INFORME DE AUDITORÍA RF de septiembre de 2012 Sistema de Retiro de la Universidad de Puerto Rico (Unidad Auditoría 13451)

Transcripción

1 INFORME DE AUDITORÍA RF de septiembre de 2012 Sistema de Retiro de la Universidad de Puerto Rico (Unidad Auditoría 13451) Período auditado: 1 de julio de 2006 al 30 de junio de 2011

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3 RF CONTENIDO Página ALCANCE Y METODOLOGÍA... 2 CONTENIDO DEL INFORME... 2 INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA... 3 COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA... 5 OPINIÓN Y HALLAZGOS Falta de cláusulas, documentos e información importantes en los contratos de servicios profesionales Falta de controles en relación con los cheques anulados y otra deficiencia relacionada con los desembolsos Falta de controles internos adecuados relacionados con las operaciones del almacén de materiales de oficina y artículos de limpieza RECOMENDACIONES AGRADECIMIENTO ANEJO 1 - MIEMBROS PRINCIPALES DE LA JUNTA DE SÍNDICOS DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO DURANTE EL PERÍODO AUDITADO ANEJO 2 - MIEMBROS PRINCIPALES DE LA JUNTA DE RETIRO DEL SISTEMA DURANTE EL PERÍODO AUDITADO ANEJO 3 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL SISTEMA DURANTE EL PERÍODO AUDITADO... 23

4 2 RF Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico 10 de septiembre de 2012 Al Gobernador, al Presidente del Senado y a la Presidenta de la Cámara de Representantes Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Sistema de Retiro de la Universidad de Puerto Rico (Sistema) para determinar si las mismas se efectuaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Hicimos la misma a base de la facultad que se nos confiere en el Artículo III, Sección 22 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y, en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. ALCANCE Y METODOLOGÍA La auditoría cubrió del 1 de julio de 2006 al 30 de junio de En algunos aspectos examinamos transacciones de fechas anteriores y posteriores. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución. Realizamos las pruebas que consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias, tales como: entrevistas; inspecciones físicas; pruebas y análisis de informes financieros y de procedimientos de control interno, así como de documentos y de otra información pertinente. CONTENIDO DEL INFORME Este es el primer informe y contiene tres hallazgos sobre el resultado del examen que realizamos de los controles administrativos relacionados con las reuniones y las actas de la Junta de Retiro, los contratos de servicios profesionales y consultivos, los desembolsos y el almacén de materiales. El mismo está disponible en nuestra página en Internet:

5 RF INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA El Sistema fue creado mediante la Resolución del 16 de febrero de 1945 del Consejo de Educación Superior (Consejo). El 14 de septiembre de 1973, el Consejo emitió la Certificación Núm. 27 ( ), mediante la cual se aprobó una resolución, con vigencia retroactiva al 1 de julio de 1973, para reorganizar el Sistema y aprobar el Reglamento del Sistema de Retiro, según enmendado. Mediante la Ley , se enmendó el Artículo 3 de la Ley Núm. 1 del 20 de enero de 1966, Ley de la Universidad de Puerto Rico, según enmendada, para sustituir el Consejo por una Junta de Síndicos. La misma estaba compuesta por 13 miembros, que incluían: 10 ciudadanos de la comunidad nombrados por el Gobernador, con el consejo y consentimiento del Senado de Puerto Rico, y 2 profesores y 1 estudiante elegidos por representantes del personal docente y del estudiantado, respectivamente 1. La Junta de Síndicos gobierna y administra el sistema universitario de Puerto Rico. La Junta de Síndicos es también el fiduciario del Sistema y, como tal, es responsable del funcionamiento adecuado de este. El Sistema, además, cuenta con una Junta de Retiro que representa las diferentes unidades institucionales de la Universidad de Puerto Rico (Universidad). La misma le responde directamente a la Junta de Síndicos, y, al 30 de junio de 2011, estaba compuesta por 18 miembros: el Director de Finanzas de la Universidad, como Miembro Ex-officio; el Director Ejecutivo del Sistema, quien actúa como Secretario, con voz pero sin voto; y 16 miembros electos en representación de la Administración Central (1), los pensionados del Sistema (2) y los recintos que componen el sistema universitario (13) 2. Los sectores con menos de 1,500 participantes tienen derecho a 1 representante y los sectores con 1,500 o más participantes tienen derecho 1 Mediante la Ley , se aumentó a 14 los ciudadanos nombrados por el Gobernador, por lo que el total de miembros de la Junta aumentó a Al 30 de junio de 2011, el Recinto de Utuado no había elegido el representante de los participantes. La elección de este representante aumentaría la cantidad de los miembros electos de la Junta de Retiro a 19.

