Informe de Auditoría DA de mayo de DEPARTAMENTO DE HACIENDA AREA DE SEGUROS PÚBLICOS (Unidad 1042)

Transcripción

1 Informe de Auditoría DA de mayo de 2000 DEPARTAMENTO DE HACIENDA AREA DE SEGUROS PÚBLICOS (Unidad 1042) Período auditado : 1 de julio de 1993 al 31 de diciembre de 1999

2 CONTENIDO Información sobre la unidad auditada Período cubierto y normas aplicables Opinión Clasificación y contenido de los hallazgos Otro anejo Recomendaciones Cartas a la gerencia Comentarios de la gerencia Reconocimiento Anejo 1 - Hallazgos : Pá9ina 1 - Gestiones de cobro inefectivas de los anticipos de fondos concedidos a las agencias gubernamentales, a las corporaciones públicas y a los municipios para el pago de primas Desviaciones de la reglamentación relacionada con el recibo y depósito de cheques recibidos por correo por anticipos concedidos Falta de conciliación de los subsidiarios de los anticipos por cobrar Funciones y deberes conflictivos Falta de procedimientos escritos aprobados y actualizados Anejo 2 - Funcionarios principales que actuaron durante el período auditado

3 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico 8 de mayo de 2000 Al Gobernador y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes : Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Area de Seguros Públicos del Departamento de Hacienda (Area de Seguros), para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. La misma se efectuó a base de la facultad que se nos confiere en la Sección 22 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. Determinamos emitir dos informes de esta auditoría. Este es el primero y contiene el resultado del examen de las operaciones relacionadas con los anticipos concedidos al Area de Seguros para el pago de primas de seguros a las agencias, a las corporaciones públicas y a los municipios, las cuentas por cobrar y las recaudaciones de los valores recibidos para aplicar a dichos anticipos. INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA En el Artículo de la Ley Núm. 77 del 19 de junio de 1957, según enmendada, conocida como Código de Seguros de Puerto Rico, se dispone, entre otras cosas, que el Secretario de Hacienda (Secretario) gestionará y contratará los seguros del Estado Libre Asociado y sus municipios, corporaciones y autoridades públicas. El Area de Seguros es la dependencia del Departamento de Hacienda (Departamento) que se encarga de gestionar la contratación de seguros y fianzas para proteger a las agencias, a las corporaciones públicas y a los municipios contra toda clase de riesgos previsibles. Desde enero de 1994 el Secretario comenzó la contratación de corredores de seguros para el desarrollo de programas de servicios de evaluación 1

4 de riesgos, control de pérdidas y de asesoramiento en la gestión y contratación de los seguros para cubrir los riesgos del Gobierno. A partir de dicha fecha, los pagos de las primas de seguros contratadas los efectúa el Area de Seguros mediante anticipos provenientes del Fondo General. El Area de Seguros es dirigida por un Asesor Técnico del Secretario. El Area de Seguros lleva a cabo sus operaciones a través de la Oficina del Director y las divisiones de Contabilidad, la de Contratación e Intervención de Seguros y la de Reclamaciones. Las reclamaciones por pérdidas cubiertas en las pólizas de seguro contratadas son atendidas por los corredores de seguros, mientras que las pérdidas relacionadas con las fianzas global estatal y municipal son referidas a la División de Reclamaciones. Al 30 de junio de 1999 el Area de Seguros había procesado el pago de $261,192,847 en anticipos para el pago de las primas de los seguros a las agencias ($52,346,921), a las corporaciones públicas ($126,382,569) y a los municipios ($82,463, 357). El "Subsidiario de Cuentas por Cobrar" reflejaba que a la referida fecha existían cuentas pendientes de cobro por $75,350,693. Por otro lado, los libros de la División de Contabilidad del Area de Seguros (División de Contabilidad) reflejaban que entre los años fiscales y se recaudaron $189,235,017 por el recobro de los pagos de anticipos. PERIODO CUBIERTO Y NORMAS APLICABLES La auditoría cubrió del 1 de julio de 1993 al 31 de diciembre de En algunos aspectos se examinaron operaciones de fechas posteriores. El examen se realizó de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución. Efectuamos las pruebas que consideramos necesarias de acuerdo con las circunstancias.

