Unidad Didáctica 3: Selección del Proveedor AYF 1

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1 Unidad Didáctica 3: Selección del Proveedor AYF 1

2 UNIDAD DIDÁCTICA 3: SELECCIÓN DEL PROVEEDOR 1. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS 2. CRITERIOS DE VALORACIÓN 3. SELECCIÓN DEL PROVEEDOR 3.1. EL FICHERO DE PROVEEDORES 4. NEGOCIACIÓN DE LAS CONDICIONES 4.1. LOS DESCUENTOS 4.2. EL PLAZO DE PAGO 4.3. LOS GASTOS DE TRANSPORTE 4.4. ENVASES, EMBALAJES Y OTROS SERVICIOS Página 2 de 24

3 UNIDAD DIDÁCTICA 3: SELECCIÓN DEL PROVEEDOR 1. Evaluación de las ofertas Los pasos a seguir para evaluar y comparar la información recibida son los siguientes: Ø Preseleccionar las ofertas recibidas, eliminando aquellas que no se ajustan a nuestras condiciones principales. Ø Completar una ficha para cada proveedor. Esta ficha debe contener los datos de identificación de la empresa, los productos que puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece. Ø Elaborar un cuadro comparativo de ofertas. Los elementos de selección que se valoran en las ofertas se agrupan en factores económicos, de calidad y de servicio. Los factores económicos son precio unitario, descuentos comerciales y rappels, gastos de transporte, embalaje, carga y descarga, etc. Y plazo de entrega. El criterio general es elegir la oferta cuyo importe total sea menor, y cuando dos proveedores presenten la misma oferta se elegirá aquella cuyo producto sea de mayor calidad. Los factores de calidad son evaluables cuando la prioridad principal es la calidad del producto; para ello, se analizan las muestras recibidas, las características técnicas, las pruebas de funcionamiento, etc. Los factores de servicio comprenden otros aspectos comerciales relacionados directa o indirectamente con el artículo, como pueden ser: plazo de entrega, servicio post-venta, asistencia técnica, atención al cliente, período de garantía, etc. Página 3 de 24

4 2. Criterios de valoración Este proceso consiste en asignar un total de puntos que se reparten entre los factores, económicos, de calidad y de servicios, en función de la importancia que tenga cada uno de ellos. Para ello, antes de proceder a evaluar los factores de selección se establece un baremo o criterio de puntuación, por ejemplo, de un total de 100 puntos la empresa puede considerar que el factor calidad es el más importante y le asigna 50 puntos, al económico 30 y a los servicios añadidos 20. La puntuación total indica el proveedor o proveedores más idóneos. 3. Selección del proveedor El proceso de valoración de ofertas permite hacer una preselección entre los proveedores que transmiten en su oferta, una imagen de empresa garante, con solidez financiera y productos de calidad, no obstante debemos asegurarnos de que lo avalado en la oferta es cierto; para ello, el paso siguiente es que el comprador o los responsables visiten al proveedor en su empresa Los factores del producto y el proveedor están relacionados con: Ø Las características técnicas y la facilidad de uso Ø La formación ofrecida por el suministrador y el tiempo requerido para ello Ø La flexibilidad del proveedor para adaptarse a las necesidades del cliente. Ø La confianza y entendimiento entre comprador y vendedor, que aseguran la comodidad en el suministro del pedido. Página 4 de 24

5 Los factores de la empresa compradora se relacionan con el tipo de compra, el riesgo percibido y el tiempo disponible El fichero de proveedores La finalidad del fichero es poder obtener rápidamente los datos de los suministradores para solicitar presupuesto, información o enviar los pedidos. Por eso, las condiciones que debe reunir un buen fichero son: Ø Que contenga todos los datos y rigurosamente actualizados Ø Que las fichas estén ordenadas o clasificadas, bajo un sistema de fácil localización Ø Que exista un duplicado en lugar seguro, para los casos de extravío o hurto. La ficha de proveedor es un documento que usa todo el personal de compras, sin ella su trabajo sería poco menos que imposible. El contenido de una ficha de modelo estándar es el siguiente: Ø Datos de identificación del proveedor: nombre o razón social, CIF, código, dirección completa, teléfono, fax, etc. Ø Artículos que fabrica o comercializa: modelos, tallas, colores, unidad de venta, lote, etc. Ø Condiciones comerciales: precios, descuentos, forma de pago, plazo de entrega, gastos Ø Observaciones La ficha de producto se utiliza normalmente para conservar los datos y las conclusiones de un proceso de selección de ofertas. El contenido de esta ficha es el siguiente: Página 5 de 24