6 4 RF a 2 representantes. La Junta de Retiro elegirá un Presidente, un Primer Vicepresidente y un Segundo Vicepresidente, quienes deberán representar los 3 sectores enumerados anteriormente, y quienes servirán por un término de 2 años. La administración operacional del Sistema está a cargo de un Director Ejecutivo, el cual tendrá la responsabilidad y la autoridad para tomar todas las decisiones relacionadas con el mismo, excepto aquellas que le han sido encomendadas a la Junta de Retiro o las que se haya reservado la Junta de Síndicos. La Junta de Retiro participará del proceso de consulta para seleccionar los candidatos a ser considerados para el puesto de Director Ejecutivo. Esta evaluará los candidatos y recomendará a la Junta de Síndicos aquellos que, a su juicio, sean idóneos para el cargo. La Junta de Síndicos seleccionará al Director Ejecutivo de entre la lista de candidatos presentados por la Junta de Retiro. El Director Ejecutivo le responderá a la Junta de Síndicos. Según se establece en el Reglamento del Sistema de Retiro, el Sistema es un plan de jubilación de beneficios definidos que cubre sustancialmente a todos los empleados que trabajan a tiempo completo en la Universidad y a los empleados que esta contrata por un período de más de nueve meses. En el Artículo 1 del Reglamento se establece que el propósito del Sistema es proveer beneficios a los funcionarios y a los empleados contra los riesgos de edad avanzada, de incapacidad, de muerte o de cesantía. Esto, con el objetivo de inducir a personas idóneas a entrar y a permanecer en el servicio de la Universidad y contribuir a una administración eficiente. El Sistema ofrece a sus participantes varios servicios, entre los que se encuentran los préstamos personales y los préstamos hipotecarios. El Sistema opera como una corporación pública. Los derechos de los funcionarios y los empleados se rigen por las disposiciones establecidas en la Constitución, en la Ley Núm. 100 del 30 de junio de 1959, Ley Contra el Discrimen en el Empleo, según enmendada, en los reglamentos adoptados y en los convenios formalizados. Los reglamentos que adopten respecto a la administración de los recursos humanos tienen que regirse por las

7 RF disposiciones de la Ley , Ley para la Administración de los Recursos Humanos en el Servicio Público del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, según enmendada. Los estados financieros auditados por contadores públicos autorizados para los años fiscales del al , reflejaron que el Sistema contó con ingresos por $535,846,333, incurrió en gastos operacionales por $437,687,179 y tuvo ganancias por $98,159,154. Por otro lado, en dichos estados financieros se indicó que al 30 de junio de 2011, el Sistema tenía un déficit actuarial de $1,500,816, Los anejos del 1 al 3 contienen una relación de los miembros principales de la Junta de Síndicos, de la Junta de Retiro y del Sistema que actuaron del 1 de julio de 2006 al 30 de junio de 2011, respectivamente. El Sistema cuenta con una página en Internet, a la cual se puede acceder mediante la siguiente dirección: Esta página provee información acerca de los servicios que presta dicha entidad. COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA Las situaciones comentadas en los hallazgos de este Informe fueron remitidas al Sr. José A. Lázaro Nazario, Director Ejecutivo, mediante carta de nuestros auditores del 11 de agosto de En la referida carta se incluyeron anejos con detalles sobre las situaciones comentadas. Mediante carta del 16 de agosto de 2011, el Director Ejecutivo remitió sus comentarios a los hallazgos incluidos en la carta de nuestros auditores. Los comentarios de dicho funcionario se consideraron al redactar el borrador de este Informe. El borrador de los hallazgos de este Informe se remitió a la Sra. Rosa M. Ortiz Cruz, Directora Interina 4, y al señor Lázaro Nazario, ex Director Ejecutivo, por cartas del 23 de abril de Mediante carta del 27 de abril de 2012, se concedió una prórroga solicitada por la Directora Interina, la cual vencía el 23 de mayo de Mediante carta del 9 de 3 Un déficit actuarial existe cuando las obligaciones son mayores que los bienes del Sistema. En las obligaciones se incluyen las del Sistema con sus pensionados y las obligaciones contraídas con los empleados activos. 4 La señora Ortiz Cruz ocupó el puesto de Directora Interina del 1 al 30 de abril de 2012.

