MANUAL DE USUARIO V 1.2

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO V 1.2

2 ÍNDICE PRESENTACIÓN DESCRIPCIÓN MENÚ CONECTAR Llamada por tiempo y por costo USUARIOS SERIES Editar registro Nuevo registro Exportar series Importar series Bloqueos por tipo de llamada Configuración de grupos CONFIGURACIÓN INICIAL Inicio Windows Impresión Monto en pantalla Sonido Backup Base de Datos Control de minutos HARDWARE Puerto Serial Auto configuración de visores Configuración de inversión de polaridad REPORTES ARQUEO DE CAJA ESTADISTICAS PUBLICIDAD EN VISOR

3 PRESENTACIÓN El sistema de tarifación VISTA consiste en equipos de tarifación (tarifadores) conectados a una computadora personal (PC) para la supervisión y control de llamadas telefónicas permitiendo a un establecimiento de llamadas telefónicas (locutorio) optimizar sus ganancias. DESCRIPCIÓN En la computadora se instala un programa que permite el control de los tarifadores VISTA de manera sencilla y práctica. Incluye opciones de reportes y estadísticas que ayudan a una mejor administración de los locutorios. El sistema de control de los tarifadores VISTA es sencillo de operar con opciones que se familiarizan con programas ya usados en informática, por lo que su uso es deductivo y fácil de aprender. Al abrir el programa del tarifador VISTA se mostrará una ventana para ingresar el usuario y contraseña. El usuario por defecto es administrador, siendo la contraseña administrador. Es importante comprobar que el teclado no esté en bloque de mayúsculas al introducir la contraseña. 1

4 Figura 1 Contraseña de ingreso Al abrir el programa del sistema tarifador Vista se mostrará una pantalla como la Figura 2 Figura 2 Ambiente de sistema tarifador VISTA Cuando se desee cambiar de usuario, hacer clic en el ícono de usuario ubicado en la parte inferior de la pantalla. Figura 3 Cambio de usuario 2

5 MENÚ En la parte superior se muestran los menús que cumplen las funciones principales del sistema de tarifación: Figura 4 Menú del sistema tarifador VISTA Conectar: Activa la comunicación de los visores con la computadora. Usuarios: Administración de usuarios Series: Administración de las series telefónicas. Configuración inicial: Impresión, sonido, base de datos, etc. Hardware: Configuración de los visores y modo de trabajo. Reportes: Muestra el historial de llamadas. Arqueo de caja: Resumen de llamadas durante el turno de un operador. Estadísticas: Muestra las estadísticas de llamadas. Publicidad en Visor: Permite cambiar la publicidad de los visores. Ayuda: Manual de usuario. Salir: Salir del sistema 3

6 CONECTAR El botón inicia el monitoreo de las cabinas. Aparecerán todas las cabinas que se hayan conectado a la interfase y configurado. También aparecerá girando un disco color naranja en la parte inferior izquierda indicando que el sistema estableció contacto con la interfase. El sistema utiliza los colores para mostrar el estado de las cabinas, de este modo los teléfonos azul, amarillo, verde y rojo indican: Cabina libre, el teléfono se encuentra colgado. Haciendo clic en el teléfono azul se bloquea la línea. Se está marcando un número y se está a la espera que contesten al otro lado de la línea Llamada establecida. Teléfono bloqueado. Haciendo clic en el teléfono rojo se desbloquea la línea. En la pantalla principal, al presionar el botón Conectar se muestran los visores activos, tal como en la Figura 5 Figura 5 Visores activos 4

7 Cuando el tarifador se encuentra libre se muestra un teléfono azul indicando su estado. Figura 6 Cuando se descuelga el teléfono y aún no se establece la comunicación, el teléfono se pone en color amarillo. Se puede apreciar que los dos campos superiores comienzan a mostrar la información del número al que se está llamando y el tipo de llamada. Figura 7 Una vez que se ha establecido la llamada el teléfono se pone en color verde, apareciendo la cantidad de llamadas que se están realizando hasta ahora, el tiempo transcurrido y el valor de la llamada. IMPORTANTE: El tiempo que se muestra en el monitor de la PC es referencial, no necesariamente coincide con el del visor. Sin embargo, al finalizar la llamada, el visor refresca la información de la computadora. Figura 8 5