6 Ø Nombre y código del artículo Ø Nombre y código de los proveedores preseleccionado, por orden de prioridad Ø Observaciones sobre las características que más han destacado al estudiar las ofertas recibidas. Clasificación de las fichas Las fichas de proveedores deben estar debidamente ordenadas y clasificadas, para agilizar la localización y consulta de datos. Los sistemas de clasificación que más se utilizan son: Ø Alfabético: utiliza el nombre o razón social del proveedor. Ø Numérico: se asigna a cada proveedor un número Ø Alfa-numérico Ø Geográfico: consiste en agrupar a las empresas por provincias, ciudades y después se aplica el sistema alfabético 4. Negociación de las condiciones La negociación es una práctica muy habitual en las operaciones de compraventa entre empresas. Además de ajustar los precios, también se establecen acuerdos sobre los descuentos que el proveedor concede, plazo de pago, las condiciones del transporte Los descuentos A. Descuentos comerciales: es un porcentaje que se aplica sobre la lista de precios del proveedor, se utiliza como descuento único, aunque puede ir acompañado de un descuento por cantidad. Generalmente, el fabricante concede este tipo de descuento al Página 6 de 24

7 mayorista que realiza funciones de almacenaje y distribución, en estos casos se conoce como descuento funcional. B. Descuentos por pronto pago: Se concede por realizar el pago al contado o dentro de un período determinado. C. Descuentos por volumen o Rappels :El proveedor concede estos descuentos para que la compra sea de mayor volumen o para que el comprador adquiera mayor número de artículos durante un período de tiempo. Los descuentos por volumen pueden ser de dos tipos: a) Rappels acumulativos: se calculan sobre el importe total de las compras. Por ejemplo, el descuento puede ser del 5% si las compras anuales son superiores a , este descuento son liquidables al final del período. b) Rappels no acumulativos: el descuento se aplica a la cantidad que adquiere el comprador en un solo pedido. D. Descuentos de temporada: Estos descuentos se conceden cuando el comprador adquiere los productos con bastante antelación a la temporada de ventas. Por ejemplo cuando el comprador adquiere bañadores, equipos de aire acondicionado, etc. E. Descuentos de promociones: Es una reducción en el precio para que el comprador promocione los productos del fabricante El plazo de pago El plazo de pago es el tiempo que transcurre desde que se realiza la compra hasta que se cancela la deuda contraída. El comprador, siempre que pueda, negociará la fecha de pago o vencimiento por dos razones: 1. Para conocer el día que debe liquidar la deuda Página 7 de 24

8 2. Porque los proveedores suelen ofertar descuentos por pago al contado. Los plazos de pago que más se utilizan son: A. Pago a plazo ordinario: es cuando la fecha de pago coincide con la fecha de la factura que, generalmente, suele ser la fecha de entrega de la mercancía. B. Pago con plazo posfechado: es cuando el vencimiento se fija en una fecha posterior a la de la factura; es decir, en la factura se especifica que el vencimiento es a 30 d/f.fra. C. Pago con plazo extra: Consiste en otorgar al comprador unos días extra antes de que se haga efectivo el plazo del crédito. Por ejemplo, una factura cuyo pago esta expresado vto. A 90 d/f. fra., 30 d/extra. El comprador dispone de 90 días para aprovechar la ventaja del descuento por pronto pago y además dispone de 30 días para pagar la cantidad sin que el vendedor le aplique recargo. D. Pago a partir de fin de mes: el plazo se inicia a finales del mes en el cual tuvo lugar la compra, y no a partir de la fecha de la factura. Esta forma de pago es muy similar a la que se realiza en la práctica para las compras con la tarjeta de crédito. E. Pago con plazo a partir de la recepción del producto: el plazo se inicia el día que el comprador recibe la mercancía y no con la fecha de la factura. F. Pago bajo la condición cóbrese o devuélvase: el pago tiene lugar en el mismo momento que se recibe la mercancía. Estas condiciones se utilizan en las compras por correo cuyo pago es contra reembolso o cuando el vendedor duda de la capacidad de pago del cliente. G. Pago anticipado: el importe de la factura se paga antes de la fecha establecida por el proveedor. Página 8 de 24

