INFORMÁTICA DE GESTIÓN II CUADERNO DE PRÁCTICA 5 (Microsoft Excel)

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1 INFORMÁTICA DE GESTIÓN II CUADERNO DE PRÁCTICA 5 (Microsoft Excel) Departamento de Lenguajes y Sistemas Informáticos Profesor: Manuel Tovar

2 Apellido 1 Apellido 2 Nombre DNI Normas: Entregue el cuadernillo a su profesor de prácticas en la fecha en la que se le indique Profesor: Manuel Tovar

3 PRACTICA. 4. USO DE HOJA DE CÁLCULO MS-EXCEL Descripción de la práctica Realizaremos en primer lugar una práctica guiada sobre un problema típico de gestión de ventas, posteriormente se realizará un planteamiento teórico sobre la gestión de cuentas corrientes bancarias y el alumno realizará un tipo de cuenta corriente y un método de cálculo para realizar un supuesto práctico en excel que permita calcular los intereses de dicha cuenta. Inicio de Microsoft EXCEL. Entra con la opción 1 Windows 95 (Opción segura), pincha en Inicio, después pincha en Programas, selecciona el grupo de programas Office 97, y a continuación haz doble clic sobre Excel. Planteamiento del problema 1. Gestión de Ventas Trabajaremos sobre dos hojas de cálculo de nuestro libro de trabajo. En cada hoja se recogerán datos referentes a diferentes entidades relacionadas. Hoja de Cálculo: Ventas Queremos crear una plantilla para recoger diferentes aspectos referidos a las ventas de tres productos en una zona: 1.- Primera Tabla: Las ventas de tres productos, que se han producido en cada trimestre. El total de ventas de cada trimestre La media de las ventas de cada trimestre. El número total unidades vendidas de cada uno de los tres productos. La media de las ventas de cada uno de los tres productos. El total de unidades vendidas de los tres productos en los cuatro trimestres. El porcentaje de ventas de cada producto con respecto al total de unidades vendidas. 2.-Segunda tabla: Total de ventas de cada producto en el primer semestre y en el segundo. Indicar haciendo uso de funciones lógicas cual ha sido el mejor semestre para cada producto 3.-Tercera tabla: Total de ventas en los tres últimos años en la zona norte y zona sur (todos serán conocidos excepto el que calcularemos en la primera tabla). 4.-Gráficos Crear un gráfico de sectores para mostrar el porcentaje de ventas de cada producto durante todo el año. Crear un gráfico tridimensional de columnas comparando las ventas de cada producto en el primer y segundo semestre. Crear un gráfico de líneas con la evolución de las ventas en la zona norte y sur de los tres años recogidos Profesor: Manuel Tovar

4 Hoja de Cálculo: Vendedores Se desea crear una lista de los vendedores de la Zona Norte, calculando su sueldo mensual en base a su puesto y antigüedad en la empresa, sus ventas y su formación. Datos. Hoja Ventas Tabla1: Datos de partida para la Zona Norte en Producto1 (6.000, 4.000, y 5000 respectivamente para cada trimestre). Producto2 (2.000, 1.500, y respectivamente para cada trimestre). Producto3 (7.000, 2.000, y respectivamente para cada trimestre). Tabla2: No existen datos de partida, todos deben ser calculados. Tabla3: Datos de partida (Zona Norte , Zona Sur ) (Zona Norte , Zona Sur ) (Zona Norte X, Zona Sur 50500). Hoja Vendedores Los datos se darán en una tabla más adelante. Introducción de datos en la hoja de cálculo. 1. La primera vez, cuando aún no existe el archivo creado (en Excel se denomina por defecto Libro1, Libro2.. hasta que el usuario le da un nombre diferente para guardarlo), por defecto nos aparece el cursor situado en la celda A1 de la primera hoja (Hoja1) del libro, a partir de aquí nosotros vamos a introducir los datos, en un principio dejaremos el formato que viene por defecto tanto para valores como para etiquetas (Las operaciones de dar formato las dejaremos para apartados posteriores, si bien se pueden hacer antes de introducir los datos) 2. Tabla primera: A B C D E F 1 Zona Norte (1996) Producto1 Producto2 Producto3 Total trimestre Media trimestre 2 Trimestre Trimestre Trimestre Trimestre Total producto 7 Ventas medias 8 Porcentajes Para facilitar la introducción de las etiquetas referidas a los trimestres y a los productos En A2 teclea Trimestre 1 y pulsa enter, ahora vamos a COPIAR_LLENANDO, pincha con el ratón en la esquina inferior derecha y sin dejar de pulsar el botón izquierdo del ratón, arrastra éste hasta A5, si lo has hecho correctamente observarás como automáticamente aparecen Trimestre 2, 3 y 4. Repite esta operación para introducir los tres productos Profesor: Manuel Tovar

