Calendario. Descarga del contenido para móvil

Transcripción

1 Calendario Descarga del contenido para móvil Calendario, forma parte de los servicios ofrecidos en la nube y nos permite organizar nuestra agenda, crear eventos y reuniones, realizar un seguimiento de las mismas y compartirlo con otras personas.

2 Qué es el Calendario? Esta aplicación incluida en los servicios de Office 365, está disponible al momento de iniciar sesión en la plataforma. Permite al usuario visualizar un día, una semana o un mes y los eventos que se han registrado asociadas a los calendarios. Visualizar y crear nuevos calendarios Paso 1: Iniciar sesión en la plataforma Para ingresar accedemos a Se mostrará la ventana de inicio de sesión. En esta ingresamos los datos de nuestra cuenta y hacemos clic en el botón Iniciar sesión. 1

3 Al acceder se visualizan los servicios que tenemos disponibles, tal como se muestra en la imagen siguiente. Paso 2: Acceder al Calendario Para accederlo hacemos clic en el icono Calendario que se muestra en la página principal. Clic en Calendario 2

4 Al seleccionar la opción Calendario, se mostrará la siguiente ventana: Navegador Calendarios creados Por defecto el calendario se visualiza en la vista Mes, pero podemos modificar esta vista haciendo clic en las opciones Día, Semana laboral, Semana, y Hoy de acuerdo a nuestra necesidades. Vemos a continuación como se muestran las diferentes vistas del Calendario: Vista de una Semana y la división en horas de los días.. Vista de Semana laboral. 3

5 Vista de un Día con los horarios. La opción Hoy, selecciona el día de la fecha, independientemente de la vista en la que estemos visualizando el calendario. Paso 3: Agregar un nuevo Calendario Office 365 nos permite crear nuevos calendarios, así como importar eventos de otros calendarios. A los efectos del presente curso describiremos la acción para agregar un nuevo Calendario secundario. Para esto hacemos clic en la punta de flecha que se encuentra a la derecha de Agregar calendario y elegimos la opción Calendario secundario. Clic en Calendario secundario La opción Calendario de vacaciones crea un nuevo calendario que incluye todos los días festivos del país que seleccionemos en el momento de su creación. Al seleccionar la opción Calendario secundario, el nuevo calendario se visualizará agregado al panel Mis calendarios y en espera de que le asignemos un nombre. 4

6 Ingresamos un nombre para el nuevo calendario Para cambiar las opciones de configuración y apariencia del calendario creado, debemos seleccionarlo en la lista Mis calendarios y ejecutar la orden Apariencia del calendario del menú de configuración de Office 365 Clic en Configuración Seleccionamos opción Apariencia del calendario Para visualizar el calendario creado bastará con hacer clic sobre su nombre, en la lista Mis calendarios. Cuando seleccionamos un nuevo calendario, este se agregará a la ventana de visualización. De este modo podemos tener 5

7 más de un calendario abierto al mismo tiempo. Para cambiarnos de uno a otro simplemente hacemos clic en la etiqueta de su nombre. Calendarios abiertos Clic en el nombre para visualizarlo Si deseamos cerrar un calendario, posicionamos el puntero del mouse sobre su etiqueta, acción que mostrará el icono Cerrar. Clic en el icono Cerrar 6

8 Agregar y editar eventos Paso 1: Agregar un evento de calendario Para agregar un evento usamos la opción Evento de calendario del menú Nuevo. Opción Evento de calendario En la siguiente ventana completamos los datos del Evento. Agregar asistentes a la reunión. Agregar contenido al mensaje que se envía a los asistentes. Si deseamos que los asistentes a la reunión reciban una invitación a la misma, agregamos sus direcciones de correo, en el cuadro Asistentes para la programación. Podemos agregar contenido a la invitación en el cuadro, Agregar un aviso de correo electrónico. 7

9 Para finalizar el ingreso del nuevo evento: Si no hemos asignado asistentes para nuestro evento pulsamos el botón Guardar. Botón Guardar Si hemos invitado asistentes al evento el botón Guardar será sustituido por el botón Enviar, al presionar este botón se enviará la invitación a los asistentes quedando el evento cerrado y guardado en calendario. Los asistentes reciben la invitación pudiendo Aceptar o Rechazar la misma. Botón Enviar Lista de asistentes 8

