Guía de la Mobility Tool para Leonardo da Vinci

Transcripción

1 EUROPEAN COMMISSION Directorate-General for Education and Culture Lifelong Learning: policies and programme Coordination of the "Lifelong learning" programme Guía de la Mobility Tool para Leonardo da Vinci Versión 320 Octubre 2013

2 Tabla de contenidos 1 Introducción general 4 11 Descripción 4 12 Usuarios de la Mobility Tool 4 2 Cómo entrar en la Mobility Tool 4 21 Cómo cambiar el idioma de la interfaz del usuario 6 3 Proyecto 6 31 Cómo ver los datos de un proyecto 6 4 Participantes Cómo acceder a la lista de participantes Cómo registrar/añadir un nuevo participante Cómo registrar un grupo de participantes Cómo editar los datos de un participante 16 5 Socios Cómo acceder a la lista de socios Cómo añadir un nuevo socio Cómo editar los datos de un socio Cómo eliminar un socio Cómo añadir una persona de contacto para la organización beneficiaria Cómo registrar la persona de contacto de un socio Cómo eliminar una persona de contacto de la organización beneficiaria Cómo modificar los datos de la persona de contacto preferente o de la persona autorizada para firmar de la organización beneficiaria Cómo eliminar una persona de contacto de un socio Habilitar o deshabilitar el acceso a la Mobility Tool de una persona de contacto de la organización beneficiaria 29 6 Movilidades Cómo crear una experiencia de movilidad Cómo mostrar los datos de una experiencia de movilidad Cómo encontrar una movilidad o una experiencia de movilidad Cómo cambiar una Experiencia de Movilidad Cómo mostrar los datos de una movilidad Cómo modificar una movilidad Cómo añadir una nueva movilidad a una experiencia de movilidad existente Cómo eliminar una movilidad Cómo eliminar una experiencia de movilidad 44 5 Importación y exportación de datos Exportación de datos de movilidad Importación de datos (todavía en desarrollo) 46 2

3 721 Plantilla del archivo de importación de datos Ejemplos de archivos de importación de datos: Campos de identificación Escenarios de importación de datos 54 Escenario 1 Importación de datos data a un proyecto vacío socio de envío distinto al beneficiario 54 Escenario 2 importación de datos a un proyecto vacío, con el Beneficiario como socio de envío 55 Escenario 3 Importación de datos a un proyecto que ya tiene movilidade3s registradas cómo añadir nuevos datos o actualizar datos existentes en la interfaz de la Mobility Tool 56 Escenario 4 importación de datos a proyectos con movilidades añadir información nueva o actualizar información creada en la interfaz evitando la duplicación de datos Gestión de los problemas Las reglas más importantes para importar datos correctamente Comentarios sobre los programas de edición de texto UTF Guardar un archivo en formato CSV desde Excel Valores numéricos largos Autocompletado mientras se escribe 61 6 Informes de los participantes Cómo solicitar el informe de un participante Como solicitar en una sola operación los informes de varios participantes Cómo aceptar, rechazar o volver a solicitar los informes de los participantes Cómo verificar el estado del Informe del participante Plazo que tienen los participantes para enviar en línea su informe PDF Como se imprime el informe del participante 73 9 Presupuesto Presupuestos de Manutención y viaje desde la sección de Experiencias de Movilidad Sección de Presupuesto para todas las partidas Informes del Beneficiario (final e intermedio - si procede): Cómo crear y presentar el Informe Final del Beneficiario Cómo crear y presentar el Informe Intermedio del Beneficiario Asistencia técnica y resolución de problemas Contactar con la Agencia Nacional Resolución de los problemas más habituales Problemas para descargarse un informe del participante o del beneficiario Problemas para enviar los informes del participante o del beneficiario utilizando Adobe Acrobat Reader "NotAllowedError" Microsoft Excel no abre correctamente los archivos CSV exportados por la Mobility Tool 91 3

4 1 Introducción general 11 Descripción La Mobility Tool es una plataforma Web para colaborar, gestionar e informar sobre los proyectos de movilidad dentro del Programa de Aprendizaje Permanente (PAP) de la Comisión Europea La Comisión Europea la ha desarrollado para ser utilizada sobre todo por los beneficiarios de los proyectos de movilidad Los usuarios de la Mobility Tool podrán proporcionar toda la información sobre los proyectos que gestionan Podrán identificar a los participantes y las movilidades, completar y actualizar la información del presupuesto, generar los informes de los participantes y generar sus propios informes para mandarlos a su Agencia Nacional 12 Usuarios de la Mobility Tool Los usuarios de la Herramienta de Movilidad son: Las organizaciones beneficiarias los principales usuarios de la herramienta, responsables de introducir los datos del proyecto de movilidad, los participantes y la información presupuestaria y de crear los informes Las Agencias Nacionales generar, controlar y realizar un seguimiento de la información del proyecto DG EAC, propietario del sistema y administrador central de la herramienta Los participantes en los proyectos de movilidad del PAP no tienen que entrar en ningún caso en la Mobility Tool Por lo tanto, no dispondrán de cuenta ECAS y de claves de acceso (como tenían con la aplicación anterior Leopass) Los participantes tendrán que cumplimentar un informe PDF que haya sido generado por el beneficiario desde la Mobility Tool Accederán al informe mediante un enlace que recibirán con un correo automático de la Mobility Tool 2 Cómo entrar en la Mobility Tool Para acceder a la Mobility Tool pulse sobre el enlace siguiente: Para poder entrar en la herramienta necesita 1) tener una cuenta ECAS y 2) estar registrado en la Mobility Tool 4

5 Para el punto 1), léase el documento Manual de usuario ECAS para más información sobre cómo registrarse y cómo obtener un nombre de usuario y una contraseña ( Para el punto 2) si la dirección de correo electrónico que ha utilizado para registrase en ECAS corresponde con la que ha indicado en el proceso de precontractualización a la Agencia Nacional para los datos de la persona de contacto del proyecto, recibirá un acceso directo a la herramienta Si desea cambiar esta dirección de correo electrónico, diríjase a su técnico de referencia en la Agencia Nacional para recibir asistencia e instrucciones La página para entrar en la Mobility Tool es la siguiente: Los campos más importantes son los siguientes: " El dominio seleccionado es correcto? debería siempre indicar Externo Si no es el caso, utilizar el enlace Cámbielo e indique Ni institución ni organismo europeos" Nombre de usuario o dirección de correo electrónico" ambos pueden utilizarse para entrar Puesto que los nombres de usuario están generados automáticamente por ECAS cuando se registra, recomendamos que utilicen siempre la dirección de correo electrónico que se recuerda más fácilmente "Contraseña" utilizar la contraseña que ha indicado cuando ha creado su cuenta ECAS 5

6 21 Cómo cambiar el idioma de la interfaz del usuario La Mobility Tool puede visualizarse en varios idiomas Los idiomas disponibles se despliegan en la esquina superior derecha de la pantalla (ver pantallazo siguiente) Para los proyectos españoles, solamente aparecerá: ES1 Español (ES), y ES1 English (EN) El idioma Inglés aparecerá siempre por defecto, por lo que deberá seleccionar Español 3 Proyecto 31 Cómo ver los datos de un proyecto 1 Entre en la Mobility Tool indicando su dirección de correo (o su nombre de usuario ECAS) y su contraseña Le aparecerá la pantalla siguiente: 6

7 2 Pulse sobre Número del Convenio de Subvención" del proyecto al que quiere acceder Nota: En la Mobility Tool, el beneficiario tendrá que introducir los datos de los socios, de las movilidades, de los participantes o la información del presupuesto véase las secciones posteriores para más datos Importante: El beneficiario podrá cambiar los datos de la persona de contacto del Beneficiario o del signatario, pero tendrá que informar previamente a su técnico de referencia en la AN según el procedimiento establecido en el Manual de Gestión (sección Solicitud de cambios y enmiendas ), para que éste los modifique primero en la base de datos de la AN Sin embargo, el beneficiario no podrá modificar en ningún caso el nombre, el número de referencia, las fechas o el presupuesto concedido en la herramienta Dichos cambios darán lugar a una enmienda y su técnico de referencia procederá modificar los datos desde la herramienta interna de la AN 7

8 32 Cambios en los datos del proyecto Cuando se producen cambios en la institución beneficiaria, o cuando el Beneficiario desea introducir cambios en los datos del proyecto (fechas de inicio o finalización, reducción de presupuesto), tiene que informar cuanto antes a su técnico de referencia, que los actualizará en la base de datos interna del OAPEE El Beneficiario recibirá posteriormente por correo electrónico una notificación invitándole a entrar en la sección Actualizaciones e Informes de la Mobility Tool, donde podrá ver los cambios realizados - Cuando se trate de un cambio de fechas o de presupuesto, los datos modificados se reflejarán también en la sección correspondiente ( Datos del Proyecto y Presupuesto respectivamente) - Sin embargo, las modificaciones afectando a la institución beneficiaria (domicilio social, CIF, nombre del signatario, nombre de la persona de contacto, dirección de correo electrónico de la persona de contacto) no se actualizan automáticamente en la sección de Socios de la Mobility Tool Es responsabilidad del Beneficiario consultar la lista de cambios presentada en la sección Actualizaciones e Informes y realizar los cambios pertinentes en la sección de Socios Para ver los cambios del proyecto de la Agencia Nacional, siga los pasos a continuación 1 Entre en la Mobility Tool 2 Pulse sobre Nº de Convenio de Subvención del proyecto para ver los datos del proyecto 3 Pulse sobre el botón Actualizaciones e Informes del menú, como indicado a continuación: 8

9 4 Aparecerá la lista de las actualizaciones del proyecto Esta lista siempre mostrará como mínimo una actualización: la información original importada a la Mobility Tool cuando el proyecto se haya dado de alta en la herramienta 5 Pulse sobre la fecha en la columna Fecha y hora de actualización" de los datos de actualización que quiere ver 6 Compare la información mostrada en esta ventana (ver pantallazo siguiente) con la información registrada en la sección de Socios de la Mobility Tool Haga las modificaciones necesarias Consulte las otras secciones de este documento para obtener información sobre cómo añadir, modificar o eliminar datos relativos a la institución beneficiaria 9

10 7 Pulse sobre Volver para volver al listado de actualizaciones Importante: Tenga en cuenta que las fechas de inicio y de finalización que aparecen en la sección Datos del Proyecto se actualizan automáticamente en caso de haber realizado una enmienda afectando a la duración del proyecto De la misma manera, los datos del Presupuesto aprobado que aparecen en la sección de Presupuesto de la Mobility Tool se actualizan automáticamente en caso de haber realizado una enmienda afectando al presupuesto del proyecto 10

11 4 Participantes 41 Cómo acceder a la lista de participantes 1 Pulse sobre el botón Participantes en el menú 2 Aparecerá una lista con todos los participantes La lista mostrará: tratamiento, nombre, apellidos, género, necesidades especiales (si/no), tipo (acompañante o participante) y dirección de correo electrónico de cada participante Si necesita ver más datos, pulse sobre el icono de la lupa verde ( ) a la izquierda del apellido del participante 11

12 42 Cómo registrar/añadir un nuevo participante 1 Repita los pasos enumerados en el párrafo "41 Cómo mostrar la lista de participantes" 2 Pulse sobre el botón Añadir Nuevo 3 Se mostrará un formulario para registrar un nuevo participante, como indicado a continuación Aviso: el desplegable para el Tipo de Participante presenta algunas opciones que no se corresponden con el contexto, y que por tanto no tendrán que utilizar (pe: jefe de gráficos, compositor) 12

