GOBERNACIÓN Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina Reserva de Biosfera Seaflower Nit:

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1 GOBERNACIÓN Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina Reserva de Biosfera Seaflower Nit: ESTUDIOS, DOCUMENTOS PREVIOS Y ANÁLISIS DEL SECTOR PARA CONTRATACIÓN POR MÍNIMA CUANTÍA JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN El Suscrito Secretario General de la Gobernación del Departamento Archipiélago, en cumplimiento de los principios y postulados contenidos en el artículo 25, numeral 7 de la Ley 80 de 1993, en la Ley 1150 de 2007, la ley 1474 de 2011, el artículo 84 del decreto 1510 de 2013 procede a efectuar el presente estudio previo para que el entidad, adelante el proceso de contratación. 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD Los equipos de cómputo, en particular los servidores adquiridos previamente por la Administración, requieren un sistema operativo especializado, así mismo, y con el fin de potencializar el uso de los recursos de Hardware instalados, se instalan software dedicados a la virtualización, para así soportar el crecimiento de información y el desarrollo de las labores de cada una de las dependencias de la Gobernación. En el mismo sentido, y con el fin de mantenernos en la legalidad, es imprescindible la adquisición y renovación de manera anual las licencias de uso de los software mencionados. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR 2.1 OBJETO Compra de licencias de software requeridas para optimizar la explotación de los servidores previamente adquiridos por la Gobernación del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, de acuerdo al Anexo Técnico OBJETO SEGÚN LA CLASIFICACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS De conformidad a lo dispuesto por el Decreto 1510 de 2013, la clasificación de bienes y servicios requerida para el presente objeto contractual es la siguiente: DESCRIPCION Código UNSPSC Software Específico para la industria Software de aplicaciones de Red Software para trabajo en redes Software de entorno operativo Software de controladores de dispositivos y utilidades

2 Pagina 2 estudios, documentos previos y análisis del sector Licencias de Software Software de administración de sistemas NOTA: El oferente debe cumplir con por lo menos dos (02) de los códigos solicitados CONDICIONES TECNICAS EXIGIDAS Obligación Específica del Contratista: El contratista estará obligado a enteegar las licencias de software para computador y/o servidor de acuerdo a las características técnicas especificadas a continuación y en la minuta del Contrato. ITEM UNIDAD CANTIDAD DESCRIPCIÓN 1 Licencia 1 VMware vsphere 6 Essentials Plus Kit for 3 hosts (Max 2 processors per host) VS6-ESP-KIT-C Basic Support/Subscription VMware vsphere 6 Essentials Plus Kit for 1 year VS6-ESP-KIT-G-SSS- C 2 Licencia 1 Windows Server Standard 2012R2 OLP NL Gov Características del Suministro: Tiempo de Entrega: Para la entrega de las licencias de software requeridos, el contratista cuenta con cinco (05) días hábiles, contados a partir del perfeccionamiento del contrato y la constitución de las pólizas Calidad del Suministro. El Contratista debe cumplir a cabalidad con las características técnicas solicitas por la Administración Departamental, para así tener una excelente calidad Obligaciones del Contratista El contratista en desarrollo del objeto contractual se compromete a realizar la totalidad de las siguientes obligaciones: 1. Acatar la Constitución, la Ley y demás normas vigentes que se relacionen con el servicio requerido. 2. Cumplir con las condiciones técnicas, jurídicas económicas y comerciales presentadas en la oferta y exigidas en la presente invitación. 3. El contratista realizará todas las labores propias para dar cumplimiento al objeto contractual.

3 Pagina 3 estudios, documentos previos y análisis del sector Licencias de Software 4. El contratista entregará las licencias de software solicitadas con la oportunidad requerida por la Gobernación de San Andrés, a través del Grupo de Sistemas. 5. Cumplir las instrucciones impartidas por el supervisor encargado del control y vigilancia del contrato y las demás que sean inherentes al objeto de la presente contratación. 6. El CONTRATISTA, deberá presentar al supervisor del contrato los comprobantes de pago de las obligaciones parafiscales y aportes al sistema de seguridad social integral, de conformidad con la Ley 789 de 2002 en concordancia con la Ley 828 de 2003 y la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013, y demás normas vigentes. 7. Adelantar los trámites y cumplir los requisitos para la ejecución del contrato dentro de los plazos establecidos. 8. Constituir y presentar la garantía única a favor de la Gobernación de San Andrés, en los términos establecidos en el contrato resultante del proceso de selección. 9. Cumplir con las especificaciones técnicas de las partes y equipos solicitados 10. Proveer a sus costas, todos los bienes y servicios necesarios para el cumplimiento del objeto contractual a satisfacción 11. Cumplir con las obligaciones relacionadas 12. Cuando la Entidad requiera elementos que no se encuentran establecidos en el listado, el contratista deberá presentar cotizaciones de los ítems nuevos que no estén contenidos en el contrato acorde con los precios del mercado, para revisión y aprobación por parte del supervisor, con el fin de definir el valor tope del elemento incluido. Los elementos deberán estar relacionados con el objeto del contrato y someterse a las mismas condiciones previamente acordadas. 13. Todas las demás inherentes o necesarias para la correcta ejecución del objeto contractual. 2.4 OBLIGACIONES DE LA GOBERNACIÓN 1. Dará la información necesaria, completa y oportuna para desarrollar el objeto del contrato. 2. Realizar la supervisión y seguimiento a la ejecución del contrato con el apoyo correspondiente del Contratista. 3. Pagará oportunamente las cuentas de cobro emitidas por el CONTRATISTA, previa aprobación por parte de la supervisión y disponibilidad de PAC 4. Prestar colaboración constante en la ejecución del contrato.