5 Termina de introducir las etiquetas como se indican en la tabla anterior. Introduce los valores de las ventas sin los puntos que separan los millares (se hará después al dar formato) Introducción de fórmulas Para calcular las ventas totales de cada trimestre y de cada producto se pueden elegir varios procedimientos, todos ellos conducen al mismo resultado. Vamos a calcular para cada producto esas ventas totales con un procedimiento diferente. Cálculo del Total Producto para Producto 1. Elegimos como celda activa D6, a continuación pinchamos en la barra de herramientas estándar el botón Autosuma, comprueba que el resultado es correcto. Cálculo del Total Producto para Producto 2. Elegimos como celda activa C6, a continuación pinchamos en el menú Insertar la opción Función, de la lista que aparece elegimos matemáticas y trigonométricas, buscamos suma, seguimos los pasos hasta que donde nos pide como argumento el primer número introducimos el rango en el que queremos que realice la suma (en este caso C2:C5) comprueba que el resultado es correcto. Cálculo del Total Producto para Producto 3. Elegimos como celda activa B6, a continuación escribimos =D2+D3+D4+D5,comprueba como también así el resultado es correcto. Repite alguno de los procesos anteriores para calcular los valores de la columna Total trimestre, una vez calculado el valor del total del trimestre 1, utiliza el procedimiento de Copiar-llenando visto anteriormente y comprueba que los resultados son correctos (porque estas fórmulas utilizan referencias relativas) Para calcular las ventas medias de cada trimestre y de cada producto, utiliza lo visto anteriormente para insertar una función, en este caso es de tipo estadísticas. En esta hoja de cálculo, la función que nos devuelve la media es denominada Promedio y tiene como argumentos el rango de valores ( por ejemplo, para Media Primer Trimestre, el contenido de la celda F2 debería ser =PROMEDIO(B2:D2) ). A partir de aquí puedes repetir esta operación o utilizar la operación de copiar Cálculo de los porcentajes de ventas de cada producto con respecto al total de ventas. Vamos a ver como en este caso si queremos utilizar la opción de copiar debemos incluir en las fórmulas referencias mixtas ( bien las filas o las columnas de alguno de los argumentos deben permanecer fijos ). Porcentaje del producto1, iría en la celda B8, según lo visto hasta ahora pondríamos =B6/E6 y luego pinchamos en la barra de herramientas % y luego el botón aumentar decimales. Intenta ahora copiar esta fórmula en las otras dos donde deben ir los porcentajes de los productos 2 y 3, Qué ocurre?, si compruebas el contenido de C8 será =C6/F6 esto no es correcto porque en todos los casos para calcular el porcentaje el denominador debe ser el mismo E6. Vuelve ahora a la celda B8 y modifica su contenido poniendo =B6/$E$6, puedes hacerlo escribiéndolo todo de nuevo o posicionándote justo delante de E y pulsando la tecla de función F4, hasta que aparezca lo comentado anteriormente. (Esto sería un ejemplo de referencia mixta, sería absoluta si se hubiesen hecho fijos tanto las filas como las columnas de todos los argumentos de la función). Prueba ahora a copiar la fórmula en las otras dos celdas y verás como el resultado sí es correcto Profesor: Manuel Tovar