13 4 Rellene todos los campos obligatorios señalados con un asterisco rojo El formulario para los proyectos IVT contiene un desplegable adicional: Tipo de participante IVT : Alumnos en formación profesional inicial reglada Aprendices y personas en formación en un sistema alterno 5 Pulse sobre el botón de Guardar " Se creará el nuevo participante y aparecerá el mensaje: Archivo creado correctamente 43 Cómo registrar un grupo de participantes La Mobility Tool ofrece la opción de importar un grupo de participantes en una sola operación (importación por lotes) Este tipo de importación está disponible para registrar nuevos participantes o para modificar datos de participantes ya registrados A continuación se muestra un ejemplo utilizando la función de importación por lotes 1 Repita los pasos desde el párrafo "41 Cómo mostrar la lista de participantes" 2 Pulse sobre el botón "Importación desde un archivo", como indicado a continuación: 13

14 3 El proceso se desarrolla en 3 etapas y requiere la descarga de una plantilla CSV para cumplimentar e importar el archivo en el sistema 4 Pulse sobre el enlace "Descargue un archivo de plantilla CSV" Un cuadro de dialogo aparecerá, pidiéndole que abra o guarde un archivo de plantilla CSV Guarde el archivo en un sitio adecuado 5 Abra el archivo en Microsoft Excel Si visualiza todos los valores en una misma celda, consulte las instrucciones del párrafo 1022 Los archivos CSV exportados por la Mobility Tool no se abren correctamente con Microsoft Excel, que explica como resolver los problemas de visualización de un archivo CSV en Excel 6 Cumplimente los campos siguientes: Tratamiento, Nombre, Apellido, Fecha de nacimiento, Género, Teléfono, Correo electrónico, Dirección, Código postal, Ciudad, País, Región, Es un Acompañante, Con necesidades especiales, Tipo de participante, Tipo de participante IVT a La cumplimentación de algunos campos requiere utilizar un formato específico La tabla presentada a continuación muestra todos los valores y el formato requerido Solicite a su AN la lista de códigos actualizada b Algunos campos son obligatorios, y otros no La tabla a continuación detalla todos los campos (Ver Anexo I) Campo Obligatori o Formato requerido Tratamiento No No se requiere ningún formato especial Nombre Si No se requiere ningún formato especial Apellidos Si No se requiere ningún formato especial Fecha de Nacimiento Si Formato DD/MM/AAAA Género Si M (masculino) o F (femenino) Teléfono No No se requiere ningún formato especial Requiere un formato válido, como nombre@dominiocom Correo electrónico La dirección de correo electrónico es el campo que Si ( ) permite identificar al participante Es un dato exclusivo que sólo puede corresponder a 1 participante Dirección Si No se requiere ningún formato especial Código Postal Si No se requiere ningún formato especial Ciudad Si No se requiere ningún formato especial 14

15 País Región Es un Acompañante Con Necesidades Especiales Tipo de participante Tipo de Participante IVT Si Si Si Si Si No Ver Diccionario de datos Leonardo da Vinci para la Mobility Tool (todavía no disponible) Ver Diccionario de datos Leonardo da Vinci para la Mobility Tool (todavía no disponible) Ver Diccionario de datos Leonardo da Vinci para la Mobility Tool (todavía no disponible) Ver Diccionario de datos Leonardo da Vinci para la Mobility Tool (todavía no disponible) Ver Diccionario de datos Leonardo da Vinci para la Mobility Tool (todavía no disponible) Ver Diccionario de datos Leonardo da Vinci para la Mobility Tool (todavía no disponible) c Guarde su archivo en un formato CSV (valores separados por comas) en Excel 7 Una vez haya cumplimentado el archivo, podrá proceder a la importación de datos Vaya a la sección Participantes, pulse sobre "Importar desde un archivo", luego sobre "Examinar" y seleccione su archivo CSV 8 Pulse sobre "Enviar" a Si los datos contienen campos cumplimentados en un formato incorrecto, o si faltan algunos campos, se le notificará en la página siguiente En esta fase podrá volver atrás para corregir el dato incorrecto y enviar el archivo de nuevo o cancelar directamente el proceso b Si los datos cumplimentados tienen el formato correcto, aparecerá un mensaje confirmando el número de participantes que han sido registrados por un lado y actualizados por otro lado Pulse sobre "Si" para continuar el proceso, lo que le llevará a la página principal de la sección "Participantes" donde podrá ver el resultado de la importación 15

16 c Si registra en el archivo Excel una persona que tiene la misma dirección de correo electrónico que un participante registrado previamente en la Mobility Tool, le aparecerá un mensaje del tipo siguiente: Si indica "Si" la aplicación sustituirá los datos del participante registrado previamente por los datos del nuevo 44 Cómo editar los datos de un participante 1 Repita los pasos detallados en el párrafo en "41 Cómo mostrar la lista de participantes" 2 Pulse sobre el icono de la lupa verde ( ) a la izquierda del nombre del participante 3 Haga los cambios requeridos y puse el botón Guardar 4 Aparecerá el mensaje de confirmación El registro se ha actualizado correctamente 16

17 5 Socios Los socios que el Beneficiario indicó en su propuesta de proyecto se exportan automáticamente a esta sección de la Mobility Tool, cuando la Agencia Nacional da de alta al proyecto en la herramienta Si durante la implementación del proyecto alguno de estos socios se da de baja y finalmente no participa, el Beneficiario tendrá que eliminarlo de esta sección para que no aparezca en el informe final El formulario de solicitud de la propuesta no recogía los datos de la persona de contacto de los socios del proyecto, pero podrá registrarlos si lo desea (no es obligatorio), como se indica más adelante 51 Cómo acceder a la lista de socios 1 Entre en la Mobility Tool y pulse sobre Socios 2 Aparecerá la lista de los socios del proyecto registrados en la propuesta: Beneficiario, Socios de Acogida y Socios Intermedios (si procede) Tenga en cuenta que la institución beneficiaria aparece siempre en cabeza de la lista (se indica Si en la columna Beneficiario) Tiene la posibilidad de filtrar y buscar rápidamente un socio en la lista, a partir del Identificador del socio (o parte del mismo), el nombre legal (o parte del mismo), el tipo de organización (seleccionar en menú desplegable - pe Centro de FP, PYME), el nombre de la persona de contacto preferente (o parte del mismo), el número de teléfono móvil de 17

18 la persona de contacto preferente (o parte del mismo) y el país (seleccionar en menú desplegable) Importante: En esta sección, solamente se registran los datos del socio, pero no se indica su función (socio intermedio o socio de acogida) La función del socio se indicará en la sección de Experiencias de Movilidad, ya que una misma empresa puede ser en un caso socio de acogida y en otro socio intermediario (ver más adelante) La sección de Socios ofrece algunas otras funciones Encontrará las funciones relacionadas con la lista de socios en el menú superior, que detallamos a continuación: Icono/botón Descripción "Seleccionar todo" selecciona o anula la selección de todos los elementos de la lista "Añadir nuevo" añade nuevo elemento a la lista "Eliminar" elimina elementos seleccionados de la lista "Exportar PDF" - exporta lista a un archivo PDF Tenga en cuenta que solo se exportarán los elementos visibles en la pantalla, lo que implica que si hay un filtro en la lista, solo aparecerán los resultados del filtrado en el PDF "Exportar Excel/CSV" - Exporta lista a un archivo CSV/Excel Tenga en cuenta que solo se exportarán los elementos visibles en la pantalla, lo que implica que si hay un filtro en la 18

19 lista, solo aparecerán los resultados del filtrado en el archivo CSV/Excel "Imprimir Imprime la lista Tenga en cuenta que solo se imprimirán los elementos visibles en la pantalla, lo que implica que si hay un filtro en la lista, solo aparecerán los resultados del filtrado en el documento impreso "Añadir/eliminar columnas" Añade o elimina columnas mostradas en la lista Campo de búsqueda general, para buscar cualquier valor de la lista La lista se ajustará de manera dinámica a los resultados de la búsqueda "Eliminar filtros" elimina los resultados de la búsqueda y el criterio de búsqueda previo 52 Cómo añadir un nuevo socio 1 Repita los pasos del párrafo 51 Cómo mostrar la lista de socios 2 Pulse sobre el icono, (Añadir nuevo) en el menú superior, como indicado a continuación 3 Aparecerá un formulario con los datos del socio Rellene todos los campos obligatorios señalados con un asterisco rojo El formulario contiene los datos del socio, su dirección, y los datos de contacto 19

20 4 Pulse sobre Guardar Tenga en cuenta que cada nuevo socio aparecerá al final de la lista, con la mención No en la columna Beneficiario Tenga en cuenta que el procedimiento que se acaba de describir no incluye el registro de la persona de contacto del socio Para ello, tendrá que seguir las instrucciones del párrafo 56 Cómo añadir una persona de contacto de un socio 20

21 Nota: Los datos del socio pueden ser editados y modificados en cualquier momento durante el ciclo de vida del proyecto 53 Cómo editar los datos de un socio 1 Repita los pasos del párrafo 51 Cómo mostrar la lista de socios 2 Pulse sobre el icono al lado del socio correspondiente 3 Cambie los datos y pulse sobre Guardar Aparecerá el mensaje de confirmación "El registro se ha actualizado correctamente Nota: El Beneficiario no debe modificar directamente los datos de su entidad en la Mobility Tool La normativa establece que tiene que dirigirse primero a la AN para que su técnico modifique los datos en la base de datos interna Consulte el Manual de Gestión 2011 sección Cambios y enmiendas sobre el procedimiento de comunicación de cambios a la AN Una vez la AN compruebe los cambios y los modifique internamente, el beneficiario recibirá un correo automático informando de la actualización, y entonces podrá proceder a modificar los datos en la sección Socios de la Mobility Tool Para ello, siga los pasos descritos en el apartado 32 de este manual 21

22 54 Cómo eliminar un socio 1 Repita los pasos del párrafo 51 Cómo mostrar la lista de socios 2 Seleccione el socio que quiere eliminar Tenga en cuenta que no le es posible eliminar su propia organización de la lista 2 Pulse sobre el botón "Eliminar" a Si el socio no está asociado a ninguna movilidad, aparecerá la confirmación de que el socio ha sido eliminado b Si el socio está asociado a una movilidad, saldrá el aviso: "No se puede eliminar un socio mientras está asociado a una o varias movilidades Deberá primero eliminarlo de la movilidad en que está registrado" En este caso, el socio seleccionado no se eliminará hasta que no esté modificada la experiencia de movilidad correspondiente Consulte la sección "68 Cómo eliminar una experiencia de movilidad" para más detalles 55 Cómo añadir una persona de contacto para la organización beneficiaria 1 Repita los pasos del párrafo 51 Cómo mostrar la lista de socios 2 Pulse sobre el nombre de la organización beneficiaria 22

23 3 Se mostrará la lista de personas de contacto de este socio En el ejemplo a continuación, la organización tiene 4 personas registradas: la persona autorizada para firmar y 3 personas de contacto con acceso al proyecto Para registrar una persona nueva, pulse sobre 4 Aparecerá un formulario para registrar la información sobre la persona de contacto 5 Rellene todos los campos marcados con un asterisco rojo 23

24 6 Para ganar tiempo, puede elegir la opción Misma dirección que la organización socia" 7 Si desea que esta persona sea la persona de contacto preferente para esta organización, elija esta opción y los datos de esta persona aparecerán en la página de socios 8 La persona de contacto creada con acceso al proyecto recibirá un correo automático de la herramienta invitándole a crear su propia cuenta ECAS para poder entrar en la herramienta 24

25 56 Cómo registrar la persona de contacto de un socio Importante: No es obligatorio registrar la persona de contacto del socio La herramienta le ofrece la posibilidad de hacerlo si lo puede llegar a necesitar en la gestión de su proyecto 1 Repita los pasos del párrafo 51 Cómo mostrar la lista de socios 2 Pulse sobre el nombre del socio para el cual va a registrar el nombre y los datos de la persona de contacto 3 Si tiene ya alguna persona de contacto registrada, aparecerá la lista correspondiente 4 Pulse sobre el botón : 25