8 6 RF mayo de 2012, nos comunicamos nuevamente con el ex Director Ejecutivo para que nos remitiera sus comentarios sobre el borrador de los hallazgos del Informe que le fuera remitido. Mediante carta del 22 de mayo de 2012, la Dra. Ivette Santiago González, Directora Ejecutiva 5, remitió sus comentarios al Hallazgo 1 de este Informe. En el Hallazgo se incluyen algunos de sus comentarios. El ex Director Ejecutivo no contestó el borrador de los hallazgos del Informe que le fuera remitido. OPINIÓN Y HALLAZGOS Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder demuestran que las operaciones fiscales del Sistema, objeto de este Informe, se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables; excepto por los hallazgos del 1 al 3 que se comentan a continuación. Hallazgo 1 - Falta de cláusulas, documentos e información importantes en los contratos de servicios profesionales Situaciones a. El Director Ejecutivo contrata aquellos servicios profesionales y de consultoría que considere necesarios para el desempeño de sus funciones, incluidos servicios actuariales, de inversiones, legales y médicos. Para la formalización de un contrato de servicios profesionales y consultivos, el Director Ejecutivo y el Director de la Sección de Contabilidad verifican si el Sistema cuenta con los fondos para otorgar el mismo. Luego, una Secretaria Ejecutiva I 6 prepara el borrador del mismo y lo remite a un bufete de abogados contratado por el Sistema 7 para que revisen el mismo y determinen si cumple con toda la información y cláusulas requeridas. 5 La doctora Santiago González fue designada como Directora Ejecutiva del Sistema efectivo el 1 de mayo de 2012 mediante la Certificación Núm. 73 ( ) de la Junta de Síndicos de la Universidad de Puerto Rico. 6 Del 1 de julio de 2006 al 30 de abril de 2011, una Secretaria Administrativa realizaba estas funciones. Para esto, utilizaba unos modelos de contratos. 7 El Sistema no cuenta con un área o división legal. El bufete de abogados rinde sus servicios directamente al Director Ejecutivo.

9 RF Además, la Secretaria Ejecutiva I es la responsable de obtener todos los documentos requeridos para la formalización del contrato, una vez se formaliza el mismo y es firmado por el Director Ejecutivo, lo remite a la Oficina del Contralor de Puerto Rico, y mantiene la custodia de los expedientes. Sus funciones son supervisadas por el Director Ejecutivo. Del 1 de julio de 2006 al 30 de junio de 2010, el Sistema otorgó 23 contratos de servicios profesionales y consultivos por $52,281,607 relacionados con servicios legales, servicios de consultoría administrativa, manejo de inversiones, y construcción de obras y mejoras permanentes, entre otros asuntos. El examen de los 23 contratos de servicios profesionales, reveló lo siguiente: 1) En 6 contratos (26 por ciento) por $50,242,000, otorgados del 4 de octubre de 2006 al 24 de julio de 2009, no se estableció el número de Seguro Social Federal de la parte contratada. 2) En 16 contratos (70 por ciento) por $26,917,607, otorgados del 4 de octubre de 2006 al 11 de mayo de 2010, no se incluyó la disposición legal que facultaba al Sistema a otorgar los contratos. 3) En 10 contratos (43 por ciento) por $50,510,000, otorgados del 4 de octubre de 2006 al 11 de mayo de 2010, no se establecieron las circunstancias personales del contratista, tales como: el estado civil, la edad, el lugar de residencia y la profesión. 4) En 8 contratos (35 por ciento) por $50,472,000, otorgados del 4 de octubre de 2006 al 24 de julio de 2009, no se estableció la cuantía máxima a pagar por los servicios contratados. 5) En 2 contratos (9 por ciento) por $69,000, otorgados el 24 de enero de 2008 y el 22 de junio de 2010, no se incluyó una cláusula en la cual el contratista hace constar que no tiene deudas contributivas o que, de tenerlas, se encuentra acogido a un plan de pago el cual se encuentra al día.

10 8 RF ) En 7 contratos (30 por ciento) por $50,442,000, otorgados del 4 de octubre de 2006 al 24 de julio de 2010, no se incluyó una cláusula para certificar que los funcionarios o empleados del Sistema no tenían interés pecuniario directo o indirecto en el contrato, o cualquier otro interés que afectara adversamente el mismo. 7) En 2 contratos por $77,000, otorgados el 4 de febrero y el 22 de junio de 2010, no se incluyó una cláusula en la que se indicara que a los contratistas se le harían las retenciones correspondientes establecidas en el Código de Rentas Internas de Puerto Rico de ) En 10 contratos por $50,540,000, otorgados del 4 de octubre de 2006 al 4 de febrero de 2010, no se incluyó la partida presupuestaria o cifra de asignación de la cual se pagarían los servicios recibidos. 9) En 2 contratos por $69,000, otorgados a individuos el 24 de enero de 2008 y el 22 de junio de 2010, no se incluyó una cláusula en la que se estableciera que el contratista no estaba obligado a satisfacer una pensión alimentaria o que, de estarlo, estaba al día o tenía un plan de pagos. 10) En 13 contratos (57 por ciento) por $1,822,107, otorgados del 15 de agosto de 2007 al 22 de junio de 2010, no se incluyó una cláusula para establecer que el Sistema podía rescindir el contrato mediante notificación previa con 30 días de anticipación o en un término menor, de acuerdo con el servicio a contratarse. 11) En 11 contratos (48 por ciento) por $50,540,000, otorgados del 4 de octubre de 2006 al 11 de mayo de 2010, no se incluyó una cláusula para establecer que el Sistema podría cancelar de inmediato el contrato en caso de negligencia, abandono de deberes o incumplimiento de la parte contratada.