10 La imagen siguiente muestra el evento agregado al calendario. Evento agregado al calendario Otra forma de agregar un evento es haciendo clic sobre un día del calendario y en la ventana que se muestra comenzamos a completar los datos del evento. Haciendo clic en la opción Más detalles, accedemos a más opciones de configuración del evento como se mostrara anteriormente. Si necesitamos editar un evento de calendario, hacemos clic sobre el evento, y en el cuadro que se muestra seleccionamos la opción Modificar. Clic en el evento a editar Clic en Modificar 9

11 Podremos eliminar un evento al cual no hayamos invitado asistentes, simplemente haciendo clic sobre él y presionando la tecla Supr. Ahora, si el evento tiene asistentes invitados al cual se les ha enviado invitación, al presionar la tecla Supr, se mostrará el cuadro Cancelar, para que agreguemos un mensaje explicativo a los asistentes al mismo. Presionamos luego el botón Enviar. Paso 2: Agregar un evento de cumpleaños Para agregar un nuevo cumpleaños usamos la opción Evento de cumpleaños del menú Nuevo. Opción Evento de cumpleaños Al seleccionar la opción se mostrará la ventana correspondiente para que completemos los campos establecidos. 10

12 Luego de ingresar el nombre y fecha, podemos indicar que la aplicación nos envíe un recordatorio del mismo. Este podrá ser un aviso, o un mensaje de correo electrónico. Para guardar el cumpleaños configurado damos clic en el botón Guardar. Botón Guardar Los eventos de cumpleaños se agregan automáticamente al calendario Cumpleaños, que se encuentra en la lista Mis calendarios. 11

13 Compartir un Calendario Podemos compartir el calendario con otras personas que pertenezcan a nuestra institución/organización. Antes indicar las opciones de Compartir debemos saber que tendremos diferentes opciones de permisos si compartimos el calendario principal, o compartimos un calendario secundario. Calendario principal Calendario secundario Compartir el calendario principal Para esto, usamos la opción Compartir situado en la barra de menú superior y hacemos clic Calendario (calendario principal). Seleccionamos Calendario A continuación se muestra una ventana en donde indicaremos: 1.- Con quien/es compartiremos el calendario. Agregamos la/s direcciones de la/s personas con las cuales deseamos compartir el calendario 12

14 2.- Que permisos le otorgaremos a las mismas. Desplegamos el menú para establecer los permisos que le daremos a la persona sobre el calendario En el menú seleccionamos: Disponibilidad únicamente, si deseamos que la persona solo pueda ver las horas de los eventos sin ningún detalle. Detalles limitados, si deseamos que la persona pueda ver la hora, asunto y ubicación de los eventos sin los detalles. Detalles completos, si deseamos que la persona pueda ver la hora, asunto, ubicación y los detales de los eventos. Editor, si deseamos que la persona pueda editar e interactuar con nuestro calendario. Delegado, si deseamos que además de realizar cambios en el calendario tenga la capacidad de enviar y responder solicitudes de reunión a nuestro nombre. Una vez establecidos los permisos presionamos el botón Enviar. Los destinatarios recibirán un mensaje similar al siguiente: En el mensaje recibido hacemos clic en el botón Aceptar para aceptar la invitación y acceder al calendario. 13

15 Compartir un calendario secundario. Para el presente ejemplo tomaremos el calendario Actividades escolares, por lo que al desplegar el menú Compartir hacemos clic en él. Seleccionamos Actividades escolares En el cuadro que se despliega, seleccionamos la/s persona/s con quien/es compartiremos el mismo y luego los permisos que le otorgaremos. Desplegamos el menú para establecer los permisos que le daremos a la persona sobre el calendario Veremos que para este calendarios solo tenemos dos opciones de permiso. En el menú seleccionamos la opción Detalles completos para establecer que la persona pueda ver los detalles de los eventos del calendario, o Editor para otorgarle permisos de edición sobre el calendario. Luego de haber indicado con quien compartiremos el calendario y los permisos que asignaremos a los mismos, presionamos el botón Enviar. Los destinatarios recibirán un mensaje de correo con el aviso correspondiente tal como se mostró para el calendario principal. Solo puede compartir los calendarios de los que sea propietario, no puede compartir su calendario Cumpleaños o Días festivos. 14