26 5 Los campos marcados con un asterisco rojo son obligatorios Puede elegir la opción Misma dirección que la organización socia" para cumplimentar la dirección de la persona de contacto Si desea que esta persona sea la persona de contacto preferente, elija esta opción y sus datos aparecerán en la lista general de los socios 5 Pulse sobre Guardar Aparecerá la confirmación Registro creado correctamente 57 Cómo eliminar una persona de contacto de la organización beneficiaria 1 Repita los pasos del párrafo 51 Cómo mostrar la lista de socios 2 Pulse sobre el nombre del socio Aparecerán las distintas personas de contacto del mismo Pulse sobre la casilla al lado del nombre del contacto que desea eliminar, y sobre el botón 26

27 3 Aparecerá el mensaje de confirmación El registro se ha eliminado correctamente 4 Tenga en cuenta que no puede eliminar a la persona autorizada para firmar 58 Cómo modificar los datos de la persona de contacto preferente o de la persona autorizada para firmar de la organización beneficiaria La entidad beneficiaria no debe modificar directamente los datos de la persona de contacto preferente o de la persona autorizada para firmar de la organización beneficiaria Deberá dirigirse primero a la AN para comunicárselo, y su técnico de referencia realizará las modificaciones en la base de datos interna antes de solicitar una actualización El beneficiario recibirá un correo automático informando de la actualización, y entonces podrá proceder a modificar los datos en la sección Socios de la Mobility Tool 1 Repita los pasos del párrafo 51 Cómo mostrar la lista de socios 2 Pulse sobre el nombre de la organización beneficiaria Aparecerán las distintas personas de contacto del mismo y la persona autorizada para firmar 3 Seleccione la persona que desea modificar pulsando sobre 27

28 4 Modifique los datos y guarde 59 Cómo eliminar una persona de contacto de un socio 1 Repita los pasos del párrafo 51 Cómo mostrar la lista de socios 2 Pulse sobre el nombre del socio Aparecerán las distintas personas de contacto del mismo 3 Se desplegará la lista de las personas de contacto del socio seleccionado 4 Seleccione la(s) persona(s) de contacto que quiera eliminar Tenga en cuenta que puede seleccionar y eliminar a todas las personas de contacto de un socio, y que por lo tanto, un socio puede encontrarse sin persona de contacto registrada 5 Pulse sobre el botón Aparecerá el mensaje de confirmación El registro se ha eliminado correctamente 28

29 510 Habilitar o deshabilitar el acceso a la Mobility Tool de una persona de contacto de la organización beneficiaria 1 Repita los pasos del párrafo 51 Cómo mostrar la lista de socios 2 Pulse sobre el nombre de la organización beneficiaria 3 El estatus de cada persona registrada consta en la columna Acceso al Proyecto: - SI para las personas autorizadas a acceder al proyecto en la Mobility Tool - NO para las que no lo están 4 Para autorizar a la persona de contacto a tener acceso al proyecto en la Mobility Tool, pulse sobre 29

30 5 Seleccione Acceso al Proyecto En caso contrario, elimine la selección Cuando el beneficiario autoriza el acceso al proyecto de una persona de contacto, aparece el mensaje "Se ha habilitado el acceso del usuario al proyecto activo" A continuación, la Mobility Tool envía un correo automático a la nueva persona de contacto informándola de que ha sido autorizada a entrar en la herramienta y que tiene que crear una cuenta ECAS El correo indicará el número de referencia del proyecto, su título, el enlace a la Mobility Tool (a través del cual se podrá crear la cuenta ECAS) y los datos de contacto de la Agencia Nacional 30

31 6 Movilidades 61 Cómo crear una experiencia de movilidad Definición: Una Experiencia de Movilidad es un conjunto de una o más movilidades realizadas por un único participante En la mayoría de los casos una Experiencia de Movilidad consta de una única movilidad Sin embargo, en el caso del programa Leonardo da Vinci, una Experiencia de Movilidad puede constar de dos movilidades en un mismo país cuando compartan los mismos criterios (el mismo sector económico, campo educativo y nivel de educación): es el caso de los participantes que cambian de empresa de acogida durante su estancia (periodos consecutivos) y de los participantes que interrumpen su estancia en la misma su empresa durante un tiempo por un motivo justificado (problemas de salud, o vacaciones de la empresa En este caso se registran dos periodos no consecutivos Nota: Antes de poder crear una nueva experiencia de movilidad, debe haber registrado previamente como mínimo 1 participante y 2 organizaciones socias (un socio de envío y un socio de acogida) Por favor véase las secciones "42 Cómo añadir un nuevo participante" y "52 Cómo añadir un nuevo socio" de este documento para más información 1 Pulse sobre el botón Experiencias de Movilidad en el menú 31

32 2 Se mostrará la lista de las experiencias de movilidad existentes: pulse sobre el botón Nueva Experiencia de Movilidad 3 Aparecerá el formulario siguiente para registrar una nueva Experiencia de movilidad 32

33 4 Seleccione el Sector Económico, Sector Educativo y Nivel Educativo en los desplegables correspondientes El desplegable que está habilitado para el Nivel Educativo muestra los códigos ISCED o (CINE en español, Clasificación Internacional Normalizada de la Educación), que corresponden al sistema de clasificación de títulos establecido por la UNESCO Indicamos a continuación los códigos que les pueden interesar: PCPI ISCED 2VOC Escuelas Taller ISCED 2 VOC Estudiantes o titulados de Grado Medio ISCED 3 VOC Titulados de Grado Superior ISCED 5 B Titulados universitarios de grado o máster ISCED 5 A Doctorado ISCED 6 7 Seleccione los participantes en la lista correspondiente Puede utilizar CTRL+clic para seleccionar varios participantes o teclear la primera letra del apellido del participante Una vez seleccionado(s), pulse sobre la flecha a la derecha para añadir a la lista 8 Seleccione el Socio de envío, el Socio de acogida y si procede, el Socio intermediario en la sección de Socios de la Movilidad 33

34 9 En la sección Datos de la Movilidad cambie el país de envío y país de acogida si no son correctos Los valores de país de envío y de acogida salen automáticamente a partir de los datos registrados para el socio de envío y de acogida 10 Elija las fechas de salida y regreso Los campos Duración en semanas e y días se calcularán automáticamente una vez haya indicado las fechas de salida y regreso 11 En la sección Presupuesto introduzca los costes de Manutención y los costes de Viaje Recuerde que los costes de viaje sólo son elegibles en el caso de las estancias de 34

35 una duración inferior o igual a 12 semanas (según normas de cálculo del Anexo VI al convenio de subvención) El presupuesto total será calculado automáticamente 12 Cuando proceda, seleccione el socio que va a certificar y el tipo de certificado que va a expedir a los participantes Pulse luego sobre la flecha verde para añadir la selección a la lista a la derecha La lista Certificados seleccionados mostrará los dos valores en el formato Socio que certifica Tipo de certificado La normativa del programa Leonardo da Vinci establece que el Beneficiario tiene que mandar con al Informe Final del proyecto un Certificado Europass de Movilidad o un certificado de empresa, en ambos casos firmados por la empresa de acogida (la empresa donde se han realizado las prácticas), para justificar la partida de Manutención y Alojamiento Al margen de estos dos tipos de certificados, se podrán expedir otros documentos (hasta un total de 3) y registrarlos en la Mobility Tool El desplegable no presenta de momento la opción de seleccionar el certificado de estancia del socio de acogida, por lo que tendrán que indicar en este caso Certificaciones 35

36 14 Para terminar, seleccione los idiomas que el participante va a utilizar durante su movilidad Una vez seleccionados, pulse sobre la flecha verde para pasarlos a la lista Idiomas seleccionados Repita el proceso para cada idioma 15 Pulse sobre el botón Guardar 16 Después de guardar, aparecerá un mensaje de confirmación La Mobility Tool creará a la vez las experiencias de movilidad de todos los participantes seleccionados, con los mismos valores registrados para el sector económico, el sector educativo, el nivel educativo, los socios de la movilidad (de envío, de acogida e intermediarios), los países de envío y acogida, las fechas de y los datos de la movilidad, el presupuesto, el socio que certifica, el tipo de certificado y los idiomas 17 Pulse sobre el botón Lista de Experiencias de Movilidad para volver a la página principal de esta sección 62 Cómo mostrar los datos de una experiencia de movilidad 1 Pulse sobre el botón Experiencias de Movilidad en la parte superior del menú 2 Aparecerá la lista con todas las experiencias de movilidad, mostrando la siguiente información básica: nombre y apellido del participante, fecha de inicio de la primera movilidad, fecha de vuelta de la última movilidad, estado del Informe del participante y 36

37 número de movilidades Si desea ver más datos, pulse sobre el icono verde de la lupa ( ) a la izquierda de la experiencia de movilidad que le interesa 3 Aparecerá el formulario con los datos de la Experiencia de Movilidad Esta página incluye también la lista de las movilidades registradas para esta experiencia de movilidad Véase el párrafo "64 Como mostrar los datos de una movilidad" para más información 37

38 63 Cómo encontrar una movilidad o una experiencia de movilidad Si desea localizar una movilidad o una experiencia de movilidad en particular, puede utilizar la opción de búsqueda avanzada disponible en la sección de Experiencias de Movilidad Para ello, pulse sobre Búsqueda avanzada en el menú superior Aparecerá el formulario siguiente: La opción de búsqueda avanzada puede ayudar a buscar uno o varios participantes en particular, personas acompañantes, participantes con necesidades especiales, participantes que viajan hacia un mismo país de acogida, y los que viajan en unas mismas fechas Pulse sobre el botón "Limpiar filtros para eliminar los criterios de búsqueda utilizados anteriormente 64 Cómo cambiar una Experiencia de Movilidad Dentro de esta sección, solamente podrá modificar la información siguiente: Sector Económico Sector Educativo Nivel Educativo 38

39 1 Siga los pasos de "62 Cómo mostrar los datos de una experiencia de movilidad" 2 Pulse sobre el icono verde de la lupa ( ) 3 Haga las modificaciones, pero tenga en cuenta que los datos propios del participante no pueden cambiarse en esta sección Consulte el apartado 43 Cómo editar los datos del participante para obtener más información sobre cómo cambiar los datos del participante 4 Pulse sobre el botón Guardar Si desea cambiar datos que no sean el sector educativo, el sector económico o el nivel educativo, deberá crear una nueva experiencia de movilidad y eliminar la anterior Consulte las secciones correspondientes de este documento 39

40 65 Cómo mostrar los datos de una movilidad 1 Pulse sobre el botón de Experiencias de Movilidad en el menú superior 2 La lista de Experiencias de Movilidad mostrará también la información básica sobre cada movilidad: país de envío, país de acogida, fecha de inicio y fecha de finalización Si desea ver más datos, siga los pasos siguientes 3 Pulse sobre el icono verde de la lupa ( ) a la derecha en la sección amarilla Listado de Movilidades para esta Experiencia de Movilidad, debajo de los datos de la experiencia de movilidad 4 Aparecerá el formulario siguiente 40

