GCPHONE : Comienzo rápido (IPhone)

Transcripción

1 PRESENTACIÓN GCPHONE : Comienzo rápido (IPhone) GCPhone es una aplicación que le permite administrar fácilmente su actividad comercial, a partir de Smartphone, un estante o de un PC. GCPhone funciona sobre IOS, Android (5.0 mínimo) y Windows (7-8-10). Las versiones de GCPhone son específicas a cada plataforma, pero pueden utilizarse independientemente. Los datos de GCPhone pueden transferirse de una plataforma a otra, utilizando el módulo Dropbox. GCPhone puede utilizarse en Francés, Inglés, Español e Italiano. FUNCIONALIDADES GCPhone es una gestión comercial que permite administrar su fichero contactos (clientes potenciales, clientes, proveedores), los ficheros producidos (el vuestro y los de sus proveedores), y crear sus Presupuestos, Pedidos Clientes, Facturas y Pedidos de reaprovisionamiento. GCPhone integra también varios módulos complementarios, permitiendo el seguimiento rápido y simple de su actividad, como Gestión de las existencias, Estadísticas, reaprovisionamiento, calendario PRIMERA UTILIZACIÓN En su primera conexión, deberá elegir la lengua de utilización, y definir un código de acceso (código secreto, a 4 cifras). Se aconseja definir también una cuestión secreta y esperada la respuesta, cuando haya olvidado su código de acceso. Presione la bandera de la lengua deseada, luego sobre el tipo de material utilizado (Smartphone o estante). Con un IPAD, puede utilizar el método estante (envío certificado) o el método IPhone (véase la documentación IPhone). En la ventana < Definición >, presionan el botón < yo olvidaron mi código >. Entender la cuestión y la respuesta, luego presionan <OK>. Puede ahora entender su código a 4 cifras. En consecuencia, basta con entender el código para acceder a la aplicación. NOTAS El objetivo de este documento de ayuda consiste en crear rápidamente una factura cliente. No se describe un gran número de botones/funciones/opciones avanzados en este documento. Quiere consultar los otros documentos de ayuda disponibles para más detalles sobre estos elementos.

2 LOS INDICADORES GCPHONE : Comienzo rápido (IPhone) La primera ventana indicada es los indicadores, que le reseñan rápida de su actividad, a partir de día. Los iconos abajo de la pantalla permiten imaginar los distintos cuadros. El icono <Menu>, en cumbre a la izquierda permite indicar la carta principal (acceso a los distintos módulos). El icono < Opciones >, en cumbre a la derecha permiten indicar la carta secundaria (acceso a los ficheros secundarios, a los parámetros de la aplicación y a las estadísticas). El icono < Herramientas >, en cumbre a la derecha permiten acceder a los módulos de mantenimiento de la base de datos, al módulo Dropbox, y al ayudante de configuración. Menu Localización Opciones Herramientas Alertas CITAS/Tareas Gráfico C.A

3 AYUDANTE DE CONFIGURACIÓN Antes de cualquier otra cosa, debe configurar los parámetros de la aplicación, que se utilizarán en los otros módulos de GCPhone. El método más rápido para ello es utilizar al ayudante de configuración: Presione el icono < Herramientas > y selecciona la opción < Ayudante de configuración >. Los distintos parámetros de GCPhone se indican sobre 3 planes (P1/P2/P3). El color del icono indicado ante cada parámetro indica si este parámetro se informa correctamente (verde), puede mejorarse o informarse (yema de huevo, pero sin incidencia principal sobre el resto de la aplicación), o debe informarse imperativamente (rojo, algunas funciones requieren este parámetro). Presione un parámetro para obtener más detalles. Si desea informar o modificar este parámetro, presionan el botón < Publicar este parámetro >. GCPhone indica la ventana que contiene este parámetro. Después de modificación del parámetro, presionan el botón <OK>, para validar y volver de nuevo al ayudante de configuración. Una síntesis global está disponible presionando el icono < Síntesis >, abajo a la derecha. Indica el porcentaje de terminación de la parametrización. Se recomienda un porcentaje del 100% (ningún parámetro rojo) para el buen funcionamiento de la aplicación. Restaurar P1 P2 P3 Sintesis

