Informe de Auditoría DB de diciembre de 1997

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1 Informe de Auditoría DB de diciembre de 1997 TRIBUNAL GENERAL DE JUSTICIA DE PUERTO RICO TRIBUNAL DE PRIMERA INSTANCIA SUBSECCION DE DISTRITO - SALA DE GUAYNABO (Unidad 2346) Periodo auditado : 1 de agosto de 1992 al 30 de abril de 1997

2 CONTENIDO Págma Información sobre la unidad auditada Periodo cubierto y normas aplicables Opinión Clasificación y contenido de los hallazgos Informe de auditoría anterior Otros anejos Recomendaciones Comunicaciones a la gerencia Comentarios de la gerencia Reconocimiento Anejo 1 - Hallazgos. 1 - Asignación de funciones conflictivas Informes de conciliación de caja y banco no enviados a la Unidad de Cuentas Expedientes judiciales no presentados para examen Falta de información en los registros de asuntos civiles y criminales Multas y costas no cobradas en casos criminales Necesidad de mantener un tarjetero control para las cuentas de ahorro de menores o incapacitados Anejo 2 - Conciliación de los saldos en el libro de caja de la Secretaria General con los fondos disponibles en el banco al 30 de abril de Anejo 3 - Funcionarios y empleados principales que actuaron durante el periodo auditado

3 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico 1 de diciembre de 1997 Al Gobernador y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes : Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Sala de Guaynabo, Subsección de Distrito del Tribunal de Primera Instancia de Puerto Rico para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes. La misma se efectuó a base de la facultad que se nos confiere en la Sección 22 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA El Tribunal de Distrito de Puerto Rico se instituyó mediante la Ley Núm. 11 del 24 de julio de 1952, según enmendada, conocida como "Ley de la Judicatura del Estado Libre Asociado de Puerto Rico". La Sala de Guaynabo, Subsección de Distrito del Tribunal de Primera Instancia de Puerto Rico (Tribunal) forma parte de la Región Judicial de Bayamón. de los municipios de Guaynabo y Cataño. Este presta servicios judiciales ala jurisdicción territorial Dichos servicios consisten en atender los casos civiles y criminales que se le asignan en la Ley mencionada. Mediante la Ley Núm. 1 del 28 de julio de 1994, conocida como "Ley de la Judicatura de Puerto Rico de 1994", se aprobó una reforma para reorganizar la Rama Judicial. Esta entró en vigor el 24 de enero de La misma derogó distintas secciones de la Ley Núm. 11 citada y, entre otras cosas, dispone que

4 el Tribunal de Distrito quedará abolido en un periodo de ocho años, a partir de la vigencia de dicha ley. A la misma vez, la nueva ley crea el Tribunal de Primera Instancia y dispone que durante ese proceso de abolición el Tribunal de Distrito permanecerá como una Subsección de Distrito del Tribunal de Primera Instancia. Todo asunto pendiente ante la Subsección de Distrito una vez concluido el periodo de ocho años será referido al Tribunal de Primera Instancia. Como parte de la reorganización,,el Tribunal permanecerá adscrito a la Región Judicial de Bayamón. Los gastos de funcionamiento del Tribunal son sufragados por la Oficina de Administración de los Tribunales (OAT). PERIODO CUBIERTO Y NORMAS APLICABLES La auditoría cubrió del 1 de agosto de 1992 al 30 de abril de En algunos aspectos se examinaron operaciones de fechas anteriores y posteriores. El examen se realizó de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución. Efectuamos las pruebas que consideramos necesarias de acuerdo con las circunstancias. OPINION Las pruebas efectuadas demostraron que las operaciones fiscales del Tribunal se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Se determinaron seis hallazgos clasificados secundarios que se comentan en el Anejo 1. CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS Los hallazgos de nuestros informes de auditoría se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen serias violaciones de ley y de los reglamentos aplicables. Los mismos pueden

5 consistir en irregularidades y errores graves o materiales determinados con motivo de las siguientes situaciones, entre otras : falsas representaciones, malversación de activos, aplicación incorrecta de principios de contabilidad y de disposiciones legales relevantes, fallas matemáticas, o por hechos mal interpretados. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves. En la sección anterior se ofrece información sobre la clasificación de los hallazgos de este informe. Los hallazgos del Anejo 1 de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes (le esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes : 1. Situación -Los hechos encontrados en una fase de auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios. 2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglarnento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor. 3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio. 4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación. Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tornen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos legales señalados. Cuando ello lo amerita, se incluye al final del hallazgo información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados.