41 66 Cómo modificar una movilidad Si desea cambiar alguno de los datos siguientes: País de Acogida Fecha de Salida Fecha de Regreso Socio de Envío Socio de Acogida Socio Intermediario Manutención y costes de viaje Certificación y socios que certifican Idiomas utilizados Siga los pasos descritos a continuación 1 Repita los pasos del párrafo "64 Cómo mostrar los datos de una movilidad" 2 Cambie los datos y pulse sobre el botón Actualizar Movilidad " para guardarlos Nota: Si quiere cambiar el nombre de un participante, tiene que ir a Cómo editar los datos de un participante 67 Cómo añadir una nueva movilidad a una experiencia de movilidad existente Nota: Si el participante cambia de empresa de acogida durante su estancia o interrumpe su estancia por causa de fuerza mayor (problemas de salud o cierre de la empresa por vacaciones), y se reincorpora posteriormente a la misma empresa de acogida, el Beneficiario tendrá que crear 2 movilidades dentro de la misma Experiencia de Movilidad, para registrar los distintos periodos realizados y las fechas correspondientes 1 Pulse sobre el botón Experiencias de Movilidad" en el menú superior como descrito previamente 2 Aparecerá la lista de las experiencias de movilidad registradas 3 Localice en la lista la experiencia de movilidad para la cual va a registrar una segunda movilidad 41

42 4 Pulse sobre el botón Añadir Nueva Movilidad debajo de los datos de Experiencia de Movilidad 5 Aparecerá un nuevo formulario de movilidad 6 Seleccione Socio de Envío, Socio de Acogida y Socio Intermediario (si procede), indique España como País de Envío, Fecha de salida, Fecha de regreso La Duración se calculará automáticamente (X semanas + x días) 42

43 7 Añada el importe para la partida de manutención y de viaje si procede El valor total se calculará automáticamente 8 Si procede, seleccione el Socio que certifica y el tipo de certificado que expedirá Pulse sobre la flecha verde para añadir la selección a la lista La lista Certificados seleccionados mostrará los dos valores en el formato Socio que certifica Tipo de certificado 9 Para terminar, seleccione los idiomas que el participante va a utilizar durante su movilidad Una vez seleccionados, pulse sobre la flecha verde para pasarlos a la lista Idiomas Seleccionados Repita el proceso para cada idioma 10 Pulse sobre el botón Añadir nueva Movilidad para guardarla Aparecerá el mensaje de confirmación Registro creado correctamente Tenga en cuenta que esta nueva movilidad aparecerá en la lista de movilidades cuyo número se incrementará 43

44 68 Cómo eliminar una movilidad 1 Pulse sobre el botón Experiencias de Movilidad " en el menú superior 2 Pulse sobre la casilla a la derecha de la movilidad que desea eliminar 3 Pulse sobre el botón Eliminar sobre la lista de movilidades 4 Aparecerá la pregunta Está seguro de que quiere eliminar esta movilidad Pulse sobre OK 5 Saldrá el mensaje de confirmación: El registro se ha eliminado correctamente 69 Cómo eliminar una experiencia de movilidad 1 Pulse sobre el botón Experiencias de Movilidad " en el menú superior Aparecerá la lista de las experiencias de movilidad existentes 2 Pulse sobre la casilla de selección a la izquierda de la Experiencia de Movilidad que desea eliminar 44

45 3 Pulse sobre el botón Eliminar en la parte superior de la página 4 Aparecerá el mensaje de confirmación El registro se ha eliminado correctamente 5 Importación y exportación de datos El beneficiario tiene la posibilidad de importar o exportar los datos relativos a las movilidades La importación de datos pretende ayudar a los beneficiarios con un proyecto grande a registrar rápidamente los datos para crear las movilidades Esta función les permitirá, además, sincronizar sus propias herramientas internas con la Mobility Tool Tanto la importación como la exportación de datos de movilidad se realizan desde la sección de Experiencias de Movilidad 45

46 71 Exportación de datos de movilidad La sección de exportación de la página Importación/Exportación se muestra a continuación: Una vez exportados desde la Mobility Tool, los datos de los proyectos se guardan en un archivo en formato CSV (formato de valores separados por comas) El punto y coma (;) se utiliza como separador de campos por defecto El archivo se exporta codificación estándar UTF-8 Importante: Podrá utilizar un archivo exportado como base para crear un archivo de importación, siempre y cuando estén cumplimentados todos los campos obligatorios entre los cuales se encuentran los identificadores de socios y de movilidades Tendrán por tanto que crear y registrar estos indicadores en las secciones correspondientes de la interfaz de Mobility Tool, previamente a la exportación del archivo Encontrará más información sobre este asunto en el párrafo describiendo el proceso de importación Tenga en cuenta que la exportación de datos desde la Mobility Tool puede generar archivos de gran tamaño, lo que afectará a la duración del proceso El archivo más grande que se ha exportado hasta la fecha tiene más de 12 MB y tardó más de 2 minutos en descargarse 52 Importación de datos (todavía en desarrollo) La Mobility Tool permite importar los datos de los socios, de los participantes y de las movilidades, es decir toda la información del proyecto en una sola operación El proceso de importación utiliza un archivo con formato CSV (valores separados por comas) como protocolo de datos Se pueden importar datos en cualquier momento del ciclo de vida del proyecto El proceso de importación permite: 46

47 incorporar nuevos datos actualizar datos ya registrados Sin embargo, no permite eliminar ningún dato ya registrado en la herramienta Para eliminar o eliminar datos, tendrá que proceder manualmente en la sección correspondiente de la interfaz de la Mobility Tool La regla general para importar datos en la Mobility Tool es la siguiente: Si el sistema no reconoce el identificador del socio, de la movilidad o del participante, creará nuevas experiencias de movilidad en la interfaz Importante: deberá indicar siempre el identificador del Beneficiario antes de utilizar la función de importación /exportación Si el sistema reconoce el identificador del socio, de la movilidad o del participante y detecta cambios en relación con las experiencias de movilidad ya registradas, el proceso actualizará los datos en la interfaz Si el sistema reconoce el identificador del socio, de la movilidad o del participante, y no detecta cambios en relación con las experiencias de movilidad ya registradas, el proceso no modificará ningún dato en la interfaz Importante: aunque la función de importación no permite eliminar datos de la Mobility Tool, sí permite duplicar la información ya registrada A continuación se detalla el proceso Para importar datos en la Mobility Tool, se tienen que reunir dos condiciones: el archivo importado tiene que tener una estructura específica los datos importados tienen que registrarse siguiendo las instrucciones del Diccionario de Datos Leonardo La sección de exportación de la página Importación/Exportación se muestra a continuación: 47

48 Tenga en cuenta que el tamaño de los datos tratados puede ralentizar el proceso Todo proceso de importación generará una respuesta por parte del sistema, tanto en caso de éxito como en caso de fallo En caso de éxito, el mensaje indicará lo siguiente: En caso de fallo, el mensaje indicará lo siguiente: Importante: Tenga en cuenta que si los datos no se han cumplimentado correctamente en el archivo, el proceso no importará nada a la Mobility Tool Se puede calificar como un proceso de todo o nada 721 Plantilla del archivo de importación de datos La mejor manera de asegurar que el archivo de importación tenga la estructura adecuada es de utilizar como base un archivo exportado por la Mobility Tool 48

49 La plantilla se puede descargar entrando en "Importar Exportar" como indicado en anteriormente y pulsando sobre "Exportar las movilidades y la información de los socios relacionados" Esta función descargará toda la información registrada previamente en la sección de experiencias de movilidad Si no se han registrado todavía ninguna, la plantilla presentará solamente los encabezados de las columnas El archivo está organizado de tal manera que todos los encabezamientos se encuentran en la primera fila, mientras que la segunda contiene los requisitos de los campos (descritos a continuación) y a partir de la tercera se incluyen los datos Cada fila equivale a una movilidad: participante, datos de la movilidad, datos de los socios, presupuesto, etc Tenga en cuenta que aunque todas las movilidades tengan el mismo socio de envío y socio de acogida, necesitará cumplimentar estos campos tantas veces como movilidades tenga el proyecto (incluyendo los datos de la persona de contacto de la organización), teniendo cuidado en indicar siempre el mismo identificador para el socio Nota: Encontrará la lista de todos los campos con su descripción y especificaciones (si el campo es obligatorio y si requiere la utilización de un código específico) en el Diccionario de Datos Leonardo da Vinci para a Mobility Tool (No disponible todavía) La denominación de los campos es de fácil comprensión por el usuario Los campos son de 3 tipos: Campos de obligatorio cumplimiento, marcados por una estrella * en la plantilla Campos de código marcados como DICC, que son igualmente obligatorios Campos de texto opcionales que pueden quedarse vacíos Las especificidades de cada campo se indican en la segunda fila de la plantilla Nota: La lista de códigos marcados DICC en la plantilla se encuentra en el archivo del Diccionario de Datos Leonardo da Vinci para a Mobility Tool Preste una especial atención a esta lista de códigos ya que tendrá que utilizarla frecuentemente durante el proceso de importación de datos Como mínimo, 34 campos obligatorios precisan de la utilización de un código del diccionario, a los cuales se suman 11 otros en case de que el proyecto tenga socios intermediarios 49

50 La función de importación de la Mobility Tool respectará la utilización de caracteres nacionales Por ello, es importante asegurarse que el archivo de datos utilizado para la importación esté codificado con el formato de caracteres UTF-8 La plantilla de archivo CSV puede tener cualquiera de los 3 formatos siguientes: 1 Campo_1 ; Campo _2 ; ; Campo _n 2 Campo _1 ; Campo _2 ; ; Campo _n 3 Campo _1 ; Campo _2 conteniendo una referencia con una doble coma ; ; Campo _n 722 Ejemplos de archivos de importación de datos: La tabla siguiente describe los 7 campos de un archivo de importación que contiene 3 movilidades Tenga en cuenta que la segunda fila del archivo contiene las especificaciones de cada campo: Identificador del proyecto Campo obligatorio* Campo de código DICC Campo no obligatorio Tratamiento del participante Para que el ejemplo quede más claro, se han quitado los otros campos (columnas) Identificador de la movilidad Tratamiento del participante Nombre del participante Apellido(s) del participante Fecha de nacimiento del participante Género del participante * * * * * *, DICC ES1- LEO Sr Emilio Pérez Martín 01/01/1980 M ES Sra Sandra Moreno 01/01/1995 F LEO ES1- LEO Sr Diego Manrique 01/01/1980 M Importante: es imprescindible conservar en el archivo las dos primeras filas tal y como vienen dadas (encabezados en la primera y especificaciones de los campos en la segunda), para que la importación se realice correctamente La eliminación de estas dos filas, en efecto, invalidaría el proceso de importación Tampoco se podrá cambiar el orden de las columnas (campos), ya que invalidaría la importación de igual manera 50

51 En el ejemplo siguiente, el Beneficiario (código BEN) envía a 8 participantes a 8 socios de acogida distintos (código HOST01 a HOST08) Identificador del proyecto Identificador de la movilidad Nombre del participante Identificador del Socio de Envío Identificador del Socio de Acogida * * * * * ES1- LEO ES1- LEO ES1- LEO ES1- LEO ES1- LEO ES1- LEO ES1- LEO ES1- LEO ID0001 Nombre 1 BEN HOST01 ID0002 Nombre 2 BEN HOST02 ID0003 Nombre 3 BEN HOST03 ID0004 Nombre 4 BEN HOST04 ID0005 Nombre 5 BEN HOST05 ID0006 Nombre 6 BEN HOST06 ID0007 Nombre 7 BEN HOST07 ID0008 Nombre 8 BEN HOST08 El ejemplo siguiente muestra la creación de 2 movilidades distintas con el mismo participantes que realizará sus prácticas en dos empresas distintas Tenga en cuenta que tendrá que registrar 2 veces la misma información relativa al participante, ya que la importación identifica la movilidad y no el participante Identificador del proyecto Identificador de la movilidad * * ES1- LEO ES1- LEO ES1- LEO ID0001 ID0002 ID0003 Nombre del participante Apellido(s) del participante * * Nombre 1 Apellido 1 Nombre 1 Apellido 1 Nombre 1 Apellido 1 Identificador del Socio de Envío * BEN BEN BEN Identificador del Socio de Acogida * HOST01 HOST02 HOST03 51