4 FICHA SOCIEDAD GCPHONE : Comienzo rápido (IPhone) La mayoría de los parámetros importantes de la aplicación se informó gracias al ayudante, pero debe completar la descripción de su sociedad. En efecto, algunos campos descriptivos serán utilizados automáticamente por GCPhone, en particular, en la generación de los documentos (Pie de página, logotipo, condiciones de venta ) Presione el icono < Opciones > y selecciona la opción < Parámetros > Se indica el pequeño parámetro. Agrupa los distintos parámetros de la aplicación por tipo. Presione una opción de la carta para acceder a los parámetros correspondientes. Parámetros particulares: General-Moneda: por defecto, la moneda es el Euro. Puede seleccionar (o crear) otra moneda. Esta moneda se utiliza automáticamente en el momento de la creación de los documentos, y para convertir los importes financieros expresados en otra moneda (nota de gastos, producidos proveedor). General-Suministro auto: utilizado para los productos almacenados. GCPhone creará automáticamente una línea de suministro si las existencias del producto alcanzan el límite de existencias definido. General-Policía: Este parámetro permite definir el tamaño de la policía de impresión (Pequeño/Medio/Grande). Por defecto, se utiliza la policía media. Cartuchos-Cartucho: Estos campos texto multilínea son utilizados por defecto en el momento de la creación de los documentos. Las condiciones de venta pueden ser diferentes según el tipo de documento. Cartuchos-Condición de Venta en página 2: Este parámetro permite imprimir o no las condiciones de venta en el momento de la creación de los documentos. Si las condiciones de venta se imprimen, aparecerán en final de documento, sobre una nueva página. Contacto-Latitud, Longitud: estos campos se utilizan en el módulo Localización, para indicar a la sociedad sobre la tarjeta. Campos especiales: El nombre y el contenido de estos campos pueden ser modificados libremente por el usuario, en función de sus necesidades y su nacionalidad. Por defecto, contienen la información legal de la sociedad utilizada en Francia. Prefijos y Secuencias: Estos campos permiten generar un único número de documento, en el momento de la creación de los documentos mercantiles. Si estos campos no se informan (o incorrectos), no se generará el documento. El número de documento generado está de la forma: <Préfijo>AAAAMM/<Secuencia> (AAAAMM=Año y Mes ) Modelos: Estos campos se utilizan en el momento de la creación de los Correos electrónicos. Informan automáticamente al tema y al contenido del correo electrónico, en función del tipo de documento vinculado al correo electrónico.

5 Tarifas: Estos campos se utilizan para calcular el precio de venta y las distintas tarifas de sus productos. El porcentaje de margen permite calcular un precio de venta (Tarifa A) a partir del precio de coste. Los otros porcentajes se utilizan para calcular las Tarifas B/C/D, a partir de la Tarifa A. es por supuesto posible entender directamente las distintas tarifas, sin utilizar estos porcentajes.

6 CREAR UN CONTACTO Una vez informados los parámetros, debe crear uno o más Contactos. GCPhone implica 4 tipos de contactos: Contacto, Cliente, Proveedor u otro Presione el icono <Menu> y selecciona la opción < Contactos > GCPhone indica la lista de los Contactos. A priori, esta lista es vacía en su primera utilización. Presione el icono <+>, en cumbre a la derecha para añadir un nuevo Contacto. Informe a los distintos campos de la ficha contacto y valida la introducción presionando <OK>, en cumbre a la derecha. NOTA: Según el tipo de campo que debe informarse, el método de introducción varía: La mayor parte del tiempo, pulsan inmediatamente para indicar el teclado (o un rodillo fecha), por ejemplo, el campo < Sociedad >. Los campos texto multi líneas no se indican en su integralidad. Presione la flecha a la derecha para abrir el campo de introducción ancho. Después de modificación del texto, presionan el botón <>, en cumbre a la izquierda para volver de nuevo a la ficha Contacto, por ejemplo el campo <Comentarios>. Los campos lista proponen una selección de valores, presionando la flecha a la derecha. Seleccione el valor deseado en la lista propuesta y valida la selección presionando el botón < Selección >, abajo de la pantalla, por ejemplo el campo <País>. Filtros Añadir Suprimir Modificarse Import Export Imprimir Opciones OK General Dirección Antecedentes