6 Creación de las otras tablas de la Hoja Ventas Tabla A B C D 11 Primer Semestre 12 Segundo Semestre 13 Mejor Semestre Copia la primera fila, utilizando la tabla anterior. Completa el contenido de las celdas en blanco, insertando las fórmulas correspondientes según se ha visto anteriormente (Primer semestre suma del trimestre 1 y 2, y Segundo semestre suma de trimestre 3 y 4). Utilizaremos una función lógica para calcular automáticamente cual ha sido el mejor semestre de ventas para cada producto. (Insertar, Función, Lógicas, Si). Argumentos de esta función =SI( prueba-lógica; valor si verdadero; valor si falso ). Ejemplo contenido de B13, sería =SI( B11>B12; el primero ; el segundo ). Tabla 3. Crea las cabeceras de las filas y columnas y completa los valores que se te dan. Sólo falta un dato, el correspondiente a las ventas de la zona norte en el año 1996 que ya está calculado en la tabla primera. Prueba a copiar ese dato desde la tabla 1 a ésta Qué ocurre? El resultado no es correcto, por que al ser el contenido de la celda de partida una fórmula intenta hacer una copia relativa. Para hacerlo correctamente debemos seleccionar en lugar de la opción Pegar la opción del menú Edición, Pegado especial, valores, comprueba como ahora si está correcto. Dar Formato. Para dar formato a una tabla podemos hacerlo de varias formas Usando las opciones de menú Formato, Celdas, Número, Alineación Fuentes, Bordes, Diseño. Usando un formato ya existente con del menú Formato, Autoformato. Usando de la barra de formato, los botones de Paleta portátil bordes, Paleta portátil Color de fondo y Paleta portátil Color de fuente y los botones de aspecto, tipo y tamaño de letra. Utiliza un método diferente para dar formato a cada una de las tres tablas de modo que su aspecto final sea el que se muestra a continuación Profesor: Manuel Tovar

7 Resumen de Ventas Zona Norte(1996) Producto1 Producto2 Producto3 Total trimestre Media trimestre Trimestre Trimestre Trimestre Trimestre Total producto Ventas medias Porcentajes 50,47% 18,69% 30,84% Zona Norte Producto1 Producto2 Producto3 Primer Semestre Segundo semestre Mejor semestre el segundo el segundo el primero Año zona norte zona sur Vamos a ver cómo insertarle la cabecera con Resumen de ventas. Primero será hacer espacio para poder incluirlo, como la primera tabla comienza en la celda A1, posiciónate en ella vete al menú Insertar, Filas inserta cuatro filas nuevas. Comprueba como el resultado de esta operación no afecta a la corrección de las tablas, igualmente se podrían haber insertado columnas o celdas. Vete ahora al menú Ver, Barras de herramientas elige la de Dibujo. Observa como aparece una nueva barra, de aquí elige Cuadro de Texto, el cursor se convierte en una cruz, posiciónate en la esquina superior izquierda del recuadro y sin soltar muévete hasta que el recuadro tenga el tamaño deseado, suelta el botón del ratón, elige la opción Centrado, y el Tipo y Tamaño de Letra. Confección de Gráficos. Para crear los tres gráficos que se nos pedían vamos a utilizar el botón de Asistente para Gráficos. En primer lugar debes seleccionar todos los datos que van a aparecer en el gráfico, las etiquetas y los valores (ejemplo para el primer gráfico hay que seleccionar Producto1, Producto2, Producto3 y los porcentajes correspondientes 50.47, y 30,84). Después, pinchar el botón de Asistente para Gráficos, y a continuación ir eligiendo las diferentes opciones que se nos presentan, seguir los pasos indicados y añadir los títulos del gráfico. Los gráficos pedidos de cada tabla deben quedar como los que se indican a continuación Profesor: Manuel Tovar