9 Los gastos de transporte Los gastos de transporte se originan por trasladar la mercancía desde el almacén del vendedor hasta el punto de venta o almacén del comprador. Según el medio de transporte: Ø Portes: cuando el transporte es terrestre Ø Fletes: el transporte es fluvial o aéreo El término transporte también engloba otros conceptos o servicios (carga, descarga, seguro, etc.) prestado por distintas empresas que generalmente no intervienen en la operación de compraventa. Respecto a la entrega de la mercancía, pueden ser Ø entrega en el punto de venta Ø entrega a domicilio Las razones de la negociación respecto a los gastos de transporte Ø Los gastos de transporte incrementan el coste del producto Ø El coste del transporte siempre va unido al del seguro, por los riesgos que pueda sufrir la mercancía durante el trayecto. Ø El proveedor puede conseguir el transporte a menor coste. Para establecer las condiciones o quién debe soportar los gastos del transporte y sus anexos, las fórmulas más utilizadas son las conocidas como Cláusulas Incoterms El objetivo es proveer un grupo de reglas mundiales para la interpretación de los términos comerciales más comúnmente utilizados en el comercio internacional. Los Incoterms tienen como finalidad definir con precisión los gastos que el exportador deberá asumir permitiendo su identificación y consecuente incorporación en el precio de exportación de la mercancía. Página 9 de 24

10 El INCOTERM permite definir con exactitud hasta que punto y momento el exportador es responsable de la mercancía y en qué momento se transfiere los riesgos de pérdida o daño al comprador. A su vez, especifica de manera concreta los documentos que deberán presentar y tramitar comprador y vendedor en las distintas fases de la operación de exportación. Al momento de elegir cualquier cláusula INCOTERMS, el exportador se obliga a entregar la mercancía en el plazo y lugar convenido, con los documentos que correspondan según las condiciones señaladas en el contrato de compraventa. Clasificación y significado de los Incoterms La Cámara de Comercio Internacional ha ido elaborando los incoterms a medida de su aparición. Para una mayor claridad en la comprensión de las distintas cláusulas, la clasificación de los incoterms se puede agrupar según el tipo de venta realizada: Ø Venta a la salida: la mercancía viaja a cuenta y riesgo del comprador efectuándose la entrega en el país de origen. Ø Venta en frontera: la mercancía es entregada por el vendedor en una frontera determinada, haciéndose cargo de la misma el comprador. Ø Venta a la llegada: la mercancía viaja a cuenta y riesgo del vendedor, realizándose la entrega en el país de destino. Página 10 de 24

11 A. Venta a la salida 1) EXW (Ex-Works) - En Fábrica (lugar convenido) Significa que el vendedor entrega cuando pone la mercadería a disposición del comprador en el establecimiento del vendedor o en otro lugar convenido (es decir, fábrica, almacén, etc.). Este término representa, así, la menor obligación del vendedor, y el comprador debe asumir todos los costos y riesgos. Empaque y embalaje Flete interno (de fábrica al lugar de exportación) almacenaje, agentes ) Flete internacional (de lugar de exportación al lugar de importación) Seguro Gastos de importación (maniobras, almacenaje, agentes ) Transporte y seguro (lugar de importación a planta) Página 11 de 24

12 2) FCA (Free Carrier) - Libre Transportista (lugar convenido) Significa que el vendedor entrega la mercadería para la exportación al transportista propuesto por el comprador, en el lugar acordado. El lugar de entrega elegido influye en las obligaciones de carga y descarga de las partes. Si la entrega tiene lugar en los locales del vendedor este es responsable de la carga. Si la entrega ocurre en cualquier otro lugar, el vendedor no es responsable de la descarga. Este término puede emplearse en cualquier medio de transporte incluyendo el transporte multimodal. Empaque y embalaje Flete (de fábrica al lugar de exportación) almacenaje, agentes) Flete (de lugar de exportación al lugar de importación) Seguro Gastos de importación (maniobras, almacenaje, agentes ) Flete y seguro (de lugar de importación a planta) Demoras Página 12 de 24

13 3) FAS (Free Along Ship) - Libre al Costado del Buque (puerto de carga convenido) Significa que la responsabilidad del vendedor finaliza una vez que la mercadería es colocada al costado del buque en el puerto de embarque convenido. Esto quiere decir que el comprador ha de asumir todos los costos y riesgos de pérdida o daño de las mercaderías desde aquel momento. El término FAS exige al vendedor despachar las mercaderías para la exportación. Empaque y embalaje Flete y seguro (de lugar de exportación al lugar de importación) Flete (de fábrica al lugar de exportación) Gastos de importación (maniobras, almacenaje, agentes ) almacenaje, agentes) Flete y seguro (de lugar de importación a planta) Demoras Página 13 de 24

