Contar con un proceso administrativo que identifique las instancias y defina la norma para realizar este.

Transcripción

1 Página 1 de 9 1. Introducción Se a creado el procedimiento para la Creación, de Datos Maestros de Bancos con el fin de definir las instancias que intervienen en el proceso del mantenimiento de estos datos maestros. Este procedimiento identifica la actividad general del procedimiento y el grado de detalle de los mismos, describiendo en orden cronológico el conjunto de operaciones que debe realizarse para efectuar el procedimiento de Creación de Datos Maestros de Bancos, identificando al responsable de cada actividad. El grado de detalles con el que fue elaborado es útil para las actividades de capacitación e inducción, sobre todo cuando se trata de empleados de reciente ingreso al Instituto y permite tener un instrumento homogéneo de aplicación uniforme a nivel institucional. 2. Objetivo Establecer los mecanismos necesarios para llevar a cabo el procedimiento y efectuar la Creación de Datos Maestros de Bancos y agilizar la elaboración de los mismos. Contar con un proceso administrativo que identifique las instancias y defina la norma para realizar este. 3. Alcance Este documento es aplicable a nivel Central en Tegucigalpa, nivel Hospitalario y Nivel Central Regional en la Dirección Regional del Norte. 4. Definiciones IHSS: Instituto Hondureño de Seguridad Social. BANCO: Es una empresa financiera que se encarga de captar recursos en la forma de depósitos, y prestar dinero, así como la prestación de servicios financieros. 13/ : memorando 283-

2 Página 2 de 9 SOLICITUD: Documento escrito que va dirigido a un organismo público o a una autoridad a los que se pide algo o ante los que se plantea una reclamación con la exposición de los motivos en los que se basan. OFICIO (DOCUMENTO): Documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras. FORMULARIO: Es una página con espacios vacíos que han de ser rellenados con alguna finalidad. CUENTA BANCARIA: Es un contrato financiero con una entidad bancaria en virtud del cual se registran el balance y los subsiguientes movimientos de dinero del cliente. 5. Referencias Documentos Externos Oficio de notificación del banco Documentos Internos Oficio de solicitud de apertura de servicios Oficio de solicitud de apertura de cuenta aprobada Cuenta apertura da Solicitud de formulario Formulario de creación/modificación de cuenta de mayor 6. Responsabilidad y Autoridades Son responsables de la supervisión y velar por la correcta implementación de este procedimiento la Gerencia Administrativa y Financiera 13/ : memorando 283-

3 Página 3 de 9 Son responsables de la correcta implementación de este procedimiento Tesorería, Sub- Gerencia de Registros Contables y el personal operativo que participa en este proceso. La Unidad de Auditoría Interna, efectuara fiscalizaciones para verificar que el mismo se efectué correctamente. 7. Procedimiento Tesorero(a) 7.1 Elabora oficio solicitando la apertura de cuenta en sistema bancario, envía a la Gerencia Administrativa y Financiera. (oficio de solicitud) Elabora oficio de solicitud para apertura de cuenta bancaria (nueva), para el banco acreditado en el sistema bancario Remite oficio a la Gerencia Administrativa y Financiera. GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Gerente Financiero 7.2 Recibe, revisa y autoriza oficio de solicitud de apertura de servicios, remite a Tesorería. (oficio) Revisa oficio de solicitud Autoriza con firma y sello la solicitud de apertura de cuenta de servicios El oficio de solicitud de apertura de cuenta se remite a Tesorería. Tesorero(a) 7.3 Recibe solicitud de apertura de cuenta de servicios aprobada, envía solicitud al banco correspondiente. (solicitud aprobada) Revisa que solicitud tenga la firma y el sello correspondientes para que este aprobada Envía oficio de solicitud de apertura de cuenta de servicios aprobados al banco seleccionado. 13/ : memorando 283-

4 Página 4 de 9 BANCO 7.4 Recibe, revisa y analiza si aprueba o no la solicitud de apertura de cuenta.(solicitud apertura cuenta) Revisa la solicitud para la apertura de cuenta bancaria Si no aprueba la solicitud de apertura de cuenta la transacción se detiene Si se aprueba continua el trámite correspondiente para apertura de cuenta 7.5 Realiza la apertura de la cuenta. (cuenta aperturada) Si todo es conforme realiza la apertura de cuenta. 7.6 Mediante oficio notifica al tesorero la apertura y numero de la cuenta bancaria (oficio notificación cuenta) Se notifica al tesorero la apertura de cuenta mediante oficio, en el cual ira indicado el número de cuenta bancaria. Tesorero(a) 7.7 Recibe y Revisa oficio de notificación del banco ( Oficio Notificación Cuenta ) Revisa en oficio del banco, el número de cuenta bancaria que se le asigno Solicita a la Sub-Gerencia de Registros Contables el formulario para la creación de una cuenta de mayor. 7.8 Solicita por sistema a la Sub-Gerencia de Registros Contables el formulario de solicitud de creación/modificación de cuenta de mayor. ( solicitud formulario ) Solicita a la Sub-Gerencia de Registros Contables el formulario solicitud de creación/modificación de cuenta de mayor. Este formato contiene la siguiente información: A. Tipo de solicitud: La cual puede ser la creación de cuenta de mayor o modificación de una cuenta de mayor. B. Datos de la cuenta: Los cuales son Tipo/Denominación, Datos de control, Datos de Bancos y Tesorería, Otros 13/ : memorando 283-

