MANUAL DEL PROVEEDOR PUNTO GENERAL DE ENTRADA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS DEL SENADO FACSEN

Transcripción

1 MANUAL DEL PROVEEDOR PUNTO GENERAL DE ENTRADA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS DEL SENADO FACSEN

2 SUMARIO 1. INTRODUCCIÓN CONFIGURACIÓN INICIAL DEL PROVEEDOR PROCESO DE SOLICITUD DE ALTA CERTIFICADOS EN FACSEN GESTIÓN DE DATOS DE CONTACTO: CONSULTA DEL DIRECTORIO DE UNIDADES PRESENTACIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS ENVÍO DE FACTURAS PREVIAMENTE GENERADAS CREACIÓN MANUAL DE FACTURAS EN FACSEN MEDIANTE SERVICIOS WEB CONSULTA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS CONSULTA DIRECTA DE UNA FACTURA CONSULTA MASIVA DE FACTURAS MEDIANTE SERVICIO WEB SOLICITUD DE ANULACIÓN DE FACTURAS SOLICITUD DE ANULACIÓN MANUAL SOLICITUD DE ANULACIÓN MEDIANTE SERVICIOS WEB OTRAS CONSULTAS POR SERVICIOS WEB CONSULTA DE ESTADOS CONSULTA DE UNIDADES CONSULTA DE LISTADO DE FACTURAS BLOQUE DE AYUDA AL PROVEEDOR de 28

3 1. Introducción FACSEN es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas del Senado. Todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios al Senado podrán presentar factura electrónica. En todo caso, estarán obligadas al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto de entrada de facturas electrónicas del Senado (FACSEN) las entidades indicadas en el artículo 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre. La anterior obligación se extiende a todas las facturas, independientemente de su importe, no aplicándose en el Senado la posibilidad de exclusión de las facturas de hasta a que se refiere el citado artículo. El sistema permite a los proveedores: Consulta del directorio del Senado Envío de facturas en formato electrónico Consulta del estado de las facturas enviadas Solicitud de anulación de una factura enviada Para poder enviar una factura electrónica al Senado a través del punto general de entrada de facturas electrónicas del Senado (FACSEN), previamente debe tramitar su alta como proveedor. Para ello, deberá realizar una solicitud en el portal, que posteriormente le será confirmada a través de un y del propio portal. En dicha comunicación le serán proporcionadas unas credenciales con las que podrá realizar sus operaciones en el portal, tales como consultas, envíos de facturas, solicitud de anulaciones, etc. 3 de 28

4 Para acceder al servicio FACSEN, se debe utilizar la siguiente dirección de internet que le dará acceso a la siguiente página principal del servicio: 4 de 28

5 2. Configuración inicial del proveedor Antes de iniciar el proceso de envío de facturas electrónicas al Senado, cada Proveedor deberá solicitar su alta en el servicio y, si fuera necesario, el uso del certificado con el que firmar las facturas creadas manualmente en el servicio. En el momento en el que el Senado confirme su solicitud, podrá enviar facturas a través de los canales establecidos en el servicio: Creación manual en el servicio Carga de un facturae firmado Envío de facturas firmadas a través de servicios WEB 2.1. Proceso de solicitud de alta Para que un proveedor pueda enviar facturas electrónicas al Senado a través de FACSEN, es necesario completar un proceso en el que el proveedor solicita su alta al Senado utilizando el propio portal. A partir de ese momento, podrá enviar sus facturas al Senado utilizando cualquiera de los mecanismos habilitados para dicho envío. A través del proceso de alta, el proveedor puede solicitar el uso de la firma delegada en la plataforma, para la firma de las facturas. Esta opción solamente será aplicable en las facturas que se construyen desde un inicio en el portal utilizando la Creación manual de facturas. 5 de 28

6 Las facturas que sean enviadas utilizando los servicios web del portal o envío on-line deberán ser siempre firmadas con el certificado del emisor en su origen. En el momento que el Senado confirme su solicitud, se enviará automáticamente una notificación al indicado en el proceso de alta en el que se le proporcionarán unas credenciales de acceso, que el servicio le solicitará en toda operación que requiera de seguridad, por lo que es importante su conservación. Si desconoce el estado de su solicitud, podrá consultar el estado a través del mismo servicio. Si no recuerda dichas credenciales, podrá solicitar su recuperación a través del envío de un nuevo Certificados en FACSEN A través de este apartado, el proveedor podrá registrar y gestionar los certificados que va a utilizar para: La securización de las comunicaciones mediante invocación a los servicios web (Certificados de Acceso Remoto). En ningún caso se registrará la clave privada asociada a dichos certificados. La firma de facturas creadas manualmente en el servicio Certificado para acceso remoto: Este certificado se utilizará para securizar el canal https entre el proveedor y el servicio FACSEN a través de los servicios web. El certificado electrónico deberá ser reconocido. 6 de 28