4 Pagina 4 estudios, documentos previos y análisis del sector Licencias de Software 2.5 VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO VALOR DEL CONTRATO El valor presupuestado son TREINTA MILLONES DE PESOS ($ oo) M/cte, el cual fue determinado a través de la solicitud de cotizaciones a empresas del sector FORMA DE PAGO La Gobernación del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina cancelará al contratista seleccionado el valor total del contrato una vez expedido el certificado de cumplimiento y/o recibo a satisfacción por parte del Secretario General de la Gobernación del Departamento Archipiélago o el supervisor delegado, y al agotamiento de las diligencias administrativas legales y reglamentarias que regulan el proceso presupuestal. El contratista debe radicar la factura y/o informe correspondiente, junto con el recibo o certificación del pago de aportes del Sistema Integral de Seguridad Social y Parafiscales de acuerdo con los señalado en al artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y modificado por el artículo 1 de la Ley 828 de 2003, Ley 1122 de 2007 y demás normas que regulan la materia. 2.6 ANÁLISIS TÉNICO y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Dado que es un contrato de compra-venta, el valor del contrato se estableció con base en cotizaciones solicitadas a diferentes empresas locales del sector. 2.7 PLAZO: El plazo de ejecución de las actividades objeto del contrato de cinco (05) días hábiles contados a partir del perfeccionamiento del contrato. 2.8 IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR Contrato de Compra-Venta 2.9 RECURSOS PRESUPUESTALES PRESUPUESTO OFICIAL Existe disponibilidad para atender el gasto, según certificado de disponibilidad presupuestal número 1333 del 20 de Abril de 2015, expedido por el Profesional Especializado Coordinador del Grupo de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda de la Gobernación del Departamento 3. SUPERVISOR DESIGNADO El Departamento ejercerá la vigilancia y control del cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, a través de la Profesional Especializado del Grupo de Sistemas

5 Pagina 5 estudios, documentos previos y análisis del sector Licencias de Software de la Secretaría General, o por quien designe por escrito el ordenador del gasto, quien será responsable de: Aprobar el pago y de proyectar el acta de liquidación definitiva del contrato si aplica. Verificar con base en el informe final presentado por el contratista, el cumplimiento del objeto del Contrato y de las obligaciones pactadas en el mismo. Solicitar a contratista a instancias competentes, la información, documentos o aclaraciones que considere necesarios en relación con el desarrollo del contrato y con el informe final. Dirigir a la Secretaria de General la solicitud de terminación anticipada, prorroga, adición o de cualquier otra novedad con el fin de que se adelanten los tramites respectivos. Aprobar el informe final del Contrato o en caso contrario presentar las observaciones respectivas. Expedir con base en el informe final que presente el contratista la certificación de cumplimiento. Adelantar los trámites de liquidación del contrato dentro de los cuatro (04) meses siguientes al vencimiento del plazo del contrato. Dado el caso, verificar la presentación de la certificación de cumplimiento de las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social, parafiscales por parte del contratista para la expedición de la certificación de cumplimiento y para la liquidación del contrato. Apoyará y asistirá y hará las recomendaciones pertinentes a la entidad en todos los asuntos, técnico, financiero, económicos que se susciten durante la ejecución del contrato La supervisión ejercerá el control y vigilancia de la ejecución del objeto del contrato producto del presente proceso de selección, tendrá como función verificar el cumplimiento de las obligaciones de las partes La supervisión ejercerá el control integral sobre la ejecución del objeto contractual, para lo cual podrá en cualquier momento exigir a las partes la información que considere necesaria, así como la adopción de medidas para mantener, durante el desarrollo y ejecución del contrato, las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes en el momento de la celebración del mismo 4. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN La contratación de menor cuantía para la Gobernación del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, en el año 2015 será hasta 650 salarios mínimos legales mensuales; por lo tanto, y en consideración que el prepuesto oficial estimado es inferior al 10% de la menor cuantía, la entidad contratará De conformidad con lo establecido en el capítulo V, artículo 85 de Decreto 1510 de El presente proceso se encuentra contenido dentro del Plan Anual de Adquisición propuesto para la vigencia 2015, conforme lo establece el decreto 1510 de ESTUDIO DEL SECTOR

