LA DATA ROOM VIRTUAL EN EL SECTOR REAL ESTATE

Transcripción

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2 LA DATA ROOM VIRTUAL EN EL SECTOR REAL ESTATE Multipartner propone una solución sencilla, rápida y completamente segura para la gestión de su cartera inmobiliaria. La Data Room Virtual (VDR) es un instrumento idóneo para compartir vía web de un modo seguro y selectivo, la información y datos confidenciales entre los distintos usuarios autorizados. Dispone de un patrimonio inmobiliario dividido en áreas geográficas diferentes? Tienen que compartir documentación relativa a los inmuebles con varios usuarios autorizados (internos y/o externos a su organización) y con las diferentes divisiones/sociedades de su Grupo? Quiere iniciar un procedimiento de cesión/valorización de su patrimonio inmobiliario y tiene que compartir de modo confidencial numerosos documentos y contenidos multimedia entre todas las partes interesadas? La Virtual Data Room de Multipartner es la solución ideal y no requiere inversiones en hardware o software: basta disponer de una conexión a Internet, pudiendo acceder a la información estructurada según sus necesidades y desde cualquier lugar donde se encuentre. 2

3 CARACTERÍSTICAS DE LA VDR INMOBILIARIA Los criterios de seguridad más elevados: Multipartner garantiza los máximos criterios de seguridad. Activable rápidamente : en pocas horas tendrá acceso a su VDR completamente personalizada y podrá cargar con un solo click toda la información necesaria, a través de la función Carga masiva o si lo prefiere, puede enviarnos la documentación a través de una carpeta FTP y nosotros nos encargaremos de estructurarla y cargarla en la VDR. Estructura de la VDR en las secciones deseadas: pueden gestionar individualmente cada inmueble o cartera de inmuebles, y decidir que usuarios pueden acceder a cada una de las secciones. Diferentes niveles de acceso a la VDR : Data Room Manager: Usted y/o su Asesor podrán utilizar todas las funciones de la VDR (cargar/modificar/eliminar la documentación, enviar s, gestionar el Q&A, visualizar los informes y estadísticas, etc.). Viewer: los usuarios autorizados podrán registrarse y acceder a la VDR. Roles de visualización a medida. Hasta 500 usuarios pueden acceder contemporáneamente. Periodo de uso de la plataforma: todo el tiempo que sea necesario! 3

4 ALGUNAS DE NUESTRAS TRANSACCIONES Multipartner posee una experiencia consolidada con clientes grandes y pequeños, así como de elevado standing como Cushman & Wakefield, Unicredit Real Estate, Jones Lang LaSalle, BNP Paribas Real, Colliers International, Roca Junyent Abogados, etc UniCredit Real Estate y Cushman & Wakefield LLP Colliers International y BNP Paribas Real Estate Inmuebles Alitalia Jones Lang Lasalle 4

5 LAS PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE LAS VIRTUAL DATA ROOM DE MULTIPARTNER ACCESO FÁCIL E INMEDIATO El uso de la VDR no requiere la instalación de ningún hardware o software. Basta disponer de una conexión a internet de banda larga y utilizando vuestro navegador habitual. Acceso 24/7 y consulta simultánea de la documentación entre los usuarios autorizados con la máxima seguridad y confidencialidad. DOCUMENTACIÓN INFORMES ESTADÍSTICOS MULTILINGÜE SIMULTANEO PERSONALIZACIÓN GRÁFICA PROJECT MANAGER ASISTENCIA TÉCNICA Y HELPDESK 24/7 VIDEO Y GALERÍA FOTOGRÁFICA CD/DVD ARCHIVO Es posible cargar archivos de cualquier formato (A4, A3, A0 etc.) y extensión: (PDF, Word, Excel, PowerPoint, Autocad, DWF, DWG). Permite al Data Room Manager tener un seguimiento en tiempo real de la actividad de los usuarios dentro de la VDR: saber que documentos/secciones suscitan mayor interés, cuáles son los usuarios más interesados en el Deal, control de acceso de cada usuario o grupos de usuarios, etc. Además, cada informe se pueden exportar en el formato deseado (.Pdf,.Xls,.DOC y.rtf) y modificar para adaptarse a sus necesidades. Nuestras VDR se pueden configurar en distintos idiomas (español, inglés, francés, alemán, italiano), sin ningún coste extra. Nuestras VDR se personalizan graficamente con los colores, el logo y la brand identity del Cliente. Multipartner designará un Project manager multilingüa que durante toda la duración de la operación apoyará al Cliente y/o sus asesores. Multipartner garantiza asistencia técnica continua y un servicio real de helpdesk multilingüa activo 24/7 para ayudar al Cliente, sus Asesores y a todos los usuarios de la VDR. A petición del cliente, es posible insertar una sección dedicada a las fotografías y videos. Al cierre de la Data Room Virtual, Multipartner ofrece al cliente una copia gratuita (o más copias) de toda la documentación disponible en la Data Room con el fin de tener un archivo histórico visible por medio de un simple navegador web. 5