7 El usuario deberá introducir la razón social del proveedor y su NIF, así como un de contacto al que se notificará el alta del certificado, y el certificado público en formato Base 64. En el momento de la carga del certificado, le será requeridas sus credenciales de acceso al servicio. El certificado debe contener entre sus atributos el NIF informado en el campo de NIF del proveedor Certificado de firma: Este certificado se utilizará para la firma de las facturas creadas en el portal de forma manual. Solamente será necesario en el caso de tener que crear facturas manualmente en el servicio y no disponer de la firma delegada en la plataforma, la cual se puede solicitar en el proceso de alta. El certificado electrónico deberá ser reconocido. En el momento de la carga del certificado, será imprescindible utilizar el identificador único proporcionado en el proceso de alta. El certificado deberá estar expedido indicando en el campo OWNER del mismo, el NIF del proveedor Gestión de certificados: Desde este apartado, el usuario podrá gestionar los certificados sobre los que tiene autorización (de firma o de acceso remoto). Para el mantenimiento de estos certificados, será imprescindible el uso de las credenciales asignadas por el servicio. 7 de 28

8 2.3. Gestión de datos de contacto: Todo proveedor que disponga de un alta confirmada por parte del Senado tendrá la posibilidad de mantener actualizados sus datos de contacto en el servicio. Los datos que pueden ser modificados por el proveedor, son: Nombre de persona de contacto Teléfono de contacto 8 de 28

9 3. Consulta del directorio de unidades Desde este apartado, el proveedor podrá consultar todas aquellas unidades susceptibles de recibir facturas correspondientes al Senado. Dado que la Oficina contable del Senado es única, la consulta se podrá realizar a través de los códigos de: Órgano gestor Unidad tramitadora Una vez seleccionado uno de ellos, el resto se acotará a la selección del primero. Dentro de las celdas de búsqueda, se puede poner el código o nombre de la unidad buscada. En dicha búsqueda no se aplicará control sobre mayúsculas y minúsculas. 9 de 28

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11 4. Presentación de facturas electrónicas Las facturas electrónicas pueden presentarse de tres maneras distintas: Generándolas previamente desde su aplicativo en formato facturae, siempre que éste cumpla con los requisitos establecidos por el Senado y cargándolas al servicio FACSEN de forma manual. Para realizar esta carga es imprescindible que dicho facturae esté previamente firmado. Mediante la creación manual de facturas que le proporciona el propio servicio FACSEN. Estas se firmarán en el servicio y para ello existe la posibilidad de firma con certificado propio del proveedor o mediante la firma delegada en la plataforma FACSEN. Utilizando los servicios web que el servicio del Senado FACSEN pone a su disposición y que se describen en este documento. Para el envío de facturas a través de estos servicios automatizados, las facturas deberán estar firmadas previamente en origen. 11 de 28

12 4.1. Envío de facturas previamente generadas Desde el menú de Facturas, podrá acceder a la opción Envíe sus facturas tal y como se muestra en la imagen 12 de 28

13 Será imprescindible que, antes de enviar la factura, el proveedor verifique el , ya que a este , el servicio FACSEN comunicará el número de registro asociado a la factura, en el momento en el que se produzca el envío. Los formatos de factura admitidos son facturae 3.2 y facturae (el fichero de factura que se seleccione debe tener la extensión.xsig) y la factura debe estar firmada en el momento de la carga (los formatos de firma admitidos son XAdES EPES y XAdES XL). Es posible adjuntar a una factura hasta un total de 5 documentos adjuntos con un tamaño no superior a 10MB en total. Las extensiones admitidas para los ficheros adjuntos son: jpg, jpeg, png, pdf, docx, zip, y txt. Al realizar el envío de la factura, ésta pasará por un proceso de pre-validación que realiza los siguientes pasos: Validación de formato (facturae) La factura deberá acogerse a la estructura del formato facturae v3.2 o v3.2.1 Validación contable Se revisarán los datos principales para comprobar su coherencia de importes y datos. Validación de códigos DIR Se revisarán los códigos (Oficina contable, Órgano gestor y Unidad tramitadora) para verificar que son correctos y coherentes entre sí. Validación de firma Se revisará que la firma es correcta y obtenida a través de un certificado electrónico reconocido por el Si la pre-validación es positiva, se mostrará una pantalla informando los datos resumen de la factura y solicitando la confirmación del envío. Tras el envío de la factura, se remitirá un mensaje de correo electrónico a la dirección proporcionada en el formulario de envío. 13 de 28