6 INFORME DE AUDITORIA ANTERIOR Las recomendaciones del Informe de Auditoría DB del 22 de diciembre de 1992 fueron atendidas. OTROS ANEJOS En el Anejo 2 se presenta una conciliación de los saldos en el libro de caja de la Secretaria General con los fondos disponibles en el banco al 30 de abril de El Anejo 3 contiene una relación de los funcionarios y empleados principales del Tribunal que actuaron durante el periodo auditado. RECOMENDACIONES A la Directora Administrativa de los Tribunales l. Ver que el Juez Administrador del Tribunal cumpla con las recomendaciones 2 al 4 (hallazgos 1 al 6). Al Juez Administrador del Tribunal 2. Ver que se segreguen las funciones que realiza la Secretaria General que se comentan en el Hallazgo Ver que la Secretaria General y el Alguacil General remitan copia de los informes de conciliación de caja y banco a la Unidad de Cuentas de la Región Judicial de Bayamón (Hallazgo 2).

7 4. Ver que la Secretaria General : (a) Ejerza una supervisión eficaz sobre las tareas de las secretarias auxiliares que intervienen con el archivo, la custodia y el control de los expedientes judiciales para que se localicen y conserven para futuro examen los dos expedientes que se indican en el Hallazgo 3. (b) Ejerza una supervisión eficaz sobre las tareas de las secretarias auxiliares para que éstas anoten en los registros de asuntos civiles y criminales los documentos radicados y los sellos de rentas internas cancelados (Hallazgo 4). (c) Observe las disposiciones de la Carta Circular Núm. 4 y diligencie el cobro de las multas y costas por $ correspondientes a los tres casos criminales resueltos que se indican en el Hallazgo 5. (d) Lleve el tarjetero control para las cuentas de ahorro de menores o incapacitados (Hallazgo 6). COMUNICACIONES A LA GERENCIA 1. Las situaciones comentadas en el Anejo 1 fueron referidas al Juez Administrador del Tribunal, Hon. Angel L. Robles Candelaria (Juez Administrador), mediante carta de nuestra auditora del 21 de agosto de El borrador de este informe fue sometido a la Directora Administrativa de los Tribunales (Directora Administrativa), Lcda. Mercedes M. de Bauermeister y al Juez Administrador, para comentarios.

8 COMENTARIOS DE LA GERENCIA 1. En cartas del 25 de agosto y 25 de septiembre de 1997 el Juez Administrador sometió sus observaciones sobre los hallazgos que le fueron comunicados. Indicó las medidas adoptadas o que se adoptarán sobre las situaciones comentadas. 2. Por carta del 3 de octubre de 1997 la Directora. Administrativa de los Tribunales contestó el borrador del informe e informó que no tenía observaciones al respecto. RECONOCIMIENTO Expresamos nuestro agradecimiento a los funcionarios y empleados del Tribunal por la cooperación que nos prestaron durante la auditoría.

9 TRIBUNAL GENERAL DE JUSTICIA DE PUERTO RICO Anejo 1 TRIBUNAL DE PRIMERA INSTANCIA SUBSECCION DE DISTRITO - SALA DE GUAYNABO Hallazgos Hallazgo 1 - Asignación de funciones conflictivas Las principales funciones fiscales que se realizaban en la Secretaría del Tribunal no estaban segregadas, por lo que no existía una estructura de controles internos adecuada. La Secretaria General, Srta. Magda López López, recaudaba, desembolsaba, contabilizaba y supervisaba todas las transacciones fiscales que se originaban en su área de trabajo. Esta, además, preparaba, revisaba y aprobaba las transacciones fiscales incluidas en los informes de conciliación de caja y banco que preparaba. Del 1 de enero de 1994 al 31 de diciembre de 1996 la Secretaria General efectuó recaudaciones y desembolsos por $1,368,114 y $1,298,665, respectivamente. En la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como "Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico", se dispone que las organizaciones fiscales que diseñen las dependencias deberán proveer para que en el proceso fiscal exista una separación de funciones y responsabilidades que impida o dificulte la comisión de irregularidades. Esta disposición es cónsona con la directriz sobre la separación de funciones fiscales en los tribunales de distrito contenidas en la carta del 17 de mayo de 1994 del Director del Area de Recursos Humanos de la OAT. La ausencia de tal segregación o de una medida alterna de control propicia el ambiente para que se cometan irregularidades en el manejo de los fondos públicos y que las mismas no se detecten a tiempo para fijar responsabilidades.