52 El ejemplo a continuación subraya la importancia de cumplimentar con cuidado los datos fila por fila Durante el proceso de importación, la Mobility Tool analiza las filas como la introducción de datos consecutivos De esta manera, si la fila 20 contiene para un socio unos datos distintos a los que se hayan indicado en la fila 6 para el mismo socio, el proceso entenderá que la fila 20 lleva el dato más reciente y actualizará los datos del socio en consecuencia Identificador del proyecto Identificador del Socio de Envío Nombre legal del Socio de Envío Domicilio social del Socio de Envío Código postal del Socio de Envío * * * * * ES1- LEO BEN Organización Beneficiaria Calle Mayor, ES1- BEN Organización Calle Mayor, LEO Beneficiaria 10 La dirección registrada para el socio es distinta en las dos filas El proceso de importación elegirá siempre el dato de la última de las 2 filas en el archivo, e por lo tanto indicará la dirección Calle Mayor 10 para este socio en todas las movilidades registradas El ejemplo siguiente ilustra también el proceso Identificador del proyecto * ES1- LEO ES1- LEO ES1- LEO Identificador del Socio de Envío Nombre legal del Socio de Envío Domicilio social del Socio de Envío Código postal del Socio de Envío * * * * BEN Organización Calle Mayor, Beneficiaria 5 BEN Organización Calle Mayor, Beneficiaria 10 BEN Organización Beneficiaria Calle Mayor, En este caso, la importación modificará 2 veces los datos del socio a medida que vaya leyendo los datos fila a fila El resultado final aplicará el dato recogida en la última fila registrada para el socio Más adelante se abordarán otros escenarios posibles 52

53 723 Campos de identificación La plantilla de datos contiene 12 campos de identificadores, que juegan un papel muy importante en el proceso de importación La tabla a continuación presenta los campos de identificadores y sus características Denominación del campo Obligatorio? Descripción Identificador del proyecto Si El número de referencia del convenio de subvención o del proyecto ( ES1- LEO ) Un mismo archivo de importación tiene siempre que indicar el mismo valor en este campo Identificador del la movilidad Si El identificador único de una movilidad concreta, por ejemplo 001, MOV01, UK- Pedro Identificador del socio que certifica 1 Identificador del socio que certifica 2 Identificador del socio que certifica 3 No No No El identificador del socio correspondiente (socio de envío, socio de acogida, o socio intermediario) El identificador del socio correspondiente (socio de envío, socio de acogida, o socio intermediario) El identificador del socio correspondiente (socio de envío, socio de acogida, o socio intermediario) Identificador del Socio de Envío Si El identificador único del socio de envío o Beneficiario: BENEFICIARIO, ORG1 Tiene que introducir sin falta este dato en la sección de socios de la interfaz ANTES de utilizar la función de importación/exportación Identificador nacional del Socio de Envío Dirección de correo electrónico de la persona de contacto del socio de envío/ de acogida / intermedio No Si Campo opcional para indicar el CIF de la organización Identificación de la persona de contacto del socio Este campo no se puede actualizar a través del proceso de importación Identificador del Socio de Acogida Si El identificador único del socio de acogida, por ejemplo HOST1 Identificador nacional del Socio de Acogida Identificador del Socio Intermediario Identificador nacional del Socio Intermediario No Si No Campo opcional para indicar el CIF de la organización El identificador único del socio de intermediario, por ejemplo INT1 Campo opcional para indicar el CIF de la organización Analicemos a continuación posibles escenarios que ilustran con más detalle la lógica de los campos de identificación y cómo interpreta su uso el sistema 53

54 724 Escenarios de importación de datos Escenario 1 Importación de datos data a un proyecto vacío socio de envío distinto al beneficiario Supongamos que acaba de recibir la comunicación informando de que su proyecto ha sido dado en la Mobility Tool e invitándole a conectarse En la sección de Socios de la herramienta aparecen el Beneficiario y los socios que haya registrado en su propuesta Las secciones de participantes, experiencias de movilidad y presupuesto están vacías Entre en la sección de Experiencias de Movilidad y pulse sobre el botón Importar-Exportar A continuación pulse sobre Exportar y descárguese el archivo, que solamente mostrará los encabezados (en primera fila, los campos de identificación, y en segunda fila las especificaciones) Abra el archivo en el programa de su elección (léase los comentarios sobre software al final de este párrafo) y rellene los campos, teniendo en cuenta la lista de códigos al final de este documento y el formato de los campos (preste una atención especial al formato de las fechas) y los códigos de identificación descritos anteriormente Tiene que cumplimentar como mínimo 79 de los 147 campos Guarde a continuación el archivo en formato CSV e importe el archivo a través de la herramienta, pulsando sobre el botón importar Como resultado, se habrá creado como mínimo: Un socio de envío y un socio de acogida con el identificador y la persona de contacto en la sección Socios un participante en la sección Participantes una movilidad en la sección de Experiencias de movilidad Importante: 1 La persona de contacto del socio importado (envío, acogida o intermediario) se registra automáticamente como persona de contacto preferente en la sección Socios 2 Los valores relativos a Educación, Certificación e Idiomas no quedan registrados en la sección de Experiencias de Movilidad para los acompañantes (participantes para los cuales responde SI a la pregunta Es el participante una persona acompañante? ), aunque se tengan que cumplimentar los datos en el archivo de importación La creación de 2 nuevos socios puede no corresponder al planteamiento del proyecto ya que en muchos casos el beneficiario hace la función de socio de envío, como vamos a ver a continuación 54

55 Escenario 2 importación de datos a un proyecto vacío, con el Beneficiario como socio de envío Supongamos que acaba de recibir la comunicación informando de que su proyecto ha sido dado en la Mobility Tool e invitándole a conectarse En la sección de Socios de la herramienta aparecen el Beneficiario y los socios que haya registrado en su propuesta Las secciones de participantes, experiencias de movilidad y presupuesto están vacías Para asegurarse de que registrará correctamente al Beneficiario como socio de envío en las experiencias de movilidad que va a crear, tendrá que registrar el identificador del Beneficiario en la sección de Socios de la interfaz Para ello, pulse sobre el icono de la pluma para editar al Beneficiario en la sección Socios, e introduzca un valor en el campo del identificador del socio, como indicado a continuación Para el ejemplo, se ha utilizado BEN como identificador del Beneficiario A continuación, tundra que abrir la sección de Experiencias de Movilidad, pulsar sobre Importar-Exportar y descargar el archivo de datos exportados A continuación pulse sobre Exportar y descárguese el archivo, que solamente mostrará los encabezados (en primera fila, los campos de identificación, y en segunda fila las especificaciones) Abra el archivo en el programa de su elección (léase los comentarios sobre software al final de este párrafo) y rellene los campos, teniendo en cuenta la lista de códigos al final de este documento, el formato de los campos (preste una atención especial al formato de las fechas) y los códigos de identificación descritos anteriormente 55

56 Indique BEN en la columna Identificador de Socio de envío Tiene que cumplimentar como mínimo 79 de los 147 campos Guarde a continuación el archivo en formato CSV e importe el archivo a través de la herramienta, pulsando sobre el botón importar Como resultado, se habrá creado como mínimo: Un socio con el identificador y la persona de contacto indicados en el archivo de importación en la sección Socios un participante en la sección Participantes una movilidad en la sección de Experiencias de movilidad Como verá, la institución beneficiaria ha sido utilizada como socio de envío Tenga en cuenta de que si no ha registrado en el archivo de importación los datos de la organización beneficiaria exactamente de la misma manera que lo registró en su día en la sección de Socios de la Mobility Tool, la importación habrá procedido a actualizar los datos En el ejemplo siguiente, se describe un escenario en el cual se actualizan datos a través de la utilización de la función de importación Escenario 3 Importación de datos a un proyecto que ya tiene movilidade3s registradas cómo añadir nuevos datos o actualizar datos existentes en la interfaz de la Mobility Tool Supongamos que ha registrado ya varias socios, participantes y movilidades en la Mobility Tool, y ha decidido procesar datos a través de un software externo a la herramienta Vaya a la sección de Experiencias de Movilidad, pulse sobre Importar Exportar y descárguese el archivo de exportación Abra el archivo en el editor de texto o en la hoja de cálculo y verá que no está registrado ningún identificador de socio o de Movilidad Estos campos, a pesar de ser obligatorios (con un *), se mostrarán vacíos Decide actualizar alguna información sobre los participantes y añadir más movilidades Tiene que cumplimentar los campos obligatorios y registrar identificadores para las movilidades y los socios, y registrar los datos actualizados y nuevos Cuando importa el archivo, el resultado es el siguiente: 1 Entrando en la sección Socios, verá que se mostrarán registros duplicados para un mismo socio: uno con identificador y uno sin identificador Verifique que los datos que ha registrado en el archivo de importación se muestran correctamente 2 Verá que se han duplicado registros en la sección de Participantes Verifique que se muestran correctamente los datos de los participantes para los cuales han modificado algunos datos 56

57 3 Verá que se mostrarán registros duplicados en la sección de Experiencias de Movilidad: unas movilidades llevan un identificador y otras no En este escenario, ha utilizado los datos registrados previamente en la Mobility Tool y exportados al archivo CSV Estos datos no llevaban ningún identificador De socio o de Movilidad Puesto que se le ha pedido que indicara los identificadores en el archivo para que luego pudiera importar los datos, el sistema ha sumido que la importación a registrado nuevos socios y nuevas movilidades No es en este caso una función muy práctica, porque le obligará a eliminar una por una las movilidades que no llevan identificador y han sido modificadas Luego tendrá que eliminar los socios que haya modificado y que no llevan identificador, y para terminar, hacer la misma operación con los participantes Tendrá que proceder según el orden que acabamos de indicar, sino el sistema no le permitirá eliminar los datos duplicados correctamente (en efecto, si intentará eliminar todos los participantes, el sistema solamente le permitiría eliminar los que no tienen una movilidad registrada a su nombre El escenario siguiente explica cómo evitar que se dupliquen los datos Escenario 4 importación de datos a proyectos con movilidades añadir información nueva o actualizar información creada en la interfaz evitando la duplicación de datos Supongamos que ha registrado ya varias socios, participantes y movilidades en la Mobility Tool, con sus respectivos identificadores y ha decidido procesar datos a través de un software externo a la herramienta Vaya a la sección de Experiencias de Movilidad, pulse sobre Importar Exportar y descárguese el archivo de exportación Abra el archivo en el editor de texto o en la hoja de cálculo y verá cada socio y cada movilidad va asociada lleva identificador Decide actualizar alguna información sobre los participantes y añadir más movilidades Va a reutilizar alguno de los códigos porque el socio de envío es el mismo para todas las movilidades Cuando importa el archivo, el resultado es el siguiente: 1 En la sección socios, los datos que se muestran no han cambiado, puesto que no ha registrado ninguna modificación en el archivo de importación 2 En la sección de participantes, se muestran las modificaciones que ha registrado en el archivo de importación 57

58 3 En la sección de experiencias de Movilidad, la lista de movilidades es más larga, ya que contiene las movilidades que ha definido en su archivo de importación Aspectos reseñables de los escenarios descritos 1 Para evitar duplicación de datos, indique siempre un identificador para un socio o una movilidad Si ya tiene datos registrados en la interfaz y decide utilizar la función de importación-exportación para modificar o actualizar datos, asegúrese de que registre un identificador único para cada socio y cada Movilidad Sobre todo, tenga en cuenta que tendrá que registrar sin falta el identificador del beneficiario ANTES de que se utilice la función de importación/exportación 2 Para actualizar la información de los socios, tendrá que utilizar el mismo identificador en el archivo de importación que el identificador registrado en la sección de Socios 3 Igualmente, para actualizar los datos de una Movilidad, tendrá que utilizar el mismo identificador en el archivo de importación que el identificador registrado en la sección de Experiencias de Movilidad 4 Si comete un error y se olvida de registrar un identificador para cada socio y cada Movilidad, puede eliminar todos los datos registrados en el orden siguiente, movilidades, socios y participantes e importar el archivo de nuevo 725 Gestión de los problemas Cada error en el fallo en el proceso de importación genera un mensaje en la página web, como por ejemplo: Como se ha mencionado anteriormente, si la totalidad de los datos no se ha cumplimentado correctamente en el archivo de importación, ningún dato importado va a quedar registrado (proceso con una lógica de todo o nada ) Para cada error que se localice cuando los datos se analizan, el sistema genera un informe que se puede descargar directamente pulsando sobre el enlace que lleva el mensaje de error que se muestra en la interfaz 58