6 MÁXIMA SENCILLEZ EN LA GESTIÓN DE LA VIRTUAL DATA ROOM CARGA DE LA DOCUMENTACIÓN Nuestro sistema de VDR permite al cliente, poder realizar la carga masiva de la documentación (mediante la función ZIP), en su Virtual Data Room. Incluso en la fase inicial, se puede cargar simultaneamente con un solo click una estructura entera de carpetas y archivos. GESTIÓN DE LOS ACCESOS A LA VDR TENERME INFORMADO AUTOMÁTICO FUNCIÓN BLOQUEO/ DESBLOQUEO DE LOS DOCUMENTOS VERSIÓN DE LOS DOCUMENTOS GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES Q&A El cliente podrá de forma independiente y sencilla gestionar el acceso de los usuarios y asignar los roles que han sido solicitados durante la fase de creación de la VDR. Esta función permite que cada usuario habilitado sea informado automáticamente, cada vez que un documento de su interés sea sustituido o modificado. Esta función permite al usuario autorizado, poder bloquear un documento en elaboración, con el fin de evitar modificaciones paralelas por parte de otros usarios que tengan acceso a dicho documento; los usuarios interesados podrán con un simple click enviar un anónimo solicitando el desbloqueo del documento. Posibilidad de reemplazar un archivo y conservar la versión anterior, de tal modo que, en un futuro se pueda recuperar. Directamente desde la VDR se pueden gestionar todas las comunicaciones, tanto de entrada como de salida relativas a la operación, manteniendo la máxima confidencialidad sobre la identidad de los usuarios y conservando por separado y en un lugar seguro, todo el archivo histórico de los s intercambiados. En la misma sección de la documentación, el usuario dispone de un sistema avanzado de gestión de Q & A: puede, realizar una pregunta de carácter general o relacionada con una carpeta/archivo específico; el Data Room Manager, contestará a las diferentes preguntas, haciendo que la respuesta pueda ser pública a todos los usuarios, grupos de usuarios o sólo visible al propio emisor. Todo ésto sin necesidad de enviar un ! 6

7 AVANZADOS CRITERIOS DE SEGURIDAD Protocollo SSL : Protección de la Data Room Virtual mediante el Protocolo de Seguridad SSL: Secure Sockets Layer (el mismo que usan las principales bancas para las transacciones en Internet). Todas las informaciones intercambiadas on line se encriptan continuamente (a excepción de los s) y se protegen con un certificado de última generación EV Extended Validation concedido por VeriSign, primera autoridad de certificación internacional. Filigrana dinámica/estática en los documentos PDF: Para evitar la distribución de la información confidencial, cada página pdf viene marcada con una filigrana «dinámica» que indica el nombre de usuario, la fecha y hora de la descarga y la IP del ordenador, con el fin de realizar un seguimiento de los documentos y de todas las actividades realizadas por el usuario en la VDR. SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS Máximo control de los accesos a la Data Room: El acceso de los usuarios a la Data Room siempre viene verificado y aprobado por parte del Data Room Manager. Una vez, realizado este primer paso, el usuario registrado podrá utilizar el nombre de usuario y contraseña elegida, para acceder a la VDR. Diferentes Roles de visualización a medida : Discriminación de accesos a las diferentes categorías de información en función de los roles de visualización asignados a cada usuario, según lo especificado por el cliente y/o sus advisors. Es posible activar uno o más roles de visualización, los cuales permiten un acceso selectivo y diferenciado a los contenidos de la VDR. Guardar/Imprimir deshabilitado: Para garantizar el máximo nivel de seguridad, es posible autorizar unicamente la consulta llamada «a video» de los documentos. Con nuestras Data Room, los archivos abiertos no se descargan en los temporales del ordenador, impidiendo al usuario recuperar el archivo. Búsqueda al interno de los documentos/título: La aplicación OCR permite activar la búsqueda de texto al interno de los documentos que han sido escaneados. SEGURIDAD DEL SISTEMA - Certificación de la server farm que hospeda los servidores. - Circuitos en fibra óptica entre la Control Room de Multipartner y la server farm. - Identity management. - Business Continuity & Disaster Recovery. - VPN en IPSEC, si se solicita para proyectos especiales. - Vulnerability Assessment Tests. - Sistemas redundantes y de backup. - Control de los accesos físicos a la server farm. - Run time de las sesiones definidas en función de las exigencias del cliente. 7

8 VENTAJAS DE LA VDR INMOBILIARIA Reducción de costes: Eliminación de los costes de viaje para consultar la documentación en una data room física preparada en la sede del Cliente o del Asesor. Empleo inteligente de los recursos: ya no deberá encargar a su equipo la gestión de la preparación y el control de accesos a la data room física. Ningún costes por la entrega de la documentación. El potencial comprador tendrá un mejor conocimiento del inmueble en el momento de la visita física: La data room virtual es un completo escaparate del inmueble y permite una mayor selección de los sujetos interesados. Respeto del ambiente: 0 papel: toda la documentación está en formato digital. 0 emisiones: ningún empleo de carburantes para la entrega de documentos o alcanzar el lugar donde se encuentra la Data Room Física. 8

9 ALGUNOS DE NUESTROS CLIENTES 9

10 Para recibir más información o si desean participar en una Demo on line, no duden en ponerse en contacto con: Maria Del Mar García Rodero Área Manager Spain :: Rome :: Paris +33 (0) :: Milan :: Madrid :: London +44 (0) :: Zurich :: New York +1 (646)