8 Finalizada la llamada el teléfono se pone en color azul indicando que está libre para realizar una nueva llamada, también se agrega a la información el costo total de la llamada. Figura 9 Si el usuario desea hacer otra llamada telefónica y al marcar un nuevo número, el teléfono se pone en color amarillo hasta que se establezca la llamada. En la parte inferior aparece el costo total acumulado de las llamadas. Figura 10 Cuando contestan la llamada el teléfono se pone en color verde, aparece la cantidad de llamadas que se está realizando, el tiempo transcurrido de la nueva llamada y su costo. Figura 11 6

9 Al finalizar la segunda llamada el teléfono se pone en color azul indicando su estado de libre y se muestra el costo total de las llamadas realizadas. Figura 12 Para ver el detalle de las llamadas realizadas se presiona el botón Facturar y se muestra una ventana nueva como muestra la Figura 13. Se puede apreciar que el teléfono se pone en color rojo, esto indica que el teléfono se encuentra bloqueado evitando que se hagan nuevas llamadas mientras no se haya cancelado el saldo anterior. En la parte inferior de la ventana se muestra el costo total. Existe la opción de colocar el efectivo, al presionar Enter aparece la cantidad del vuelto. La opción de impresión es para los locutorios que cuenten con una impresora de etiquetas o vouchers. Figura 13 Detalle de llamadas realizadas Una vez presionado el botón Cerrar de la ventana se realiza un clic con el mouse sobre el teléfono rojo para ponerlo en color azul que indica su condición de línea libre. 7

10 LLAMADA POR TIEMPO Y POR COSTO El sistema también entrega la opción de realizar llamadas por un tiempo o costo determinado. Esto es útil cuando el usuario no quiere preocuparse del tiempo que está hablando o cuanto le falta para acabar, así como no sobrepasar el monto de dinero en que piensa conversar. Para habilitar esta opción debe hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el teléfono azul. Se abrirá una ventana nueva como se muestra en la Figura 14 donde se podrá elegir el tipo de control sobre esa cabina. Una vez elegida la opción, hacer clic en el botón Aplicar. Figura 14 Elección de llamada por tiempo y costo Una vez elegida la opción se mostrará un reloj o billete verde al lado del teléfono indicando que el control por tiempo y costo de llamada está establecido. Si se va a realizar otra llamada debe establecerse el tipo de control nuevamente. Si se desea cancelar esta opción, elegir cancelar. Figura 15 Cabina habilitada para control de tiempo y costo 8

11 USUARIOS En la administración de usuarios se puede crear nuevos usuarios para los operarios y darles atributos limitados para el monitoreo de las cabinas. La Figura 16 muestra la ventana donde se introduce la información del usuario y sus atributos. Figura 16 Administración de usuarios Para crear nuevos usuarios o editarlos se hace clic en los botones correspondientes, ubicados en la parte superior de la ventana. Figura 17 9

12 En la edición de los atributos de los usuarios, se puede limitar el uso de las opciones de administración mediante 3 tipos de acceso: Ninguna: No tiene acceso a la opción. Lectura: Solo puede leer la opción. Todo: Acceso total a la opción. Para ver los usuarios creados hacer clic en el botón. Aparecerá una ventana como la Figura 18. Luego elegir el usuario haciendo clic sobre el mismo. Figura 18 10

13 SERIES En esta opción se configuran los números de series y los tipos de llamadas. Cuando a un usuario se le dio la opción de lectura, solo podrá usarlo para consultas. SERIES TELEFONICAS En la pestaña de Series Telefónicas" se podrá configurar la serie o prefijo de los números telefónicos, los destinos de las llamadas, los pasos (normalmente un paso es de 60 segundos), sus costos y el tipo de llamada. La Figura 19 muestra su presentación. Figura 19 Series Telefónicas 11

14 Figura 20 Cambio o edición de una serie telefónica Para cambiar o añadir una serie telefónica basta con hacer doble clic en una de las series (Figura 20) y se abrirá una ventana nueva como se muestra en la Figura 21, donde podrá elegirse editar, eliminar o crear un nuevo registro. Nuevo registro Editar registro Sin uso Eliminar registro Figura 21 Edición de series telefónicas 12