10 (Cont. Anejo 1 ) citadas. El Juez Administrador no había tomado las medidas pertinentes para cumplir con las disposiciones Véanselas recomendaciones 1 y 2. Hallazgo 2 - Informes de conciliación de caja y banco no enviados a la Unidad de Cuentas La Secretaria General y el Alguacil General, Sr. Neftalí Gómez Agosto, no remitían a la Unidad de Cuentas de la Región Judicial de Bayamón copia del `'Estado de Conciliación de Caja" (Modelo SC-762-D) y de los documentos relacionados. En la Carta Circular Núm. 46 emitida por la Directora Administrativa de los Tribunales el 29 dejunio de 1995 se dispone que los recaudadores oficiales (Secretaria General y Alguacil General) de los tribunales de primera instancia ubicados fuera de centros judiciales enviaran al Supervisor de la Unidad de Cuentas de su región judicial copia del Modelo SC-762-D y de los documentos relacionados. Los mismos deberán remitirse simultáneamente con el envío del referido modelo al Departamento de Hacienda. Esta situación privó al Supervisor de la Unidad de Cuentas de la Región Judicial de Bayamón de ejercer su fitnción fiscalizadora. El Juez Administrador no supervisó eficazmente las funciones de la Secretaria General y del Alguacil General para ver que éstos cumplieran con la disposición mencionada. Véanse las recomendaciones 1 y 3. Hallazgo 3 - Expedientes judiciales no presentados para examen No se presentaron para examen los expedientes judiciales de los casos números y los cuales al 30 de abril de 1997 reflejaban balances en los libros por $250 y $200, respectivamente.

11 (Cont. Anejo 1) En el Reglamento Núm. 23 "Para la Conservación de Documentos de Naturaleza Fiscal Necesarios para Exámenes y Comprobación de Cuentas y Operaciones Fiscales", aprobado por el Secretario de Hacienda el 15 de agosto de 1988, se dispone que los documentos fiscales deben conservarse, clasificarse y archivarse en forma tal que se puedan localizar, identificar y poner a la disposición del Contralor de Puerto Rico ydel Secretario de Hacienda, o de cualquier otro funcionario autorizado por ley, con prontitud y en la forma deseada. Dicha situación constituyó un impedimento de alcance en nuestro examén, ya que nos impidió Verificar la corrección de los balances de los casos indicados según los libros. También impide a la Secretaria General evaluar los referidos casos para determinar sobre la inactividad de los fondos conforme a las disposiciones de la Ley Núm. 38 del 26 de mayo de La Secretaria General no ejerció una supervisión eficaz sobre las tareas de las secretarias auxiliares que intervienen con el archivo, la custodia y el control de los expedientes judiciales. Véanselas recomendaciones 1 y 4-a. Hallazgo 4 - Falta de información en los registros de asuntos civiles y criminales a. En 14' de 30 expedientes examinados (47 por ciento) determinamos que 29 documentos con sellos de rentas internas cancelados, que fueron radicados entre el 24 de mayo y 10 de diciembre de 1996, no habían sido anotados en el "Registro de Asuntos Civiles".' b. En 14' de 15 expedientes examinados (93 por ciento) determinamos que los documentos de las sentencias, dictadas entre el 15 de febrero de 1996 y el 28 de abril de 1997, no habían sido anotados en el "Registro de Asuntos Criminales".' En éstos se impusieron y se cobraron multas y costas por $1, ' Una lista de los expedientes se incluyó con la carta de] 21 de agosto de 1997 que nuestra auditora dirigió al Juez Administrador. 9

12 (Cont. Aneio 1 ) En el "Reglamento e Instrucciones de Contabilidad para los Jueces, Secretarios y Marshalls de los Tribunales de Distrito" ; aprobado por la Oficina del Auditor de Puerto Rico el 23 dejunio de 1936, según enmendado, se dispone que toda causa civil radicada, sentencia criminal dictada y todo sello de rentas internas cancelado en la corte sean inmediatamente asentados en los registros de asuntos civiles y criminales, según corresponda. La falta de información en los referidos registros afecta la revisión de las transacciones fiscales que se originan de los casos para determinar su corrección y propiedad. La Secretaria General no supervisó eficazmente las tareas de las secretarias auxiliares para ver que éstas cumplieran con dicha disposición. Véanse las recomendaciones 1 y 4-b. Hallazgo 5 - Multas y costas no cobradas en casos criminales La Secretaria General no había diligenciado al 30 de abril de 1997 el cobro de multas y costas por $ correspondientes a los casos criminales números ($50.75), ($51) y ($101) impuestas por el Tribunal entre el 7 de noviembre de 1994 y el 25 de junio de En dichos casos el Tribunal concedió prórrogas que estaban vencidas por mas de 30 días, sin que se hubiera ejecutado la sentencia de cárcel al no pagarse las multas impuestas. En el Artículo Núm. 46 del Código Penal de 1974 se establece que las multas deben cobrarse inmediatamente y que en los casos que el Tribunal conceda prórrogas, éstas se cobrarán en un término no mayor de 30 días a partir de la fecha en que ha quedado firme la sentencia. Por otro lado, en la Regla Núm. 172 del Código de Procesamiento Criminal se dispone que cuando el Tribunal dicte sentencia 10