5 OPINION Las pruebas efectuadas revelaron desviaciones de ley y de reglamento relacionadas con las cuentas por cobrar a las agencias, a las corporaciones públicas y a los municipios (Hallazgo 1). Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Las pruebas efectuadas sobre las demás operaciones se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables, excepto por las situaciones que se comentan en los hallazgos 2 y 3. A continuación se resumen los hallazgos 1 al 3 clasificados como principales : 1. Al 30 de septiembre de 1999 las agencias gubernamentales, las corporaciones públicas y los municipios adeudaban al Area de Seguros $87,657,496 por anticipos de fondos concedidos para el pago de las primas de seguros a las compañías aseguradoras. El examen de dichas operaciones reveló que a la mencionada fecha la Supervisora de la División de Contabilidad no había realizado gestiones de cobro efectivas para recobrar de las entidades gubernamentales y de los municipios el importe indicado. El examen de 21 cuentas por cobrar por $19,283,969 de 17 corporaciones públicas y 4 agencias, originadas entre el 6 de marzo de 1997 y el 21 de mayo de 1999, reveló que: - En un caso (5 por ciento) no hizo ninguna gestión de cobro. - En 10 casos (48 por ciento) se hizo una sola gestión de cobro. - En 6 casos (28 por ciento) se hicieron dos gestiones de cobro. - En 4 casos (19 por ciento) se hicieron 3 gestiones de cobro, pero las mismas se efectuaron entre 37 y 867 días luego de emitidas las facturas al cobro. La situación señalada ocasiona que se utilicen los recursos del Fondo General asignados para otros propósitos, para el pago de las primas a las compañías que están asegurando los riesgos de dichas agencias, corporaciones públicas y municipios. Además, por el tiempo que transcurre desde que se originaron estas cuentas, las mismas se pueden convertir en incobrables. 3

6 2. Se determinaron las siguientes desviaciones a la reglamentación relacionadas con el recibo y depósito de los cheques y otros valores recaudados por recobro de anticipos concedidos, según se indica : a. La Recepcionista no anotaba en la "Relación de Valores Recibidos" (Modelo SC-1035) los cheques por recobro de anticipos recibidos por correo o mensajero. Esta situación puede dar lugar a que se extravíen los valores recibidos, y se dificulte fijar responsabilidad en estos casos. b. Los referidos cheques se depositaban con retrasos considerables. El examen realizado por nuestros auditores el 3 de junio de 1999 reveló que en la División de Contabilidad había 66 cheques por $2,268,556. Los mismos fueron recibidos entre el 15 de abril y el 29 de mayo de Los cheques se depositaron entre el 4 de junio y el 13 de octubre de 1999, con tardanzas que fluctuaban de 19 a 145 días consecutivos. c. Del 1 de julio de 1997 al 31 de agosto de 1999 la División de Contabilidad tramitó 341 remesas por $55,612,852 por el recobro de anticipos y otros conceptos. Examinamos 6 cheques por $17,983,517, emitidos entre el 10 de diciembre de 1997 y el 29 de junio de 1999, correspondientes a dichas remesas. Se determinó que los mismos se depositaron con tardanzas que fluctuaban entre 10 y 32 días luego de recibidos. La tardanza en depositar dichos cheques priva al Fondo General del Gobierno de tener disponible esos recursos prontamente. 3. No se efectuaban conciliaciones mensuales entre los subsidiarios de anticipos por cobrar del Area de Seguros, el Area del Tesoro y el Negociado de Cuentas del Departamento. Ello es necesario para verificar si los saldos están correctos y, de existir diferencias entre éstos, determinar las razones y hacer los ajustes correspondientes. Esta situación impide determinar la corrección de los balances que se reflejan en los registros internos de cada dependencia y, por ende, la confiabilidad de la información financiera 4