15 Editar registro En esta opción se puede cambiar: SERIE DESTINO PASO COSTO TIPO MIN / MAX La serie de los números telefónicos que se van a marcar. El nombre del destino al que pertenece dicha serie La cantidad de segundos que el sistema va a contar para marcar como unidad de tiempo (paso) para el costo de la llamada. El costo en nuevos soles por cada paso Identificar la serie con uno de los tipos de llamada ya definidas Limitar cantidad de dígitos por tipo de llamada Figura 22 Elección de tipo de serie Para grabar los cambios realizados, presionar el botón 13

16 Nuevo registro En esta opción se genera un nuevo registro para una nueva serie, el procedimiento es similar al de Editar Registro. En la opción de Costo por Tipo se puede realizar una edición general por tipo de llamada, en caso que se quiera estandarizar las llamadas sin importar la serie. Figura 23 Costo por tipo de llamada Figura 24 Selección del tipo de llamada 14

17 Exportar series Se puede exportar la lista de series a Excel con el fin de modificarla o tenerla de resguardo. Durante el proceso de exportación se verá una barra en le que indica el progreso de la exportación. Ver Figura 25. Figura 25 Exportación de la lista de series El archivo de Excel generado mostrará una leyenda en la que a cada tipo de serie le corresponde un número, tal como se muesta en la Figura 26. Figura 26 Modelo de archivo generado con lista de series 15

18 Importar series Se puede importar una lista de series desde Excel con nuevos precios, y series. Para ello hacer clic en el icono de la carpeta, elegir el archivo con las nuevas series y extraerlo haciendo clic en el icono del lado derecho, tal como se muestra en la Figura 27. Figura 27 Importación de la lista de series Finalmente se mostrará una barra indicadora del estado de exportación como en la Figura 28. Luego se mostrarán unos mensajes sobre el estado final de la operación. Figura 28 Progreso de exportación de la lista de series IMPORTANTE: En este proceso debe cerrarse la comunicación con los visores, es decir, el sistema no debe estar en uso. esto es haciendo clic en sistema debe quedar como en la Figura 2. La pantalla del 16

19 BLOQUEOS POR TIPO DE LLAMADA En la pestaña de Bloqueos se definen a los visores-tarifadores que van a realizar llamadas por líneas telefónicas convencionales, conversores de celular o VoIP, para ello se elije un visor que se muestran en la parte izquierda de la Figura 29 y se marcan los tipos de llamadas que se van a bloquear. Para grabar el cambio presionar el botón, luego se precede a modificar la siguiente cabina. Figura 29 Configuración de bloqueos por tipo de llamadas 17

20 CONFIGURACIÓN DE GRUPOS Si se piensa trabajar con diferentes tarifas en alguna de las cabinas, se emplea el uso de los grupos. Figura 30 Elección de grupo Una serie telefónica puede pertenecer a un grupo o varios, esto se muestra con un asterisco bajo el grupo elegido. Figura 31 Grupos 18

21 Por ejemplo, en el caso Movistar, las llamadas que se desean realizar sin el prefijo 0 se sitúan en el Grupo II de modo que no se confunden con las series locales. Ver Figura 32. Figura 32 Serie telefónica con su grupo 19

22 CONFIGURACIÓN INICIAL Inicio Windows En esta opción se habilita la opción para que el sistema se inicie cuando se prende la computadora. Figura 33 Iniciar sistema Vista con Windows Impresión El sistema permite personalizar la información a imprimir en los vales, tickets o vouchers. Por defecto esta opción viene deshabilitada. Grabar una vez realizados los cambios. Figura 34 Opciones de impresión 20

23 Monto en pantalla Muestra el monto de las ventas en la parte inferior de la ventana del sistema de tarifación. Figura 35 Opción de sistema Sonido Personaliza sonidos de alerta en el sistema. Figura 36 Opción de sonido 21

24 Backup Base de datos Permite crear copias de resguardo de la base de datos del sistema, así como recuperarlas en caso de formateo del disco duro o instalación de una PC nueva. Figura 37 Opción de manejo de la base de datos Control de minutos Permite controlar y limitar minutos por cada cabina, sea que trabaje con un terminal inalámbrico fijo (base celular) o cualquier otro equipo en el que no se desee sobrepasar cierto límite de tiempo establecido. Figura 38 Opción de control de minutos 22