14 4.2. Creación manual de facturas en FACSEN El servicio FACSEN está dotado de una herramienta para la creación manual de facturas desde cero, que le permitirá confeccionar la factura, anexar documentación externa y aplicar la firma sobre la factura a través del certificado propio del proveedor o la firma delegada en la plataforma; si se dispone de la autorización correspondiente. Esta herramienta está dividida en los siguientes bloques de información: Datos del Emisor Datos del Receptor Datos principales de la Factura Detalles Forma de pago Totales Antes de guardar la factura, el usuario deberá utilizar el botón de Calcular, para que en ese momento se revisen los importes introducidos asegurando que la factura está perfectamente cuadrada. Si en ese momento se detectase que falta algún dato obligatorio, se comunicaría a través del servicio. 14 de 28

15 4.3. Mediante servicios web A continuación se detallan los servicios web que el servicio pone a disposición de los proveedores con el objetivo de que estos puedan presentar sus facturas de una forma automatizada. A través del servicio de Ayuda del propio portal, el proveedor podrá descargarse el Kit de integración en el que se detallan estos tratamientos Entornos del servicio FACSEN El proveedor dispone de los siguientes entornos disponibles para su uso: Entorno STAGING PROD WSDL Descripción El entorno de STAGING es un entorno de integración habilitado para pruebas de los sistemas de los proveedores. El entorno de PROD es un entorno real de la plataforma FACSEN El proveedor podrá encontrar los esquemas de dichos servicios, en las siguientes rutas: Entorno STAGING Ruta PROD 15 de 28

16 Envío de facturas Este servicio permite enviar facturas a FACSEN. Petición: La petición se divide en 3 apartados: Información del proveedor: Nombre Correo Descripción Correo destinatario de las distintas notificaciones asociadas a la factura Fichero factura: Nombre Factura Nombre mime Descripción Contenido codificado en base64 del documento.xsig de la factura, el fichero debe tener la extensión válida ".xsig". Nombre del documento de la factura. Mime type del documento, en este caso debe ser "application/xml" Ficheros anexos: optativos, máximo de 5 por factura Nombre Anexo Nombre mime Descripción Contenido codificado en base64 del documento anexo Nombre del documento anexo Mime type del documento. Ver mimes admitidos en anexo 16 de 28

17 Respuesta: La respuesta contiene los datos más representativos de la factura que ha sido enviada, con los siguientes parámetros: Nombre Descripción codigo_registro Código de registro administrativo organo_gestor Código DIR del Órgano Gestor destino unidad_tramitadora Código DIR de la unidad tramitadora destino oficina_contable Código DIR de la oficina contable destino identificador_emisor Identificador del emisor(nif o CIF o NIE...) numero_factura Número de la factura serie_factura Serie de la factura fecha_operacion Fecha de recepción de la factura 17 de 28

18 5. Consulta de facturas electrónicas Mediante esta opción, el proveedor podrá consultar el estado de las facturas presentadas en FACSEN. Existen tres maneras de consultar las facturas: Consulta directa: a través de los datos principales de una factura. Consulta masiva: El servicio presentará un listado de todas las facturas enviadas por el proveedor al Senado, dándole opciones de búsqueda sobre las mismas. Mediante servicio web: utilizando los métodos automatizables a través de los servicios web. Esta opción facilita que el proveedor pueda realizar consultas automatizadas de una o varias facturas. 18 de 28

19 5.1. Consulta directa de una factura De esta manera se permite consultar una factura en particular, a través de los datos asociados a ésta, tal y como se muestra en la imagen que aparece a continuación: 19 de 28

20 5.2. Consulta masiva de facturas Esta consulta permite al proveedor acceder a un listado de todas las facturas enviadas por el proveedor que realiza la consulta Mediante servicio web Este tratamiento permite la consulta mediante protocolo automatizable. Petición: A través del siguiente parámetro: Nombre numero_registro Respuesta: Descripción Código de registro administrativo La respuesta contiene información sobre el estado de la factura, con los siguientes parámetros: Nombre numero_registro tramitación Anulación código_estado descripción_estado Descripción Código de registro administrativo Información del estado de tramitación. Contiene los elementos codigo_estado, descripcion_estado y motivo_estado Información del estado de anulación. Contiene los elementos codigo_estado, descripcion_estado y motivo_estado Código del estado actual de la factura Descripción del motivo del cambio de estado al actual 20 de 28