7 relacionada con dichas transacciones. Por ejemplo, para los años fiscales y los registros internos del Area del Tesoro reflejaban cuentas por cobrar por anticipos a las corporaciones por $11,692,801 y $21,759,477, respectivamente. Sin embargo, de acuerdo con los récords subsidiarios del Area de Seguros, las cuentas por cobrar a las corporaciones para los años mencionados eran de $9,665,808 y $9,572,325, lo que representa diferencias de $2,026,993 y $12,187,152. En el Anejo 1 se comentan detalladamente los hallazgos resumidos y los hallazgos clasificados como secundarios enumerados 4 y 5. CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves. En la sección anterior se ofrece información sobre la clasificación de los hallazgos de este informe. Los hallazgos del Anejo 1 del informe están presentados a base de atributos establecidos conforme con las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes : 1. Situación - hechos encontrados en una fase de la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios. 2. Criterio - marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor. 3. Efecto - lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio. 4. Causa - razón fundamental por la cual ocurrió la situación. 5

8 Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se hacen para que se tomen medidas sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados. OTRO ANEJO El Anejo 2 contiene una relación de los funcionarios principales del Area de Seguros que actuaron durante el período auditado. RECOMENDACIONES A la Secretaria de Hacienda 1. Requerir a la Directora del Area de Seguros que tome las medidas necesarias para recobrar prontamente de las agencias, las corporaciones y los municipios los importes adeudados por anticipos concedidos para el pago de las primas a las compañías aseguradoras (Hallazgo 1). 2. Impartir instrucciones a los directores del Area de Seguros, Area del Tesoro y de la División de Cuentas y Conciliación e Informes del Negociado de Cuentas para que se preparen conciliaciones mensuales de los récords subsidiarios de anticipos por cobrar (Hallazgo 3). 3. Ver que la Oficina de Gerencia y Presupuesto del Departamento y el Area de Recursos Humanos consideren las funciones y los deberes de la Supervisora de Contabilidad y la Auxiliar Fiscal III que se indican en el Hallazgo 4, y tomar las medidas necesarias para que no realicen funciones conflictivas. 4. Ver que se actualice el Manual de Procedimientos Contables de julio de 1997 para regular las operaciones relacionadas con el manejo y el control de recibo de fondos, facturación, recobro de deudas y desembolsos de los seguros públicos que cubren los riesgos de las entidades gubernamentales (Hallazgo 5).

9 5. Ver que la Directora del Area de Seguros: a. Se asegure de que no se repita la situaci6n que se comenta en el Hallazgo 1. b. Requiera a la Recepcionista y a la Supervisors de la Division de Contabilidad que cumplan con la reglamentacibn relacionada con el recibo y el deposit0 de cheques y otros valores, para que no se repitan situaciones como las seiialadas en el Hallazgo 2. c. Someta para su aprobacion el "Manual de Procedimientos Contables de Julio de 1997" una vez sea actualizado (Hallazgo 5). CARTAS A LA GERENCIA El borrador de este informe h e sometido para comentarios a la Secretaria de Hacienda, Hon. Xenia VClez Silva (Secretaria), mediante carta del 7 de marzo de Con el mismo proposito se someti6 a la ex Directora del Area de Seguros, Srta. Glorimar Rivero Rivera. COMENTANOS DE LA GERENCIA 1. El 29 de marzo de 2000 el Secretario de Hacienda Interino contest6 el borrador del informe que le he sometido a la Secretaria (carta del Secretario Interino). Sus observaciones heron consideradas en la redacci6n final del informe. En 10s hallazgos incluimos parte de sus comentarios. 2. La ex Directora hvero Rivera no contest6 el borrador del informe que le he sometido. Expresamos nuestro agradecimiento a 10s funcionarios y empleados del Departamento por la cooperation que nos prestaron durante nuestra auditoria. 7 Por:

