como asignamos un nombre al archivo y hacemos clic en Guardar. 24

25 Recuperación de documentos guardados Para abrir o recuperar documentos ya creados accedemos a: 1) Botón Abrir de la barra de herramientas de acceso rápido. 2) Clic en la ficha Archivo y elegimos la orden Abrir Cualquiera de estas opciones mostrará el siguiente cuadro de diálogo: Desplegando la lista proporcionada por el botón Abrir, tendremos opciones de cómo deseamos abrir el documento seleccionado: Abrir: Abre el documento permitiéndonos hacer modificaciones y guardar las mismas. Abrir como sólo lectura: Abre el documento, nos permite realizar modificaciones, pero no guardarlas en el mismo documento. Podemos sí, guardar el archivo con otro nombre y/o en otra ubicación. Abrir como copia: Abre una copia del documento seleccionado, la cual aparecerá con el nombre Copia de (Nombre documento), se crea en la carpeta que contiene el documento original. 25

26 Abrir en el explorador: Para ver un documento en el explorador Web, es necesario guardarlo en un formato de página Web, como.htm,.html,.htx o.asp. Abrir en Vista protegida: Abre documentos de ubicaciones potencialmente no seguras que pueden contener virus, gusanos o cualquier clase de malware, en un modo restringido con el fin de reducir daños en nuestro equipo. Abrir y reparar: Abre el archivo especificado e intenta repararlo en caso de que éste de errores de apertura. Otra forma de recuperar documentos es mediante la opción Reciente. Word mantiene una lista de los últimos documentos que hemos editado y de las ubicaciones a las que hemos accedido. Para acceder a ellos hacemos clic en la ficha Archivo y a continuación, clic en Reciente. Documentos recientes Ubicaciones recientes Si necesitamos mantener un archivo en la lista de Documentos recientes hacemos clic en la ficha Archivo, a continuación en Reciente, hacemos clic en el botón secundario del mouse en el archivo que deseamos mantener en la lista y seleccionamos la opción Anclar a la lista o damos clic sobre el icono de chincheta. Cuando el documento está anclado en la lista el icono de chincheta se presenta de esta manera: 26

27 Si necesitamos quitar un archivo en la lista de Documentos recientes hacemos clic en la ficha Archivo, a continuación en Reciente, hacemos clic en el botón secundario del mouse en el archivo que deseamos quitar en la lista y seleccionamos la opción Desanclar de la lista o damos clic sobre el icono de chincheta. La cantidad de documentos almacenados en la lista Documentos recientes es por omisión 25. Para modificar esta cantidad hacemos clic en la ficha Archivo y luego en Opciones. En el cuadro de diálogo que se muestra elegimos la opción Avanzadas y en Mostrar, en la lista Mostrar este número de documentos recientes, seleccionamos el número de archivos que deseamos mostrar. El número máximo de documentos que se pueden mostrar en la lista Documentos recientes es de 50. Además de utilizar la lista de documentos recientes para abrir archivos que hayamos utilizado podemos agregar una lista de acceso rápido a la barra de navegación de archivos Backstage, para esto realizamos los siguientes pasos: 1. Hacemos clic en la ficha Archivo. 2. Damos clic en la opción Reciente. 27

28 3. Activamos la casilla de verificación Obtenga acceso rápidamente a este número de documentos recientes, y colocamos el número de archivos que deseamos ver. 4. Aparecerán vínculos a esos archivos por encima de la información en la barra de navegación, independientemente de dónde nos encontremos en la vista Backstage. Lista de acceso rápido Manejo de varios documentos abiertos En Word podemos tener varias ventanas de documentos abiertas al mismo tiempo, pero sólo una será la activa. Para poder activar una u otra debemos presionar el botón Cambiar ventanas Ventana de la ficha Vista. del grupo Documento activo 28