8 Porcentajes totales de ventas de cada producto Producto % Producto % Producto % Ventas en cada semestre de los diferentes productos Primer Semestre Segundo Semestre Producto 1 Producto 2 Producto 3 Evolución experimentada en las ventas Unidades Vendidas zona norte zona sur Años Operaciones de archivo. Antes de terminar eligiendo Archivo, guardar, almacena en tu disco esta práctica con el nombre de Practica4.xls, así podrás tenerla para otra sesión. Trabajando con diferentes hojas de un libro de trabajo Una vez introducidos los datos correspondientes a la primera hoja de cálculo, podemos nombrarla. Para ello, situaremos el puntero de ratón en la etiqueta Hoja1 y haremos doble clic. En este momento ya podremos editar el nombre de la hoja e introduciremos el nombre Ventas Profesor: Manuel Tovar

9 Lo mismo será repetido para dar a la Hoja2 el nombre Vendedores. Introduciendo los datos de la hoja Ventas A partir de este momento, ya podemos comenzar la edición de la segunda hoja de cálculo (Vendedores), que permitirá gestionar la lista de vendedores de la Zona Norte y su sueldo. Los datos a introducir y la apariencia de la hoja se muestran más abajo. Para cada vendedor, se dispone de su edad, la fecha de incorporación a la empresa, el tipo de producto que vende (P1,P2 o P3) y su puesto en la empresa (A, B o C). A partir de esta información se ha de calcular el sueldo mensual de cada vendedor de acuerdo a las siguientes reglas: 1. Cada vendedor tiene un sueldo base (Campo Base) que depende del puesto que tenga en la empresa (A: ptas, B: ptas y C: ptas). Para rellenar este campo de forma automática facilitando la introducción de nuevos vendedores, definiremos una fórmula en la celda G2 y la copiaremos a todas las demás celdas de la columna G. La fórmula utiliza la función lógica SI de forma anidada: =SI(F2="A";250000;SI(F2="B";220000;190000)) Copiando esta fórmula en las restantes celdas de la columna, tendremos rellenado el sueldo base para todos los vendedores. 2. Para cada vendedor se han de calcular los años que lleva trabajando en la empresa (suponiendo que estamos en el año 1997). Esta información se almacena en la columna H de la hoja Vendedores y será utilizada para subir el sueldo del vendedor en ptas por cada año de experiencia. Para rellenar el campo Año, utilizaremos la función Año( fecha) que devuelve el año correspondiente a una fecha e introduciremos en H2 la fórmula: =1997-AÑO(D2) que puede ser copiada en las demás celdas de la columna. 3. Cada vendedor tiene asignado un tipo de producto (P1, P2 o P3) y obtiene un complemento en ptas igual al 10 % del número total de unidades vendidas de dicho producto en la Zona Norte. Para poder calcular este complemento necesitamos acceder a información de la hoja Ventas, en concreto a las celdas que almacenan los totales de cada producto. Para ello utilizaremos referencias de una celda de una hoja a otra en el libro. Para referenciar una celda de una hoja desde otra, basta con escribir el nombre de la hoja que contiene el valor referenciado seguida del símbolo de admiración! y seguida de la referencia a la celda de dicha hoja donde se encuentra el valor. Así por ejemplo, para acceder de forma absoluta a la celda que contiene el número total de unidades vendidas del producto 1 tendremos que escribir: Ventas!$B$10. Para rellenar la columna relativa al campo Ventas de la hoja Vendedores escribiremos en la celda I2 la fórmula: =SI(E2="P1";Ventas!$B$10;SI( E2="P2";Ventas!$C$10;Ventas!$D$10 )) y la copiaremos a las demás celdas de la columna. De esa forma tendremos el número total de unidades vendidas del producto del que se encarga cada vendedor. 4. Por último, se calcula el sueldo mensual de cada vendedor (campo Sueldo) sumando el sueldo base, el complemento por antigüedad en la empresa y el complemento por ventas. Para ello basta con poner en J2 la fórmula: =G2+H2*2500+I2*0,1 y copiarla al resto de celdas en la columna Profesor: Manuel Tovar