10 DEPARTAMENTO DE HACIENDA Anejo 1 AREA DE SEGUROS PÚBLICOS Hallazgos Hallazgo 1 - Gestiones de cobro inefectivas de los anticipos de fondos concedidos a las agencias gubernamentales, a las corporaciones públicas y a los municipios para el pago de primas La División de Contabilidad es responsable, entre otras cosas, de solicitar los anticipos de fondos al Area del Tesoro del Departamento para el pago de las primas de seguros de las agencias gubernamentales, las corporaciones públicas y los municipios. La División procesa el pago de esas primas a las compañías aseguradoras mediante comprobantes de pago. Posteriormente, prepara los comprobantes de jornal para el recobro de las cantidades pagadas a favor de las agencias gubernamentales y las facturas al cobro por las primas pagadas a las corporaciones públicas y a los municipios. También efectúa las gestiones de cobro de los balances pendientes por cobrar. Al 30 de septiembre de 1999 las agencias gubernamentales, las corporaciones públicas y los municipios adeudaban al Area de Seguros $87,657,496 por el indicado concepto, según se indica: Balance Año Agencias Corporaciones Municipios Total $ 305,543 $ 62,344 - $ 367, ,442, ,574-1,603, ,370,834 4,202,508-6,573, ,645,818 9,665,808-12,311, ,343,921 9,572,325-10,916, ,398,230 16,515,185 $ 1,442,378 22,355, ,163,679 14,285,022 18,080,751 33,529,452 Total $ $ $ $ Balance al 30 de septiembre de 1999.

11 (Cont. Anejo 1) El examen de dichas operaciones reveló que a la mencionada fecha la Supervisora de la División de Contabilidad no había realizado gestiones de cobro efectivas para recobrar de las entidades gubernamentales y los municipios el importe indicado. El examen de 21 cuentas por cobrar por $19,283,969 de 17 corporaciones públicas y 4 agencias, originadas entre el 6 de marzo de 1997 y el 21 de mayo de 1999, reveló que : - En un caso (5 por ciento) no hizo ninguna gestión de cobro. - En 10 casos (48 por ciento) se hizo una sola gestión de cobro. - En 6 casos (28 por ciento) se hicieron dos gestiones de cobro. - En 4 casos (19 por ciento) se hicieron 3 gestiones de cobro, pero las mismas se efectuaron entre 37 hasta 867 días luego de emitidas las facturas al cobro. En el Artículo 12-e de la Ley Núm. 230, según enmendada, conocida como "Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico" (Ley Núm. 230), se establece que será obligación de las dependencias, incluyendo el propio Departamento como tal, activar el cobro de todas las deudas de personas naturales y jurídicas y adoptar aquellas medidas que autorizare la ley para cobrar dichas deudas lo antes posible. En los apartados IV al VI del Procedimiento Núm. 63, aprobado por el Secretario el 14 de julio de 1980, y en el Apartado D de la Carta Circular Núm del 28 de diciembre de 1979 se establecen los pasos a seguir relacionados con los anticipos vencidos o delincuentes. La situación señalada ocasiona que se utilicen los recursos del Fondo General asignados para otros propósitos, para el pago de las primas a las compañías que están asegurando los riesgos de dichas agencias, corporaciones públicas y municipios. Además, por el tiempo que transcurre desde que se originaron estas cuentas, las mismas se pueden convertir en incobrables. La Supervisora de la División de Contabilidad se apartó de lo dispuesto en la reglamentación aplicable. La Directora del Area de Seguros no ejerció una supervisión adecuada sobre dichas operaciones.