59 El informe lleva la misma estructura que la del archivo de importación: contiene los encabezamientos y especificaciones (campos obligatorios y uso de códigos) con una fila adicional al principio, que indica en qué fila del archivo se encuentra el error 726 Las reglas más importantes para importar datos correctamente A continuación se expone la lista no exhaustiva de los requisitos: El archivo tiene que ir en formato CSV (separado por comas) El archivo tiene que ir codificado en el formato UTF 8 El archivo de importación tiene que indicar el número de referencia del proyecto ya registrado en la Mobility Tool Se tienen que registrar los identificadores de los socios y de las movilidades Cada Movilidad tiene que llevar un identificador distinto Tiene que cumplimentar todos los campos obligatorios (salvo en el caso del socio intermediario) Todos los campos tienen que llevar el formato correcto (consulte el Diccionario de Datos de Movilidad Leonardo da Vinci, que se colgará posteriormente en la página Web del OAPEE) La totalidad de los códigos tienen que ser correctos (consulte el Diccionario de Datos de Movilidad Leonardo da Vinci) La fecha de regreso de la Movilidad tiene que ser posterior a la fecha de salida El país de envío y el país de acogida no pueden ser los mismos El socio de envío de una Movilidad no puede ser socio intermediario o socio de acogida de otra Movilidad importada La organización beneficiaria no puede tener otro papel que la de socio de envío Tiene que haber exactamente una persona de contacto por organización (envío, acogida, intermediario) Los socios que certifican indicados en el archivo de importación tienen que ser uno de los socios de envío, de acogida o intermediario La duración máxima de una Movilidad IVT es de 39 semanas La duración máxima de una Movilidad PLM es de 26 semanas Las movilidades VETPRO pueden tener una duración máxima de 6 semanas Puede dejar sin cumplimentar los valores del presupuesto en el archivo de importación, pero si lo cumplimenta, tenga en cuenta que el presupuesto de Movilidad no puede ser inferior a 0 y superior a Comentarios sobre los programas de edición de texto 59

60 Existen muchos ejemplos de editores de texto o de hoja de cálculo disponibles en el Mercado Este párrafo no cubrirá de manera extensiva ningún ejemplo de software pero expondrá algunos casos para Microsoft Excel 2010 Nos centraremos en los problemas más comunes que afectan el proceso de importación de datos en la Mobility Tool 731 UTF-8 Como se ha mencionado previamente, el proceso de importación preserva los caracteres nacionales en el archivo de importación de datos El único requisito es que los datos se tienen que cumplimentar en el formato de codificación estándar UTF-8 De no ser así, algunos caracteres nacionales pueden aparecer incorrectos en la herramienta y por extensión en los informes de los participantes y del beneficiario Microsoft Excel 2010 no guarda los archivos en UTF-8 por defecto Como consecuencia, algunos caracteres nacionales en los alfabetos de muchos países europeos, como el griego, el búlgaro, el polaco, el español, y otros, no conservarán su formato y no se mostrarán en la aplicación correctamente Por ello recomendamos pruebe las aplicaciones de office disponibles en el mercado para encontrar la que esté compatible con UTF-8 y responda a las necesidades del usuario Algunos ejemplos de aplicaciones de office que han sido ya testeadas y que son completamente compatibles con UTF-8 son: Libre Office, Apache Open Office for Microsoft Windows, Apple OS X y Linux o Apple iworks en Apple OS X 732 Guardar un archivo en formato CSV desde Excel 2010 Importante: El proceso descrito a continuación no permite reproducir correctamente un largo número de caracteres de alfabetos europeos Ver el párrafo anterior para más información Microsoft Excel 2010 es capaz de abrir y guardar archivos en formato CSV Sin embargo, mientras es bastante fácil abrir un archivo CSV, (consultar el párrafo sobre la gestión de problemas si su archivo Microsoft Excel no respecta los campos de separación CSV utilizados por la Mobility Tool), el proceso de guardar archivos en formato CSV requiere prestarle más atención Los pasos que tiene que seguir para asegurase de que los datos se guardan en el formato correcto son: 1 Cuando termina de editar el archivo, seleccione el menú Archivo, y pulse sobre Guardar y enviar 2 Pulse sobre Cambiar el tipo de archivo, seleccione CSV (delimitado por comas) (*csv) y pulse sobre el botón abajo Guardar como 60

61 3 Seleccione el nombre del archive y asegúrese de que esté seleccionado CSV (delimitado por comas) (*csv) en la lista Guardar como tipo Pulse sobre el botón Guardar para confirmar 4 Excel mostrará un aviso de compatibilidad Pulse sobre Sí para guardar 733 Valores numéricos largos Algunas hojas de cálculo pueden acortar los valores numéricos largos, por ejemplo un número de teléfono de se quedaría en 312E+12 Preste atención en especial al tipo de celda, ya que al menos de que el tipo se cambie a texto (o algo similar que no requiera un formateado especial), los datos importados contendrán 312E+12 en el campo del número de teléfono de la herramienta 734 Autocompletado mientras se escribe Algunos programas ofrecen una función de autocompletado durante la edición del texto que puede crear problemas Los valores automáticamente corregidos por Microsoft Excel pueden no ser aceptados en el proceso de importación de datos Puede desinstalar la función de auto completado en Excel desde el menú Archivo, luego Opción, Revisión, Opciones de Autocorrección y Autocorrección matemática, donde tendrá que quitar la selección de la casilla Reemplazar texto mientras escribe 6 Informes de los participantes 81 Cómo solicitar el informe de un participante Nota: Se generará un informe único por experiencia de movilidad Si la experiencia de movilidad consta de 2 movilidades, el informe constará de dos partes diferenciadas en un mismo documento 1 Siga los pasos del párrafo "62 Cómo mostrar los datos de una experiencia de movilidad" 2 Pulse sobre el icono de la lupa verde ( ) a la izquierda de la Experiencia de Movilidad del participante al que desea enviar un informe de participante 61

62 3 Pulse sobre la pestaña Solicitudes de Informe" en la parte superior de la página 4 Aparecerán las solicitudes del informe del participante 5 Pulse sobre el botón Solicitar Nuevo Informe 62

63 Idioma del informe Por defecto aparece el inglés, por lo que tendrá que desplegar el menú y seleccionar el español A continuación, escriba un comentario se mandará por correo electrónico al participante junto con el enlace para que se descargue su informe Importante: En este mensaje, el beneficiario tiene que indicar claramente a cada participante el mensaje siguiente: para que el formulario se pueda descargar correctamente, el participante necesitará tener instalado en su ordenador Adobe Reader versión 9 como mínimo, aunque recomendamos la descarga gratuita de la última versión de la Web de Adobe: una vez haya cumplimentado y enviado el informe en línea, el participante tendrá que guardar el formulario PDF sin falta en su PC o en una llave USB el participante tendrá que esperar a recibir el correo electrónico de su tutor con la confirmación de que su informe ha sido aceptado para imprimirlo, firmarlo y fecharlo para mandárselo por correo ordinario Nota: La notificación de la aceptación del informe no se genera automáticamente desde la Mobility Tool El beneficiario tendrá que mandarle un correo electrónico a cada participante para informarle y decirle que puede imprimir su informe El participante tendrá que imprimir el informe una vez lo haya enviado en línea, por ello es importante decirle que lo guarde después del envío, y no antes En efecto, si no guarda la versión enviada, por constará en el informe impreso que haya sido enviado 63

64 El participante solamente podrá enviar una vez su informe Si no ha guardado la versión enviada e intenta enviarlo una segunda vez, le dará error 6 Pulse sobre el botón Solicitar nuevo informe para enviar la solicitud La herramienta le redirigirá a la lista de solicitudes del informe del participante Se mostrará el estado del informe que acaba de ser creado En esta primera etapa, indicará SOLICITADO 7 Una vez el sistema haya generado el formulario PDF, el estado pasará a NOTIFICADO Esto significa que el participante habrá recibido el correo electrónico con el enlace a su archivo PDF (Descargar PDF), junto con los comentarios del Beneficiario 64

65 Consulte el apartado participante "74 Como verificar el estado del informe del participante" para más información sobre ello 8 Tenga en cuenta que el beneficiario podrá descargarse el informe en blanco de los participantes utilizando el enlace Descargar PDF en la página de solicitudes de informe Está función se ha previsto para responder al problema de los participantes que no hayan recibido el correo automático correctamente (spam), o lo hayan eliminado sin querer Podrá utilizar este enlace para descargar su PDF y mandárselo al participante por mail como archivo adjunto Importante: Este botón Descargar PDF NO le permitirá acceder al informe cumplimentado y enviado en línea por el participante Solamente le permitirá tener acceso al documento que se podrá descargar el participante desde el correo automático que recibe 62 Como solicitar en una sola operación los informes de varios participantes 1 Siga los pasos del párrafo "62 Cómo mostrar los datos de una experiencia de movilidad" 2 Utilizando las casillas ubicadas a la izquierda de cada apellido de participante, seleccione las experiencias de todos los participantes para los cuales desea crear una solicitud de informe 65

66 3 Una vez seleccionados, Pulse sobre el botón Solicitar Informe ubicado arriba a la derecha 4 Le aparecerá un formulario de confirmación El idioma inglés se muestra por defecto Seleccione el idioma Español Tenga en cuenta que la lista de experiencias de movilidad para las cuales han solicitado el informe aparece en la parte superior del informe 66

67 5 Pulse sobre Solicitar Nuevo Informe debajo de la ventana Se mostrará el mensaje de confirmación "Se han creado las solicitudes de los informes de X participantes Tome nota del cambio en el estado del informe que aparece en la lista de experiencias de movilidad: SOLICITADO 63 Cómo aceptar, rechazar o volver a solicitar los informes de los participantes Importante: El beneficiario tiene la obligación de revisar los informes de los participantes en la interfaz y de aceptarlos antes de generar el informe final del proyecto 1 Siga los pasos del párrafo "62 Cómo mostrar los datos de una experiencia de movilidad" 2 Pulse sobre la pestaña Solicitudes de Informes " Aparecerá la lista de solicitudes de informe Es necesario que el informe esté en estado PENDIENTE para que pueda aceptarlo, rechazarlo, o volverlo a solicitar El ultimo estado se puede verificar también el la página mostrando la lista de experiencias de movilidad Se aconseja, sin embargo, que lo verifique participante por participante cuando haya solicitado el informe varias veces 3 Para leer el informe y pulse sobre el ID o sobre la palabra PENDIENTE 67