11 RF ) En 8 contratos por $50,494,500, otorgados del 4 de octubre de 2006 al 14 de julio de 2010, no se incluyó una cláusula en la que el contratista certificara que no ha sido convicto de delito contra la integridad pública, según definido en el Código Penal de Puerto Rico, o malversación, y que no se ha declarado culpable de este tipo de delito. 13) En 18 contratos (78 por ciento) por $52,102,107, otorgados del 13 de julio de 2006 al 22 de junio de 2010, no se incluyó una cláusula que indicara que el contrato sería rescindido si el contratista resultaba culpable de algún delito contra el erario, la fe y la función pública, o que envuelva propiedad o fondos públicos, ya sean estatales o federales. 14) En 20 contratos (87 por ciento) por $27,274,107, otorgados del 13 de julio de 2006 al 22 de junio de 2010, no se incluyó una cláusula que indicara que el contratista aceptaba conocer las normas de ética de su profesión y asumía la responsabilidad por sus acciones. 15) En 15 contratos (65 por ciento) por $52,088,107, otorgados del 4 de octubre de 2006 al 11 de mayo de 2010, no se incluyó una cláusula que indicara el compromiso de los contratistas de regirse por las disposiciones establecidas en la Ley , Código de Ética para Contratistas, Proveedores de Bienes y Servicios, y Solicitantes de Incentivos Económicos de las Agencias Ejecutivas del Estado Libre Asociado. 16) En 13 contratos por $52,005,107, otorgados del 4 de octubre de 2006 al 8 de abril de 2010, no se incluyó una cláusula en la que se indicara que ninguna prestación o contraprestación objeto del contrato podrá exigirse hasta tanto el mismo se haya presentado para registro en la Oficina del Contralor. 17) En 15 contratos por $1,839,607, otorgados del 13 de julio de 2006 al 22 de junio de 2010, no se incluyó una cláusula que

12 10 RF estableciera que el contratista se comprometía a cancelar cualquier deuda que no pudiera ser aclarada con el Departamento de Hacienda, mediante retención de los pagos que tenía derecho a recibir bajo contrato. 18) En 5 contratos (22 por ciento) por $384,807, otorgados del 15 de agosto de 2007 al 11 de mayo de 2010, no se incluyó una cláusula donde se estableciera la obligación del contratista de rendir informes periódicos de los trabajos realizados. 19) En 21 contratos (91 por ciento) por $52,131,607, otorgados del 13 de julio de 2006 al 22 de junio de 2010, no se incluyó una cláusula en la que el contratista certificara que no ha sido acusado de ningún delito contra la integridad pública o malversación, ya sea a nivel estatal o federal, y que el deber de informar alguna acusación de delito será de naturaleza continua durante todas las etapas de la contratación y ejecución del contrato. 20) En 17 contratos (74 por ciento) por $50,718,500, otorgados del 13 de julio de 2006 al 22 de junio de 2010, no se incluyó una cláusula para establecer si los contratistas tenían o no litigios en proceso contra alguna agencia del Gobierno. 21) En 15 contratos por $52,046,800, otorgados del 13 de julio de 2006 al 22 de junio de 2010, no se incluyó una cláusula que estableciera si el contratista tenía otros contratos vigentes con alguna entidad del gobierno, y de tenerlos, certificar que los mismos no representaban conflicto con el contrato a otorgarse. 22) En 10 contratos por $1,615,107, otorgados del 13 de julio de 2006 al 22 de junio de 2010, no se indicó que el pago por los servicios prestados se haría mensualmente previa presentación de una factura certificada por ambas partes.

13 RF ) En 5 contratos por $1,469,800, otorgados del 22 de agosto de 2008 al 22 de junio de 2010, no se incluyó una cláusula que indicara que las certificaciones del Departamento de Hacienda (Hacienda), del Centro de Recaudación de Ingresos Municipales (CRIM), del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos (DTRH), y de la Administración para el Sustento de Menores (ASUME), se han hecho formar parte del contrato. 24) En 4 contratos (17 por ciento) por $134,000, en los que el contratista ejercía una profesión colegiada, otorgados del 13 de julio de 2006 al 22 de junio de 2010, no se incluyó el número de licencia profesional. 25) En 8 contratos por $50,392,000, otorgados del 4 de octubre de 2006 al 8 de abril de 2010, no se incluyó una cláusula en la que el contratista certificara que no entrará en relaciones contractuales o llevará a cabo actos que configuren un conflicto de interés. 26) En 8 contratos por $50,442,000, otorgados a corporaciones extranjeras del 4 de octubre de 2006 al 11 de mayo de 2010, no se incluyó una cláusula en la cual se establece que el contratista acepta someterse a la jurisdicción de Puerto Rico y a sus leyes. 27) En 4 contratos para obras de construcción, por $1,413,107, otorgados del 27 de noviembre de 2007 al 26 de enero de 2010, no se incluyeron cláusulas que indicaran la retención del 10 por ciento de cada pago parcial, la imposición de una penalidad razonable en caso de que la obra no se entregara a la fecha estipulada (daños líquidos), y el proceso para la aprobación de las órdenes de cambio. Además, en tres de estos contratos, por $1,163,107, no se incluyó una cláusula que indicara la vigencia de los mismos. 28) Los expedientes de 13 contratos por $1,794,107, otorgados del 13 de julio de 2006 al 22 de junio de 2010 carecían de