10 A B C D E F G H I J Apellidos Nombre Edad Fecha Prod. Puesto Base Años Ventas Sueldo Ramírez García Ramón 29 09/10/95 P3 C Rupérez López Álvaro 34 23/01/94 P2 A Mediano Ruiz Arsenio 45 12/11/75 P2 B Ocaso Sol Pelayo 28 03/03/93 P1 B Merino Alonso Macario 30 05/10/92 P3 A Corso Pozo Francisco 45 26/07/86 P2 C Ferrán Moreda Eusebio 29 09/02/95 P1 B Romero Alejo Amelio 51 23/11/73 P1 B Jonás Armon Felipe 37 22/03/84 P3 B Del Conde Páez Asensio 29 12/12/95 P2 C Amedo Ponteski Lebrowski 39 01/01/91 P3 A Doro Enoff Héctor 30 02/12/87 P1 B Tratando una hoja como una Base de Datos En Excel, las bases de datos se manejan como listas. Una lista es una forma de estructurar los datos en la hoja de cálculo de acuerdo a unas pautas. Una lista será un rango de celdas que mantienen una estructura fija. Contendrá una primera fila rotulada con nombres de columnas (campos) y una serie de filas que contienen valores del mismo tipo para cada campo (registros). Al realizar la mayoría de las tareas de ordenación, búsqueda, etc. consideraremos a la lista como una base de datos. Creación de una lista Para que Excel reconozca automáticamente una base de datos se han de cumplir una serie de consideraciones: la primera fila (nombres de campos) debe ir en un formato diferente del resto de la base de datos (por ejemplo, en negrita) y todos los registros tendrán los mismos campos aunque pueden dejarse campos en blanco. También es recomendable utilizar un formato común para todas las celdas de una columna. Vamos a definir la tabla de la Hoja Vendedores como una lista. Para ello, pondremos a los campos un formato bastante diferente del resto de las celdas. Por ejemplo, en Negrita y con un tamaño de fuente mayor. Ordenar la lista Para ordenar una base de datos, es suficiente seleccionar una celda dentro del rango de la base de datos y ejecutar la orden Ordenar del menú Datos. Automáticamente, Excel seleccionará todos los registros excepto los nombres de los campos que los empleará como criterios de ordenación. Para ordenar únicamente un subconjunto de datos de la hoja de cálculo, seleccione el rango previamente antes de elegir la orden Ordenar. En el cuadro de diálogo Ordenar tenemos en primer lugar los criterios de ordenación que se corresponden con los campos de la base de datos. Podemos seleccionar un orden ascendente o descendente y se pueden utilizar hasta tres criterios de ordenación al mismo tiempo. Probar a ordenar la lista de vendedores por edad, apellidos y por sueldo. Filtración de una lista mediante un filtro automático La filtración consiste en seleccionar una serie de registros dentro de la base de datos de acuerdo a unos criterios ocultando los registros que no cumplan dichos criterios, sin necesidad de mover los registros a otra localización. Para filtrar una base, elegimos la orden Datos Filtros y de la suborden seleccionamos Filtro automático. Automáticamente Excel colocará flechas desplegables en cada campo de la lista. Haciendo clic en cada flecha aparecerá la lista de los elementos únicos de cada columna. Haciendo clic Profesor: Manuel Tovar

11 en un elemento de la lista, Excel presenta los registros cuyo campo contiene ese valor y oculta todos los demás registros. Para mostrar todos los elementos de un campo se ha de seleccionar la opción Todas. Podemos seleccionar además los registros que tengan vacío un determinado campo seleccionando la opción Vacías en la lista desplegable. Podemos ampliar el rango de criterios de filtro utilizando la opción Personalizadas del cuadro de lista de cada campo. Esto nos permitirá expresar criterios complejos mediante la conjunción y disyunción de criterios simples. Filtrar la lista de vendedores mediante el uso de órdenes de filtro automático. Por ejemplo, seleccionar aquellos vendedores que tengan 29 años (o más de 40), que lleven más de tres años en la empresa, o que ganen más de ptas, etc Profesor: Manuel Tovar

12 Qué es una Hoja de Cálculo? Características Profesor: Manuel Tovar

13 Qué son y para que sirven las Hojas (Hojas1, Hoja2,...? Notas que considere oportunas: Profesor: Manuel Tovar