21 motivo_estado Comentario asociado al estado 21 de 28

22 6. Solicitud de anulación de facturas La solicitud de la anulación de las facturas enviadas, se puede realizar de dos maneras: Manualmente: a través de la consulta web, el proveedor podrá llegar a la factura sobre la que necesita realizar la solicitud de anulación y realizar la solicitud. Mediante servicio web: utilizando los métodos automatizables a través de los servicios web Solicitud de anulación manual Para poder solicitar la anulación de facturas, previamente deberá consultarla a través de la opción correspondiente. En ese momento el usuario dispondrá de un listado similar al de la siguiente imagen: 22 de 28

23 Pulsando sobre la x en el bloque de Acciones, pasará del valor No solicitada anulación a Solicitada anulación. En ese momento se abrirá una pantalla donde deberá cumplimentar el motivo de dicha solicitud. Si la solicitud de anulación es aceptada por el Senado, la factura pasará automáticamente al estado de Anulada. Esta opción solamente está activada para el proveedor si ha accedido a la consulta web autentificándose mediante un certificado reconocido para la gestión de dicha factura. 23 de 28

24 6.2. Solicitud de anulación mediante servicios web Utilizando los servicios web disponibles, el proveedor podrá solicitar la anulación de una factura enviada por FACSEN al Senado. Petición: Utilizando los siguientes parámetros: Nombre numero_registro motivo Respuesta: Descripción Código de registro administrativo Descripción del motivo por el que se hace la anulación de la factura La respuesta contiene información sobre el estado de la factura, con los siguientes parámetros: Nombre numero_registro mensaje Descripción Código de registro administrativo "Anulación solicitada correctamente" La respuesta contendrá los datos más representativos de la factura anulada. En caso de error o cambio de estado no válido, se devolverá la excepción correspondiente. 24 de 28

25 7. Otras consultas por servicios web A través de los servicios web disponibles en FACSEN, el proveedor puede realizar otras funciones de consulta de información Consulta de estados Este servicio permite consultar los posibles estados disponibles que se pueden aplicar a una factura. Los parámetros correspondientes son: Nombre Descripción nombre Nombre del estado codigo Código representativo y único del estado descripcion Descripción del estado 7.2. Consulta de unidades Este servicio permite consultar las unidades con posibilidad de recibir facturas dentro del servicio FACSEN. Los parámetros correspondientes son: Nombre organo_gestor (codigo_dir) organogestor (nombre) unidadtramitadora (codigo_dir) unidadtramitadora (nombre) Descripción Código de la unidad DIR asociada al órgano gestor Nombre de la unidad DIR asociada al órgano gestor Código de la unidad DIR asociada a la unidad tramitadora Nombre de la unidad DIR asociada a la unidad tramitadora 25 de 28

26 oficinacontable (codigo_dir) oficinacontable (nombre) Código de la unidad DIR asociada a la oficina contable Nombre de la unidad DIR asociada a la oficina contable La respuesta contendrá todos los órganos gestores, unidades tramitadoras, agrupados en nodos de tres elementos (Unidad tramitadora, órgano gestor y oficina contable). La Oficina Contable es única Consulta de listado de facturas Este servicio permite consultar el estado de facturas hasta un máximo de 500 por petición. Petición: Esta petición buscará las facturas con el código de registro indicado. Se establecen los siguientes parámetros: Nombre listado_facturas Respuesta: Descripción Código de registro administrativo La respuesta contiene información sobre el estado de las facturas, con los siguientes parámetros: Nombre numero_registro tramitacion anulacion codigo_estado Descripción Código de registro administrativo Información del estado de tramitación. Contiene los elementos: codigo_estado, descripcion_estado y motivo_estado Información del estado de anulación. Contiene los elementos: codigo_estado, descripcion_estado y motivo_estado Código del estado actual de la factura 26 de 28

27 descripcion_estado motivo_estado Descripción del motivo del cambio de estado al actual Comentario asociado al estado 27 de 28

28 8. Bloque de Ayuda al proveedor Se pone a disposición del proveedor documentación explicativa sobre los distintos aspectos a tener en cuenta para la facturación electrónica al Senado. La documentación disponible es la siguiente: Preguntas más frecuentes Manual del proveedor (documento presente) Herramienta de creación manual de facturas Kit de integración, para los proveedores que deseen integrarse a través de los servicios web de forma automatizada Formulario de soporte para poder realizar sus consultas sobre el uso del servicio. Para cualquier consulta urgente o que no pueda ser tramitada a través del formulario de soporte, el proveedor podrá ponerse en contacto telefónicamente con la unidad tramitadora correspondiente. 28 de 28