14 4) FOB (Free On Board) - Libre a Bordo (puerto de carga convenido) La responsabilidad del vendedor termina cuando las mercaderías sobrepasan la borda del buque en el puerto de embarque convenido. El comprador debe soportar todos los costos y riesgos de la pérdida y el daño de las mercaderías desde aquel punto El término FOB exige al vendedor despachar las mercaderías para la exportación. Este término puede ser utilizado sólo para el transporte por mar o por vías navegables interiores. Empaque y embalaje Flete y seguro (de lugar de exportación al lugar de importación) Flete (de fábrica al lugar de exportación) Gastos de importación (maniobras, almacenaje, agentes ) almacenaje, agentes) Flete (de lugar de importación a planta) Demoras Página 14 de 24

15 5) CFR (Cost and Freight) - Costo y Flete (puerto de destino convenido) Para el vendedor los alcances son los mismos que la cotización FOB con la única diferencia de que la empresa debe encargarse de contratar la bodega del barco y pagar el flete hasta destino. El riesgo de pérdida o daño de las mercaderías así como cualquier coste adicional debido a eventos ocurridos después del momento de la entrega, se transmiten del vendedor al comprador El término CFR exige al vendedor despachar las mercaderías para la exportación. Este término puede ser utilizado sólo para el transporte por mar o por vías navegables interiores. Empaque y embalaje Gastos de importación (maniobras, almacenaje, agentes ) Flete (de fábrica al lugar de exportación) almacenaje, agentes) Flete y seguro (de lugar de importación a planta) Demoras Flete (de lugar de exportación al lugar de importación) Página 15 de 24

16 6) CIF (Cost, Insurance and Freight) - Costo, Seguro y Flete (puerto de destino convenido) Significa que el vendedor entrega la mercadería cuando esta sobrepasa la borda del buque en el puerto de embarque convenido. El vendedor debe pagar los costos y el flete para conducir las mercaderías al puerto de destino convenido En condiciones CIF el vendedor debe también contratar un seguro y pagar la prima correspondiente, a fin de cubrir los riesgos de pérdida o daño que pueda sufrir la mercadería durante el transporte. El comprador ha de observar que el vendedor está obligado a conseguir un seguro sólo con cobertura mínima. Si el comprador desea mayor cobertura necesitará acordarlo expresamente con el vendedor o bien concertar su propio seguro adicional. El término CIF exige al vendedor despachar las mercaderías para la exportación. Este término puede ser utilizado sólo para el transporte por mar o por vías navegables interiores. Empaque y embalaje Gastos de importación (maniobras, almacenaje, agentes ) Flete (de fábrica al lugar de exportación) almacenaje, agentes) Flete y seguro (de lugar de importación a planta) Demoras Flete y seguro (de lugar de exportación al lugar de importación) Página 16 de 24

17 7) CPT (Carriage Paid To) - Transporte Pagado Hasta (lugar de destino convenido) El vendedor entrega las mercaderías al transportista designado por él pero, además, debe pagar los costos del transporte necesario para llevar las mercaderías al destino convenido. El comprador asume todos los riesgos y con cualquier otro coste ocurridos después de que las mercaderías hayan sido así entregadas. El CPT exige que el vendedor despache las mercaderías para la exportación Este término puede emplearse con independencia del modo de transporte, incluyendo el transporte multimodal. Empaque y embalaje Flete (de fábrica al lugar de exportación) almacenaje, agentes) Flete y seguro (de lugar de importación a planta) Gastos de importación (maniobras, almacenaje, agentes ) "Parcial" Demoras Flete (de lugar de exportación al lugar de importación) Gastos de importación (maniobras, almacenaje, agentes ) "Parcial" Página 17 de 24

18 8) CIP (Carriage and Insurance Paid to) - Transporte y Seguro Pago Hasta (lugar de destino convenido) El vendedor entrega las mercaderías al transportista designado por él pero, además, debe pagar los costos del transporte necesario para llevar las mercaderías al destino convenido. El vendedor también debe conseguir un seguro contra el riesgo, que soporta el comprador, de pérdida o daño de las mercaderías durante el transporte. El comprador asume todos los riesgos y con cualquier otro coste ocurridos después de que las mercaderías hayan sido así entregadas. El CPT exige que el vendedor despache las mercaderías para la exportación. Este término puede emplearse con independencia del modo de transporte, incluyendo el transporte multimodal. Empaque y embalaje Flete (de fábrica al lugar de exportación) almacenaje, agentes) Flete y seguro (de lugar de importación a planta) Gastos de importación (maniobras, almacenaje, agentes ) "Parcial" Demoras Flete y seguro (de lugar de exportación al lugar de importación) Gastos de importación (maniobras, almacenaje, agentes ) "Parcial" Página 18 de 24