68 4 El contenido del informe enviado en línea por el participante aparece en la pantalla Solamente podrá leerlo en la interfaz, no en el PDF del participante El beneficiario tiene la obligación de revisar los informes de los participantes y de aceptarlos antes de generar el informe final del proyecto 5 Después de haber leído el informe, se le presentan ahora tres opciones: a Si quiere aceptar el informe, Pulse sobre el botón Aceptar en la parte superior de la ventana Recuerde que tendrá que informarle a cada participante por correo electrónico de la aceptación de su informe, y confirmarle que tendrá que imprimir, firmar y enviarle el documento que haya guardado El beneficiario tendrá que guardar los informes firmados por lo participantes en el expediente del proyecto, porque los tendrá que presentar en caso de auditoría o revisión, pero nunca tendrá que adjuntarlos al informe final que mandará a la Agencia Nacional Una vez aceptado, el beneficiario tendrá la posibilidad de poner de nuevo el estado del informe como Pendiente Para ello, Pulse sobre el botón Volver a Pendiente que se muestra en la parte superior de la página mostrando los datos del informe Esto le puede servir en caso de que necesite Volver a solicitar el informe, por si el participante no lo ha guardado e impreso correctamente, como se verá más abajo en el punto c 68

69 b Si tiene que rechazar el informe, porque detecta que los participantes no han entendido las preguntas, o han hecho faltas de ortografía, pulse sobre el botón Rechazar Aparecerá una ventana con un cuadro donde podrá explicar los motivos del rechazo, que le llegará por correo electrónico automático al participante Importante: en sus comentarios al participante, tendrá que decirle que no podrá hacer las modificaciones sobre el cuerpo del mismo informe PDF que mandó y envío en línea, ya que el sistema no permite enviar dos veces un archivo de este Si el participante intenta modificar el primer informe ya enviado y rechazado, el sistema le indicará Error El participante tendrá que pulsar sobre el enlace que contiene el correo automático que le comunica el rechazo Se descargará su informe desbloqueado en un nuevo archivo PDF, que podrá corregir y enviar en línea sin problemas Una vez rechazado, el estado del informe cambia a Rechazado, y la herramienta genera una nueva solicitud de informe, para crear un nuevo informe con el contenido del anterior Se mostrará la pantalla siguiente: 69

70 De la misma manera que podía acceder al informe PDF en blanco del participante después de crearlo, podrá acceder al informe desbloqueado y pendiente de modificación por parte del participante pulsando sobre Descargar PDF, en la última fila creada: c La tercera opción le permite desbloquear el informe PDF ya cumplimentado, enviado en línea y aceptado Se trata de la función Volver a solicitar, que le servirá en caso de que un participante se haya olvidado guardar su informe y no lo haya podido imprimir En este caso, tendrá primero que pulsar sobre ACEPTADO 70

71 Luego tendrá que pulsar sobre Volver a Pendiente Se mostrará la pantalla siguiente Pulse sobre Volver a solicitar, la parte superior de la ventana del informe A continuación se mostrará una ventana para que pueda escribir el motivo de esta nueva solicitud Tendrá que explicarle al participante que se descargue el informe que le aparecerá ya cumplimentado, que lo envíe de nuevo en línea, para luego guardarlo e imprimirlo 71

72 Pulse después sobre el botón Enviar para mandar la nueva solicitud de informe El participante recibirá un nuevo con un enlace a su archivo PDF ya cumplimentado Esta acción no invalida ni rechaza el informe cumplimentado y enviado previamente Una vez el participante lo haya enviado en línea, el beneficiario tendrá aceptarlo nuevamente en la Mobility Tool 84 Cómo verificar el estado del Informe del participante 1 Pulse sobre el botón Experiencias de Movilidad" en el menú superior Se mostrará la lista de todas las experiencias de movilidad existentes 2 El estado del Informe del Participante se indica en la segunda columna desde la derecha, en Estado del Informe El estado de la solicitud de informe se puede comprobar también en cada experiencia de movilidad Para ello, pulse sobre la lupa verde a la izquierda del apellido del participante y pulse el botón Solicitudes de Informe 72

73 Existen varias opciones y los distintos estados posibles para el informe del participante son: SOLICITADO: el beneficiario ha solicitado el informe del participante a través de la herramienta La Mobility Tool está procesando la solicitud y creando el informe del participante NOTIFICADO: se ha enviado un al participante con el enlace a su informe en formato PDF ENVIADO: el participante ha enviado su informe PDF electrónicamente ANALIZADO: la Mobility Tool está leyendo los datos recibidos del participante PENDIENTE: el informe está pendiente de la decisión del beneficiario (aceptación, rechazo o nueva solicitud) ACEPTADO: el informe ha sido aceptado por el beneficiario RECHAZADO: el informe ha sido rechazado por el beneficiario y se ha creado una nueva solicitud de informe INVALIDADO: una nueva solicitud de informe se ha hecho mientras estaba otra solicitud en estado NOTIFICADO ERROR: error de procesamiento Contacte con su Agencia Nacional 85 Plazo que tienen los participantes para enviar en línea su informe PDF Todos los informes tienen una fecha límite de envío para que la herramienta los pueda procesar Al nivel técnico, la herramienta admite los informes enviados hasta 60 días después de la finalización del proyecto, al igual que para el informe final del beneficiario Se trata de la capacidad técnica de la herramienta y en ningún caso sustituye la normativa de gestión del programa, que establece que los participantes tienen que enviar su informe en un plazo de 30 días después de la finalización de su estancia formativa 86 Como se imprime el informe del participante Los participantes tienen que imprimir su informe PDF una vez lo haya enviado en línea (para que el documento impreso refleje que ha sido enviado previamente en línea, como se ve en el pantallazo siguiente) 73

74 Instrucciones para el Participante: 1) Abrir el Informe cumplimentado que el participante tiene que haber guardado en su PC, una vez enviado en línea 2) Ir al final del Informe hasta la sección de Procedimiento estándar de envío 3) Pulse sobre el botón "Imprimir Informe" También puede imprimirlo desde el botón Imprimir de la aplicación Adobe Acrobat Reader Beneficiario: Importante: La institución beneficiaria no puede imprimir el informe cumplimentado y enviado por el participante en formato PDF porque no tiene acceso al documento en la Mobility Tool 74

75 En efecto, el beneficiario lee el contenido de los informes en la propia interfaz de la herramienta, en un formato distinto Tiene la posibilidad de imprimir lo que lee desde la función de impresión de su navegador, si le interesa, pero de cara a la Agencia Nacional, esta impresión no será válida 9 Presupuesto 91 Presupuestos de Manutención y viaje desde la sección de Experiencias de Movilidad En la sección de Experiencias de Movilidad, el beneficiario tiene la posibilidad, si lo desea, de registrar los importes imputados para las partidas de Manutención y Viaje En es obligatorio cumplimenta estos datos en esta etapa, y el beneficiario podrá hacerlo posteriormente en la sección de Presupuesto, como se detalla en el párrafo siguiente Entrando en esta sección de Experiencias de Movilidad, se muestra la lista de todas las experiencias de movilidad registradas 1 Pulse sobre el icono de la lupa en la parte inferior derecha de la Movilidad cuyo presupuesto desea modificar 75

76 2 Se mostrarán los datos siguientes: a "Socios de la Movilidad": socio de envío, socio de acogida y socio intermediario (si aplica) a "Datos de la Movilidad": país de envío, país de acogida, fecha de salida y fecha de regreso en semanas y días b "Presupuesto": Manutención y Costes de Viaje El total se calcula automáticamente 3 Indique las dietas de manutención y gastos de viaje que corresponden a la movilidad 4 Pulse sobre el botón Guardar" Se mostrará el mensaje El registro se ha actualizado correctamente 76

77 5 Pulse sobre el botón de Experiencias de Movilidad en el menú superior para volver a la lista de Experiencias de Movilidad 6 Repita el proceso para cada movilidad si se requiere 92 Sección de Presupuesto para todas las partidas En esta sección deberá cumplimentar: la partida de Organización y Gestión de la Movilidad la partida de Preparación pedagógica, lingüística y cultural las partidas de Manutención y Viaje si no las ha cumplimentado previamente en la sección de Experiencias de Movilidad (en este caso, los datos se han volcado directamente desde esta sección) El total se calcula automáticamente El beneficiario podrá comparar los importes declarados con los importes concedidos contractualmente para cada partida Para registrar los importes que va a declarar, o para modificar un registro ya realizado, tiene que proceder de la manera siguiente: 1 Pulse sobre el botón Presupuesto La pantalla muestra el presupuesto en 3 columnas: Número de participantes o número de movilidades para cada partida que tenga registrado un valor superior a cero Total presupuesto: se trata del total declarado para cada partida 77

78 Presupuesto aprobado: se trata del presupuesto adjudicado por convenio o modificado en la última enmienda al convenio No pueden ser cambiados por el beneficiario en la Mobility Tool Si detecta en esta columna que algún valor no corresponde con los valores contractuales, o modificados por enmienda, póngase en contacto con su técnico de referencia en la Agencia Nacional Las partidas de presupuesto se exponen en tres grupos distintos: a Organización y Gestión de la Movilidad b Preparación pedagógica, lingüística y cultural c Presupuesto de Movilidad, que se divide posteriormente: i Viaje ii Manutención 2 Para introducir o cambiar el importe de Gestión y Organización de la Movilidad : - introduzca el importe directamente en el campo en blanco previsto para ello, como se indica a continuación 78

79 Pulse sobre el botón Recalcular primero y luego sobre Guardar 3 Para introducir o cambiar el importe de la partida de Preparación pedagógica, lingüística y cultural Pulse sobre la lupa verde o sobre Preparación pedagógica, lingüística y cultural Se mostrará la lista completa de los participantes registrados en la sección de Participantes: 79

80 Para registrar o cambiar estos valores, pulse sobre la lupa, el nombre o en apellido del participante a Sobrescriba sobre 000 el importe declarado y pulse sobre Guardar b Pulse sobre el botón Guardar para guardar y volver a la página anterior c Si procede, repita el proceso para cada participante y luego Volver para volver al Resumen del Presupuesto 4 Partida de Manutención y Viaje: a Para ver el resumen de los valores registrados previamente en la sección de Experiencias de Movilidad, pulse sobre el enlace Presupuesto de Movilidad 80

81 Puede utilizar la función de búsqueda en el menú para encontrar rápidamente un participante por su nombre o su apellido, o pulse sobre el botón de Búsqueda Avanzada para una búsqueda más detallada Para eliminar los criterios de búsqueda, pulse sobre el botón Limpiar filtros Si pulsa sobre el nombre de cualquier participante, volverá a la página de la sección de Experiencias de Movilidad, mostrando los datos de cada movilidad Consulte el párrafo anterior sobre cómo utilizar este formulario Pulse luego sobre el botón Volver para volver a la sección del presupuesto del proyecto b Para consultar las partidas de Manutención y de Viaje desglosadas, por ejemplo para ver la partida de viaje para Acompañantes, pulse sobre Tenga en cuenta que los valores para el viaje y la manutención se muestran en la misma página 81

82 5 Si el presupuesto total del proyecto excede el presupuesto total aprobado, el valor Presupuesto Total aparecerá en rojo en la página Resumen del Presupuesto Esta función le permitirá detectar errores y corregir el presupuesto declarado En algunos casos, podrá declarar una partida superior al importe concedido en convenio, como por ejemplo: Si pasa una parte del presupuesto de Organización y Gestión de la Movilidad a la partida de Manutención Si se interrumpe por causa de fuerza mayor una movilidad de duración superior a 12 semanas en una movilidad de una duración inferior a 12 semanas, tendrá que imputar unos gastos de viaje que no estaban previstos en el presupuesto concedido 10 Informes del Beneficiario (final e intermedio - si procede): 101 Cómo crear y presentar el Informe Final del Beneficiario Plazo: La fecha de finalización de su proyecto aparece en la página de Datos del proyecto: 82

83 A partir de la fecha de finalización del proyecto, el Beneficiario tiene un plazo de 60 días para enviar su informe final en línea en la Mobility Tool y por correo ordinario a la Agencia Nacional La fecha a partir de la cual pueden empezar a enviar el Informe Final y la fecha límite se encuentran en la sección de Actualizaciones e Informes de la herramienta Para ver estos datos tienen que seguir los pasos siguientes: - Entre la sección de Actualizaciones e Informes y luego pulse sobre la última fecha de actualizaciones 5) La fecha de inicio y la fecha de finalización del plazo para enviar el Informe Final del Beneficiario aparecen en la sección de Datos de envío en la parte superior de la pantalla 83