7 CREAR LOS PRODUCTOS Debe ahora crear los productos que aparecerán sobre sus Presupuestos y Facturas Clientes. GCPhone administra 2 tipos de productos: los productos no almacenados (prestaciones, horas de trabajo ) y los productos almacenados. Estos últimos se utilizan en los módulos de gestión de existencias, de reaprovisionamiento e inventario. Presione el icono <Menu> y selecciona la opción < Productos internos > El método de introducción de la ficha producido y los iconos que deben utilizarse son los mismos que para la ficha Contacto. Campos particulares: Fotografía: Puede tomar una fotografía del producto, elegir una imagen en su galería de imagen o suprimir la fotografía. Código barre: en caso necesario, entienden un código barra de tipo EAN13 (12 caracteres numéricos), o presionan el icono < Código Barra > para utilizar el lector de códigos barra (Tipo EAN13). En espera: este campo no puede modificarse. Indica, para este producto, la cantidad actualmente en espera de suministro. Este campo sólo se utiliza para los productos almacenados. Tarifas: GCPhone administra hasta 4 tarifas diferentes para cada producto, utilizadas automáticamente en función de la clase arancelaria destinada al cliente (o definida puntualmente por ustedes en el momento de la creación de la factura). Pueden informarle, o calcularle es manualmente imprescindible informar al menos automáticamente a la Tarifa A. las otras tarifas a partir de la Tarifa A, en función de los parámetros de tarifa definidos en las opciones (véase ayudante de configuración). Menu Del contexto: Presione el icono < Menu Del contexto > en cumbre a la derecha para indicar las distintas opciones disponibles sobre la ficha Producto. Esta carta permite, en particular, definir el precio de coste del producto (o agarrarlo directamente), y calcular un precio de venta en función del precio de coste. Productos Proveedores: Esta tabla indica los distintos productos proveedores vinculados a su producto (utilizados en el momento de la creación de los pedidos de suministro). Antecedentes Producto: Esta tabla indica los antecedentes del producto. Los registros son añadidos automáticamente por GCPhone, en función de su actividad, pero es posible añadir sus propias líneas de antecedentes en caso necesario.

8 Filtros Añadir Suprimir Modificarse Imprimir Opciones OK General Tarifas/Existencias Proveedores Antecedentes

9 CREAR UN PRESUPUESTO Después de haber creado sus productos y sus contactos, es ahora posible generar los documentos mercantiles. El primer documento es el Presupuesto. Presione el icono <Menu> y selecciona la opción < Presupuesto > GCPhone indica la lista de los Presupuestos. A priori, esta lista es vacía en su primera utilización. Presione el icono <+>, en cumbre a la derecha para añadir un nuevo Presupuesto. El documento se crea, algunos campos (emisora, pie, condiciones de venta ) infórmanse por defecto, en función de los parámetros que definió anteriormente. Cuando selecciona el contacto destinatario del presupuesto, el cartucho destinatario y la tarifa utilizada se informan automáticamente. Nota: todos los campos informados automáticamente por GCPhone pueden modificarse más tarde. Añadir las líneas del Presupuesto: Una vez seleccionado el contacto, puede añadir uno o más líneas al presupuesto. Presione el icono < Líneas > abajo de la pantalla para indicar la tabla de las líneas. Presione el icono <+> situada bajo la tabla para añadir una línea. Presione el botón < Buscar > para indicar la lista de sus productos y selecciona el producto deseado. Se informan automáticamente los campos de la línea de presupuesto. Puede modificar los valores propuestos por defecto, en particular la cantidad del producto. Los totales se recalculan automáticamente en función de las modificaciones. Es también posible crear una línea de presupuesto utilizando un producto específico (no administrado en el fichero productos). En ese caso, deberá entender una referencia para este producto así como los otros campos descriptivos. Reducción: Puede definir una reducción que debe aplicarse en esta línea de presupuesto, embargando el importe HT (se lo recalcula % de reducción), o entendiendo el porcentaje de reducción que debe aplicarse (el importe de la reducción se recalcula). En consecuencia, si modifica esta línea (cantidad por ejemplo), debe definir cómo se recalculará la reducción de la línea utilizando el selector <Calcul Reducción con el %>. Si este selector es activo, % no lo cambia, se recalcula el importe de la reducción. Valide la línea presionando <OK>, en cumbre a la derecha. Se recalculan los importes financieros del Presupuesto. Para imaginar el detalle de los importes financieros, presionan la línea <CI> del presupuesto. A partir de esta ventana, puede definir una reducción global para el conjunto de las líneas del presupuesto. Atención, si se hubieran definido algunas reducciones particulares en las líneas del presupuesto, serán sustituidas por la reducción global.

