Lecciones aprendidas Proceso de contratación XM Octubre de 2012

Transcripción

1 Lecciones aprendidas Proceso de contratación XM Octubre de 2012

2 Objetivos Clarificar el flujo del proceso de contratación en XM. Verificar las lecciones aprendidas de proceso de contratación. Dar conocer la guía de evaluación de proveedores.

3 Generalidades proceso adquisiciones

4 Principios de la contratación Buena fe evitar dilaciones Confidencialidad confianza, secreto Economía procedimientos y etapas necesarios, selección objetiva y favorable Equidad - igualdad Legalidad - norma Responsabilidad vigilar, proteger los derechos de XM y de 3os. Independencia - autonomía Transparencia en el proceso de contratación

5 Reglamentación Que las Leyes 142 y 143 de 1994, establecen que el régimen de contratación aplicable a las empresas que prestan servicios públicos domiciliarios y actividades complementarias, es el del derecho privado. Estatuto de Contratación Guía Institucional No. 24 Reglamenta la Utilización de las Formas de Contratación Instrucción Administrativa No. 29 Regula el funcionamiento del Comité Asesor de Contratación

6 Esquema de contratación en XM Tipos de contratos Pedido Directo Menor Cuantía Mayor Cuantía Tipos de Selección de contratistas Solicitud de Única Oferta Solicitud Privada de Oferta Solicitud Pública de Oferta

7 Flujo del Proceso

8 Lecciones Aprendidas -Procesos de Contratación

9 Subsanabilidad- Requisitos de participación El 64% de los procesos fueron subsanados El 57% de las subsanabilidades presentadas corresponden al diligenciamiento del cuestionario de Inhabilidades por las siguientes razones: o No esta firmado por el representante Legal o persona con poder para contratar. o No se diligencian los espacios correspondientes al tipo de empresa que lo genera. El 35% de las subsanabilidades presentadas corresponden al diligenciamiento del Formulario A2 Pago de Aportes a la Seguridad Social y Parafiscales, por las siguientes razones: o No esta firmado por el revisor fiscal cuando este aplique. o Modifican el contenido del formato.

10 Subsanabilidad- Requisitos de participación LEGALES Documento que acredite su existencia y representación legal para los extranjeros apostillado a consularizado. Certificado de Existencia y Representación Legal actualizado para personas jurídicas nacionales. Carta de Presentación firmada por la persona con permiso para contratar. Avalada por ingeniero cuando aplique. Copia de la Matrícula Profesional para ejercer legalmente la Ingeniería. Cuando Aplique. PólizadeSeriedaddelaOferta CuandoAplique. Causales de Conflicto de Interés. Cuando Aplique. Estatutos sociales de la empresa o autorización de la junta para la presentación de la oferta. TÉCNICOS Certificaciones técnicas vigentes y bajo parámetros y vigencias solicitadas. Diplomas de los profesionales propuestos. Certificaciones/ acreditaciones de experiencia del equipo de trabajo o de la compañía, bajo parámetros y vigencias solicitadas.

11 Orden de inicio En promedio, un proveedor se tarda 5 días hábiles para la presentación de las pólizas y/ acuerdos de confidencialidad. Pero existe mucha variabilidad, hay casos en los que se tardan hasta 12 días hábiles para su presentación (proveedores nacionales).

12 Evaluación de Proveedores

13 Evaluación de desempeño de los proveedores Contrato del mismo proveedor Calificación de desempeño -contrato 1 Calificación de desempeño -contrato 2 Calificación de desempeño - contrato 3 Evaluación del desempeño del proveedor Evaluación contrato n

14 Evaluación de desempeño de los proveedores Evaluación desempeño proveedor Procedimiento Contratación Acciones Nuevo - Invitación Conforme Pedido menor, mayor cuantía y/o directos El proveedor se puede invitar a presentar oferta. Menor a 70 No Conforme Pedido menor, mayor cuantía y/o directos El proveedor no se invitará, ni se considerará, por un (1) año contado a partir de la fecha de envío de la última evaluación del desempeño del proveedor.

15 Evaluación de desempeño de los proveedores

16 Conclusiones

17 Conclusiones Conocer las lecciones aprendidas del proceso para mejorar constantemente. Conocer las características generales del proceso de contratación en XM. Conocer la guía de evaluación de proveedores de XM y sus implicaciones. Se requiere del compromiso y esfuerzo de todas las personas que interactúan con el proceso para que sea exitoso.

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