14 12 RF certificaciones indispensables para administrar estos eficientemente y proteger el interés público, según se indica: a) El expediente de un contrato por $250,000, otorgado el 22 de agosto de 2008, no contenía la Certificación de Radicación de Planillas de Contribución sobre Ingresos (Modelo SC-6088) emitida por el Departamento de Hacienda. b) Los expedientes de tres contratos por $324,500, otorgados del 9 de agosto de 2007 al 12 de febrero de 2009, no contenían la Certificación de Deuda emitida por el Departamento de Hacienda. c) Los expedientes de nueve contratos por $641,307, otorgados del 9 de agosto de 2007 al 8 de abril de 2010, no contenían la Certificación de Radicación de Planillas de Contribución sobre la Propiedad Mueble emitida por el CRIM. d) En los expedientes de siete contratos por $576,307, otorgados del 9 de agosto de 2007 al 8 de abril de 2010, no se incluyó la Certificación de Deuda por Todos los Conceptos emitida por el CRIM. e) Los expedientes de ocho contratos por $606,307, otorgados del 9 de agosto de 2007 al 8 de abril de 2010, no contenían la Certificación Negativa de Propiedad Mueble y/o Inmueble emitida por el CRIM. f) En los expedientes de tres contratos por $377,500, otorgados del 9 de agosto de 2007 al 8 de abril de 2010, no se incluyó la Certificación de Registro como Patrono y de Deuda por Concepto de Seguro por Desempleo y Seguro por Incapacidad emitida por el DTRH.

15 RF g) Los expedientes de 11 contratos por $671,307, otorgados del 13 de julio de 2006 al 8 de abril de 2010, no contenían la Certificación de Registro como Patrono y de Deuda por Concepto de Seguro Social Choferil que expide el DTRH. h) Los expedientes de siete contratos por $546,307, otorgados del 9 de agosto de 2007 al 8 de abril de 2010, no contenían el Certificado de Buena Pro (Good Standing) que expide el Departamento de Estado. i) En los expedientes de ocho contratos por $1,630,107, otorgados del 9 de agosto de 2007 al 8 de abril de 2010, no se incluyó la Certificación de Autorización para Hacer Negocios en Puerto Rico que expide el Departamento de Estado. j) Los expedientes de cinco contratos por $1,483,300, otorgados del 9 de agosto de 2007 al 8 de abril de 2010, no contenían la Certificación Negativa de Caso de Pensión Alimentaria o Certificación de Estado de Cuenta (personas naturales) o Certificación de Estado de Cumplimiento (personas jurídicas) emitida por ASUME. Criterios Las situaciones comentadas en el apartado a. del 1) al 12), 14), 23), 25), y 28)a), b), del d) al g) y j) son contrarias a lo dispuesto en los artículos 3, 4 y 5 de la Ley , Ley para Establecer Parámetros Uniformes en los Procesos de Contratación de Servicios Profesionales y Consultivos para las Agencias y Entidades Gubernamentales del Estado Libre Asociado. Las situaciones comentadas en el apartado a.13), 15) y 19) son contrarias a lo dispuesto en el Artículo 6 de la Ley Núm , Código de Ética para Contratistas, Suplidores, y Solicitantes de Incentivos Económicos de las Agencias Ejecutivas del Estado Libre Asociado.

16 14 RF Lo comentado en el apartado a.16) es contrario a lo dispuesto en la Ley Núm. 18 del 30 de octubre de 1975, según enmendada. Las situaciones que se comentan en el apartado a.17), y 28)c), h) e i) son contrarias a lo dispuesto en el Artículo V.3. de la Carta Circular Núm del 28 de febrero de 2006 emitida por el Secretario de Hacienda. Por otro lado, con el propósito de proteger los intereses del Sistema, y como norma sana de administración y de control interno, en los contratos se deben incluir las cláusulas indicadas en el apartado a.18), del 20) al 22), 24), 26) y 27). Efectos Las situaciones comentadas le impiden al Sistema mantener un control adecuado sobre la administración de los contratos y proteger los mejores intereses del Sistema. El no incluir toda la información requerida, en forma clara y precisa, puede dar lugar a la comisión de errores o irregularidades, y que las mismas no se detecten a tiempo para fijar responsabilidades. [Apartado a. del 1) al 4), 8), 22) y 24)] Por otro lado, la exclusión de las cláusulas mencionadas puede dar lugar, entre otras cosas, a que: El contratista tenga deudas contributivas y las mismas no puedan ser cobradas. [Apartado a.5) y 17)] Se contraten personas que no cumplan con las normas éticas de su profesión ni asuman responsabilidades por sus acciones. [Apartado a.6), 14), 15), 21) y 25)] No se realicen las retenciones requeridas por Hacienda a los pagos efectuados a los contratistas. [Apartado a.7)] Se contraten personas que tengan deudas o atrasos en el pago de la pensión alimentaria ante ASUME. [Apartado a.9)] 8 Esta Carta fue derogada por la Carta Circular Núm del 11 de febrero de 2008 la cual, a su vez, fue derogada por la Carta Circular Núm del 17 de agosto de Ambas cartas circulares contienen disposiciones similares.