10 Campos particulares: GCPHONE : Comienzo rápido (IPhone) Estatuto: Todos los documentos mercantiles implican un estatuto que indica su estado actual. Para modificar el estatuto de un documento, presionan la línea < Estatuto >. Sólo los nuevos estatutos que pueden ser seleccionado se indican en la lista de selección. Grupo presupuesto: Los presupuestos pueden ser agrupados por grupo presupuesto. En efecto, es posible proponer al cliente varios presupuestos diferentes para una misma prestación. Si el cliente selecciona uno de los presupuestos propuestos, modifican el estatuto de este presupuesto en < Firmado >, luego utilizan la opción < Cancelar los Presupuestos Competidores > para desactivar los Presupuestos inútiles de este grupo. Firma: Presionan el botón < Firma > abajo de la pantalla para indicar la firma del cliente. Este campo permite obtener la firma gráfica del cliente, si el presupuesto se realiza en el cliente. Impresión del Presupuesto: Cuando el presupuesto se termina, presione la opción <OK>, en cumbre a la derecha para registrar el documento. Es posible cambiar el orden de impresión de las líneas del presupuesto presionando los botones <Arriba> y <Bajo>, situados abajo de la pantalla. Para indicar las opciones disponibles para un presupuesto, presionan la opción <Menu Del contexto>, en cumbre a la derecha. Seleccione la opción < Imprimir >. Para cada tipo de documento mercantil (excepto pedido proveedor), existe 5 tipos de impresión diferentes. El tipo < Comentarios > no imprimen las líneas de productos, sino el campo multilíneas comentarios del presupuesto. El tipo < Sin IVA > puede utilizarse para las sociedades eximidas de IVA (piense por informar a la mención legal). Seleccione el tipo de documento deseado y presiona < Reseña PDF > para generar el documento. Filtros Añadir Suprimir Modificarse Imprimir Opciones OK

11 General Líneas Cartuchos Suprimir Modificarse Añadir Líneas hacia arriba/bajo

12 CREAR UN PEDIDO GCPHONE : Comienzo rápido (IPhone) El pedido cliente es el documento intermedio entre el presupuesto y la factura. No es obligatorio generar un pedido pero si utiliza productos almacenados, la creación de un pedido cliente le permitirá administrar automáticamente sus existencias de productos. En efecto, la salida de existencias de los productos internos se realiza en la validación del pedido cliente. Puede crear un pedido cliente utilizando 2 métodos: O a partir de un Presupuesto firmado (véase la carta del contexto del presupuesto), O cogiendo usted los elementos del pedido. En este último caso, el procedimiento de creación es el mismo que para los presupuestos. Si el pedido se genera a partir de un presupuesto, el número de presupuesto correspondiente se recuerda sobre el pedido. Filtros Añadir Suprimir Modificarse Imprimir Opciones OK General Líneas Cartuchos Suprimir Modificarse Añadir Líneas hacia arriba/bajo

13 CREAR UNA FACTURA Puede crear una factura utilizando 3 métodos: O a partir de un Presupuesto firmado (véase la carta del contexto del presupuesto), O a partir de un Pedido Cliente validado (véase la carta del contexto del Pedido), O cogiendo usted los elementos de la factura. En este último caso, el procedimiento de creación es el mismo que para los pedidos Cliente. Campos particulares: N REF.: Este campo indica a partir de se generó qué Presupuesto o encarga la factura. Proyecto: GCPhone permite analizar su actividad por Proyecto. Es posible afectar a Facturas, Notas de gastos y otros gastos/distintas ganancias sobre un proyecto específico. GCPhone le indica si este proyecto es rentable o no. Reglamento: Estos campos le permiten terminar la factura, indicando los elementos correspondientes al Reglamento final del cliente. Estos campos se utilizan en particular en el calendario y las alertas. Filtros Añadir Suprimir Modificarse Imprimir Opciones OK General Líneas Cartuchos Suprimir Modificarse Añadir Líneas hacia arriba/bajo