12 (Cont. Anejo 1) En la carta del Secretario Interino éste indicó que debido a falta de personal no habían podido agilizar las gestiones de cobro. Mencionó que está en proceso un estudio de organización del Area de Seguros Públicos en el cual se recomienda crear dos puestos adicionales en la División de Contabilidad, uno de ellos para realizar funciones de cobrador. Véanselas recomendaciones 1 y 5-a. Hallazgo 2 - Desviaciones de la reglamentación relacionada con el recibo y depósito de cheques recibidos por correo por anticipos concedidos Los cheques por recobro de anticipos eran recibidos en el Area de Seguros a través del correo interno del Departamento o por mensajero. La Recepcionista del Area de Seguros recibía los cheques y los entregaba a la Supervisora de la División de Contabilidad. Esta los mantenía en una caja de seguridad hasta que los entregaba al Recaudador del Area del Tesoro, mediante la preparación de un "Comprobante de Remesa" (Modelo SC-745). El examen del proceso indicado reveló lo siguiente : a. La Recepcionista no anotaba en la "Relación de Valores Recibidos" (Modelo SC-1035) los cheques por recobro de anticipos recibidos por correo o mensajero. En el Apartado de Disposiciones Generales del Reglamento Núm. 25, aprobado por el Secretario el 22 de febrero de 1995, y el nuevo Reglamento Núm. 2 aprobado el 1 de julio de 1998, el cual deroga al primero, se establece que el personal encargado de recibir la correspondencia en las agencias utilizará el Modelo SC-1035 para enviar a los recaudadores o auxiliares los valores recibidos. Esta situación puede dar lugar a que se extravíen los valores recibidos, y se dificulte fijar la responsabilidad en estos casos. b. Los referidos cheques se depositaban con retrasos considerables. El examen realizado por nuestros auditores el 3 de junio de 1999 reveló que en la División de Contabilidad había 66 cheques 10

13 (Cont. Anejo 1) por $2,268,556. Los mismos fueron recibidos entre el 15 de abril y el 29 de mayo de Los cheques se depositaron entre el 4 de junio y el 13 de octubre de 1999, con tardanzas que fluctuaban de 19 a 145 días consecutivos. c. Del 1 de julio de 1997 al 31 áe agosto de 1999 la División de Contabilidad tramitó 341 remesas por $55,612,852 por el recobro de anticipos y otros conceptos. Examinamos 6 cheques por $17,983,517, emitidos entre el 10 de diciembre de 1997 y el 29 de junio de 1999, correspondientes a dichas remesas. Se determinó que los mismos se depositaron con tardanzas que fluctuaban entre 10 y 32 días luego de recibidos. En el Apartado D-2 del Reglamento Núm. 25 mencionado se dispone que todos los fondos se depositarán diariamente en la cuenta corriente del Secretario. La tardanza en depositar los cheques priva al Fondo General del Gobierno de tener disponible esos recursos prontamente. La Supervisora de la División de Contabilidad y la Recepcionista se apartaron de lo dispuesto en la reglamentación aplicable al recibo y depósito de los cheques y otros valores. Por otro lado, la Directora del Area de Seguros no supervisó adecuadamente dichas operaciones. En la carta del Secretario Interino éste informó que se implantará el control de los cheques recibidos mediante el uso de la "Relación de Valores Recibidos" (Modelo SC-1035) a cargo de la Recepcionista. Además, se le dará prioridad dos veces por semana al depósito de los cheques recibidos, ya que no se reciben diariamente. Véase la recomendación 5-b. Hallazgo 3 - Falta de conciliación de los subsidiarios de los anticipos por cobrar En la División de Contabilidad se registraban manualmente, por año fiscal, los anticipos recibidos del Area del Tesoro. Los anticipos se utilizaban para pagar las primas contratadas para las dependencias 11