17 RF No se protejan los mejores intereses del Sistema en caso de incumplimiento de la parte contratada. [Apartado a.10), 11), 18), 26) y 27)] Se contrate con personas que no estén aptos y habilitados para hacer contrataciones con el Gobierno. [Apartado a.12), 13), 19) y 20)] Se efectúen pagos por servicios sin que haya un contrato registrado en la Oficina del Contralor. [Apartado a.16)] Se contraten personas o compañías que no estén al día con sus obligaciones contributivas, patronales, de negocio y de individuos, ante las entidades gubernamentales concernientes. [Apartado a.24) y 28)] Causas Las situaciones comentadas se atribuyen a que el Director Ejecutivo no veló por que el bufete de abogados contratado se asegurara de que en los contratos formalizados se incluyera toda la información y cláusulas requeridas para velar por los mejores intereses del Sistema. [Apartado a. del 1) al 27)] Por otro lado, la Secretaria Administrativa, así como la Secretaria Ejecutiva I, se apartaron del cumplimiento de las disposiciones de ley y de reglamentación, y de las normas de sana administración y de control interno mencionadas. Además, dichas funcionarias no protegieron los intereses del Sistema al no asegurarse de requerir del contratista las certificaciones mencionadas. Además, el Director Ejecutivo no ejerció una supervisión adecuada sobre estas operaciones. [Apartado a.28)] Comentarios de la Gerencia En la carta de la Directora Ejecutiva, esta nos informó lo siguiente: Hemos revisado los contratos para verificar los señalamientos. Es nuestro parecer que no todas las cláusulas aplican a todos los contratos en especial contratos de inversiones. Por tanto, entendemos que no todos los señalamientos son correctos. Sin embargo, nos aseguraremos de que los contratos contengan las cláusulas requeridas por ley. [Apartado a.]

18 16 RF Consideramos las alegaciones de la Directora Ejecutiva, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Esto, porque la Directora Ejecutiva no pudo presentar evidencia documental durante la auditoría ni durante el proceso de discusión de este Informe de que todas las cláusulas, documentos e información importante requerida fueron incluidas en todos los contratos. No obstante, en el apartado a.4), 5), 7), 8), 17), 21) y 22) se hicieron ajustes a las situaciones comentadas de acuerdo con la información suministrada por la Directora Ejecutiva con sus comentarios a este Hallazgo. Véanse las recomendaciones 1 y 2. Hallazgo 2 - Falta de controles en relación con los cheques anulados y otra deficiencia relacionada con los desembolsos Situaciones a. El Sistema cuenta con una Oficial Pagadora y una Contadora III que ejercía las funciones de Oficial Pagadora Sustituta. Las operaciones relacionadas con los desembolsos se regían por la Certificación Núm. 123 ( ), Reglamento de Pagadores de la Universidad de Puerto Rico (Reglamento de Pagadores), aprobada el 13 de abril de 2000 por la Junta de Síndicos. El proceso de pago comienza con la preparación del Comprobante de Desembolso a través de un sistema computadorizado 9. El Comprobante de Desembolso es entregado a la Oficial Pagadora, junto con los originales de los documentos justificantes, para la emisión del cheque correspondiente. En el Comprobante de Desembolso se incluye, entre otras cosas, el número del cheque asignado por el sistema computadorizado. La Oficial Pagadora y la Oficial Pagadora Sustituta le respondían al Director de la Sección de Contabilidad, quien le respondía al Subdirector y este, a su vez, le respondía al Director Ejecutivo. 9 Sistema computadorizado creado internamente mediante el lenguaje de programación Common Business-Oriented Language, conocido por sus siglas COBOL.

19 RF Durante el período del 1 de julio de 2006 al 30 de junio de 2010, el Sistema emitió 28,300 cheques por $196,429,012. El examen de los controles administrativos relacionados con el trámite de los comprobantes de desembolso y la emisión de cheques reveló lo siguiente: 1) La Oficial Pagadora mantenía, en los expedientes de los desembolsos, los cheques en los que cometía algún error al emitirlos y eran sustituidos. En dichos cheques no se anotaba la palabra anulado. 2) Seleccionamos para examen una muestra de cinco comprobantes de desembolso y sus justificantes, emitidos el 22 y el 24 de junio de 2010, por $1,914. Determinamos que estos no fueron marcados como pagados o cancelados al momento de efectuarse el pago correspondiente. Criterios Las situaciones comentadas en el apartado a.1) y 2) son contrarias a lo establecido en el Artículo VIII.C. y N. del Reglamento de Pagadores. Efectos La situación comentada en el apartado a.1) le impide al Sistema mantener un control adecuado sobre los cheques anulados. La situación comentada en el apartado a.2) puede provocar que el Sistema pague en más de una ocasión por un mismo servicio. Estas situaciones, además, pueden propiciar la comisión de irregularidades y que las mismas no puedan detectarse a tiempo para fijar responsabilidades. Causas Las situaciones comentadas son indicativas de que la Oficial Pagadora no cumplió con su responsabilidad en cuanto a las situaciones comentadas. Por otro lado, el Director de la Sección de Contabilidad no supervisó adecuadamente dichas operaciones. Véanse las recomendaciones 1 y 3.