84 Cómo generar el informe: 1 Pulse sobre el botón Actualizaciones e Informes del menú superior 2 Se muestra la información sobre el número de Experiencias de Movilidad registradas y sobre el número de Informes de Participantes aprobados hasta la fecha en la parte superior de la página Es una referencia para el beneficiario para que comprobar si todos los Informes de Participantes han sido enviados y aprobados o no 84

85 Debajo se muestra una tabla con tantas filas como se hayan producido actualizaciones del proyecto El informe del beneficiario solamente se puede generar desde a partir de la última actualización 3 Pulse sobre el enlace "Preparar un Nuevo Informe" Aparece la pantalla siguiente: a Si no se ha imputado ningún coste importe para alguna movilidad, aparecerá un mensaje indicando Este proyecto tiene Movilidades con presupuesto 0 (cero), con un enlace para ir directamente a la sección de Presupuesto de Movilidad para que cumplimentar las partidas que faltan, si procede b Si el total del presupuesto declarado supera el presupuesto total contractual, aparecerá un mensaje de aviso con un enlace para ir directamente a la sección de presupuesto y corregirlo, sin procede Estos avisos no le impedirán generar su informe, solamente se trata de llamarle la atención sobre ello, para que lo pueda subsanar en caso de error 4 Seleccione el idioma del informe Importante: se presenta por defecto el inglés Seleccione el idioma español 6 Seleccione a la persona de contacto del proyecto 7 Pulse sobre SI Le aparecerá el mensaje de confirmación Se ha enviado la solicitud para un nuevo informe En pocos minutos el estado del informe cambiará a "Solicitado" 85

86 8 Pulse sobre el enlace Descargar PDF" para descargar y guardar el informe Se necesita el programa Adobe Acrobat Reader para abrir el informe Se aconseja guardar el informe en el disco duro de su ordenador Cómo cumplimentar y enviar el informe: Importante: El informe final es un solo archivo PDF que consta de dos partes y funciona de manera similar al formulario de solicitud de proyecto: Parte financiera y estadística Parte narrativa Parte narrativa 86

87 Parte financiera y estadística, bloqueada: Se trata de una exportación al archivo PDF de todos los datos que el beneficiario ha cumplimentado en las distintas secciones de la Mobility Tool (socios, participantes, experiencias de movilidad y presupuesto) hasta la fecha en la que genera el informe Esta parte está bloqueada y el beneficiario no podrá modificar ningún dato sobre el mismo archivo PDF Si detecta un error, tendrá que modificar el dato en la sección correspondiente de la Mobility Tool y generar un nuevo informe La Mobility Tool permite generar tantos informes como el beneficiario necesita, pero tiene que tomar en cuenta que cada informe nuevo invalidará el informe anterior Solamente podrá enviar en línea el último informe generado Parte narrativa y campos abiertos: El informe es un archivo activo que varía en función de la información que tiene que cumplimentar el beneficiario en: Apartado B1: fechas del proyecto Apartado C13 PROYECTOS ANTERIORES - Ha recibido su organización un Certificado de Movilidad Leonardo da Vinci? Después de indicar esta información, el archivo desplegará unos campos distintos según los datos registrados Importante: antes de empezar con la parte narrativa, el beneficiario tiene que cumplimentar sin falta los apartados B1 Y C13 Si no, cumplimentará unos apartados que no le corresponden Proyectos no certificados: Apartado B1: Indique las fechas de inicio y finalización de su proyecto según convenio (o enmienda) Apartado C13: indique NO 87

88 Proyectos certificados: Apartado B1: - Si el certificado no ha finalizado, indique las fechas de inicio y finalización de su proyecto según convenio (o enmienda) - Si el certificado finaliza con este proyecto, indique las fechas del periodo cubierto por el certificado (Inicio del primer proyecto certificado y finalización de este último proyecto) Apartado C13: indique SI y a continuación el número de referencia del certificado El archivo PDF ofrece la posibilidad de indicar en el resumen del presupuesto los importes de la co-financiación: fondos nacionales, fondos propios y otras fuentes de financiación Son los únicos datos financieros que no se cumplimentan en la sección correspondiente de la Mobility Tool, sino directamente en el PDF Cada apartado tiene un número máximo de caracteres autorizados, que visualizará cuando ponga el cursor sobre ello Los apartados de obligatorio cumplimiento marcados en rojo Conteste detalladamente a todas las preguntas Avance hasta el final del informe y Pulse sobre el botón "Validar" Esta acción comprobará que todos los campos obligatorios han sido rellenados 88

89 Una vez terminado, Pulse sobre "Envío en línea" para mandar el informe a su Agencia Nacional Esta acción requiere una conexión a Internet Imprima el informe pulsando en el botón Imprimir formulario" Recuerde firmar su informe y enviarlo a la Agencia Nacional 102 Cómo crear y presentar el Informe Intermedio del Beneficiario El Beneficiario que gestiona un proyecto de una duración igual o superior a 18 meses tiene que presentar un informe intermedio a la mitad + 1 mes de la duración del proyecto, si desea solicitar el segundo pago de la subvención (Ver Manual de Gestión 2013) Estos proyectos han sido dados de alta en la Mobility Tool con la opción de descarga del informe intermedio habilitada El procedimiento para generar, cumplimentar y enviar el informe intermedio es exactamente el mismo que para generar el informe final La única diferencia es que se indica INTERMEDIO en la columna Tipo de Informe, en vez de FINAL 89

90 Cuando su informe intermedio haya sido aprobado por la Agencia Nacional, se habilitará la posibilidad de generar el informe final 11 Asistencia técnica y resolución de problemas 111 Contactar con la Agencia Nacional Todas las preguntas o incidentes relacionados con la Mobility Tool deberán ser dirigidos a la dirección de correo mobilitytool@oapeees 112 Resolución de los problemas más habituales 1121 Problemas para descargarse un informe del participante o del beneficiario El formulario del Informe Final es un archivo en formato PDF Para rellenar el formulario necesitará tener instalado en su ordenador Adobe Reader versión 9 como mínimo Aunque recomendamos la descarga gratuita de la última versión de la Web de Adobe: No se recomienda utilizar ningún otro programa distinto a Adobe Reader para abrir o rellenar el formulario PDF Si utiliza otros programas distintos no se garantiza que pueda rellenar y enviar el formulario en línea con éxito Debe tener en cuenta que se han detectado muchos casos en los que beneficiarios han dañado el formulario y han tenido que volverlo a rellenar desde cero por haberlo abierto o rellenado con programas de PDF distintos a Adobe Reader No se recomienda utilizar para abrir o rellenar el formulario ninguna versión de Adobe Acrobat Professional, ni visores de aplicaciones Web (visores de documentos adjuntos en correos electrónicos en la Web, discos duros virtuales, aplicaciones en la nube ), tampoco con el visor de PDF instalado por defecto en los sistemas operativos Mac, ya que pueden corromper el funcionamiento del mismo, a veces solo con abrirlo una sola vez 1122 Problemas para enviar los informes del participante o del beneficiario utilizando Adobe Acrobat Reader "NotAllowedError" Durante el envío de un informe puede aparecer el mensaje "NotAllowedError: Security settings prevent access to this property or method" Si esto se produce, siga los pasos siguientes: 1 Asegúrese de que el ordenador esté conectado a Internet 90

91 2 Si el ordenador tiene una conexión proxy (acceso indirecto a Internet), asegúrese de que la configuración esté correctamente guardada en el sistema (para Windows, está en Opciones de Internet en el Panel de Control) 3 Cuando aparece el error, habrá otra barra de mensajes encima de la ventana de Adobe Acrobat Reader con el mensaje siguiente: ""Algunas funciones han sido deshabilitadas para evitar riesgos potenciales de seguridad Habilite estas funciones solamente si confía en este documento 4 Seleccione el botón de "Opciones" encima de la barra de mensajes (a la derecha) y elija la opción " confíe siempre en este documento 5 Se mostrará una ventana pidiendo que se guarde el documento y el informe se volverá a abrir correctamente 6 Después de haber reabierto el documento el envío debería realizarse correctamente y sin error 7 Si persiste el problema, contacte con la Agencia Nacional 1123 Microsoft Excel no abre correctamente los archivos CSV exportados por la Mobility Tool En algunos casos, cuando trata de descargar y abrir un archivo CSV, Microsoft Excel no reconoce el separador de campos y muestra cada línea completa en una sola celda, como ven a continuación Técnica de cambios de configuración regional: 91

92 El problema puede deberse a la configuración regional de su PC La solución que se presenta a continuación corresponde a Microsoft Windows 7, aunque versiones anteriores del sistema operativo Windows tiene procesos similares Para arreglar el problema, vaya al Panel de Control, luego pulse sobre Configuración de Región y de Idioma, y pulse sobre el botón Configuración adicional" en el botón ubicado en la parte inferior de la ventana Luego encontrará la opción de "Separador de listas que estará seguramente configurada para coma (,) 92

93 Cambie la configuraron a punto y coma (;), guarde la configuración, cierre el Excel y exporte los datos de Nuevo El problema debería estar solucionado Utilización de la funcionalidad de importación de datos de Excel Se pueden importar datos de CSV a Excel sin cambiar la configuración regional Para ello se puede utilizar la opción de importación de texto de la aplicación: Tenga en cuenta que los pasos descritos a continuación pueden variar según la versión de Microsoft Excel o de recopilación de aplicaciones Office utilizadas en distintos sistemas operativos (Microsoft Windows o Apple OS X) 1- Abra un documento vacío de Excel 2- Vaya a la pestaña de Datos y pulse sobre Desde texto Aparecerá la ventana Importar archivo de texto 93

94 3- Seleccione el archivo CSV que quiere editar en Excel El proceso de importación continuará con el Asistente para importar texto 4- Seleccione Delimitados, como se indica en la captura de pantalla Deje el resto de opciones como aparecen (Comenzar a importar en la fila 1, Origen del archivo: "65001 : Unicode (UTF-8)") Pulse sobre Siguiente 5- Cambie la selección de la casilla de verificación de Tabulación a Punto y coma Comprobará que la vista previa de los datos cambiará en consecuencia Pulse el botón Siguiente 94

95 6- En la ventana siguiente, mueva la barra de desplazamiento horizontal completamente a la derecha de la Vista previa de los datos 7- Mientras mantiene presionada la tecla de Mayúsculas, pulse en la última columna de la Vista previa de los datos Comprobará que la tabla se pondrá de color negro 95

96 8- Seleccione la opción Texto en el Formato de los datos en columnas, como se muestra en la captura de pantalla siguiente Comprobará que los nombres de las columnas de la vista previa habrán cambiado de General a Texto 9- Pulse sobre Finalizar El asistente le preguntará dónde desea situar los datos que se encuentran en la hoja de cálculo existente Pulse en Aceptar la opción marcada 96

97 10- Los datos del archivo CSV exportado desde la Mobility Tool se presentarán en columnas 1124 La página web de la Mobility Tool no se visualiza correctamente en Microsoft Internet Explorer El modo de Compatibilidad de Microsoft Internet Explorer puede causar problemas de visualización de ciertos apartados en la Mobility Tool Si no consigue visualizar correctamente todos los datos en la pantalla (en especial en la sección de Experiencias de Movilidad y Presupuesto), tiene que desactivar el la Vista de compatibilidad entrando en Herramientas, y pulsando sobre Vista de Compatibilidad para desactivarlo Encontrará más información sobre la vista de compatibilidad en la página 97