14 (Cont. Anejo 1) del Gobierno y las comisiones a los corredores de seguros. También se mantenía un subsidiario de los anticipos pendientes de cobro. Por su parte, el Area del Tesoro notificaba a la División de Cuentas y Conciliación e Informes del Negociado de Cuentas del Departamento las solicitudes de los anticipos aprobados para que se pusieran a la disposición de la dependencia o corporación pública y contabilizar la transacción. Nuestro examen reveló que no se efectuaban conciliaciones mensuales entre los subsidiarios de los anticipos por cobrar del Area de Seguros, el Area del Tesoro y el Negociado de Cuentas del Departamento. Ello es necesario para verificar si los saldos están correctos y, de existir diferencias entre éstos, determinar las razones y hacer los ajustes correspondientes. En el Artículo 2(b) de la Ley Núm. 230 se dispone : Que la contabilidad del Gobierno de Puerto Rico refleje claramente los resultados de sus operaciones financieras, provea la información financiera necesaria para la administración de las operaciones gubernamentales y para la preparación y ejecución del presupuesto, y constituya un control efectivo sobre los ingresos, desembolsos, fondos, propiedad y otros activos del Gobierno. En el Reglamento Núm. 49, aprobado por el Secretario el 22 de diciembre de 1976, y el Reglamento del mismo número aprobado el 1 de julio de 1998, el cual derogó al primero, se establece la preparación de conciliaciones mensuales de los récords internos de las agencias con los del Departamento y la responsabilidad de corregir cualquier diferencia que surja como resultado de las mismas. Esta situación impide determinar la corrección de los balances que se reflejan en los registros internos de cada dependencia y, por ende, la confiabilidad de la información financiera relacionada con dichas transacciones. Por ejemplo, para los años fiscales y los registros internos del Area del Tesoro reflejaban cuentas por cobrar por anticipos a las corporaciones por $11,692,801 y $21,759,477, respectivamente. Sin embargo, de acuerdo con los récords subsidiarios del Area de Seguros las cuentas por cobrar de las corporaciones para los años mencionados eran de $9,665,808 y $9,572,325, lo que representa diferencias de $2,026,993 y $12,187,

15 (Cont. Anejo 1) Los directores del Area del Tesoro, de la División de Cuentas y Conciliación e Informes del Negociado de Cuentas se apartaron de lo dispuesto en la reglamentación aplicable. La Directora del Area de Seguros no ejerció una supervisión adecuada de dichas operaciones. En la carta del Secretario Interino éste informó que se estaba evaluando esta situación para tomar las medidas que correspondan y realizar dichas conciliaciones. Véase la recomendación 2. Hallazgo 4 - Funciones y deberes conflictivos La Supervisora de Contabilidad y un Auxiliar Fiscal III de la División de Contabilidad realizaban las siguientes funciones conflictivas relacionadas con el recibo, el trámite, el registro, el pago y las gestiones de cobro de los anticipos efectuados : - Preparaban los comprobantes de desembolsos, tramitaban y registraban éstos. Por otra parte, recibían los cheques correspondientes del Area del Tesoro para tramitarlos a las compañías aseguradoras, los corredores y otros beneficiarios. - Efectuaban recaudaciones, preparaban los comprobantes de remesa, atendían las reclamaciones de los clientes y hacían gestiones de cobro mediante facturas al cobro o comprobantes de jornal, y registraban las cantidades recaudadas en el subsidiario de cuentas por cobrar. El 4 de marzo de 1997 la Directora del Area de Seguros sometió a la Oficina de Gerencia y Presupuesto del Departamento una propuesta para reorganizar dicha Area. En la misma se solicitó personal adicional, debido al volumen de trabajo generado al comenzar la contratación de corredores de seguros. Al 31 de diciembre de 1999 aún no se había atendido dicha solicitud. En el Artículo 4(f) de la Ley Núm. 230 se dispone para que en la organización fiscal exista una debida separación de funciones y responsabilidades. 13