5 Página 5 de 9 C. Autorizaciones SUB-GERENCIA DE REGISTROS CONTABLES Contador 7.9 Recibe y revisa solicitud de formulario y remite formulario a tesorería (solicitud de formulario ) Revisa solicitud de formulario de solicitud de creación/modificación de cuenta mayor Remite formulario a tesorería por sistema. TESORERÍA Tesorero(a) 7.10 Por el sistema recibe y llena formulario de creación/modificación de cuentas de mayor, indicando si es cuenta pagadora o recaudadora (formulario creación/modificación de cuentas del mayor) Revisa formulario de creación /modificación de cuentas de mayor Llena en el sistema el formulario de solicitud de creación/modificación de cuenta mayor, el cual se asociara con el número de cuenta bancaria Indica en el formulario todos los valores para la cuenta de mayor Indica si la cuenta abierta será una cuenta pagadora o recaudadora Si la cuenta es pagadora se deberá indicar como se generaran los cheques de la misma Envía formulario a la Sub-Gerencia de Registros Contables remite el Formulario de Solicitud de Creación/modificación de cuentas del mayor a la sub-gerencia de Registros Contables SUB-GERENCIA DE REGISTROS CONTABLES Contador 7.12 Por el sistema recibe y revisa si es correcta o no la información del formulario de creación/modificación de cuenta de mayor. (formulario ) Revisa formulario de creación/modificación de cuenta de mayor ingresado en el sistema. 13/ : memorando 283-

6 Página 6 de Si la información es incorrecta se devuelve para su corrección Si la información es correcta continúa con el trámite correspondiente En el Sistema crea cuenta de mayor en el modulo contable y notifica a tesorería su creación Crea en el sistema del modulo contable la cuenta de mayor Notifica a tesorería que cuenta de mayor ha sido creada. TESORERÍA Tesorero (a) 7.14 Crea cuenta bancaria en el sistema en modulo de tesorería Crea cuenta bancaria La cuenta debe contener la siguiente información: Sociedad Nombre del banco Número de cuenta Moneda Tipo de cuenta (Corriente/Ahorro) Uso de la cuenta (Pagadora/Recaudadora) Dirección Teléfono Contacto Asigna la cuenta de Mayor correspondiente Incluye al nuevo banco en la cuenta de bancos propios Archiva la documentación correspondiente a la creación de la nueva cuenta Se archiva la documentación que da soporte a la creación de la nueva cuenta Fin del procedimiento. 13/ : memorando 283-

7 Página 7 de 9 8. Diagrama de Flujo MACRO FLUJOGRAMA: PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DE DATOS Tesorería Tesorero (a) Gerencia Administrativa y Financiera Gerente Financiero Banco Sub-Gerencia de Registros Contables Contador INICIO 1.- Elabora oficio Solicitando la apertura de cuenta en sistema bancario, envía a la Gerencia Administrativa y Financiera Oficio de solicitud 2.- Recibe, Revisa y autoriza oficio de solicitud de apertura de servicios, remite a Tesorería Oficio 3.- Recibe solicitud de apertura de cuenta de servicios aprobada, envía solicitud al banco correspondiente Solicitud aprobada 4.- Recibe, revisa y analiza si aprueba o no la solicitud de Solicitud de apertura de cuenta apertura de cuenta SE APRUEBA? SI NO FIN 5.- Realiza la apertura de la cuenta Cuenta Aperturada 7.- Recibe y revisa oficio de notificación del banco Oficio notificación de cuenta 8.- Solicita por el sistema a la Sub-Gerencia de Registros Contables el Formulario de solicitud de creación/ modificación de cuenta de mayor Solicitud formulario 6.- Mediante oficio notifica al tesorero la apertura y numero de la cuenta bancaria Oficio notificación de cuenta 9.- Recibe y revisa solicitud de formulario y remite formulario a Solicitud tesorería formulario 1 13/ : memorando 283-

8 Página 8 de 9 MACRO FLUJOGRAMA: PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DE DATOS Tesorería Sub-Gerencia de Registros Contables Tesorero (a) 1 Contador 10.- Por el sistema recibe y llena formulario de creación/ modificación de cuenta de mayor, indicando si es cuenta pagadora o recaudadora formulario creación/ modificación de cuentas del mayor 11.- Envía formulario a la Sub-Gerencia de Registros Contables Recibe solicitud de apertura de cuenta de servicios aprobada, envía solicitud al banco correspondiente 12.- Por el sistema recibe y revisa si es correcta o no la información del formulario d creación/ modificación de cuenta de mayor Formulario 14.- Crea cuenta bancaria en el sistema en el modulo de Tesorería NO LA INFORMACIÓN ES CORRECTA? SI 13.- en el sistema crea cuenta de mayor en el modulo contable y notifica a Tesorería su creación 15.- Archiva la documentación correspondiente a la creación de la nueva cuenta Fin del Procedimiento 13/ : memorando 283-

9 Página 9 de 9 9. Anexos 9.1 Oficio de banco autorizando la apertura de servicios 9.2 Oficio de solicitud de apertura de servicios 9.3 Formulario de solicitud de creación/modificación de cuenta de mayor 10. Historial y revisiones Revisión Fecha Descripción y/o ítems modificados Primero documento Actualizado por Documento Nuevo Estudiante de Ing. Daniel García Autorizado por: 13/ : memorando 283-