Año del Buen Servicio al Ciudadano PROCEDIMIENTO CALENDARIO EN OFFICE 365

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO CALENDARIO EN OFFICE 365 1

2 Rol Nombre Cargo Fechas Elaboración 07/02/2017 Revisión Aprobación 2

3 Contenido 1. FINALIDAD APLICACIÓN CALENDARIO COMPARTIR CALENDARIO CAMBIAR LOS PERMISOS DE USO COMPARTIDO DEL CALENDARIO

4 1. FINALIDAD CALENDARIO EN OFFICE 365 Brindar los procedimientos necesarios para el uso de la aplicación calendario de la plataforma colaborativa Office APLICACIÓN CALENDARIO. El calendario de Outlook Web App te permite crear y seguir citas y reuniones. Puedes crear varios calendarios, establecer vínculos a calendarios de otras personas e incluso compartir su calendario con otros miembros de su organización. a. Acceso al Calendario La aplicación se la encuentra disponible desde el portal de Office 365 PRONABEC (portal.office.com, correo.pronabec.gob.pe), para lo cual previamente debes haber ingresado a tu cuenta de correo con tus credenciales (Usuario y contraseña). Hacer clic en el botón ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla, se despliega las aplicaciones de Office 365 y selecciona Calendario. 4

5 En la siguiente imagen se detalla los componentes de la ventana principal de Calendario. Visualización del Calendario Mes vigente Detalle de un evento Calendarios Grupos de Dias y eventos correspondiente s al mes indicado en la parte superior. b. Crear un nuevo evento (reunión, cita, etc.) Para crear un nuevo evento haz clic en el botón Nuevo, y se despliega una ventana en la parte derecha, con los componentes para la creación de un nuevo evento: i. Agregar título del evento. ii. Agregar ubicación. iii. Agregar personas. iv. Fecha y hora de inicio y fin. v. Frecuencia con que se recordará. vi. Tiempo de recordatorio. vii. Estado a mostrar durante el evento. viii. Agregar aviso de correo electrónico. ix. Mensaje de descripción para el evento. En la nueva ventana ingresa todos los datos del evento de acuerdo a tu preferencia. 5

6 Nombre del Evento Ubicación del evento, lugar físico o video conferencia. Fecha y hora del evento Frecuencia del evento Configurar mensaje recordatorio Detalle del evento 6

7 Adicionalmente, para configurar una reunión según las personas que requieres invitar, en la parte derecha en la sección Contactos, en el cuadro de búsqueda ingresar el nombre de la persona que deseas agregar, luego haz clic en la opción que se muestra, a continuación se mostrará los resultados que coinciden con la búsqueda de los usuarios que tienen activa una cuenta PRONABEC, también existe la opción Asistente para programación, que permite buscar un horario adecuado para todos los asistentes. Asistente para programación 7

8 Luego de ingresar todos los datos del evento se puede realizar acciones adicionales como: Adjuntar archivos, configurar reunión de Skype Empresarial o descartar el evento. Descartar el evento Configurar evento mediante Skype Empresarial Enviar evento a participante Adjuntar archivos Resultado de configuración de evento con la opción Reunión de Skype Finalmente haz clic en Enviar, se enviará al correo electrónico una invitación para la asistencia el evento, el mismo que puede ser en un lugar físico o mediante Skype (usando Skype Empresarial) haciendo uso de equipos personales. c. Confirmación de la invitación al evento creado Una vez que se ha creado el evento, y luego de enviar a los participantes, llega la invitación al correo con el detalle del evento, para que se elija cualquiera de los cuatro estados (Aceptar, Provisional, Rechazar o Posponer nueva hora), también se muestra el enlace para unirse al evento mediante Skype Empresarial. 8

9 2. COMPARTIR CALENDARIO a. En la parte superior de la página, seleccione el iniciador de aplicaciones Seleccione el iniciador de aplicaciones y seleccione calendario. b. En la parte superior de la pantalla, seleccione Compartir y elija el calendario que desea compartir. De forma predeterminada, el calendario principal se denomina "Calendario". Si ha creado otros calendarios, puede seleccionar uno de ellos para compartir en su lugar. No puede compartir calendarios de otras personas. c. Escriba la dirección de correo electrónico o de nombre de la persona con quien desea compartir el calendario en el cuadro Enviar una invitación por correo electrónico. 9

10 d. Elija la cantidad de información que desea esta persona para ver: i. Puede ver cuando estoy ocupado permite a la persona ver cuándo está ocupado, pero no incluye detalles como la ubicación del evento. ii. Puede ver títulos y las ubicaciones permite a la persona ver cuándo está ocupado, así como el título y la ubicación de eventos. iii. Puede ver todos los detalles permite a la persona a ver todos los detalles de sus eventos. iv. Puede editar, la persona que le permite ver todos los detalles de sus eventos y editar el calendario (sólo está disponible cuando se comparte con personas de su organización). v. Delegado permite la persona ver y editar el calendario, así como enviar y responder a convocatorias de reunión en su nombre (sólo está disponible cuando se comparte con personas de su organización). e. Seleccione Compartir. Si decide no compartir su calendario en estos momentos, seleccione Quitar El icono de eliminar. 10

11 3. CAMBIAR LOS PERMISOS DE USO COMPARTIDO DEL CALENDARIO Puede cambiar los permisos que ha definido para el calendario o deja de compartir el calendario completo, haciendo clic en el nombre del calendario en sus calendarios a. En la parte superior de la página, seleccione el iniciador de aplicaciones, seleccione el iniciador de aplicaciones y seleccione calendario. b. En sus calendarios, haga clic derecho en el calendario que desea actualizar la configuración de uso compartido y a continuación, seleccione Permisos de uso Compartido. c. Busque a la persona cuyos permisos desee a cambiar y elija un nuevo nivel de permisos o seleccione el icono de eliminar. para dejar de compartir el calendario con esa persona. Al quitar una persona de la lista de personas con las que compartió el calendario, la dirección URL que se envió a esa persona deja de funcionar. Si el usuario es también dentro de su organización, el calendario se quita de su lista de calendarios. 11