20 18 RF Hallazgo 3 - Falta de controles internos adecuados relacionados con las operaciones del almacén de materiales de oficina y artículos de limpieza Situaciones a. El Sistema contaba con un almacén de materiales de oficina y de artículos de limpieza. Una Oficial Administrativo I realizaba las funciones de Guardalmacén y estaba a cargo de controlar, custodiar y despachar los materiales de oficina y los artículos de limpieza. La Oficial Administrativo I le respondía al Director Ejecutivo. Según información suministrada por la Sección de Contabilidad, durante los años fiscales del al , el Sistema adquirió materiales de oficina y artículos de limpieza por $57,203. El examen de los controles administrativos e internos del almacén reveló lo siguiente: 1) La Guardalmacén no mantenía un inventario perpetuo de los materiales de oficina y artículos de limpieza existentes en el almacén. 2) No se realizaban inventarios periódicos ni anuales de las existencias en dicho almacén. El último inventario físico se tomó en el ) Al 30 de junio de 2010, no se había designado por escrito a un empleado para sustituir a la Guardalmacén cuando esta se ausentaba por períodos prolongados, ya sea por licencia por enfermedad, por vacaciones, o por cualquier otro asunto personal. En su ausencia, una Secretaria Administrativa V realizaba dichas funciones sin contar con una designación escrita. Criterios La situación que se comenta en el apartado a.1) es contraria a lo establecido en el Artículo X del Reglamento para el Control de la Propiedad Mueble de la Universidad de Puerto Rico, aprobado mediante

21 RF la Certificación Núm. 062 ( ) del 19 de agosto de Además, como norma de sana administración y de control interno, el Sistema debe establecer los controles internos necesarios para proteger sus activos. Entre estos, realizar inventarios periódicos y anuales de las existencias de los materiales en el almacén, por empleados ajenos a las operaciones del mismo [Apartado a.2)], y designar por escrito un Guardalmacén Sustituto [Apartado a.3)]. Efectos Las situaciones comentadas impiden que el Sistema mantenga un control adecuado sobre los materiales de oficina y artículos de limpieza adquiridos. Además, pueden propiciar el ambiente para el uso indebido, la pérdida de materiales y otras irregularidades en su manejo, y que estas no se detecten a tiempo para fijar responsabilidades. Causas Las situaciones comentadas son indicativas de que la Oficial Administrativo I a cargo del almacén no cumplió adecuadamente con sus funciones y responsabilidades. Además, a que el Director Ejecutivo durante el período indicado no ejerció una supervisión efectiva de estas operaciones. Este tampoco cumplió con su responsabilidad respecto a la situación comentada en el apartado a.3). Véanse las recomendaciones 1, 4 y 5. RECOMENDACIONES A la Junta de Síndicos de la Universidad 1. Velar por que el Director Ejecutivo cumpla con las recomendaciones de la 2 a la 5 y tome las medidas necesarias para que no se repitan situaciones como las comentadas en los hallazgos del 1 al 3. A la Directora Ejecutiva 2. Ejercer una revisión efectiva sobre los trabajos que realiza la Secretaria Administrativa y el bufete de abogados contratado por el Sistema, y asegurarse de que se incluyan en los contratos todas las cláusulas aplicables, las certificaciones y la información requeridas,

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23 RF ANEJO 1 SISTEMA DE RETIRO DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO MIEMBROS PRINCIPALES DE LA JUNTA DE SÍNDICOS DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO DURANTE EL PERÍODO AUDITADO NOMBRE CARGO O PUESTO PERÍODO DESDE HASTA Hon. Ygrí Rivera de Martínez Presidenta 28 jun jun. 11 Ing. Carlos H. del Río Rodríguez Presidente 30 ag jun. 09 Arq. Segundo Cardona 1 jul ag. 07 CPA Carlos J. Dávila Torres Vicepresidente 28 jun jun. 11 Dr. Carlos I. Pesquera Morales 30 ag jun. 09 Lcdo. José R. González 1 jul ag. 07 Lcdo. Luis Berríos Segundo Vicepresidente 29 ag jun. 11 Lcda. Isabel Picó Vidal Segunda Vicepresidenta 28 jun ag. 09 Hon. Ygrí Rivera de Martínez 30 ag jun. 09 Ing. Rafael Rovira Passalacqua Segundo Vicepresidente 1 jul ag. 07 Prof. Aida Avalo de Sánchez Secretaria ag jun. 11 Dra. Rosa A. Franqui Rivera 21 oct jun. 10 Lcdo. Salvador Antonetti Zequeira Secretario 1 jul oct Puesto vacante del 1 de julio al 28 de agosto de 2010.