6 Pagina 6 estudios, documentos previos y análisis del sector Licencias de Software 5.1 ANALISIS DEL MERCADO El mercado del software (aplicaciones) representa una oportunidad al desarrollo nacional, dado que es transversal a todos los sectores económicos, permite modernizar procesos productivos, propicia el uso de habilidades laborales específicas y conlleva a producir bienes y servicios con mayor valor agregado optimizando recursos. La industria de las TIC s y sus nuevas expansiones están redefiniendo la comunicación, las formas de producir conocimientos y el acceso a la información. Nuevos nichos del mercado están desarrollándose con mucha fuerza como el e- commerce, software embebido, call centers, help desk, marketing interactivo, e- learning, etc. De acuerdo con World Information Technology and Services Alliance (WITSA) la industria ha mantenido un ritmo de crecimiento para el software del orden del 13% anual y para servicios informáticos del 10% entre 1993 y En 2007 el tamaño del sector TI era de US$750,000 millones; y se esperaba que mantuviera un crecimiento del 7% para servicios TI y del 8% para software empaquetado, de manera que el mercado objetivo al que apunta la industria colombiana es de US$206,000 millones para servicios TI y US$90,000 millones en el segmento de software empaquetado. 5.2 ANALISIS DE LA DEMANDA La Administración Departamental, durante la vigencia 2013 y 2014, contrató la compra de equipos informáticos, software y comunicaciones con destino a las diferentes dependencias de la Gobernación del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina; tal como se evidenció en los contratos: Contrato No.664 de 2013, cuyo objeto fue la "COMPRA DE EQUIPOS INFORMÁTICOS, SOFTWARE Y COMUNICACIONES CON DESTINO A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO ARCHIPIÉLAGO DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA, DE ACUERDO A LAS ESPECIFICACIONES Y CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS CONTEMPLADAS EN EL ANEXO 1 DENOMINADO FICHA TÉCNICA DEL PRESENTE ESTUDIO PREVIO Y PLIEGO DE CONDICIONES 5.3 ANALISIS DE LA OFERTA Existen en el mercado local y nacional diferentes personas Naturales y Jurídicas reconocidas y con experiencia comprobada que suministran licencias de software y que pueden llegar a satisfacer el requerimiento de la Gobernación del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina. 5.4 CONTRATOS SIMILARES SUSCRITOS CON ANTERIORIDAD

7 Pagina 7 estudios, documentos previos y análisis del sector Licencias de Software OBJETO VALOR PLAZO FORMA DE PAGO COMPRA DE EQUIPOS INFORMÁTICOS, SOFTWARE Y COMUNICACIONES CON DESTINO A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO ARCHIPIÉLAGO DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA, DE ACUERDO A LAS ESPECIFICACIONES Y CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS CONTEMPLADAS EN EL ANEXO 1 DENOMINADO FICHA TÉCNICA DEL PRESENTE ESTUDIO PREVIO Y PLIEGO DE CONDICIONES Inicial $ Adición $ de Marzo de % Anticipo 70% Contra-entrega 5.5 COMPORTAMIENTO DEL SECTOR En el mercado local y nacional el suministro de licencias de software para computadores y/o servidores se hace por un amplio número de empresas dedicadas en su mayoría a la venta de computadores y complementarios, con una gran experiencia y posibilidades de consecución de las mismos bastante rápidas, por la necesidad de los mismos. 6. ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECÓNOMICO DEL CONTRATO. De conformidad con el artículo 110 Del Decreto 1510 de 2013, los efectos previstos en el artículo 40 de la Ley 1150 de 2007, y el artículo 27 de la Ley 80 de El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales. Por tanto, el Departamento identifica mediante anexo No. 2 Matriz análisis de Riesgo, los siguientes riesgos asociados al proceso de contratación. 7. GARANTIAS De conformidad con lo establecido en el artículo 87 del decreto 1510 de 2013, la entidad decide garantizar el cumplimiento del contrato que se llegue a celebrar, con las siguientes pólizas: Cumplimiento del contrato, pago de multas, cláusula penal pecuniaria y demás sanciones, deberá ser equivalente al 20% del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo del mismo y cuatro (4) meses más.

8 Pagina 8 estudios, documentos previos y análisis del sector Licencias de Software Calidad de los bienes entregados: La garantía de buena calidad de los bienes entregados debe ser equivalente al 50% del valor total del contrato con una vigencia igual al plazo del mismo y cuatro (4) meses más. CESAR AUGUSTO JAMES BRYAN Secretario General

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