25 Para la configuración de límites de llamadas se han establecido 2 topes que irán tomando el nombre que se le asigne una vez grabado el cambio. Cada tope tiene la opción de trabajar hasta con dos tipos de llamadas, nombradas como Tipo 1 y Tipo 2 las cuales realizan, en conjunto, el consumo del tiempo establecido. Para llamadas a celulares basta usar un solo tipo. Para evitar que se realicen más llamadas, una vez llegado al límite, se debe seleccionar Bloquear Tipo y para poner en funcionamiento el control de minutos seleccionar Habilitar. No olvidar de grabar cada vez que se realicen cambios. Figura 39 Configuración del control de minutos Para revisar los minutos restantes, solo basta con situar el puntero del mouse sobre la imagen del teléfono de la cabina a consultar. Figura 40 23

26 HARDWARE Para empezar a trabajar con el sistema de tarifación es necesario configurarlo, para ello se ingresa a dicha opción presionando el botón de Configuración. PUERTO SERIAL La computadora que tiene el sistema de tarifación se comunica con los visores a través de un puerto serial. Normalmente es utiliza el COM1 que viene predeterminado. Esta opción aparece en la pestaña Puerto Serial tal como se muestra en la Figura 41. El sistema reconoce automáticamente los puertos seriales y los muestra en la ventana. Una vez elegido el puerto serial, grabar el cambio presionando el botón Figura 41 Ventana de configuración del puerto serial 24

27 AUTOCONFIGURACIÓN DE VISORES La pestaña de Autoconfiguración de Visores (Figura 42) permite configurar los números a cada visor para numerarlos y definirlos en el sistema. Figura 42 Ventana de configuración de visores Para iniciar el proceso de numeración, presionar en el botón INICIO, el sistema se mostrará como en la Figura 43. Figura 43 Proceso de numeración de visores en espera 25

28 En los visores se mostrará un mensaje como en la Figura 44. Figura 44 Mensaje de espera en visores Luego de insertar un número al visor, se mostrará un mensaje como la Figura 45. Los números deben ser distintos para cada visor y debe comprender entre el 1 y el 12. Figura 45 Número aceptado por el visor Una vez que se hayan colocado los números a los visores conectados a la computadora con el sistema tarifador presionar el botón FIN. El sistema realizará el reconocimiento de la numeración de los visores y mostrará todos los que están conectados, tal como se muestra en la Figura 46. Figura 46 Visores numerados y reconocidos por el sistema 26

29 CONFIGURACIÓN DE INVERSION DE POLARIDAD En la pestaña de Configuración de Inversión" se definen los visores que utilizarán inversión de polaridad, normalmente casi todos los equipos trabajan con inversión de polaridad que viene a ser una señal cuando al otro lado de la línea levantan el teléfono, estableciéndose así el inicio de la llamada telefónica, es en ese instante en que se empieza a tarifar la llamada. Si fuera el caso en que el aparato o línea telefónica no contara con inversión de polaridad, se desmarca el número al que está conectado y se establece un tiempo de espera, que normalmente es de 15 segundos. Para grabar el cambio presionar el botón Figura 47 Configuración de inversión de polaridad 27

30 REPORTES Cuando se desea ver el historial de las llamadas telefónicas se debe ingresar a la opción de Reportes. La Figura 48 muestra las cabinas activadas, las que se pueden consultar de manera global o individual, también pueden consultarse por tipo de llamada. Figura 48 Reportes de llamadas Para visualizar los reportes, una vez marcadas las cabinas a consultar. En caso que desee exportarse a un archivo Excel y luego imprimirlo. 28

31 ARQUEO DE CAJA En el arqueo de caja se muestra el resumen de las llamadas. En la Figura 49 se distinguen dos campos que muestran la información de manera distinta: El campo superior muestra el Historial, que viene a ser la información resumida de los cierre de caja previos. El campo inferior muestra lo Nuevo, que viene a ser el detalle de las llamadas antes de realizar el cierre de caja. Figura 49 Arqueo de caja 29

32 ESTADISTICAS Es posible realizar una comparación de los tipos de llamadas y analizar sus comportamientos, así como sus tendencias por fechas o periodos del tráfico de voz. Esta comparación se puede realizar por monto, cantidad de minutos o llamadas, dependiendo de la necesidad. Figura 50 Estadística del tráfico de voz 30

33 PUBLICIDAD EN VISOR Para cambiar el mensaje de publicidad de los tarifadores se ingresa a la opción de Visor y se escribe el nuevo mensaje, luego presionar el botón Enviar para grabarlo, en caso que se quiera el mensaje original presionar el botón Predefinido Figura 51 Publicidad 31