24 22 RF ANEJO 2 SISTEMA DE RETIRO DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO MIEMBROS PRINCIPALES DE LA JUNTA DE RETIRO DEL SISTEMA DURANTE EL PERÍODO AUDITADO NOMBRE CARGO O PUESTO PERÍODO DESDE HASTA Dr. Luis J. Torres Bauzá Presidente feb jun. 11 Sr. David Ferrer Ortiz 22 sep jun. 07 Sr. Israel Peña Rodríguez Primer Vicepresidente nov jun. 11 Sra. Luz I. Ortiz Cruz 15 feb jun. 09 Dr. Luis J. Torres Bauzá 22 sep jun. 07 Prof. Fernando Neris Flores Segundo Vicepresidente nov jun. 11 Prof. Ángel Rucabado 15 feb jun. 09 Sra. Luz Inés Ortiz Cruz 22 sep jun Este puesto estuvo vacante del 1 de julio al 21 de septiembre de 2006 y del 1 de julio de 2007 al 14 de febrero de Este puesto estuvo vacante del 1 de julio al 21 de septiembre de 2006, del 1 de julio de 2007 al 14 de febrero de 2008 y del 1 de julio al 19 de noviembre de Este puesto estuvo vacante del 1 de julio al 21 de septiembre de 2006, del 1 de julio de 2007 al 14 de febrero de 2008 y del 1 de julio al 19 de noviembre de 2009.

25 RF ANEJO 3 SISTEMA DE RETIRO DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL SISTEMA DURANTE EL PERÍODO AUDITADO NOMBRE CARGO O PUESTO PERÍODO DESDE HASTA Sr. José A. Lázaro Nazario Director Ejecutivo 14 1 jul jun. 11 Sr. Willie Rosario Arroyo Subdirector Ejecutivo 15 1 jul oct. 10 Sr. Carlos López Rivera Director de Sistemas de Información 1 jul jun. 11 Sr. Miguel A. Rivera Cruz Director de Contabilidad 16, 17 7 ag jun. 11 Sra. Inés Sánchez Mercado Directora de Contabilidad Interina 1 jul ag. 07 Sra. Rosa I. González Malavé Supervisora de Pensionados 1 jul jun. 11 Sr. Rafael Castañeda Menéndez Supervisor de Beneficios 1 jul jun. 11 Sr. Ángel C. De Jesús De Jesús Supervisor de Préstamos jun jun. 11 Sr. Ángel F. Torres Carrillo 1 jul jun El Director Ejecutivo sirve como Secretario de la Junta de Retiro, con voz, pero sin voto. 15 Este puesto estuvo vacante del 1 de noviembre de 2010 al 30 de junio de Del 7 de agosto de 2008 al 30 de junio de 2010 ejerció las funciones interinamente. 17 Este puesto estuvo vacante del 1 de septiembre de 2007 al 6 de agosto de Del 26 de junio al 5 de agosto de 2008, ejerció las funciones interinamente.

26 MISIÓN Fiscalizar las transacciones de la propiedad y de los fondos públicos, con independencia y objetividad, para determinar si se han realizado de acuerdo con la ley, y atender otros asuntos encomendados. Promover el uso efectivo, económico, eficiente y ético de los recursos del Gobierno en beneficio de nuestro Pueblo. PRINCIPIOS PARA LOGRAR UNA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE EXCELENCIA La Oficina del Contralor, a través de los años, ha identificado principios que ayudan a mejorar la administración pública. Dichos principios se incluyen en la Carta Circular OC del 27 de junio de 2008, disponible en nuestra página en Internet. QUERELLAS Las querellas sobre el mal uso de la propiedad y de los fondos públicos pueden presentarse, de manera confidencial, personalmente o por teléfono al (787) , extensión 2124, o al (sin cargo). También se pueden presentar mediante el correo electrónico Querellas@ocpr.gov.pr o mediante la página en Internet de la Oficina. INFORMACIÓN SOBRE LOS INFORMES DE AUDITORÍA En los informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las auditorías. En nuestra página en Internet se incluye información sobre el contenido de dichos hallazgos. La manera más rápida y sencilla de obtener copias libres de costo de los informes es mediante la página en Internet de la Oficina. También se pueden emitir copias de los mismos, previo el pago de sellos de rentas internas, requeridos por ley. Las personas interesadas pueden comunicarse con el Administrador de Documentos al (787) o (787) , extensión 536. INFORMACIÓN DE CONTACTO Dirección física: 105 Avenida Ponce de León Hato Rey, Puerto Rico Teléfono: (787) Fax: (787) Dirección postal: PO Box San Juan, Puerto Rico Internet: Correo electrónico: ocpr@ocpr.gov.pr