16 (Cont. Anejo 1) La situación señalada no permite al Area de Seguros mantener un control adecuado sobre los pagos, los recaudos, las cuentas por cobrar y las anotaciones en los subsidiarios de contabilidad correspondientes. Ello puede propiciar la comisión de errores o irregularidades y que no se detecten a tiempo. Además, dificulta fijar responsabilidades en caso de que éstas ocurran. Los directores de la Oficina de Gerencia y Presupuesto del Departamento y del Area de Recursos Humanos no habían tomado las medidas para segregar las funciones de los puestos indicados. En la carta del Secretario Interino éste indicó que la División de Clasificación del Area de Recursos Humanos comenzó una evaluación de los puestos del Area de Seguros ; y que cuando se termine la misma se procederá a emitir las recomendaciones para la reorganización de dicha Area. Véase la recomendación 3. Hallazgo 5 - Falta de procedimientos escritos aprobados y actualizados La División de Contabilidad utiliza el "Manual de Procedimientos Contables de Julio de 1997" como guía para realizar las operaciones relacionadas con el recibo de fondos, facturación, recobro de deudas y desembolsos de los seguros públicos que cubren los riesgos de las agencias, las corporaciones públicas y los municipios del Gobierno de Puerto Rico. El Manual fue preparado por un consultor externo contratado en abril de 1997, de conformidad con el sistema de contabilidad "Sistema Integrado de Contabilidad Financiera Central" (conocido por sus siglas en inglés como CIFAS). Al 31 de diciembre de 1999 el referido Manual no se había sometido para la aprobación de la Secretaria de Hacienda. Tampoco había sido actualizado para conformarlo con el nuevo sistema de contabilidad, conocido como el "Sistema Integrado de Contabilidad Financiera de Puerto Rico" (PRIFAS), que comenzó a operar el 1 de julio de En el Artículo 4(i) de la Ley Núm. 230 se establece, entre otras cosas, que el Secretario podrá autorizar a las dependencias y entidades corporativas a que diseñen sus propios sistemas y procedimientos 14

17 (Cont. Anejo 1) de contabilidad, cuando dicho funcionario no pueda diseñarlos o cuando lo ameriten. No obstante, los sistemas y procedimientos contables que se diseñen requerirán la aprobación final de éste para su implantación. Por otro lado, en el Artículo 4(d) se establece, entre otras cosas, que los sistemas y procedimientos diseñados o aprobados por el Secretario deben estar coordinados con la contabilidad central que él lleve. Esta situación puede afectar adversamente la uniformidad y continuidad de las operaciones de la División. Además, puede crear dificultades para responsabilizar a empleados en caso de incumplimiento con sus funciones. La Directora del Area de Seguros no cumplió con su responsabilidad de someter el referido Manual de Procedimientos para la aprobación de la Secretaria, y actualizar el mismo a partir del comienzo del sistema de contabilidad PRIFAS. En la carta del Secretario Interino éste informó que una firma de consultoría en el campo de la contabilidad está actualizando el Manual de Procedimientos Internos para armonizar sus disposiciones con el Sistema PRIFAS. Una vez se complete se someterá a la aprobación de la Secretaria de Hacienda. Véanse las recomendaciones 4 y 5-c.

18 jun 94 oct DEPARTAMENTO DE HACIENDA AREA DE SEGUROS PÚBLICOS Aneio 2 Funcionarios principales que actuaron durante el período auditado. Período Nombre Cargo Desde Hasta Hon. Xenia Vélez Silva Secretaria de Hacienda 20 nov die 99 CPA Juan A. Alvarado Zayas Secretario de Hacienda Interino 1 oct nov 97 Hon. Manuel Díaz Saldaña Secretario de Hacienda 1 ene sep 97 Lcdo. Eduardo J. Negrón Méndez Subsecretario de Hacienda 20 nov die 99 Vacante 1 oct nov 97 CPA Juan A. Alvarado Zayas 1 ene sep 97 CPA Yesmín Valdivieso Galib Subsecretaria de Hacienda 1 ene die 96 Lcda. Aida Carrillo De Jesús Directora del Area de Seguros 1 abr die 99 Públicos Interina Sra. Glorimar Rivero Rivera Directora del Area de Seguros 9 dic mar 99 Públicos Sr. Edwin Rivera Malavé Director del Area de Seguros 3 oct ago 96 Públicos Sr. Ramón A. Ríos Castro 3 feb 93 6 jun 94 Lcda. Aida Carrillo De Jesús Directora del Area de Seguros Públicos Interina 24 ago 96 8 dic 96 Lcda. Aida Carrillo de Jesús Subdirectora del Area de 24 ago mar 99 Seguros Públicos Sr. Víctor Merced Maldonado Subdirector del Area de 1 mar ago 93 Seguros Públicos Sra. Rosa M. Rondón Sierra Supervisora de Contabilidad 1 oct dic 99 16