29 A su vez cada uno de los documentos abiertos estará representado en la barra de tareas por un botón que lo identifica, por lo que, otra forma de acceder al documento deseado, es hacer un clic sobre dicho botón. Documentos abiertos Desde el grupo Ventana podemos visualizar 2 documentos en paralelo pulsando el botón Ver en paralelo : El botón Dividir divide la ventana actual en dos partes para que podamos ver las diferentes secciones del documento al mismo tiempo: 29

30 Si necesitamos colocar en mosaico todas las ventanas de los programas abiertos en paralelo utilizamos el botón Organizar todo : 30

31 El botón Nueva ventana documento actual. nos permite abrir una nueva ventana que contiene una vista del Cerrar documentos y finalizar la sesión de Word Para cerrar un documento podemos seguir cualquiera de los siguientes pasos: 1. Clic en la ficha Archivo y luego en la opción Cerrar 2. Presionar la combinación de teclas Ctrl. + F4. Cualquiera de las órdenes antes mencionadas cierra el documento activo pero no el programa. Para finalizar la sesión de Word ejecutamos cualquiera de las siguientes acciones: 1. Clic en la ficha Archivo y a continuación clic en Salir 2. Combinación de teclas Alt. + F4. 3. Clic sobre la opción Cerrar de la parte superior derecha de la barra de título. Cualquiera de estas órdenes cierra el programa y los documentos abiertos. Creación de un nuevo documento en el explorador Mediante Word Web App podemos crear documentos en el explorador web, estos documentos son archivos en formato Office Open XML. Los podremos abrir y editar en la aplicación de Word de escritorio de la misma manera en que trabajamos con documentos creados en dicho programa. Podemos usar Word Web App en cualquier explorador aunque su diseño permite un mejor funcionamiento en Internet Explorer 7 y 8, Firefox 3.5 y Safari 4 para Mac. Para crear un documento en el explorador web seguimos los pasos indicados a continuación: 1. Vamos a e iniciamos sesión con nuestro Windows Live ID. Si no tenemos una cuenta Windows ID, hacemos clic en Registro en la página de Windows Live. 2. Hacemos clic en Nuevo y, a continuación, clic en Documento de Word. 31

32 3. Escribimos un nombre para el documento y hacemos clic en Guardar. El documento se abre en el explorador para que podamos trabajarlo. 32

33 4. Luego de que hayamos agregado la información debemos hacer clic en Guardar que se encuentra en la parte superior de la cinta de opciones antes de cerrar la Web App. El documento se guarda en SkyDrive y tendremos acceso a éste en cualquier momento mediante un explorador web ya sea para verlo, editarlo o compartirlo. Si deseamos trabajar con el documento en nuestro cliente Word de escritorio hacemos clic en Abrir en Word para editar el documento en la aplicación. Esta opción también la tenemos en la ficha Archivo. 33

34 Abrir un documento en el explorador Los documentos creados desde Word Web App se guardan en SkyDrive que es un servicio gratuito de almacenamiento en línea de Windows Live. Aun cuando no tengamos instalado Office 2010 podremos guardar en SkyDrive los archivos y utilizarlos desde la web. Para abrir un documento desde SkyDrive: 1. Accedemos a e iniciamos sesión con nuestro Windows Live ID. 2. Posicionamos el cursor del mouse sobre el documento y hacemos clic sobre link Editar en el explorador. 34

35 Cuando trabajamos con Word en la web solamente podemos tener un documento abierto, si necesitamos editar otro archivo debemos cerrar el documento activo y abrir el que deseamos. En la ficha Vista tenemos la Vista de lectura la cual nos muestra el documento con plena fidelidad y podremos recorrerlo o ir a una página en particular. Desde aquí nos movemos a las distintas páginas del documento. 35

36 Cerrar un documento Para cerrar un documento desde Word Web App utilizamos cualquiera de las siguientes órdenes: 1. Hacemos clic en Cerrar que se encuentra en la parte superior derecha. 2. Damos clic en la opción Cerrar de la ficha Archivo. 36