19 B. Venta en frontera 1) DAF (Delivered At Frontier) - Entregadas en Frontera (lugar convenido) Significa que el vendedor ha cumplido su obligación de entregar cuando ha puesto la mercancía despachada en la Aduana para la exportación en el punto y lugar convenidos de la frontera pero antes de la aduana fronteriza del país comprador. Este término puede emplearse con independencia del modo de transporte cuando las mercaderías deban entregarse en una frontera terrestre. Empaque y embalaje Flete (de fábrica al lugar de exportación) almacenaje, agentes) Flete (de lugar de exportación al lugar de importación) Seguro (parcial) Flete (de lugar de exportación al lugar de importación) (parcial) seguro (parcial) Gastos de importación (maniobras, almacenaje, agentes ) "Parcial" Flete y seguro (lugar de importación a planta) Demoras Página 19 de 24

20 C. Venta a la llegada 1) DES (Delivered Ex Ship) - Entregadas Sobre Buque (puerto de destino convenido) Significa que el vendedor entrega cuando se ponen las mercaderías a disposición del comprador a bordo del buque, no despachadas para la importación, en el puerto de destino acordado. Empaque y embalaje Gastos de importación (maniobras, almacenaje, agentes ) Flete (de fábrica al lugar de exportación) almacenaje, agentes) Acarreo y seguro (lugar de importación a planta) Demoras Flete y seguro (de lugar de exportación al lugar de importación) Página 20 de 24

21 2) DEQ (delivered Ex-Quay) - Entregadas en Muelle (puerto de destino convenido) Significa que el vendedor entrega cuando se ponen las mercaderías a disposición del comprador, sin despachar para la importación, en el muelle (desembarcadero) en el puerto de destino acordado. El vendedor debe asumir los costos y riesgos ocasionados al conducir las mercaderías al puerto de destino acordado y al descargar las mercaderías en el muelle (desembarcadero). El término DEQ exige que el comprador despache las mercaderías para la importación y que pague todos los trámites, derechos, impuestos y demás cargas de la importación. Empaque y embalaje Gastos de importación (maniobras, almacenaje, agentes ) Flete (de fábrica al lugar de exportación) Flete y seguro (lugar de importación a planta) Demoras almacenaje, agentes) Flete y seguro (de lugar de exportación al lugar de importación) Este término puede usarse únicamente para el transporte por mar o por vías de navegación interior o para el transporte multimodal Página 21 de 24

22 3) DDU (Delivered Duty Unpaid) - Entregadas Derechos No Pagados (lugar de destino convenido) Significa que el vendedor ha cumplido su obligación de entregar cuando ha puesto la mercancía a disposición del comprador en el lugar convenido del país de importación y el Vendedor ha de asumir todos los gastos y riesgos relacionados con llevar la mercancía, hasta aquel lugar (excluidos derechos, impuestos y otros cargos oficiales exigibles a la importación). Así como los gastos y riesgos de llevar a cabo las formalidades aduaneras. Empaque y embalaje Gastos de importación (maniobras, almacenaje, agentes ) Flete (de fábrica al lugar de exportación) almacenaje, agentes) Flete y seguro (lugar de importación a planta) Demoras Flete y seguro (de lugar de exportación al lugar de importación) Página 22 de 24

23 4) DDP (Delivered Duty Paid) - Entregadas Derechos Pagados (lugar de destino convenido) Significa que el vendedor entrega las mercaderías al comprador, despachadas para la importación, y no descargadas de los medios de transporte utilizados en el lugar de destino acordado. El vendedor debe asumir todos los costos y riesgos ocasionados al llevar las mercaderías hasta aquel lugar, incluyendo los trámites aduaneros, y el pago de los trámites, derechos de aduanas, impuestos y otras cargas para la importación al país de destino. Empaque y embalaje Flete (de fábrica al lugar de exportación) almacenaje, agentes) Flete (de lugar de exportación al lugar de importación) seguro Gastos de importación (maniobras, almacenaje, agentes ) Acarreo y seguro (lugar de importación a planta) Demoras Página 23 de 24

24 4.3. Envases, embalajes y otros servicios Los envases y embalajes son elementos que incrementan el coste del producto. El envase es el envoltorio primario que está en contacto directo con la mercancía y sirve como continente de la misma. El embalaje es un envoltorio secundario que otorga al producto protección y presentación para su distribución comercial. Normalmente, los artículos destinados al consumidor final los envasa el fabricante y el coste del envase se incluye en el precio del producto. Otras veces el mayorista adquiere la mercancía a granel, porque dispone de medios para realizar el proceso de envasado y empaquetado, para vender el producto con su propia marca (marca blanca) Otros servicios que pueden suponer un coste para el comprador son los gastos de instalación y montaje de ciertos aparatos y máquinas. Página 24 de 24