13 (Cont. Anejo 1) condenando al acusado al pago de una multa, si éste dejara de satisfacerla, inmediatamente será encarcelado por falta de dicho pago. En la Carta Circular Núm. 4 emitida por el Director Administrativo de los Tribunales el 20 de octubre de 1987 se indica : A los efectos de facilitar el seguimiento de los casos en que se concede prórrogas, se instruye a los Secretarios Generales para que semanalmente revisen los expedientes de los casos que tengan citaciones para diligenciar o sentencias para ser ejecutadas. Deben solicitarle mensualmente a la Policía que le informen el status de los diligenciamientos relacionados con los casos en que el Tribunal ha concedido prórrogas y que ya están vencidas. La posposición de la ejecución de la sentencia de cárcel o del cobro de multas crea dificultad al Tribunal, toda vez que se requiere más tiempo y esfuerzo en dicha gestión, lo que afecta las funciones de éste. El Juez Administrador no supervisó eficazmente las funciones de la Secretaria General para ver que ésta cumpliera con las disposiciones mencionadas. Véanse las recomendaciones 1 y 4-c. Hallazgo 6 - Necesidad de mantener un tarjetero control para las cuentas de ahorro de menores o incapacitados La Secretaria General no llevaba un tarjetero control para las cuentas de ahorro de menores o incapacitados. En el Manual sobre "Normas y Procedimientos para el Manejo y Disposición de Fondos Consignados de, Menores o Incapacitados Bajo la Custodia de los Secretarios del Tribunal de Primera Instancia", promulgado por la OAT en junio de 1993, se establece que se mantendrá un tarjetero control para las cuentas de menores o incapacitados.

14 (Cont. Ane-jo 1) Dicha situación puede propiciar que se mantengan cuentas de ahorro de menores activas aún cuando éstos hayan alcanzado la mayoría de edad. El Juez Administrador no supervisó eficazmente las funciones de la Secretaria General para ver que ésta cumpliera con la referida disposición. Véanse las recomendaciones 1 y 4-d.

15 TRIBUNAL GENERAL DE JUSTICIA DE PUERTO RICO Anejo 2 TRIBUNAL DE PRIMERA INSTANCIA SUBSECCION DE DISTRITO - SALA DE GUAYNABO Conciliación de los saldos en el libro de caja de la Secretaria General con los fondos disponibles en el banco al 30 de abril de 1997 Saldo en el libro de cala : Fianzas en efectivo y otros fondos $ 135,000 Cuentas de ahorro de menores e incapacitados 152,914 Cuenta Criminal 6,479 Total de saldos $194,393 Fondos disponibles : Saldo en el Banco Santander, Sucursal de Guaynabo : Cuenta de Asuntos Civiles $132,124 Menos : Cheques en Circulación 927 $131,.197 Cuenta de Asuntos Criminales 6,259 Saldo en el Banco Popular de Puerto Rico ; Sucursal de Guaynabo (cuentas de ahorro de menores e incapacitados) 152,914 Efectivo en poder de la Secretaria General 4,023 Total de fondos disponibles $294,393

16 TRIBUNAL GENERAL DE JUSTICIA DE PUERTO RICO Anejo 3 TRIBUNAL DE PRIMERA INSTANCIA SUBSECCION DE DISTRITO - SALA DE GUAYNABO Funcionarios y empleados principales que actuaron durante el periodo auditado Periodo Nombre Careo Desde Hasta Lcda. Mercedes M. de Bauermeister Directora Administrativa 1 dic abr 97 de los Tribunales Lcdo. Ramón Negrón Soto Director Administrativo 1 ago nov 92 de los Tribunales Hon. Angel L. Robles Candelaria Juez Administrador del 20 mar abr 97 Tribunal Lcdo. Carlos Rodríguez Muñiz Idem 1 ago mar 95 Srta. Magda López López Secretaria General 1 may abr 97 Sra. Miriam García Aponte Idem 1 dic abr 96 Sra. Elsie González Marrero 1 ago nov 93 Sr. Neftalí G6mez Agosto Alguacil General 1 ago abr 97

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